Hạn chế và nguyên nhân - Kết quả và nhận xét việc- 123docz.net

Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.4. Kết quả và nhận xét việc quản lý dự án chỉnh lý tllt của các vp quận ủy, huyện ủy

2.4.2.2. Hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh những thuận lợi và kết quả tích cực đạt được, văn phòng Quận ủy, Huyện ủy trong quá trình tổ chức quản lý các dự án chỉnh lý TLLT vẫn còn tồn tại những khó khăn, hạn chế, bất cập, cụ thể như sau:

Thứ nhất, qua khảo sát thực tế cho thấy, tại văn phòng các quận uỷ, huyện uỷ thì thực hiện dự án chỉnh lý TLLT vẫn còn khá mới mẻ, công tác tổ chức thực hiện vẫn còn sơ sài và nhiều thiếu sót như một số cơ quan vẫn còn chưa có xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo hoặc một số văn bản có liên quan đến dự án

chỉnh lý như: Kế hoạch chỉnh lý, dự toán kinh phí dự án, quyết định chỉ định thầu thực hiện dự án,.... Một số yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý TLLT nói riêng của các cán bộ, công chức tại văn phòng các Quận uỷ, Huyện uỷ vẫn chưa được bồi dưỡng, huấn luyện dẫn đến việc kiểm tra, giám sát vẫn còn rất nhiều trở ngại và ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án của cơ quan.

Thứ hai, Chỉ có Văn phòng huyện ủy Hòa Vang là có lập kế hoạch tổng thể chỉnh lý toàn bộ tài liệu còn tồn động và chia dự án chỉnh lý thành các giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên, kế hoạch chỉnh lý cho từng dự án thì không xây dựng chi tiết và cụ thể. Ngoài ra, tại Văn phòng quận ủy Hải Châu, Liên Chiểu cũng chưa chủ động xây dựng được kế hoạch tổng thể chỉnh lý toàn bộ TLLT và kế hoạch chi tiết của từng dự án đã được triển khai. Dẫn đến việc tổ chức, triển khai dự án không được thực hiện theo một quy trình tiêu chuẩn cụ thể, ảnh hưởng đến công tác quản lý trong các giai đoạn thực hiện, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu của dự án và đảm bảo chất lượng đạt được hiệu quả như mong muốn.

Thứ ba, việc quản lý thực hiện công tác quản lý các dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng Quận ủy, Huyện ủy vẫn còn chưa thực sự bài bản, chưa có cái nhìn đúng đắn và đầy đủ về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT nên không được chú trọng và quan tâm đúng cách, dẫn đến hạn chế trong việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung đối với dự án chỉnh lý TLLT và việc tổ chức thanh tra, kiểm tra trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý TLLT của đơn vị hoạt động dịch vụ chỉnh lý.

Lãnh đạo văn phòng Quận ủy, Huyện ủy vẫn chưa có sự chỉ đạo chặt chẽ trong việc tổ chức triển khai đặc biệt là trong việc lựa chọn nhà thầu thực hiện dự án chỉnh lý TLLT. Công tác chỉ đạo hướng dẫn vẫn còn sơ sài và chưa được chú trọng đúng mức. Một số quy trình tổ chức bị lược bỏ trong khâu chuẩn bị dự án dẫn đến tình trạng không đảm bảo về cơ sở pháp lý để thực hiện dự án như kế hoạch tổ chức dự án, dự toán kinh phí, tờ trình phê duyệt, Quyết định tổ chức dự án chỉnh lý TLLT,...

Hầu hết, các Văn phòng đều lựa chọn duy nhất một nhà thầu là Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn để thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại đơn vị và vẫn chưa thật sự chủ động trong việc tìm kiếm nhiều nhà thầu khác nhau để tìm hiểu, so sánh, đối chiếu năng lực của từng nhà thầu, có quyền yêu cầu đáp ứng các điều kiện cần và đủ cho việc thực hiện một dự án chỉnh lý như về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực và kinh nghiệm làm việc của nhân viên tham gia thực hiện dự án chỉnh lý.

Văn phòng Quận ủy, Huyện ủy không chủ động trong việc lập kế hoạch dự án hay dự toán kinh phí mà giao cho nhà thầu tự khảo sát tài liệu thực tế và soạn dự toán kinh phí của dự án để trình cho lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Do đó, có thể nhận xét rằng các cán bộ, công chức vẫn còn khá chủ quan và chưa thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý dự án nói chung và dự án chỉnh lý TLLT nói riêng.

Thứ tư, từ trước đến nay, các văn phòng Quận ủy, Huyện ủy đã không tổ chức thực hiện các hoạt động về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý nói riêng.

Khi lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ còn khá nhiều không được lập hồ sơ, phân loại và một số vẫn còn nằm rải rác tại các bộ phận chưa được thu thập và giao nộp lại cho Lưu trữ cơ quan để thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ. Do cán bộ văn thư kiêm lưu trữ tại các văn phòng chưa có nhiều kiến thức về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu nên việc tổ chức thực hiện dự án đều làm việc theo kinh nghiệm cá nhân. Ngoài việc văn thư cơ quan kiêm nhiệm công tác lưu trữ còn phải thực hiện các hoạt động về công tác văn thư tại cơ quan và trên thực tế, cán bộ sẽ tập trung vào phần văn thư nhiều hơn là lưu trữ.

Qua đó, cho thấy đội ngũ quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại quận uỷ, huyện uỷ vẫn còn hạn chế về số lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý TLLT nói riêng. Với số lượng công việc hàng ngày tương đối lớn và kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chưa được đảm bảo. Điều này dẫn đến khó khăn trong quản lý dự án như việc theo dõi, đôn đốc thực hiện ở từng giai đoạn, từng hoạt động của đơn vị thuê khoán chuyên môn; tổ chức kiểm tra, giám sát và đảm bảo chất lượng của dự án đạt được hiệu quả tối đa.

Việc thực hiện công tác quản lý các dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng Quận ủy, Huyện ủy còn có một số vấn đề chưa thống nhất, đầy đủ và chính xác. Trong quá trình thực hiện dự án xảy ra vấn đề tranh cãi vì không có sự thỏa thuận, không đồng nhất ý kiến giữa cơ quan chủ quản và đơn vị thực hiện dự án như về vấn đề lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo phương án khoa học, xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ,... gây trì trệ và làm chậm tiến độ của dự án.

Một số vấn đề chưa thống nhất giữa cơ quan chủ quản và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ như:

- Trong giai đoạn chuẩn bị dự án, giữa các bên đã có sự thỏa thuận trong việc đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ phải tổ chức thực hiện đúng quy trình, quy định về công tác chỉnh lý TLLT do cơ quan cấp trên ban hành. Tuy nhiên, vấn đề bất cập ở chỗ quy định ở cấp Trung ương là quy định chung và phổ biến khắp quốc gia và một số địa phương sẽ dựa vào các quy định, hướng dẫn đó để ban hành văn bản quy định, hướng dẫn riêng cho địa phương mình. Do đó khi thực hiện dự án tại cơ quan, đơn vị thực hiện dự án triển khai làm việc theo đúng quy định theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trung ương như Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu nhưng khi cơ quan kiểm tra thì đánh giá không đáp ứng đúng yêu cầu theo văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Văn phòng Thành ủy. Dẫn đến việc tranh cãi, không đồng nhất phương thức và cách làm việc giữa các bên, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và tiến độ hoàn thành của dự án.

- Trong quá trình thực hiện dự án, khi đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ tổ chức thực hiện đến công đoạn lập hồ sơ và phân định hồ sơ vẫn còn tình trạng một số văn bản, tài liệu chưa được lập hồ sơ sơ bộ và nằm rải rác ở các bộ phận khác, dẫn đến việc thu thập tài liệu, văn bản để hoàn thiện hồ sơ tại dự án chỉnh lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn.

- Về việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ, đơn vị thực hiện dự án căn cứ vào quy định chung nhưng cũng có một vài hồ sơ không nằm trong quy định chung mà nó phát sinh trong quá trình làm việc tại cơ quan. Do đó, đơn vị thực hiện dự án căn cứ và tùy vào tính đầy đủ về thành phần tài liệu, mức độ quan trọng của

từng bộ hồ sơ để được xác định vào thời hạn bảo quản là bao lâu. Dẫn đến tình trạng, khi văn thư cơ quan kiểm tra sơ bộ thì không đồng ý với cách xác định thời hạn bảo quản của nhà thầu và cần phải giải trình và chờ ý kiến hướng dẫn từ cơ quan cấp. Dẫn đến làm gián đoạn một số quy trình để chờ hồ sơ được hoàn thiện. Tuy nhiên vấn đề tranh cãi này xảy ra rất thấp, do chỉ có một vài hồ sơ cá biệt dẫn đến không cùng chung quan điểm giữa các bên.

Thứ năm, tình hình nhân sự chung giữa các văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ về việc quản lý dự án còn thiếu về số lượng, hạn chế về năng lực chuyên môn và quản lý, chỉ có văn thư cơ quan là người chịu trách nhiệm tổ chức triển khai dưới sự quản lý chỉ đạo của Phó Chánh văn phòng. Cùng với lượng công việc thường xuyên giải quyết ngày càng nhiều và về trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ không được đào tạo chuyên sâu dẫn đến còn có nhiều khuyết điểm trong công tác tổ chức, quản lý, triển khai thực hiện dự án. Thông qua việc tổ chức dự án của các văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ hầu hết các đơn vị không thực hiện đúng và đảm bảo đầy đủ các văn bản trong quá trình tổ chức dự án như các văn bản hướng dẫn tổ chức dự án chỉnh lý TLLT hoặc hướng dẫn chỉnh lý TLLT, kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí để có thể làm cơ sở pháp lý trong quá trình làm việc và thoả thuận với đơn vị hoạt động dịch vụ chỉnh lý. Ngoài ra, khi kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT của các cán bộ, công chức không được đào tạo, huấn luyện kỹ lưỡng cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm tra, giám sát đảm bảo về chất lượng và tiến độ của dự án.

Như vậy có thể nhận định rằng cán bộ văn thư - lưu trữ chưa thực hiện tốt công tác tham mưu nên chưa xây dựng được hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về việc tổ chức công tác chỉnh lý đầy đủ và phương hướng phát triển hoạt động chỉnh lý của văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, các kế hoạch hằng năm về công tác lưu trữ chưa được quan tâm, thực hiện một cách nghiêm túc cũng là yếu tố chủ quan dẫn đến việc tồn tại tình trạng tài liệu rải rác ở nhiều bộ phận, không lập hồ sơ công việc và các vấn đề khác ảnh hưởng trực tiếp đến việc triển khai tổ chức dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan.

Thứ sáu, về công tác kiểm tra, giám sát tại các Văn phòng quận ủy, huyện ủy không có công chức, chuyên viên về công tác lưu trữ nên khi tổ chức, triển khai dự án chỉnh lý TLLT đã phân công cho văn thư cơ quan là người có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo cho lãnh đạo cơ quan trong quá trình thực hiện dự án của đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ. Tuy nhiên, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện kiểm tra một cách chung chung về tình hình thực hiện và tiến độ thực hiện của dự án mà không phải là kiểm tra chặt chẽ về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ như công tác lập hồ sơ hoặc công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Thứ bảy, qua cuộc khảo sát thực tế quá trình thực hiện các dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng quận, huyện uỷ của Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn cho thấy đơn vị vẫn còn một số hạn chế và cần khắc phục như chưa đảm bảo được tiến độ hoàn thành của dự án. Tiêu biểu là dự án tại Văn phòng quận uỷ Hải Châu, công ty đã chậm tiến độ 43 ngày so với tiến độ đã thỏa thuận, cam kết ban đầu và một số nguyên nhân chủ quan như công ty vẫn chưa thống nhất về một số vấn đề như phương án phân loại, cách thức và quy trình làm việc; số lượng nhân sự thực hiện trong dự án đôi lúc vẫn chưa đảm bảo do sự điều động, bổ túc nhân sự sang một số dự án khác. Trong một số dự án vẫn còn bị thiếu thành phần hồ sơ kết thúc chỉnh lý như tại dự án chỉnh lý của văn phòng quận ủy Hải Châu không có biên bản giao nhận tài liệu sau chỉnh lý, báo cáo tổng kết chỉnh lý, thuyết minh tài liệu loại.

Ngoài những mặt ưu điểm và hạn chế khi thực hiện công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy. Lãnh đạo Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn cũng có một số nhận xét chung về tình hình thực hiện dự án chỉnh lý tại 03 đơn vị như sau:

Thứ nhất, Từ khi hình thành doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức giải quyết được những tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, tích đống, gây mối mọt, ẩm mốc và hủy hại tài liệu của cơ quan. Dần dần đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp, giúp việc tra cứu thông tin TLLT được nhanh chóng, thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và tạo nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử.

Thứ hai, hầu hết các cơ quan, đơn vị đều đã có sự quan tâm, chỉ đạo trong việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT; các cán bộ, công chức đã luôn phối hợp, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhằm hỗ trợ, thúc đẩy tiến độ dự án chỉnh lý được suôn sẻ, đạt được những thành tựu nhất định.

Thứ ba, hiện nay các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo hoặc một số văn bản có liên quan đến công tác chỉnh lý TLLT chỉ mang tính chất chung chung và vẫn không có tính thống nhất từ cấp trung ương đến địa phương. Điển hình về bảng thời hạn bảo quản thực tế phát sinh nhiều hồ sơ ngoài quy định về thời hạn bảo quản do đó rất khó trong việc xác định thời hạn chính xác cho từng hồ sơ, việc này sẽ là vướng mắc khó giải quyết giữa cơ quan tổ chức dự án và đơn vị thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Thứ tư, về phương án phân loại cho từng phông lưu trữ, doanh nghiệp thực hiện dựa trên các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền ban hành quy định về phương án phân loại và trong quá trình thảo luận, trao đổi về phương án phân loại với cơ quan tổ chức dự án đều đã đồng ý thống nhất với nhau về phương án phân loại mà đơn vị đã xây dựng. Tuy nhiên, khi cơ quan tổ chức dự án đi kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý TLLT của đơn vị thường bắt bẻ, chỉ ra những lỗi theo cảm tính và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, điều chỉnh mà không theo các văn bản pháp lý đã quy định, hướng dẫn.

Thứ năm, theo quy định của Luật Lưu trữ về đơn vị thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ phải có chứng chỉ hành nghề mới được thực hiện. Tuy nhiên trong các bước chỉnh lý có bước vận chuyển tài liệu vào địa điểm chỉnh lý; đánh số tờ; vận chuyển tài liệu đã chỉnh lý về kho và sắp xếp lên kệ đựng hồ sơ. Doanh nghiệp cảm thấy việc áp dụng theo đúng quy định của Luật Lưu trữ như vậy là không cần thiết và sẽ làm hao tổn thời gian, sức lực của người thực hiện chuyên môn về công tác chỉnh lý TLLT.

Thứ sáu, Việc cơ quan không có cán bộ chuyên môn về công tác lưu trữ cũng như không có am hiểu sâu về nghiệp vụ chỉnh lý dẫn đến khi cán bộ đến kiểm tra về công tác chỉnh lý và nghiệm thu sản phẩm đôi lúc sẽ không đánh giá hoàn toàn được hiệu quả, chất lượng sản phẩm. Do đó có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp là không chuyên nghiệp, thiếu trách nhiệm sẽ dẫn đến nhiều rủi ro và hệ lụy về sau.