Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Với các chức năng, nhiệm vụ, văn phòng cần phải tô chức thực hiện rất nhiềucác hoạt động quan trọng nhằm phục vụ tốt các công tác quản lý của cơ quan, đơn vị, trong đó có các dự án chỉnh

; DAI HỌC QUOC GIA HÀ NOI _ ¬¬

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Đăng Toàn

THANH PHO DA NANG

LUẬN VAN HAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HA NOI - 2024

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ; : TRUONG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HOI VÀ NHÂN VĂN

CÁC GIẢI PHÁP QUAN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÁC

QUẬN, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN

THÀNH PHÓ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Định hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Cam Anh Tuấn

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch Hội đồng chấm luận Giảng viên hướng dẫn Học viên

văn thạc sĩ khoa học

PGS.TS.Đào Đức Thuận TS.Cam Anh Tuấn Nguyễn Đăng Toàn

HÀ NOI - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tai “Các giái pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của

Văn phòng các quận ủy, huyện uy trên địa bàn thành pho Đà Nang” là công trình nghiên

cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của thầy TS Cam Anh Tuan Các số liệu sử dụng

phân tích trong bài khoá luận có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả này chưa từng đượccông bồ trong bat kì nghiên cứu nào khác

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một sỐ quan điểm nhận xét, đánh giá của tácgiả, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc rõ ràng

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin sử dụng trong Luận văn này

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Đăng Toàn

LỜI CÁM ƠN

Đề có thê thực hiện được viện nghiên cứu đề tài này một cách tốt nhất, ngoai sự

nỗ lực và cố gang của bản thân cùng với vốn kiến thức đã được tiếp thu trong quátrình học tập và làm việc thì tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnhđạo văn phòng của các quận, huyện uy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, các cán bộ,công chức, viên chức tại các quận, huyện uỷ và tạo điều kiện thuận lợi dé tôi có cơhội tìm hiểu về thực trạng, khai thác, thu thập thông tin, số liệu để hoàn thành đề tài

Các thầy, cô Khoa quản trị văn phòng Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

Ts Cam Anh Tuấn - Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đạihọc Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã luôn giúp đỡ, hướng dẫn, chỉbảo tận tình trong suốt quá trình viết Luận văn tốt nghiệp và giúp tôi hoàn thiện tốt

đề tài này

Trong quá trình thực hiện, mặc dù đã rất có gắng dé hoàn thành bai luận văn,

tuy nhiên thời gian nghiên cứu có hạn và quy mô khảo sát rộng là các quận, huyện uỷ

trên địa ban thành phố Da Nẵng nên bài luận văn sẽ không thé tránh khỏi những thiếusót và hạn chế Tôi rất mong nhận được sự tham gia góp ý kiến của các thầy cô để

luận văn được hoàn chỉnh hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Đăng Toàn

MỤC LỤC LOT CAM ĐOAN 55-S<eeEYE.E7.4E7134 27342744 E74007A49001r81crre

-1-LOT CẢM ƠN s5<Se4 HE E40 07.44077440 007744 07744077941 2941eerrxee 1 DANH MỤC CÁC TU VIET TẮTT s- 5° << se ssssss£sse ssvssessesserserssese 1

DANH MỤC BANG BIU 5° 5£ s£ << S2 ES£ SE EseEsEEsessEssEssssersersersesse 2

MỞ ĐẦUU 5 5ŸS9SEA4E.S4E E 0713007140071447144 77440744 0744007040 0704102044 E0 1

1 LY do Chon dé 8n 1

2 Mục tiêu NGUYEN CỨU << <5 5< 9 9 9 TH 0 0006 00 3 3 Nhiệm vụ nghiÊn CỨU o << 52% S 9 99 5 99.90.0000 00 00096 00 3 4 Đối tượng, phạm Vi nghiên €ứu -s- << s< se se ssssessessessessesessesse 3 4.1 Đối tượng NQHiEN CỨIM: - 5522 SEEEvvctEEEE1111121121111111.1 TT.111 1.11 ce 3 4.2 Phạm vi nghién CỨU: .o- œ5 < 2< 9 9 0.900.900 00000100 000600 3 LƯU N(.) 1 gÃ(ịia(a(aỏd 4

Z5 Lo nẽa 4

4.2.3 Pham vi nội dung đỀ ti: ceeccsscecssssscsssssessssscssssscscssuesssssscssssuesessuesessucsessuessssucssssuessssuecesssees 4 5 Lich sử nghiên cứu vấn đề s-s- sssss£ se se sessexsessessesersersersesse 4 6 Phương pháp nghiÊn CỨU œ ó6 2 %9 99.99 99 9949099948995886098846966 6 7 C0 0 7 7

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VA PHÁP LY CUA VIỆC QUAN LÝ CÁC DỰ ÁN CHỈNH LY TÀI LIEU LƯU TRO ° 22s ss5sses 9 1.1 Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý tlt -.s s-s-ssssessesss=ssssses 9 INNc m 9

im DD Quan LY ễEễỔẦỔỐ 9

IInEAð 0 4ỐỔ 11

In n9) 0000005 13

1.1.1.4 Quản lý dự án chỉnh lý “TULTẺ <5 25 + + E++E+eeeEeeeeeeereesereree 14

1.1.2 Mục dich quản ly dự án chỉnh by TU LTT -ccscsst+texsrtxtexerertererrrterrrrterrrrrrre 15

1.1.3 Nguyên tắc quản lý dự án chỉnh I) TLLT - ce+++EEE++vee++t2EEE+veeerrrrrrsee 16 1.1.4 Yêu cầu quản by dự án chỉnh lý TLLT esssssssssssssssssssssesssesssssssssssssssseeessssssssessssseeeeessssseee 17

1.1.5 Trách nhiệm quản ly dự án chỉnh lý TỪ Ù T ssss+e+e+e+xvxexererererereeteereexes 18

1.1.5.1 Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiến hành chỉnh lý TLLT 18

1.1.5.2 Trách nhiệm đối với co quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT

— 19

1.1.6 Biện pháp quản lý dự án Chỉnh lý TL LLÏ + 5+ ssSsSsSt+t+t+ketetetexererererrteererersee 21

1.2 Quy định của dang và nhà nước về tổ chức thực hiện chỉnh lý tllt 221.2.1 Văn bản quy định về nghiệp vụ CHINN ]ý -c¿=+2EEESveeettEEEEEEeeerrrrrrrkeeeree 221.2.2 Văn bản quy định về tài chính phục vụ hoạt động chỉnh ]J - 24

1.2.3 Văn bản quy định về đấu thâM -©22EVEVE22222eeetEEEEEEEEEEEEEeerrrrrrrrrrrrrkrrvee 24

1.2.4 Văn bản quy định về hoạt động địch VỊ LAU fY «se terrererererrreererersre 24Chương 2 THỤC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁNCHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CÁP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

TREN DIA BAN THÀNH PHO DA NẴNG -. s-cssccsscesersserssersscss 26

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của van phòng quận ủy, huyện ủy thuộc

2.2.1 Sự cân thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh ly TLLT tại các Văn phòng

QUGN UY, AUVEN UV 58 000000n0n8858 29

2.2.2 Khái quát các dự án chỉnh ly TLLT cua Van phòng quận uy, huyện uy trên địa ban

thành phố Đà NGNG.srsscsscsccssssssssssssssssssessssssssssvessessssssssssssssssssvsssssssssssesessssssssvsssesesssssesessessssseess 32

2.3 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý tllt của văn phòng các quận ủy, huyện ủy

trên địa bàn thành phố đà nẵng «s2 se ssese+seevseessesseevserssessee 34

2.3.1 Lập ké hoạch tổng thể chỉnh lÿ TILLT cc++++22EEEEEEE+22eeee+tttttEEEEEEvvseeeceed 34

2.3.2 Tổ chức triển khai các dự án chỉnh lý TLLT -ccz+++2EE+vveeettttrvvvsceeeree 352.3.2.1 Quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh ly TLLT tại các văn phòngquận uy, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Da Nẵng 2 2 2 22 2+5: 36

a Khảo sát tài liệu cần chỉnh lý ¿- ¿5 s+Sx+SE2EE£EE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrkerkee 37

b Lap ké hoach du Ath NNNớẽẽ 'ễ®'.ồ"'ồ.ồ®^ˆ 37

c Lap dự toán kinh phi và phê duyệt dự án - 5 + Set 40

d Triển khai dự án -.-¿ ©2+++2 tt HH HH ghe h 44

e Kiểm tra, giám sát dự án ¿- 2-2 E+St+EEEEEEE SE 1211211211211 11 111111111 tre 44

f Nghiệm thu và kết thúc dự án - ¿2+ £+EE+EE£2E£+EE£EE+EEEEEZEEEEEtrkrkerrrrrkee 46

2.3.2.2 Tình hình nhân sự thực hiện công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các

văn phòng quận uỷ, huyỆn UIÿ - 5 + 19v vn nh ng ngư 48

2.3.3 Công tác kiểm tra, giám sát các dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uy, huyện

8EẼ.Ẽeaaa A.AL ÔỎ 49

a Giám sát trước khi chuẩn bị công tác chỉnh lý: - s2 s2 z+sz+szxe¿ 50

b Giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu -. 5555 <+++scssseessee 51

c Kiểm tra kết thúc chỉnh lý tài liệu -2- 2-2 £+S£+E£+EE+EE£E++EE+EEerkezrezrerrxee 51

2.4 Kết quả và nhận xét việc quản lý dự án chỉnh lý tllt của các vp quận ủy,

CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CÁP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

TREN DIA BAN THÀNH PHO ĐÀ NĂNG -s- se ©sscsseesecssessesse 68

3.1 Định hướng trong việc quản lý dự án chỉnh lý tllt tai văn phòng cấp quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng se s<ssssessesss 68

3.1.1 Quản ly dự án chính lý TLLT trên cơ sở pháp luật của Nha nước, quy định chuyên

ngành của Đảng và Thành ty Đà NANG ssscsscscsssssssssssssssssssssssssssssessesssssssesssessssssssssesssssseesseee 683.1.2 Quản lý dự án chỉnh lý TLLT phải dam bảo khoa học, hiệu quả và kinh tế 69

3.1.3 Ap dụng khoa học công nghệ vào công tác quan lý dự án chỉnh lý TLLT 70

3.1.4 Kết hop phát triển dự án số hoá tài liệu lưu trữ tại văn phòng các quận, huyện uy trênđịa bàn thành phố Đà Năng -+:++++++£££22SSEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrrrrrrrrrrrirrrrrrrrrrie 73

3.2 Giải páp -GG s ọ ọ Họ TH ” 0 TT 0.0.0 0090008096 74

3.2.1 Xây dựng, ban hành quy trình quản lý, tổ chức dự án chỉnh lý TLLT - 743.2.2 Xây dựng, ban hành các kế hoạch, thuyết minh dự án chỉnh lý TLLT và cơ chế phối

hợp giữa Văn phòng cấp quận úy, huyện ủy với don vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời

QUAN thre Nien AU AN 00000000 T00 3Ã 76

3.2.2.1 Xay dung, ban hanh cac ké hoach ngan han, dai han trong viéc tổ chức dự án

Chinh LY TLLT an 76

3.2.2.2 Xây dựng thuyết minh dự án chỉnh lý TLL/T 2s s2 z+sz+sz+se¿ 773.2.2.3 Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy với đơn

vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời gian thực hiện dự án chỉnh ly TLLT 78

3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 793.2.4 Tăng cường kiếm tra, đánh giá, tổng kết công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 813.2.5 Đầu tu nguon von, phân bồ kinh phí và hệ thong cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện

67/Ÿ./7827.85/1/18080800000n0n0n08n8088 63

3.2.6 Xây dựng hệ thong quản ly dự án chỉnh lý TLLT trên các nên tảng, ứng dụng khoa

học công nghệ và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin -ccccccccccccccree 345000.9000277 88DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO °-s°sss©ssessessezssesse 89

3:098009 21177 ,.,AŒ:: ÔỎ

-1-DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TT Từ viết tắt Nguyên nghĩa

1 TLLT Tài liệu lưu trữ

2 TNHH Trach nhiém hitu han

3 UBND Uy ban nhân dân

4 TCVN Tiêu chuân Việt Nam

5 TW Trung uong

DANH MỤC BANG BIEU

Bang 2.1 Tình hình thực hiện chỉnh lý TLLT từ năm 2019 — 2023 33

Bảng 2.2 Kế hoạch dự án chỉnh lý TLLT của Văn phòng huyện ủy Hòa Vang 35

Sơ đồ 2.3 Quy trình tô chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT 36

Bang 2.4 Kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLTT ¿2° s2 + £+££z££zs2+se£: 40

Bảng 2.5 Đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn 42

Bảng 2.6 Kết quả của công tác nghiệm thu và kết thúc dự án chỉnh lý TLLT 47

Bảng 2.7 Tình hình nhân sự thực hiện công tác quan lý dự án chỉnh ly TLLT 48

Bang 2.8 Công tác kiểm tra kết thúc chỉnh lý TLLT -5¿ 5z ©5z2ss+cs+¿ 52Bang 2.9 Kết quả tiến độ thực hiện dự án 2-2 2 2+EtEeEEeEEEEEEEErErrerkees 54Bang 2.10 Kết quả khối lượng tài liệu (số mét) sau khi hoàn thành dự án 57

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động văn phòng là công tác không thê thiếu trong tất cả các cơ quan, tổchức bởi văn phòng là bộ máy điều hành tông hợp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗtrợ cho hoạt động quản lý, nơi phục vụ mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tô chức Đối với các cơ quan nhànước, văn phòng còn là đơn vi tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổnghợp, xử lý phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành Do

đó, văn phòng có vai trò, nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ thực hiện

các nhiệm vụ cơ bản nhằm duy trì hoạt động, giúp cơ quan, tô chức thực hiện phương

thức lãnh đạo và lề lối làm việc và đặc biệt là giúp lãnh đạo chỉ huy hiệu quả mọi

công việc tại cơ quan, đơn vị mình.

Với các chức năng, nhiệm vụ, văn phòng cần phải tô chức thực hiện rất nhiềucác hoạt động quan trọng nhằm phục vụ tốt các công tác quản lý của cơ quan, đơn vị,

trong đó có các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc tổ chức thực hiện tốt các hoạt

động của văn phòng nói chung và hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng đóng

vai trò hết sức quan trọng, bởi vì, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng

những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con

người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cốlịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức “Dự án” được xem là tập hợp cáchoạt động có liên quan đến với nhau được cơ quan trực tiếp thực hiện hoặc thuê khoánchuyên môn bên ngoai cơ quan, với nguồn tài chính có giới hạn dé đạt được nhữngmục tiêu cụ thé, rõ ràng trong một thời gian nhất định Thực hiện dự án chỉnh ly tai

liệu lưu trữ cũng được xem là một hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng

nhưng do thiếu nhân lực nên thường kết hợp với các đơn vị, doanh nghiệp chuyênngành lưu trữ bên ngoài dé thực hiện công tác này nhằm không chỉ triển khai thựchiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị mà còn góp phần lưu giữ nhữngthông tin trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội

Những năm gần đây, nhận thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Thành

ủy Đà Nẵng đã phê duyệt và triển khai thực hiện công tác lưu trữ theo Quyết định số1018-QD/TU ngày 05 tháng 05 năm 2016 của Thành ủy Đà Nẵng về việc ban hànhDanh mục các cơ quan, tô chức đảng, tô chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu

tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành ủy Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ

quan Quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố cũng đã được quan tâm và chú trọngthực hiện Văn phòng tại các quận ủy, huyện ủy đã từng bước tiếp cận và triển khai

công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ một cách có tô chức thông qua các hoạt động quản

lý nghiệp vu, cụ thé là ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ,các kế hoạch, tờ trình xin kinh phí dé hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hằngnăm, thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các đơn vi, doanh nghiệp hoạtđộng về lĩnh vực lưu trữ dé hoàn thiện khối tài liệu còn tồn đọng trong kho Bên cạnh

những kết quả đạt được, văn phòng các quận ủy, huyện ủy thành phố Đà Nẵng còn

đang gặp rất nhiều van dé trong việc tô chức, thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưutrữ Cụ thé, cách quản lý thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chưa

thật sự khoa học, thiếu sự chặt chế; công tác tham mưu tô chức dự án còn nhiều hạn

chế; việc phân công cán bộ văn phòng theo dõi công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa

tốt gây khó khăn trong việc lên kế hoạch, triển khai tổ chức dự án chỉnh lý cho phù

hợp, đúng với yêu cầu của cơ quan giao và tạo điều kiện cho đơn vị thực hiện nhận

khoán dự án chỉnh lý tài liệu Ngoài ra, do bộ phận văn phòng là đơn vị tổng hợp,

điều hành, tổ chức nhiều hoạt động khác nhau dẫn đến việc quản lý, kiểm soát các dự

án chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn lỏng lẻo, do thiếu chuyên môn về nghiệp vụ và chưanhận thức được tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ,

Có thể khăng định răng, việc quản lý thực hiện trong công tác chỉnh lý tài liệulưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của mọi cơ quan, tô chức,chính vi vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu

lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện úy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”

đề làm luận văn thạc sỹ nhằm mục dich tìm hiểu, nâng cao nhận thức về trách nhiệm,

quản lý thực hiện đối với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các Văn phòng cấp quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Da Nẵng, cũng như bé sung thêm những kiến

thức lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý, tô chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưutrữ nói riêng, tô chức va quan lý các hoạt động văn phòng nói chung.

2 Mục tiêu nguyên cứu

Đề thực hiện được tốt đề tài này, tôi hướng đến những mục tiêu sau:

- Hệ thống hóa lý luận và pháp lý của việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu

trữ;

- Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn

phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Da Nang;

- Đề xuất các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xây dựng trên cơ sở mục đích đã xác định

và tập trung vào những nhiệm vụ cụ thê như sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và tìm hiểu cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

và tô chức quản lý, thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu hệ thống các văn bản quy định do cơ quan nha nước va các cơ quanĐảng ban hành liên quan đến việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tô chức văn phòng quận ủy,

huyện ủy theo quy định của pháp luật; Trách nhiệm của Văn phòng quận ủy, huyện

ủy đối với công tác chỉnh lý

- Khảo sát thực trạng việc t6 chức quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của

Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế đối với trách nhiệm của văn phòng quận ủy,huyện ủy trong tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nguyên nhân

của các hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối trợng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ củaVăn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

4.2.1 Không gian:

Các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng: Quận ủyHải Châu, Quận ủy Liên Chiêu, Huyện ủy Hòa Vang Với quy mô của đề tài luận văntác giả chỉ đề cập điên hình 03 quận ủy, huyện ủy đã có thực hiện chỉnh lý tài liệu lưutrữ được thuê khoán chuyên môn bên ngoài trong những năm gần đây

4.2.2 Thời gian:

Khảo sát các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thuê khoán chuyên môn bên

ngoài của các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng từ năm

2019 đến năm 2023 Căn cứ vào quyết định phê duyệt của Thành ủy Đà Nẵng số

1018-QD/TU ngày 05 tháng 05 năm 2016 tuy nhiên đến năm 2019 mới có một vài cơquan triển khai thực hiện, do đó tôi chọn mốc thời gian từ năm 2019 cho đến hiện tại

dé có cái nhìn tong quát, đánh giá được thực trạng của văn phòng các quận ủy, huyện

ủy trong công tác tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

4.2.3 Phạm vi nội dung dé tài:

Đề tài có 02 phạm vi nội dung:

- Thứ nhất: Dé tài khảo sát các dự án chỉnh lý TLLT được thuê khoán chuyênmôn bên ngoài.

- Thứ hai: Đề tài tập trung nghiên cứu các biện pháp quản lý của văn phòng

quận ủy, huyện ủy (Chủ dau tư) trong tổ chức thực hiện dự án chỉnh ly TLLT

5 Lịch sử nghiên cứu van dé

Công tác quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng là việc tham

mưu, triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quy định, kế hoạch chỉnh lý tài liệu và

tiễn hành thực hiện nhằm bảo quản an toàn tài liệu, khai thác tải liệu lưu trữ phục vụ

trong việc tra cứu, nghiên cứu, tham khảo của các cá nhân, đơn vi và tổ chức Trongquá trình nghiên cứu tài liệu, có rất ít đề tài đề cập liên quan đến việc quản lý, tổ chức

thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu nói riêng.

Về cơ sở lý luận: Vấn đề này đề cập trong giáo trình “Lý luận và phương pháp

công tác lưu trữ”, của tác giả Chu Thị Hậu — Chủ biên, nhà xuất bản Lao động, năm

2017 Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về tài liệu lưu trữ; Giáo

trình Lý luận về Quan trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phung (Chủ biên) — TS.CamAnh Tuấn — TS Nguyễn Hồng Duy — TS Nguyễn Thị Kim Bình — TS Phạm ThiDiệu Linh, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2021 Cuốn giáo trình đãcung cấp những kiến thức về công tác quản trị văn phòng

Về cơ sở thực tiễn: Liên quan đến lĩnh vực này là những đề tài nghiên cứu khoahọc, một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học củahọc viên, sinh viên như: Luận văn thạc sĩ “T6 chức chỉnh lý khoa học tài liệu tài chính

— kế toán tai Công ty Lưới điện Cao thé thành phó Hà Nội” của Nguyễn Quyên; Khóaluận tốt nghiệp chuyên đề “Quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ tại thành phố ĐàNẵng” của Nguyễn Thị Linh, năm 2018; “Công tác tô chức và quản lý văn phòng tạiVăn phòng công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội” của Vũ Trà My, năm 2018;

Đề tài nghiên cứu khoa học quản trị văn phòng “Đổi mới hoạt động văn phòng cap

Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính

nhà nước” của Tại Thị Nhật Lệ, năm 2018; “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác

tham mưu, tổng hợp của văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” củaDinh Thị Tuyết Ngân, năm 2017,

Đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu tiếp cận ở góc độ quản trị vănphòng về công tác lưu trữ, tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài tiếp cận ở góc độ tổ chức

thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ dé xem xét và đánh giá trách nhiệm của

văn phòng Thông qua những đề tài, công trình nghiên cứu, những bài khóa luận tốtnghiệp có thé nhận định rằng đây là một vấn đề rất quan trọng và luôn cần được tìmhiểu, nghiên cứu và từng bước nâng cao, hoàn thiện trong công tác tô chức thực hiệnhoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Mỗi công trình đề cập đến ở nhiều khía cạnh khácnhau và ở các cơ quan cụ thé nhất định Do đó, chính là điểm khác biệt giữa các côngtrình nghiên cứu, ngoài ra từ cơ sở những bài nghiên cứu trước có thé làm tiền đề cho

các công trình sau nham tìm ra phương hướng, giải pháp mới dé có thé nâng cao chất

lượng hiệu quả công việc đối với việc tổ chức, quản lý công tác văn phòng nói chung

và các nghiệp vụ chuyên sâu nói riêng ở các cơ quan nhà nước thuộc các cấp bậc khác

nhau.

Đến thời điểm hiện tại, các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố

Đà Nang vẫn chưa có các dé tài nghiên cứu về việc quản lý, tổ chức công tác lưu trữ

cũng như là công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Do đó, bản thân tôi muốn đóng góp một

phần công sức, thể hiện quan điểm về trách nhiệm của Văn phòng quận ủy, huyện ủytrong việc quản lý, tô chức thực hiện hoạt động các dự án chỉnh ly tai liệu lưu trữ(trên địa bàn thành phố) làm cơ sở cho các bài nghiên cứu tiếp theo

6 Phương pháp nghiên cứu

Dé có thé hoàn thành tốt bài luận văn này, ngoài việc vận dụng những kiến thức

lý luận liên quan đến công tác quản trị văn phòng; tham khảo các văn bản quy định,hướng dẫn thực hiện về việc tham mưu, triển khai, tô chức thực hiện của văn phòngđối với các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ do cơ quan có thâm quyền ban hành Ngoàiviệc nghiên cứu, tổng hợp tài liệu về công tác quản trị văn phòng thì tôi còn sử dụngmột số phương pháp chính trong quá trình tiễn hành nghiên cứu đề tài:

- Phương pháp luận: Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đốichiếu giữa ly luận và thực tiễn, từ đó sẽ có cái nhìn toàn diện và tổng thể hơn để làm

cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng nhằm phân

tích kỹ tình hình thực trạng quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu tại các văn phòng quận

ủy, huyện ủy, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý về chỉnh

ly tài liệu lưu trữ tại các don vi.

- Phương pháp khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng và thường xuyên sử

dụng dé thực hiện bài khóa luận Tôi đã tiến hành kết hợp với cán bộ văn phòng, can

bộ văn thư — lưu trữ kiêm nhiệm hoặc trực tiếp đảm nhiệm công tác quản lý dự án dé

khảo sát các dự án chỉnh lý tải liệu tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy Từ đó có

thé nắm được thực tế việc tổ chức công tác lưu trữ của văn phòng quận ủy, huyện ủy

được thực hiện như thế nào, đạt được kết quả ra sao, những khó khăn, thuận lợi trong

việc triển khai, tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý tại các cơ quan

- Phương pháp thu thập, thống kê: Thu thập số liệu từ các đơn vị, phòng banbằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm Trên cơ sở những thông tin đã được thu

thập, tôi tiến hành thống kê số liệu về tài liệu trong quá trình thực hiện chỉnh lytại cơ quan Sau đó đánh giá về thực trạng việc thực hiện công tác chỉnh lý dựatrên thực tế.

- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những thông tin đã thu thập cùng với sựtìm hiểu các văn bản có liên quan đến đề tài nghiên cứu, tôi đã tiến hành hệ thống hóacác văn bản quy định về quản trị văn phòng và công tác chỉnh lý từ cấp trung ươngđến địa phương nhằm dé là cơ sở đảm bảo về mặt pháp lý của đề tài

Ngoài những phương pháp chủ yếu trên tôi còn sử dụng phương pháp nghiên

cứu tai liệu tham khảo, các luận án, luận van.

7, Kêt cầu luận văn

Luận văn tốt nghiệp của tác giả, ngoài Phần mở dau và phan kết luận, phan nội

dung gồm 03 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở ly luận và pháp lý của việc quan ly các dự an chỉnh lý tai

liệu lưu trữ

Chương này tác giả tập trung tìm hiểu khái niệm cơ bản về công tác quản lý

dự án chỉnh lý TLLT và một số khái niệm có liên quan; mục đích, yêu cầu, nguyên

tắc và trách nhiệm của việc công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT Nêu khái quát cơ

sở pháp lý như các văn bản quy định của các cơ quan đảng, nhà nước về công tác

quản lý dự án chỉnh ly TLLT.

Chương 2 Thyc trạng của việc quản ly dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng

cấp quận uy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nang

Nội dung chương này tác giả khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa văn phòng cấp quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Nêu thực trạng

và kết quả của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng cấp quận, huyện

uy Từ đó đưa ra những nhận xét thiết thực về những kết quả đạt được, hạn chế vànguyên nhân dẫn đến ton tại những hạn chế dé nghiên cứu phương hướng phát trién

Chương 3 Hoàn thiện việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng cấpquận uy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Da Nẵng

Dựa trên những thực trạng về quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại chương 2, tácgiả đưa ra định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chat

lượng của công tác quan lý dự án chỉnh lý TLLT tai văn phòng cấp quận, huyện uy

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY CUA VIỆC QUAN LY

CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý TLLT

1.1.1 Khai niệm

1.1.1.1 Quan lý

Trong đời sống xã hội, quan ly xuất hiện khi có hoạt động chung của con

người Quan lý điều khién, chi đạo, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân

tạo thành hoạt động chung thống nhất của tập thể hướng tới mục tiêu đã định trước

Đề thực hiện hoạt động quản lý cần phải có tô chức và quyền uy Tổ chức phân định

rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham giahoạt động chung; quyền uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thê quản lý đối với

các đối tượng quản lý, bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức Quyền uy

là phương tiện quan trọng dé chủ thé quan lý điều khiến, chi đạo cũng như bắt buộc

các đôi tượng quản lý thực hiện các yêu câu, mệnh lệnh của mình.

Quản lý là một hiện tượng xã hội, là một thuộc tính bat bién, nội tại của mọi qua

trình lao động xã hội, Quản lý xuất hiện cùng một lúc với con người, biểu hiện mốiquan hệ giữa con người với con người Hiện nay có nhiều cách giải thích khác nhau

về thuật ngữ quản lý, nhà sử học Daniel A Wren đã nhận xét rằng: “Quản lý cũng

xưa cũ như chính con người vậy” Cũng một số nhà tư tưởng quản lý đã định nghĩa

quản lý theo những cách riêng của họ Nhu Harold Koontz: "Quan lý là một hoạt

động thiết yếu; nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các

mục đích của nhóm Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môitrường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời

gian, tiền bạc, vật chất và sự bắt mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thìcách quản lý là một nghệ thuật; còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa

học.

Quản lý là một hệ thong mớ hoạt động bên trong môi trường và tác động qua

lại với nó " [1;34] '

- Quan lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp,một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phi Quản lý bao gồm các hoạt

động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên

(hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc ápdụng các nguôn lực san có như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực Thuật

ngữ “quan ly” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.?

Dưới góc độ xã hội học, quản lý là một khái niệm chỉ chức năng của các hệ

thống có tính tổ chức, chức năng này có trong giới sinh học, trong đời sống xã hội và

trong quản lý kỹ thuật Quản lý nói chung là chức năng nhằm bảo vệ và duy trì các

cơ cầu xác định của một tô chức, đồng thời duy trì chế độ hoạt động thực hiện mộtchương trình và một mục đích của hoạt động đã được ý thức hóa của một tập thể, củamột tổ chức xã hội hoặc của một cá nhân nào đó với tư cách là một chủ thể của hoạt

động quản lý.

Quản lý là quá trình tô chức, lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát các hoạt động

của một tô chức hoặc doanh nghiệp dé đạt được các mục tiêu cụ thể Các cơ sở lý

luận về quản lý có thể được chia thành các trường phái hoặc trường phái quản lý khác

nhau, bao gồm:

- Trường phái khoa học quản lý: Được phát triển trong những năm 1900-1930,

trường phái này coi quản lý là một quá trình khoa học có thê được nghiên cứu và ápdụng dé đạt được hiệu quả và hiệu quả trong quan lý

- Trường phái quản lý cô điển: Được phát triển trong những năm 1920-1950,trường phái này coi quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều hành

và kiêm soát đê đạt được các mục tiêu của tô chức.

‘Harold Koontz, Cyril O"Donnell , Heinz Weihrich (1993), Những van dé cot yếu của quan lý, NXB khoa học

va Ky thuật

? Bách khoa toàn thư mở Wikipedia

10

- Trường phái quản lý hiện đại: Được phát triển trong những năm 1950-1980,

trường phái này coi quản lý là một quá trình linh hoạt và động lực, tập trung vào việc

đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

- Trường phái quản lý hiện đại hóa: Được phát triển từ những năm 1980 trở đi,

trường phái nay coi quản lý là một quá trình sang tạo, đòi hỏi sự chủ động và sự tương

tác giữa các thành viên của tô chức dé tạo ra giá trị cho khách hàng và tăng cường sự

cạnh tranh của tô chức.

Tất cả các trường phái quản lý đều tập trung vào việc tăng cường hiệu quả vàhiệu suất của tổ chức thông qua việc áp dụng các kỹ thuật và phương pháp quản lý

khác nhau.

Từ đó có thê đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tô chức, có hướng đíchcủa chủ thé quản lý lên đối tượng và khách thé quan lý nhằm sử dung có hiệu qua

nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức dé đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi

trường luôn biến động

1.1.1.2 Dự an

Trên phương diện ngôn ngữ hoc, thuật ngữ “dự án” (project) được xuất phát từtiếng Latinh “proJectum” với ý nghĩa là một bản kế hoạch được vạch ra dé thực hiệnmột hoặc một số hành động Như vậy, từ thuở đầu tiên, “dự án được hiểu là những ý

đồ, tính toán của con người về hoạt động diễn ra trong tương lai Bất kỳ hoạt động,

lĩnh vực nào cũng có thé có “du án” nếu chủ thé của hoạt động coi đó là việc làm cầnthiết để đạt được những mục tiêu nhất định trong tương lai

Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việcđược xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nóicách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt đượctrong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực dé đạt mục tiêu đó

3 Tg Nguyễn Đức Lợi (2008), Giáo trình Khoa học quan lỷ, NXB Tai chính, Hà Nội

I1

Việc sử dung các nguôn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của

dự án dé tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên Một dự án thànhcông là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phânphối cho sự phát triển lâu dai và bền vững của tô chức

Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia, Dự án là một tập hợp các hoạt động

có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với nhữngnguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tai chính có giới han dé đạt được nhữngmục tiêu cụ thê, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng ma dự án hướng đến.Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với

nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất

định.

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh

giá cao và chất lượng."

Dự án là một hoạt động có tính chất đặc biệt, được tiến hành trong một khoảngthời gian nhất định dé đạt được một mục tiêu cụ thé Dự án thường bao gồm một tập

hợp các công việc có thời hạn, được lập kế hoạch, tổ chức va điều hành dé đạt đượcmục tiêu đề ra

Các cơ sở lý luận về dự án bao gồm các khái niệm như:

- Dự án là một hoạt động đặc biệt: Dự án có mục tiêu cụ thể và được thực hiệntrong một khoảng thời gian nhất định Nó khác với các hoạt động thường xuyên của

tô chức vì các hoạt động này không có mục tiêu cụ thể và thường được thực hiện liên

bảo rằng các mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của

khách hàng.

- Dự án có tính chất liên ngành: Dự án thường bao gồm nhiều phần khác nhau

và yêu cầu sự phối hợp giữa các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy,

việc quản lý dự án yêu cầu sự tương tác và làm việc cùng nhau của các chuyên gia

trong các lĩnh vực khác nhau.

- Dự án có tính chất rủi ro: Dự án thường bao gồm một số rủi ro, bao gồm cảcác rủi ro về thời gian, chi phí và chất lượng Việc quản lý rủi ro là một phần quan

trọng của việc quản lý dự án dé dam bao rang dự án được thực hiện hiệu quả va đáp

ứng được mục tiêu đề ra

Do đó dé giúp chúng ta hiểu được dự án là gì, trước hết cần phải nêu một kháiniệm chung nhất về dự án: “Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ

cân phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế

hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới ”.°

1.1.1.3 Chỉnh lý TLLT

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình tô chức, sắp xếp và quản lý các tài liệu được

lưu trữ trong một tô chức hoặc hệ thống Mục tiêu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là đảm

bảo rằng tài liệu được lưu trữ một cách có tô chức, dé dàng truy cập và sử dụng, duytrì tính chính xác và toàn vẹn tài liệu trong suốt thời gian lưu trữ

Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu

theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồihoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làmcác công vụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Như vậy, chỉnh

lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong

công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học

Nhìn chung, khái niệm về công tác chỉnh lý tài liệu được thê hiện qua việc phânloại tài liệu theo một phương án phân loại tải liệu nhất định từ đó tiến hành chỉnh sửa

> PGS.TS.Từ Quang Phương (2014), Giáo Trình Quản Lý Du Án, NXB Kinh Tế Quốc Dân

13

hoàn thiện đối với các tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ và lập hồ sơ mới cho các tài

liệu chưa có hồ sơ, sau đó thực hiện việc xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ

và làm công cụ tra cứu.

Có thể nói, công tác chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ có tính chất bao hàm vàkết hợp với nhiều nghiệp vụ lưu trữ với nhau như: việc thu thập, xác định giá trị,thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, do đó dé thực hiện tốt chỉnh lý tài liệu cần phải

đạt được mục tiêu cu thé của dự án và các mục đích dé ra.

Trong quá trình quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đơn vị tô chức dự án tôchức triển khai, lập kế hoạch dự án từ đó đưa ra những định hướng, dự toán kinh

phí, phương án và quy trình thực hiện dự án dé dam bao dự án được t6 chức thựchiện theo đúng mục tiêu ban đầu Tổ chức kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện

công tác chỉnh lý TLLT của cá nhân hoặc đơn vị thực hiện công tac chỉnh lý và

đánh giá sản phẩm đạt được hiệu quả cụ thể Đối với cá nhân được phân công hoặc

đơn vi được thuê khoán chuyên môn thực hiện công tác chỉnh lý tai liệu sẽ phân

tích, đánh giá, cập nhật và thu thập các tài liệu đã được duyệt để đưa vào dự án thựchiện Họ cũng sẽ tô chức quản lý, giám sát các hoạt động liên quan đến việc thực

hiện công tác chỉnh ly dé đảm bảo tinh đầy đủ, chính xác và khả năng truy cập của

các tài liệu, đảm bảo hoàn thành tốt dự án theo đúng yêu cầu của đơn vị tổ chức dự

ya

an.

Quản lý dự án chỉnh ly tai liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm

bảo tinh bảo mật và bảo vệ thông tin của tổ chức Đồng thời giúp tăng cường hiệu

quả công việc và hiệu suât của các hoạt động của tô chức.

14

1.1.2 Mục đích quản lý dự ún chỉnh lý TLLT

Công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT là nhằm đảm bảo các hoạt động liên quan

đến dự án được tổ chức thực hiện, duy trì và đạt được hiệu quả nhất định theo một

quy trình cụ thé, từ đón tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai dự án, đảm

bảo được tính minh bạch, độ tin cậy cao và theo đúng quy định của pháp luật Mục

đích của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT bao gồm:

- Quan lý dự án chỉnh ly TLLT đảm bảo thực hiện công tác chỉnh lý thực hiện

đúng quy trình, đạt được mục tiêu đề ra Quy trình thực hiện công tác tô chức, triển

khai dự án chỉnh lý phải trải qua nhiều giai đoạn như giai đoạn chuẩn bị (lập kế

hoạch, dự toán kinh phí, đấu thầu, ), giai đoạn tô chức thực hiện công tác chỉnh lý

TLLT, giai đoạn kết thúc dự án (kiểm tra, đánh giá, nghiệm thu ban giao dự án, )

Cùng với việc sử dụng các kỹ năng và kiến thức nhằm quản lý chặt chẽ sẽ giúp cho

dự án chỉnh lý thực hiện theo một trình tự nhất định, đầy đủ và đạt được hiệu quả

cao.

- Quan lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo tiễn độ thực hiện hoạt động chỉnh lý

Trong đó, người quan lý đóng vai trò quan trọng trong việc g1úp dự an thực hiện đúng

tiến độ Cơ quan quan lý dự án chủ động trong việc lập kế hoạch chi tiết, phân côngnhiệm vụ rõ ràng, quan lý, giám sát và điều phối các hoạt động dự án dé dam bảo tiến

độ được tuân thủ.

- Công tác quan lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần kiểm soát chất lượng củacông tác này Từ các tài liệu tại kho lưu trữ trong tình trạng bó gói rất nhiều, khôngthé phục vụ trong việc khai thác va sử dụng tài liệu trở thành một hệ thống tài liệu

lưu trữ hoàn chỉnh, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tải liệu lưu trữ, nâng cao

trách nhiệm của cơ quan tô chức và chấp hành nghiêm Luật lưu trữ đối với việc bảo

vệ, quản ly va sử dụng tai liệu lưu trữ.

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo huy động được tất cả các nguồn lực cóliên quan Như việc đưa dự án vào khai thác sử dụng đạt được chất lượng, hoàn thành

đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, dam bao chất lượng, đạt được

mục tiêu cụ thê của dự án và các mục đích đê ra Các cơ quan (Nhà đâu tư) cân phải

15

tổ chức công tác quản lý ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư để có thể năm bắt đượcnhững yếu tố cần thiết trong quá trình thực hiện gồm vật lực và nhân lực từ đó tổng

hợp đánh giá, giám sát và điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả đạt được tốt nhất

- Thực hiện tốt công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần thúc đây từngbước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, áp dụng các thành tựucủa khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở đữ liệu, số hóa hồ sơ tài liệu để

quan lý và phục vụ tốt nhất nhu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức,

cá nhân.

1.1.3 Nguyên tắc quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Đề việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT được theo một hệ thống nhất định, thựchiện một cách thống nhất cho tất cả các cơ quan, tô chức nhằm mục đích đạt được

hiệu quả cao, chất lượng cao cần phải đặt ra các nguyên tắc cần phải chú ý và thực

hiện đúng như sau:

- Nguyên tắc hiệu quả: Quản lý dự án chỉnh lý TLLT dé đạt được những kết quatốt nhất từ việc sử dụng các nguồn lực có sẵn như nhân lực, tài chính, các yếu tố liên

quan khác Kết quả đạt được đảm bảo thực hiện đầy đủ các quá trình tô chức dự án,

sản phẩm đạt tiêu chuẩn theo đúng mục tiêu, đúng thời hạn đã đặt ra và đáp ứng được

trong phạm vi ngân sách của cơ quan phê duyệt.

- Nguyên tắc khoa học: Công tác quản lý phải biết sử dụng các phương phápkhoa học và kỹ thuật quản lý dựa trên định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứucác mục tiêu của dự án dé đem lại lợi ích, hiệu quả cao Do đó việc quản lý dự ánchỉnh lý TLLT phải thực hiện theo đúng quy trình từ việc lập kế hoạch, dự toán kinhphí, tổ chức lựa chọn nhà thầu, tổ chức chỉnh lý TLLT, giám sát quá trình thực hiện

và nghiệm thu bản giao dự án nhăm đảm báo tiễn độ, chất lượng của dự án

- Nguyên tắc hợp pháp: Thực hiện theo đúng quy trình, trình tự, thủ tục của LuậtLưu trữ; hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý dự án chỉnh lýTLLT Đảm bảo yêu cầu pháp lý đối với đơn vị thuê khoán chuyên môn chỉnh lýTLLT và dap ứng được các nhu cầu do cơ quan, đơn vi đặt ra

16

- Nguyên tắc bảo mật thông tin: TLLT là tài sản quý giá của toàn bộ các cơ

quan, tổ chức, cho nên việc bảo mật thông tin TLLT là công tác hết sức quan trong

và cần thiết Quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần phải thực hiện tốt luật bảo vệ bí mật

nhà nước, tránh làm lộ lọt thông tin TLLT ra bên ngoài.

1.1.4 Yêu cầu quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân

lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tải liệu còn tồn đọng và cần đưa

ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện quản lý dự án chỉnh lý hoàn

chỉnh.

Quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu cần được quản lý, giám sát, kiểmtra theo từng giai đoạn: Công tác chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện chỉnh lý và kết thúcchỉnh lý Việc giám sát, kiểm tra công tác chỉnh lý cần được tập trung thực hiện ởtừng giai đoạn và khi kết thúc chỉnh lý cần kiểm tra nghiệm thu kết quả chỉnh lý nhăm

đảm bảo thực hiện đúng quy định với các nội dung như sau:

- Công tác tô chức, lên kế hoạch cho dự án chỉnh lý phải đáp ứng đúng với nhucầu thực tiễn của cơ quan, đơn vi

- Lựa chọn đơn vi, cá nhân thực hiện công tác chỉnh ly dam bao dat tiêu chuẩn

về chuyên môn nghiệp vụ, nguồn nhân lực và hiệu suất công việc cao

- Tổ chức công tác kiêm tra, giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện công

tác chỉnh lý tài liệu.

- Công tác quản lý dự án chỉnh lý cần căn cứ vào mục đích, yêu cầu của đợtchỉnh lý bao gồm các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành; báo cáo kết quả khảosát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý (nếu có); biên bản giao nhận tài liệu chỉnh lý; kế hoạchchỉnh ly dé tiến hành việc kiểm tra, giám sát dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Đảm bảo quy trình thực hiện hoạt động chỉnh lý TLLT như cung cấp đầy đủmục lục hồ sơ, cơ sở đữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tàiliệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý và kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh

lý; sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học trong kho lưu trữ; lập biên bản kiểm tra, nghiệm

thu công tác chỉnh lý.

17

- Các tài liệu sau khi chỉnh lý phải được đảm bảo chính xác về số lượng, chất

lượng hồ sơ và cung cap đầy đủ các chứng từ liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT như

tài liệu được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảoquản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; có mục lục hồ sơ, cơ sở đữ liệu tra cứu

và danh mục tài liệu hết giá trị

1.1.5 Trách nhiệm quan lý dự an chỉnh lý TLLT

Đề xác định trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu

lưu trữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát kết quả; hiệu quả, chất lượng công

tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong đó việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần xác định

rõ trách nhiệm đối với các trường hợp sau:

1.1.5.1 Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiễn hành chỉnh lý TLLT

a Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

Tại Khoản 1, Điều 15 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tô chức

có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý” Trên cơ

sở quy định này, Thủ trưởng các cơ quan, tô chức cần chỉ đạo:

- Xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các phòng, ban dé thực hiện dự án

- Các phòng ban, cá nhân tổ chức thực hiện dự án công tác chỉnh lý tải liệu tồn

đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối VỚI cơ quan

có thầm quyền về công tác lưu trữ dé được hướng dẫn, tô chức thực hiện dự án chỉnh

lý tài liệu tại cơ quan.

- Phân công, xác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu,

sử dụng kinh phí chỉnh lý tiết kiệm, có hiệu quả và tổ chức bảo quản, sử dụng tốtnguồn tài liệu sau chỉnh lý

- Xác định trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính, hoặc bộ

phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ); công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

(hoặc văn thư, lưu trữ) của cơ quan trong việc tổ chức thực hiện việc chỉnh ly tai liệu

lưu trữ dam bảo đúng tiến độ thời gian; giám sát, kiểm tra kết qua, chat lượng của

công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

18

b Trách nhiệm của các phòng, ban

- Kiểm tra, rà soát lại thành phần tài liệu dé nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan

theo đúng thời hạn quy định và phục vu cho công tác chỉnh lý TLLT.

- Phối hợp với Văn phòng để thực hiện các các công tác khác có liên quan đến

dự án chỉnh ly TLLT.

c Trách nhiệm của văn phòng

- Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí cho dự án chỉnh lý TLLT ngắn hạn,dài hạn đối với tài liệu của cơ quan, văn phòng và các phòng, ban khác

- Phân công nhiệm vụ cho công chức, viên chức phụ trách thực hiện dự án chỉnh

ly TLLT tại cơ quan.

- Chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị, văn phòng phâm đảm bảo dự án chỉnh lý

TLLT được thực hiện hiệu quả.

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát quá trình chỉnh lý TLLT tại cơ quan

d Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

- Khảo sát, thu thập đầy đủ tài liệu lưu trữ cần đưa ra chỉnh ly dé tham mưu, xâydựng và lập kế hoạch chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Tổ chức, triển khai công tác chỉnh lý TLLT theo kế hoạch, phương án chỉnh

lý đã được duyệt và thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn về công

tác chinh lý.

- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về tiến độ và kết

quả của việc thực hiện dự án Chỉnh lý TLLT.

1.1.5.2 Trách nhiệm đối với cơ quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT

a Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

- Chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho văn phòng trực tiếp chủ trì và quản lý dự án chỉnh

lý TLLT trong việc xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác đấu thầu hoặc chỉ định thầu

theo đúng quy định của phát luật.

- Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát và đôn đốc đơn vị được thuê khoán chuyênmôn thực hiện đúng quy định của phát luật và đúng tiễn độ đã thoả thuận

19

- Chỉ đạo công tác nghiệm thu và hoàn thành dự án.

b Trách nhiệm của văn phòng

- Cần xác định rõ mục tiêu của dự án chỉnh lý, lập kế hoạch chỉ tiết về cách thức

thuê khoán chuyên môn và cách thức thực hiện dự án.

- Lựa chọn don vi, cá nhân thực hiện dự án chỉnh lý TLLT (nha thầu dự án) cótrình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đảm bảo có đủ năng lực và nguồn nhân lực déhoàn thành dự án theo đúng yêu cầu đề ra

- Xây dựng hợp đồng đối với việc thuê khoán chuyên môn bao gồm các điềukhoản về phạm vi công việc, tiễn độ, chi phí và các điều khoản liên quan khác

- Phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ trực tiếplàm việc, phối hợp thực hiện cùng với đơn vi được thuê khoản chuyên môn

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt, chặt chẽ trong quá trình thựchiện công tác chỉnh lý tài liệu đối với các dự án được thuê khoán chuyên môn bênngoài.

- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, trách nhiệm của cơ quan thuê khoán

đối với dự án chỉnh lý và cung cấp hỗ trợ cần thiết, giúp đỡ dé dự án được thực hiện

c Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

- Trực tiếp làm việc với đơn vị thuê khoán chuyên môn dé trao đôi quy trình,

cách thức làm việc của dự án chỉnh lý.

- Bàn giao đầy đủ khối lượng tài liệu lưu trữ đưa vào dự án trong kế hoạch chỉnh

ly đã được phê duyệt, chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị và văn phòng pham cho đơn

vị thuê khoán chuyên môn thực hiện.

20

- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về quy trình thựchiện, tiền độ và các tình huống phát sinh cần được giải quyết của dự án chỉnh ly TLLT

do đơn vi thuê khoán chuyên môn thực hiện.

- Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, theo dõi và đôn đốc tiễn trình của dự

án, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ, dat được chất lượng hiệu quả cao

- Thực hiện công tác nghiệm thu dự án chỉnh lý TLLT.

1.1.6 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Nhằm dam bảo việc quản lý dự án chỉnh ly TLLT được tô chức, thực hiện một

cách hoàn chỉnh, dat được hiệu qua và mang lai sản phẩm chất lượng cao Có thé áp

dụng một số biện pháp cụ thé sau:

- Xây dựng, lập kế hoạch dự án bao gồm xác định mục tiêu và phạm vi dự án,lập lịch trình thực hiện và phân bé nguồn nhân lực Đây là bước quan trọng nhất déxác định được các giai đoạn và thời điểm cụ thể cho mỗi hoạt động; đảm bảo đượcnguồn nhân lực, vật lực và tài chính; đảm bảo rằng các hoạt động sẽ đi đúng hướng

và đạt được kết quả mong muốn

- Cần phải tổ chức triển khai dự án dé đảm bảo dự án được thực hiện hiệu qua

và đạt được mục tiêu đề ra Một số bước cơ bản cần thiết đề tổ chức triển khai dự án

bao gồm:

+ Việc bố trí nhân sự: Cần phải xác định, phân công rõ ràng trách nhiệm vàvai trò của từng người khi tham gia vào dự án Đảm bảo đáp ứng được đầy đủ nguồn

nhân lực va năng lực cần thiết cho dự án

+ Lập dự toán kinh phí thực hiện dự án dé xác định được các chi phí như nhân

lực, vật lực, chi phí đi lại và các chi phí có liên quan đến dự án từ đó lập dự toán chitiết bao gồm việc phân bồ chi phí cho từng giai đoạn va hoạt động trong dự án Việclập dự án kinh phí giúp xác định nguồn lực cần thiết dé thực hiện dự án từ đó đánhgiá tính khả thi trong quá trình triển khai, tổ chức dự án và hiệu quả của dự án

+ Xây dựng cơ chế phối hợp gồm việc thiết lập các quy trình và cơ chế giao

tiếp rõ ràng giữa đơn vi chủ quản va đơn vi thực hiện dự án; xác định các báo cáo, cơchế thông tin để đảm bảo sự hiểu biết và sự đồng thuận giữa các bên; thiết lập cơ chế

21

giám sát và đánh giá tiến độ thực hiện dự án Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ

hợp tác hiệu quả giữa các bên có liên quan sẽ làm tăng khả năng thành công của dự

án và giảm thiêu các rủi ro có thể xảy ra

- Thực hiện kiểm tra dự án thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm tra nhằmdam bảo có các cơ chế đề theo dõi tiến độ, chất lượng và chi phí của dự án Các báocáo tiễn độ định kỳ và các kỳ giám sát sẽ giúp cho việc thực hiện dự án được đi đúnghướng Từ đó kiểm tra, đánh giá chất lượng định ky dé đảm bảo rang sản phẩm đáp

ứng các tiêu chuẩn đã đề ra

- Tổ chức nghiệm thu dự án nhằm xác định tiêu chuẩn và các chỉ số đánh giá

dé thực hiên nghiệm thu như chuẩn bị tài liệu, báo cáo và các tài liệu liên quan choquá trình nghiệm thu; điều chỉnh và cải thiện các khía cạnh của dự án; đánh giá kết

quả của dự án dựa trên tiêu chuẩn đã thiết lập trước đó và lập biên bản nghiệm thu,

các tài liệu liên quan về việc hoàn thành mục tiêu của dự án

1.2 Quy định của Dang và Nhà nước về tổ chức thực hiện chỉnh lý TLLT

Ngoài những cơ sở lý luận khoa học đảm bảo cho phan nội dung, thì cơ sở pháp

lý là một yếu tố không thể thiếu nhằm đảm bảo về mặt pháp lý cho một đề tài khoahọc được thực hiện đúng quy định của pháp luật và đáp ứng được nhu cầu cấp thiết

của xã hội Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, tác giả đã tìm hiểu và hệthống một số văn bản do đảng, cơ quan nhà nước các cấp quy định Tuy nhiên không

có văn bản nào quy định, chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác quản lý các dự ánchỉnh lý tài liệu lưu trữ mà chỉ có những văn bản quy định về công tác công tác lưu

trữ nói chung và công tác chỉnh lý nói riêng.

Dựa trên những nội dung chính của đề tài, tác giả sẽ tổng hợp những văn bản cóliên quan đến việc tô chức thực hiện chỉnh lý tai liệu lưu trữ dé làm cơ sở lý luận cho

đề tài nghiên cứu

1.2.1 Văn bản quy định về nghiệp vụ chỉnh lý

- Luật Lưu trữ năm 2011;

22

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định

chỉ tiết một số điều Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăngcường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch

sử.

- Hướng dẫn số 35-HD/VPTW, ngày 18/10/2010 của Văn phòng Trung ương

Đảng về thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, tô chức Dang ở cấp tỉnh” và “bảng thời hạn bảoquan mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tô chức

Đảng ở cấp huyện”;

- Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung ươngĐảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

- Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/09/2017 của Văn phòng Trung ương

Đảng về tô chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tô chức đảng, tô chức chính

- Thông tư số 10/2022/TT-BNV, ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ Quy định thời

hạn bảo quản tài liệu;

- Công văn số 158-CV/LT ngày 19/10/2004 của Cục Lưu trữ VPTW Đảng về

việc triển khai thực hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu các cơ quan lãnh đạo Đảng

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 395/VTLTNN-NVTW ngày 26 tháng 04 năm 2017 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tình hình chỉnh lý tài liệu;

1.2.2 Văn bản quy định về tài chính phục vụ hoạt động chỉnh lý

- Hướng dẫn số 27-HD/TW ngày 10/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng

về định mức kinh tế - kỹ thuật và đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy theo Thông tư số

03/2010/TT-BNV, ngày 29/4/2010 và Thông tư số 12/2010/TT-BNV, ngày

26/11/2010 của Bộ Nội vụ.

1.2.3 Văn bản quy định về đấu thầu

- Luật Dau thầu năm 2023;

- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 của Chính phủ về việc quyđịnh chỉ tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 01/2024/TT-BKHĐT ngày 15/02/2024 của Bộ Kế hoạch và Đầu

tư về việc hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu

hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

1.2.4 Văn bản quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn về việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửađối, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV

Qua đó, có thé nhận thấy được rằng đã có sự quan tâm và chú trọng đến việc tổchức công tác chỉnh lý tài liệu từ các cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương Mặc dùcác văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý không nhiều nhưng nó sẽ là cơ

sở pháp lý cho cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện tốt các hoạt động, tô chức về

công tac quản lý dự án chỉnh lý tài liệu tại địa phương và là tai liệu tham khảo cho

các công trình nghiên cứu khoa học các cấp về chuyên đề chỉnh lý Vì vậy, các văn

bản trên có vai trò rât quan trọng trong việc quản lý và tô chức công tác quản lý dự

24

án chỉnh lý tài liệu trên toàn quốc được thống nhất và thực hiện đúng quy định của

pháp luật.

Tiểu kết chương 1

Nội dung của chương | tập trung làm rõ cơ sở lý luận của việc quản ly dự án

chỉnh lý tài liệu lưu trữ như khái niệm, mục đích, nguyên tắc, yêu cầu Ngoài ra, đề

tài cũng trình bày các văn bản của Đảng và Nhà nước là hành lang pháp lý thực hiện

việc quản lý các dự án chỉnh lý TLLT Đây chính là nền tảng cơ bản để triển khai

việc khảo sát thực trạng hoạt động quản lý các dự án chỉnh lý TLLT ở chương 2 va

đề xuất các giải pháp ở chương 3 của đề tài

25

Chương 2 THUC TRANG CUA VIỆC QUAN LY DỰ ÁNCHÍNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CÁP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

chuyên trách tham mưu, giúp việc huyện ủy, quận ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy,

thành ủy Ban Thường vụ Thành ủy ban hành Quy định số 4302-QD/TU ngày

11/05/2022 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, t6 chức bộ máy cơ

quan chuyên trách tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy.

Do đó chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng quận ủy, huyện ủy thuộcThành ủy Đà Nẵng được quy định như sau:

2.1.1 Chức năng

- Là cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy, trực tiếp và thường xuyên

là ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy trong tô chức, điều hành công việclãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy,huyện ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của quận ủy,

huyện ủy.

- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của quận ủy, huyện ủy và bảo đảm kinh phí,

cơ sở vật chất, phương tiện và tô chức phục vụ hoạt động của quận ủy, huyện ủy, ban

thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy và các cơ quan tham mưu, g1úp việc quận

ủy, huyện ủy.

2.1.2 Nhiệm vụ

2.1.2.1 Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện

- Nghiên cứu, đề xuất và giúp quận ủy, huyện ủy, ban thường vụ, thường trựcquận ủy, huyện ủy xây dựng, thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;sắp xếp chương trình công tác của ban thường vụ quận ủy, huyện ủy, bí thư và các

26

phó bí thư quận ủy, huyện ủy; thực hiện công tác đối ngoại của quận ủy, huyện ủy;phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện

ủy phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của quận ủy, huyện ủy.

- Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy

chế của cấp ủy cấp trên và của quận ủy, huyện ủy; hoạt động của các cấp ủy cơ quan

đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp quận, huyện dé báo cáo

ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy.

- Là đầu mối giúp thường trực quận ủy, huyện ủy xử lý công việc hằng ngày; tô

chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của thường trực quận ủy, huyện

ủy, ban thường vụ và quận ủy, huyện ủy; cung cấp thông tin cho các cấp ủy cơ sở, cơquan, tô chức ở huyện theo quy định Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp ủytrực thuộc quận ủy, huyện ủy, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin, báo

cáo theo quy định.

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi Quản lý tàiliệu lưu trữ cơ quan của quận ủy, huyện ủy và của văn phòng quận ủy, huyện ủy Tổchức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan thammưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy và tô chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công

tác cơ yếu theo quy định

- Tiép nhận và xử ly đơn, thu gửi đến huyện ủy; tham mưu, theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết một số đơn, thư được thường trực huyện ủy giao; phối hợp với các cơquan chức năng tô chức tiếp công dân theo quy định

- Là chủ sở hữu tài sản của quận ủy, huyện ủy theo ủy quyền của ban thường vụ

quận ủy, huyện ủy Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của quận

ủy, huyện ủy, ban thường vụ thường trực quận ủy, huyện ủy và các cơ quan tham

mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy theo phân công, phân cấp

- Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của quận ủy, huyện ủy, ban thường

vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các

ban đảng, cơ quan thuộc quận ủy, huyện ủy; tham gia tô chức phục vụ đại hội đảng

bộ quận, huyện.

27

- Chủ trì, phối hợp tham mưu, giúp quận ủy, huyện ủy, ban thường vụ quận ủy,

huyện ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác tư pháp, nội chính, phòng, chống tham nhũng

lãng phí, tiêu cực.

- Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng quận ủy, huyện ủy

2.1.2.2 Hướng dẫn, kiểm tra, giảm sát

- Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tàichính và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc quận

ủy, huyện ủy.

- Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận

Tổ quốc và các đoàn thé chính trị - xã hội ở cấp quận, huyện và cơ sở theo quy định

của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư, của Thành ủy và hướng dẫn

của Văn phòng Trung ương Đảng.

- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tô chức cơ sở đảng.2.1.2.3 Tham định, thẩm tra

- Đề án, văn ban của các cơ quan, tổ chức trước khi trình quận ủy, huyện ủy,

ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thâmquyên ban hành và thê thức văn bản

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thâm định nội dung đề án, văn bảnthuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính và các lĩnh vực khác khi được thường trực,

ban thường vụ quận ủy, huyện ủy giao trước khi trình quận ủy, huyện ủy, ban thường

vụ quận ủy, huyện ủy.

2.1.2.4 Phối hợp

- Với các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công tác củaquận ủy, huyện ủy; sơ kết, tong kết và sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc của huyện

ủy, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy.

- Với các cơ quan liên quan xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế

độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của quận ủy, huyện ủy; năm tình hình trongkhối nội chính, báo cáo kịp thời thường trực, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy

28

- Với các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan thammưu, giúp ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy chỉ đạo kiểm tra, giám sát,

sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của

cấp ủy cấp trên và của quận ủy, huyện ủy về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã

hội, quốc phòng, an ninh, nội chính,

2.1.3 Trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng quận ủy, huyện uy

Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho quận uỷ,

huyện uỷ, trực tiếp và thường xuyên là ban thường vụ, thường trực quận uỷ, huyện

uỷ trong tô chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo phối hợp hoạt động các cơquan tham mưu, giúp việc và trung tâm thông tin tong hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ daocủa quận uỷ, huyện uỷ Do đó trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng quận uỷ,

huyện uỷ là:

- Chịu trách nhiệm trước huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy trong

tham mưu, đề xuất với cấp ủy và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

- Được yêu cầu cấp ủy, tổ chức dang trực thuộc huyện ủy báo cáo, cung cấp

thông tin, tài liệu đề thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Được cử cán bộ dự các cuộc họp, hội nghị của cấp uy, tô chức đảng trực thuộc

huyện ủy và các cơ quan có liên quan khi bàn về nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn

do cơ quan phụ trách.

- Thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm, thâm quyền của chủ thé kiểm tra, giám sát

theo quy định của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về công tác kiểm tra, giám sát

và kỷ luật của Đảng.

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất với thường trực, ban thường vụ

huyện ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc tương ứng của tỉnh ủy.

2.2 Tống quan về hoạt động chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận ủy, huyện

ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng từ 2019 đến 2023

2.2.1 Su can thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh lý TLLT tại các Văn

phòng quan uy, huyén uy

Thực hiện kế hoạch hằng năm về công tác văn thư - lưu trữ, tổ chức công tácchỉnh lý TLLT để giao nộp hồ sơ lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử, Văn phòng quận ủy,

29

huyện ủy là đơn vi chịu trách nhiệm chính thực hiện các công tác về lưu trữ, tuy nhiên

với số lượng nhân sự eo hẹp, lượng tài liệu, hồ sơ cần sắp xếp, chỉnh lý quá nhiều ảnhhưởng không nhỏ đến hoạt động lưu trữ Trong những năm trở lại đây, nhu cầu chỉnh

lý TLLT của văn phòng quận uỷ, huyện uy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ngàycảng tăng cao Cụ thé như sau:

- Đối với Văn phòng Quận uy Hải Châu: Trong năm 2019, Văn phòng Quận ủyHải Châu quận ủy có tham mưu, đề xuất triển khai tổ chức dự án chỉnh lý tài liệu lưutrữ nhằm tô chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ chomục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác địnhgiá trị của tài liệu; hệ thong hóa va xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu.Ngoài ra, thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu tại cơ quan sẽ góp phần quan trọngtrong quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ cảng, hạn chế saisót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa

Đối với Văn phòng Quận uỷ Liên Chiếu: Kê từ khi ban hành Quy định số 01

-QD/QU ngày 25/5/2016 của Quận ủy Liên Chiêu về chức năng, nhiệm vu, quan hệcông tác của lưu trữ cơ quan Quận uỷ, văn phòng quận uỷ đã bồ trí cán bộ văn thư

đảm nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ Tuy nhiên, về tính

chất công việc của văn thư cơ quan không thể đảm nhiệm thực hiện tất cả các khâu

nghiệp vụ về lưu trữ cũng như về kiến thức chuyên môn vẫn chưa được trang bị, huấnluyện, bồi dưỡng chuyên nghiệp Do đó, việc tô chức khoa học tài liệu lưu trữ để bảoquản trong kho lưu trữ có rất nhiều bat cập Văn phòng quận uy nhận thấy những khó

khăn trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan và đã đưa ra đề xuất trìnhBan thường vụ Quận uỷ tổ chức thực hiện dự án chỉnh ly TLLT tại cơ quan nhằm giải

quyết khối lượng tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ, phân loại sắp xếp khoa học tàiliệu theo đúng phương án phân loại quy định đồng thời đáp ứng kịp xu hướng chuyên

đổi số hiện nay

Khi dự án chỉnh ly TLLT tai cơ quan được đề xuất và mục tiêu cho dự án lầnnày là giải quyết dứt điểm các tài liệu tồn đọng từ năm 2020 trở về trước của quận

uỷ Liên Chiêu, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp

phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc

30