Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.4. Kết quả và nhận xét việc quản lý dự án chỉnh lý tllt của các vp quận ủy, huyện ủy
2.4.1. Kết quả thực hiện dự án chỉnh lý TLLT của các VP quận, huyện uỷ
Công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT của văn phòng quận uỷ, huyện uỷ được xem là yếu tố chủ chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như tiến độ thực hiện của dự án.
54
Sau khi khát quát quá trình quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng quận uỷ, huyện uỷ, kết quả của từng dự án tại các cơ quan được thể hiện qua bảng thống kê như sau:
Bảng 2.9: Kết quả tiến độ thực hiện dự án
Tên cơ quan
Thời gian thực hiện dự án theo quy định (ngày)
Tiến độ thực hiện
dự án (ngày)
Khối lượng tài liệu sau khi hoàn thành dự
án (mét)
Kết quả dự án (đạt = x)
Quận uỷ Hải Châu 30 73 20
Quận uỷ Liên Chiểu 60 60 13 x
Huyện uỷ Hoà Vang 45 45 12 x
(Số liệu, thông tin thống kê thu thập được từ văn thư cơ quan tại các quận uỷ, huyện uỷ)
Trên đây là những số liệu thực tế mà chúng tôi thu thập từ các dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ. Các số liệu được phân tích dựa trên những thông tin mà văn thư cơ quan cung cấp và một số văn bản có liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT. Nhìn vào bảng thống kê có thể thấy sơ lược về mức độ hoàn thiện của từng dự án. Mỗi cơ quan khi triển khai, tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý TLLT đều có phương pháp quản lý riêng cùng với các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và hoàn thành dự án. Kết quả quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ được trình bày cụ thể như sau:
- Văn phòng Quận uỷ Hải Châu bị chậm tiến độ so với hợp đồng thoả thuận giữa cơ quan với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ. Theo sự thoả thuận giữa hai bên và căn cứ vào hợp đồng, thời gian thực hiện dự án là 30 ngày (Từ ngày 19/4/2019 đến ngày 20/5/2019), thực tế thì đến ngày 30/6/2019 thì dự án mới được nghiệm thu hoàn chỉnh và hoàn tất thủ tục bàn giao lại hồ sơ cho cơ quan. Nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ tiến độ của dự án là do trong quá trình thực hiện hợp đồng giữa văn phòng
55
Quận uỷ và đơn vị thực hiện chỉnh lý không thống nhất được phương án chỉnh lý.
Khi hoàn thành xong dự án chỉnh lý, văn phòng quận uỷ có mời cán bộ lưu trữ Thành uỷ Đà Nẵng về cơ quan để kiểm tra chất lượng hồ sơ đã đạt đúng yêu cầu về công tác chỉnh lý cũng như kiểm duyệt việc hồ sơ đủ tiêu chuẩn để nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định. Mặc dù đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ đã thực hiện đúng theo quy trình chỉnh lý, phương án phân loại, xác định thời hạn bảo quản theo đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền ban hành tuy nhiên khi nghiệm thu, có một số vấn đề không được sự chấp thuận của cán bộ kiểm tra Thành uỷ vì không đúng với quy định tiêu chuẩn về công tác chỉnh lý TLLT của văn phòng Thành uỷ đề ra. Do đó, cơ quan yêu cầu chỉnh sửa lại theo đúng yêu cầu của Văn phòng Thành uỷ. Dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện dự án như trong hợp đồng đã đề ra.
- Đối với văn phòng quận uỷ Liên Chiểu, dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan được thực hiện đúng thời hạn quy định đã được nêu trong hợp đồng là 60 ngày kể từ ngày 16/10/2020 đến ngày 16/12/2020. Trong quá trình thực hiện, đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ đã thực hiện đúng các quy trình theo Hướng dẫn số 50- HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng, Công văn số 158- CV/LT ngày 19/10/2004 của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và được nghiệm thu thành công dưới sự kiểm tra chất lượng hồ sơ của cán bộ lưu trữ Văn phòng Thành uỷ.
- Dự án chỉnh lý tài liệu tại văn phòng Huyện uỷ Hoà Vang cũng đã thực hiện đúng thời hạn quy định trong hợp đồng là 45 ngày (từ ngày 07/7/2022 đến ngày 20/8/2022). Dự án được đảm bảo thực hiện đúng quy trình và cam kết chất lượng tài liệu đạt đúng yêu cầu của văn phòng Thành uỷ. Cán bộ văn thư là người trực tiếp kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao dự án sau khi hoàn thành.
Thông qua các số liệu được thống kê trên bảng, mỗi đợt chỉnh lý tài liệu sẽ có quy định về số mét tài liệu cần được chỉnh lý. Số mét tài liệu được tính toán dựa trên số tài liệu thực tế tại cơ quan và kinh phí thực hiện phải phù hợp với tài chính của cơ quan tự đề ra hoặc nguồn kinh phí do cấp trên phân bổ.
56
Ngoài số mét tài liệu cần được chỉnh lý thì phông lưu trữ của tài liệu và thành phần tài liệu trong số mét tài liệu cũng là nội dung yêu cầu cần được chú ý và phải đảm bảo trong quá trình làm việc tránh làm phân tán phông, thất lạc và xáo trộn tài liệu lưu trữ giữa các phông. Do đó, Phông lưu trữ trong đợt chỉnh lý lần đầu tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy tổ chức thực hiện là tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng Quận, Huyện (Phông lưu trữ Quận ủy, Huyện ủy).
Thành phần và nội dung tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng Quận, Huyện được đưa vào dự án chỉnh lý TLLT, cụ thể như sau:
- Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản, giấy tờ như: Nghị quyết, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình, Phương án, Phiếu chuyển, Biên bản...
- Nội dung tài liệu trong phông chủ yếu phản ánh các hoạt động quản lý Đảng.
Căn cứ tính chất và nội dung, có thể chia nội dung của tài liệu trong phông thành các nhóm gồm:
+ Nhóm tài liệu Đại hội Đảng bộ huyện: Nội dung nhóm tài liệu này phản ánh công tác Chuẩn bị Đại hội; Diễn biến Đại hội và Phục vụ Đại hội
+ Nhóm tài liệu của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, trong đó gồm:
● Tài liệu hội nghị Ban chấp hành; hội nghị BTV; hội nghị cán bộ do huyện ủy triệu tập; hội nghị chuyên đề: Nội dung nhóm tài liệu này phản ánh các cuộc hội nghị của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, hội nghị Ban Thường vụ, hội nghị cán bộ do huyện ủy triệu tập về các mặt công tác.
● Tài liệu huyện ủy ban hành: Nội dung nhóm tài liệu này phản ánh các văn bản đi do cơ quan huyện ủy ban hành theo từng tên loại như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị...
● Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc: Nội dung nhóm tài liệu này phản ánh các tài liệu về các chuyên đề; tài liệu thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương, thành ủy, huyện ủy và tài liệu về các vụ việc.
● Tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân gửi đến huyện ủy: Nội dung nhóm tài liệu này là toàn bộ tài liệu của các cơ quan khối Đảng, Đoàn, Nhà nước gửi đến huyện ủy để báo cáo, thông báo và giải quyết công việc.
57
Kết quả khối lượng tài liệu (số mét) sau khi hoàn thành dự án của các Văn phòng quận, huyện uỷ được thể hiện qua bảng thống kê sau:
Bảng 2.10: Kết quả khối lượng tài liệu (số mét) sau khi hoàn thành dự án
Tên cơ quan Tổng số hồ sơ được lập
Tài liệu vĩnh viễn (Hồ sơ)
Tài liệu có thời hạn (Hồ sơ)
Tài liệu hết thời hạn bảo
quản (Tập) Quận uỷ Hải
Châu 1331 829 335 167
Quận uỷ Liên
Chiểu 1116 903 213 0
Huyện uỷ Hoà
Vang 852 577 275 0
(Số liệu, thông tin thống kê thu thập được từ văn thư cơ quan tại các quận uỷ, huyện uỷ) Kết quả của từng dự án chỉnh lý TLLT của các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ cho thấy có sự thay đổi rõ rệt qua từng mốc thời gian. Các dự án của 03 cơ quan trên đều có chung một đặc điểm là cùng một đơn vị thuê khoán chuyên môn (Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn) thực hiện. Mặc khác, văn phòng Quận uỷ Hải Châu là đơn vị đề cử triển khai tổ chức dự án chỉnh lý TLLT đầu tiên rồi lần lượt đến từng đơn vị khác thực hiện. Do đó có thể thấy, hoạt động chỉnh lý TLLT được dần được cải thiện và có sự nâng cấp về chất lượng sản phẩm. Mặc dù các dự án không cùng chung một cơ quan tổ chức nhưng có thể cho thấy được sự truyền đạt kinh nghiệm cho nhau cũng như ngày càng bồi dưỡng về kiến thức chuyên môn sẽ góp phần giúp cán bộ, công chức nâng cao năng lực trong việc quản lý các dự án chỉnh lý TLLT và triển khai, tổ chức thực hiện đạt được hiệu quả cao.