Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
3.2.2. Xây dựng, ban hành các kế hoạch, thuyết minh dự án chỉnh lý TLLT và cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời
3.2.2.1. Xây dựng, ban hành các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn trong việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT
Thực tế, tình hình tài liệu lưu trữ cần được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, xác định thời hạn bảo quản và đưa vào kho lưu trữ bảo quản còn rất nhiều. Không chỉ là tài liệu lưu trữ của Quận ủy, huyện ủy mà kể cả Văn phòng và các phòng, ban trực thuộc cơ quan cũng cần tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu. Vì vậy, việc tham mưu, lập kế hoạch chỉnh lý TLLT cho toàn bộ tài liệu lưu trữ của cấp quận ủy, huyện ủy là một việc rất cần thiết và cần thực chỉ đạo thực hiện nhanh chóng. Kế hoạch chỉnh lý TLLT ngắn hạn hoặc dài hạn đều cùng chung một mục đích giải quyết dứt điểm tình trạng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng, tích đống; nâng cao vai trò trách nhiệm trong việc bảo vệ, quản lý và sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động công việc hằng ngày; đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng TLTL trong môi trường mạng.
77
Kế hoạch chỉnh lý ngắn hạn là giải quyết những vấn đề cấp bách cần triển khai thực hiện trong một thời gian nhất định (trong vài tháng hoặc 01 năm). Việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý ngắn hạn thường là do thực hiện chỉ thị từ cấp trên hoặc giải quyết những vấn đề trước mắt nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra tại cơ quan và một số lý do khác. Còn kế hoạch chỉnh lý dài hạn là khi cơ quan nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và nhằm giải quyết triệt để những hạn chế còn tồn đọng từ đó đưa ra những định hướng mới trong việc điều hành, quản lý của lãnh đạo cơ quan cũng như việc thực hiện các nhiệm vụ về công tác lưu trữ của các cán bộ, công chức. Kế hoạch chỉnh lý dài hạn khác với kế hoạch ngắn hạn ở chỗ không giới hạn thời gian tổ thức thực hiện, có thể là 05 năm, 10 năm hoặc nhiều năm về sau nhưng điều kiện cần phải đáp ứng đó là giải quyết triệt để và khắc phục toàn bộ những vướng mắt còn tồn đọng.
Trong phần này cũng cần đẩy mạnh trách nhiệm của Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy trong việc tham mưu, định hướng kế hoạch tổ chức đối với các nghiệp vụ chuyên môn trong phạm vi quản lý, đặc biệt đối với công tác lưu trữ. Chỉ đạo, hướng dẫn các phòng, ban tổ chức thực hiện việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý tại bộ phận mình (kế hoạch ngắn hạn) hoặc thu thập tài liệu, thông tin sau đó tổng hợp, thống kê lại các số liệu về khối lượng tài liệu lưu trữ cần chỉnh lý nhằm xây dựng đề án, kế hoạch chỉnh lý tài liệu với quy mô rộng và lộ trình thực hiện công tác chỉnh lý TLLT cho toàn cơ quan (kế hoạch dài hạn). Từ đó, công tác quản lý dự án sẽ có cơ sở để tổ chức triển khai theo kế hoạch và lộ trình được định sẵn, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện và kiểm soát được chất lượng của dự án.
3.2.2.2. Xây dựng thuyết minh dự án chỉnh lý TLLT
Thuyết minh dự án là bản đánh giá sự cần thiết và mục tiêu xây dựng kế hoạch của dự án. Nhằm mô tả về quy mô cũng như khối lượng công việc, thành phần tài liệu, lý giải những thuật ngữ chuyên ngành, trình bày chi tiết quy trình thực hiện trong dự án chỉnh lý TLLT. Hầu hết các dự án chỉnh lý TLLT được tổ chức thực hiện có rất ít cơ quan xây dựng bản thuyết minh chi tiết cho dự án, tuy nhiên việc làm này rất hữu ích và giúp cho các cán bộ, công chức có tầm nhìn mô phỏng và bao quát về dự án mà cơ quan chuẩn bị đầu tư tổ chức. Giống như việc xây dựng kế hoạch dự án chỉnh lý TLLT cho cơ quan nhằm mục đích lập hồ sơ, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
78
trữ, xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản để lưu vào Kho lưu trữ. Nhưng khi nghiên cứu, xây dựng thuyết minh cho dự án chỉnh lý TLLT thì sẽ bao gồm những nội dung: Tính cấp bách và mục tiêu tổ chức dự án, hệ thống cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện dự án, thuyết minh chi tiết dự án (mức phí đầu tư, địa điểm tổ chức, thành phần tổ chức, thành phần tài liệu, mô tả tài liệu chỉnh lý,..), phương án phân loại tài liệu, trình bày quy trình thực hiện, các biện pháp tổ chức triển khai và phương thức quản lý dự án,.. do đó, bản thuyết minh dự án được xem là bản mô phỏng đầy đủ và chi tiết toàn bộ dự án khi được triển khai thực hiện. Việc làm này đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo cơ quan và cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện có thể theo dõi, đánh giá và tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm tra, giám sát dự án nhằm phát huy năng lực quản lý dự án và nâng cao hiệu quả chất lượng sản phẩm.
3.2.2.3. Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời gian thực hiện dự án chỉnh lý TLLT
Hầu hết trong các dự án chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đều kết hợp triển khai, tổ chức thực hiện cùng với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ. Do đó, cần phải xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bên để có cơ sở ràng buộc về trách nhiệm; phối hợp, hỗ trợ trong quá trình triển khai, thực hiện nhằm mục đích chung, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất trong công việc. Với việc áp dụng cơ chế phối hợp, các văn phòng quận ủy, huyện ủy và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ có thể tăng cường sự thống nhất, khả năng giải quyết vấn đề phát sinh, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo tất cả các nguồn lực được sử dụng hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí trong quá trình hoạt động.
Việc xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời gian thực hiện dự án chỉnh lý TLLT là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và sự nhất quán trong quá trình triển khai thực hiện dự án.
Có thể xây dựng cơ chế phối hợp dựa trên các yếu tố sau:
79
- Xây dựng tiêu chí và mục tiêu chung: Thiết lập một bộ tiêu chí và mục tiêu chung cho dự án, đảm bảo rằng mọi quy trình thực hiện công tác chỉnh lý đều phản ánh các mục tiêu và định hình chiến lược của Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy.
- Thiết lập cơ quan quản lý dự án: Tạo ra một cơ quan quản lý dự án hoặc ủy nhiệm cho bộ phận nào đó có thể giám sát và đảm bảo tiến độ dự án. Cơ quan này có thể bao gồm đại diện từ Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Chia sẻ thông tin và báo cáo: Xây dựng một hệ thống thông tin chung để có thể chia sẻ thông tin liên quan đến dự án giữa các bên có liên quan, giải quyết mọi vấn đề bất cập và thắc mắc nhanh chóng. Thiết lập lịch trình báo cáo định kỳ để cập nhật tình hình, quản lý tiến độ và hiệu suất của dự án.
- Đào tạo và hỗ trợ: Đảm bảo nhân sự từ Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ đều được đào tạo đầy đủ, hiểu rõ về mục tiêu, phương pháp và quy trình hoạt động của dự án. Cung cấp về vật tư, văn phòng phẩm, hỗ trợ về chuyên môn nghiệp vụ và tư vấn khi cần thiết.
- Đánh giá và học hỏi: Tiến hành các đánh giá định kỳ về tiến độ và hiệu suất của dự án. Học hỏi kinh nghiệm từ những dự án trước để cải thiện quy trình và không để lặp lại những vấn đề tương tự.
Khi xây dựng và duy trì được cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy và đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ sẽ đóng góp một cách tích cực vào việc triển khai thực hiện thành công dự án chỉnh lý TLLT tại đơn vị.