Luận văn Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đề xuất một số giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể nhằm mục đích kiểm soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện.
Trang 1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN HỮU ANH THƯ
TO CHUC HE THONG THONG TIN KE TOAN TAI BENH VIEN DA KHOA TAM TRi DA NANG
THEO DINH HUONG UNG DUNG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BENH VIEN
Trang 2BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN HỮU ANH THƯ
TO CHUC HE THONG THONG TIN KE TOAN TAI BENH VIEN DA KHOA TAM TRi DA NANG
THEO DINH HUONG UNG DUNG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BENH VIEN
Chuyén nganh: Ké toan
Mã số: 60.34.30
LUẬN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYÊN MẠNH TOÀN
Da Nẵng - Năm 2015
Trang 3
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
Trang 4MO DAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2
5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3
6 Bố cục đề tài 3
7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VE HE THONG THONG TIN KE TOÁN VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÔNG THÊ BỆNH VIỆN 7
1.1 TONG QUAN VE HE THONG THONG TIN KE TOAN TRONG
BENH VIEN 7
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện 7
1.1.2 Méi quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống,
thông tin khác tại bệnh viện 8
1.2 NHUNG VAN DE CO BAN VE GIAI PHAP QUAN LY TONG THE
BENH VIEN 9
1.2.1 Khái niệm Giải pháp quản lý tông thể bệnh viện 9 1.2.2 Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tông thể bệnh viện 9 1.2.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý tổng thẻ bệnh viện ll 1.2.4 Một số vấn đề trong cơng tác kế tốn khi triển khai giải pháp quản
lý tổng thê Bệnh viện 12
1.2.5 Tổ chức cơ sở dữ liệu và xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán 14 13 TO CHUC HE THONG THONG TIN KE TOAN THEO ĐỊNH
HUONG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BỆNH VIEN 22
Trang 51.3.3 Chu trình khám chữa bệnh (chu trình chuyền đổi) 31
1.3.4 Chu trình tài chính 33
KÉT LUẬN CHUONG 1 36
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THÓNG THƠNG TIN KÉ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 37
2.1 TONG QUAN VE BENH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 37
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 37
2.1.2 Đặc điểm hoạt động, 37
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 37
2.1.4 Cơ cầu tô chức bộ máy quản lý 38
2.1.5 Cơ cầu tô chức bộ máy kế toán 39
2.2 KHAI QUAT HE THONG THONG TIN KE TOAN TAI BỆNH VIỆN
DA KHOA TAM TRi 41
2.2.1 Tổ chức thông tỉn trong chu trình thu viện phí của BV (chu trình
doanh thu) 4
2.2.2 Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng của BV 49 2.2.3 Tổ chức thông tin trong chu trình khám chữa bệnh của BV 52 2.2.4 Tổ chức thông tỉn trong chu trình tài chính của BV 55
243 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TÔ CHỨC HỆ THƠNG THƠNG TIN KÉ
TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 57
Trang 6BENH VIEN DA KHOA TAM TRi DA NANG THEO DINH HUONG UNG DUNG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BENH VIEN 61
3.1 ĐỊNH HƯỚNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN TRONG ĐIÊU KIEN UNG DUNG HE THONG THONG TIN KÉ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN DA KHOA TAM TRI THEO ĐỊNH HƯỚNG PHÀN MÈM QUAN LY
BỆNH VIỆN 61
3.1.1 Định hướng ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đối với ngành y tế Việt Nam 61 3.1.2 Những thuận lợi va khó khăn trong cơng tác kế tốn khi tô chức HTTTKT theo định hướng phần mềm quản lý tông thé Bệnh viện tại BV
ĐK Tâm Trí 62
3.2 CAC GIAI PHAP TO CHUC HE THONG THONG TIN KE TOAN TAI BENH VIEN DA KHOA TAM TRi DA NANG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG
DUNG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BENH VIEN 63
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Tri theo định
hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thê bệnh viện 63 3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện 66
KÉT LUẬN CHƯƠNG 3 88
KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
Trang 7
STT | Kýhiệu Nội dung
1 |HTTTKT | Hệthống thông tin kế tốn
2 |CNTT Cơng nghệ thơng tin
3 [BV Bệnh viện
4 |BVĐK Bệnh viện đa khoa
5 |BVĐKTT | Bệnh viện đa khoa Tâm Trí
6 |VTYT Vật tư y tế
7 |HCXN Hóa chất xét nghiệm
8 |CDHA Chuẩn đoán hình ảnh
9 |BHYT Bảo hiểm y tế
10 |CSDL Cơ sở dữ liệu
Trang 8
âm Tén bang Trang
11 | Cất Vẫn để chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh | viện
3.1 _ | Danh mục bệnh nhân theo phân mềm quản lý tổng thê | bệnh viện
3.2 [Mã bệnh nhân theo phân mêm quản lý tông thể bệnh viện | 69 3.3 [Các danh mục tùy chọn trong chu trình thu viện phí 72 3.4 [ Các tập tin danh mục trong chu trình cung ứng 74 $2 — | Danh mục nhân viên theo phần mềm quan Ij tng thé]
bệnh viện
v2 — | Danh mục TSCD và CCDC theo phần mềm quản lý tổng | „ thé BV
Trang 9
ni peu Tén hinh vé Trang
1.1 | Các yếu tổ cơ bản của Hệ thống thông tin kể toán 7 12 _ | Mỗi quan hệ giữa hệ thông thông tin kế toán với các hệ §
thống thông tin khác tại bệnh viện
13 | Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóahình | 15 1.4 _ | Các cách phân loại bộ mã các đối tượng 19 1.5 _ | Các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong phan | 24
mềm quản lý tổng thể bệnh viện
1.6 | Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí |_ 25 1.7 _ | Sơ đỗ dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí 26 1.8 | Sơ đỗ các chức năng chính của chu trình cung ứng 28 1.9 _ | Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 29 1.10 | Sơ đỗ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 30 1.11 | Sơ đỗ các chức năng cơ bản của chu trình khám chữa bệnh |_ 31
tai BV
1.12_ | Sơ đỗ chu trình khám chữa bệnh 33 2.1 | Sơ đỗ tô chức bộ máy quản lý của BV ĐK Tâm Trí 38
2.2 | Mô hình tô chức bộ máy kế toán tại BV ĐK Tâm Trí 40
2.3 | Quy trình luân chuyên chứng từ trong chu trình thu viện 42 phí tại bệnh viện ĐK Tâm Trí
2.4a _ | Phiếu thu nội trú (tông hợp) 44
2.4b | Phiếu thu nội trú (thuốc sử dụng) 45 2.5 | Bảng tông hợp doanh thu viện phí 48 2.6 _ | Quá trình luân chuyên chứng từ trong chu trình cungứng | 49 tại bệnh viện ĐK Tâm Trí
Trang 10
2.8 _ | Ví dụ minh họa về mã nhà cung cấp 31 2.9 _ [ Quy trình khám chữa bệnh ngoại trú 33
2.10 | Quy trình bệnh nhân nội trú 54
2.11 | Chu trình tài chính của bệnh viện đa khoa Tâm Trí 56 3.1 | Cơ cấu tô chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm |_ 64
Trí -Hệ thống quản lý tổng thê bệnh viện
3.2 _ | Mô hình hệ thống thông tin theo Giải pháp quân lý tông 67
thể BV
3.3 | Quy trình tiếp nhận và thu phí ~ Hệ thông quản lý tông thể |_ 68 3.4 | Phân hệ nội trú — Hệ thống giải pháp quản lý tông thê 70
bệnh viện
3.5 | Chu trình cung ứng - Hệ thông quân lý tông thể bệnh viện | 77 3.6 _ | Chu trình khám và điều trị - Hệ thông quản lý tông thê 79
bệnh viện
3.7 | Chu trình tài chính - Hệ thông quản lý tông thể bệnh viện | 81 3.8 _ | Phân hệ tiễn lương - Hệ thông quân lý tông thể bệnh viện |_ 84 3.9 | Mô hình hệ thông kho dược bệnh viện 85 3.10 | Phan hé quan ly kho dugc, VTYT — Hé thong quan ly tong thé 86
Trang 111 Tính cấp thiết của đề tài
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mọi doanh
nghiệp trong tất cả các ngành nghề cần phải nâng cao chất lượng, tiết kiệm
chỉ phí, thay đổi phương thức kinh doanh cũng như ứng dụng công nghệ
thông tin một cách có hiệu quả Đặc biệt trong lĩnh vực y tế, nhu cầu khám
chữa bệnh của người dân ngày càng cao, việc ứng dụng các công nghệ hiện đại giúp cho việc vận hành bộ máy hành chính tại các bệnh viện được tỉnh
gọn, giảm thiểu các thao tác không cần thiết và tạo điều kiện tốt trong công tác chuyên môn của đội ngũ y bác sỹ và nhân viên ngành y tế nhằm đáp img
nhu cầu và đem lại lợi ích tốt nhất cho bệnh nhân
Tổ chức HTTTKT trong các bệnh viện hiện nay đặt ra yêu cầu phải ứng dụng công nghệ thông tin như một xu hướng tắt yếu nhằm góp phần nâng cao
năng lực hoạt động của bệnh viện Mặc dù hầu hết các bệnh viện đã ứng dụng,
công nghệ thông tin trong quản lý nhưng mức độ còn hạn chế, chủ yếu là sử
dụng phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý chuyên môn riêng lẻ Việc sử dụng rời rạc nhiều phần mềm tại các bộ phận khác nhau có thể gây ra lãng
phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động của bệnh viện
Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng là bệnh viện mới được thành lập nên việc ứng dụng công nghệ thông tỉn trong quy trình quản lý tại Bệnh viện
còn rời rạc, áp dụng nhiều phần mềm độc lập, các ứng dụng chưa đồng bộ, do đó chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát, quản lý một cách tối ưu trong tất cả các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thơng tin
kế tốn tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng
dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện” làm đề tài nghiên cứu của
Trang 12Mục đích của việc nghiên cứu dé tài là:
- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thơng tin kế tốn và giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, từ đó tác giả vận dụng trong
việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Bệnh viện Tâm Trí theo định
hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
- Tác giả đề xuất một số giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể nhằm mục đích kiểm
soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn
lực và hồn thiện cơng tác kế toán tại bệnh viện
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trực tiếp là hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh
viện Đa Khoa Tam Tri Da Ning
Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là công tác kế toán và hệ thống thơng,
tin kế tốn tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng 4 Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tại
bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng
- Sử dụng các nguồn tài thống thông tin kế toán, giáo trình trong ngành kế toán đề tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả hệ thống,
thông tin kế toán tại Bệnh viện ĐK Tâm Trí
- Phương pháp quan sát tông thê đẻ tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
Trang 13a VỀ mặt lý luận
Hiện nay, ERP dưới góc độ hệ thống thông tin kế toán vẫn chưa có một tài liệu chính thống nào đề cập đến, và việc áp dụng ERP vào môi trường bệnh viện được gọi là Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện vẫn chưa được tiếp cận
một cách tối ưu Điều này đã góp phần gây cản trở đến quá trình tìm hiểu, tiếp cận giải pháp quản lý tối ưu với những người làm công tác kế tốn nói chung,
và cơng tác kế toán tại các đơn vị y tế nói riêng Với yêu cầu đó, đề tài đã hệ
thống hóa những kiến thức cơ bản nền tảng về hệ (hồng thơng tin kế tốn trong BV DK Tam Tri theo định hướng phân mềm quản lý tổng thể bệnh viện
b VỀ mặt thực tiễn
Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, luận văn sẽ giới thiệu về giải pháp quản lý tổng
thể bệnh viện, sự cần thiết cũng như những lợi ích từ việc hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán bệnh viện theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng, thể Từ đó, đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả của việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng phần mềm quản lý tông
thể bệnh viện tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng 6 Bố cục đề tài Bố cục đề tài gồm có ba chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về Hệ thống thơng tin kế tốn và Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh Viện Đa
Khoa Tam Tri Da Ning
Chương 3: Tô chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa
Trang 14
Dé hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, và các tài liệu giới thiệu về phần mềm
quản lý tổng thể bệnh viện, bao gồm:
Nghiên cứu của Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “7ổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại Công ty cổ phân thương mại Nguyễn Kim ” Tác giả đã sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan sát
cùng với việc sử dụng các nguồn tài liệu uy tín trên mạng, các bài báo khoa
học để tìm hiểu đầy đủ về phương pháp tô chức hệ thống thông tin kế toán tại
doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó nêu ra các
giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp
Tuy nhiên, luận văn này vẫn chưa đi sâu vào hồn thiện hệ thống thơng tin kế
toán theo chu trình theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần Nguyễn Kim Nghiên cứu của tác giả Phạm Lê Hoài (2012) về đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
phan Pymepharco” Tac giả luận văn này đã áp dụng phương pháp quan sát
tổng thê và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiên cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem
xét mối quan hệ của chu trình bán hàng và thu tiền đối với các chu trình khác trong hệ thống thơng tin kế tốn, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, đề tài chỉ mới gói gọn trong vấn đề tô chức thơng tin kế tốn trong,
chu trình bán hàng và thu tiền chứ chưa mở rộng ra các chu trình còn lại trong
toàn bộ hệ thống thông tin kế toán
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “7ổ chức hệ thống thông tin kế tốn quản trị tại cơng ty cổ phẩn kỹ thuật thủy sản
(SEATECHCO) ” của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim Với mục đích khẳng
Trang 15chiếu giữa thực tiễn và lý thuyết nghiên cứu đề làm rõ các vấn đề cần được quan tâm Tuy nhiên, tác giả mới chỉ đề cập đến việc ứng dụng hệ thống thông tin kế tốn trong cơng tác kế toán quản trị của doanh nghiệp
Nghiên cứu của tác giả Trương Thùy Vân (2011) về đề tài “Xây đựng hệ
thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước viên thông — công nghệ thông tin
tại viễn thông Quảng Bình” Luận văn này sử dụng phương pháp nghiên cứu
trường hợp mô tả kết hợp giải thích, tìm hiểu thực tế tại Công ty và đề xuất hướng giải quyết phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành doanh thu tại Công ty Song luận văn chỉ mới nêu lên việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cơng tác kế tốn quản trị cước viễn thông chứ chưa đi sâu vào phân tích hệ thống thông tin kế toán trong mảng kế toán tài chính
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011) về đề tài “/ồn
thiện cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện C Đà
Nẵng” Bằng cách sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích, tư duy logic, các kỹ thuật cụ thể như so sánh, điều tra, phỏng vấn tác giả này đã tông hợp khá đầy đủ lý thuyết cơ bản về hệ thống thơng tin kế tốn cũng
như là giải pháp ERP trong Bệnh viện và nêu lên các biện pháp hoàn thiện
Tuy nhiên, luận văn chỉ mới nêu lên việc
ứng dụng ERP vào môi trường bệnh
viện chứ chưa tổ chức được hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt tổng thể bộ
máy quản lý bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) về đề tài “/oàn
Trang 16hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP
Nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) về đề tài “ Hodn thién hệ thơng thơng tin kế tốn theo định hướng ERP tại Công ty TNHH Thương mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng” Tác giả này đã sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan,
phân tích, đối chiếu với thực tế đẻ tìm ra những hạn chế và từ đó đề xuất các
giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP
tại Công ty Tuy nhiên, luận văn vẫn còn rời rạc chưa đi sâu vào hoàn thiện hệ
thống thơng tin kế tốn theo từng chu trình
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Văn Minh (2007) về đề tài “7ổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty cổ phan xuất nhập khẩu Thủy sản Miễn Trung ”, tác giả đã sử dụng phương pháp hồi quy, phân tích tổng hợp, so sánh để khảo sát và đánh giá tình hình thực tế về công tác tổ chức hệ thống
thông tin kế toán quản trị tại Công ty Tuy nhiên, tác giả này mới chỉ trình bày
về phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong điều kiện ứng dụng các phần mềm văn phòng đơn giản chứ chưa xây dựng toàn bộ công, tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP bao gồm cả hệ thống thơng tin kế tốn quản trị và kế toán tài chính
Qua những giáo trình được giảng dạy tại trường và việc nghiên cứu
những đề tài luận văn có liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn như một vài
để tài trên, tác giả nhận thấy hiện nay vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về thống thơng tin kế tốn tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quan lý tổng,
Trang 17
LY LUAN CO BAN VE HE THONG THONG TIN KE TOAN
VA GIAI PHAP QUAN LY TONG THE BENH VIEN
1.1 TONG QUAN VE HE THONG THONG TIN KE TOAN TRONG
BENH VIEN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn tại Bệnh viện
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản trị trong bệnh viện bao gồm nguồn nhân lực, các phương,
tiện, các phương pháp kế tốn được tơ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của bệnh viện cũng,
như kết quả hoạt động kinh doanh của bệnh viện trong từng thời kỳ nhất định
Hai chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn là thông tin và kiểm tra [8, tr 22] Từ đây có thể hình dung “Hệ thống thơng tin kế tốn là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các thiết bị máy móc nhằm biến đổi dữ liệu
Trang 18thông tin khác tại bệnh viện
Hệ thống thơng tin kế tốn trong bệnh viện là một hệ thống đa dạng,
phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có
mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo
cho hoạt động Bệnh viện được hiệu quả Hình 1.2 thể hiện mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác tại bệnh viện ‘l@ CinLamsin| | | i Pho CDHA ' 1 | asm o i =| || Tiếp nhận |; " ‘ bệnh nhân ® @ c) nghiệm ị ị Thăm 43) | ' — | 6) "hức năn; i | | Ly Phong eap | Ị cứu ' Ị © Phau l Ị @) + 5 Ị | Li Các khoa thuật ! | điều trị | Ị nôi trú ' @ |
Hình 1.2 - Mối quan hệ giữa hệ thông thơng tin kế tốn với các hệ thông
Trang 19(1) Tiếp nhận bệnh nhân đến khám hoặc chuyển phòng cấp cứu;
(2) và (5): Bệnh nhân sau khi khám hoặc cấp cứu được chuyển đến các khoa điều trị nội trú;
(3) và (4): Bệnh nhân được chỉ định điều trị ngoại trú;
(6) Bệnh nhân được phòng khám, phòng cấp cứu hoặc các khoa điều trị
nội trú chỉ định thực xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật,
(7) Thuốc men, vật tư y tế, hóa chất được bộ phận quản lý được cung cấp
cho các phòng, khoa để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;
(8) Bệnh nhân được xuất viện và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện
1.2 NHUNG VAN DE CO BAN VE GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỎNG
THE BENH VIEN
1.2.1 Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Giải pháp quản lý tông thể bệnh viện có thê được hiểu là Hệ thống hoạch
định nguồn lực tại một bệnh viện — là một phần mềm tích hợp tắt cả các chức
năng của các bộ phận trong bệnh viện vào thống cơ sở dữ liệu chung
Khi đó chức năng kế tốn khơng tơ chức độc lập mà phải được tổ chức trong
mối quan hệ với các chức năng khác [1, tr 2-3]
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân
nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đề hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện
1.2.2 TẦm quan trọng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện Mô hình quản lý tông thể bệnh viện rất đa dạng và phức tạp nên thiết kế một phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là rất quan trọng và cực kỳ khó
khăn Cơng tác kế tốn thì luôn được thực hiện lồng ghép trong từng hoạt
Trang 20nghiệm, nội trú, ngoại trú, hoạt động kê đơn thuốc, quản lý kho vật tư y tế, kho dược, quản lý tiền lương, quản lý tài sản có định, lập ngân sách cho bệnh
viện Việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đem lại những lợi
ích sau:
- Kiểm soát tốt các thông tin, dữ liệu chặt chẻ, tập trung trong cùng một
hệ thống và kiểm sốt tốt ngn nhân lực, tài chính, tránh thất thoái: Khi một
nghiệp vụ kinh tế phát sinh s được các bộ phận chức năng thực hiện thao tác
nhập liệu vào phần mềm và sau đó dữ liệu sẽ tự động kết nói thông tin với tất
cả các phòng ban có nhu cầu sử dụng thông tin đó Mỗi cá nhân, bộ phận được phân quyền truy cập và sử dụng thông tin nên dữ liệu được bảo mật,
kiểm soát chặt chẽ và cung cấp đúng, đủ đến người sử dụng Điều này giúp
nhà quản trị kiểm soát tốt nguồn lực tài chính, nhân sự của bệnh viện
- Góp phân giảm bớt các công việc mang tính chất thủ công, tiết kiệm thời gian, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, đẳng thời rút gon các thủ tục giấy tò, giảm thiểu các khâu trung gian, nâng cao năng suất
lao động: Khi chưa áp dụng giải pháp quản lý tổng thế bệnh viện thì các thủ tục giấy tờ, báo cáo cần phải thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép Khi áp dụng giải pháp quản lý tông thể bệnh viện, giữa
các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu, nhân viên và
ban lãnh đạo được cấp quyền phê duyệt giấy tờ, báo cáo Từ đó giảm thiểu các quy trình xử lý giấy tờ, giảm thiểu thời gian chết, góp phần nâng cao năng,
suất lao động
- Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sé nguén lực thông tin: Trước khi ứng
dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, ban lãnh đạo bện viện phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình
Trang 21phần mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông
tin sẽ có sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi) Từ đó, nhà
quản trị có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác
- Téi wu hóa toàn bộ hoạt động của Bệnh viện: Giải pháp quản lý tông,
thể bệnh viện góp phần làm hoạt động của bệnh viện được tích hợp, và liên
kết thống nhất trong cùng hệ thống để cùng thực hiện mục tiêu chung Nhờ
đó, giảm thiểu được chỉ phí các khâu trung gian, giúp cho các quy trình hoạt động của bệnh viện được tỉnh gọn
- Giúp nhân viên thực hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn: Đễ áp dụng thành công giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thì đòi hỏi đội ngũ y bác sỹ cũng như nhân viên bệnh viện phải thay đổi tư duy trong công việc, bỏ
thói quen thủ công, các lối làm việc cứng nhắc để bước sang một phong cach làm việc chuyên nghiệp bằng ứng dụng công nghệ thông tin Chính điều đó sẽ
thúc đẩy đội ngũ nhân viên tìm tòi, học hỏi những ứng dụng mới, cách thức
làm việc mới, từ đó góp phần cùng đưa bệnh viện ngày càng phát triển hơn 1.2.3 Đặc trưng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh vi n
Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành hai hệ
thống lớn: quản lý hành chính và quản lý chuyên môn
(1) Hệ thống quản lý hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý hành chính trong BV, bao gồm các phân hệ như:
- Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương: liên quan đến việc quản lý người
lao động về hợp đồng, thời gian làm việc, xác định tiền lương
- Phân hệ quản lý tài sản: quản lý, theo đõi kiểm soát tình hình mua sắm,
sử dụng các trang thiết bị, vật tư y tế
- Phân hệ tài chính kế toán: thực hiện chức năng kế toán theo từng phần
hành như kế toán viện phí, kế toán lương, kế toán tiền lập các báo cáo liên
Trang 22- Phân hệ quản lý công văn: theo dõi công văn đến, công văn đi, công văn đã xử lý hay chưa
(2) Hệ thống quản lý chuyên môn: Bệnh nhân là đối tượng trung tâm
nên tất cả những dữ liệu liên quan đến bệnh nhân đều được đưa vào hệ thống
quản lý chuyên môn Hệ thống quản lý chuyên môn được phân tích thành
nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một nhiệm vụ riêng liên quan đến việc
quản lý bệnh nhân từ khi vào viện đến khi ra viện Thông thường, các phân hệ
thuộc hệ thống quản lý chuyên môn của một BV bao gồm:
- Phân hệ tiếp nhận: tiếp nhận và truy tìm thông tin về bệnh nhân
- Phân hệ viện phí nội, ngoại trú: quản lý việc thu viện phí bệnh nhân ngoại trú, quản lý công nợ, tạm ứng từng bệnh nhân nội trú, thanh toán chỉ phí
điều trị nội trú, tính toán bảo hiểm y tế, cung cấp thông tin viện phí cho bộ phận kế toán
~ Phân hệ khám chữa bệnh ngoại trú: dùng cho các bác sĩ phòng khám
như kê đơn thuốc, chỉ định khám, chuyển khoa khác, xếp lịch hẹn
~ Phân hệ xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng: quản lý
các hoạt động y khoa cận lâm sảng, lưu trữ hình ảnh, dữ
- Phân hệ quản lý phẫu thuật: quản lý lịch mỏ, e kíp mỏ, phân loại phẫu
thuật
- Phân
- Phân quản lý bệnh án: theo dõi, quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân
quản lý dược: quản lý dược nội, ngoại trú, BHYT, vật tư y tế, - Phân hệ quản trị mạng: phân quyền sử dụng cho từng người, nhóm
người sử dụng, theo dõi, kiểm tra việc cập nhật đữ liệu trên toàn hệ thống và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết
1.2.4 Một số vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp
quan ly tong thé Bệnh viện
Trang 23thê Bệnh viện được khái quát ở bảng sau:
Bảng 1.1: Các vấn đề chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện STT Các vấn đề chính Giải pháp quan ly tong thé Bệnh viện Hình thức kế toán - Phù hợp với nhiều hình thức số kế toán 2 Hệ thống tài khoản
- Hệ thống tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng hợp, phân tích số liệu Ngoài hệ thống tài
khoản của Bộ tài chính ban hành thì tùy theo đặc thù của từng bệnh viện có thể xây dựng
thêm một hệ thống tài khoản với nhiều chiều
thông tin cho phù hợp giúp người quản lý có thể
quản lý tài chính dễ dàng hơn Hạch toán ~ Việc hạch toán được thực hiện tự động - Khi ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể
Bệnh viện có thể sử dụng một vài tải khoản trung gian không thuộc hệ thống tài khoản chính thức được ban hành, nhưng trên góc độ kinh tế
thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong,
các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi
~ Thực hiện các bút toán đảo: Phần mềm quản lý
tổng thể Bệnh viện không cho phép người dùng,
xóa bắt cứ nghiệp vụ nào đã hạch toán vào hệ thống mà chỉ cho phép thực hiện bút toán đảo
Chính vì vậy, thông tin cung cấp từ hệ thống có
độ tin cậy rất cao
- Tự động tổng hợp doanh thu cho từng bộ phận
Trang 24
từ hoạt động của bệnh viện
4 |Báo cáo, biểu mẫu |- Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc của Tổng cục Thuế và Bộ Tài Chính, các báo cáo, biểu mẫu có thể được xây dựng lại tùy theo hình thức quản lý đặc thù từng bệnh viện để dễ dàng quản lý và cung cấp thông tin cho các bên liên quan 5 | BảoHiểm YTế |- Tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý, không tách riêng bộ phận BHYT 6 Tiền lương |- Tự động tính lương theo ngày công - Tự động tính lương theo sản phẩm 1.2.5 Tổ chức cơ sở dữ liệu và xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán a Tổ chức cơ sở dữ liệu Trong cùng một hệ thống thông tin kế toán của giải pháp quản lý tông
thể bệnh viện, tắt cả các phân hệ trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ
lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông
tin Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra
tại một bộ phận khác Tắt cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản
lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Các phân hệ đều có
thể cùng truy cập và sử dụng chung một nguồn dữ liệu bắt kỳ
Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không khuôn mẫu với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu
quả cao Vì vậy, cơng việc kế tốn trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản
Trang 25
vụ kinh tế phát sinh mà đòi hỏi kế toán phải phân tích được các số liệu, xử lý số liệu để thực hiện báo cáo Tuy mỗi bệnh viện được tổ chức theo nhiều mô
hình quản lý khác nhau nhưng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng, dụng phần mềm kế toán đều có những đặc điểm chung bao gồm: các dữ liệu
đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu, các dữ liệu đầu ra Những đặc điểm chung đó
được khái quát trong Hình 1.3 mô tả quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin hoc héa [8, trang 33] KHỞI TẠO SỐ SÁCH KÉ L TOÁN DU LIEU TON
CUOIKY TRUGC QUY TRINH XU
LY LUAN BAO CAO KE
- 2D CHUYEN DU » TOAN
DỮ LIÊU PHÁT LIEU VA CUNG
SINH TRONG KY CAP THONG TIN KET CHUYEN SAO LUU VA DU LIEU CHO Ki SAU DIEU CHINH PHAN MEM CUOIKi KẾ TOÁN [I ĐẦU VÀO XỬ LÝ ĐẦU RA Hình 1.3 - Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa
Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý tông thể bệnh viện Thơng tin do kế tốn cung cấp có ảnh hưởng,
đến hoạt động của toàn bệnh viện nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu,
thực hiện xử lý và cung cắp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lý và có hiệu quả
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và
thơng tin kế tốn Có thể hiểu hệ thống cơ sở đữ liệu kế toán đóng vai trò như
Trang 26toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới
phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập
tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin Mỗi trường tương ứng với một thuộc tính cần quản lý của một
đối tượng hay một nghiệp vụ xác định Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân
thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo
- Tập tin hệ thống: Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các
thông số của hệ thống khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin
chung liên quan đến bệnh viện, các phương pháp hạch toán và các hình thức
số kế toán được lựa chọn các quyền truy cập của từng người
- Tập tin danh mục từ điền: Nội dung các tập tin danh mục lưu trữ dữ
liệu về các đối tượng quản lý của kế tốn, ít thay đơi và sử dụng cho nhiều kỳ
kế toán như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại tệ Trong điều
kiện sử dụng phần mềm để quản lý, mỗi đối tượng đều được gán cho một kí
hiệu nhất định, gọi là mã của các đối tượng Tập hợp mã của các đối tượng
cùng loại được gọi là bộ mã, hay còn gọi là danh mục Như vậy, trong bệnh viện có các bộ mã tài khoản, vat tư, hàng hóa, tải sản có định, nhân viên, bệnh nhân, Các tập tin danh mục từ điển được tạo ra và cập nhật nội dung ngay
từ đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Các tập tin này tồn tại trong suốt quá trình sử dụng, khai thác hệ thống phần mềm và thường xuyên được cập nhật thêm đối tượng mới phát sinh Trong hệ thống phần
mềm, các tập tin danh mục từ điển thường bao gồm: Tập tin danh mục tài
khoản, tập tỉn danh mục vật tư, tập tin danh mục tài sản cố định, tập tin danh mục ngoại tệ, tập tin danh mục khách hàng, tập tin danh mục nhà cung cấp,
Trang 27chứng từ, tập tin danh mục nghiệp vụ Ngoài ra còn có tập tin danh mục kho,
tập tin danh mục ngân hàng, cổ đông
- Tập tin biến động: Các tập tin biến động được thiết kế nhằm lưu trữ và
xử lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong kỳ hạch toán Các tập tin biến động
có thể được tổ chức theo từng năm Cuối mỗi năm, phần mềm tự động tổng hợp, kết chuyên và đưa các tập tin biến động của năm cũ vào lưu trữ, đồng
thời tạo ra các tập tin biến động mới
- Tập tin tôn: Các tập tin tồn được thiết kế nhằm tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu về tình hình tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tình hình tồn cuối kỳ của tất cả các đối tượng kế toán, bao gồm tắt cả các đối tượng tổng hợp trên các tài khoản tổng hợp và các đối tượng chỉ tiết như từng,
loại vật tư, từng khoản phải thu khách hàng Các tập tin tồn có thê được tô chức
theo các tháng trong từng năm Dữ liệu trong tập tin tồn được sử dụng để lập các báo cáo tài chính, bảng tông hợp chỉ tiết hoặc cung cấp thông tin tổng hợp về tổng số phát sinh tăng/giảm và số dư của từng đối tượng Sau mỗi năm, phan
mềm sẽ đưa các tập tin tồn vào lưu trữ, đồng thời tự động tạo ra các tập tin tồn
mới để tông hợp, xử lý dữ liệu cho năm sau Số dữ cuối mỗi tháng của các đối tượng trên các tập tin tồn sẽ đóng vai trò là số dư đầu tháng sau
b Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán
Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực việc phân loại, sắp
xếp các đối tượng kế tốn thơng qua việc biểu diễn các đối tượng theo những, quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó
* NMục tiêu và sự cần thiết của mã hóa dữ liệu:
Một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán là đa dạng bao gồm
nhiều loại khác nhau, vì vậy, không thể sử dụng tên gọi đẻ phân biệt các đối
Trang 28quá khứ trở nên phức tạp, dễ gây sai sót Đồng thời, tên gọi của các đối tượng này có thể dài, ngắn tùy theo từng đối tượng nên công tác xử lý dữ liệu sẽ rất
chậm cũng như tăng không gian lưu trữ dữ liệu
Để khắc phục điều này đòi hỏi phải thực hiện mã hóa dữ liệu kế toán Đồng thời, mã hóa là một cách tuyệt vời để giữ cho dữ liệu an toàn, cho dù sao
lưu trên máy vi tính hay truyền tin qua mạng Internet hay làm việc trên máy
tính xách tay Công tác xây dựng bộ mã cho các đối tượng kế toán nói riêng, cũng như các đối tượng quản lý nói chung cần đảm bảo các mục tiêu sau đây:
- Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng: Khi xây dựng bộ mã cần lưu ý,
mỗi mã chỉ được gán với một đối tượng duy nhất Tập hợp các mã của tất cả
các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã
- Biểu diễn bằng ký hiệu ngắn gọn: Ý nghĩa của việc xây dựng bộ mã là giúp tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, làm tăng tốc độ xử lý Chính vì vậy,
việc thiết kế bộ mã phải được biểu diễn bằng một số ký tự ngắn gọn và tuân
theo quy tắc thông nhất trong bệnh viện
- Biểu diễn nhiều thuộc tính của đối tượng: Xây dựng bộ mã gồm nhiều ký tự ngắn gọn, trong đó mỗi nhóm ký tự biểu diễn một thuộc tính của đối
tượng sẽ cho phép quản lý và cung cấp thông tin chỉ tiết hơn về thuộc tính của
từng đối tượng cụ thể Đặc biệt, thông qua bộ mã cho phép lọc ra những đối
tượng cùng mang một thuộc tính nào đó, làm cơ sở cho việc tìm kiếm, thống kê, tổng hợp và cung cấp thông tin về một hoặc một nhóm thuộc tính của các đối tượng
* Các phương pháp xây dựng bộ mã:
Có nhiều cách thức khác nhau để thiết kế và xây dựng bộ mã các đối
tượng kế toán Tùy thuộc vào mức độ đơn giản hoặc phức tạp của việc thiết
Trang 29và mã phức tạp Trong mỗi nhóm có nhiêu loại cụ thể như trình bày trên Hình 1.4 [8, trang 73] Ma so Mã phức tap \ \_ = - ` Mã SỐ š
mass | [tamer | | mast | | mast Mas
toa oy khoảng, ý nghĩa kiểm tra hance J cách Mã số mô tả Hình 1.4 - Các cách phân loại bộ mã các đối tượng * Mã sơ đẳng
- Mã số tuần tự: Cứ mỗi đối tượng mới xuất hiện thì gán cho nó một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện Việc sử dụng mã số kiểu tuần tự
đơn giản, dễ xây dựng, giúp đảm bảo nhận diện các đối tượng một cách rõ
bât cứ thuộc tính
ràng, mỗi mã là duy nhất; tuy nhiên mã số không biểu hiệt
nào của đối tượng, không mang bất kỳ ý nghĩa nào khác ngoài việc giúp phân
biệt hai đối tượng khác nhau
- Mã số In tự theo khoảng cách là việc sử dụng loạt số liên tiếp để ma
hóa những đối tượng có cùng đặc điểm chung bằng cách để dành những khoảng trồng để có thê giữ cho bộ mã không bị xáo trộn trong quá trình chèn
thêm mã Trong mỗi khoảng như vậy người ta chèn thêm các đối tượng mã
hóa tuần tự Phương pháp mã hóa này dễ sử dụng và cho phép phân loại để
nhận điện một số nhóm đối tượng của bộ mã Song khó xác định khoảng cách của từng phân đoạn, không thể hiện các thuộc tính của đối tượng trong mỗi
Trang 30- Mã số có ý nghĩa là mã số bao gồm các ký tự bằng chữ đề cho phép dễ dàng ghi nhớ và nhận diện trực tiếp các đối tượng thông qua mã của đối tượng, mã số có ý nghĩa bao gồm:
+ Mã số gợi nhớ là những ký hiệu lựa chọn để mã hóa cho phép người sử
dụng ghỉ nhớ dễ dàng ý nghĩa vì chúng gợi nhớ đối tượng mã hóa
+ Mã số mô tả là những ký hiệu được chọn làm mã cho phép mô tả được
những đặc tính vĩnh cửu của đối tượng
- Mã số tuần tự kiểm tra: Nguyên tắc xây dựng bộ mã này là gán cho mã
số một mục khóa kiểm tra Giá trị mục khóa này được tính toán từ giá trị mã số và được kiểm tra mỗi lần nhập hoặc sử dụng mã đối tượng
* Mã phức tạp
- Mã ghép nói: Bộ mã được chia thành nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng,
với một thuộc tính của đối tượng Nhờ vậy, bộ mã có khả năng kiểm tra một số đặc tính, nhận diện không nhập nhằng đối tượng và có khả năng phân tích
thống kê cho phép truy xuất những thông tin cần thiết Tuy nhiên, khi xây
dựng bộ mã cần thiết phải lựa chọn một số đặc tính ổn định Ngoài ra bộ mã
cũng hơi cồng kểnh vì phải cần đến một số lượng lớn ký tự
- Mã số phân cấp: Nguyên tắc chung khi xây dựng bộ mã phân cấp là cho phép kéo dài các ký tự của mã số về phía bên phải để đi sâu vào chỉ tiết cân biểu thị Loại mã này được sử dụng khi những liên hệ nằm lồng nhau
Đặc điểm cơ bản của bộ mã phân cấp là một số mã cấp dưới có và chỉ có một
mã số cấp trên Một số mã cấp trên có thể có nhiều mã số cấp dưới Cách xây dựng bộ mã như vậy có khả năng phân tích cũng như tổng hợp rất cao, việc xây dựng cũng khá dễ dàng: tuy nhiên bộ mã trở nên cồng kểnh khi đối tượng phân tích nhiều
* Những đặc tính cần có của bộ mã:
Trang 31dụng được trong nhiều năm Tính uyễn chuyên cho phép bộ mã thích ứng với những thay đôi xảy ra trong suốt quá trình sử dụng Một bộ mã được xem là uyễn chuyển và sống lâu khi nó cho phép nới rộng thêm đối tượng và chèn thêm đối tượng mới vào giữa các đối tượng đã gán trước đó
- Tính duy nhất và kén chọn: Đây là đặc tính quan trọng nhất mà một bộ mã phải có Một đối tượng chỉ được gán với một mã duy nhất giúp nhận diện
một cách rõ ràng, không nhập nhằng với các đối tượng khác trong cùng tập hợp Bên cạnh đó, để đánh giá chất lượng bộ mã người ta sử dụng hai chỉ tiêu
tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc với cách xác định như sau:
TAAL Số mẫu tin cần được trích ra
Tỉ lệ kén chọn = Số mẫu tin được trích ra —— —
¬ Số mẫu tin cần được trích ra
Ti lệ sâu sắc _= Số mẫu tin được trích ra = -
Bộ mã được đánh giá tốt khi các tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc có giá trị
đúng bằng I
- Tinh chat tiện lợi khi sử dụng: Một bộ mã tiện lợi khi sử dụng là một
bộ mã ngắn gọn, biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng đồng thời dễ
dàng kiểm tra, sử dụng và giải mã * Cách thức - Bước 1: Xác định vá hành công tác mã hóa:
ề phải giải quyết
Đầu tiên cần xác định đối tượng phải xây dựng bộ mã Sau đó, tìm hiểu
các thuộc tính của đối tượng được mã hóa, thuộc tính nào nên đưa vào bộ mã
Đồng thời xác định tông số lượng đối tượng phải mã hóa, và sự biến động của đối tượng này trong tương lai
Khi đã xác định được đối tượng mã hóa, cần xác định mục tiêu là xây
Trang 32có khả năng thống kê các đối tượng theo các thuộc tính khác nhau của bộ mã
- Bước 2: Lựa chọn giải pháp mã hóa
Việc lựa chọn phương pháp mã hóa cho toàn diện là rất khó vì vậy xây
dựng bộ mã phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: ý chủ quan của người xây dựng
mã, đặc điểm thống kê, đặc điểm của đối tượng mã hóa chính vì vậy, khi lựa
chọn phương pháp xây dựng bộ mã cần lưu ý các vấn đề sau:
+ Xác định một trật tự ưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn; + Tận dụng bộ mã có sẵn;
+ Tham khảo ý kiến của người sử dụng;
+ Kiểm tra độ ôn định của các thuộc tính;
+ Kiểm tra khả năng nới rộng và chèn thêm của mã só - Bước 3: Triển khai và kiểm tra giải pháp mã hóa
Sau khi đã xây dựng bộ mã phải triển khai cho toàn thể bệnh viện về cầu
trúc của bộ mã cũng như thời gian dự kiến áp dụng bộ mã Bệnh viện phải
phô biến quy tắc sử dụng cho các đối tượng liên quan đồng thời hướng dẫn
nhân viên liên quan hiểu rõ bản chất và cầu trúc của bộ mã để tránh sai sót khi
nhập liệu
Bên cạnh đó, bệnh viện phải thường xuyên tham khảo ý kiến người sử
dụng và kiểm tra quá trình thực hiện và sử dụng để đảm bảo tính hữu ích của bộ mã Từ đó, tùy theo từng nhu cầu tại mỗi thời điểm, bệnh viện có thể nâng,
cấp bộ mã sao cho ngày càng đáp ứng được nhu cầu nhập liệu của từng cá
nhân sử dụng
143 TÓ CHỨC HỆ THÓNG THÔNG TIN KÉ TOÁN THEO ĐỊNH HUONG PHAN MEM QUAN LY TONG THE BENH VIEN
Trong bệnh viện có nhiều phần hành kế toán, mỗi phan hành có nhiệm vụ theo đõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế
Trang 33gồm: kế toán viện phí nội trú, kế toán viện phí ngoại trú, kế toán được và vật tư y tế, kế toán tiền, kế toán thanh toán, kế toán lương, kế tốn tổng hop Cách tơ chức cơng tác kế tốn theo phần hành thể hiện được sự phân công, phân nhiệm vụ cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu
giữa các phần hành Tuy nhiên, để tổ chức một HTTTKT hoàn chỉnh thì các hệ thống thông tin quản lý bệnh viện phải trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận chức năng trong bệnh viện Hệ thống thơng tin kế tốn tiếp nhận thông tin từ các bộ phận đồng thời cung cấp thông tin trở lại cho các bộ phận khác Tổ chức HTTTKT trong bệnh viện không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán đề theo dõi các đối tượng kế toán mà cần phải xây dựng HTTTKT theo chu trình Cách xây dựng, HTTTKT theo chu trình nhằm hướng đến phục vụ các đối tượng trong toàn
bộ hệ thống, xác định được vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động,
điều này cho biết mỗi loại thơng tin kế tốn cần cho bộ phận chức năng nào
trong một chu trình, từ đó tổ chức việc ghi nhận, theo dõi, xử lý thông tin,
cung cấp chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất
1.3.1 Chu trình thu viện phí
a Chức năng của chu trình thu viện phí
Chu trình doanh thu (hay còn gọi là hoạt động thu viện phí) với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch vụ kỹ thuật, chi phi đã chỉ dùng để điều trị
cho bệnh nhân và thu tiền
Mục tiêu chủ yếu của chu trình thu viện phí là phối hợp nhịp nhàng và hiệu
quả giữa các bộ phận trong việc thu viện phí, theo dõi tạm ứng, hoàn ứng và
thanh toán viện phí Các chức năng chủ yếu của chu trình thu viện phí bao gồm:
- Ghi nhận quá trình điều trị của bệnh nhân bao gồm thuốc — vật tư y tế
Trang 34- Kiểm tra lượng thuốc, vật tư y tế sẵn có - Cung cấp dịch vụ kịp thời
- Lập bảng kê thanh toán tiền viện phí và xuất biên lai cho bệnh nhân
một cách chính xác, kịp thời
- Ghi nhận tiền viện phí một cách chính xác
~ Theo dõi tình hình thanh toán viện phí của bệnh nhân
- Lập biên lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả, thu tiền, thực hiện y lệnh và lập báo cáo thu viện phí
Hình 1.5 thể hiện các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong
phần mềm quản lý tông thể bệnh viện Ti | | Kẻmm | _| | qung | | mụ | || @äs]|J m L|
nại | IP6nơg | TP aud, FP) iy PY te OP) qua TP
Bnhận weap YOCVTYT lệh ‘cones i bien ai cáo
‘Gung tng dich vy Theo dd khám dứa bệnh ‘ie pi Hình 1.5 - Các chức năng chinh ctia quy trinh thu vién phi trong phan mém quản lý tổng thể bệnh viện
b Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí
Bộ phận kế toán trong chu trình thu viện phí có trách nhiệm ghi nhận, xử
lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động,
của hàng hóa, doanh thu theo thời gian, từng đối tượng bệnh, theo dõi tình hình thu viện phí, tạm ứng, thoái trả, tình hình lãi lỗ, cung cắp các thông tin cho
Trang 35mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu qua hình 1.6
Hình 1.6 - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí
(1) Tiếp nhận bệnh nhân
(2) Kiểm tra đối tượng khám bệnh, BHYT
(3) Kiểm tra thời hạn được hưởng BHYT
(4) Ra y lệnh điều trị (chỉ định HCXN, thuốc, VTYT, phẫu thuật, )
(5) Nhận thuốc, hóa chất, y dụng cụ, vật tư y tế, (6) Cập nhập hồ sơ bệnh án thực hiện y lệnh điều trị
(7) Dữ liệu hồ sơ bệnh án làm cơ sở tập hợp bảng kê thanh toán (8) Lập biên lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả
(9) Thu tiền
© TỔ chức thơng tin trong chu trình thu viện phí
Các phân hệ tham gia vào chu trình thu viện phí bao gồm:
- Phân hệ tiếp nhận bệnh nhân
Trang 36thu viện phí ngoại trú
~ Phân hệ quản lý nội trú: quản lý xuất nhập viện, quản lý y lệnh, quản lý thực hiện y lệnh, thu viện phí nội trú
- Phân hệ quản lý dược
- Phân hệ quản lý bệnh nhân có BHYT
Các chủ thể tham gia vào chu trình này: bệnh nhân, bác sỹ, nhân viên y
tá khoa phòng điều trị, quản lý kho, kế toán thu viện phí, BHYT, kế toán hàng, tồn kho, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi, kế toán tổng hợp và ngân hàng,
Hình 17 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm các nút xử lý tương ứng với
Trang 371.3.2 Chu trình cung ứng
a Chức năng của chư trình cung ứng
Trong bệnh viện, chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua thuốc và các thiết bị vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt
động mua sắm vật tư văn phòng Do đó, chu trình cung ứng có hai chức
năng chính là mua hàng (thuốc và vật tư y tế) và thanh toán tiền cho nhà
cung cấp
Mục tiêu của chu trình cung ứng là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua
hàng (thuốc, VTYT, HCXN, YDC, .) và thanh toán với nhà cung cấp khi
phát sinh nhu cầu về thuốc, VTYT, HCXN, YDC, và hàng hóa phục vụ các dịch vụ kỹ thuật Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình
cung ứng nhằm:
- Đảm bảo tất cả thuốc, VTYT, HCXN, YDC, được đặt là cần thiết - Nhận thuốc, VTYT, HCXN, YDC, đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất
lượng và thời gian theo đơn đặt hàng
- Bảo quản tốt thuốc, VTYT, HCXN, cho đến khi đưa vào sử dụng
~ Đảm báo chứng từ, hóa đơn đi kèm với hàng hóa là hợp pháp, đầy đủ và chính xác
- Ghi chép và phân loại các khoản chỉ phí một cách nhanh chóng là chính xác
- Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán cho từng nhà cung, cấp trên số chỉ tiết phải trả người bán
- Phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, VTYT để đảm bảo hoạt động của bệnh viện không bị gián đoạn,
đồng thời không để tồn kho quá mức gây ứ đọng vốn và tăng chi phi bảo
Trang 38Hình 1.8 mô tả các chức năng chính của chu trình cung ứng [8, trang 141] Nhận Chip sả Xác : Nin h Chiên Cácsẻ
ám | ai PR] Lop hinga) LE nin fat han | J caitai | [ay : hing bio thanh 4 bio dáo
nhu cầu quin tin tín khan Theo >| Dich vu * ding pha tra
Hinh 1.8 - Sơ đồ các chức năng chính của chu trình cung ting b Mắi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
Chức năng tài chính kế toán trong chu trình cung ứng là tham gia quản
lý và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chỉ tiết và tông hợp hàng tồn kho về phương diện giá trị, theo đõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa và thanh tốn Thơng tin kế toán cung cấp giúp cho nhà quản trị ra quyết định liên quan đến thời điểm
mua hàng, lượn hàng cần mua, quy cách, số lượng, giá cả, lựa chọn nhà cung,
cấp, phương thức ký hợp đồng Hình 1.9 m6 tả sự phân công trách nhiệm và
Trang 39Cũng Tài ứng/ tơn chính/ kho Kế tốn EL TL 1L [TT TL Tri] Kế toán tổng hợp The Ai nh "| vio toán =
Hình 1.9 - Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
e Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng
Các phân hệ trong chu trình cung ứng trong môi trường Bệnh viện là
phân hệ quản lý được và vật phẩm y tế Trong đó có các tiêu phân hệ:
- Phân hệ dược ngoại trú
- Phân hệ dược BHYT ngoại trú
- Phân hệ kho VTYT và sinh phẩm
~ Phân hệ dược nội trú
~ Phân hệ dược nhà thuốc
Trang 40lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế
toán ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng tu tin kho được "Nhu cầu về số lượng chủng loại Dữ liệu về các lần mùa trước ` —>—_— Di hậu đặt hàng Dữ hậu về nhà cung cấp " Dù liệu tồn kho Số lượng thực nhận bs (cùng với phiếu Dữ liệu nhận hàng, ‘giao hàng) Hóa đơn do nhà cụng cấp chuyển đến Dữ liệu về các
Số cái Bio cáo và lấn đã mua
tải khoản tổng hợp, phân ich SSS “Các nhà quản lý bệnh viện
Hình 1.10 - Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng .Mắi quan hệ giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng
- Ké toán kho dược tham gia vào chu trình cung ứng, có quan hệ với các