Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng . - 5 15 INAN‹( !Í n.ằẲ
Ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuan hóa hoạt động văn phòng mang lại những ý nghĩa quang trọng như sau:
Thứ nhất, chuân hoá HDVP khang định vị trí, vai trò của HDVP so với các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Khi văn phòng được coi là trung tâm, là ‘co quan dau nao’, là nơi trung gian kết nối các hoạt động của cơ quan trong vai trò trợ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành, thì các hoạt động văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng và không thê thiếu trong bất kỳ cơ quan, tô chức nào Hiệu quả điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức thực hiện công việc văn phòng khoa học Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập và xử lý thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành cơ quan mà còn đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc cho người lao động toàn co quan nên chuẩn hóa HĐVP có thể được coi là công cụ hữu ích giúp cho công việc của toàn bộ cơ quan được thông suốt, chất lượng và hiệu quả cao HDVP được chuẩn hóa đồng nghĩa với việc HĐVP được thực
18 hiện một cách thống nhất và hiệu quả mới có thé trợ giúp đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành.
Thứ hai, chuan hoá HDVP góp phan nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Mục đích của việc chuẩn hóa
HDVP là giúp cho hoạt động văn phòng được tổ chức thực hiện một cách thong nhat, đồng bộ theo chuẩn Việc thực hiện công việc theo những nguyên tắc, quy định tạo ra phương thức làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian thực hiện, giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc Mặt khác, HĐVP được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người phụ trách, hạn chế việc gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và hạn chế tối đa những xung đột không cần thiết khi các cá nhân có những quan điểm hoặc cách làm khác nhau Thực hiện tốt chuẩn hóa HDVP sé tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát khi đánh giá căn cứ theo từng bước trong quy trình thực hiện công việc, gitip lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc, đồng thời giúp cho việc tong hợp thông tin một cách nhanh chóng nhằm đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động quản lý, điều hành.
Thứ ba, chuẩn hoá HĐVP tạo tác phong, nề nếp làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả cho toàn bộ nhân sự của cơ quan, tô chức hay doanh nghiệp.
Chuan hóa HĐVP [2, tr.206-210] nhằm tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý, điều hành Ở góc độ quản tri văn phòng, việc chuẩn hóa HĐVP cũng nhằm tạo nên sự thống nhất chung Do văn phòng là bộ phận trung tâm, với chức năng thu thập và xử lý thông tin trợ giúp cho hoạt động điều hành của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp nên bộ phận văn phòng liên quan đến tất cả các bộ phận khác trong cơ quan và có vai trò kết nối các hoạt động của toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, với vai trò quan trọng này, các hoạt động của văn phòng phải có sự thống nhất theo những chuẩn mực nhất định dé tạo
19 sự chuyên nghiệp, nề nếp, ôn định Ví dụ, trong hoạt động hành chính văn phòng, việc soạn thảo và ban hành văn bản bắt buộc phải tuân thủ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, nên các cơ quan cần ban hành Quy chế công tác văn thư, ban hành biểu mẫu văn bản hoặc quy trình soạn thảo văn bản dé thực hiện thống nhất trong toàn cơ quan, đảm bảo quy định của cơ quan và pháp luật Nếu không ban hành các chuẩn, sẽ diễn ra tình trạng mỗi bộ phận, mỗi cá nhân sẽ có một cách làm không theo quy định, gây khó khăn và mat nhiều thời gian cho việc kiểm tra và phê duyệt văn bản.
Thứ tư, chuân hoá HDVP giúp nâng cao hình ảnh, vị thé và uy tín của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp.
Văn phòng là nơi tiếp đón khách hàng và đánh giá cách thức hoạt động của một cơ quan Vì vậy, văn phòng đóng vai trò như "bộ mặt" của cơ quan, được ví như tấm gương phản chiếu cách bố trí và giao tiếp với khách hàng, giúp đánh giá hiệu quả công tác của đơn vị Khi chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nghi thức đón tiếp khách hàng cũng được thực hiện bài bản theo quy trình, góp phần nâng cao hình ảnh, vị thế và uy tín của cơ quan Sự chuyên nghiệp trong hoạt động lễ tân và thiết kế văn phòng hiện đại sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp và uy tín của cơ quan.
Nguyên tắc của chuẩn hóa HĐVP - s©cs+ctecteztezeerrrrsrred 20 1.1.4 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng . :- s52 22 1.1.5 Trách nhiệm chuẩn hóa HĐVP [2, tr.227-230]'
Về cơ bản, việc chuẩn hóa cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc đơn giản hóa trong chuẩn hóa đề cập đến việc loại bỏ các công đoạn dư thừa và thủ tục không cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhưng phải đảm bảo không làm ảnh hưởng đến kết quả công việc Để đạt được mức độ đơn giản hóa hiệu quả, cần có sự phân tích rõ ràng về mục đích công việc để có thể tối ưu hóa cách thức thực hiện.
Nguyên tắc 2: Cần đảm bảo sự đồng thuận Đồng thuận là sự đồng tình, nhất trí hay tán thành, ủng hộ một cách rõ ràng hay ngầm định của đa số các thành viên trong cơ quan đối với một vấn đề nào đó trên cơ sở những điểm tương đồng và cùng chung mục đích Việc xây dựng và áp dụng chuẩn không phải lúc nào cũng là một giải pháp ưu việt Trong nhiều trường hợp các tiêu chuẩn xuất phát từ các yêu cầu thực tế nên không thể chờ đợi có sự nhất trí tuyệt đối Vì vậy, lãnh dao cơ quan cần phải đưa ra các quyết định dé thống nhất thực hiện Một quy trình thực hiện công việc được xây dựng và ban hành thường được áp dụng cho một hoặc nhiều bộ phận, cá nhân thực hiện nên cần có sự đồng thuận của các cá nhân có liên quan
Nguyên tắc 3: Đảm bảo hợp pháp và hợp lý Việc chuân hóa gồm 4 nội dung chính, đó là xây dựng và ban hành; triển khai thực hiện (áp dụng vào thực tiễn); kiểm tra giám sát việc thực hiện; xử lý kết quả và cải tiến (đổi mới) Trong đó trọng tâm là việc áp dụng vào thực tiễn Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của việc chuan hóa HĐVP Việc áp dụng cần đáp ứng các tiêu chí phô biến, công khai, minh bạch, không phân biệt đối xử, không gây trở ngại Bất kỳ hoạt động nào được chuẩn hóa, nếu chỉ ban hành mà không chú trọng việc áp dụng vào thực tế có triệt để và có phù hợp hay không sẽ không mang lại hiệu quả Việc xây dựng các chuẩn cũng cần phải dựa trên hành lang pháp lý, phù hợp với các quy định của pháp luật, phù hợp với hoạt động của cơ quan trong lĩnh vực hoạt động, góp phan tích cực vào công tác quản lý, điều hành
Nguyên tắc 4: Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả Trong khi xây dựng chuẩn, cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấp tiêu chuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan Ngoài ra phải chú ý đến sự đồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
Cụ thể, khi cơ quan, tô chức chuẩn hóa HĐVP, cần phải xem xét sự đồng bộ từ khâu xây dựng đến khâu áp dụng Trước khi xây dựng chuẩn hóa, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cu thé.
Xác định mục đích và đối tượng là yếu tố quyết định loại hoạt động chuẩn hóa phù hợp Cấp độ bắt buộc áp dụng cần ban hành Quy chế, Quy định, Nội quy cho toàn thể cán bộ, nhân viên Cấp độ khuyến khích thực hiện có thể xây dựng Quy trình, Hướng dẫn để hướng dẫn trình tự công việc cụ thể.
Khi được áp dụng phải được mọi người đồng thuận và quán triệt thực thi.
Nguyên tắc 5: Cải tiễn liên tục Chuẩn hóa là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
Cho nên, các chuẩn phải luôn được soát xét lại cho phù hợp với sự thay đổi.
Trên thực tế, chuẩn xây dựng cần thường xuyên được nghiên cứu, xem xét và rà soát lại nếu thấy cần thiết Tuy nhiên, đổi mới không hẳn là phủ nhận hay xóa bỏ hoàn toàn cái cũ mà phải có sự lựa chọn, giữ lại và cải tiến để phù hợp với thực tiễn.
1.1.4 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Theo Giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng do PGS.TS Vũ Thị Phụng (Chủ biên), quy trình chuẩn hóa gồm 6 bước như sau:
Bang 1.1: Sơ đồ quy trình
Phân công thực hiện/kết quả
Thứ tự Nội dung thực hiện
- Bộ phận văn phòng tham mưu ie dann va lãnh dao xác định những van
Bước | những HDVP đề/ hoạt động dé chuẩn hóa. cần chuẩn hóa - Sản phẩm: Danh mục những hoạt động cần chuẩn hóa
- Sau khi xác định được những hoạt động cần chuẩn hóa thì cơ quan, tô chức tiễn hành chọn
› Chon hình thức hình thức chuẩn hóa:
Chuan hoa - San pham: Bản danh mục các tiêu chuan/quy chuẩn/quy chế/quy định/quy trình để chuẩn hóa HDVP
- Cơ quan tổ chức xây dựng hệ thống tiêu chuân/quy ché/quy
, , định/quy trình đê chuân hóa Bước 3 các tiêu chuân, quy chê,
; HDVP quy dinh, quy trinh „
- Sản phâm: Các văn bản được ban hành chính thức
- Phố biến, hướng dẫn bộ chuẩn
Phô biên, hướng dân ; mực cho các đối tượng liên quan;
, cỏc tiờu chuõn, quy chờ, „ 2 ơ „
Bước 4 - Sản phâm: Tài liệu, văn bản quy định, quy trình đã ban hành
| hướng dan hoặc các buôi tập huân, đào tạo
- Tô chức kiêm tra, đánh giá việc thực hiện các tiêu chuân, quy
Kiêm tra, đánh giá chế/quy định/quy trình trong
Bước 5 kết quả việc thực hiện HDVP:
- Sản phẩm: kê hoạch kiêm tra, đánh giá; tiêu chí và báo cáo kêt qua kiểm tra, đánh giá
- Thường xuyên rà soát, sửa đôi bố sung hệ thống tiêu chuẩn, quy chế/quy định/quy trình trong HDVP; Điêu chỉnh hoặc bô sung các chuân mưc mới Bước 6
- Sản phẩm: Các tiêu chuẩn, quy chế/quy định/quy trình đã được bô sung hoặc ban hành mới
1.1.5 Trách nhiệm chuẩn hóa HĐVP |2, tr.227-230]
Việc chuẩn hóa HĐVP là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo chức danh và vị trí, trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau. © Trach nhiệm của người đứng dau cơ quan Việc xây dựng chủ trương chuẩn hóa HDVP cũng như việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung trước hết là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan Tiếp theo, việc tổ chức thực hiện chủ trương chuan hóa HĐVP do người đứng đầu quyết định Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc chuẩn hóa HĐVP, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện Dé thực hiện trách nhiệm của mình trong lĩnh vực này, người đứng đầu cơ quan cần có hiểu biệt nhât định và nhận thức đúng, đủ về nội dung và tâm quan trọng của van
Theo quy định, các bộ phận được giao trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo triển khai việc chuẩn hóa hoạt động nghiệp vụ, đồng thời tổ chức nghiên cứu, xây dựng và ban hành các chuẩn mực Ngoài ra, các bộ phận này có trách nhiệm thu thập ý kiến đóng góp, chỉnh sửa và hoàn thiện các chuẩn mực trước khi trình lãnh đạo phê duyệt Bên cạnh đó, họ còn có nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và báo cáo về việc thực hiện chuẩn hóa, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý vi phạm hoặc khen thưởng nếu có.
Dé cho các HDVP được chuẩn hóa, vai trò của các bộ phận, cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu; cơ quan có phổ biến, hướng dẫn, nhưng ban thân những người có trashc nhiệm thực hiện vẫn không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa các HDVP vẫn không đạt được kết quả như mong đợi, vì trong cơ quan, những người liên quan trực tiếp đến các nội dung chuẩn hóa HĐVP chính là các cán bộ, nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn phòng.
Các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Lập kế hoạch chuẩn hoá HĐỊP - 2 s+cs+ck+EteEterterrcrrrrerred 25 1.2.2 Thành lập bộ phận và bồ trí nhân sự thực hiện chuẩn hóa HĐVP 2Ó 1.2.3 Bồ trí nguồn lực tài chính thực hiện chuẩn hoá HĐVP 26 1.2.4 Tổ chức triển khai chuẩn hóa HĐIP ©cccc+cccecrerree 27 1.2.5 Tổng kết, đánh giá việc chuẩn hoá HĐVP .©-+©ce+c+cscsd 27
Lập kế hoạch là một trong những bước công việc quan trọng khi triển khai bất kỳ hoạt động trọng tâm nào của cơ quan Tuy nhiên, cơ quan có thê lập kế hoạch chuẩn hóa HĐVP hoặc đưa van đề chuẩn hóa HĐVP vào kế hoạch hàng năm, kế hoạch trung hạn, dài hạn tùy thuộc vào mục tiêu phát triển và chiến lược của mỗi cơ quan, tô chức Kế hoạch chuẩn hóa HDVP được thiết lập bao gồm những nội dung chính như sau:
Một là, xác định mục tiêu chính của công việc Điều này sẽ giúp cho cơ quan tập trung vào những việc quan trọng nhất và đưa ra kế hoạch phù hợp.
Hai là, liệt kê các nhiệm vụ: Sau khi xác định mục tiêu, cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện dé đạt được mục tiêu đó.
Ba là, sắp xếp thứ tự ưu tiên: Khi đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ sẽ giúp cho cơ quan sắp xếp thực hiện công việc theo đúng trình tự;
Để đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn, cần xác định thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ dựa trên danh sách nhiệm vụ đã ưu tiên Việc này giúp cơ quan có đủ thời gian để hoàn thành mọi công việc trong thời gian quy định.
Năm là, điều chỉnh và cập nhật kế hoạch: Theo dõi tiến độ công việc theo nội dung phân công và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết Điều này giúp co quan kiểm soát được tiễn độ thực hiện và hoàn thành công việc đúng thời hạn;
1.2.2 Thành lập bộ phận và bố trí nhân sự thực hiện chuẩn hóa HĐVP
Sau khi xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ, căn cứ vào chức năng của từng bộ phận và vị trí công việc sẽ tiến hành phân công lãnh đạo chỉ đạo và phân công người thực hiện Người lãnh đạo chỉ đạo thường là thủ trưởng đơn vị hoặc cấp phó được ủy quyền, có trách nhiệm triển khai nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ.
Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện là người đứng đầu bộ phận văn phòng hoặc người được ủy quyền, phân công cán bộ thực hiện căn cứ theo vi trí việc làm và khả năng giải quyết công việc.
1.2.3 Bồ trí nguồn lực tài chính thực hiện chuẩn hoá HĐVP
Nội dung quan trọng tiếp theo sau khi lập kế hoạch là việc bố trí nguồn lực tài chính dé thực hiện chuân hóa HĐVP Thông thường, bộ phận hoặc người lập kế hoạch sẽ đề xuất kinh phí triển khai thực hiện cho từng danh mục công việc Thủ trưởng cơ quan căn cứ vào quy mô, đặc điểm của cơ quan và khả năng đáp ứng về tài chính để quyết định kinh phí thực hiện Thủ trưởng có thể giao bộ phan tài chính chịu trách nhiệm về kinh phí thực hiện, bộ
26 phận hành chính văn phòng (Ví dụ như chánh văn phòng, trưởng phòng Hành chính quản trị, trưởng phòng Hành chính tổng hợp ) chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất và công cụ cho cán bộ thực hiện.
1.2.4 Tổ chức triển khai chuẩn hóa HDVP
Chủ trương, kế hoạch về chuẩn hóa HĐVP cần tiến hành pho bién va hướng dan triển khai đến tat cả những đối tượng có liên quan Việc phổ biến phải được thực hiện dưới nhiều hình thức như: sao chụp và gửi văn bản tới các cá nhân, bộ phận; tổ chức họp để thông báo và phô biến
Việc hướng dẫn chuẩn hóa HĐVP thực hiện từ việc ban hành các văn bản hướng dẫn như xác định công việc cần chuẩn hóa; xác định hình thức chuẩn hóa (quy định, quy chế, quy trình); xây dựng các các quy định, quy chế, quy trình; cách thức phân tích - đánh giá - cải tiến quy định, quy chế, quy trình Bên cạnh đó, cơ quan cũng tiến hành tổ chức các khóa dao tạo về vai trỏ của công tác chuẩn hóa, tập huấn nội bộ, hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng tham gia công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
1.2.5 Tổng kết, đánh giá việc chuẩn hoá HĐVP
Tổng kết, đánh giá là hoạt động vô cùng quan trọng sau khi triển khai thực hiện bất kỳ một kế hoạch ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn nào của cơ quan Việc tông kết, đánh giá thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp cho cơ quan có cái nhìn tổng quát và toàn diện về quá trình thực hiện, mục tiêu dé ra cũng như kết qua đạt được nhằm điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch chuẩn hóa hoạt động văn phòng trung và dài hạn, cơ quan có thể tiến hành tổng kết, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế Việc cập nhật và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên sẽ giúp cơ quan theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc, đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra đúng mục tiêu và thời hạn đề ra Ngoài ra, quá trình đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm sau mỗi đợt thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của kế hoạch trong các năm tiếp theo.
27 nghiệm cũng giúp ích rất nhiều cho mục tiêu cải tiến liên tục - một trong những mục tiêu quan trọng của chuẩn hóa hoạt động văn phòng, bởi lẽ, mọi sự vật hiện tượng đều không ngừng vận động và phát triển dẫn đến những thay đôi tất yếu nhằm thích nghi với những thay đổi về môi trường hoạt động, đặc biệt là những thay đổi về căn cứ pháp lý để xây dựng lên các chuẩn mực cho hoạt động văn phòng.
Căn cứ pháp lý của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Căn cứ pháp lý dé xây dựng các chuẩn mực cho hoạt động văn phòng rất quan trọng, đặc biệt là đối với việc xây dựng và ban hành quy chế, quy định Mục đích của việc bạn hành quy chế, quy định là ban hành chuan mực để hướng dẫn người lao động thực hiện công việc theo đúng quy định của pháp luật, của ngành và của cơ quan Khi xây dựng chuẩn, bộ phận xây dựng có trách nhiệm thu thập toàn bộ các căn cứ pháp lý có liên quan đến thực hiện công việc, bao gồm các Luật, Nghị định, Thông tư của ngành hướng dẫn thực hiện luật, ngoài ra còn xem xét đến các quy định khác của cơ quan chủ quản.
Các căn cứ pháp lý được xét theo thứ tự hiệu lực bao gom Luat, Nghi dinh,
Thông tu hướng dan thi hành Luật, các quy định khác của ngành hoặc cơ
Quy định về 34 quan chủ quản nhằm đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của các quy định áp dụng, thúc đẩy hiệu quả thực thi pháp luật và duy trì sự thống nhất trong quản lý, thực hiện các hoạt động của các cơ quan trong cùng lĩnh vực Các căn cứ pháp lý chuẩn hóa hoạt động văn phòng được phân loại thành các nhóm, trong đó có nhóm Công tác Tổ chức cán bộ.
- Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14;
- Luật Viên chức số 58/2010/QH12;
- _ Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12;
- Luật số 52/2019/QH ngày sửa đối, bố sung một số điều của Luật cán bộ, công chức và Luật viên chức;
- _ Nghị định 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ về dao tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và các văn bản hướng dẫn khác. e_ Công tác kế hoạch, quản lý tài sản công bao gồm:
- _ Luật Đấu thâu số 43/2013/QH13;
- Luật Quản lý sử dụng tài san công số 15/2017/QH14;
- _ Nghị định 151/2017/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý sử dụng tài sản công;
- Quyết định số 17/2019/QĐ-TTg ngày 08/4/2019 của Thủ tướng chính phủ về một số gói thầu, nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo điều 26 của Luật Dau thầu © Công tác tài chính, kế toán bao gồm:
- Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13 và Nghị định của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật;
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật;
- Luat Quan lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật
35 © Công tác văn thư, lưu trữ bao gom:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định về chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
- _ Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dung con dau cơ quan;
- _ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định tiêu chuẩn dé liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tai liệu lưu trữ điện tử
Hoạt động vận tải hành khách rất đa dạng và luôn có các quy định pháp lý tương ứng để điều chỉnh Trong khuôn khổ mục này, chúng tôi chỉ liệt kê cơ sở pháp lý của một số hoạt động vận tải hành khách tiêu biểu.
Chương 1 luận giải cơ sở lý thuyết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng (HĐVP), gồm khái niệm về văn phòng, HĐVP, chuẩn hóa HĐVP, ý nghĩa, nguyên tắc, trách nhiệm và căn cứ thực hiện Từ đó, chương trình bày quy trình và biện pháp chuẩn hóa HĐVP, đồng thời đặt nền tảng cho nghiên cứu sâu hơn về vấn đề chuẩn hóa HĐVP Nội dung chương 1 sẽ trở thành cơ sở lý thuyết để thực hiện khảo sát và đánh giá thực trạng chuẩn hóa HĐVP tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương trong chương 2.
Chương 2 THUC TRẠNG CHUAN HÓA HĐVP TẠI VIENSÓT RÉT - KÝ SINH TRÙNG - CÔN TRÙNG TRUNG ƯƠNG
Khái quát về Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương
Biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Viện Sot rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương
Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương 2.2.2.1 Lập kế hoạch chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Kế hoạch chuẩn hóa HĐVP đã được Viện đưa vào kế hoạch dài hạn của Viện Kế hoạch chuẩn hóa HĐVP được Viện triển khai song song với ké hoạch chuẩn hóa các hoạt động chuyên môn nhằm đạt được sự thống nhất chung về chuẩn hóa toàn bộ hoạt động của Viện Cụ thể như sau:
- Về dài hạn, kế hoạch chuẩn hóa HDVP được đưa vào “Chiến lược phát triển Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương giai đoạn 2021-2025, tầm nhìn đến 2030”;
- Về trung hạn, kế hoạch chuẩn hóa HDVP được cụ thé hóa băng quyết định ban hành danh mục chuẩn hóa hoạt động văn phòng, mục tiêu thực hiện trong 3 năm: từ năm 2021-2023;
- Về ngắn hạn, Viện có xem xét sửa đổi, bố sung danh mục chuẩn hóa HĐVP vào tuần 1 thang | và tuần | thang 6 hang nam.
2.2.2.2 Thành lập hội đông xét duyệt chuẩn hóa Bộ máy phụ trách việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng gồm 02 Hội đồng được Viện trưởng ra quyết định thành lập:
Thứ nhất là Hội đồng phê duyệt quy trình về công tác Kế hoạch,Tài chính, Tổ chức, Hành chính, được thành lập theo Quyết định số 1298/QD- VSR ngày 29/10/2020 (gọi tat là hội đồng SOPs) Hội đồng SOPs phụ trách chung hoạt động chuẩn hoá công tác văn phòng của Viện và chuyên trách xét duyệt quy trình So di Viện thành lập Hội đồng SOPs do hình thức chuẩn hóa bang quy trình được thực hiện trong nhiều năm và năm trong chiến lược phát triển Viện trung và dài hạn Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng là xem xét danh mục chuẩn hóa do các phòng đề xuất Thành phần bao gồm:
- Chủ tịch hội đồng được giao cho Phó Viện trưởng phụ trách khối văn phòng, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về các nhiệm vụ của Hội đồng Chủ tịch Hội đồng SOPs có nhiệm vụ xây dựng, duy trì và tuân thủ quy trình hoạt động chuẩn, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của các quy trình này, đào tạo và hỗ trợ nhân viên, liên lạc và cập nhật thông tin, cũng như dé xuất cải tiến để nâng cao quy trình hoạt động của tổ chức Nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Xây dựng và duy trì quy trình hoạt động chuẩn (SOPs): Chủ tịch Hội đồng SOP chịu trách nhiệm đảm bảo việc xây dựng, phát triển và cập nhật các quy trình cho tất cả các phòng chức năng, bao gồm việc xác định quy trình
48 hiện tại, tạo ra các hướng dẫn và tiêu chuẩn công việc chỉ tiết, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của các quy trình này.
+ Đảm bảo tuân thủ quy trình: Chủ tịch Hội đồng giám sát việc tuân thủ các quy trình hoạt động chuan bằng cách theo dõi và đánh giá sự tuân thủ từ phía CBVC và lãnh đạo các phòng chức năng, bao gồm việc thực hiện kiểm tra định kỳ, xem xét và đưa ra các biện pháp sửa đối hoặc cải tiễn kip thời nếu cần thiết.
+ Đảo tạo và tư vấn: Chủ tịch Hội đồng có trách nhiệm đảo tạo nhân viên về các quy trình hoạt động chuẩn và đảm bảo CBVC hiểu và áp dụng quy trình một cách chính xác; Cung cấp, tư vấn và hỗ trợ cho các bộ phận và cá nhân trong việc thực hiện các quy trình.
+ Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cập nhật thông tin nhằm đảm bảo các quy trình hoạt động chuẩn đang được áp dụng một cách đồng nhất và hiệu quả Thông tin được truyền đạt đúng thời gian và đến đúng người.
+ Đưa ra đề xuất cải tiến: chỉ đạo việc cải tiến và tôi ưu hóa các quy trình dựa trên việc theo dõi và đánh giá Từ đó đề xuất các biện pháp cải tiễn dé nâng cao hiệu suất và hiệu quả của các quy trình hiện có.
- Thư ký hội đồng được giao cho chuyên viên phòng Khoa học đào tao.
Thư ký Hội đồng SOPs có nhiệm vụ quản lý tài liệu, chuẩn bị cuộc họp, ghi biên bản, hỗ trợ thực hiện quy trình, liên lạc và chia sẻ thông tin, đảm bảo tuân thủ quy trình và dé xuất cải tiến Nhiệm vu cụ thé như sau:
Quản lý tài liệu bao gồm quản lý và duy trì hiệu quả toàn bộ tài liệu liên quan đến quy trình vận hành chuẩn của Viện Hoạt động này đòi hỏi việc thu thập, lưu trữ, cập nhật và phân phối kịp thời các quy trình hiện hành và đã thay đổi.
+ Chuẩn bị cuộc họp: bao gồm lên lịch, gửi thông báo và mời các thành viên dự họp, thu thập thông tin và tài liệu liên quan, chuẩn bị số ghi chú, biên bản cuộc họp.
+ Ghi và lưu trữ biên bản các cuộc họp của Hội đồng Biên bản này ghi lại các quyết định, phân công và các vấn đề quan trọng khác được thảo luận trong cuộc họp.
Kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ƯƠnE 5< S1 s + +vseseererseeersee 65 1 Kết quả ban hành các quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn l271/821/8//1⁄2/0/2)/82)/19/1- PS 000n0808Ẻ8Ẻ88 Ả
Hạn CE ccsecsessessesssessessessessessussssssssssssessecsessussussussissseesessessessessssessees 77 2.3.6 NQUYEN NGI nn6ene
Là một cán bộ trực tiếp làm công tác văn phòng, qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu, tác giả nhận thấy việc chuẩn hóa HĐVP tại Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương còn tôn tại những hạn chế sau:
Một là, về nhận thức của cán bộ làm công tác văn phòng: Tuy đội ngũ Lãnh đạo đã có nhận thức đầy đủ về chuẩn hóa hoạt động văn phòng song vẫn chưa đồng đều đối với cán bộ viên chức làm công tác văn phòng Điều này dẫn đến những hệ lụy như:
- Su không nhat quán: Khi mỗi cán bộ có một cách hiểu khác nhau về chuẩn hóa HĐVP, có thé xảy ra sự không nhất quán trong việc thực hiện quy định hoặc các bước của quy trình Điều này có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong quá trình làm việc, gây khó khăn trong việc đảm bảo sự tuân thủ - Một trong những nguyên tắc của chuẩn hóa.
- _ Giảm kha năng hợp tác: Khi các nhân viên không có cùng một nhận thức về chuân hóa HĐVP, việc hợp tác và làm việc nhóm có thê bị ảnh hưởng Các thành viên trong bộ phận/nhóm có thé không hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ quy trình, gây ra xung đột và mâu thuẫn trong công việc.
- _ Thiếu sự cải tiến: Chuẩn hóa HDVP đòi hỏi sự liên tục cải tiến và sự cam kết của tất cả CBVC làm công tác văn phòng Nếu một số cán bộ không có nhận thức đồng đều về tam quan trọng của chuẩn hóa và không tham gia vào quá trình cải tiến, sẽ khó dé đạt được tiến bộ và phát triển trong công việc.
Việc Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam thành lập hội đồng riêng để xem xét duyệt quy chế/nội quy đã gây nhiều bất cập trong chỉ đạo thực hiện Hội đồng này được thành lập để xem xét duyệt quy chế/nội quy, và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ (khi quy chế, quy định được ban hành) Điều này khiến cho việc thay đổi hoặc điều chỉnh quy chế/nội quy trở nên khó khăn, vì phải thành lập một hội đồng mới để thực hiện nhiệm vụ này, gây tốn kém thời gian và công sức.
77 đã được ban hành) chứ không xem xét quá trình triển khai thực hiện có phù hợp với thực tế hay không, và cũng không có hoạt động xem xét, khắc phục cải tiến Đôi khi quy chế, nội quy mới ban hành nhưng khi thực hiện lại có những vướng mắc về pháp lý do có sự thay đổi về cơ sở pháp lý Ví dụ như
Nhà nước hoặc ngành ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện công việc sau khi Viện ban hành quy chế, quy định Mặt khác, Viện đã thành lập hội đồng SOP để xét duyệt quy trình, hướng dẫn thực hiện công việc và hoạt động thường xuyên, liên tục, diễn ra nhiều năm với nhiệm vụ xem xét hành động khắc phục, cải tiến quy trình Có thể nói hai hội đồng có chức năng, nhiệm vụ tương tự nhau, thành phần hội đồng có thé có sự khác biệt song sẽ ít nhiều dẫn đến sự chồng chéo về nhiệm vụ, vừa thừa vừa thiếu do có sự trùng lặp về thành phần hội đồng và thiểu nhiệm vu xem xét sự phù hợp va cải tiến quy chế, quy định Điều này cho thấy tổ chức bộ máy còn công kénh và chưa khoa học.
Ba là, về chất lượng nhân sự tham gia hội đồng SOP và nhân sự xây dựng chuẩn hóa:
Cụ thể, thư ký hội đồng SOPs có vai trò rất quan trọng đối với việc chuẩn hóa HĐVP, tuy nhiên, thư ký hội đồng được giao cho chuyên viên phòng Khoa học & Đào tạo chưa thực hiện được hết các nhiệm vụ và chưa phát huy được vai trò của thư ký hội đồng SOPs theo quy định Cụ thê, thư ký hội đồng SOPs mới chỉ thực hiện được nhiệm vụ quản lý tài liệu, chuẩn bị cuộc họp và ghi chú biên bản Hiện tại thư ký hội đồng chưa thực hiện được nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ CBVC hiểu và tuân thủ đúng quy trình bằng việc cung cấp các tài liệu liên quan và giải thích cho họ hiểu về các nguyên tắc chuẩn hóa và yêu cầu của các bước công việc.
Về nhiệm vụ liên lạc và thông tin, Thư ký Hội đồng SOPs có nhiệm vụ truyền đạt và thông báo thông tin liên quan đến hoạt động của Hội đồng.
78 nhiệm vụ liên lạc với các thành phần liên quan đến Hội đồng SOPs mà chưa có sự thu thập thông tin bang cách tương tác với các bộ phận và cá nhân khác trong bộ máy văn phòng dé đảm bảo sự thông suốt trong việc triển khai thực hiện quy trình. Đối với nhiệm đảm bảo tuân thủ quy trình: Thư ký Hội đồng SOP chưa thực hiện được việc hỗ trợ đắc lực cho chủ tịch Hội đồng trong việc kiểm tra, đánh giá và theo dõi sự tuân thủ, cung cấp chương trình đào tạo nhằm giám sát hiệu quả của việc triển khai thực hiện các quy trình. Đối với nhiệm vụ đề xuất cải tiến: Thư ký Hội đồng SOPs có nhiệm vụ tham gia vào việc đề xuất cải tiến và thay đổi các quy trình hoạt động tiêu chuẩn hiện tại thông qua việc theo dõi và phân tích quy trình dé thé đưa ra các gợi ý nhằm cải thiện hiệu quả thực hiện Tuy nhiên, hiện tại việc đề xuất cải tiến chủ yếu do trưởng các phòng chức năng thực hiện thông qua ý kiến của
Trưởng các bộ phận thực hiện quy trình khi phát hiện có sự không phù hợp trong quá trình áp dụng.
Về nhân sự xây dựng quy trình cũng còn nhiều bất cập, vẫn còn tình trạng một số hoạt động đã đăng ký trong danh mục chuẩn hóa nhưng chưa thé thực hiện do không có nhân sự đủ trình độ đáp ứng các yêu cầu về xây dựng và bảo vệ quy trình, hoặc đã xây dựng nhưng kết quả bảo vệ không được hội đồng thông qua do chưa đạt yêu cầu về mặt nội dung dẫn đến tình trạng không hoàn thành mục tiêu kế hoạch Việc nhân sự xây dựng quy trình tại một số bộ phận không đạt yêu cầu về trình độ (vi dụ như tổ kho, tổ hành chính văn thư) cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Viện.
Bốn là, về hoạt động kiểm tra, giám sát: còn thiếu và yếu trong khâu tổ chức thực hiện Cụ thé:
Theo quy định của Ban quản lý hệ thống chất lượng của Viện, Trưởng đơn vị xây dựng hoạt động chuẩn hóa chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát quá
79 trình áp dụng chuẩn và báo cáo kết quả kiểm tra cho Ban quản lý hệ thống chất lượng (định kỳ sau một năm áp dụng hoặc đột xuất theo yêu cầu của Viện trưởng) Viện thành lập đoàn kiểm tra do Phó Viện trưởng phụ trách các phòng chức năng làm trưởng đoàn, mỗi năm tổ chức kiểm tra đánh giá một lần Ban quản lý hệ thống chất lượng xây dựng tiêu chí đánh giá riêng cho từng hoạt động chuẩn hóa căn cứ theo nội dung tổng hợp từ báo cáo kết quả kiểm tra đánh giá của các đơn vi Việc kiểm tra, đánh giá sự phù hợp khi áp dụng chuẩn hóa vào thực tiễn là khâu quan trọng và then chốt trong quy trình chuẩn hóa, Tuy nhiên, hoạt động kiểm tra, đánh giá van còn nhiều van dé bat cập Do chưa làm tốt khâu kiểm tra đánh giá, các nhận xét đánh giá rất chung chung, không có kết quả xếp loại, các báo cáo kiêm tra kết quả thực hiện chi mang tính hình thức, đối phó dẫn đến kết quả kiểm tra đánh giá không có tính thuyết phục và không có căn cứ dé xử lý vi phạm, kỷ luật hoặc đề xuất khen thưởng.
Như vậy, Viện đã có hoạt động kiểm tra đánh giá nhưng chưa mang lại hiệu quả.
Một hạn chế khác của chuẩn hóa HDVP đó là khâu xử lý kết quả thực hiện sau hoạt động kiểm tra, đánh giá Trên thực tế, kế từ khi áp dụng chuẩn hóa, theo nội dung các báo cáo của đoàn kiểm tra, chưa có bất kỳ cá nhân hay đơn vị nào được đề xuất khen thưởng vì có thành tích tốt trong việc thực hiện chuẩn hóa, cũng chưa có cá nhân nao bị ky luật vì vi phạm quy định/quy chế/nội quy hoặc do không tuân thủ quy trình làm việc gây hậu quả nghiêm trọng Mặc dù triển khai chuẩn hóa các HDVP từ năm 2020, nhưng cho đến nay Viện vẫn chưa ban hành các quy định cụ thé về xử phạt, khen thưởng đối với việc áp dụng chuân hóa Chính vì Viện chưa có chế tài xử phạt, khen thưởng trong việc xây dựng va áp dụng chuẩn hóa HĐVP nên việc xây dựng được nhưng áp dụng vào thực tiễn có phù hợp hay không, khó có thé đánh giá được hiệu quả khi không có hình thức khuyến khích cán bộ tham gia vào quá trình đánh giá sự phù hợp đề thực hiện hành động khắc phục, cải tiến Theo
Nâng cao nhận thức của cán bộ về chuẩn hóa HĐVP - - 2s: 86 3.2 Cải thiện các biện pháp tổ chức thực hiện . - - + s+s+zv£ezxzEezrxzxee 87 3.2.1 Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra, đánh giả - 5-5 525s+cscsec: 87 3.2.2 Gắn trách nhiệm thực hiện cho đối fượng cụ 1 cccccccrsecrei SS 3.2.3 Ban hanh cac quy dinh về khen thưởng và xử phat trong việc áp dụng chuẩn hóÓa - - + 5c +sSk‡E‡E‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErkrrkrred 69 3.2.4 Day mạnh kiểm soát công việc không phù hợp và hành động khắc 7 8 Ả
Như Chương2 tác giả đã phân tích, sự không đồng đều trong nhận thức của nhân sự tham gia chuẩn hóa hoạt động văn phòng có thé dẫn đến giảm hiệu suất làm việc, thiếu sự nhất quán, giảm khả năng hợp tác và thiếu sự cải tiền trong tổ chức Dé khắc phục tình trạng này, cần phải có một số biện pháp cụ thé như sau:
Để xây dựng nền tảng chuẩn hóa bền vững, cần tăng cường đào tạo, truyền thông và thúc đẩy sự hiểu biết chung về chuẩn hóa cho toàn thể cán bộ văn phòng Lãnh đạo các phòng ban cần cam kết truyền đạt tới nhân viên về tầm quan trọng của chuẩn hóa và xác định mục tiêu cụ thể của Hoạt động chuẩn hóa văn bản trong chính sách chất lượng của Viện.
- Đảm bảo sự thống nhất và đồng thuận: Thiết lập các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những mục tiêu cần thiết để đáp ứng yêu cầu của người thực hiện ở tất cả các bộ phận thích hợp và các cấp liên quan trong tô chức.
Các mục tiêu chuẩn hóa HDVP phải nhất quán với chính sách chất lượng của Hệ thống quản lý chất lượng (hoạt động chuyên môn)
- Xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ tương tác, lập thành văn bản và truyền đạt trong Viện;
Để trao đổi thông tin hiệu quả, cần thực hiện nhiều biện pháp hiệu quả như lưu giữ hồ sơ thảo luận, thúc đẩy nhận thức cho cán bộ, đôn đốc các bộ phận trao đổi thông tin chặt chẽ Trong đó, thư ký Hội đồng SOP đóng vai trò trọng yếu, đảm nhiệm chức năng thu thập thông tin, tương tác giữa các phòng ban, cá nhân trong văn phòng, đồng thời ghi chép đầy đủ các cuộc họp, trao đổi để tạo sự thông suốt trong quá trình triển khai công việc.
3.2 Cải thiện các biện pháp tổ chức thực hiện 3.2.1 Đây mạnh hoạt động kiểm tra, đánh giá
Trình tự thực hiện như sau:
Lậpkế Lập hoạch chương Chuẩn Thực Viết đánh |——*' trình ——” bị ——*| hiện —_—* báo giá đánh đánh đánh cáo nội giá giá giá bộ
Sau khi triển khai bất kỳ một kế hoạch hoạt động nào của cơ quan cũng cũng cần phải có sự kiểm tra, đánh giá Chuẩn hóa hoạt động văn phòng được Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng Trung ương đưa vào chiến lược phát triển trung và dài hạn của Viện do việc chuẩn hóa được thực hiện nhiều năm với những hoạt động cải tiễn liên tục, nên có thể coi chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một hoạt động rất quan trọng cần được tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ va cần có những biện pháp cụ thé dé thúc day hoạt động kiểm tra, đánh giá với những mục tiêu sau:
Thứ nhất, xác định hiệu quả: Kiểm tra và đánh giá giúp xác định xem kế hoạch đã đạt được mục tiêu và mục đích ban đầu hay chưa Đông thời cho phép đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã được thực hiện và đo lường sự tiễn bộ so với kế hoạch ban đầu.
Thứ hai, xác định điểm mạnh và điểm yếu: Thông qua việc kiểm tra, đánh giá có thê xác định các điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch Điều này giúp cho các cấp lãnh đạo nhận ra những khía cạnh hoạt động tốt và xác định rõ những điểm cần cải thiện Việc nhận biết điểm mạnh và điểm yếu giúp cho cơ quan tối ưu hóa hiệu suất công việc và đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện một cách tốt nhất
Thứ ba, rút ra kinh nghiệm học tập: Thực hiện kiểm tra và đánh giá cung cấp cơ hội để rút ra những bài học từ quá trình thực hiện kế hoạch Những bài học kinh nghiệm này có thể liên quan tới cách làm việc, quy trình, tương tác với nhóm hay bất kỳ khía cạnh nào khác Việc tham khảo kinh nghiệm đã qua sẽ giúp Viện cải thiện kế hoạch trong tương lai, đồng thời tránh lặp lại các sai lầm trước đây.
Thứ tư, tăng cường khả năng quản lý: Qua quá trình kiểm tra và đánh giá giúp cho các cấp lãnh đạo có cơ hội cải thiện khả năng quản lý và lãnh đạo Bằng cách phân tích kết quả và nhận xét từ việc thực hiện kế hoạch, họ có thé nhận ra những kỹ năng và phương pháp quản lý cần được nâng cao. Điều này giúp cho các cấp lãnh đạo thông thạo hơn trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch tương lai
3.2.2 Gắn trách nhiệm thực hiện cho đối tượng cụ thể e Viện trưởng có trách nhiệm:
- Thâm xét và phê duyệt các kế hoạch, chương trình đánh giá nội bộ của
- Thành lập hội đồng đánh giá nội bộ e_ Hội đồng đánh giá có trách nhiệm:
- LẬp kế hoạch, chương trình và tô chức đánh giá chất lượng nội bộ,
- Chuẩn bị phiếu hỏi (sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp nếu thích hợp)
- Thông báo tới bộ phận được đánh giá, lưu hồ sơ đánh giá nội bộ, - Đề xuất hành động khắc phục;
- Đề xuất nhân viên dé trở thành đánh giá viên nội bộ đáp ứng các tiêu chí sau:
+ Được dao tạo đánh giá nội bộ, chuân mực đánh giá;
+ Có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực/nội dung được đánh giá
+ Trưởng nhóm là người có kinh nghiệm ;
+ Độc lập với hoạt động được đánh gia
+ Tiến hành đánh giá năng lực của mỗi cá nhân dé khang định năng lực trong các nhiệm vụ quản lý (đối với cấp quản lý) hoặc năng thực hiện nhiệm vụ được giao e Chủ tịch hội đồng - Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm:
- Tham gia lập chương trình đánh giá và điều hành cuộc đánh giá - Tham tra phiếu hỏi, viết báo cáo tổng kết đánh giá
- Thâm xét hành động khắc phục, cải tiến sự không phù hợp e Trưởng các phòng chức năng thuộc khối văn phòng có trách nhiệm:
- Tổ chức triển khai chương trình đánh giá chất lượng nội bộ,
- Thực hiện đánh giá hoặc giám sát đánh giá theo nhiệm vụ được phân công.
3.2.3 Ban hành các quy định về khen thưởng và xử phạt trong việc áp dụng chuẩn hóa.
Việc ban hành hệ thống các quy phạm, chuẩn mực có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành của bat kỳ cơ quan/té chức nao, tuy nhiên, dé ban hành một quy phạm chuân, hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không hề đơn giản, đòi hỏi các bước tính toán từ khâu xây dựng đến áp dụng và điều chỉnh Vì vậy nếu cơ quan muốn mọi cán bộ viên chức đều tham gia vào quá trình áp dụng chuẩn hóa thì cần ban hành chế tai quy định rõ ràng các hình thức khen thưởng khi cán bộ phát hiện kip thời vấn đề, đề xuất các biện pháp khắc phục các lỗi không phù hợp và quy định các hình thức xử phạt theo từng mức độ vi phạm và hậu quả khi CBVC không tuân thủ việc áp dụng chuẩn hóa Việc này có thé quyết định phan lớn thái độ của cán bộ viên chức trong việc chấp hành hệ thống các quy phạm của Viện nói chung và việc 4p dụng chuan hóa HĐVP nói riêng Bởi quy định thưởng phạt là thước đo ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc tuân thủ các quy định.
3.2.4 Day mạnh kiểm soát công việc không phù hợp và hành động khắc phục
Trình tự thực hiện như sau:
Bước 1: Phát hiện công việc không phù hợp
Thực tế cho thấy, cán bộ trực tiếp thực hiện công việc là những người hiểu rõ nhất về quy trình, hướng dẫn và thường là những người đầu tiên phát hiện ra các lỗi, vấn đề còn bất cập Đối với quy chế, nội quy, quy định, những người áp dụng chuẩn mực trong thực tiễn sẽ là những người đầu tiên nhận thấy những điều không phù hợp và cần được điều chỉnh.
Bước 2: Phân tích nguyên nhân
Trưởng bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra lại các phản ánh của nhân viên về sự không phù hợp (hoặc Trưởng bộ phận trong quá trình giám sát phát hiện sự không phù hợp), họp bộ phận tìm nguyên nhân và phân tích nguyên nhân.
Bước 3: Đánh giá mức độ không phù hợp
Trưởng bộ phận có nhiệm vụ phối hợp với Lãnh dao đơn vi và cán bộ soạn thảo/tham gia xây dựng chuẩn t6 chức họp đánh giá mức độ không phù hợp Chủ trì cuộc họp là Trưởng đơn vi, thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi chép phản ánh, tổng hợp thông tin, báo cáo Hội đồng SOP dé đề xuất biện pháp khắc phục.
Bước 4: Đề xuất biện pháp khắc phục Hội đồng SOP tổ chức hop lấy ý kiến, đề xuất biện pháp khắc phục (sửa đổi sung hoặc hủy bỏ và xây dựng lại)
Ban hành Hướng dẫn Xây dựng Nội quy, Quy chế, quy định
Qua khảo sát thực tế cho thấy, trong việc chuẩn hóa các HĐVP, Viện mới chỉ đặt trọng tâm vào hoạt động xây dựng các quy trình thực hiện công việc (đã ban hành hướng dẫn cách viết quy trình) mà chưa quan tâm đúng
Do chưa có hướng dẫn cụ thể về cách thức xây dựng các Quy chế, Nội quy, quy định nên việc xây dựng văn bản này trở nên khó khăn Để khắc phục tình trạng này, cần ban hành hướng dẫn cụ thể về cách xây dựng nội dung và trình tự thủ tục xây dựng văn bản hướng dẫn.
Bước 1: Xác định Nội quy/Quy chế/Quy định cần xây dựng:
Trưởng đơn vi căn cứ nhu cầu thực hiện nhiệm vụ hoặc chuyên viên đơn vị tham mưu, đề xuất Nội quy/Quy ché/Quy định cần xây dựng;
Bước 2: Đề nghị thành lập Ban soạn thảo Đơn vị làm giấy đề nghị có dự kiến danh sách Ban soạn thảo gồm:
Trưởng ban, phó trưởng ban (nếu có), thư ký và các thành viên
Bước 3: Dự thảo Quyết định thành lập ban Soạn thảo Chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ dự thảo Quyết định; lãnh đạo phòng Tổ chức cán bộ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung quyết định; chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ trình ký Lãnh đạo Viện và ban hành;
Bước 4: Quyết định thành lập Ban soạn thảo Viện trưởng ký ban hành Quyết định thành lập Ban soạn thảo, văn thư
Viện phát hành tới đơn vi và các thành viên Ban soạn thảo.
Bước 5: Xây dựng dự thảo
Thư ký Ban soạn thảo xây dựng dự thảo; tô chức họp Ban soạn thảo góp ý hoàn thiện dự thảo
Thư ký Ban soạn thảo gửi nội dung dự thảo đến các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, kèm theo phiếu xin ý kiến đóng góp cho dự thảo Các ý kiến đóng góp phải được hoàn thành và gửi lại trong thời hạn quy định.
Bước 7: Tổng hợp ý kiến đóng góp Trong vòng 3 ngày làm việc ké từ khi hết thời hạn xin ý kiến góp ý Dự thảo, thư ký Ban soạn thảo tông hợp các ý kiến góp ý và tổ chức hop sửa đổi, thông qua Ban soạn thảo; đơn vị xây dựng Dự thảo làm tờ trình đề nghị thâm định
Bước 8: Thành lập Hội đồng thầm định Trong thời han 2 ngày làm việc kế từ khi nhận được tờ trình đề nghị thâm định, chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ được phân công dự kiến danh sách Hội đồng thâm định gồm Chủ tịch, Phó chủ tịch, thư ký và các thành viên trình lãnh đạo phòng Tổ chức cán bộ; lãnh đạo phòng Tổ chức cán bộ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý va ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung quyết định; chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ trình Viện trưởng ky ban hanh,; văn thư Viện phát hành tới đơn vi và các thành viên Hội đồng thẩm định.
Bước 9: Gửi Dự thảo và Biên bản tổng hợp ý kiến góp ý cho Hội đồng thâm định quyết định.
Sau 1 ngày làm việc kế từ khi ban hành quyết định thành lập Hội đồng thâm định, thư ký Hội đồng thâm định phối hợp với đơn vị soạn thảo xin ý kiến các thành viên Hội đồng quản trị dé xin thâm định về nội dung góp ý
Bước 10: Họp thâm định Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi các thành viên Hội đồng thâm định nhận được tài liệu xin ý kiến thâm định, thư ký Hội đồng thâm định đề xuất Chủ tịch Hội đồng thẩm định thời gian họp thâm định; văn thư và thư ký
Ban soạn thảo phối hợp dé mời họp thâm định; Hội đồng thâm định tô chức họp góp ý, sửa đôi, bỗ sung dự thảo; thư ký trích Biên ban họp và các ý kiến góp ý gửi ban soạn thảo dé sửa đôi b6 sung
Bước 11: Hoàn thiện Nội dung dự thảo và đề nghị ban hành
Sau khi có biên bản họp thầm định, thư ký Ban soạn thảo phải hoàn thiện sửa đổi hoặc bổ sung nội dung Dự thảo trong vòng 3 ngày làm việc Trưởng đơn vị soạn thảo sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung bằng cách ký tên vào dự thảo cuối cùng và làm tờ trình để đề nghị cấp Quyết định ban hành Sau đó, tờ trình này sẽ được gửi đến phòng Tổ chức cán bộ.
Bước 12: Dự thảo Quyết định và trình ký ban hành
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị cấp Quyết định, chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ dự thảo Quyết định, lãnh đạo phòng
Tổ chức cán bộ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội dung Quyết định; chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ trình Viện trưởng ký ban hành.
Sau khi Quyết định ban hành Nội quy/Quy chế/Quy định được ký, đơn vị đầu mối xây dựng Nội quy/Quy chế/Quy định phối hợp Văn thư Viện phát hành đến cá nhân/đơn vị liên quan Hồ sơ công việc xây dựng và ban hành Nội quy/Quy chế/Quy định bao gồm Quyết định ban hành Nội quy/Quy chế/Quy định đã được ký và Nội quy/Quy chế/Quy định đã xây dựng theo quy định.
1 Giấy đề nghị thành lập Ban soạn thảo 2 Quyết định thành lập Ban soạn thảo
3 Tổng hợp ý kiến góp ý dự thảo 4 Tờ trình đề nghị thâm định dự thảo
5 Quyết định thành lập Hội đồng thâm định 6 Biên bản họp Hội đồng thấm định
7 Tổng hợp ý kiến đồng ý đề nghị ban hành Nội quy/Quy chế/Quy định8 Tờ trình đề nghị ban hành Nội quy/Quy ché/Quy định
Ra soát các HDVP đã chuẩn hóa, đề xuất điều chỉnh, b6 sung hoặc ban hành mỚII .- - - << EE E22311181E11 11 85333111 E33 11kg, 93 3.5 Hoàn thiện bộ máy tô chức chuẩn hóa HDVP và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự thực hiện chuẩn hóa -2- 2 2+ 2 x+E+£++E+Eerxerxereez 95 Tiểu kết CHWONG 3 voessessessessssssessessessessessssssessessessesssssssssssscssessessessssssssssscsseeseess 96
Đến ngày 30/07/2022, còn 29/72 danh mục hợp đồng vận chuyển đã ban hành chưa chuẩn hóa Viện cần thúc đẩy hơn nữa việc xây dựng và ban hành chuẩn hóa theo kế hoạch đã phê duyệt.
Bảng 3.3 Danh mục Quy chế, Nội quy, quy định cần sửa đổi bỗ sung hoặc ban hành mới
TT | Tênhoạtđộng | Thực trạng Biện pháp thực hiện
Sửa đối bô sung theo Quy chế tổ chức và hoạt động của 1 |Quy chế làm việc | Ban hành năm 2014 |Viện tai QD số 747/QD-BYT ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Y tế
Xây dựng và ban hành mới
2 |Nội quycơ quan | Ban hành năm 2013 |can cứ theo nội dung cua
Ban hành năm 2014 |Xây dựng và ban hành mới
, căn cứ theo thông tư |căn cứ theo Nghị định Quy chê công tác
Xây dựng và ban hành mới , Ban hành năm 2014 ; Quy ché quan ly theo Luật Quan lý sử dụng tai theo Luật Quản lý sử , 5 |và sử dụng tai ; sản công sô 15/2017/QH14 dụng tài sản nhà nước sản công , va Thông tu29/2020/TT-BTC; sụ 09/2008/QH12 ơ
Ban hành năm 2019 |Cần rà soát, sửa đôi bố sung
, theo Luật lưu trữ sô [theo Điều 30 Nghị định
6 01/201/QHI3và |30/2020/NĐ-CP (vê lập ho
Thông tư sơ và nộp lưu hô sơ điện tử
01/2011/TT-BVN _ |vào lưu trữ cơ quan)
Quy chế văn hóa Can Xây dựng và ban hành
3.5 Hoàn thiện bộ máy tổ chức chuẩn hóa HĐVP và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự thực hiện chuẩn hóa
3.5.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ tham gia xây dựng chuẩn hóa
- Chú trọng công tác đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn về công tác văn phòng và công tác quản lý cán bộ nhằm giải quyết được những sai sót triệt dé, ngăn ngừa sự tái diễn những công việc không phù hợp;
- Tạo ra môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp; tạo được những cam kết về chính sách chất lượng và mục tiêu hướng tới sự phát triển bên vững.
- Tiến hành đảo tạo lại về chuyên môn nghiệp vụ hoặc bồi dưỡng nguồn nhân lực thực hiện HDVP
3.5.2 Hoàn thiện bộ máy chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Để tránh trùng lắp chức năng, nhiệm vụ giữa các hội đồng và thống nhất về cách triển khai xây dựng, ban hành chuẩn hóa, Viện cần cân nhắc việc chỉ sử dụng duy nhất một hội đồng SOP để xét duyệt cho cả quy chế, nội quy, quy định và quy trình.
- Tăng cường vai trò chỉ đạo, điều hành và trách nhiệm của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn phòng;
- Đào tạo, nâng cao năng lực cho thư Hội đồng SOP hoặc cử chuyên viên giàu kinh nghiệm, có đủ năng lực để thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ của thư ký hội đồng.
- Xây dựng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm tham gia công tác tham mưu Đội ngũ tham mưu cho Viện trưởng không chỉ có Phó Viện trưởng phụ trách văn phòng và Trưởng/Phó các phòng chức năng mà cần xây dựng đội ngũ chuyên viên tham mưu đủ năng lực và kinh nghiệm, có khả năng phát hiện vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, khả năng phân tích và tổng hợp thông tin Trong đó nên đặt vai trò của trưởng bộ phận (Tổ trưởng, trưởng nhóm) làm trung tâm, bởi trưởng các bộ phận có vai trò rất lớn trong quá trình kiêm tra giám sát việc thực hiện chuân hóa Ngoài việc chịu
Phó phòng là cán bộ có chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, đảm nhiệm 95% nhiệm vụ giám sát Họ đóng vai trò trung gian giữa Lãnh đạo cấp trung (Trưởng phòng) và nhân viên, truyền đạt nguyện vọng và đề xuất của cán bộ, viên chức.
- Giao nhiệm vụ gan với trách nhiệm cho đội ngũ chuyên viên làm công tác tham mưu trong việc rà soát, phát hiện lỗi không phù hợp trong quá trình áp dụng chuẩn hóa và đề xuất biện pháp khắc phục, cải tiễn Đội ngũ tham mưu cho Viện trưởng về công tác văn phòng cần được giao nhiệm vụ thường xuyên cập nhập các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành dé kịp thời đề xuất, kiến nghị sửa đôi b6 sung hoặc ban hành mới các quy định, nội quy, quy chế, hướng dẫn mới Giúp phát huy tối đa hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiễn trong hoạt động chuẩn hóa.
Tiểu kết chương 3 Trên cơ sở phân tích kết quả chuẩn hóa HDVP tại chương 2, Chương 3 của luận văn tác giả tập trung vào đề xuất các biện pháp cụ thé dé nâng cao hiệu quả chuan hoa HĐVP tai Viện Sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng trung ương như sau:
Một là, nang cao nhận thức của cán bộ về chuẩn hóa HDVP;
Hai là, cải thiện các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa HDVP Ba là: Ban hành Hướng dẫn xây dựng Quy chế, Nội quy, Quy định Bon là: Ra soát các hoạt động văn phòng đã chuẩn hóa, sửa đôi bố sung hoặc ban hành mới
Năm là: Hoàn thiện bộ máy tổ chức chuẩn hóa HDVP va nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự thực hiện chuẩn hóa.
Những đề xuất trên nếu được áp dụng trong chuân HĐVP tại Viện sốt rét - Ký sinh trùng - Côn trùng trung ương sẽ cải thiện được những hạn chế trong triển khai chuân hóa HĐVP, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiêu sai sót, góp phân đảm bảo cho mục tiêu phát triên toàn diện của Viện.
Trong những năm gan đây, chuẩn hoá đã được coi như là một yếu tổ quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu quả của bat cứ một lĩnh vực hoạt động nào Trong lĩnh vực văn phòng, chuẩn hoá cũng đã được nhìn nhận là một yếu tố quan trọng đảm bảo cho các cơ quan đây mạnh tiến trình hội nhập quốc tế và cần được coi là một vấn đề thiết yếu trong mục tiêu hiện đại hóa văn phòng.
Ngày nay, nhiều cơ quan, tô chức đã nhận thức được sự cần thiết của việc chuẩn hóa và đã rất quan tâm đến vấn đề chuẩn hóa, nhưng cho đến nay việc áp dụng các chuẩn trong HDVP hau như mới chỉ phụ thuộc vào ý thức của lãnh đạo cơ quan ma chưa nhận được sự quan tâm và nhận thức đúng mức của cán bộ viên chức làm công tác văn phòng cũng như cán bộ viên chức liên quan.
