Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái - Thực trạng và giải pháp

Muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầutiên là phải tổ chức tốt hoạt động văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chứcgiúp việc trực tiếp cho lãnh đạo co quan, là nơi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thị Minh Quyên

LUẬN VAN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HA NOI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thị Minh Quyên

Chuyên ngành: Quản tri văn phòng

Định hướng: Ứng dụng

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DAN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Hồng Duy

XÁC NHAN HỌC VIÊN DA CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Nguyễn Hồng Duy PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NOI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,

được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Hong Duy.

Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiêncứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn

này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bat cứ hình thức nào Tôi

xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Đỗ Thị Minh Quyên

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - 5+ 52+ 2+££+EE+EEeExerkerrrrerrsrred 5

3 Nhiệm vụ nghién CỨU - - - <5 +2 1E * 931899313 11193111 ng ng nrry 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 2 2 ++x+££+££+E+xerxerszrs 6

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề - ¿+ x+x+EkeEEEEEEE2E12E1 2E crkrree 7

6 Phương pháp nghiÊn CỨU - 6 5 + SE + E*vEESEE+eEeeEskeeeeskereesee 9

1 Nguồn tài liệu tham KhảO - -< s1 vn ke 10

8 Kết cấu của Luận văn + St k+EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEkrkerkrkrree 11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VAN

PHONG weseessssssssssssssssssscssssscssssssssssssossssssssssssssssssssssesssssssssssssssssassesssssnsssssesssee 12 1.1 Một số khái niệm cơ bảï - c5 2 3222131129311 1 931v v3 11 ng reo 12

1.1.1 Khái niệm văn DHÒH cv SEEkEskseekerkrskesree 12 1.1.2 Hoạt động văn PNONG - - + tk SeEEeeeEseeeeeeerreerrrerrree 15

In», nan 17 1.1.4 Chuẩn hóa hoạt động văn phong.eecceccescessessesseessssvesvessessessessessessseees 18 1.2 Y nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng -2- 2-22 szzsz+s2 20 1.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 2-2-5 s52 22

1.4 Các biện pháp chuan hoá hoạt động văn phòng -:5¿5+ 231.5 Trách nhiệm trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng 27

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng dau cơ quan, tổ chức - 27

1.5.2 Trách nhiệm của nguoi/ hoặc bộ phận được giao quyên ¬¬ 27

1.5.3 Trách nhiệm của người/bộ phận thực hẳiỆN -.-< «S55: 28

Tiểu kết clơïng Ì - << se Se€EEEeEkeEkeEEEEESEEEkeEkerrreekerkreererrerrsre 28

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HOÁ HOAT ĐỘNG VĂN PHONG TẠI SỞ NỘI VU TINH YEN BAL 5° -s<©css©cssesssezssesse 29

2.1 Giới thiệu chung về Sở Nội vụ và Văn phòng Sở Nội vụ

2.2 Khảo sát các biện pháp thực hiện quy trình chuẩn hóa hoạt động

van phong cia SO 002 011777 33

2.2.1 Xác định những hoạt động van phòng cân chuẩn hóa và lựa chọn hình thức chuẩn hóa cccccccc++ctctEEEktrtrtEEktrttrtttirrrrtiirirrriirrieo 33

2.2.2 Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định dé chuẩn hoá

hoạt động VAN pÒIHg << 0 E191 E1 1v 37

2.2.3 Phổ biến, hướng dan các quy chế, quy định về hoạt động

VGN PNONG 00ẼẺ7Ae 51

2.2.4 Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm về hoạt động van phòng trên

cơ sở các quy ChE, quy định ¿©-s+cs+Ek+EeEkEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrree 56

2.2.5 Cải tiến, chỉnh sửa các quy chế, quy định về hoạt động

VAN DÒH 5 c0 011009911911 Họ Họ 66

2.3 Đánh giá chung về việc chuẩn hóa hoạt động Văn phòng Sở Nội vu

2.38.1 Ut ie nan 73 2.3.2 HAN CNG esseessecsssssssecsssssseesessseeseessneseessueseessnecesssuniesesssnessesnneeeee 77

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế se sccccccececzerresrcee 79

Tiểu kết CHWONG 2 e-escs©csecscstSeeSeeEeeEteEksEksEEsEEseTeeTketketkettsstssrserssrssrssee 80

Chương 3 GIẢI PHAP NANG CAO HIỆU QUA CHUAN HÓA

HOAT DONG VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TINH YEN BAL 81

3.1 Giải pháp về quản lý, chỉ đạo việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động

⁄:;89¡ 0177 81 3.2 Giải pháp nâng cao vai trò, trách nhiệm của van phòng va CBCCVC,

người lao động cơ quan trong việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động

MỞ DAU

1 Lý do chọn Đề tài

Hoạt động văn phòng có ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến

địa phương Dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh

nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thé thiếu được văn phòng Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như

doanh nghiệp Muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầutiên là phải tổ chức tốt hoạt động văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chứcgiúp việc trực tiếp cho lãnh đạo co quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích

thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, một trong những vấn đề quan trọng là cần chuẩn hóa hoạt động văn phòng dé cơ quan, tô chức làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý

và điều hành công việc của cơ quan, tô chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúcđây việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tô chức,đơn vị Trong một vài năm trở lại đây việc chuẩn hóa được coi là một yếu tố

quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc của bất cứ một lĩnh vực

hoạt động nào, trong đó có hoạt động văn phòng.

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức

năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác nội

vụ, bao gồm các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính, sự

nghiệp; tổ chức chính quyền địa phương: địa giới hành chính; cán bộ, công

chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị tran; tổ chức hội

và tổ chức phi Chính phủ; các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở.

Chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái rất rộng, nên hoạtđộng của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, do đó việc chuẩnhoá hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, tạo tiền đề và điều kiện

cho Sở hoàn thành tốt mục tiêu đề ra để và phát triển Trong quá trình quản trị, Lãnh đạo Sở đã đưa ra nhiều phương pháp làm việc khác nhau để áp dụng,

đã xây dựng và ban hành cũng như quán triệt việc thực hiện nghiêm các quy

định, nội quy, quy chế của cơ quan, đặc biệt là các quy định về văn hóa công

sở nhằm bảo đảm kỷ cương, kỷ luật hành chính, quản lý, sử dụng có hiệu quảthời gian làm việc của Nhà nước, của cơ quan nhưng hiệu quả công việc chưa

cao Đồng thời mỗi hoạt động văn phòng lại bao gồm các quy trình, sử dụngcác biểu mẫu, công cụ thực hiện khác nhau Chuẩn hóa hoạt động văn phòngđược thực hiện đồng bộ, thống nhất giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả công

tác phục vụ Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chan, rõ ràng,

xây dựng quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể để từng bước

nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động văn phòng.

Do đó, việc nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vô cùng quantrọng, cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn dé thực hiện các nhiệm vụ chung của

cơ quan đạt kết quả cao Xuất phát từ những lý do nêu trên, là công chức hiện đang công tác tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái tôi lựa chọn đề tài “Chuẩn hóahoạt động văn phòng tại Sở Nội vụ tinh Yên Bai - Thực trang và giải pháp ”

dé thực hiện luận văn thạc sĩ Quan trị Văn phòng

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Đề tài luận văn hướng tới những mục tiêu sau:

- Phân tích, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động Văn phòng ở Sở

Nội vụ tỉnh Yên Bái.

- Đề xuất một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạtđộng Văn phòng ở Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái, phù hợp với thực tế

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề thực hiện được mục tiêu trên, luận văn thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Khái quát một số van dé lý luận về chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóahoạt động văn phòng nói riêng; mục dich và ý nghĩa của việc chuẩn hóa, các

quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nguyên tắc cũng như trách nhiệm

của việc chuân hóa hoạt động văn phòng.

- Khảo sát các biện pháp thực hiện quy trình chuẩn hóa hoạt động vănphòng của Sở Nội vụ (xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa;chọn hình thức chuẩn hóa; xây dựng, ban hành các quy chế, quy định; phổbiến hướng dẫn; kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hoặc bổ sung các chuẩn mực

mới) Qua đó chỉ ra ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích nguyên nhân của

những hạn chế và ton tại

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối twong nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các biện pháp chuẩn hóa hoạt

động Văn phòng ở Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

4.2 Pham vi nghiên cứu

* Về nội dung: Luận văn nghiên cứu các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng, bao gồm các nội dung sau đây:

- Xây dựng va ban hành các quy chế, quy định dé chuan hóa hoạt động

văn phòng;

- Phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng:

- Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm về hoạt động văn phòng trên cơ sởcác quy chế, quy định;

- Cải tiến, chỉnh sửa các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

* Về không gian: Luận văn nghiên cứu việc chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

* Về thời gian: Luận văn nghiên cứu việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Sở Nội vụ từ năm 2017 đến nay (2017-2022).

Luận văn tập trung nghiên cứu việc ban hành và các quy chế, quy định

về hoạt động văn phòng tại Sở Nội vụ trong thời gian 05 năm trở lại đây

Trong đó:

+ Từ năm 2017 - 30/9/2020: là khoảng thời gian các quy định, quy chế,

quy trình về hoạt động văn phòng được giám đốc cũ chỉ đạo ban hành.

+ Từ 1/10/2020 đến hết năm 2022: là khoảng thời gian được giám đốcmới thay thé chỉ đạo cải tiến sửa đổi, bỗ sung

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong quá trình nghiên cứu tác giả nhận thấy vấn đề “Chuân hóa hoạt

động văn phòng” là đề tài thu hút sự quan tâm của một số nhà khoa học, các nhà lãnh đạo, quản lý trong thời gian vừa qua Đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu qua sách chuyên khảo, giáo trình về văn phòng và quản trị văn phòng, tô chức công sở được công bố xuất bản như:

- Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phụng

(chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị KimBình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Giáotrình gồm 03 phan va 12 chương, trong phan III chương 5 đã nêu rõ các kháiniệm, cơ sở lý thuyết, mục tiêu, lợi ích và các biện pháp chuẩn hóa hoạt động

văn phòng.

- Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân - của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống kê, Hà Nội, năm

2012 Sách gồm 9 chương đề cập một cách tương đối đầy đủ nghiệp vụ hành

chính văn phòng như: Công tác văn phòng; lãnh đạo văn phòng; lập kế hoạch

công tác; công tác thông tin-báo cáo; soạn thảo văn bản; công tác văn thư.

Một số đề tài, luận án, luận văn và nghiên cứu khác như:

- “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngân hàng thương mại

cổ phan kỹ thương Việt Nam”, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng của tác

giả Phùng Thị Phương Liên, 2019 - Đại học Khoa học xã hội và nhân văn

DHQGHN Luận văn tác giả Phùng Thị Phương Liên đặt ra và tập trung giải

quyêt những vân đê sau: Thứ nhât, hệ thông và làm rõ cơ sở lý luận vê chuân

hóa hoạt động văn phòng; Thứ hai, khảo sát và đánh giá kết quả chuẩn hóa

một số hoạt động văn phòng tại Ngân hang thương mại cô phần Kỹ thươngViệt Nam, qua đó chỉ ra những hạn chế và những vấn đề cần tiếp tục đượcchuẩn hóa; Thứ 3, trên cơ sở những hạn chế và những vấn đề bất cập tác giả

đã đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại

Ngân hàng thương mại cô phần Kỹ thương Việt Nam.

- “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại trường Boi dưỡng can bộ, tàichính”, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng của tác giả Trương Quang Ảnh,

2019 - ĐH Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội Luậnvăn đã hệ thống hóa những vấn đề về mặt lý luận và thực tiễn về văn phòng,chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Phân tích, đánh

giá thực trạng công tác văn phòng tại Trường BDCB tai chính Thông qua đó

cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại đơn vị và đề xuất một số giải pháp và tô chức chuẩn hóa một số hoạt động

văn phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động này tại Trường

BDCB tài chính.

- “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên —

ĐHQGHN”, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng của Nguyễn Phương Anh,

2020, trường DH Khoa học xã hội và nhân văn - Đại hoc Quốc Gia Hà Nội Luận văn khái quát cơ sở lý thuyết về tổ chức khoa học và chuẩn hóa hoạt động văn phòng Khảo sát, đánh giá kết quả đồng thời nghiên cứu chỉ ra những vướng mắc, hạn chế của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại

Trung tâm hỗ trợ sinh viên hiện nay Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp dé

tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên.

- “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN” Luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Thị Hồng,

trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội, Việt

Nam, 2021 Luận văn đã đưa ra và phân tích được thực trạng việc triển khai

thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục

Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN Từ đó kiến nghị, đề xuất những giải

pháp có tính khả thi, phù hợp với tính chất và lĩnh vực làm việc của đơn vị để

có thé ngày càng hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và

công tác chuẩn hóa nói riêng

- Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, học viên khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phòng, chuẩn hóa một số

công tác nghiệp vụ văn phòng

Có thê nói, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu và đưa ra các đánh giá vềChuẩn hóa hoạt động Văn phòng Ở các góc độ nghiên cứu khác nhau, với

mục đích nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu khác nhau, các tác giả cơ bản đã nghiên cứu một cách công phu chỉ ra các luận cứ khoa học cơ bản cho việc

Chuẩn hóa hoạt động Văn phòng Tác giả sẽ dựa trên nguồn tư liệu phong phú

và quý giá của những công trình, đề tài nghiên cứu nêu trên để nghiên cứu đề

tài Chuan hóa hoạt động Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái

Cũng theo khảo sát của tôi, đến thời điểm hiện nay tại trường Khoa học Xã hội và nhân văn chưa có một luận văn thạc sĩ nao nghiên cứu về

chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Bởi vậy đề tài

“Chuan hóa hoạt động văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái - Thực trạng vàgiải pháp” hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu

nào từ trước.

6 Phương pháp nghiên cứu

Cơ sở phương pháp luận của luận văn là chủ nghĩa duy vật biện chứng

và chủ nghĩa duy vật lịch sử Ngoài ra, để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng

các phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thông: phương pháp nay được sử dụng nham hệ thong

và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và chuẩn hóa hoạt độngvăn phòng.

- Phương pháp tổng hợp: phương pháp nay được sử dung dé tổng hợpnhững tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có nội dung tương tựnhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn.

- Phương pháp phân tích: phương pháp này được sử dụng trong khi phân

tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong việc

chuẩn hóa hoạt động tại văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

- Phương pháp khảo sát qua bảng hỏi: phương pháp này được sử dụng

dé khảo sát lấy ý kiến đánh giá của lãnh đạo, công chức văn phòng (khảo sát

50 người) về kết quả và chất lượng các quy chế, quy định trong hoạt động của

văn phòng;

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Đề thực hiện luận văn trên ngoài việc sử dụng nguồn tài liệu như đã liệt

kê ở mục 5, tôi còn sử dụng các nguôn tài liệu tham khảo như:

- Các bài viết, sách chuyên khảo về Quản trị học; văn phòng và quản trị văn phòng; chuẩn hóa hoạt động văn phòng, của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Thống kê Hà

Nội và của các thầy, cô giáo khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc

Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn.

- Các luận văn của học viên cao học Khoa Lưu trữ và Quản tri Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Học viện Hành

chính Quốc gia; Trường Đại học Nội vụ; Đại học Quốc gia Hà Nội

- Các bài viết về công tác văn phòng và quản trị văn phòng đăng trên

các phương tiện thông tin đại chúng Thông tin trên trang Web của Trường

Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.

- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về công tác văn phòng và quản trị văn

phòng của các cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn phòng tại các Bộ,

Ban,Ngành, địa phương như: Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Ủy ban Nhân

dân tỉnh Yên Bái, Sở Nội vụ tỉnh Yên Bai,

10

8 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động Văn phòngChương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động Văn phòng ở Sở Nội vụ

tỉnh Yên Bái

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động Van

phòng ở Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái

11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA

HOẠT ĐỌNG VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản ly, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát

triển Tùy theo quy mô và tính chất công việc của cơ quan, tổ chức mà vănphòng có sự khác nhau về tên gọi hay cấp độ Trong các tài liệu dịch từ nước

ngoài và các giáo trình, sách tham khảo, bài viết đã công bố và xuất bản trong

nước, khái niệm văn phòng đã được đưa ra bàn luận rộng rãi Đúng như vậy

trên thực tế, có rất nhiều quan điểm, định nghĩa khác nhau về văn phòng như:

Trong cuốn Đại tir điển tiếng Việt của Nguyễn Như Ý (1999), NXB

Văn hóa Thông tin, Hà Nội thì văn phòng được hiểu là “Văn phòng là bộphận phụ trách công việc, giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [32, tr

1797] Theo đó văn phòng được hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi diễn ra các hoạt động hành chính, là bộ máy giúp lãnh đạo điều

hành hoạt động của cơ quan, đơn vị Quan điểm nay nham phan biét hoatđộng của văn phòng với lao động trực tiếp, tuy nhiên quan điểm nay chưa

phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung.

Cùng quan điểm đó theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê

(2013), NXB Đà Nẵng: “Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên

quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ

hành chính cho một cơ quan.” [9, tr 847].

Còn trong giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành

Độ (2005) văn phòng theo nghĩa rộng là: “Van phòng là bộ máy làm việc

tổng hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan,

đơn vi” [T, tr 5].

12

Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phỏng là trụ sở làm việc của một

cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và doi ngoại của cơ quan don

vi do”.

Từ góc độ nghiên cứu về khoa học tô chức, trong bai viết của PGS.TS.

Nguyễn Hữu Tri (2005): “Một số nhận thức về văn phòng và đảo tạonhân lực quản trị văn phòng trong tương lai”, in trong Kỷ yếu hội thảo Quản

trị văn phòng - Ly luận và thực tiễn, sdd, [1, tr 15] cho rang, có thé xác định

cách hiểu từ văn phòng theo hai nghĩa như sau:

- “Van phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, Văn phòng toàn bộ có day đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại dé thực hiện mục tiêu chung của tổ chúc ”.

- “Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gôm bộ

máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ

phận cầu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp

cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các

quan hệ đối ngoại”.

Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương HoàngTuấn (2000) NXB Trẻ, Hà Nội, định nghĩa văn phòng theo hai nghĩa hẹp và

nghĩa rộng “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ quan.

Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [1, tr.13].

Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng (Nghiêm Ky Hồng, Lê Văn

In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Bau, Đỗ Văn Thắng (2015): Quản tri vănphòng (giáo trình đại học), Nhà xuất bản Dai học Quốc gia Thành phố Hồ ChíMinh), các tác giả Nghiêm Ky Hong, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn

Báu, Đỗ Văn Thắng cho rằng:

- “Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại cua mot cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư, )”.

13

- “Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thựchiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành cáchoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục

vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác cua người lãnh dao” [6, Tr 6]

Còn trong Cuốn giáo trình (2020), PGS.TS Văn Tất Thu (Trường Đại

học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội) Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB

Bách khoa Hà Nội, cho rằng “trén thực tế, văn phòng tôn tại như một thực thể

nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau” Sau khi điểm qua một số cách tiếp

cận, tác giả đã đưa ra định nghĩa: “Van phòng là một thực thể khách quan tontại trong mỗi tô chức dé thực hiện các chức năng theo yêu quan cau của nhàquan tri tô chức đó” (34, tr 6]

Trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) PGS.TS

Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS.Nguyễn Thị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà

Nội, thì văn phòng theo nghĩa rộng: “Van phòng là bộ máy tham mưu, giúpviệc frực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng: thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quan ly, điều hành; tổ chức triển khai và theo dõi, phân tích

kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành; phát hiện và thammưu cho lãnh đạo các biện pháp để giải quyết những vấn dé đặt ra từ thựctiễn” Còn theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là bộ phận (trong bộ máy tham mưugiúp việc) có chức năng tham mưu tổng hop; dam bảo thông tin, liên lạc, điều

kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghỉ thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

[10, tr 28].

Mặc dù nhận diện văn phòng ở những góc độ khác nhau, nhưng tất cảcác định nghĩa trên lại cho chúng ta một cái nhìn tổng thé về “văn phòng”.Hay nói cách khác, văn phòng là một thực thể hiện hữu trong tất cả các cơquan, tổ chức và doanh nghiệp, bao gồm 3 thành tố cơ bản: (1) Là bộ máy có

14

chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, (2) Tính chất, phương thức hoạtđộng: giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và kiểm soát cáclĩnh vực được phân công theo chuẩn mực (quản lý hành chính) và (3) Trụ sở,nơi làm việc (không gian cô định và linh hoạt) Từ những khái niệm nêu trên,luận văn sử dụng khái niệm văn phòng trong Giáo trình Lý luận về Quản trị

văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hong Duy, TS Nguyén Thi Kim Binh, TS Pham Thi Diéu Linh,

NXB Dai học Quốc gia Hà Nội, (2021)

“Van phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, cóchức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức,thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”

[14, tr 44].

1.1.2 Hoạt động văn phòng

Trên thực tế, các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp thường có 3 loại hoạt

động chính, gồm: hoạt động quản lý, hoạt động sản xuất, hoạt động kinh

doanh Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội,

hoạt động chính của các cơ quan là hoạt động quản lý Còn các doanh nghiệp,

có thể cỏ cả ba hoạt động trên hoặc có doanh nghiệp không có hoạt động sảnxuất, chỉ có hoạt động quản lý, kinh doanh Như vậy, hoạt động quản lý làhoạt động chủ yếu, quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Trong hoạt động quản lý, lại có hai hình thức là: quản lý trực tiếp và quản lý

gián tiếp Quản lý trực tiếp là chủ thể quản lý (người phụ trách) trực tiếp làm việc cùng, trực tiếp quan sát, theo dõi đối tượng cần quản ly, qua đó mới đánh

giá được thái độ và kết quả làm việc của họ (ví dụ người quản đốc trực tiếp

theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của các công nhân trong nhà máy ).

Trong khi đó, quan lý gián tiếp là hình thức mà chủ thé quan lý không nhấtthiết hoặc không hoàn toàn phải trực tiếp làm việc cùng nhân viên, việc kiểm

soát và theo dõi kêt quả công việc của đôi tượng cân quản lý (nhân viên dưới

15

quyền) chủ yếu thông qua hệ thống quy chế, quy định, quy trình, thủ tục và

qua các văn bản, tài liệu như kế hoạch, bảo cáo, tờ trình, hợp đồng Phương

thức quản lý gián tiếp như vậy được gọi là quản lý hành chính”, tức là: chủthé quản lý sẽ dé ra, đặt ra các nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, thủ tục cần thiết

(hay có thể gọi là các chuẩn mực, khuân khổ) đề đối tượng cần quản lý căn cứ

vào đó thực thi công việc; đồng thời, cũng qua chuẩn mực đó, chủ thé quản lý

có thê kiểm soát đánh giá được kết quả làm việc của các cá nhân, đơn vị Từ

những phân tích trên có thể thấy tính chất và phương thức hoạt động chủ yếu

của bộ máy hay bộ phận văn phòng là hoạt động quản lý hành chính.

Theo nghĩa tổng quát, hoạt động văn phòng có thé hiểu là hoạt động

thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng' Với

chức năng, nhiệm vụ được giao, hoạt động văn phòng là hoạt động tất yếu,

thường xuyên, liên quan đến tất cả các bộ phận, cá nhân làm việc trong cơ

quan, doanh nghiệp (từ lãnh đạo đến nhân viên).

Hoạt động văn phòng bao gồm các hoạt động nhằm tô chức thực hiện các chức năng trọng tâm của văn phòng như chức năng tham mưu tông hợp,

xử lý thông tin, chức năng giúp việc điều hành, chức năng hậu cần Các hoạtđộng văn phòng thường thấy tại các tổ chức như: Tổng hợp, xây dựng kế

hoạch; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thư, lưu trữ; công tác hội họp,

sự kiện; công tác lễ tân; giao tiếp hành chính, đối nội, đối ngoại

Bộ máy và Bộ phận văn phòng có trách nhiệm: Nghiên cứu và tham

mưu cho lãnh đạo dé ban hành các chuẩn mực (quy chế, quy định, quy trình,

thủ tục, giấy tờ bắt buộc phải có) cho tất cả các công việc, hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao; Phổ biến, hướng dẫn cách thực hiện các

chuân mực đó cho các đôi tượng liên quan; Theo dõi, kiêm tra, đánh giá và xử

'Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuần, TS.

Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

[tr 204].

16

lý việc thực hiện theo các chuẩn mực đã ban hành và chỉnh sửa, bố sung

chuẩn mực nếu thấy không còn phù hợp Như vậy, về tính chất và phương

thức hoạt động, văn phòng là bộ máy thực thi và kiểm soát công việc theo cácchuẩn mực do nhà nước và cơ quan, tô chức ban hành, thông qua hệ thống

pháp luật, thủ tục hành chính và các quy chế, quy định, quy trình nội bộ.

1.1.3 Chuẩn hóa

Chuẩn hóa được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực như kỹ

thuật, dịch vụ, du lịch, môi trường Chuẩn hóa được hiểu ngắn gọn là các

quy tắc, quy trình hoặc tập hợp các quy tắc, quy trình được áp dụng trong một

lĩnh vực dé kiểm soát quá trình thực hiện, kiểm soát và đánh giả chất lượng

trong lĩnh vực, hoạt động đó.

Chuan hóa:

Theo Nguyễn Như Ý, Đại tir điển Tiếng Việt, NXB Văn hoá Thông tin,

Hà Nội (1999) “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực Trong đó, chuẩn mực đượchiểu là cái được chọn làm căn cứ dé đối chiếu, dé làm mau”

Theo Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ ThịPhụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS NguyễnThị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,

2021, |4; tr 202], thì nội ham của thuật ngữ “Chuẩn hóa” được sử dụngkhông chi là việc xác lập chuẩn mực ma còn bao gồm các van đề sau:

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực;

- Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực đã xây dựng tới các đối tượng cóliên quan;

- Kiểm tra, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã

được ban hành.

- Điều chỉnh, sửa đồi, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết.

Về mặt lý thuyết, chuẩn mực được áp dụng thường gồm hai mức độtiêu chuẩn và quy chuẩn Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006:

17

- Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu dùng làmchuan dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá dịch vu, quá trình, môitrường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế xã hội nhằm nâng caochất lượng và hiệu quả của các đối tượng này.

- Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật yêu cauquan lý mà sản phẩm, hàng hoá, dich vụ, quá trình, môi trường và các đối

tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ.

Tuy nhiên, cách phân biệt chuẩn mực thành hai loại như trên thường

được áp dụng cho lĩnh vực có tính kỹ thuật, công nghệ Trong lĩnh vực quản

lý hành chính và trong hoạt động và văn phòng, do đặc thù riêng, nên nhiềuchuẩn mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn Vì vậy, hệ thongchuẩn mực trong hoạt động quan lý hành chính của các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp chủ yếu được thể hiện qua quy định của pháp luật và các quyphạm nội bộ như quy chế, quy định và quy trình giải quyết công việc Trong

luận văn nay, tác giả không đi sâu vào mức độ chuân hóa mà tập trung vào các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng do cơ quan nhà nước

ban hành.

Chuẩn hóa là van dé cần thiết và cấp bách trong tình hình phát triển củamỗi cơ quan, tô chức Vì khi đã thiết lập được những chuẩn mực, quy định rõràng thì việc tiễn hành thực hiện công việc sẽ khoa học và hiệu quả hơn

Như vậy, chuẩn hóa có thể được hiểu là dùng để chỉ các biện phápnhằm xác lập, phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các

chuẩn mực đã được xác lập trong quá trình triển khai các hoạt động và thựchiện công việc được giao.

1.1.4 Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Theo Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị

Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuan, TS N guyễn Hong Duy, TS NguyénThi Kim Binh, TS Pham Thi Diéu Linh, NXB Dai hoc Quéc gia Hà Nội,

18

2021, [9; tr 202] chuẩn hóa hoạt động văn phòng được hiểu “la các biện

pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm pho biến, ban hành, hướng dan, kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng ”.

Đúng vậy, chuẩn hoá là một trong những mục tiêu và nội dung cơ bản củaQuản tri văn phòng, chuẩn hóa là nhằm hướng tới mục tiêu đưa các hoạt động

(công việc, nhiệm vụ) văn phòng đi vào nề nếp, tạo ra sự thống nhất và hiệu

quả Trên thực tế, không chỉ có hoạt động văn phòng mới cần chuẩn hóa mà hầu hết mọi hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều cần phải được chuẩn hóa Chuẩn hóa hoạt động văn phòng có liên quan mật thiết đến

việc xây dựng thê chế chính sách, quy chế và quy định Chuẩn hóa phải được

dựa trên các quy định chung, được thỏa thuận công nhận và thực hiện, hoặc

được xây dựng và ban hành trên cơ sở các khung pháp lý như:

- Phổ biến các chuẩn mực do nhà nước và cơ quan cấp trên ban hành(thé hiện qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn);

- Ban hành hệ thống quy phạm nội bộ, gồm các quy chế, quy định, quytrình (QC, QD, QT) hoặc tiêu chuẩn, quy chuẩn làm cơ sở cho việc tô chức,

thực thi các hoạt động quản lý hành chính;

- Phổ biến, hướng dẫn thực hiện các quy chế pháp lý của nhà nước, cấp trên và các chuẩn mực, quy phạm nội bộ (QC, QD, QT) đến các đối tượngliên quan.

Như vậy, về mặt lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phòng có 03 mức độ:

- Chuan hóa bằng các quy chế, quy định

- Chuan hóa bằng các tiêu chuẩn

- Chuan hóa bằng các quy chuẩn Trong phạm vi đề tài nghiên cứu của luận văn, tôi chỉ nghiên cứu vấn

đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở mức độ ban hành và tô chức thực hiện các quy chế, quy định.

19

1.2 Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng vì mục tiêucủa việc chuẩn hóa là tạo ra sự thống nhất chung trong hoạt động quản lý,

điều hành”.

Trong hoạt động của các cơ quan, tô chức, từ việc đề ra các chủ trương,

chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc đề xuất,

kiến nghị với cơ quan cấp trên, chi dao cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông

tin càng đầy đủ, chính xác, kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệuquả cao Khi các hoạt động văn phòng không được chuẩn hoá ở mức độ cao,cán bộ, nhân viên sẽ có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho mộtthủ tục và dễ đưa ra các giả định sai Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động

văn phòng sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho các cơ quan:

Thứ nhất, chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp đơn giản hóa, thống

nhất hóa và tạo thuận lợi trong phân công, hợp tác lao động, tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động Chuẩn hóa xây dựng được

phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp Việc triển khai, thực hiện các

công việc, nhiệm vụ của văn phòng sẽ có căn cứ, cơ sở va đặc biệt phải tuân

thủ theo những nguyên tắc đã được xác định, đáp ứng các yêu cầu của nhiệm

vụ đặt ra Giúp CBCCVC có nhận thức rõ ràng hơn về chất lượng công việc,

tuân thủ các quy định, ý thức tự giác và ý thức kỷ luật ngày càng tăng Động

viên, khuyến khích tinh thần làm việc, sự đóng góp của người lao động

Thứ hai, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác chỉ đạo,

điều hành, cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hoạt động văn phòng đáp ứng chuẩn Giúp tô chức ngày càng hoàn thiện cơ cấu tô chức, thé chế, xây dựng

hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, điều hành Khi hoạt động văn phòng

? Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS.

Nguyên Hong Duy, TS Nguyên Thị Kim Bình, TS Pham Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quôc gia Hà Nội,

2021 [tr 211-221].

20

được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan củangười lãnh đạo, quản lý, tạo ra sự thiếu thống nhất trong quá trình thực hiện.Chuan hóa nhằm hạn chế tối đa những xung đột không cần thiết Trong côngviệc cũng như cuộc sống hàng ngày, chúng ta sẽ không tránh khỏi những ýkiến trái ngược, dé tạo nên sự xung đột Nếu một cơ quan không có các chuẩn

mực trong thực thi nhiệm vụ, mỗi người sẽ làm theo cách khác nhau và không

theo hệ thống, sự xung đột sẽ càng lớn Vì vậy, điều cần thiết là phải làm thế nào dé hạn chế xung đột hoặc nếu xảy ra, xung đột sẽ được giải quyết một

cách nhanh chóng Khi có quy chế, quy định người lãnh đạo cũng phải tuân

thủ để chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, không được theo ý kiến chủ

quan hoặc mong muốn của cá nhân dé có lợi cho ban thân hoặc nhóm lợi ichnào đó trong cơ quan, gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện loại bỏ được

xung đột giữa lãnh đạo và nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình

giám sát, kiểm tra Việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các công việc,

nhiệm vụ phải dựa theo những chuẩn mực đã được thong nhat, tranh duoc

việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quan ly Từ đó lãnh dao cơ quan

sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ dé có những

biện pháp điều chỉnh kịp thời, hợp lý

Thứ ba, việc chuẩn hóa các hoạt động trong văn phòng sẽ giúp các cơquan, tô chức tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc Bởi lẽ, khi thực hiện

công việc, mỗi cá nhân đều có phương pháp, cách thức thực hiện khác nhau Nếu không có chuẩn mực đặt ra thì sẽ mat thời gian bàn bạc, lựa chọn cách nào cho phù hợp Chuẩn hoá giúp tăng tốc hoạt động nội bộ, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các quy trình đó.

Nhân viên biết rõ mình cần làm gi, làm như thế nào, đảm bảo chất lượng rasao, thực hiện theo quy trình sẽ giúp giảm tối đa thời gian chờ đợi, từ đó cóthêm thời gian dé tập trung thực hiện các mục tiêu quan trọng Khi công việcđược thực hiện theo hệ thống quy trình chuẩn, có chỉ dẫn rõ ràng sẽ giúp rút

21

ngắn thời gian dao tạo nhân sự, đảm bảo nhận thức đúng và đồng đều trong cơquan, tô chức, không bị phụ thuộc vào sự đào tạo chủ quan hay sự không nhất

quán của người hướng dẫn

1.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Khi các cơ quan, tô chức thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng dù

áp dụng phương pháp chuẩn hóa nao thì cũng cần tuân thủ các nguyên tắc đã

đặt ra Mỗi nguyên tắc được tuân thủ góp phần giúp quá trình chuẩn hóa

diễn ra thuận lợi, thống nhất và hiệu quả Các nguyên tắc nên được tuân thủ

như sau:

Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất:

Nguyên tắc thống nhất việc áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động vănphòng phải được sự thống nhất trong toàn cơ quan, nguyên tắc này nhằmhướng tới sự đồng thuận, thong nhất, tránh chồng chéo trong việc thực hiện

những quy định đã đặt ra trong cơ quan, tô chức Để thực hiện thống nhất

trong toàn cơ quan thì cần phải có những văn bản hướng dẫn hoặc có các buôi

hướng dẫn thực hiện một cách cụ thể, tránh trường hợp mỗi bộ phận, cá nhân hiểu và vận dụng theo các cách khác nhau, ảnh hưởng đến tính hiệu lực và

hiệu quả của các chuẩn mực được ban hành

Thứ hai, nguyên tắc khả thi:

Việc chuân hóa hoạt động văn phòng phải tuân thủ nguyên tắc khả thi

là chuan hóa hoạt động văn phòng có khả năng thực hiện trên thực tế hay nói

một cách khác là những quy định, quy tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng có

đi vào thực tiễn quản lý hay không mà không chỉ dừng lại trên lý thuyết (trên giấy) Bảo đảm tính khả thi của chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một yêu cầu rat quan trọng được đặt ra trong suốt quá trình chuẩn hóa hoạt động văn

phòng Nếu như chuẩn hóa hoạt động văn phòng không đảm bảo tính khả thi

sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực, ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng nói riêng

và hoạt động quản lý của cơ quan, doanh nghiệp nói chung.

22

Thứ ba, nguyên tắc hợp lý:

Mỗi hoạt động chuẩn hóa phải tuân thủ các quy định của Nhà nước,dựa vào các quy định đó dé xây dựng chuẩn riêng cho cơ quan, tổ chức củamình sao cho phù hợp với với tình hình hoạt động thực tế của đơn vị, khôngđưa ra mức chuẩn quá cao so với hoạt động của cơ quan Chuan hóa hợp lý sẽ

dễ thực hiện và mang lại hiệu quả tốt nhất

Thứ tư, nguyên tắc ưu tiên:

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải có kế hoạch, lộ trình rõ ràng, dựa

vào tình hình hoạt động văn phòng cụ thể của cơ quan, đơn vị xác định rõ cáchoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, hoạt động nào chuẩn hóa trước, hoạt động

nào chuẩn hóa sau Phải tổ chức thực hiện theo thứ, nên lựa chọn ưu tiên các

hoạt động văn phòng cần thiết được chuẩn hóa sớm, mặc dù cần thực hiện đồng

bộ nhưng không thẻ nào thực hiện ngay cùng lúc nhiều hoạt động chuẩn hóa.

Thứ năm, nguyên tắc kiểm tra, giám sát:

Kiểm tra, giám sát là một khâu rất quan trong trong bat kỳ chu trình

quản lý nào, trong hoạt động chuẩn hóa cũng vậy Thông qua kiểm tra sẽ chỉ

rõ những điểm đã làm tốt cần phát huy, những gì còn sai sót, bất cập và đưa ra

các giải pháp khắc phục dé nâng cao hiệu quả.

1.4 Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuan hóa hoạt động văn phòng cần phải được thực hiện theo quy trình

rõ ràng và thống nhất Quy trình này được xây dựng dựa trên căn cứ những

quy định pháp luật của nhà nước và phù hợp với đặc điểm hoạt động của mỗi

cơ quan, don vị Trong luận văn này, tác giả áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt

động văn phòng gồm 06 bước trên cơ sở kế thừa quan điểm tại giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (20213 Cu thé như sau:

3 Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thi Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS.

Nguyễn Hing Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,

2021 [tr 211-221].

23

Bước 1 Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa

- Căn cứ xác định: Muốn xác định được những hoạt động nào cầnchuẩn hóa, các cơ quan, doanh nghiệp cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ

của cả bộ máy văn phòng và của từng bộ phận Trên cơ sở đó, xác định những

van dé, hoạt động cần chuẩn hóa, bao gồm: Những quy tắc làm việc, ứng xử chung cần được toàn cơ quan tuân thủ (ví dụ: quy chế làm việc); những hoạt động chung, phố biến và thường xuyên diễn ra đến tat cả các bộ phận, cá nhân

(ví dụ: hội họp); quy trình và thủ tục hành chính liên quan đến quá trình thựcthi công việc cụ thé thuộc phạm vi quản lý hành chính của từng bộ phận, đơn

vị (ví dụ: quy trình trình ký và ban hành văn bản).

- Lập danh mục những vấn đề, hoạt động cần chuẩn hóa:

Sau khi xác định, bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề này cầnlập danh mục những vấn đề, hoạt động cần chuẩn hóa Tiếp đó, bộ phận này

cần rà soát: Những vấn đề, hoạt động nào đã được chuẩn hóa bởi cơ quan nhà nước và cấp trên Nếu những quy định đó đã bao phủ và phù hợp thì cơ quan, doanh nghiệp áp dụng luôn vào thực tế, không cần ban hành các chuẩn mực mới Nếu thấy những quy định của Nhà nước và cấp trên chưa sát thì cơ quan

sẽ ban hành thêm các quy định cho phù hợp.

- Những vấn đề hoặc hoạt động nào đã được cơ quan quy định trongcác văn ban có trước thì cần xem lại, nếu thấy không còn phù hợp, có thé bổsung, chỉnh sửa hoặc bãi bỏ dé ban hành văn ban mới

- Những vấn đề hoặc hoạt động nào cần được tiếp tục chuẩn hóa bang các tiêu chuẩn, quy chuan hoặc quy chế quy định, quy trình nội bộ.

Kết thúc bước 1, bộ phận tham mưu cần lập được Danh mục các vấn

đề, hoạt động cần chuẩn hóa theo mẫu.

Bước 2 Chọn hình thức chuẩn hóa:

Ở bước này, bộ phận tham mưu cần xác định hình thức văn bản phùhợp dé chuẩn hóa các hoạt động văn phòng như:

24

- Các quy chế, quy định, quy trình do cơ quan ban hành và áp dụngtrong nội bộ, không trái với các quy định của nhà nước và cấp trên (gọi tắt là

Quy phạm nội bộ).

- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn: được xây dựng, ban hành và áp dung theo

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn (ban hành năm 2006) Trong trường hợp lựa

chọn hình thức quy phạm nội bộ, bộ phận tham mưu cần xem xét dé xác định

rõ hoạt động nào cần ban hành quy chế, hoạt động nào cần ban hành quy định.

Bước 3 Soạn thảo, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế,

quy định, quy trình:

Sau khi xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa và hình thức văn

bản phù hợp, bộ phận tham mưu soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định

việc ban hành quy chế, quy định dé làm gi, văn bản định ban hành sẽ tác động

đến đối tượng nào và áp dụng trong phạm vi nào và có trách nhiệm thu thập

các thông tin pháp lý là những văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ cho

việc ban hành và thông tin thực tiễn là yêu cầu đặt ra hoặc những van đề tồn tại cần có chuẩn mực dé làm cơ sở cho việc thực thi Trên cơ sở đó, bộ phận soạn thảo sẽ xây dựng đề cương dự thảo các quy định cụ thể Sau khi xây

dựng xong bản dự thảo cần được gửi cho lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các đơn

vị và cán bộ, nhân viên liên quan (nham huy dong tri tué tap thé, đồng thời thé

hiện tính dân chủ trong việc xây dựng, ban hành các chuẩn mực của cơ quan.Các ý kiến tham gia đều phải được tôn trọng và xem xét dé chỉnh sửa Trong

trường hợp không chỉnh sửa, ban soạn thảo cần có sự giải thích rõ ràng Sau khi đã tổ chức chỉnh sửa và thông qua văn bản, tùy thuộc vào lĩnh vực, mặt hoạt động được đề cập trong văn bản, người đứng đầu ký hoặc ủy quyền cho cấp phó ký ban hành và được chuyển đến bộ phận văn thư làm các thủ tục

phát hành và trién khai tới các đối tượng liên quan

Đối với các quy trình, việc xây dựng và ban hành cũng phải qua các

bước như trên Nêu cơ quan áp dụng Bộ Tiêu chuân ISO, thì việc biên soạn,

25

ban hành, chỉnh sửa các quy trình sẽ phải thực hiện theo quy định của tổ

chức ISO.

Bước 4 Phổ biển, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng:

Sau khi ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế, quy định, quytrình về hoạt động văn phòng, các cơ quan, tô chức cần tiến hành phô biến va

hướng dẫn các chuẩn mực đó đến những đối tượng có liên quan Việc phổ biến, hướng dẫn được thực hiện dưới nhiều hình thức như: tổ chức họp dé thông báo và phổ biến, sao chụp và gửi các quy chế, quy định tới các bộ phận,

cá nhân; tập huấn nội bộ hoặc hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng

Bước 5 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động

văn phòng:

Sau khi phố biến và hướng dan, dé các hoạt động văn phòng đi vào nề

nếp theo các chuẩn mực đã định, cần có sự kiểm tra, đánh giá Việc kiểm tra, đánh giá là biện pháp để các bộ phận, cá nhân có ý thức tuân thủ và thực hiện các chuẩn mực đã ban hành Thông qua việc kiểm tra, đánh gia, các cơ quan,

tổ chức cũng có cơ sở kiêm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phù hợp của các tiêu chuẩn, quy chế, quy định, quy trình Trên cơ sở kiểm tra, các cơ quan,

doanh nghiệp mới đánh giá đúng kết quả thực hiện và xử lý những vi phạm vìkhông theo chuẩn mực đã định

Hiện nay, một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm đến việc kiểm tra,đánh giá Vì thế, mặc dù đã có quy chế, quy định, nhưng trên thực tế, việctriển khai, thực hiện các hoạt động văn phòng vẫn chưa theo chuẩn mực đặt

ra, và cũng do thiếu kiểm tra, nên các cơ quan chưa thể xử lý các vi phạm

hoặc những hoạt động văn phòng chưa theo chuẩn

ĐỀ có căn cứ, cơ sở đánh giá VIỆC chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các

cơ quan, tô chức cần xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá kết quả và hiệu quảchuẩn hóa hoạt động văn phòng Các tiêu chí đánh giá cũng cần có sự tham gia

và ý kiến đóng góp của toàn bộ hoặc đại diện cho những đối tượng liên quan

26

1.5 Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từlãnh đạo đến nhân viên và tùy theo từng chức danh va vi trí, trách nhiệm cuamỗi người được xác định khác nhau Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạtđộng văn phòng có thể chia ra thành các nhóm cơ bản như sau”:

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng dau cơ quan, tô chức

Việc chuan hóa hoạt động văn phòng là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức Vì người đứng đầu có vai trò quyết định trong việc

tạo ra, xây dựng, ban hành các chuẩn mực cũng như việc phổ biến, hướng dẫn

và kiểm tra, đánh giá Người đứng đầu nhận thức đúng vai trò và sự cần thiếtcủa việc chuân hóa hoạt động văn phòng thì sẽ có các biện pháp chỉ đạo cấpdưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện Còn người đứng

đầu không nhận thức đúng hoặc không quan tâm, chỉ đạo sát sao, thì hoạt động văn phòng của cơ quan đó thường không có nề nếp, thiếu thống nhất và

sẽ xảy ra nhiều xung đột trong quá trình triển khai, thực hiện.

1.5.2 Trách nhiệm của người/ hoặc bộ phận được giao quyền

Người đứng đầu, do phải chi đạo tất cả các van dé trong cơ quan, tô

chức, nên thường giao quyền, ủy quyền việc chuẩn hóa hoạt động văn phòngcho người phụ trách bộ phận văn phòng Và người được ủy quyền có tráchnhiệm tham mưu cho người đứng đầu về những hoạt động văn phòng cầnđược chuân hóa bằng các quy chế, quy định Sau khi được người đứng đầu

đồng ý, người được ủy quyên có trách nhiệm tô chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các quy chế, quy định, lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn

thiện để trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban hành Tiếp đó, người

được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tô chức việc phô biến, hướng dan,

kiêm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định trong thực tế; báo cáo,

*Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuấn, TS.

Nguyên Hong Duy, TS Nguyên Thi Kim Bình, TS Pham Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quôc gia Hà Nội,

2021

27

dé xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi phạm (nếu có) và những van

đề cần tiếp tục chuẩn hóa

1.5.3 Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện

Dé cho các hoạt động văn phòng được thống nhất và hiệu quả, vai trò

của những người trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định rất quan trọng vì

khi họ tuân thủ quy định thì việc chuẩn hóa mới đạt kết quả

Ví dụ: Khi thực hiện quy trình soạn thảo và trình ký các văn bản, tất cả

CBCCVC cần tuân thủ các quy định về soạn thao văn ban đúng theo thê thức,

đảm bảo về nội dung Sau khi đã hoàn chỉnh, bản dự thảo văn bản được trình

lên cho lãnh đạo phòng xem xét, sau đó lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội

dung văn bản và gửi lãnh đạo Sở phụ trách ký; lãnh đạo phụ trách ký rồi gửiChánh văn phòng ký nháy thé thức; Chánh văn phòng sau khi ký nháy sẽ

chuyền cho bộ phận văn thư phát hành.

Tiểu kết chương 1

Ở chương 1, Luận văn đã đã trình bày những van dé lý luận cơ bản nhất

về văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng, bao gồm:

- Làm rõ một số khái niệm liên quan;

- Phân tích nội dung, mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa trong hoạtđộng văn phòng: nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Nhữngvan dé lý luận của chương này sẽ là cơ sở dé tác giả tiến hành khảo sát, đánh

giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động của văn phòng văn phòng Sở Nội vụ tỉnhYên Bái ở chương 2.

28

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VAN PHONG

Ở SỞ NOI VU TÍNH YEN BAI

2.1 Giới thiệu chung về Sở Nội vu và văn phòng Sở Nội vụ tinh Yên Bái

2.1.1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bai

Tháng 10/1991, tỉnh Hoàng Liên Sơn được chia tách thành tỉnh Yên

Bái và tỉnh Lào Cai, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hoàng Liên Sơn cũng

được chia thành Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Yên Bái và Ban Tổ chức

chính quyền tỉnh Lào Cai Ngày 28 tháng 9 năm 1998 thực hiện Thông tư số121/TCCP của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái

đã ban hành Quyết định số 499/QĐ-UBND về việc quy định chức năng, nhiệm, quyền hạn, tô chức bộ máy của Ban tổ chức Chính quyên tỉnh Yên

Bái, có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý

nhà nước về lĩnh vực tổ chức bộ máy, công chức và viên chức nhà nước, lập

Hội quần chúng và tổ chức phi Chính phủ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàndiện của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự hướng dẫn và chỉ đạo về chuyên môncủa Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ

Ngày 17/12/2003 thực hiện theo Quyết định số 248/2003/QD-TTgngày 20/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ “về việc đổi tên Ban Tổ chứcchính quyền thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành SởNội vụ” UBND tỉnh Yên Bái đã ban hành Quyết định số 645/QD-UB về việc

đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Yên Bái thành Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Căn cứ Thông tư hướng dẫn số 05/2004/TT-BNV ngày 19/01/2004 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cau tô chức của cơquan chuyên môn giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác nội vụ củađịa phương, UBND tỉnh đã ban hành quyết định số 185/2004/QĐ-UBNDngày 23/4/2004 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức

của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái.

29

Năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vụ cơ cấu tổ chức của SởNội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Ngày 10/4/2008UBND tỉnh Yên Bái đã ban hành Quyết định số 555/2008/QD-UBND về việc

sáp nhập Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo vào Sở Nội vụ Va

UBND tỉnh Yên Bái đã ban hành Quyết định số 1271/QĐ-UBND ngày

18/7/2008 về quy định vi trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tôchức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Ngày 11/8/2008, UBND tinh ban hànhQuyết định số 127/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh YênBái trực thuộc Sở Nội vụ.

2.1.2 Vị trí và chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chứcnăng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ

máy; biên chế; vị trí việc làm; tiền lương; cải cách hành chính; xây dựng

chính quyền và công tác thanh niên; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; đào tạo, bồi dưỡng; tổ chức hội, tôchức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khenthưởng Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự lãnh đạo, quản lý của Uy ban nhân dân tỉnh về tổ chức và hoạt động,

đồng thời chấp hành sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ về kiểm tra, hướng dẫn chuyên

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt, các lĩnh vực thuộc phạm

vi quan ly nhà nước được giao.

- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được

giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy

ban nhân dân tỉnh.

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

liên quan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân

công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định vềphòng, chống tham nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm,chống lãng phí; xử lý theo thẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưucho cấp có thâm quyền xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác

được giao theo quy định của pháp luật.

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực

khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp

Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vựccông tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa

phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh.

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy bannhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo

quy định

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên bái

Sở Nội vụ có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc Sở.

* Các phòng thuộc Sở Nội vụ: Có 09 phòng (Văn phòng Sở; Tổ chức,

biên chế và tổ chức phi chính phủ; Công chức, viên chức; Xây dựng chínhquyền và công tác thanh niên; Phòng Cải cách hành chính; Thanh tra Sở; Thi

đua khen thưởng; Tôn giáo)

31

* Don vi trực thuộc Sở Nội vụ:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnhYên Bái

* Chức năng:

Văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác

thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nôi vụ theo chương trình, kế

hoạch, công tác và các công tác trong nội bộ cơ quan Sở Nội vụ.

* Nhiệm vụ, quyền hạnTham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Công tác thông tin, tổng hợp, điều phối các hoạt động của Sở Nội vụ

theo chương trình, kế hoạch công tác; xây dựng, triển khai, theo dõi, đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm;tong hợp, báo cáo định kỳ, đột xuất kết quả thực hiện những nhiệm vụ, quyềnhạn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ theo quy định; chuẩn bị

nội dung làm việc và thông báo kết luận của Giám đốc Sở Nội vụ tại các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất; thực hiện công tác trong nội bộ Sở về Quản lý tô chức bộ máy, biên chế công chức, cải cách hành chính; văn thư,

lưu trữ; Xây dựng dự toán ngân sách; thực hiện công tác quản lý tài chính, tài

sản theo quy định; mua săm, lắp đặt, bảo trì, sửa chữa, thiết bị, máy móc, cung cấp văn phòng phẩm phục vụ công tác chuyên môn; cấp phát xăng dau,

sử dụng xe ô tô, đảm bảo các điều kiện làm việc khác của công chức, viên

chức và lao động hợp đồng trong cơ quan Sở theo quy định

La đầu múi, giúp lãnh đạo Sở thực hiện việc thăm, viễng cán bộ, thân nhân cán bộ từ trần theo quy định của Tỉnh ủy.

32

Bộphận

Bộ

phận

phục vụ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu té chức của Văn phòng Sở Nội vu

2.2 Khảo sát các biện pháp thực hiện quy trình chuẩn hóa hoạt động văn

phòng của Sở Nội vụ

2.2.1 Xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa và lựa chọn

hình thức chuẩn hóa

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn tham mưu cho Uy ban nhân dân tỉnh

về bộ máy và con người nên lãnh đạo Sở đã luôn có những chỉ đạp quyết liệt trong điều hành cơ quan Trong các cuộc họp, hội nghị tại cơ quan lãnh đạo

Sở luôn khang định cơ quan muốn vận hành đuợc trôi chảy, xuyên suốt thi tat

33

cả cán bộ, công chức trong cơ quan khi thực hiện công việc được giao đều phải tuân thủ triệt để theo những nội dung đã được quy định trong các quy

chế, quy định Hệ thống những văn bản quy chế, quy định sẽ là cơ sở cho việchình thành môi trường làm việc có tổ chức và có kỷ luật Bên cạnh đó là cơ sởpháp lý dam bảo cho mọi hoạt động của cơ quan luôn được đồng bộ và thống

nhất xuyên suốt từ trên xuống dưới và ngược lại Đây là yếu tố căn bản dé phát triển co quan vững mạnh, phát triển.

Xác định quy chế hoạt động và những quy định về lề lối làm việc ở

từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng góp phần tạo lập và ràng buộc

các phòng ban, bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người với

nhau nên lãnh đạo Sở Nội vụ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đã giao cho

Văn phòng Sở là đơn vị tham mưu cho Giám đốc Sở về việc chuẩn hóa cáchoạt động trong Sở Nội vụ Dé xác định những van đề chuẩn hóa Sở Nội vụ

căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng và của từng bộ

phận, xác định những hoạt động cần được chuẩn hóa, các quy trình và thủ

tục hành chính liên quan đến quá trình thực thi công việc cụ thể thuộc phạm

vi quản lý hành chính của từng bộ phận Văn phòng Sở tham mưu cho lãnh

đạo lập danh mục những vấn đề, hoạt động đã chuẩn hóa, tiếp đó, Văn phòng Sở rà soát hoạt động nào đã được chuẩn hóa bởi cơ quan nhà nước và cấp trên xem những quy định đó đã bao phủ và phù hợp thì cơ quan áp dụng luôn vào thực tế, không cần ban hành các chuân mực mới Nếu thấy những quy định của Nhà nước và cấp trên chưa sát thì cơ quan sẽ ban hành thêm

các quy định cho phù hợp Theo đó Văn phòng Sở đã xác định được các hoạt

động văn phòng phải chuẩn hoá, và được tác giả tổng hợp theo danh mục, cụ

thể như sau:

34

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp xác định những hoạt động chuẩn hóa của

Quy chê làm việc

trong cơ quan

Nghị định số 138/

2016/NĐ-CP ngày 01/10/2016 của Chính phủ ban hành Quychế làm việc của Chính phủ.

Bộ Nội vụ hướng dẫn xây

dựng Quy chế công tác văn

thư, lưu trữ của các cơ quan, tô chức

văn phòng

Thông tư liên tịch số

71/TTLT-BTC-BNV ngày 30/5/2014 của Bộ Tài chính,

17/QĐ-UBND ngày 01/10/2017 của

UBND tỉnh Yên Bái về banhành quy định chế độ công

lý sử dụng tài sản

công của Sở Nội vụ

tỉnh Yên Bái

35

CP ngày 26/12/ 2017 của

Chính phủ quy định chỉ tiết

lý, sử dụng tài sản công một sô điêu của

cơ quan thuộc hệ thống

phủ ban hành Quy chế văn

hoá công sở tại các cơ quan

hành chính nhà nước; Quyết

định 1466/ QĐ-UBND ngày 20/9/2007 của uỷ ban nhân

dân tỉnh ban hành Quy chế

văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước

tỉnh Yên Bái; Văn bản số

3404/UBND-TH ngày 10/10/2022 của uỷ ban nhân

dân tỉnh Yên Bái về trang

Công tác thi đua

2.2.2 Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định để chuẩn hoá hoạt

động văn phòng

Sau khi xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa và lựa chọn hình

thức hình thức ban hành văn bản, Sở Nội vụ dự thảo các các quy chế, quyđịnh và xin ý kiến tham gia, góp ý của CBCCVC trong cơ quan, tổng hợp va

ban hành một số các quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng như sau:

Bảng 2.2 Hệ thống các quy chế, quy định của Sở Nội vụ đối với một số

hoạt động văn phòng

TT Danh mục các quy ché/quy

định/quy trình về HDVP Văn bản do Sở Nội vụ ban hành

Quy chê làm việc Quyết định số 153/QĐ-SNV ngày

8/5/2022 Quyết định Ban hành Quy chếlàm việc của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái

Quy định về giữ gìn cảnh

quan, môi trường (nơi làm

việc), đảm bảo trang thiết bị,

phương tiện làm việc

Nội quy của cơ quan

Quy chế, quy định về quy

trình soạn thảo, ban hành văn

bản; thể thức, kỹ thuật trình

bay văn bản

Quyết định số 106/QD-SNV ngày 9/7/

2020 về việc ban hành Quy chế công

tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh

Yên Bái.

Quy chế, quy định về lập và

lưu trữ hô sơ công việc.

Quyết định số 106/QĐ-SNV ngày 9/7/2020 về việc ban hành Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ

tỉnh Yên Bái.

37