Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2. Tổng quan về hoạt động chỉnh lý tllt tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng từ 2019 đến 2023
2.2.1. Sự cần thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ
Thực hiện kế hoạch hằng năm về công tác văn thư - lưu trữ, tổ chức công tác chỉnh lý TLLT để giao nộp hồ sơ lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử, Văn phòng quận ủy,
30
huyện ủy là đơn vị chịu trách nhiệm chính thực hiện các công tác về lưu trữ, tuy nhiên với số lượng nhân sự eo hẹp, lượng tài liệu, hồ sơ cần sắp xếp, chỉnh lý quá nhiều ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động lưu trữ... Trong những năm trở lại đây, nhu cầu chỉnh lý TLLT của văn phòng quận uỷ, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ngày càng tăng cao. Cụ thể như sau:
- Đối với Văn phòng Quận uỷ Hải Châu: Trong năm 2019, Văn phòng Quận ủy Hải Châu quận ủy có tham mưu, đề xuất triển khai tổ chức dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ cho mục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác định giá trị của tài liệu; hệ thống hóa và xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu.
Ngoài ra, thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu tại cơ quan sẽ góp phần quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, hạn chế sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa.
- Đối với Văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu: Kể từ khi ban hành Quy định số 01 - QĐ/QU ngày 25/5/2016 của Quận ủy Liên Chiểu về chức năng, nhiệm vụ, quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan Quận uỷ, văn phòng quận uỷ đã bố trí cán bộ văn thư đảm nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ. Tuy nhiên, về tính chất công việc của văn thư cơ quan không thể đảm nhiệm thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ về lưu trữ cũng như về kiến thức chuyên môn vẫn chưa được trang bị, huấn luyện, bồi dưỡng chuyên nghiệp. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để bảo quản trong kho lưu trữ có rất nhiều bất cập. Văn phòng quận uỷ nhận thấy những khó khăn trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan và đã đưa ra đề xuất trình Ban thường vụ Quận uỷ tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan nhằm giải quyết khối lượng tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ, phân loại sắp xếp khoa học tài liệu theo đúng phương án phân loại quy định đồng thời đáp ứng kịp xu hướng chuyển đổi số hiện nay.
Khi dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan được đề xuất và mục tiêu cho dự án lần này là giải quyết dứt điểm các tài liệu tồn đọng từ năm 2020 trở về trước của quận uỷ Liên Chiểu, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc
31
phòng trên địa bàn quận. Tuy nhiên, văn phòng quận uỷ vẫn yêu cầu chấn chỉnh lại công tác lập hồ sơ để chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Bởi vì dự án chỉnh lý TLLT là hoạt động dịch vụ do đó dự án này chỉ là giải pháp trước mắt để khắc phục tạm thời, về lâu dài nếu không thực hiện công tác lập hồ sơ sẽ không giải quyết được triệt để vấn đề này, gây tốn kém cho ngân sách nhà nước và cơ quan.
- Đối với Văn phòng Huyện uỷ Hoà Vang: Căn cứ vào Kế hoạch số 131 -KH/HU của Huyện uỷ Hoà Vang về việc chỉnh lý, số hoá và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Huyện uỷ Hoà Vang giai đoạn 1975 - 2025. Tài liệu lưu trữ cơ quan Huyện uỷ hiện nay được bảo quản tại kho lưu trữ Huyện uỷ (Tầng 2 cơ quan) bao gồm: Tài liệu Đại hội Đảng bộ huyện, tài liệu Hội nghị Ban chấp hành, Hội nghị chuyên đề, tài liệu của Huyện uỷ, tài liệu của các Ban chỉ đạo của huyện uỷ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng các cấp, tài liệu của các cơ quan nhà nước các cấp, tài liệu của Mặt trận và các đoàn thể chính trị - xã hội, tài liệu của các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khác được hình thành từ năm 1975 đến nay; được sắp xếp theo thời gian các nhiệm kỳ hoạt động của Đảng bộ huyện.
Hệ thống tài liệu lưu trữ của Huyện ủy từ năm 1975 đến nay thường xuyên được Huyện ủy, Các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, các cơ quan, đơn vị trong và ngoài huyện khai thác phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị của huyện và góp phần làm chứng cứ tài liệu lịch sử Đảng bộ huyện. Tuy nhiên, đến nay hệ thống tài liệu lưu trữ của Huyện ủy vẫn chỉ mới được sắp xếp, bảo quản tại kho lưu trữ Huyện ủy, chưa được chỉnh lý, tạo lập hồ sơ theo quy định của công tác lưu trữ hiện hành. Đồng thời, chưa được thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trên các thiết bị công nghệ để phục vụ công tác khai thác tra cứu thông tin, dẫn đến quá trình khai thác thông tin hiện nay vẫn được thực hiện bằng phương thức thủ công (tiếp xúc trực tiếp với tài liệu giấy) ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu gốc và mất nhiều thời gian tra cứu.
Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu của công tác lưu trữ tài liệu cơ quan Huyện ủy, Huyện ủy Hòa Vang giao cho Văn phòng Huyện ủy có trách nhiệm tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan; chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan
32
ký kết hợp đồng với đơn vị có chuyên môn thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài TLLT; cung cấp, bổ sung tài liệu phục vụ công tác chỉnh lý đảm bảo yêu cầu đề ra;
kiểm tra, theo dõi, đôn đốc các dự án chỉnh lý tài liệu được đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đề ra.