Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2. Tổng quan về hoạt động chỉnh lý tllt tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng từ 2019 đến 2023
2.3.3. Công tác kiểm tra, giám sát các dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ
Tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy đã quan tâm, bố trí nguồn kinh phí tổ chức dự án chỉnh lý tài liệu. Để thực hiện việc chỉnh lý khoa học tài liệu, kiểm tra chất lượng hoạt động chỉnh lý tài liệu đảm bảo đúng quy định. Văn phòng quận ủy, huyện ủy phải lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ hoạt động lưu trữ có kinh
50
nghiệm, đủ năng lực theo đúng quy định của pháp luật để ký hợp đồng chỉnh lý TLLT;
quản lý, kiểm tra, giám sát toàn bộ dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, tổ chức dự án và kết thúc dự án với kết quả đạt được là chất lượng sản phẩm của hoạt động chỉnh lý tài liệu. Văn phòng quận, huyện uỷ có trách nhiệm trực tiếp triển khai tổ chức dự án khi có kế hoạch chỉnh lý; kiểm tra, giám sát đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ khi bắt đầu thực hiện công tác chỉnh lý theo hợp đồng, từ khâu giao nhận tài liệu đến giai đoạn chỉnh lý tài liệu và cuối cùng là khâu bàn giao tài liệu. Đến khi hoàn thành dự án, cơ quan có mời cán bộ lưu trữ của Văn phòng Thành ủy Đà Nẵng về kiểm tra để nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện dự án chỉnh lý tại cơ quan.
Hồ sơ sau khi qua quá trình thực hiện công tác chỉnh lý phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu, có sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu, được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, được xác định thời hạn bảo quản, được hoàn thiện và hệ thống hoá một cách khoa học đúng quy định thì trong quá trình kiểm tra, giám sát chất lượng hoạt động chỉnh lý tài liệu tại các văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ được thực hiện như sau:
a. Giám sát trước khi chuẩn bị công tác chỉnh lý:
Trước khi chuẩn bị công tác chỉnh lý, đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ sẽ tổ chức, triển khai công tác khảo sát tài liệu thực tế từ cơ quan và yêu cầu các tài liệu cần chỉnh lý phải được tập trung ở một địa điểm nhất định. Từ đó, đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ sẽ ước lượng được khoảng thời gian, nhân công và số lượng vật tư, văn phòng phẩm đảm bảo cho toàn bộ dự án được thực hiện theo đúng thỏa thuận giữa hai bên và chất lượng đạt được hiệu quả cao. Tại đây, hai bên phối hợp cùng nhau để tổ chức, biên soạn các văn bản như: kế hoạch chỉnh lý; lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để Chánh Văn phòng kiểm tra, phê duyệt các văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát quá trình khảo sát tài liệu, xem đã đúng và đảm bảo đầy đủ tài liệu cần đưa ra chỉnh lý; phối hợp cùng đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong việc cung cấp hồ sơ, thông tin cần thiết để xây dựng, biên soạn hoàn chỉnh các văn bản trước khi thực hiện công tác chỉnh lý TLLT.
51
Hầu hết, các văn phòng quận, huyện uỷ đều thực hiện khảo sát thực trạng tình hình tài liệu như sơ lược trình trạng vậy lý của tài liệu, số mét tài liệu trước khi tổ chức, triển khai công tác chỉnh lý TLLT. Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn thực hiện việc biên soạn kế hoạch chỉnh lý, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
phương án phân loại tài liệu; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cho văn phòng quận uỷ Hải Châu, quận uỷ Liên Chiểu và huyện uỷ Hải Châu.
b. Giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu của đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ, văn thư cơ quan có trách nhiệm giám sát đội ngũ thực hiện chỉnh lý tài liệu tại cơ quan có đảm bảo thực hiện đúng quy trình chỉnh lý đã quy định; tổ chức kiểm tra đột xuất, bất thường để giám sát tình hình thực hiện dự án của đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ có đảm bảo về nhân sự và tiến độ của dự án; kiểm tra sơ lược khối lượng tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ có đáp ứng đúng các tiêu chuẩn, yêu cầu của cơ quan.
Trên thực tế tại các văn phòng quận, huyện uỷ việc giám sát trong quá trình chỉnh lý TLLT nằm trong phạm vi quản lý của văn thư cơ quan nhưng về chuyên môn nghiệp vụ về công tác này được sự hỗ trợ từ cán bộ lưu trữ cấp thành phố đến kiểm tra về chất lượng hồ sơ do đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ thực hiện. Điển hình là dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng Quận uỷ Hải Châu có 02 lần đề nghị đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ chỉnh sửa theo yêu cầu, hướng dẫn của cán bộ lưu trữ Thành uỷ gồm điều chỉnh lại phương án phân loại của Quận uỷ theo phương án của Thành uỷ và sửa lại các hồ sơ văn bản đi của Quận uỷ ban hành theo vụ việc, một vấn đề cụ thể. (Ví dụ: “Tập lưu quyết định của Quận uỷ Hải Châu” thành “Quyết định của Quận uỷ Hải Châu về việc kết nạp đảng viên”; “Quyết định của Quận uỷ Hải Châu về việc công nhận đảng viên chính thức”,...). Tại Văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu và Huyện uỷ Hoà Vang đã có tổ chức kiểm tra trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý và không có yêu cầu chỉnh sửa, điều chỉnh hồ sơ.
c. Kiểm tra kết thúc chỉnh lý tài liệu
- Kiểm tra hồ sơ kết thúc chỉnh lý tài liệu bao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý;
52
kế hoạch chỉnh lý; biên bản giao nhận tài liệu sau khi chỉnh lý; báo cáo tổng kết chỉnh lý; công cụ tra cứu.
- Kiểm tra thực tế số lượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi đã được tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng chuyên môn công tác lưu trữ.
- Bàn giao tài liệu, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng gồm: Tài liệu còn thời hạn để bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ, tài liệu hết giá trị được bàn giao theo danh mục tài liệu hết giá trị; lập biên bản giao nhận hồ sơ; vận chuyển hồ sơ, tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá.
- Số lượng tài liệu hết giá trị được văn phòng Quận uỷ, Huyện uỷ tổ chức thực hiện huỷ theo đúng quy định của pháp luật (Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/09/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội).
- Tài liệu không thuộc phông được chỉnh lý và chuyển về đúng phông (nếu có).
Công tác kiểm tra kết thúc chỉnh lý TLLT tại Văn phòng quận ủy Hải Châu, quận ủy Liên Chiểu, huyện ủy Hòa Vang, cụ thể như sau:
Bảng 2.8: Công tác kiểm tra kết thúc chỉnh lý TLLT
Nội dung Quận uỷ Hải
Châu
Quận uỷ Liên Chiểu
Huyện uỷ Hoà Vang
Hồ sơ kết thúc chỉnh lý tài liệu
- Phương án phân loại;
- Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử
phông.
- Phương án phân loại;
- Biên bản giao nhận tài liệu sau chỉnh lý;
- Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông.
- Phương án phân loại;
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;
- Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông;
- Báo cáo tổng kết chỉnh lý;
- Thuyết minh tài liệu loại.
53 Mục lục hồ sơ (Bản
cứng/bản mềm)
- 06 quyển mục lục hồ sơ vĩnh viễn, có thời hạn (06 bản mềm);
- 05 quyển mục lục hồ sơ tham khảo (05 bản mềm).
- 06 quyển mục lục hồ sơ vĩnh viễn, có thời hạn (06 bản mềm);
- 06 quyển mục lục hồ sơ tham khảo (06 bản mềm).
- 02 quyển mục lục hồ sơ vĩnh viễn (02 bản mềm);
- 02 quyển mục lục có thời hạn (02 bản mềm).
Danh mục tài liệu hết giá trị, trùng
thừa
- 01 quyển danh mục tài liệu hết thời hạn bảo quản;
- 11 quyển danh mục tài liệu trùng thừa.
- 01 quyển danh mục tài liệu trùng thừa.
- 01 quyển danh mục tài liệu trùng thừa.
Tài liệu không thuộc
Phông được chỉnh lý Không Không Không
(Số liệu, thông tin thống kê thu thập được từ văn thư cơ quan tại các quận uỷ, huyện uỷ) Việc tổ chức công tác kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện dự án chỉnh lý TLLT sẽ đảm bảo hồ sơ sau khi được chỉnh lý đạt được hiệu quả cao có tính thống nhất, khoa học và có giá trị chính trị, lịch sử cao. Từ đó, góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong việc giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử và việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được chính xác, chất lượng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong quá trình hoạt động thực tiễn tại các Quận uỷ, Huyện uỷ.