Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2. Tổng quan về hoạt động chỉnh lý tllt tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng từ 2019 đến 2023
2.3.2. Tổ chức triển khai các dự án chỉnh lý TLLT
2.3.2.1. Quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
Dựa trên khảo sát thực tế tại các văn phòng Quận ủy, Huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng thì trình tự tổ chức, triển khai dự án chỉnh lý TLLT tại các đơn vị cơ bản đều thực hiện tương đối giống nhau. Cùng với kiến thức, kinh nghiệm được tích lũy từ học tập và làm việc của tác giả từ đó tác giả đã nghiên cứu và xây dựng khái quát quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT (Mô hình khái quát về quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại các
văn phòng quận uỷ, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng)
37 a. Khảo sát tài liệu cần chỉnh lý
Việc tổ chức dự án thực hiện chỉnh lý, giải quyết dứt điểm, đồng bộ khối lượng tài liệu giấy tồn đọng (từ năm 1975 đến năm 2019) tại văn phòng Quận uỷ Hải Châu và văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu thuộc nguồn nộp lưu trữ góp phần bảo quản an toàn khối tài liệu có giá trị về lịch sử, chính trị; từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu; số hoá hồ sơ, tài liệu để quản lý và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan. Các tài liệu thuộc các nhiệm kỳ cũ đã quá thời hạn giao nộp vào Kho Lưu trữ Thành ủy nhưng chưa được tiến hành chỉnh lý tại các cơ quan, do đó, việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT vào thời điểm hiện tại là phương án tối ưu và mang lại hiệu quả cao.
TLLT chỉnh lý tại Văn phòng Huyện uỷ Hoà Vang là những tài liệu thuộc các nhiệm kỳ gần nhất của cơ quan. Khối lượng tài liệu của các nhiệm kỳ cũ không được tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý TLLT tại cơ quan bởi vì từ năm 1975 đến nay đã trải qua 03 đợt chia tách đơn vị hành chính huyện Hoà Vang: chia tách huyện Hoà Vang thành lập quận Liên Chiểu, chia tách huyện Hoà Vang thành lập quận Ngũ Hành Sơn, chia tách huyện Hoà Vang thành lập quận Cẩm Lệ. Qua quá trình chia tách, tài liệu lưu trữ của Đảng bộ huyện Hoà Vang trước đây đều được bàn giao cho Đảng bộ huyện Hoà Vang hiện nay thực hiện lưu trữ, bảo quản. Cùng với việc đáp ứng nhu cầu thực tiễn về việc cung cấp, khai thác tài liệu lưu trữ trong công tác tham mưu, lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan. Văn phòng Huyện uỷ đã đề xuất tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của khoá XV (2010 - 2015) và khoá XVI (2015 - 2020) nhằm phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, nộp lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố và tạo tiền đề cho việc số hoá hồ sơ, tài liệu lưu trữ được thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
b. Lập kế hoạch dự án
Căn cứ vào tình trạng thực tế tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan cùng với sự cấp thiết về việc tổ chức sắp xếp khoa học TLLT theo phương án phân loại nhằm giải quyết dứt điểm khối tài liệu còn tồn đọng chưa được phân
38
loại, chỉnh lý, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ theo phương án được quy định. Cán bộ văn thư sẽ thống kê lại số mét tài liệu cần thực hiện công tác chỉnh lý TLLT để báo cáo chi tiết cho phó Chánh văn phòng xem xét và đưa ra ý kiến, sau đó trình lên lãnh đạo để phê duyệt kế hoạch tổ chức dự án.
Việc lập kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT phải được thể hiện rõ mục đích, yêu cầu về sự cấp thiết khi tổ chức dự án chỉnh lý, đảm bảo việc thực hiện dự án đạt được những tiêu chuẩn cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ. Kế hoạch cần trình bày rõ những vấn đề sau:
- Nội dung thực hiện gồm số mét tài liệu thực hiện chỉnh lý, những phông lưu trữ có tài liệu cần chỉnh lý, Thời gian của tài liệu lưu trữ,..
+ Văn phòng quận ủy, huyện ủy tổ chức khảo sát tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
Việc khảo sát sẽ được thực hiện theo từng phông lưu trữ, đánh giá thực trạng tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
+ Xác định thời gian của tài liệu lưu trữ cần đưa ra chỉnh lý: Tùy vào nguồn kinh phí của cơ quan mà có thể lập kế hoạch chỉnh lý cho toàn bộ khối lượng tài liệu lưu trữ hoặc phân chia theo từng giai đoạn để có thể thực hiện dự án chỉnh lý theo từng đợt, phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan.
+ Xác định số mét tài liệu cần đưa ra chỉnh lý: Số mét tài liệu là yếu tố cần thiết trong quá trình lập kế hoạch dự án chỉnh lý. Khi đã xác định được số mét tài liệu cần đưa ra chỉnh lý, văn phòng quận sẽ căn cứ vào số mét để tiến hành lập dự toán kinh phí cho dự án chỉnh lý.
- Thời gian thực hiện: Văn phòng quận ủy, huyện ủy phối hợp cùng với đơn vị chỉnh lý để thống nhất khoảng thời gian thực hiện dự án trong vòng bao nhiêu ngày và xác định thời gian cần thiết để thực hiện chỉnh lý TLLT.
- Trình tự thực hiện gồm:
+ Văn phòng quận ủy, huyện ủy thực hiện thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị thực hiện hoạt động dịch vụ chỉnh lý TLLT.
+ Đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý tiến hành thực hiện những công việc có liên quan đến chuyên môn về hoạt động dịch vụ của mình (Tổ chức phân loại, sắp xếp,
39
thống kê, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và đưa tài liệu lên giá, tủ; xây dựng, lập công cụ tra cứu tài liệu; lập danh mục và thuyết minh tài liệu loại,...);
+ Xác định phương thức thực hiện: Do điều kiện nhân sự chuyên môn tại các Văn phòng quận ủy, huyện ủy còn hạn chế nên phương thức thực hiện là thuê khoán chuyên môn.
- Kinh phí thực hiện: Văn phòng quận ủy, huyện ủy lập dự toán kinh phí dựa trên cơ sở kinh phí được phân bổ tương ứng với số mét tài liệu được xác định trong dự án chỉnh lý và được cân đối giữa nguồn ngân sách của cơ quan để bố trí kinh phí thực hiện cho dự án.
- Trách nhiệm của các cán bộ, công chức trong việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT.
+ Thực hiện xây dựng kế hoạch chi tiết, phương án cụ thể dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan dựa trên kế hoạch chỉnh lý dài hạn của cơ quan.
+ Thực hiện phân loại sơ bộ tài liệu, loại bỏ tài liệu không có giá trị như bản thảo, bản nháp, sách, báo, tạp chí,.. đảm bảo số tài liệu đưa ra chỉnh lý phù hợp với khối lượng tài liệu đã khảo sát khi xây dựng kế hoạch.
+ Chỉ đạo, tham mưu trong việc tổ chức lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý (nhà thầu).
+ Quản lý, giám sát quá trình chỉnh lý tài liệu và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan với tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết; thực hiên thanh, quyết toán tài chính đảm bảo đúng quy định.
+ Phối hợp với cơ quan lưu trữ cấp trên thực hiện kiểm tra, giám sát, nghiệm thu kết quả chỉnh lý tài liệu trước khi kết thúc hợp đồng chỉnh lý tài liệu với đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý.
+ Báo cáo với lãnh đạo cơ quan về kết quả thực hiện dự án chỉnh lý.
Kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng quận ủy Hải Châu, quận ủy Liên Chiểu, huyện ủy Hòa Vang, cụ thể như sau:
40
Bảng 2.4: Kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT
Nội dung Quận uỷ Hải Châu
Quận uỷ Liên Chiểu
Huyện uỷ Hoà Vang Phông lưu
trữ có tài liệu cần chỉnh lý
Phông cơ quan lãnh đạo Đảng quận Hải Châu
Phông cơ quan lãnh đạo Đảng quận Liên
Chiểu
Phông lưu trữ Huyện uỷ Hoà Vang
Thời gian
của TLLT 1997 – 2019 1997 - 2020 2010 – 2015
Số mét TLLT
chỉnh lý 20 mét 13 mét 12 mét
Thời gian thực hiện
19/04/2019 - 30/06/2019
16/10/2020 - 16/12/2020
07/07/2022 - 20/08/2022 Kinh phí
thực hiện 61.600.000 98.326.000 97.488.970
(Số liệu, thông tin thống kê thu thập được từ văn thư cơ quan tại các quận uỷ, huyện uỷ) c. Lập dự toán kinh phí và phê duyệt dự án
Sau khi được phê duyệt kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT. Văn phòng Quận ủy, Huyện ủy công bố dự án và tìm kiếm nhà thầu có kinh nghiệm, uy tín trong công tác chỉnh lý TLLT để chỉ định nhà thầu, thuê khoán chuyên môn thực hiện công tác chỉnh lý TLLT tại cơ quan. Vì dự án được dự tính thực hiện không quá 100.000.000 đồng nên không cần thông qua hình thức đấu thầu để tìm nhà thầu.
- Nguồn kinh phí thực hiện dự án:
Một số đơn vị có nguồn kinh phí hằng năm được phân bổ cho các hạng mục phục vụ trong việc quản lý hoạt động thực tiễn nhằm đáp ứng các nhu cầu trong quá trình làm việc cũng như góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc tại cơ quan. Văn phòng Quận ủy Hải Châu, văn phòng Quận ủy Liên Chiểu là những đơn
41
vị tự đề cử dự án và tổ chức triển khai dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan. Văn phòng căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, nhận thấy việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT là việc làm rất cần thiết đối với công tác lãnh đạo của cơ quan nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. Từ đó báo cáo tình hình thực tế trình lên cho cấp lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Nguồn kinh phí là do cơ quan tự chủ và tổ chức thực hiện.
Riêng Văn phòng Huyện ủy Hòa Vang không có sẵn nguồn kinh phí dự phòng để tổ chức thực hiện dự án và cơ quan cấp trên yêu cầu tổ chức công tác chỉnh lý TLLT và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ Thành ủy tại Đề án Cải cách hành chính trong các cơ quan Đảng giai đoạn 2020 – 2025 và Kế hoạch số 84-KH/HU ngày 13/12/2021 của Ban Thường vụ Huyện ủy về triển khai thực hiện Đề án “Cải Cách hành chính trong các cơ quan Đảng thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2020 - 2025” tại Đảng bộ huyện Hòa Vang năm 2022. Trước tình hình đó, Văn phòng huyện ủy chuẩn bị lên kế hoạch xin kinh phí triển khai công tác chỉnh lý tại cơ quan của Văn phòng Thành ủy Đà Nẵng.
- Lựa chọn đơn vị thực hiện dự án chỉnh lý:
Trong các dự án chỉnh lý TLLT của các văn phòng quận ủy, huyện ủy đều được thực hiện do đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ (được gọi là thuê khoán chuyên môn).
Theo khảo sát thực tế tại 03 cơ quan, có một số đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ đăng ký dự thầu gói chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan như Công ty TNHH Lưu trữ và số hóa tài liệu Nam Vang, Công ty TNHH BPO.MP, Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn.
Tiêu chí đặt ra của các văn phòng quận ủy, huyện ủy gồm:
+ Đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và đối tượng tham gia dự án phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
+ Đơn vị phải đảm bảo nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ chỉnh lý TLLT.
+ Đơn vị phải chứng minh được nguồn tài chính đảm bảo thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan.
42
+ Đơn vị có bề dày kinh nghiệm trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và chứng minh được các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã thực hiện tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác.
Kết quả của việc lựa chọn nhà thầu tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy, đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ được chỉ định thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại các cơ quan là Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn. Thông qua các tiêu chí đã đề ra, Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn đã đáp ứng đầy đủ và có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan đơn vị với nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn được thành lập vào ngày 21/5/2013, đã có kinh nghiệm hơn 10 năm về dịch vụ công tác Văn thư - Lưu trữ tại khu vực miền Trung - Tây Nguyên. Công ty có trụ sở đặt tại 435/09 Hà Huy Tập, phường An Khê, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, cụ thể như sau:
+ Ngành nghề kinh doanh chính: Dịch vụ chỉnh lý TLLT; dịch vụ số hoá TLLT;
cung cấp, vật tư, thiết bị lưu trữ (Bìa, hộp, giá sắt, văn phòng phẩm); cung cấp phần mềm Văn thư, phần mềm Lưu trữ;....
+ Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp có trình độ cao học, đại học, cao đẳng chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư - lưu trữ gồm:
Bảng 2.5: Đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn
TT Trình độ Chuyên môn Số lượng Ghi chú
1 Thạc sỹ Lưu trữ và Quản trị văn phòng 03
2 Cử nhân
Lưu trữ học 05
Quản trị văn phòng 03
Tin học 02
3 Cao đẳng, Trung
cấp Văn thư lưu trữ 05
4 Cao đẳng Tài chính kế toán 01
43
+ Công ty đã thực hiện rất nhiều dự án chỉnh lý TLLT trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, tỉnh Quảng Nam, tỉnh Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Trị,...
- Khi đã xác định được nhà thầu thực hiện dự án, Văn phòng yêu cầu Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn đến trực tiếp cơ quan khảo sát sơ bộ tài liệu lưu trữ được lưu tại kho lưu trữ, đo đạc lại số mét cần chỉnh lý để lập dự toán chi tiết dự án và gửi lại cho cơ quan xem xét.
- Việc lập dự toán kinh phí phải được căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền ban hành. Dự toán kinh phí cho việc thực hiện dự án bao gồm:
+ Kinh phí nhân công: Được tính theo Hướng dẫn số 27-HD/TW ngày 10/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng về định mức kinh tế - kỹ thuật và đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV, ngày 29/4/2010 và Thông tư số 12/2010/TT-BNV, ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ. Đơn giá tiền lương được áp dụng mức lương cơ sở và sẽ thay đổi theo quy định của Đảng đối với 23 bước công việc. Theo đó, mức kinh phí nhân công của các dự án như sau:
● Văn phòng quận uỷ Hải Châu: 2.800.000 đồng;
● Văn phòng quận uỷ Liên Chiểu: 6.155.490 đồng;
● Văn phòng huyện uỷ Hoà Vang: 6.598.331 đồng.
+ Kinh phí văn phòng phẩm: Định mức vật tư, văn phòng phẩm chỉnh lý tài liệu tại cơ quan được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm (đối với 01 mét giá tài liệu giấy) được tính theo đơn giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý tài liệu, cụ thể như sau:
● Văn phòng quận uỷ Hải Châu: 0 đồng (Vật tư, văn phòng phẩm được cơ quan cung cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý);
● Văn phòng quận uỷ Liên Chiểu: 1.408.110 đồng;
● Văn phòng huyện uỷ Hoà Vang: 1.525.750 đồng.
+ Kinh phí mua sắm trang thiết bị: nhằm đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu được an toàn và đúng quy định của nhà nước đối với khối tài liệu sau khi chỉnh lý;
+ Kinh phí chỉnh lý một mét giá tài liệu cụ thể như sau:
44
● Văn phòng quận uỷ Hải Châu: 2.800.000 đồng;
● Văn phòng quận uỷ Liên Chiểu: 7.563.600 đồng;
● Văn phòng huyện uỷ Hoà Vang: 8.124.081 đồng.
- Khi có dự toán từ nhà thầu, cơ quan cân đối tài chính phù hợp và đưa ra quyết định phê duyệt dự toán dự án chỉnh lý TLLT của nhà thầu và đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng dự án chỉnh lý TLLT với nhà thầu.
d. Triển khai dự án
Dự án chỉnh lý TLLT được thực hiện bởi cơ quan chuyên hoạt động dịch vụ về công tác chỉnh lý TLLT, do đó văn phòng yêu cầu cơ quan phải đảm bảo thực hiện đúng quy trình chỉnh lý TLLT được quy định tại Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu.
Văn phòng cung cấp đầy đủ và đảm bảo khối lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phải chính xác về số mét tài liệu, nội dung của tài liệu trong kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT. Việc giao nhận tài liệu giữa văn phòng và tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý phải được thực hiện thông qua biên bản giao nhận tài liệu.
Nhìn chung, Văn phòng của 3 quận ủy, huyện ủy đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án như cung cấp một số vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm có phục vụ thực hiện dự án gồm hệ thống quạt thông gió, bình chữa cháy, bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, hộp lưu trữ hồ sơ, bìa hồ sơ, giấy, bút, mực in, hồ dán và các văn phòng khác. Bố trí phòng, kho lưu trữ đáp ứng đủ diện tích và các tiêu chuẩn để bảo quản khối tài liệu sau khi chỉnh lý. Đảm bảo về thời gian làm việc để nhà thầu có thể chuyên tâm thực hiện công tác chuyên môn của mình và tiến độ dự án được thực hiện đúng quy định.
e. Kiểm tra, giám sát dự án
Trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng giao trách nhiệm cho văn thư cơ quan có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát chi tiết từng hoạt động của đơn vị thực hiện công tác chỉnh lý và báo cáo cho lãnh đạo về tiến độ thực hiện, tình hình thực tế hồ sơ. Trong quá trình kiểm tra văn thư cơ quan tập trung vào một số nội dung như: