Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của văn phòng Sở Giao thông Vận tải tỉnh Yên Bái

Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tại

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hán Phương Hà

TỎ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU

CUA VAN PHÒNG SỞ GIAO THONG VẬN TAI

TINH YEN BAI

HÀ NỘI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hán Phương Hà

TỎ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU

CUA VAN PHÒNG SO GIAO THONG VẬN TAI

TINH YEN BAI

Chuyén nganh: Quan tri van phong

Định hướng: Ung dụng

Mã số: 8340406.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Đào Đức Thuận PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NOI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sĩ “Tổ chức thực hiện chức năng

tham mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái” là công trình nghiên

cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu nay, tôi có tham khảo va tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy

định Công trình này chưa từng được công bồ trên bat cứ phương tiện nao

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội

dung nghiên cứu của Đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Hán Phương Hà

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng của

trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giảng dạy, truyền đạt

cho em các kiến thức cơ bản về quản trị văn phòng trong quá trình học tập và

nghiên cứu dé em có thé hoàn thành Đề tài luận văn tốt nghiệp nay

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Dao Đức

Thuận - Giảng viên trực tiếp hướng dẫn em, người đã luôn giúp đỡ, góp ý cho

em trong suốt quá trình hoàn thành luận văn

Em xin chân thành cảm ơn tập thể Lãnh đạo Sở, lãnh đạo Văn phòng

Sở - Sở Giao thông Vận tải tỉnh Yên Bái; bạn bè, đồng nghiệp đã luôn tạo

điều kiện thuận lợi và động viên tinh thần em trong thời gian em tham gia học

tập và hoàn thành luận văn này.

Mặc dù bản thân em đã rất có gắng và nỗ lực, tuy nhiên trong quá trìnhhoàn thành luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự góp ý và chỉ bảo của thầy cô và bạn bè, đồng nghiệp dé ban than

được hoàn thiện hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn!

HỌC VIÊN

Hán Phương Hà

MỤC LỤC

1.3.2 Định hướng triên khai thực hiện các hoạt động của văn phòng 19

2.3 Kêt quả thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở trong

những năm gân đây

2.4 Đánh gia chung kêt quả tô chức thực hiện chức năng tham mưu cua Văn phòng Sở

2.4.1 Uu điểm

2.4.2 Hạn chế

2.4.3 Nguyên nhân cua những hạn chế

Tiêu kêt chương 2

Chương 3 GIẢI PHÁP NANG CAO CHAT LƯỢNG TÔ CHỨC

THUC HIỆN CHỨC NANG THAM MUU CUA VAN PHONG

SO GTVT TINH YEN BAI

3.1 Đôi mới, nang cao nhận thức của lãnh dao Sở, công chức, viên chức,

người lao động về tam quan trọng của công tác tham mưu

3.2 Nâng cao những kỹ năng, hiêu biét cân thiệt đôi với công chức

trực tiêp làm công tác tham mưu của văn phòng Sở

3.3 Điêu chỉnh lại việc phân công một sô nhiệm vụ tham mưu đôi với

Văn phòng Sở

3.4 Cân có các chê tài khen thưởng, xử phạt phù hợp trong thực hiện

đánh giá công tác tô chức thực hiện chức năng tham mưu

3.5 Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá cụ thê trong tô chức thực hiện

chức năng tham mưu và công tác tham mưu của Văn phòng Sở

3.6 Sản phâm ứng dụng của luận văn

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Đối với bất cứ một cơ quan tô chức nào thì bộ máy văn phòng luôn là trung tâm quản lý điều hành, là cánh tay đắc lực của lãnh đạo, nó là bộ phận hiện hữu vận dụng những phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều

hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan nhằm đạt được hiệuquả cao trong công việc thực hiện nhiêm vu và mục tiêu đã định Xuat phat từ

nhu cầu thực tế đó, sự tồn tại của công tác tham mưu trong hoạt động văn

phòng như một yếu tố khách quan

Tham mưu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan

chuyên môn giúp việc cũng như là hoạt động chủ yếu của các công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước Chất lượng các quyết định quản lý của các

cấp quản lý phụ thuộc phần lớn vào chất lượng hoạt động tham mưu Điềunày được thé hiện rõ nét trong chức năng tham mưu các hoạt động của vănphòng, một lĩnh vực phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của nhà quản lý Thực

tiễn đã chứng minh những cơ quan thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý đều nhận được sự tham mưu một cách nghiêm túc và trách nhiệm từ các bộ

phận văn phòng.

Giống như các cơ quan chuyên môn khác, Văn phòng Sở GTVT tỉnh

Yên Bái, với tư cách là cơ quan phụ trách lĩnh vực đặc biệt, đảm nhận chức

năng tham mưu quan trọng cho hoạt động của Sở GTVT Xuất phát từ đặc

thù, chức năng tham mưu của văn phòng có nhiều điểm khác biệt so với các

phòng, ban khác; việc nhận diện ra những điểm đặc thù trong tô chức thực

hiện chức năng tham mưu của văn phòng; vai trò, đóng góp của các việc thực

hiện công tác tham mưu của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan cầnđược lý luận làm rõ và khang định hon nữa trong thực tiễn Do vậy, việc tiễnhành thực hiện dé tài “Té chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng

Sở Giao thông Vận tải tỉnh Yên Bái” có tính thời sự và cấp thiết.

Trên cơ sở những kiến thức đã được lĩnh hội sau khi tham gia khóa học

cao học Quản trị Văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn Hà Nội với sự truyền đạt kiến thức của các thầy cô trong Khoa Lưu trữ và

Quản trị Văn phòng, đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, trách nhiệm của

PGS.TS Đào Đức Thuận - Giảng viên trực tiếp hướng dẫn tác giả, cũng như

những hiểu biết của tác giả thông qua khảo sát thực tế tại Sở GTVT tỉnh Yên Bái, tác giả đã lựa chọn đề tài “Tổ chức thực hiện chức năng tham Imwưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái” làm đề tài luận văn Thạc sĩ của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu

trong hoạt động văn phòng của Văn phòng Sở GTVT;

- Đề xuất một số giải pháp dé nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện

chức năng tham mưu trong hoạt động văn phòng của Văn phòng Sở GTVT.

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài của tác giả tập trung vào những nhiệm vụ sau:

- Hệ thống những vấn dé lý luận cơ bản về văn phòng, tham mưu, tổ

chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng;

- Khảo sát thực trạng tô chức thực hiện chức năng tham mưu đang diễn

ra tại Văn phòng Sở GTVT Yên Bái Đánh giá những kết quả đã đạt được

trong tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở; qua đó chỉ ra

những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong trong tổ chức thực

hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở;

- Đề xuất những giải pháp dé nâng cao chất lượng tô chức thực hiện

chức năng tham mưu trong hoạt động văn phòng của Văn phòng Sở GTVT,

trong đó có giải pháp xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá việc tổ chức thực

hiện chức năng tham mưu trong hoạt động của Văn phòng Sở để từ đó

nghiên cứu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: các biện pháp và kết quả tô chức thực hiện chức năng

tham mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Đánh giá việc tô chức thực hiện chức năng tham

mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái, bao gồm các van dé sau:

- Tổ chức, phân định nhiệm vụ tham mưu cho các cá nhân

- Hướng dẫn cho công chức, nhân viên văn phòng về nghiệp vụ tham mưu

- Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu của văn phòng+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2018 đến 2023 (đủ một nhiệm kỳ)

+ Phạm vi không gian: Văn phòng Sở - thuộc Sở GTVT tỉnh Yên Bái.

NXB Dai hoc Quốc gia Hà Nội, 2005: tai cuén Kỷ yếu Hội thảo khoa học

Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn, tác giả đặc biệt chú ý đến bài viết

của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri với tựa đề “Một số nhận thức về văn phòng,

quản tri văn phòng va đào tạo nhân lực quản tri văn phòng trong tương lai” và

bài viết của PGS.TS Đào Xuân Chúc với tựa đề “Văn phòng và quản trị vănphòng - Một số nhận thức lý luận”; có thể nhận thấy ở 2 bài viết này các nhànghiên cứu khoa học đã chia sẻ các quan điểm, những vấn đề lý luận về văn

phòng và thực tiễn của lĩnh vực quản trị văn phòng: tác giả đã sử dụng nguồn

tư liệu này để tham khảo, làm cơ sở cho việc giải thích các khái niệm liên

quan đên văn phòng được nhac đên trong Dé tai luận van.

- Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phụng(chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn ThiKim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021:

đây là một giáo trình đặc biệt, có vi trí quan trọng nhất trong toàn bộ nhóm

tài liệu tham khảo mà học viên sử dụng để làm tư liệu cho đề tài nghiên cứu

của mình Giáo trình gồm ba phần và 12 chương Đặc biệt, nhóm tác giảbiên soạn giáo trình đã dành riêng một chương thuộc phần 3 (Chương 7: tổ

chức thực hiện công tác tham mưu, tông hợp) dé khái quát những van đề cơ

bản về công tác tham mưu, tổng hợp và tập trung phân tích những biện phápcần được các cơ quan áp dung dé công tác tham mưu, tổng hợp được tô chứctốt và có hiệu quả

- Giáo trình Quản trị Văn phòng, PGS.TS Văn Tat Thu, NXB Bách

khoa Hà Nội, 2020: đây là cuốn giáo trình gồm 8 chương, với nội dung cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản trị văn phòng; trong đó Chương 5 là chương nói về công tác tham mưu tổng hợp trong Văn phòng; tại mục 5.1 của Chương 5 đã khái quát rõ rang về vị trí, vai trò, nội dung nhiệm

vụ, yêu cầu, nguyên tắc công tác tham mưu của văn phòng trong chỉ đạo, điều

hành công việc của cơ quan.

- Bài báo: vi trí, vai trò, yêu câu, nguyên tắc của công tác tham mưu

v74S012|Bài báo trình bày vé vi trí, vai trò, yêu câu, nguyên tắc của công tác

tham mưu, một lĩnh vực hoạt động quan trọng của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ sự chỉ đạo và diéuhành của Bộ Nội vu dap ứng yêu cau cải cách hành chính hiện nay, Văn Tat

Thu, 2011, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam: tác giả Văn Tất Thu đã đề cậpđến vị trí, vai trò và tam quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp trong

hoạt động của văn phòng Bộ Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và

thực tiễn thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ chỉ đạo, điều hành

của lãnh đạo Bộ Nội vụ; tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện

công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng Bộ

- Luận văn: 16 chức thực hiện chức năng tham muu, tổng hợp của Văn

phòng Bộ Nội vụ, Nguyễn Thị Hang, 2019, Dai hoc Khoa hoc Xã hội va Nhân

van Hà Nội.

- Luận văn: hoàn thiện công tác tham mưu từ thực tiễn văn phòng

UBND huyện Ung Hoà TP Hà Nội, Nguyễn Thị Tuyến, 2019, Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.

Ngoài ra, tác giả đã tham khảo thêm thông tin trong một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên như:

- Báo cáo thực tập: công tac tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Tư

pháp Hà Nội, Dương Thị Thu Hà (2016),

https://123docz.net/document/3854466-cong-tac-tham-muu-tong-hop-cua-van-phong-so-tu-phap-thanh-pho-ha-noi.htm

- Khoá luận: Đánh giá hiệu qua công tac tham mưu phòng Hành chính

(Thuộc văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội), Vũ Khánh Huyền,

2019, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.

Như vậy, tham mưu là một trong những đề tài quen thuộc đã được

nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu; tuy nhiên, cho đến thời điểm này, tác giả

khẳng định chưa có công trình nào nghiên cứu về tổ chức thực hiện chức năng

tham mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái, chính vì lẽ đó, đề tài “76

chức thực hiện chức năng tham mwu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên

Bái” hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nao

trước đó.

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã vận dụng phương pháp luậncủa chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử được cụ thêhoá trong lĩnh vực Quản trị văn phòng và một số phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Sử dụng phương pháp nay dé so

sánh các quan điểm khác nhau trong các công trình nghiên cứu khoa học về cùng một van dé và so sánh giữa lý thuyết với thực tiễn tổ chức công tác tham

mưu trong hoạt động văn phòng.

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Thu thập các thôngtin và chọn lọc những thông tin cần thiết, phân tích dé hiểu được một cách rõràng, sâu sắc và cụ thể nhất về từng khía cạnh nhỏ của từng van dé, sau đótổng hợp lại một cách ngắn gọn, cụ thé với những nội dung chính, đặc biệt

7 Đóng góp của luận văn

- Luận văn đã hệ thống một cách đầy đủ và bài bản những lý luận về tổ

chức thực hiện chức năng tham mưu và khả năng áp dụng vào thực tiễn những

lý luận đó cho phù hợp;

- Luận văn đã khảo sát tình hình thực tiễn t6 chức thực hiện chức năng

tham mưu của Văn phòng Sở GTVT, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, đềxuất có tính khả thi để áp dụng vào thực tiễn, góp nâng cao chất lượng trong

tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở - Sở GTVT tỉnh

Yên Bái.

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 03 chương:

Chương 1 Khái quát cơ sở lý luận về tô chức thực hiện chức năng

tham mưu trong hoạt động Văn phòng

Trong chương 1, tác giả khái quát một số van đề lý luận chung về vănphòng, tham mưu, tô chức thực hiện chức năng tham mưu; các biện pháp tô

chức thực hiện chức năng tham mưu cũng như quy trình thực hiện công tác

tham mưu: trách nhiệm tô chức thực hiện chức năng tham mưu và các yếu tốảnh hưởng đến tô chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng

Chương 2 Thực trạng tô chức thực hiện chức năng tham mưu của

Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái

Căn cứ vào cơ sở lý thuyết đã trình bay tại chương 1, tac giả thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng và kết quả tô chức thực hiện chức năng tham

mưu cua Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái Qua đó, tác giả nhận xét, đánh

giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về tô chức thực hiện chức

năng tham mưu cua Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái.

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện chức

năng tham mưu của Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái

Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhăm nâng cao chất lượng tô chức thực hiện chức năng tham mưu cua Văn phòng Sở GTVT tỉnh

Yên Bái với các nội dung: (1) Đôi mới, nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở,

công chức, viên chức, người lao động về tầm quan trọng của công tác tham

mưu; (2) Nâng cao những kỹ năng, hiểu biết cần thiết đối công chức trực tiếplàm công tác tham mưu của văn phòng Sở; (3) Điều chỉnh lại việc phân côngnhiệm vụ đối với Văn phòng Sở; (4) Cần có các chế tài khen thưởng, xử phạtphù hợp trong thực hiện đánh giá công tác tổ chức thực hiện chức năng tham

mưu; (5) Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá cụ thé trong tô chức thực hiện chức

năng tham mưu của văn phòng Sở.

10

Chương 1 KHÁI QUÁT CƠ SỞ LÝ LUẬN VE TO CHỨC THỰC HIỆN

CHỨC NĂNG THAM MƯU TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Văn phòng

Trong quá trình hình thành và phát triển, mỗi một tổ chức dù lớn haynhỏ đều lựa chọn và xác định cho mình một mục tiêu để tiến tới, và dé có théđạt được mục tiêu đã đề ra thì tổ chức đó phải được quản trị một cách khoahọc và đúng đắn Người đứng đầu tô chức sẽ là người phải gánh vác tráchnhiệm, định hướng và lãnh đạo điều hành dé đưa tô chức đạt được các mụctiêu đã đề ra Trong quá trình lãnh đạo điều hành, các nhà lãnh đạo sẽ phải

thực hiện rất nhiều các công việc phức tạp khác nhau, phải đối phó với nhiều vấn đề phát sinh, do đó dé công việc điều hành, lãnh đạo được thuận lợi, đạt hiệu quả, các nhà lãnh đạo sẽ cần có một bộ phận dé tham mưu, giúp sức,

đồng hành, dé thu thập và xử lý thông tin cũng như đáp ứng các nhu cầu về cơ

sở vật chất (là các trang thiết bị phục vụ cho quá trình công tác, làm việc) văn phòng ra đời để đáp ứng những yêu cầu về công tác tham mưu, giúp sức,đồng hành cùng các nhà lãnh đạo trong quá trình điều hành, lãnh đạo côngviệc, văn phòng do đó mà đã hình thành và tồn tại như một quy luật tất yếu

đối với bất cứ một cơ quan, tổ chức nào.

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về Văn phòng mà tác giả xin được đề cập đến tại luận văn này:

Thứ nhất, “Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy

tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư” [3, tr.9] Tuy

nhiên, theo tác giả, khái niệm “Văn phòng” được hiểu như trên vẫn chưa đầy

đủ, chưa bao quát được hết các nội dung về công tác văn phòng.

11

Thứ hai, “Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ hànhchính trong một cơ quan” {15, tr.1797] Đỗi với tác giả, cách giải thích nàygần giống với khái niệm thứ nhất về Văn phòng được đề cập ở trên, tác giảnhận định hiểu về văn phòng như vậy chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

của một văn phòng, còn mang tính chung chung.

Thứ ba, Văn phòng theo nghĩa rộng (bộ máy văn phòng): “Van phòng

là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản ly, điều hành; tổ chức

triển khai và theo dõi, phân tích kết quả thực hiện những quyết định quản lý

đã ban hành; phát hiện và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để giảiquyết những vấn dé đặt ra từ thực tiễn [§, tr.28], cách định nghĩa này chỉ phùhợp với các văn phòng lớn như: Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ,

Văn phòng Chủ tịch Nước, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Thứ tư, Văn phòng theo nghĩa hẹp (bộ phận văn phòng): văn phòng là

một bộ phận (trong bộ máy tham mưu, giúp việc) có chức năng tham mưu

tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghỉ thức lé tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại

của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp [8, tr.34] Và đây cũng là khái niệm

về văn phòng mà tác giả lựa chọn sử dụng làm khái niệm dé hiểu về vănphòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái khi thực hiện đề tài Luận văn mà tác giả đang

nghiên cứu.

Vi tri, vai rò của văn phòng: vì Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nên Văn phòng có vị trí đặc biệt quan

trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tô chức, cụ thé như sau:

Một là, Văn phòng là bộ phận tiếp xúc và hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo,

có quan hệ mật thiết và gần gũi nhất với lãnh đạo Với bất kỳ một cơ quan hay

tổ chức nào, công tác văn phòng được tổ chức tốt, khoa học va hợp lý sẽchính là nền tảng để lãnh đạo cơ quan, tô chức có thê vận hành trơn tru các tô

12

chức bộ máy của đơn vị mình; nếu Văn phòng được lãnh đạo đánh giá cao về

vị trí và tam quan trọng thì chắc chắn cơ quan, t6 chức đó sẽ luôn thu đượckết quả cao trong quá trình thực thi nhiệm vụ dé đạt được mục tiêu lớn nhất

mà cơ quan, tô chức đó đã đề ra

Hai là, văn phòng như một mắt xích quan trọng dé tạo nên sự gan két

logic giữa các bộ phận bên trong của một co quan, tổ chức Nếu công tác van phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề cho một mối quan hệ hài hoà, cộng hưởng giữa các bộ phận bên trong của một cơ quan, tô chức.

Ba là, văn phòng góp phần không nhỏ trong việc xây dựng và duy trìtrật tự, ky luật, tạo nên một nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan, tô chức

Nhìn chung, với vị trí quan trọng như đã nêu ở trên, có thé thấy Vănphòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tô chức Mặc

dù ở mỗi thời kỳ giai đoạn lịch sử khác nhau lại có những cách hiểu khác

nhau về văn phòng, khái niệm văn phòng vì thế mà cũng thay đổi liên tục, đi

từ truyền thống đến hiện đại để phù hợp với xu thế chung, tuy nhiên phải khang định rang dù ở bat kỳ giai đoạn nào và tôn tại theo hình thức nào thi văn phòng vẫn luôn giữ một vị trí vô cùng quan trọng, quyết định sự thành

công hay thất bại của cơ quan, tổ chức

đạt kết quả cao nhất” [12, tr.151]

Nhìn chung, tham mưu là một loại nhiệm vụ, hoạt động mang tính

chuyên nghiệp, chuyên trách của một cá nhân, một bộ phận trong tổ chức,

13

phục vụ cho lãnh đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết

định Bộ phận tham mưu được xây dựng đúng với chức năng giúp lãnh đạo

ban hành các quyết định một cách chính xác, hợp lý, đạt hiệu quả cao cũngnhư tăng cường hiệu quả tổ chức thực hiện các quyết định Trong phạm vinghiên cứu của dé tài luận văn, tác giả sử dụng khái niệm: tham mưu là việc

cá nhân hoặc tổ chức tham gia hiến kế, đề xuất ý tưởng, kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan kèm theo các giải pháp thực hiện cho cấp trên, đồng thời tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đó khi được cấp trên đồng

ý [8, tr.270].

Nội dung tham mưu của văn phòng được xác định dựa trên chức năng, nhiệm vụ đã được phân công So với các bộ phận/phòng khác trong cơ quan

thì nội dung tham mưu của văn phòng có điểm khác biệt Nếu như các bộ

phận khác chỉ tham mưu những công tác thuộc chuyên môn, nghiệp vụ đặc

thù của riêng bộ phận đó thì đối với bộ phận văn phòng, bên cạnh một số nộidung tham mưu có tính chất chuyên sâu, đặc thù của bộ phận văn phòng như:

tham mưu các biện pháp dé tô chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị hoạt động của cơ quan; tô chức các

hội nghị, họp, văn phòng còn thực hiện tham mưu tong hợp như: tham mưu

xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và các quy chế, quy định liên quan đến hoạt động chung của bộ máy văn phòng; tham mưu triển khai thực hiện

và theo dõi, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện các chương trình, kế hoạch

công tác và quy chế, quy định về các mặt hoạt động của cơ quan

1.1.3 Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu

Tổ chức được hiểu là sắp xếp công việc có ngăn nắp, đầy đủ bộ phận cho ăn khớp với nhau [16, tr.547] Tác giả hoàn toàn đồng ý với quan điểm này và đây cũng là quan điểm mà tác giả vận dụng trong quá trình thực hiện

nghiên cứu đê tài này.

14

Thực hiện được hiểu là quá trình biến các ý kiến tham mưu thành thựctế; là thực hiện các nhiệm vụ, công việc trên thực té thông qua việc xác lậpcác kế hoạch hành động và tổ chức thực hiện các kế hoạch hanh động này.

Tổ chức thực hiện bao gồm: phô biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá

việc thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo trong thực tế.

Tổ chức thực hiện chức năng tham muu là trách nhiệm của người quản

lý, nhằm phân công, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiệntham mưu trong cơ quan, tô chức

Nếu như rực hiện chức năng tham mưu là trách nhiệm của cấp dướiđối với cấp trên thì 16 chức thực hiện chức năng tham mưu được hiểu là tráchnhiệm của cấp trên đối với cấp dưới

1.2 Các biện pháp tổ chức thực hiện chức năng tham mưu

Văn phòng cần thực hiện những biện pháp sau để tổ chức thực hiện

chức năng tham mưu:

1.2.1 Tổ chức, phân định nhiệm vụ tham mưu cho các cá nhân

Đề hoạt động của Văn phòng thực sự đạt được hiệu quả thì điều quan trọng đầu tiên là người đứng đầu văn phòng phải biết cách tổ chức bộ máy

nhân sự thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng: cần căn cứ vào chức

năng, nhiệm vụ cũng như phạm vi hoạt động và khối lượng công việc của Văn

phòng dé từ đó đề xuất, sắp xếp tô chức bộ máy nhân sự cho phù hợp, dambảo đủ khả năng giải quyết mọi công việc được giao cũng như công việc phát

sinh của văn phòng Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, từng cá nhân phải thực hiện chức năng tham mưu trên từng lĩnh vực được giao phụ

trách đúng với thâm quyền, vị trí của mình được phân công: tuy nhiên, trong giải quyết chung các công việc của văn phòng, mỗi cá nhân phải biết hoà

mình vào tập thể, tích cực tham gia đóng góp ý kiến chung để đảm bảo cùngnhau xây dựng một tập thể vững mạnh, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hànhvăn phòng của người đứng đầu văn phòng được hiệu quả

15

1.2.2 Hướng dẫn cho công chức, nhân viên văn phòng về nghiệp vụ tham mưu

Đối với một người lãnh dao của văn phòng, nếu muốn tổ chức thựchiện tốt chức năng tham mưu cần hướng dẫn nhân viên của mình phải nắmbắt được nghiệp vụ tham mưu, tham mưu phải giải quyết theo quy trình, cụ

thể như sau [8, tr.288]:

- Bước thứ nhất: Chuẩn bị tham mưu: là bước vô cùng quan trọng và

có tính quyết định đến kết quả tham mưu.

+ Trước tiên, cần phát hiện và lựa chọn vấn đề: muốn phát hiện và lựa

chọn được vấn đề, người làm công tác văn phòng cần rà soát lại những côngviệc ma minh đã thực hiện dé phân tích các kết quả thực hiện, tìm ra những hạnchế còn tồn tại cũng như nguyên nhân dẫn đến những hạn chế, từ đó đưa ranhững giải pháp dé khắc phục những hạn chế đó Cần chú ý, tham mưu phải

đúng chức trách, nhiệm vụ được giao; tuy nhiên không phải vì thế mà bỏ qua

những vấn đề khác, làm như vậy sẽ không có tính xây dựng tập thê, do đó, đối

với những van đề khác không thuộc lĩnh vực được giao phụ trách thì nên tham gia đóng góp ý kiến trong các cuộc hop/budi sinh hoạt tập thé của đơn vi.

+ Chuẩn bị nội dung tham mưu: sau khi đã lựa chọn được vấn đề cầntham mưu, cán bộ văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ nội dung các thông tin, căn

cứ, lý lẽ chính xác và có tính thuyết phục liên quan đến vấn đề cần tham mưu

để xâu chuỗi và hệ thống các thông tin, đưa ra các giải pháp thực hiện

+ Lựa chọn thời gian và địa điểm tham mưu: đây cũng là điều hết sức

quan trọng khi tô chức thực hiện tham mưu Cán bộ văn phòng cần hiểu được

tính cách, phong cách làm việc của lãnh đạo; nắm bắt được lịch làm việc/công tác của lãnh đạo cũng như mức độ quan trọng của vấn đề tham mưu để chủ

động liên hệ, sắp xếp thời gian làm việc với lãnh đạo dé trình bày về van décần tham mưu

+ Chuan bị tâm lý và cách ứng phó với tình huống có thé xảy ra: Mộtnội dung không thé thiếu trong bước chuẩn bị tham mưu là cán bộ văn phòng

16

phải chuẩn bị tâm ly cũng như cách ứng biến với các tình huống có thé xảy ratrong tham mưu Dé làm được điều này, cán bộ văn phòng cần trang bị kiếnthức hiểu biết dé tạo sự tự tin cho bản thân; cần có kỹ năng giao tiếp dé chủđộng trong mọi tình huống.

- Bước thứ hai: thực hiện hoạt động tham mưu

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nội dung tham mưu, cán bộ văn phòng

phải lựa chọn phương pháp tham mưu; tuỳ vào mức độ quan trọng và tính

chất phức tap của nội dung mà cán bộ văn phòng có thé lựa chọn phương

pháp tham mưu bằng văn bản hoặc bằng lời nói hoặc kết hợp cả hai phươngpháp trên Đặc biệt, đối với những nội dung tham mưu có tính chất phức tạp,bên cạnh việc lựa chọn hình thức tham mưu phù hợp, cán bộ cần lưu ý khitham mưu phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ bao gồm: Nội dung tham mưu, các văn

bản dùng làm cơ sở pháp lý, các tài liệu kiểm chứng dé chứng minh cho các

nội dung đang tham mưu.

Trong quá trình thực hiện hoạt động tham mưu, cán bộ văn phòng cần

sử dụng tốt kỹ năng trình bày và thuyết phục, ngoài ra còn cần có đức tính

chân thành, khiêm tốn, lắng nghe dé tự hoan thiện trình độ năng lực của banthân; ứng xử linh hoạt với các tình huống xảy ra trong quá trình tham mưu

[8, tr.291].

- Bước thứ ba: đánh giá kết quả tham mưu của văn phòngKết quả tham mưu của cán bộ văn phòng được thể hiện thông qua

quyết định cuối cùng của lãnh đạo Nếu được lãnh đạo đồng ý với cách tổ

chức thực hiện tham mưu thì tuỳ tinh chất phức tạp của van đề mà cán bộ văn

phòng sẽ được trang bị thêm các nguồn lực bồ trợ dé tiễn hành thực hiện công việc; trường hợp lãnh đạo không đồng ý với phương án tham mưu hoặc đồng

ý một phan thì du ở trường hợp nào, cán bộ văn phòng cũng nên xem xét,đánh giá năng lực của bản thân để rút ra những bai học kinh nghiệm chonhững lần tham mưu kế tiếp [8, tr.292]

17

1.2.3 Kiếm tra, đánh giá công tác tham mưu của văn phòng

Việc kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu của văn phòng được thựchiện định kỳ hang năm thông qua cuộc họp tông kết của văn phòng Dé kiểmtra, đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động tham mưu, cơ quan cần xây dựng bộ

tiêu chuẩn và các tiêu chí đánh giá cụ thé cho từng đối tượng.

Đề công tác tham mưu đạt hiệu quả, lãnh đạo văn phòng cần thườngxuyên kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu của văn phòng trên tất cả các

lĩnh vực được giao phụ trách thông qua các tiêu chí đánh giá cụ thể để xác

định được mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ văn phòng; trên cơ sở đó

cần có hình thức biểu dương, khen thưởng đối với những cán bộ văn phònghoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời kịp thờichan chỉnh, phê bình, nhắc nhở đối với những cán bộ văn phòng chưa hoànthành hoặc hoàn thành nhưng chất lượng chưa cao

1.3 Ý nghĩa của tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng

1.3.1 Phục vụ hiệu qua hoạt động quản lý của thu trưởng cơ quan, don vi

Trong mỗi cơ quan, đơn vị thì thủ trưởng là người đứng đầu và chịu

trách nhiệm về kết quả hoạt động của cơ quan, đơn vị mình, là người phải

thực hiện các chức năng của một nhà quản trị Dù thủ trưởng có tài giỏi đếnđâu cũng không thé tự mình năm bắt được hết các lĩnh vực chuyên môn của

cơ quan, chính vì lẽ đó mà rất cần một bộ phận tham mưu, đặc biệt là bộ phậnVăn phòng, bởi vì bộ phận Văn phòng với ưu thế là đầu mối tiếp nhận và

quản lý thông tin từ các nguồn khác nhau của cơ quan sẽ giúp thủ trưởng cơ quan, phó thủ trưởng cơ quan trong việc điều hành, quản lý mọi hoạt động của cơ quan một cách hiệu quả nhất thông qua việc tô chức thực hiện chức

năng tham mưu trên các lĩnh vực được giao phụ trách; chính điều này sẽ giúpcho lãnh đạo cấp trên nắm được tình hình cụ thể để có những quyết sách,quyết định đúng dan trong những hoạt động lãnh đạo, quản lý của mình Do

đó, nếu tô chức thực hiện công tác tham mưu tốt và kịp thời sẽ giúp cho việc

18

chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vi được sâu sat, thống nhất, và ngược lại,nếu tổ chức tham mưu không tốt sẽ làm cho công tác chỉ đạo, điều hành bịchậm trễ, hiệu quả bị hạn chế hon Qua đó, có thé thay tổ chức thực hiện chứcnăng tham mưu có vai trò quan trọng đặc biệt trong việc giúp người đứng đầu

cơ quan, tô chức điều phối hoạt động của tất cả các đơn vị bên trong; giúp cho

co quan, tô chức hoạt động có tính đồng bộ, hiệu quả.

1.3.2 Định hướng triển khai thực hiện các hoạt động của văn phòng

Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu có vị trí, vai trò quan trọng và

gan liền với công tác quan lý, chi đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, don

vi trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành; thông qua nhiệm vu

theo dõi tình hình hoạt động dé tổ chức tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan,đơn vị về phương hướng, nhiệm vụ công tác trong quản lý, chỉ đạo, điềuhành, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành Một

trong những yêu cầu đối với thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó chính là khả năng xây dựng phương hướng phát triển, đặt ra các mục tiêu cũng như xây dựng chiến lược phát triển lâu dài dé đưa cơ quan, đơn vị đi đến thành công, do đó đòi hỏi việc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu phải luôn gan lién voi du

báo tình hình dé dé xuất ra những phương án hiệu quả nhất, có tính khả thinhất, nếu làm tốt được van dé này thì công tác tổ chức thực hiện chức năngtham mưu sẽ đạt được kết quả cao, sẽ hạn chế được những tình huống phátsinh trong quá trình giải quyết công việc

1.3.3 Góp phan khẳng định vị trí, vai trò của văn phòng đối với hoạt động

của cơ quan

Văn phòng là bộ máy cấu thành không thé thiếu được trong cơ cấu tô

chức bộ máy của cơ quan, tuy nhiên trong thực tế, vai trò của văn phòng còn

chưa được đánh giá đúng mức do nhắc đến văn phòng thông thường người tachỉ nghĩ đến công tác chính của văn phòng là công tác văn thư, lưu trữ chứngười ta không nghĩ đến những nội dung tổ chức thực hiện tham mưu những

19

lĩnh vực chuyên sâu khác trong công tác văn phòng Do đó dé khang địnhđược vi trí, vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, lãnh đạo vănphòng phải có trách nhiệm làm tốt việc tổ chức thực hiện chức năng thammưu một cách toàn diện tất cả các lĩnh vực mà văn phòng được giao phụtrách, đặc biệt thực hiện nghiêm công tác tô chức kiểm tra, giám sát việc thực

hiện các quy định quan lý hành chính, đưa hoạt động chung của cơ quan di

vào nền nếp, kỷ luật, có trật tự, kỷ cương, làm được điều này thì vi trí, vai trò

của văn phòng sẽ được khang định và được nhìn nhận, đánh giá đúng mức.

1.4 Trách nhiệm tô chức thực hiện chức năng tham mưu trong hoạt động

văn phòng

1.4.1 Trách nhiệm cua lãnh đạo văn phòng

Trong khi t6 chức thực hiện chức năng tham mưu trong hoạt động văn

phòng, lãnh đạo phòng có trách nhiệm như sau:

- Phân công nhiệm vụ tham mưu cho các bộ phận, cá nhân:

Trong tổ chức thực hiện chức năng tham mưu trong hoạt động văn

phòng, Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và bảng mô tả công

việc của từng vị trí việc làm trong văn phòng, người đứng đầu văn phòng có

trách nhiệm phân công các mảng hoạt động cho cấp phó và các nhân viênthuộc thẩm quyền quản lý dé tham mưu, giúp việc cho mình; đồng thời banhành văn bản dé thông báo nhiệm vụ cụ thé của từng thành viên trong văn

phòng do mình phụ trách.

Ví dụ: nhân viên kế toán có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu

văn phòng những vấn đề thuộc nội dung công tác kế toán Cụ thể: tham mưu xây dựng kế hoạch chi tiêu hàng năm theo định mức quy định hiện hành;

tham mưu xây dựng kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, các trang thiết bịphục vụ trong hoạt động công tác; tham mưu các biện pháp phổ biến cho cán

bộ trong cơ quan trong việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, chống lãng phí cácnguồn kinh phí được cấp

20

- T6 chức hướng dẫn quy trình, kỹ năng, phương pháp tham mưu cho

các cán bộ được giao nhiệm vụ tham mưu:

Dé tránh trường hợp những người làm công tác tham mưu chỉ biết làmtheo yêu cầu của cấp trên, không có lập trường và tư duy logic để đề xuất các

giải pháp đối với cấp trên dẫn đến công tác tham mưu sẽ kém hiệu quả, người đứng đầu văn phòng cần hướng dẫn cụ thé cho nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý về nghiệp vụ tham mưu, bao gồm các vấn đề chính như: chuẩn bị tham mưu (cần phát hiện và lựa chọn vấn đề tham mưu; chuẩn bị nội dung tham

mưu; xác định địa điểm, thời điểm tham mưu); thực hiện hoạt động tham mưu;đánh giá kết quả tham mưu và lên kế hoạch thực hiện công việc được giao

Ví dụ: trong cuộc sống hàng ngày cháy nổ rat dé xảy ra, nếu không cónhững biện pháp kịp thời thì sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng về người

và tài sản Vì vậy, công tác phòng cháy chữa cháy là một công tác hết sức

quan trọng giúp làm hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro mà cháy nỗ gây

ra Dé thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy, nhân viên được giao

nhiệm vụ phụ trách công tác an ninh nội bộ của cơ quan cần tham mưu việc

lắp đặt những trang thiết bị giúp phòng chống cháy như: bình chữa cháy, lắp

đặt hệ thống chữa cháy, còi báo cháy; kiểm tra các điểm dé cháy như cầu dao,

6 căm điện, ; tham mưu ban hành quy định, quy trình về phòng cháy vachữa cháy; quy định, quy trình về cứu nạn, cứu hộ đề đảm bảo an toàn tính

mạng của cán bộ trong cơ quan.

Đề tham mưu, nhân viên an ninh nội bộ cần được hướng dẫn về kỹ năng,

phương pháp tham mưu Ví dụ: Đối với những nội dung tham mưu không quá phức tạp như lắp đặt bình chữa cháy, lắp đặt hệ thống chữa cháy, còi báo cháy

dé phục vụ công tác phòng chống cháy, người tham mưu có thé lựa chọn hình

thức tham mưu bằng lời hoặc tham mưu bang văn bản Đối với nội dung thammưu có tính chất phức tạp như tham mưu ban hành guy định, quy trình vềphòng cháy và chữa cháy, thì người tham mưu cần kết hợp vừa tham mưu

21

băng văn bản, vừa tham mưu bằng lời Dé có thé tham mưu tốt nội dung này,người tham mưu cần tổng hop tat cả những văn bản pháp lý của cơ quan cóthâm quyền quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy như Luật Phòng cháy

và chữa cháy năm 2001 và Luật sửa đổi, bồ sung Luật Phòng cháy, chữa cháynăm 2013, Nghị định 136/2020/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chỉ tiết

một số điều và biện pháp thi hành Luật Phòng cháy và chữa cháy và Luật sửa đổi, bô sung một số điều của Luật Phòng cháy và chữa cháy; Thông tư số

149/2020/TT-BCA quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành LuậtPhòng cháy và chữa cháy và Luật sửa đối, bỗổ sung một số điều của Luật Phòngcháy và chữa cháy và Nghị định số 136/2020/NĐ-CP và các văn bản hướngdẫn thi hành Khi tham mưu ban hành guy định, quy trình về phòng cháy vachữa cháy, người tham mưu phải trang bị những kiến thức hiểu biết cần thiết

liên quan đến công tác phòng cháy, chữa cháy và chuẩn bị tốt tâm lý dé có thé trả lời được các câu hỏi của lãnh đạo đưa ra liên quan đến công tác này Việc chọn địa điểm và thời điểm tham mưu cũng cần được người tham mưu lựa

chọn linh hoạt cho phù hợp, tuy nhiên địa điểm tham mưu thích hợp nhất là

phòng làm việc của lãnh đạo và thời điểm tham mưu thích hợp nhất là khi lãnh

đạo chủ động bố trí thời gian để lắng nghe người tham mưu trình bày Sau khitham mưu, nếu lãnh đạo đồng ý với ý kiến tham mưu thì người tham mưu sẽtiếp tục dự thảo quyết định ban hành guy định, quy trình về phòng cháy và chữacháy và gửi cho các đơn vị trong cơ quan đề tham gia góp ý vào dự thảo, từ đó

có cơ sở tông hợp, hoàn thiện và trình lãnh đạo ký ban hành quyết định Trường hợp lãnh đạo không đồng ý với ý kiến tham mưu, người tham mưu cần đánh giá lại toàn bộ các hoạt động trong quá trình tham mưu (ví dụ: van đề đưa

ra tham mưu có thực sự cần thiết không? căn cứ pháp lý đã đúng và đủ chưa?

Khả năng thuyết trình, trình bày van dé đã thuyết phục chưa? ) để nhận ra ưuđiểm, hạn ché, từ đó rút ra kinh nghiệm cho quá trình thực hiện công việc trongthời gian tiếp theo

22

- Trực tiếp kiểm tra, đánh giá kết quả tham mưu của các bộ phận, cá nhân: Kiểm tra, đánh giá kết quả tham mưu cần phải được thực hiện thường xuyên và định kỳ để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu Thông qua hoạt

động kiểm tra, đánh giá, người lãnh đạo sẽ chỉ ra những ưu điểm và hạn chế

để kịp thời nhắc nhở cũng như động viên khích lệ người làm công tác tham

mưu Dé đánh giá kết quả công tác tham mưu của văn phòng, lãnh dao văn

phòng có thé áp dụng nhiều biện pháp khác nhau dé đạt hiệu quả

Ví dụ: lãnh đạo văn phòng sẽ căn cứ vào quá trình tham mưu của mỗi

nhân viên (từ khâu chuẩn bị tham mưu => thực hiện hoạt động tham mưu =>

đánh giá kết quả tham mưu và lên kế hoạch thực hiện công việc được giao),tuy nhiên chỉ căn cứ theo định tính đề nhận xét đối với từng nhân viên, qua đó

sẽ kịp thời nhắc nhở/phê bình những nhân viên tham mưu chưa đạt hiệu quả

và động viên, đề xuất khen thưởng kịp thời đối với những nhân viên tham

mưu đạt hiệu quả.

1.4.2 Trách nhiệm của nhân viên làm công tác chuyên môn trong văn phòng

Trong thực hiện chức năng tham mưu trong hoạt động văn phòng, nhân viên làm công tác chuyên môn trong Văn phòng có trách nhiệm:

- Chấp hành phân công công việc của lãnh đạo văn phòng: tổng hợp đầy đủ, trung thực, chính xác hồ sơ, tài liệu trình lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Văn phòng: tuân thủ quy trình tiếp nhận công việc, lập hồ sơ, trình tự, thủ tục

xử lý công việc; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng trong thực hiện

nhiệm vụ, quyền hạn của mình;

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của

Nhà nước, hiểu biết sâu sắc tình hình thực tiễn hoạt động trong lĩnh vực mình đảm nhiệm; bám sát ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng dé xử lý công việc

và tham mưu tốt những nhiệm vụ được giao, bảo đảm khách quan, đúng đắn,

kịp thời:

23

- Tham gia các khóa dao tạo và tự tìm hiểu, thực hiện nghiêm túc quy

trình, kỹ năng, phương pháp tham mưu theo hướng dẫn và quy định của cơ quan

- Thường xuyên báo cáo kết quả tham mưu và những khó khăn, vướngmắc cho lãnh đạo văn phòng đề có biện pháp xử lý

1.5 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của

Văn phòng

1.5.1 Nguyên tắc

1.5.1.1 Phải đảm bao tính khoa học, khách quan, trung thực

Các vấn đề tham mưu của Văn phòng đều xuất phát từ thực tế thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, do đó khi tổ chức tham mưu phảiđảm bảo tính khách quan, trung thực, khoa học; tuyệt đối không được nói

tăng, nói giảm; không được vì lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm mà tham mưu sai

sự thật; mọi van đề tham mưu nếu không đảm bảo tính khoa học, khách quan,trung thực sẽ mang lại hậu quả cho cơ quan, đơn vị, mà người đầu tiên phải

chịu trách nhiệm là thủ trưởng cơ quan, don vi, ảnh hưởng đến cả vật chất lẫn

tinh thần, uy tín của cá nhân lãnh đạo và tập thể cơ quan do đó mà tô chức

thực hiện chức năng tham mưu phải đảm bảo tính khoa học, khách quan,

trung thực dé mang lại kết quả tốt nhất trong công tác quản lý, điều hành các

hoạt động của cơ quan [8, tr.280].

1.5.1.2 Phải có tỉnh thần trách nhiệmTinh thần trách nhiệm trong tổ chức thực hiện tham mưu được thê hiện

ở chỗ người làm công tác tổ chức thực hiện chức năng tham mưu phải luônchủ động, sẵn sàng, không ngại khó, không ngại khổ, luôn cố gang tim tòi,

hoc hoi dé dua ra những ý kiến tham mưu hữu hiệu nhất [8, tr.281].

1.5.1.3 Phải có tính tổng hợp, toàn diện Theo nguyên tắc này, khi tổ chức thực hiện chức năng tham mưu phải xem xét vấn đề một cách toàn diện trên tất cả các khía cạnh, không được bỏ

sót bất cứ một thông tin nào, cho dù thông tin đó là tích cực hay tiêu cực, vì

24

nếu bỏ sót thông tin sẽ không có đủ căn cứ để xem xét vẫn đề, điều này dẫnđến việc ban hành các quyết định thiếu chính xác trong quản lý [12, tr.180].

1.5.1.4 Phải đảm bảo tính kịp thời

Vì hằng ngày, thủ trưởng cơ quan phải thường xuyên quản lý, điều

hành công việc của cơ quan, không tránh khỏi có những công việc phát sinh

đột xuất, cần phải xử lý ngay, do đó văn phòng phải tổ chức thực hiện chức

năng tham mưu được kịp thời để không làm ảnh hưởng đến chất lượng công

việc chung của toàn cơ quan Thực tế cũng cho thấy, nêu tô chức thực hiện

chức năng tham mưu không được kịp thời đã gây ra những ton thất không nhỏ

cho cơ quan.

1.5.2 Yêu cau

1.5.2.1 Tuân thu theo các chủ trương, đường lỗi của Đảng; chế đó,

chính sách, pháp luật của Nhà nước

Hoạt động của bat kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều phải tuân thủ theo các chủ trương, đường lối của Đảng; chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước bởi đó là cơ sở pháp lý vững chắc cho sự tồn tại của Nhà nước nói chung và của cơ quan nói riêng: pháp luật là cơ sở pháp lý cho tổ chức và

hoạt động của bộ máy nhà nước Thông qua các chủ trương, đường lối củaĐảng; chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước mà mỗi tô chức và cá nhân

sẽ biết mình được làm những gi và không được làm những gi? Từ đó sẽ phải

nỗ lực rèn luyện ra sao dé đáp ứng được yêu cầu của công việc cũng như yêu

cầu của cơ quan, tổ chức Đó là lý do vì sao tổ chức thực hiện chức năng tham mưu phải tuân thủ theo các chủ trương, đường lối của Đảng; chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước Khi thực hiện tham mưu về một van dé cụ thé nào đó, văn phòng cần thu thập, chuẩn bi đầy đủ các văn bản quy phạm pháp

luật hoặc các quy định, hướng dẫn của cấp có thâm quyền vẫn còn hiệu lực délàm tài liệu viện dẫn, điều này phải thực sự được lưu ý, bởi trong thực tế cónhiều trường hợp khi tham mưu đã viện dẫn những văn bản quy phạm pháp

25

luật/ các quy định, hướng dẫn của cấp có thâm quyền đã hết hiệu lực thi hành

để làm các căn cứ viện dẫn, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng vănbản tham mưu, thậm chí dẫn đến những sai phạm khi văn bản được lưu hànhvào thực tế [12, tr.175]

1.5.2.2 Đúng chức trách, chức năng, nhiệm vu, quyền hạn được giao

Mỗi phòng/bộ phận khác nhau trong cơ quan, don vi sẽ có chức năng,

nhiệm vụ khác nhau và mỗi cá nhân trong phòng/bộ phận cũng sẽ được phân

công, giao thực hiện những nhiệm vụ khác nhau dé tránh sự trùng lặp, chồng

chéo trong công việc và mỗi cá nhân được giao phụ trách lĩnh vực nào sẽ có

trách nhiệm phải tìm hiéu và có những hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực đó déluôn đảm bảo thực hiện tham mưu chất lượng nhất, đúng chuyên môn nhất

Và tham mưu phải đúng chức trách, trong phạm vi quyền hạn được giao, bởi

đó là cơ sở dé đảm bảo quyên lợi cũng như xác định trách nhiệm nếu có van

dé gì xảy ra trong tổ chức thực hiện chức năng tham mưu [8, tr.283].

1.5.2.3 Đảm bảo chất lượng Mục đích cuối cùng của công tác tô chức thực hiện chức năng tham mưu là giúp cho lãnh dao cơ quan dat được mục tiêu quản tri Bất kỳ cơ quan,

tổ chức nào cũng mong muốn hoạt động của cơ quan luôn đạt kết quả cao, vàđương nhiên, nếu muốn đạt được kết quả cao thì điều này phụ thuộc rất nhiềuvào công tác tô chức tham mưu, nếu công tác tổ chức tham mưu được tô chứcthực hiện tốt, nhân sự làm công tác tô chức tham mưu không chỉ đưa ra đượcnhiều giải pháp mà còn giúp lãnh đạo lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất,

đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo và giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành, quản lý đạt kết quả cao thì điều đó chứng tỏ công tác tham mưu đã đảm bảo chất lượng [8, tr.284].

1.5.2.4 Đảm bảo tính khả thi

Tính khả thi trong tổ chức thực hiện chức năng tham mưu được thểhiện ở chỗ tất cả những sáng kiến, ý tưởng được đề xuất đều có thé áp dụng

26

và đưa vào triển khai có hiệu quả Đề làm được điều này, khi tổ chức thựchiện chức năng tham mưu phải xác định và phát hiện chính xác vấn đề cầntham mưu, phải bám sát thực tiễn để cân nhắc, phải tính đến các yếu tô khác

có thé tác động đến quá trình thực hiện ý tưởng dé từ đó dự đoán và lường

trước những khó khăn có thể xảy ra, trên cơ sở đó lựa chọn ra những giải pháp an toàn nhất, tránh được nhiều rủi ro nhất và có khả năng thực hiện

thành công nhất [8, tr.284]

1.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức thực hiện chức năng tham mưu

của Văn phòng

1.6.1 Yếu tố con người

Con người luôn giữ một vai trò quan trọng, quyết định đến sự thànhcông hay that bại trong công việc của bat kỳ cơ quan, tô chức nào Do đó, cácnhà lãnh đạo, quản lý cần phải nhận thức, đánh giá chính xác và biết cáchkhai thác, sử dụng những khả năng còn tiềm ân của cấp đưới/nhân viên, biếthuy động tinh thần đồng tâm hiệp lực và khai thác tối da khả năng của họ,

đồng thời chính các nhà lãnh đạo, quản lý phải luôn tự hoàn thiện mình dé có

đủ trình độ, năng lực hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý của mình.

1.6.2 Yếu tổ tổ chức

Yếu tố tổ chức được hiểu là việc sắp xếp cơ cấu tô chức nhân sự; phânđịnh nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cá nhân trong bộ phận văn phòng: quyđịnh mối quan hệ làm việc và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nhằm hoàn

thành nhiệm vụ, nếu yếu tố tô chức không được thực hiện một cách khoa học,

hợp lý thì người lãnh đạo, quản lý không thé tổ chức thực hiện chức năngtham mưu đảm bảo chất lượng được

1.6.3 Cách điều hành, quản lý

Mỗi nhà lãnh đạo, quản lý sẽ có một phong cách lãnh đạo, phong cách

quản lý khác nhau Tuy nhiên, để tạo hiệu quả làm việc tốt cũng như dé côngchức trong văn phòng thực hiện tốt công tác tham mưu của mình thì đòi hỏi

27

lãnh đạo văn phòng phải có cách điều hành, quản lý phù hợp; có cương, cónhu; có nhắc nhở, phê bình, nhưng cũng phải có động viên, khích lệ; quantâm đến đời sống vật chất, tinh thần của nhân viên, tất cả những điều đó sẽgóp phan tạo động lực làm việc dé công chức của văn phòng thực hiện tốt hơn

công tác tham mưu của mình.

1.6.4 Thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng là công cụ hỗ trợ không thể thiếu đối với cán bộ làm

công tác tô chức thực hiện chức năng tham mưu Người lãnh đạo, quản lý dù

có tô chức thực hiện chức năng tham mưu tốt đến đâu, công chức chuyên môn

di có năng lực giỏi đến đâu nhưng nếu thiếu sự trợ giúp của các thiết bị vănphòng hỗ trợ trong công tác tham mưu thì hiệu quả của việc t6 chức thực hiệnchức năng tham mưu sẽ bị giảm đi đáng kê

Tiểu kết chương 1Trong nội dung Chương 1, tác giả đã tìm hiểu và khái quát cơ sở lý

luận về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu trong hoạt động văn phòng, trong đó nêu rõ một số khái niệm như: Khái niệm “Văn phòng”, khái niệm

“tham mưu”, khái niệm “tô chức”, khái niệm “tổ chức thực hiện chức năngtham mưu” Bên cạnh đó, tác giả đã khái quát ý nghĩa của tổ chức thực hiệnchức năng tham mưu; trách nhiệm tô chức thực hiện chức năng tham mưutrong hoạt động Văn phòng; nguyên tắc, yêu cầu tổ chức thực hiện chức năng

tham mưu của Văn phòng; khái quát nội dung (nhiệm vụ) tô chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng: biện pháp tô chức thực hiện công tác tham mưu của văn phòng cũng như đề cập đến các yêu tố ảnh hưởng đến tô

chức thực hiện chức năng tham mưu của văn phòng.

Những tìm hiểu trên là cơ sở lý luận dé tác giả soi chiếu vào thực tế tổchức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Sở GTVT và là co sở dégiải quyết những vấn đề được đưa ra ở những Chương tiếp theo của luận văn

28

Chương 2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG

THAM MUU CUA VAN PHÒNG SỞ GTVT TINH YEN BAI

2.1 Khái quát về Sở GTVT va Văn phòng Sở GTVT tỉnh Yên Bái

2.1.1 Tổng quan về Sở GTVT tỉnh Yên Bái

* Quá trình thành láp:

Sở GTVT tỉnh Yên Bái được thành lập ngày 28/8/1945 với tên gọi ban

đầu là Ty Giao thông công chính tỉnh Yên Bái Từ ngày thành lập cho đến

nay, Sở GTVT Yên Bái trải qua 06 lần thay đổi tên gọi, cụ thé như sau: Ty

GTVT tỉnh Yên Bái (năm 1957); Ty GTVT tỉnh Hoàng Liên Sơn (09/9/1976);

Sở GTVT tỉnh Hoàng Liên Sơn (07/6/1982); Sở GTVT và Bưu điện tỉnh

Hoàng Liên Sơn (05/01/1991); Sở GTVT va Bưu điện tỉnh Yên Bái (01/10/1991); Sở GTVT tỉnh Yên Bái (05/01/1993).

* Chức năng:

Sở GTVT tỉnh Yên Bái là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dântỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhànước về: đường bộ, đường thủy nội địa, đường sắt đô thị; vận tải; an toàn giaothông: quản lý, khai thác, duy tu, bảo tri ha tang giao thông đô thi, gồm: Cầuđường bộ, cầu vượt, hè phố, đường phó, dải phân cách, hệ thống biển báo

hiệu đường bộ, đèn tín hiệu điều khiến giao thông, ham dành cho người đi bộ, hầm cơ giới đường bộ, cầu dành cho người đi bộ, bến xe, bãi đỗ xe trên địa

bàn tỉnh.

* Nhiệm vụ, quyên hạn cua Sở GTVT:

- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh:

+ Dự thảo quyết định, quy định, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án của

Ủy ban nhân dân tỉnh về GTVT và các văn bản khác theo phân công của Ủyban nhân dân tỉnh; chương trình, biện pháp tô chức thực hiện các nhiệm vụ về

GTVT trên địa bàn tỉnh trong phạm vi quản lý của Sở GTVT;

29

+ Dự thảo quyết định việc phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý nhànước về GTVT cho Sở GTVT, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

+ Dự thảo quyết định thành lập, tô chức lại, giải thé các tổ chức hành

chính, đơn vi sự nghiệp công lập thuộc Sở GTVT;

+ Quyết định các dự án đầu tư về GTVT thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

+ Dự thảo các văn bản về GTVT thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo phân công:

+ Dự thảo quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của tô chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở GTVT;

+ Quyết định xếp hạng các đơn vi sự nghiệp, dịch vụ công lập do Sở

GTVT quản lý theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ GTVT và

Bộ Nội vụ.

- Về kết cầu ha tầng giao thông: tô chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quyết định đầu tư, chủ đầu tư, cơ quan chuyên môn về xây dựng đối với các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông thuộc phạm vi

quản lý hoặc được phân cấp, ủy quyền theo quy định của pháp luật; tổ chứcquản lý, bảo tri bảo đảm tiêu chuẩn, quy chuan kỹ thuật mạng lưới công trìnhgiao thông đường bộ, đường sắt đô thị, đường thủy nội địa địa phương đangkhai thác thuộc phạm vi quản lý hoặc được phân cấp, ủy quyền theo quy định

của pháp luật; tổ chức thực thi các nhiệm vụ, quyền hạn quan lý nhà nước tại bến xe ô tô, bãi đỗ xe, nhà ga đường sắt đô thị, trạm dừng nghỉ và cảng, bến thủy nội địa trên các tuyến đường bộ, đường thủy nội địa do địa phương quản

lý hoặc được phân cấp, ủy quyền theo quy định của pháp luật.

- Về quản phương tiện và người lái: tổ chức thực hiện việc đăng ký

phương tiện giao thông đường thủy nội địa, phương tiện phục vụ vui chơi giải trí dưới nước; đăng ký, câp biên sô cho xe máy chuyên dùng của tô chức và

30

cá nhân ở địa phương hoặc được phân cấp theo quy định của pháp luật; tô chức thực hiện việc kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với

phương tiện giao thông đường bộ, đường thủy nội địa ở địa phương hoặc

được phân cấp theo quy định của pháp luật; tô chức thực hiện và chịu tráchnhiệm về đào tạo, sát hạch, cấp, đổi, thu hồi giấy phép, giấy chứngnhận,chứng chỉ thuộc phạm vi quản lý hoặc được phân cấp, ủy quyền theo

quy định của pháp luật.

- Về vận tải: tổ chức thực hiện việc quản lý hoạt động vận tải và dịch

vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, đường thủy nội địa, đường sắt đô thị trên địa bàn

tỉnh theo quy định của pháp luật; cấp phép lưu hành cho phương tiện giaothông cơ giới đường bộ thuộc phạm vi quản lý hoặc được phân cấp theo quy

định của pháp luật;

- Vé an toàn giao thông: chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan liênquan thực hiện công tác ứng phó sự có, thiên tai và tìm kiếm cứu nạn đường

bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, hàng không, xử lý tai nạn giao thông xảy

ra trên địa bàn theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân

tỉnh; thẩm định an toàn giao thông thuộc phạm vi quản lý hoặc được phân cấp, ủy quyền theo quy định của pháp luật; chủ trì hoặc phối hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức giao thông trên hệ thống đường bộ, đường thủy nội

địa thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật;

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lý đối

với Phòng Quản lý đô thị hoặc Phòng Kinh tế và Hạ tầng và chức danhchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị tran

- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tô chức thuộc Sở GTVT theo thâm quyền và quy định của pháp luật.

- Quản lý tô chức bộ máy, vị trí việc làm và biên chế công chức, vi trí

việc làm và sô lượng người làm việc tai đơn vi sự nghiệp công lập; thực hiện

31

chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen

thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm

vi quản lý theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyềncủa Ủy ban nhân dân tỉnh

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo

quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban

nhân dân tỉnh.

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình

thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ GTVT, Ủy ban

An toàn giao thông Quốc gia và Ban An toàn giao thông tỉnh theo quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy

ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật (16, tr.3).

* Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở GTVT: Sở GTVT tỉnh Yên Bái gồm có:

- Ban Giám đốc;

- Văn phòng Sở;

- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở, gồm:

+ Phòng Kế hoạch - Tài chính;

+ Phòng Quản lý vận tải, phương tiện vả người lái;

+ Phòng Quản lý kết cau hạ tang giao thông;

+ Phòng Quản lý chất lượng công trình giao thông

- Tổ chức hành chính trực thuộc Sở: Thanh tra Sở GTVT

-Các đơn vi sự nghiệp trực thuộc Sở, gom có:

+ Trung tâm Đảo tạo lái xe mô tô.

+ Trung tâm Đăng kiểm xe cơ giới

+ Ban Quản lý dự án bảo trì đường bộ.

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh giao cho Sở GTVT quản lý: Ban

Quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình giao thông tỉnh Yên Bái.

32

- Khối đảng, đoàn thể: Sở GTVT có Đảng bộ Sở GTVT Yên Bái (trựcthuộc Đảng bộ Khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh); Công đoàn Sở GTVT

Yên Bái (trực thuộc Công đoàn Viên chức tinh); Chi đoàn Thanh niên cộng

sản Hồ Chí Minh Sở GTVT Yên Bái (trực thuộc Đoàn khối Khối cơ quan và

doanh nghiệp tỉnh).

2.1.2 Khái quát về Văn phòng Sở

Theo Quyết định số 260/QD-SGTVT ngày 08/4/2022 của Sở GTVTtỉnh Yên Bái về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ của các Phòng

chuyên môn thuộc Sở GTVT tỉnh Yên Bái, Văn phòng Sở có chức năng va nhiệm vụ sau:

* Chức năng:

Văn phòng Sở thuộc cơ cấu tô chức của Sở GTVT, là phòng tham mưu

giúp Giám đốc Sở về các công tác: tổ chức bộ máy, biên chế; văn thư, lưu trữ;

quản lý tài chính, tải sản; công tác pháp chế; bảo vệ chính trị nội bộ: công tác hậu cần.

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Hướng dẫn, theo đõi, đôn đốc các Phòng, ban, trung tâm, Thanh tra Sở

trong thực hiện các công tác: thi đua, khen thưởng; nâng lương: thống kê sốlượng, chất lượng công chức, viên chức, người lao động; đánh giá, xếp loại

công chức, viên chức, người lao động; kê khai tài sản thu nhập của người có

nghĩa vụ phải kê khai; cải cách hành chính; áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống

quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015;

- Công tác tô chức bộ máy, biên chế:

+ Tham mưu trong công tác xây dựng Đề án vị trí việc làm của công

chức, viên chức, người lao động; sắp xếp tổ chức bộ máy của Sở và đơn vi

trực thuộc Sở;

+ Tham mưu trong công tác quản lý công chức, viên chức, người lao

động trên các lĩnh vực như: Quy hoạch, dao tao, bồi dưỡng công chức, viên

chức; xây dựng nhu cầu tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, phân công, điều

33

động, chuyên đôi vị trí công tác; bô nhiệm, bồ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho thôigiữ chức vụ; bố nhiệm vào ngạch, nâng ngạch, chuyên xếp ngạch công chức;

kỷ luật công chức, viên chức, người lao động; thực hiện các chế độ, chínhsách khác đối với công chức, viên chức và người lao động theo đúng quy địnhhiện hành và phân cấp quản lý của tỉnh;

- Công tác văn thư, lưu trữ: thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy

định; hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu h6 sơ vào lưu trữ cơ quan; quan lý và sử dụng con dau của cơ quan theo quy

định của pháp luật;

- Công tác quản lý tài chính, tài sản:

+ Chủ trì xây dựng trình dự toán ngân sách của cơ quan Sở GTVT và

các nguồn kinh phí khác được giao đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả; thực hiệnthanh toán, quyết toán ngân sách nhà nước, các loại phí, lệ phí theo quy định;

+ Mua sắm và quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị, đảm bảo

phương tiện, điều kiện làm việc của công chức, người lao động của Sở; thực

hiện bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý tài sản theo quy định;

+ Thâm định, phê duyệt dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án của

Ban Quản lý dự án đối với các dự án do Sở GTVT làm Chủ đầu tư theo quiđịnh; quan lý chi phí quản lý dự án của Chủ đầu tư;

+ Tham mưu trình Giám đốc Sở quyết định phương án tự chủ, tự chịu

trách nhiệm về việc thực hiện tài chính, giao dự toán Ngân sách hằng năm đối

với đơn vi sự nghiệp thuộc Sở.

+ Chủ trì xét duyệt quyết toán nguồn vốn ngân sách nhà nước được giao hằng năm đối với các đơn vị trực thuộc Sở, trình cấp có thâm quyền thâm định thâm định;

+ Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban, đơn vị liên quan tổng hợp vàtrình cấp có thâm quyền phê duyệt báo cáo quyết toán các nguồn vốn được

giao theo niên độ hang năm.

34