Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý tllt
1.1.5. Trách nhiệm quản lý dự án chỉnh lý TLLT
Để xác định trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát kết quả; hiệu quả, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trong đó việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần xác định rõ trách nhiệm đối với các trường hợp sau:
1.1.5.1. Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiến hành chỉnh lý TLLT a. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
Tại Khoản 1, Điều 15 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý”. Trên cơ sở quy định này, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần chỉ đạo:
- Xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các phòng, ban để thực hiện dự án.
- Các phòng ban, cá nhân tổ chức thực hiện dự án công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối với cơ quan có thẩm quyền về công tác lưu trữ để được hướng dẫn, tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu tại cơ quan.
- Phân công, xác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu, sử dụng kinh phí chỉnh lý tiết kiệm, có hiệu quả và tổ chức bảo quản, sử dụng tốt nguồn tài liệu sau chỉnh lý.
- Xác định trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính, hoặc bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ); công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư, lưu trữ) của cơ quan trong việc tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng tiến độ thời gian; giám sát, kiểm tra kết quả, chất lượng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
19
b. Trách nhiệm của các phòng, ban
- Kiểm tra, rà soát lại thành phần tài liệu để nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định và phục vụ cho công tác chỉnh lý TLLT.
- Phối hợp với Văn phòng để thực hiện các các công tác khác có liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT.
c. Trách nhiệm của văn phòng
- Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí cho dự án chỉnh lý TLLT ngắn hạn, dài hạn đối với tài liệu của cơ quan, văn phòng và các phòng, ban khác.
- Phân công nhiệm vụ cho công chức, viên chức phụ trách thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan.
- Chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị, văn phòng phẩm đảm bảo dự án chỉnh lý TLLT được thực hiện hiệu quả.
- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát quá trình chỉnh lý TLLT tại cơ quan.
d. Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ
- Khảo sát, thu thập đầy đủ tài liệu lưu trữ cần đưa ra chỉnh lý để tham mưu, xây dựng và lập kế hoạch chỉnh lý TLLT tại cơ quan.
- Tổ chức, triển khai công tác chỉnh lý TLLT theo kế hoạch, phương án chỉnh lý đã được duyệt và thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chinh lý.
- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về tiến độ và kết quả của việc thực hiện dự án Chỉnh lý TLLT.
1.1.5.2. Trách nhiệm đối với cơ quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT a. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
- Chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho văn phòng trực tiếp chủ trì và quản lý dự án chỉnh lý TLLT trong việc xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác đấu thầu hoặc chỉ định thầu theo đúng quy định của phát luật.
- Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát và đôn đốc đơn vị được thuê khoán chuyên môn thực hiện đúng quy định của phát luật và đúng tiến độ đã thoả thuận.
20
- Chỉ đạo công tác nghiệm thu và hoàn thành dự án.
b. Trách nhiệm của văn phòng
- Cần xác định rõ mục tiêu của dự án chỉnh lý, lập kế hoạch chi tiết về cách thức thuê khoán chuyên môn và cách thức thực hiện dự án.
- Lựa chọn đơn vị, cá nhân thực hiện dự án chỉnh lý TLLT (nhà thầu dự án) có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đảm bảo có đủ năng lực và nguồn nhân lực để hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu đề ra.
- Xây dựng hợp đồng đối với việc thuê khoán chuyên môn bao gồm các điều khoản về phạm vi công việc, tiến độ, chi phí và các điều khoản liên quan khác.
- Phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ trực tiếp làm việc, phối hợp thực hiện cùng với đơn vị được thuê khoán chuyên môn.
- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt, chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu đối với các dự án được thuê khoán chuyên môn bên ngoài.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, trách nhiệm của cơ quan thuê khoán đối với dự án chỉnh lý và cung cấp hỗ trợ cần thiết, giúp đỡ để dự án được thực hiện thành công.
- Tổ chức nghiệm thu, bàn giao sản phẩm dự án đối với đơn vị thuê khoán chuyên môn. Yêu cầu các tài liệu sau khi chỉnh lý phải được đảm bảo chính xác về số lượng, chất lượng hồ sơ và cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT.
c. Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ
- Trực tiếp làm việc với đơn vị thuê khoán chuyên môn để trao đổi quy trình, cách thức làm việc của dự án chỉnh lý.
- Bàn giao đầy đủ khối lượng tài liệu lưu trữ đưa vào dự án trong kế hoạch chỉnh lý đã được phê duyệt, chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị và văn phòng phẩm cho đơn vị thuê khoán chuyên môn thực hiện.
21
- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về quy trình thực hiện, tiến độ và các tình huống phát sinh cần được giải quyết của dự án chỉnh lý TLLT do đơn vị thuê khoán chuyên môn thực hiện.
- Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến trình của dự án, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ, đạt được chất lượng hiệu quả cao.
- Thực hiện công tác nghiệm thu dự án chỉnh lý TLLT.