Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Trong nhiều năm qua, nhận thức được vai trò của văn phòng và quản trị văn phòng, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm chỉ đạo sâu sát công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là vấ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Hương Giang

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Hương Giang

Chuyên ngành: Quản tri văn phòng

Định hướng: Ứng dụng

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHAN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HOI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Nguyễn Liên Hương TS Cam Anh Tuấn

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu thực tế của

cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Liên Hương.

Trong luận văn này, tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của một số

công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Các dẫn chứng,

số liệu và kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn

trung thực.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội

dung nghiên cứu của đê tài này.

Hà Nội ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Hà Hương Giang

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài “Chuẩn hóa hoạt động

văn phòng tại cơ quan Trung wong Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam”, mặc

dù gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu tài liệu và thu thập thông tin,

song tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các giảng viên trong

trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội dé hoàn thành

luận văn này.

Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với các thầy, cô

Khoa Luu trữ học và Quản tri văn phòng đã tham gia quản lý, giảng dạy va

giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ sự biết

ơn đặc biệt đến TS Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp

đỡ về phương pháp, kiến thức và tài liệu để tôi hoàn thành nghiên cứu khoa

học này.

Bên cạnh đó, tôi cũng xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, công

chức cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và gia đình, bạn bẻ

đã động viên, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

Do những hạn chế chủ quan và khách quan, luận văn không thể tránhkhỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của

các thầy, cô và đồng nghiệp dé hoàn thiện hơn nữa luận văn của mình.

Toi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Hà Hương Giang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MUC LỤC 5< < 5< < HH HH 000 000000006 1

DANH MỤC CÁC BANG BIEU <2 se s2 ssssesseEssEssessesserserssrse 4

MỞ ĐẦUU 5< se SE EE72141 E171140 E972140E172141Eerrrrdetie 5

1 Lý do lựa chọn đề tài - - s2 E2E2EEEEEEEEE11111211211 2171111111 c0 5

2 Mục tiêu để tài -nnHHH.H Hrre 6

3 Nhiệm vụ của đề tải cv th ng re 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ¿- + x+Sx+E+££+E++E+EerEerkerxerxrrszre 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề - + + + £+EE+EE£EEEEEE2EE2EEEEE2E2E.2E1EEerkree 7

6 Phương pháp nghiên CỨU - + 1xx ng TT nh 10

7 Ý nghĩa để tài -¿- 5s se E2 1E EEE1211211211711211211 1111111111111 11

8 Cấu trúc luận VAM eecsseeecssssecessseeessnscessnsecesnnecessnseessneeeesnnseesnneecsnneessneseesneess 11

Chuong 1 CO SO LY LUAN VE HOAT DONG VAN PHONG VA

CHUAN HOA HOAT ĐỘNG VAN PHÒNG s- 5° ss©ssccsecsecssessesse 12

L.1 Cac khai miém CO Dann 12

LLL Khai niém “Vein paong” 6n ốốố.ố 12

1.1.2 Khái niệm “hoạt động văn PRong”? v cecccccsccsccseseseecesseeseeseeseesseneeseeneenes 13

1.1.3 Khái niệm “Chuẩn hóa ” ccccccxtcerrtrrtrtrrrtrtirrrrrirrrrrirerrried 13 1.1.4 Khai niệm “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng ”` secs+cs+cccsccee 15 1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc chuân hóa hoạt động văn phòng 15 1.3 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng ¿- 2: ©5+©5++cx+>zsecseez 17

1.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 17 1.3.2 Phổ biến, hướng dan những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan 18

1.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các

chuẩn mực đã được ban hành - 5c St+tcEEt+E‡EEE SE EEEEEEEEEESEEEEEEEEEEEErrrrrrrrrree 19

1.3.4 Điều chỉnh, bổ Sung các chuẩn mực khi CON ti Ete cccccccccscssscsesesesesscecsvseees 20 1.4 Nguyên tắc va quy trình của việc chuân hóa hoạt động văn phong 20

1.4.1 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng -‹ 20 1.4.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng - se s+se+cs+xrxeẻ 21 1.5 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng -. : 23 1.6 Trách nhiệm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng -«- 26

1.6.1 Trách nhiệm của lãnh AdO CƠ MđH S- SG St siseekserseerreeree 27 1.6.2 Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Van phòng 27

1.6.3 Trách nhiệm của các bộ phận/ cá nhân thực hiỆn « < «<5 28

Tiểu kết chương Ï sessecsecssessessssssessessesssessessssssessesssssssssessessessssssessesassssssecsscsseessesscsseess 29

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TAI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHU NU VIỆT NAM 30

2.1 Giới thiệu cơ quan Trung ương HỘI .- - 5 5+ 3< ‡+vEreeeeerrsereererke 30

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Hội LHPN Việt Nam 30 2.1.2 Chức năng; nhiệm vụ; nguyên tắc tổ chức và hoạt động;

hệ thong tổ chức các cấp Hội -: s:©-++©e+cx2Ek‡EEEEE 2222121122122 32

2.1.3 Cơ cầu tổ chức và đặc điểm hoạt động của bộ máy Van phòng

cơ quan Trung UONG TỘI TH TH HH nhện 33

2.2 Nhận thức và quan điểm của lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội về

chuẩn hóa hoạt động văn phòng ¿2-2 + ©E+EE+E£2E£E£EEEEEEEEEEEEEEEEkrrerrerree 4I 2.3 Khảo sát việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại co quan Trung ương Hội 44

2.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 44 2.3.2 Phổ biến, hướng dan những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan 53

2.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành - 5e St StéEềEEESESESEEEEEEEEEEEEEEEEEEEkrkerrrrrrrsrrres 58

2.3.4 Diéu chỉnh, bổ Sung các chuẩn mực khi cân thiỄ| ccccccccsssrsrsses 62 2.4 Đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại co quan

I1): s0si001177 64

VN 7.2 Nnagaa.:nt 64 2.4.2 Hạn chế, tOM ti cescesceccessessessessessesssessessessssssssessessussisssessecsessessessessesseessen 69 2.4.3 Nguyên nhân của hạn hỂ ¿5c St‡Sk‡EEE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEcrreeg 72

Tiểu kết CHWONG 2 vesseessessessesssessessssssessessessssssessessssssssscsscssssssssscssessssssssscsscssssssessesseess 73

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHAT LƯỢNG CHUAN HOÁ

HOAT ĐỘNG VĂN PHONG TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI 74 3.1 Giải pháp nâng cao nhận thức, trình độ của của tập thể lãnh đạo, cán bộ,

công chức, người lao động cơ quan Trung ương Hội về chuân hóa

hoạt động văn phÒng sseeeecsecseeseceecseceeesecesesseeseesecsesseeseeeeseeeeseesessesaeeaeeeees 74

3.1.1 Đối với lãnh qO CƠ QUAN 525252 EE‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrrrrrrree 74 3.1.2 Đối với cán bộ, công chức, người lao đỘng CO qMAH 2-52-52c5zccecsa 5 3.2 Giải pháp hoàn thiện nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng 76

3.2.1 Về xây dung và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 76 3.2.2 Về phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng

CÓ IE QHQTH St r 78

3.2.3 Vẻ kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành St Set +EEEEEE+ESEEEEEEEEEEEESEEEEEEEEEEEEEErrkkrkrrrree 79

3.2.4 Về điều chỉnh, bồ Sung các chuẩn mực khi cân thiẾI cccccccscecse: Sl

3.3 Giải pháp nâng cao hiệu qua việc thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động

chính yếu của Văn phòng cơ quan Trung ương Hội 2 s2 s2 225225252 82

3.3.1 VỀ công tác NAM THAI 5-5255 SS£*ESEEEEEEEESEEEEEEEEEEEEEEEEEErErrkrrrrerkee 82

3.3.2 Vẻ công tác văn thre, ÏWH ẨF tk HH key &5 3.3.3 Vẻ công tác tô chức hội 10) RY] S7

3.3.4 Về công tác quan lý tài sản, dam bảo co sở vật chất, trang 7722077787727 P88 66

Tid ket CHWONG f88 NA nn nh H)ẠA 89 000.0505755 90 DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO 2- 5° 2s se ssssessesseesee 92

PHỤ LỤC

DANH MỤC CAC BANG BIEU

Bảng 1.1 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 52-52 22Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng các văn bản quy chế, quy định đã được

cơ quan Trung ương Hội ban hành từ năm 2017 đến nay - 45Bang 2.2 Bảng kê các hoạt động văn phòng đã/ chưa được chuẩn hóa

tại cơ quan Trung ương HỘI - - 5 + 1111 9E 91v nh ng rưy 49

MO DAU

1 Lý do lựa chọn đề tai

Văn phòng là thực thể hiện hữu trong tat cả các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp và là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Với vai trò quan

trọng của văn phòng, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải có nhận thức và biện pháp hữu hiệu để quản trị văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả

hoạt động của chính văn phòng, đồng thời góp phần vào việc nâng cao hiệu

quả hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Một trong những mục tiêu cơ bản và

quan trọng của quản tri văn phòng là các hoạt động quan lý hành chính của bộ

máy văn phòng phải được chuẩn hóa, hay nói cách khác, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vấn đề cốt lõi của quản trị văn phòng, nhằm tạo ra và duy trì sự

thống nhất, tính chuyên nghiệp và hiệu quả của bộ máy văn phòng

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Hội LHPN Việt Nam) là một tổ chứcchính trị - xã hội trong hệ thống chính trị của Việt Nam Bên cạnh vai trò tậphợp quan chúng, Hội cũng được pháp luật trao quyền tham gia xây dựng và

phản biện xã hội nên tính chất hoạt động rất đa dạng và bao quát, bao gồm

cả chức năng tham gia quản ly nhà nước Cơ quan Trung ương Hội LHPN

Việt Nam (Trung ương Hội) là cơ quan dau não của cả hệ thống Hội và hiệuquả hoạt động của Văn phòng Trung ương Hội có ý nghĩa quyết định đến

hiệu quả hoạt động chung của Hội Vì vậy, hoạt động văn phòng tại Trung

ương Hội có vai trò rất quan trọng và là một trong những vấn đề cần được

quan tâm thực hiện.

Trong nhiều năm qua, nhận thức được vai trò của văn phòng và quản trị

văn phòng, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm chỉ đạo sâu sát

công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là vấn đề quy chuẩn hoạt động văn

phòng thông qua việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định, quy trình

thực hiện công việc chuyên môn và đã đạt được những kết quả nhất định Với

bản thân tôi, sau khi được đào tạo chương trình cao học Quản tri văn phòng

và được trang bị thêm các kiến thức lý luận, thực tiễn về van đề chuẩn hóahoạt động văn phòng, tôi nhận thấy, hoạt động văn phòng tại cơ quan vẫn cònđang tồn tại nhiều hạn chế cần được cải thiện như việc chuẩn hóa chưa được

rõ ràng hoặc việc triển khai thực hiện các quy chuẩn chưa đạt hiệu quả mong

muốn Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của Cách mạng công nghiệp 4.0, hoạt động văn phòng cũng đang dần được hiện đại hóa đòi hỏi hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội cần được cải tiến hơn nữa dé phù hợp với

xu thé phát triển của thời dai

Là một công chức đang làm việc tại Văn phòng Trung ương Hội, tôi

mong muốn đóng góp cho sự phát triển của tổ chức Hội, đặc biệt là việc nâng cao nhận thức về hoạt động văn phòng cũng như nâng cao chất lượng công tác văn phòng, tôi mạnh dạn lựa chọn vấn đề “Chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam” làm đề tài

luận văn thạc sĩ.

2 Mục tiêu đề tài

Luận văn hướng tới mục tiêu cơ bản sau:

- Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ

quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

- Dé xuất các giải pháp nhăm tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam.

3 Nhiệm vụ của đề tài

Đề thực hiện các mục tiêu trên, luận văn cần đưa ra và giải quyết các

nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu, hệ thống hoá cơ sở lý luận về hoạt động văn phòng vàchuẩn hóa hoạt động văn phòng phù hợp với phạm vi nghiên cứu của đề tài;

- Thực hiện khảo sát thực trạng và đánh giá kết quả hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm từng bước chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

- _ Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng hoạt động văn phòng tại Trung

ương Hội LHPN Việt Nam từ năm 2017 đến nay

- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu các hoạt động văn phòng cơ bản

và các nội dung liên quan đến chuẩn hóa hoạt động văn phòng như xây dựng

và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng: phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; điều

chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các tổ chức

chính trị xã hội mặc dù chưa có nhiều đề tài nghiên cứu mang tính hệ thống

nhưng đã được đề cập đến trong một số sản phẩm khoa học như giáo trình,

sách tham khảo, kỷ yếu hội thảo, đề tài khoa học, luận văn thạc sĩ Cụ thể:

5.1 Giáo trình, sách chuyên khảo về quản trị văn phòng

- GS TS Nguyễn Thanh Độ (2005), Giáo trình Quản tri văn phòng,NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội.

- Văn Tất Thu (2020), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa

Các tài liệu trên đã nghiên cứu một cách có hệ thống về văn phòng và

quản tri văn phòng cũng như đưa ra các khái niệm vê văn phòng, hoạt động

văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng Những khái niệm này sẽ đượcluận văn kế thừa làm cơ sở lý luận.

5.2 Đề tài nghiên cứu khoa học

- Th.S Nguyễn Mạnh Cường: Chuẩn hóa một số quy trình, thủ tục dé

giải quyết công việc của các đơn vi thuộc Trường Cao đăng Nội vu Hà Nội (Đề tài cấp cơ sở - Trường Đại học Nội vụ, nghiệm thu năm 2014)

- Th.S Trịnh Thi Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lưu trữ

cơ bản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước, nghiệm thu năm 2014)

Có thể thấy những đề tài trên đã nghiên cứu và đề cập đến các lý luận

về văn phòng và các nội dung chính của chuẩn hóa hoạt động văn phòng, đưa

ra các biện pháp trong việc xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện và đánh giá các chuẩn mực đối với các hoạt động văn phòng cụ thể tại các cơ quan,

đơn vị khác nhau.

5.3 Đề tài, luận án, luận văn

- Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗtrợ sinh viên — Đại học Quốc gia Hà Nội (2020) của tác giả Nguyễn Phuong

Anh, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này, tác

giả đã khái quát một số vấn đề lý luận chung về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng; sự cần thiết và nội dung của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Dựa vào đó, tác giả chỉ ra ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích nguyên nhân của những hạn chế và tồn tại của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng của

Trung tâm Hỗ trợ sinh viên Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hoáhoạt động văn phòng tại Trung tâm, trong đó nhắn mạnh van đề bé sung, cảitiến một số quy định, quy trình đang thực hiện tại Trung tâm

- Luan văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường bồi

dưỡng cán bộ tài chính (2019) của tác giả Trương Quang Ảnh, Đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này, tác giả trình bày khái

quát về một số nội dung lý luận liên quan đến khái niệm văn phòng và chuẩnhóa trong hoạt động văn phòng: đồng thời giới thiệu các công cụ phổ biếnđang được áp dụng trong tổ chức, chuẩn hóa công tác văn phòng: nghiên cứuthực trạng các hoạt động văn phòng tại Trường Bồi đưỡng cán bộ tài chính; từ

đó đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm tiến hành chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tai Trường và nghiên cứu tô chức chuẩn hóa một số nội dung cụ thénhư văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch, tô chức hội nghi

- _ Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trung tâm Giáo

dục Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội (2021) của tác giả Lê

Thị Hồng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này,

tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận của chuẩn hóa hoạt động văn phòng vàtrình bày các cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động văn phòng cũng như chuẩn

hóa hoạt động văn phòng; khảo sát thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và an ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội với các nội dung: xây dựng và ban hành các chuân mực về hoạt động văn phòng;

phô biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; kiểm tra, đánh

giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng Qua đó, đề xuất một

số giải pháp hoàn thiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm

- Luan văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại hội sở ngân

hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (2019) của tác giả Phùng Thị Phương Liên,

Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Tác giả cũng đã đề cập đến lý

thuyết va cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng và trình bày, đánh giá thực trạng chuân hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng: trình bày

những giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng và cách thức triển khai thựchiện các giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Qua việc tổng hop và nghiên cứu các công trình khoa học trên, có théthấy chủ đề về hoạt động văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng đã được

quan tâm nghiên cứu, được phản ánh ở nhiêu góc độ khác nhau, tại nhiêu cơ

quan, tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau Nội dung của các côngtrình nghiên cứu tập trung nhiều vào cơ sở lý luận về văn phòng, hoạt độngvăn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; giới thiệu được một số cáchthức phổ biến đang được áp dụng trong cơ quan, tô chức dé chuẩn hóa hoạt

động văn phòng Bên cạnh đó đánh giá được thực trạng cũng như đưa ra

những giải pháp và cách thức triển khai giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các giải pháp đưa ra khá đa dạng, phù hợp với thực tế của các cơ quan, tổ chức.

Cũng theo khảo sát cho thấy, đến hiện nay, chưa có công trình naonghiên cứu về hoạt động văn phòng nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn

phòng nói riêng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói

chung Do đó, đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung

ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam” có tham khảo, kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình đã công bố.

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phuong pháp hệ thống: hệ thống hoá và làm rõ hơn những van đề lý

luận cơ bản về văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt

động văn phòng.

- Phuong pháp khảo sát: khảo sát thực tế tình hình hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam.

- Phuong pháp mô tả, tổng hợp, thống kê: mô tả bộ máy văn phòng

cơ quan Trung ương Hội; tổng hợp và thống kê các quy chế, quy định, quy

trình đang được áp dụng tại cơ quan.

- Phương pháp phân tích: phân tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

của hạn chế trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

- Phương pháp phỏng van: phỏng van trực tiếp 49 cán bộ của bộ phậnVăn phòng cơ quan Trung ương Hội về công việc họ đang thực hiện đã được

cơ quan ban hành quy chế, quy định hay chưa

10

7 Ý nghĩa đề tài

- Ý nghĩa khoa hoc: Góp phần làm rõ một số van dé lý luận về văn

phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòngtại một tổ chức chính trị - xã hội

- Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả của luận văn có thể được tham khảo để

xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp, nhăm từng bước chuẩn hóa hoạt

động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam nói riêng và

các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội nói chung.

8 Cấu trúc luận văn

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của luậnvăn gồm 3 phần chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt

động văn phòng

Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng chuan hóa hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HOẠT DONG VĂN PHÒNG VÀ

CHUAN HOÁ HOAT DONG VĂN PHÒNG

1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm “Van phòng”

Ngày nay, “văn phòng” (office) là khái niệm được dùng phổ biến trên

thế giới cũng như ở Việt Nam Tùy theo các góc độ tiếp cận mà khái niệm

“văn phòng” có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau.

- Theo góc độ cơ cấu tổ chức — chức năng: Văn phòng là bộ máy có

chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo (bộ máy văn phòng, theo nghĩa

rộng) hoặc là bộ phận có chức năng tham mưu tông hợp, đảm bảo điều kiện

làm việc cua cơ quan (bộ phận văn phòng hay bộ phận hành chính — văn phòng, theo nghĩa hẹp).

- Theo góc độ tính chất, phương thức hoạt động: Văn phòng là bộ máy

thực thi và kiểm soát công việc theo các chuẩn mực do Nhà nước và co quan,

tô chức ban hành, thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy

chế, quy định, quy trình nội bộ (hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính).

- Theo góc độ không gian, địa điểm: Văn phòng là trụ sở chính, nơi

làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc, là trung tâm giao dịch

và liên lạc chính thức của cơ quan.

Mặc dù nhận diện văn phòng ở những góc độ khác nhau, nhưng tất cảcác định nghĩa trên lại cho chúng ta một cái nhìn tổng thể về “văn phòng”.Hay nói cách khác, văn phòng là một thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ

quan, t6 chức và doanh nghiệp, bao gồm 3 thành tô cơ bản: (1) Là bộ máy có

chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; (2) Tính chất, phương thức hoạt

động: giúp lãnh đạo tô chức thực hiện các quyết định quản lý và kiểm soát các

lĩnh vực được phân công theo chuẩn mực (quản lý hành chính); (3) Trụ sở,nơi làm việc (không gian có định và linh hoạt)

12

Từ những định nghĩa về “văn phòng” theo từng góc độ tiếp cận cụ thểtrên, có thé đưa ra định nghĩa tông hợp về “văn phòng” như sau:

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, diéu kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực

thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quan lý hành chính [PGS TS

Vũ Thị Phụng, 2021, tr 44] ’

1.1.2 Khái niệm “hoạt động văn phòng”

Nhìn chung, hoạt động văn phòng có thể được hiểu là hoạt động thực

thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng.

Tuy nhiên, hoạt động chính của bộ máy văn phòng là hoạt động quản

lý, trong đó lại gồm hai hình thức: quản lý hành chính (quản lý gián tiếp theo

pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình, thủ tục) và quản lý chuyên môn

(theo nguyên tắc, quy định cụ thể của từng lĩnh vực) Trong hai hình thứctrên, hoạt động quản lý hành chính là đối tượng cần được quan tâm ở góc độ

quản tri văn phòng Mục tiêu của quan tri văn phòng là: các hoạt động quan ly

hành chính cần được thực hiện trên cơ sở những chuẩn mực nhất định để tạo

su thong nhất, nề nếp và hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động chuyên môn

Vì thế, hoạt động văn phòng là hoạt động quản lý hành chính của bộmáy văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy chế, quy định,

quy trình do Nhà nước hoặc cơ quan, tô chức ban hành.

1.1.3 Khái niệm “Chuẩn hóa”

Theo Từ điển Hán — Việt của tác giả Trần Văn Chánh”, “chuân” là căn

cứ, mẫu mực; “hóa” là biến đồi, thay đôi, hướng tới”

Theo Đại từ điển tiếng Việt , chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực Trong đó,

chuân mực được hiéu là cái được chọn làm căn cứ dé đôi chiêu, đê làm mau.

! PGS TS Vũ Thị Phụng - Chủ biên (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Dai học Quốc

Từ những định nghĩa trên, nội hàm của thuật ngữ “chuẩn hóa” được sử

dụng không chỉ là việc xác lập chuẩn mực mà còn bao gồm các vấn đề sau”:

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bổ) các chuẩn mực;

- Phé biến, hướng dan các chuẩn mực đó tới những đối tượng có

hên quan;

- Kiểm tra, giám sát, đánh giá và xử lý kết qua thực hiện theo các chuẩn

mực đã được ban hành;

- Điều chỉnh, bố sung các chuẩn mực khi cần thiết

Về mặt lý thuyết, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp thường gồm hai mức độ: tiêu chuẩn và quy chuẩn Tuy nhiên, trong

[lĩnh vực quan lý hành chính và trong hoạt động văn phòng, do đặc thù riêng

nên nhiều chuẩn mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn Vi vậy,

hệ thống chuẩn mực trong hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp chủ yêu được thê hiện qua quy định của pháp luật và các quy phạm nội bộ như quy chế, quy định và quy trình giải quyết công việc.

- Quy chế, quy định là một loại văn bản hành chính, thường được ban

hành bởi quyết định của người có thấm quyền (hoặc được ban hành độc lập).

Quy chế được các cơ quan sử dụng để quy định các nguyên tắc, yêu cầu, chế

độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơ bản, chính

yếu Vi dụ: Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế về hội họp Quy định thường được dùng để xác định

những vấn đề phải làm, phải thực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể

Ví dụ: Quy định về thủ tục thanh quyết toán, Quy định về kỹ thuật trình bày

thể thức văn bản; Quy định về công tác thi đua, khen thưởng

- Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một

công việc, một nhiệm vụ cụ thê Quy trình có thể được cơ quan ban hành và

áp dụng trong nội bộ hoặc xây dung, áp dung theo Bộ tiêu chuan ISO và được

PGS.TS Vũ Thị Phụng: Bài giảng cao học “Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng”, Tài liệu lưu hành

nội bộ (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học

Quốc gia Hà Nội).

14

một tổ chức uy tín đánh giá, công nhận Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản,Quy trình thanh toán tạm ứng, Quy trình bồ nhiệm cán bộ

1.14 Khái niệm “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng”

Từ các khái niệm cơ bản “văn phòng”, “hoạt động văn phòng”, “chuẩn

hóa” đã nêu trên, có thé hiểu “chuẩn hóa hoạt động văn phòng” là các biện

pháp của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nhằm phổ biến, ban hành, hướng dẫn, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực về hoạt

động văn phòng.

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức, quy trình, quy tắc được áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhăm phục vụ cho việc t6 chức, thực hiện các hoạt động văn phòng Mỗi hoạt động văn

phòng sẽ có những tiêu chuẩn riêng và được chuẩn hóa theo cách khác nhau.Các cơ quan, tô chức có thé thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng bang

cách ban hành các bộ quy tắc thông qua các văn bản quy định cụ thể Các tiêu chuẩn cấp quốc gia được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật là

các tiêu chuẩn bắt buộc phải thực hiện khi xây dựng, ban hành và áp dụng các

tiêu chuẩn trong cơ quan, tô chức Đối với các tiêu chuẩn của tổ chức, khi xây

dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần tự nguyện.Kết quả khi áp dụng các tiêu chuẩn của mỗi hoạt động văn phòng phải đạt kết

quả tốt và có thê so sánh, đánh giá được.

1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng được coi là một trong những mục tiêu

và nội dung cơ bản của quản trị văn phòng, nhằm mục dich đưa các hoạt động

văn phòng đi vào nề nếp, tao sự thống nhất và đạt hiệu quả Thực tế cũngchứng minh rằng trong mọi lĩnh vực, hoạt động của các cơ quan, tô chức,

doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao nếu việc chuẩn hóa được thực hiện tốt.

Mục tiêu của công tác chuẩn hóa nói chung là tạo ra sự thống nhất

trong hoạt động điều hành, quản lý Ở góc độ quản trị văn phòng, việc chuẩn

hóa hoạt động văn phòng cũng nhằm tạo nên sự thống nhất chung.

15

Với chức năng, nhiệm vụ được giao, hoạt động văn phòng (hay hoạt

động quản lý hành chính) là hoạt động thường xuyên, tất yếu, liên quan đếntất cả các bộ phận, cá nhân làm việc trong cơ quan, tô chức (từ lãnh đạo đếncán bộ, nhân viên) Ví dụ, vấn đề quản lý văn bản, cung cấp thông tin văn bảnhay việc tô chức hội họp, sự kiện sẽ liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân

Vì vậy, nếu không có các quy chuẩn thì mỗi bộ phận, mỗi người sẽ làm một cách khác nhau Khi đó, công việc sẽ không thống nhất, không đạt hiệu quả cao và người lãnh đạo, quản lý sẽ không có căn cứ dé điều hành, kiểm tra và

- Hai là, việc kiểm tra, đánh giá kết quả của các công việc, nhiệm vụ

đã hoan thành sẽ trở nên khách quan, dựa trên các chuẩn mực, tiêu chí đã

được thống nhất, tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của cá nhân người

gian, công sức và nguôn lực.

16

- Bến là, khi hoạt động văn phòng được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc

điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người phụ trách, tránh tình trạng

mỗi người đưa ra một quyết định, chỉ đạo khác nhau gây nên sự thiếu thống

nhất, khó khăn cho cấp dưới trong quá trình thực hiện

- Năm là, việc chuan hóa còn có thé giúp giảm thiêu tối đa những mâu

thuẫn không cần thiết Trong công việc cũng như cuộc sống hằng ngày, khó có

thể tránh khỏi những ý kiến trái ngược, dễ tạo nên sự xung đột trong một tập

thể Nếu một tổ chức không đặt ra các chuẩn mực trong thực thi nhiệm vụ, mỗi người sẽ làm theo cách khác nhau theo ý của mình và không theo hệ thống, từ

đó sẽ dé dàng hình thành sự bất đồng Vì vậy, điều cần thiết là phải làm thế nào

dé hạn chế mâu thuẫn hoặc nếu xảy ra, mâu thuẫn sẽ được giải quyết một cáchnhanh chóng, hợp tình hợp lý Bên cạnh đó, khi có quy chế, quy định thì ngườilãnh đạo cũng phải tuân thủ quy chế, quy định đó để chỉ đạo, điều hành mộtcach thống nhất, không được theo ý kiến chủ quan hoặc mong muốn cá nhân dé

có lợi cho bản thân hoặc bất kỳ nhóm lợi ích nào đó trong cơ quan, gây khó

khăn cho cấp dưới khi thực hiện, loại bỏ được mâu thuẫn giữa lãnh đạo và

nhân viên Các nghiệp vụ đã được xây dựng thành quy định với các hướng dẫn

cụ thê cho từng hoạt động sẽ giúp cán bộ, nhân viên văn phòng dù ở vị trí công

tác nào hoặc nhân viên mới khi được giao nhiệm vụ sẽ nhanh chóng, độc lập dé hoan thành công việc được giao một cách thuận lợi, hiệu qua nhất, hạn chế sự bất đồng giữa nhân viên với nhân viên.

1.3 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

Xây dựng va ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng là hoạt động đầu tiên trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Dé hoạt động văn phòng tuân theo các chuẩn mực nhất định thì trước hết việc cần làm là xây dựng và công bố các chuẩn mực dưới dạng các quy chế, quy định, quy

17

trình Việc xây dựng các chuẩn mực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần căn cứ vào các chuân mực đã được quy định bởi các cơ quan Nhà nước và cơ quan chức năng (gọi là chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành) Bên cạnh đó, cần căn cứ vào đặc điểm, điều kiện cụ thé, yêu cầu thực tế của mỗi cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp Trong trường hợp các chuẩn quốc gia và chuẩn của

ngành đã có đầy đủ các quy định, phù hợp với cơ quan thì cơ quan có thê

không cần ban hành thêm mà lấy đó làm chuẩn dé áp dụng Trường hợp nếu

chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành chưa đầy đủ, chưa phù hợp hoặc cần chỉ

tiết, cụ thé hơn thì các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần ban hành thêm cácquy chế, quy định, quy trình dé áp dụng trong phạm vi nội bộ

Đề xây dựng quy chế, quy định, những người được giao trách nhiệm

trước hết cần thu thập các thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Thông tin

pháp lý là những văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ cho việc ban hành;

thông tin thực tiễn là yêu cầu đặt ra hoặc những van dé tồn tại cần có chuẩn

mực dé làm cơ sở cho việc thực thi Bên cạnh đó, cần tổ chức lay ý kiến góp ý cho dự thảo quy chế, quy định, nhằm huy động trí tuệ tập thé, thé hiện tinh dân chủ trong việc xây dựng, ban hành các chuẩn mực của cơ quan.

Việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định phải đảm bảo đúngquy trình, đầy đủ, kip thời, ồn định Các chuẩn mực về hoạt động văn phòngđược xây dựng và ban hành càng hoàn chỉnh, thống nhất, đồng bộ, đúng với

quy định pháp lý và phù hợp với thực tiễn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì càng đảm bảo tăng cường mục tiêu của chuẩn hóa.

1.3.2 Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan

Đề phát huy tác dụng của các quy chế, quy định, quy trình về hoạt độngvăn phòng, sau khi ban hành các cơ quan, tổ chức cần tiến hành phổ biến và

hướng dẫn những chuẩn mực đó đến các đối tượng có liên quan Việc phổ

biến, hướng dẫn cần được thực hiện dưới nhiều hình thức như: sao chụp và

gửi các văn ban đó tới các đơn vi, cá nhân; tô chức họp, các hội nghị tập huân

18

nội bộ hay các khóa dao tao dé phổ biến; hoặc thậm chí hướng dẫn trực tiếp

cho từng đối tượng, cầm tay chỉ việc

Hiện nay, một số cơ quan, doanh nghiệp mặc dù đã ban hành các quy

chế, quy định hoặc áp dụng các chuẩn quốc gia, chuẩn của ngành, nhưng côngtác phô biến và hướng dẫn lại chưa được quan tâm đúng mức Vì thế, nhiềuđối tượng liên quan sẽ không biết đến, hoặc biết đến nhưng do chưa đượchướng dẫn cụ thể nên việc thực hiện gặp nhiều khó khăn, sai sót Vì vậy, đây

là nội dung cần được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm hơn nữa trong quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

1.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn

mực đã được ban hành

Sau khi đã phổ biến và hướng dẫn, dé biết được hiệu quả của các chuẩn

mực đã đưa ra thì luôn cần có sự kiểm tra, đánh giá Việc kiểm tra, đánh giá

có thé được coi là biện pháp dé các đơn vị, cá nhân có ý thức tuân thủ và thực

hiện theo các chuẩn mực đã ban hành; đồng thời thông qua đó, các cơ quan, tô

chức, doanh nghiệp cũng có căn cứ dé kiêm chứng thêm sự phù hop hay chưa phù hợp của các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế, quy định, quy trình Trên cơ

sở đó mới có thê đánh giá đúng kết quả thực hiện công việc và xử lý những vi

phạm không tuân theo các chuẩn mực đã định một cách minh bạch

Hiện nay, một SỐ CƠ quan, tô chức, doanh nghiệp chưa thực hiện sát sao

việc kiểm tra, đánh giá Vì thế, mặc dù đã ban hành quy chế, quy định nhưngtrên thực tế, việc triển khai, thực hiện các hoạt động văn phòng vẫn chưa thật

sự theo chuẩn mực đặt ra; cũng như chưa thể xử lý các vi phạm hoặc các hoạt

động văn phòng chưa theo chuẩn.

Dé có căn cứ, cơ sở đánh giá VIỆC chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các

cơ quan cần xây dung và áp dụng tiêu chí đánh giá kết qua và hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các tiêu chí đánh giá cũng cần có sự tham gia và ý kiến đóng góp của toàn bộ hoặc đại điện cho những đối tượng liên quan.

19

1.3.4 Điều chỉnh, bỗ sung các chuẩn mực khi can thiết

Từ kết quả kiểm tra, đánh giá, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có

thé phát hiện ra những chuẩn mực chưa phù hợp hoặc không còn phủ hợp, cầncải tiến, đôi mới cũng như thấy được những van đề chưa được chuẩn hóa, cầnđược bổ sung bằng các tiêu chuẩn/ quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy

trình mới Nhờ đó, công tác chuan hóa hoạt động văn phòng sẽ ngày càng

được hoàn thiện và tính phù hợp, mức độ hiệu quả ngày càng được nâng cao.

Đối với những cơ quan đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO, việc chỉnh sửa,

bổ sung (hay còn gọi là cải tiến) hoặc ban hành các quy trình mới là một yêu cầu bắt buộc Điều này dựa trên cơ sở: bối cảnh và yêu cầu cũng như những

thay đôi trong thực tế là thường xuyên, liên tục nên không có chuẩn mực nao

là phù hợp vĩnh viễn và sự cải tiến là biện pháp thúc đây sự phát triển Vì vậy,trên cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện việc chuẩn hóa, các cơ quancần thường xuyên đổi mới và cải tiến

1.4 Nguyên tắc và quy trình của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.4.1 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Thứ nhất, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đảm bảo tính thống nhất Khi đã đặt ra các chuẩn mực trong cơ quan, tô chức thì cần có sự thống nhất của tập thể, nhằm hướng tới sự đồng thuận, tránh mâu thuẫn trong việc thực hiện các quy định, quy chế Đối tượng áp dụng các quy chế, quy định

phải là tất cả bộ máy cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên, người lao động

Đề việc hiện thực hóa các chuẩn mực có hiệu quả, cần phổ biến, hướng dẫn

tới mọi đối tượng trong cơ quan thông qua văn bản cụ thé hoặc tô chức hướng

dẫn trực tiếp; có thé tập hợp các bộ phận/ cá nhân trong cơ quan dé triển khai đồng thời giải đáp những vướng mắc của mọi người, tránh trường hợp hiểu va vận dụng theo các cách khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả của

các chuân mực đã được ban hành.

20

Thứ hai, các hoạt động chuẩn hóa phải tuân theo quy định của Nhà nước

và pháp luật Phải căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước, các tiêu chuẩncủa ngành đề xây dựng các chuân mực phù hợp với cơ quan, doanh nghiệp

Thứ ba, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đảm bao tinh khả thi

Đề việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng không chỉ được quy định trên văn bản mà có thé áp dụng vào thực tiễn quản ly thì các chuẩn mực đưa ra phải

hợp lý và có tính khả thi Phải căn cứ vào thực tiễn cơ quan đề đúc kết những

van đề dé chuẩn hóa, tránh trường hợp các chuẩn mực quá viễn vông, không

bám sát thực tế, không phủ hợp với điều kiện hiện tại của cơ quan, tổ chức.Việc đảm bảo tính khả thi là một yêu cầu quan trọng được đặt ra trong suốtquá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực,ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động quản lý của cơ

quan, tô chức, doanh nghiệp nói chung.

Thứ tư, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải có kế hoạch và trình tự

hợp lý Dựa vào tình hình hoạt động cụ thể của cơ quan, tô chức dé xác định

các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, hoạt động nao cần chuẩn hóa trước, hoạt động nào có thể chuẩn hóa sau Công tác chuẩn hóa không thể thực hiện

một cách 6 ạt, nhanh chóng ma phải dan dan, từng việc thì mới đạt hiệu quacao, tránh gây sự hoang mang, xáo trộn hoạt động trong cơ quan, tô chức

1.4.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các cơ quan, tô chức cần thực hiện

các bước sau đây”:

6 PGS.TS Vũ Thi Phụng chủ biên, Giáo frình Lý luận về Quan trị văn phòng, Hà Nội, 2021, NXB Dai học

Quốc gia Hà Nội

21

Bảng 1.1: Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Bước 1:

Xác định những hoạt động

văn phòng cân chuân hóa

- Công việc: Bộ phận văn phòng hoặc

phòng Hành chính tham mưu và giúp

lãnh đạo xác định những vấn dé/ hoạtđộng đề chuẩn hóa

- Sản phẩm: Danh mục những hoạt

động cân chuân hóa

Bước 2:

Chọn hình thức chuân hóa

- Công việc: Sau khi xác định được

những hoạt động cần chuẩn hóa thì cơ

quan, tổ chức cần lựa chọn hình thức

chuẩn hóa phù hợp cho từng hoạt

động (tiêu chuẩn/ quy chuẩn/ quy chế/

quy định/ quy trình)

- Sản phẩm: Bản danh mục các tiêuchuan/ quy chuẩn hoặc quy chế/ quy

định/ quy trình dự kiến sẽ ban hành

Bước 3:

Xây dựng, ban hành các tiêu

chuẩn, quy chuẩn hoặc quy

chế, quy định, quy trình

- Công việc: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn/ quy chuẩn hoặc các quy ché/ quy định/ quy trình dé chuẩn hóa hoạt

động văn phòng

- Sản phẩm: Các văn bản được ban

hành chính thức

Bước 4:

Phổ biến, hướng dẫn các tiêu

chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế,

quy định, quy trình đã ban hành

- Công việc: Phô biến, hướng dẫn các quy chế/ quy định/ quy trình/ bộ chuẩn mực cho các đối tượng liên quan

- Sản phẩm: Văn bản, tài liệu hướng

dân hoặc các buôi dao tạo, tập huan

22

- Công việc: Tô chức kiêm tra, đánh

giá việc thực hiện các quy chế/ quy

Bước 5: ` XS HA z

Kiểm tra, đánh giá kế t quả việc định/ quy trình hoặc tiêu chuân/ quy

thực hiện các chuân mực chuân trong hoạt động văn phòng

- Sản phẩm: Kế hoạch, tiêu chí và báo

cáo kêt quả kiêm tra, đánh giá

- Công việc: Thường xuyên ra soát,

sửa đổi, bố sung hệ thống tiêu chuan/

chuẩn mực mới trình trong hoạt động văn phòng

- Sản phẩm: Các tiêu chuan/ quy

chuan/ quy ché/ quy định/ quy đã được

bô sung hoặc ban hành mới

1.5 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Dé có căn cứ, cơ sở đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các

cơ quan, tô chức cần xây dựng và áp dụng các tiêu chí đánh giá kết quả vàhiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các tiêu chí đánh giá cũng cần có

sự tham gia và ý kién đóng góp của toàn bộ hoặc đại diện cho những đối

tượng liên quan Trong luận văn nay, tác gia đã tham khảo và thử nghiệm

đánh giá theo khung tiêu chí” gồm 5 tiêu chí lớn, mỗi tiêu chí được xác định

là 20 điểm, 5 tiêu chí sẽ là 100 điểm

Tiêu chí I: Nhận thức của lãnh đạo cơ quan về chuẩn hóa hoạt độngvăn phòng (HDVP) (20 điểm)

- Lãnh đạo cơ quan đã có hiểu biết về chuân hóa HDVP (4 điểm)

- Lãnh đạo co quan cho rằng chuẩn hóa HĐVP có vai trò quan trọng

trong việc tạo ra chuân mực, sự ôn định, thông nhât của cơ quan (4 điểm)

PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng (Tập bài giảng cao học ngành Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)

23

- Lãnh đạo cơ quan đưa van đề chuan hóa HĐVP vào các văn bản nhưchiến lược phát triển, kế hoạch hang năm (4 điểm)

- Lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ tham mưu, tô chức thực hiện vấn đềchuẩn hóa HĐVP cho một don vị hoặc chức danh cụ thé (4 điểm)

- Hàng năm, lãnh đạo cơ quan yêu cầu văn phòng hoặc phòng hành

chính báo cáo, đánh giá về kết quả chuân hóa HĐVP (4 điểm)

Tiêu chí 2: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan(20 điểm)

- Cơ quan đã xác định được những hoạt động cần được chuẩn hóa (bang các quy chế/ quy định/ quy trình) và thường xuyên cập nhật (4 điểm)

- Cơ quan có day đủ hệ thống quy chế, quy định làm cơ sở cho các công

việc/ hoạt động quan lý hành chính (4 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc hệ thống tiêu

chuẩn ISO trong quản lý hành chính (4 điểm)

- Khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, cơ quan đã căn cứ

vào pháp luật hiện hành và tổ chức lay ý kiến từ những đối tượng liên quan

(4 điểm)

- Cơ quan thường xuyên phô biến, hướng dẫn cho các đối tượng liênquan những quy chế, quy định, quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi

(4 điểm)

Tiêu chí 3: Hệ thông các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số

hoạt động văn phòng (20 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế làm việc (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy định về giữ gìn cảnh quan, môi trường (nơi làmviệc), đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về quy trình soạn thảo, ban

hành; thé thức, kỹ thuật trình bày văn bản (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công việc (2 điểm)

24

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về tổ chức các hoạt động hộihop, sự kiện (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về công tác lễ tân, giao tiếphành chính (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang

thiết bị văn phòng (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về chỉ tiêu nội bộ (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về thi đua, khen thưởng (2

điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về văn hóa tô chức (2 điển)Tiêu chí 4: Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiệncông việc trong hoạt động của cơ quan (20 điểm)

- Cơ quan đã tự xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện công việc

hoặc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng (2 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu, gia tri cốt lõi (2 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng được các quy trình ISO đối với trên

50% các công việc, nhiệm vụ thường xuyên (4 điểm)

- Kết quả áp dụng ISO đã được cơ quan Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia(hoặc quốc tế) công nhận (4 điểm)

- Hang năm, cơ quan đã tiến hành đánh giá kết quả thực hiện các quytrình ISO (4 điểm)

- Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiền một

số quy trình ISO (4 điểm)

Tiêu chí 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế/

quy định/ quy trình đã ban hành (20 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn dé làm cơ sở kiểm tra,đánh giá kết quả thực hiện các quy chế/ quy định/ quy trình (4 điểm)

25

- Hàng năm, co quan có kế hoạch, biện pháp rõ ràng (được thé hiện bằng van bản) về việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quy ché/ quy

- Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khen thưởng hoặc xử lý vi phạm

sau khi có kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế/ quy định/

quy trình của các đơn vị/ cá nhân (4 điểm)

Trên cơ sở khung tiêu chí này, các cơ quan, tô chức khảo sát, đánh giátừng tiêu chí Kết quả khảo sát là cơ sở để đánh giá với các mức độ sau:

- Dưới 50 điểm: việc chuẩn hóa chưa đạt yêu cầu, cần có kế hoạch và

- Trên 90 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức tốt, cơ quan cần tiếp tục phát

huy và cải tiến

1.6 Trách nhiệm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói

chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vị trí,

trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau.

26

1.6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trước hết là người

có trách nhiệm quan trọng trong việc chuan hóa hoạt động văn phòng cũngnhư chuẩn hóa các hoạt động nói chung Việc xây dựng, ban hành các chuẩnmực cũng như phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

phải do lãnh đạo cơ quan quyết định Vì vậy, họ cần nhận thức đúng vai trò và

sự cần thiết của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai thực hiện.

Ngược lại, nếu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không quantâm chỉ đạo sát sao thì hoạt động văn phòng của cơ quan, tô chức đó thườngkhông có nề nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều mâu thuẫn trong quá

trình thực hiện công việc.

Đề thực hiện trách nhiệm của mình trong việc chuẩn hóa hoạt động vănphòng, lãnh dao cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần có hiểu biết nhất định vànhận thức đúng, đủ về nội dung và tầm quan trọng của công tác này; đồngthời giao trách nhiệm cho các bộ phận/ cá nhân để tham mưu, giúp lãnh đạo

triển khai thực hiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết quả dé có thé kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

1.6.2 Trách nhiệm của lãnh dao Văn phòng và bộ phận Văn phòng

Đối với vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, lãnh đạo cơ quan thường giao quyên, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với

chức danh Chánh văn phòng (đối với các cơ quan lớn) hoặc Trưởng phòngHành chính (đối với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ) Trong một số

trường hợp, lãnh đạo một số tổ chức, doanh nghiệp có thé giao nhiệm vụ nay cho trợ lý hoặc giám đốc hành chính.

Lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng được giao quyền trong

việc chuân hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm:

27

- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về những hoạt động văn phòngcần được chuẩn hóa băng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định,

quy trình.

- Sau khi được lãnh đạo cơ quan phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng va bộ

phận Văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây

dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình; tổ chức lay

ý kiến đóng góp; chỉnh sửa, hoàn thiện dé trình người đứng đầu xem xét,

quyết định ban hành.

- Tiếp đó, lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng có trách nhiệm

tổ chức phé biến, hướng dẫn đồng thời kiểm tra, đánh giá việc thực hiện cáctiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình cho các đối tượngliên quan; báo cáo, đề xuất với lãnh đạo cơ quan việc xử lý những vi phạm

(nếu có) và những van dé cần tiếp tục chuẩn hóa

1.6.3 Trách nhiệm của các bộ phận/ cá nhân thực hiện

Dé các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa, vai trò của các bộ phận,

cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng, Cho dù lãnh đạo cơ quan có chỉ đạo, yêu cầu; cơ quan có phô biến, hướng dẫn nhưng bản thân những người

có trách nhiệm thực hiện vẫn không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa các hoạt

động văn phòng vẫn không đạt được hiệu quả mong đợi.

Trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, những người trực tiếp thực hiệncác quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng chính là các cán bộ,nhân viên trong bộ máy và bộ phận văn phòng Các cán bộ, nhân viên cần có

nhận thức đúng về mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong cơ quan, tô chức mình; từ đó thực hiện đúng các quy định do Nhà nước

và pháp luật ban hành cũng như các quy chế, quy định, quy trình do cơ quan,

tổ chức ban hành trong quá trình làm việc; thường xuyên cập nhật các quyđịnh mới cũng như phổ biến cho đồng nghiệp dé tạo sự thống nhất trong các

công việc chung.

28

Như vậy, có thể nói, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là van dé, là biệnpháp đầu tiên, có tính cốt lõi của quản trị văn phòng Nếu làm tốt, việc chuẩnhóa sẽ mang lại cho các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nhiều lợi ích, tạo sựthống nhất, 6n định và nề nếp, chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý hành

chính của bộ máy văn phòng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt

động chuyên môn nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp nói chung.

Tiểu kết chương 1

Chương 1 đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động vănphòng Trong đó đã làm rõ khái niệm văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩnhóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương | đã làm rõ được việc chuẩn

hóa hoạt động được hiểu là các biện pháp của các cơ quan, tô chức, doanh

nghiệp nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn

phòng: đồng thời kiểm tra, giám sát, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện trên

cơ sở các chuẩn mực hiện hành.

Với cách tiếp cận như trên, Chương | của luận văn đã xác định nội

dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm: Xây dựng và ban hành cácchuẩn mực về hoạt động văn phòng; Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực

đó tới các đối tượng có liên quan; Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kếtquả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; Điều chỉnh, bố sung cácchuẩn mực khi cần thiết Đồng thời, dé thuc hién tốt chuẩn hóa hoạt động văn

phòng, Chương 1 cũng đã phân tích và làm rõ các nguyên tắc, quy trình, trách

nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Nội dung Chương 1 là cơ

sở dé tác giả thực hiện khảo sát thực tế Ở Chương 2 của luận văn.

29

Chương 2 THUC TRẠNG CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu cơ quan Trung ương Hội

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Hội LHPN Việt Nam

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Hội LHPN Việt Nam) là tổ chức

chính trị - xã hội trong hệ thông chính tri, có tư cách pháp nhân, đại diện choquyên và lợi ích hợp pháp, chính đáng của các tầng lớp phụ nữ Việt Nam;phan đấu vì sự phát triển của phụ nữ và bình đăng giới

Hội là thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, đồng thời là thành

viên của Liên đoàn Phụ nữ Dân chủ Quốc tế và Liên đoàn các tổ chức phụ nữ

ASEAN.

Hội LHPN Việt Nam ra đời trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc,dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh.Năm 1930, tại Hội nghị thành lập Đảng Cộng sản từ ngày 06/01/1930 đếnngày 08/02/1930, các tô chức quan chúng do Đảng lãnh đạo được thành lập,

trong đó có Hội Phụ nữ Giải phóng.

Giai đoạn 1930-1936, Hội Phu nữ Giải phóng đã thu hút đông đảo phụ

nữ tham gia vào cao trao đấu tranh cách mạng Tổ chức đã tuyên truyền, vậnđộng phụ nữ tham gia đấu tranh chống áp bức của dé quốc phong kiến, đòi cảithiện đời sông đòi quyền lợi kinh tế

Giai đoạn 1936-1939, trước yêu cầu của cách mạng, Nghị quyết Hội

nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Đông Dương tháng 8/1937

về công tác vận động phụ nữ đã đặt ra nhiệm vụ chống phát xít, chống chiến

tranh bằng hình thức công khai, hợp pháp Do vậy, tổ chức cách mạng củaphụ nữ được đôi thành Hội phụ nữ Dân chủ Hội đã tuyên truyền đường lối,quan điểm của Đảng về giải phóng phụ nữ, bình đẳng nam nữ và tổ chức cáchoạt động gắn với tính chất ngành nghề của phụ nữ để đấu tranh đòi tự do dânchủ, đòi quyền lợi cho phụ nữ như: hội Ái hữu, hội Truyền bá quốc ngữ

30

Giai đoạn 1939 — 1941, khi chiến tranh thế giới thứ hai bùng nỗ, Đảng chủ trương: "Vận động phụ nữ tô chức các hội phụ nữ phản chiến, các hội cứu

tế, bảo an để giúp đỡ nhau, chống dé quốc chiến tranh, đòi hoà bình" Dé

phù hợp với tình hình đó, Hội đổi tên là Hội phụ nữ Phản dé Hội đã vậnđộng đông đảo chi em tham gia mít tinh, biểu tình, lập các hội cứu tế, bảo an

và tham gia chống bắt lính với khâu hiệu chống dé quốc chiến tranh, đòi hoà

bình, đòi bồi thường chiến tranh Số lượng phụ nữ thoát ly gia đình, tham gia

hoạt động cách mạng ngày càng đông đảo, góp phần xây dựng lực lượng

chuẩn bị Tổng khởi nghĩa giành chính quyền

Giai đoạn 1941-1945, Đoàn Phụ nữ Cứu quốc được thành lập ngày

16/6/1941 Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Đoàn đã vận động các tầng lớp phụ

nữ gia nhập Mặt trận Việt Minh, gia nhập các đoàn thể cứu quốc đánh Pháp,đuổi Nhật, xây dựng và bảo vệ cơ sở cách mạng Có thé nói, phụ nữ là lựclượng hùng hậu, đóng góp lớn vào thắng lợi của Cách mạng tháng Tám 1945

Giai đoạn 1946 — 1954, đấu tranh chống thực dân Pháp Ngày

03/10/1946, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Huỳnh Thúc Kháng đã ký Nghị định cho phép thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Hội chính thức được thành

lập gồm nhiều đoàn thé phụ nữ trong đó Doan Phụ nữ Cứu quốc là tổ chức nòng cốt và hoạt động trong khuôn khổ là một tổ chức thành viên của Hội LHPN Việt Nam Ngày 20/10/1946, Hội LHPN Việt Nam lần đầu tiên làm lễ

ra mắt tại Quảng trường Nhà hát Lớn, Hà Nội

Từ 18 - 29/4/1950, Dai hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ I đượcdiễn ra tại Đại Từ, Thái Nguyên (Chiến khu Việt Bắc) Đoàn Phụ nữ Cứu

quốc hợp nhất với Hội LHPN Việt Nam thành một tổ chức Hội thống nhất lay

tên là Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

Trên 90 năm xây dựng và trưởng thành, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt

Nam đã tô chức thành công 13 kỳ Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc.

31

Như vậy, từ những tổ chức tiền thân cho đến ngày nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, Hội đã đoàn kết, vận động, tập hợp các

tầng lớp phụ nữ, phát huy truyền thống yêu nước, anh hùng, bất khuất, trunghậu, đảm đang, góp phần tích cực vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ

quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng,

văn minh.

2.1.2 Chức năng; nhiệm vụ; nguyên tắc tổ chức và hoạt động; hệ thống tổ chức các cấp HộẺ

Chức năng: Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam có hai chức năng chính là:

Một là, đại diện chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chínhđáng của các tầng lớp phụ nữ, tham gia xây dựng Đảng, tham gia quản lý

Nhà nước.

Hai là, đoàn kết, vận động phụ nữ thực hiện các đường lối, chủ trươngcủa Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; đồng thời vận động xã hộithực hiện bình đăng giới

Nhiệm vụ của Hội là:

e Tuyên truyền, giáo dục phụ nữ về chính trị, tư tưởng, lý tưởng cách

mạng, phẩm chất đạo đức, lối sống: thực hiện đường lối, chủ trương của

Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng Đảng, xây

dựng Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ Tổ quốc;

e Vận động, hỗ trợ phụ nữ nâng cao năng lực, trình độ, cải thiện đời

song vat chat lẫn tinh than và xây dựng gia đình hạnh phúc;

e Tham mưu dé xuất, tham gia xây dựng, phản biện xã hội và giám

sát việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước có liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của phụ nữ, gia đình, trẻ em và thực hiện bình đẳng giới;

Š Điều lệ Hội LHPN Việt Nam thông qua tại Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc lần thứ XIII (tháng 3/2022)

32

e Xây dựng và phát triển tổ chức Hội vững mạnh;

e Đoàn kết, hợp tác với phụ nữ các nước, các tổ chức, cá nhân tiễn bộtrên thế giới vì mục tiêu bình đăng, phát triển và hòa bình

Nguyên tắc tổ chức và hoạt động:

e Hội LHPN Việt Nam tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự

nguyện, dân chủ, liên hiệp, thong nhat hanh động

e Co quan lãnh đạo Hội LHPN các cấp do bầu cử lập ra, tô chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

Hệ thống tô chức và tư cách pháp nhân của các cấp Hội:

e Hội LHPN Việt Nam gồm4 cấp:

a Cấp Trung ương:

b Cấp tỉnh (bao gồm Hội LHPN các tỉnh, thành phó trực thuộc Trung

ương và tương đương);

c Cấp huyện (bao gồm Hội LHPN các quận, huyện, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh và tương đương);

d Cấp cơ sở (bao gồm Hội LHPN các xã, phường, thị trấn và tương

đương).

e Trung ương Hội; Hội LHPN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương; Hội LHPN các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Hội LHPNcác xã, phường, thị tran có tư cách pháp nhân độc lập, hoạt động trong khuônkhổ Hiến pháp và pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động của bộ máy Văn phòng cơ

quan Trung ương Hội

Cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có trụ sở tại số

39 Hàng Chuối, phường Phạm Đình Hồ, quận Hai Bà Trưng, thành phố HàNội Hiện nay, cơ quan đang trong quá trình cải tạo, nâng cấp trụ sở nên tạmthời chuyển địa điểm làm việc tại 3 tầng thuộc tòa nhà 15 tang của Học việnPhụ nữ Việt Nam (số 68 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội)

33

Trụ sở cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam tại địa chỉ số 39 Hàng Chuối

(ảnh chụp trước năm 2017)

34

Nơi làm việc hiện nay của cơ quan Trung ương Hội

tại Học viện Phụ nữ Việt Nam

Cơ cau tô chức của cơ quan bao gồm Thường trực Doan Chủ tịch (01

Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch); Văn phòng Trung ương Hội và 7 ban phong

trào: ban Tổ chức, ban Chính sách luật pháp, ban Dân tộc tôn giáo, ban Giađình xã hội, ban Hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế, ban Quốc tế, ban Tuyên

giáo Trong đó, bộ phận Văn phòng Trung ương Hội được chia thành 6

phòng: Tổng hợp - Thi đua, Văn Thư - Lưu trữ, Hành chính - Quản trị, Kế

toán, Tài chính, Thông tin tư liệu.

35

Bộ phận Văn phòng Trung ương Hội LHPN Việt Nam có chức năng:

tham mưu, tổng hợp, giúp việc Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trựcĐoàn Chủ tịch trong chỉ đạo, tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểuPhụ nữ toàn quốc, Nghị quyết, chương trình, kế hoạch của Ban Chấp hành,

Đoàn Chủ tịch; giúp việc Thủ trưởng cơ quan quản lý điều hành cơ quan

Trung ương Hội Nhiệm vụ của bộ phận Văn phòng rất đa dạng, bao gồm các

nhiệm vụ chính sau:

- Nghiên cứu chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà

nước, các nội dung, chương trình kế hoạch hoạt động của Hội dé đề xuất xâydựng các báo cáo về phong trào phụ nữ, hoạt động Hội và hoạt động của cơquan Trung ương Hội phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ban Chấp hành, Đoàn

Chủ tịch, Thủ trưởng cơ quan.

- Chuan bị, tổ chức và phục vụ các cuộc họp hội nghị Ban Chấp hành,

Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch, ghi chép biên bản, dự thảo Nghị

quyết, Kết luận.

- Đầu mối xây dựng kế hoạch hoạt động tháng, quý, năm, giữa nhiệm

kỳ, nhiệm kỳ và các chương trình hoạt động của Ban Chấp hành

- Đầu mối phối hợp với các ban/đơn vị trong tô chức theo dõi, kiểm tra,giám sát, đánh giá tình hình hoạt động của Hội LHPN các cấp

- Tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đánh giá thi đua trong hệ

thống Hội; chủ trì tham mưu, theo dõi phong trào thi đua “Phụ nữ tích cực

học tập, lao động sáng tạo, xây dựng gia đình hạnh phúc”; đầu mối tham mưu chủ đề Ngày Phụ nữ sáng tạo.

- Đầu mối xây dựng cơ sở dữ liệu về phụ nữ, phong trào phụ nữ, hoạt động Hội Đầu mối phụ trách website, tham mưu quản lý công nghệ thông tin

của cơ quan Trung ương Hội Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ,thông tin - tư liệu theo quy định dé phục vu lãnh đạo công tac Hội; ứng dụngcông nghệ thông tin trong cơ quan và hệ thống Hội

36