Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
3.1.3. Áp dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT
Công tác quản lý dự án cần phải được lập kế hoạch tổng quan, quản lý phạm vi hoạt
71
động, thời gian, chi phí, nhân lực, thông tin, rủi ro, hợp đồng và chất lượng của dự án. Để tổ chức quản lý hiệu quả cần phải phân theo từng chu kỳ như giai đoạn xây dựng dự án, giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện và giai đoạn kết thúc từ đó đảm bảo cho công tác quản lý từng giai đoạn được liên kết và chặt chẽ. Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghiệp 4.0 trở thành bước ngoặt mới trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng được khẳng định vai trò và giữ một vị trí nhất định trong công tác quản lý. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho quá trình quản lý nhà nước một cách kịp thời và hiệu quả; giúp cho cán bộ, công chức có thể nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; là công cụ giúp cho các cán bộ, công chức có thể kiểm soát được việc thực thi các công việc hằng ngày, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động nhằm phục vụ trong công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Trong quá trình quản lý các dự án về công tác lưu trữ tại văn phòng quận, huyện uỷ, đặc biệt đối với dự án chỉnh lý TLLT có thể dẫn theo một loạt quá trình, từ các công đoạn lập kế hoạch dự án, thuyết minh dự án, dự toán kinh phí, tổ chức đấu thầu, thực hiện dự án, nghiệm thu dự án,... Việc làm này sẽ phải thực hiện thường xuyên hoặc phải có văn bản hướng dẫn quy trình thực hiện chi tiết để có thể hoàn thiện toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án, không những vậy cùng với nhu cầu thiết yếu khi việc tổ chức, triển khai thực hiện hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu cấp bách của các cơ quan trong thực tiễn từ đó số lượng các dự án sản sinh trong tương lai sẽ tiếp tục tăng cao. Những dự án cũ sẽ là tiền đề cho những dự án lần sau và khi dự án tiếp theo được tổ chức thực hiện các cán bộ, công chức, viên chức sẽ phải quay ngược lại tìm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án trước đó để tham khảo quy trình thực hiện hoặc tìm kiếm tài liệu làm căn cứ pháp lý để tiến hành tổ chức cho dự án. Từ đó có thể thấy được, việc ứng dụng công nghệ thông tin rất là cần thiết, khi sử dụng các phần mềm về công tác quản lý dự án nói chung và dự án chỉnh lý TLLT nói riêng, chúng ta có thể tìm lại toàn bộ hồ sơ, văn bản, tài liệu có liên quan đến dự án trước
72
đó, kể cả quy trình thực hiện các giai đoạn trong công tác triển khai tổ chức thực hiện một dự án chỉnh lý TLLT. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý dự án có thể giải quyết được nhiều vấn đề nan giải, hạn chế như về tổ chức nhân sự, giảm thiểu tối đa thời gian, tiết kiệm nhiều chi phí, đấu thầu, quy trình thực hiện các công việc, các bước triển khai công việc chỉ bằng các thao tác, nhanh gọn và mức độ chính xác cao.
Hiện nay, đã có rất nhiều phần mềm được tạo ra nhằm đáp ứng các nhu cầu thực tiễn trong quá trình điều hành, chỉ đạo và giải quyết các công việc tại cơ quan. Các phần mềm đó thường liên quan đến các việc quản lý công tác văn thư - lưu trữ hay ứng dụng trong quá trình giải quyết công việc hằng ngày như:
- Phần mềm DIGIFILE: Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ chuyên quản lý hồ sơ, lập hồ sơ điện tử, quản lý văn bản, quản lý tài liệu điện tử, quản lý mượn trả TLLT, tìm kiếm/khai thác, hỗ trợ in ấn và quản trị hệ thống.
- Phần mềm eDoc: Phần mềm quản lý văn thư và lưu trữ, có nhiều lợi ích nổi bật giúp sử dụng đơn giản, chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và giúp cho cơ quan triển khai quản lý dự liệu tập trung. Đặc biệt đối với công tác lưu trữ sẽ có hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử nhằm đảm bảo cho chức năng như việc khai thác, tìm kiếm tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu theo phương án khoa học…
- Phần mềm Base Work+: Phần mềm quản lý dự án và công việc cung cấp các giải pháp về quản lý dự án như thiết lập quy trình chi tiết của từng giai đoạn, khởi tạo danh sách công việc và gắn thẻ người phụ trách, theo dõi tiến độ thực hiện từng đầu việc và luồng phối hợp, lập tức phát hiện những điểm thiếu sót trong quy trình thực hiện và đo lường hiệu suất, kết quả công việc so với cam kết.
- Phần mềm 1C (Document management): Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.
Qua đó có thể thấy được sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thông qua việc gắn kết trực tiếp trong công tác quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên vẫn chưa có một sản phẩm công nghệ nào được tạo ra nhằm phục vụ cho công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT. Nhưng sau khi nghiên cứu và khảo sát thực tế tình trạng thực hiện tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy cũng như các cơ quan, tổ chức thì việc làm này rất cần thiết và bản thân tác giả nghĩ trong tương lai gần chúng
73
ta cũng nên sử dụng đến các phần mềm này nhằm kiểm soát được lượng công việc cần phải giải quyết, tiêu chuẩn về quy trình thực hiện dự án và đảm bảo được chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thành dự án.