Lê Thị Hồng
CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM GIAO DỤC QUOC PHÒNG VA AN NINH,ĐẠI HOC QUOC GIA HÀ NOI
LUAN VAN THAC Si QUAN TRI VAN PHONG
Hà Nội - 2021
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Lê Thị Hồng
CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC QUOC PHONG VA AN NINH,
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Chuyên ngành: quản trị văn phòng
Mã số: 8340406.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:TS Cam Anh Tuấn
XÁC NHAN HỌC VIÊN ĐÃ CHINH SUA THEO QUYÉT NGHỊ CUA HỘI DONG
CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chủ tịch hội đồng cham luận văn Giáo viên hướng dẫnthạc sĩ khoa học
PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Cam Anh Tuan
Hà Nội - 2021
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại
Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN” là công trình nghiêncứu của cá nhân tôi, trong luận văn nay tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của
nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định, luận văn đượcthực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Cam Anh Tuấn Các số liệu, những kết luậnnghiên cứu được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng Khoa học về nội dungnghiên cứu của đề tài này.
Tác giả
Lê Thị Hong
Trang 4để hoàn thành luận văn này.
Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, KhoaLưu trữ hoc và Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
ĐHQGHN Các thay giáo, cô giáo đã tham gia quản lý, giảng dạy và giúp đỡ tôi tringsuốt quá trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ sự biết ơn đặc biệt đến TS Cam
Anh Tuấn, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ về kiến thức, tài liệu và phươngpháp đề tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này Tôi xin chân thành cảm ơn:
- Ban Giám đốc, Phòng Hành chinh-T6 chức Trung tâm Giáo dục Quốcphòng và An ninh, ĐHQGHN.
- Gia đình, bạn bé đồng nghiệp đã động viên, cỗ vũ, khích lệ và giúp đỡ tôitrong suốt thời gian qua.
Mặc dù đã hết sức cô gắng hoàn thành nội dung nghiên cứu bang tất cả kiếnthức và sự nhiệt tình của mình, tuy nhiên luận văn không tránh khỏi những thiếusót, tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp quý báu của các thầy, cô và các
đồng nghiệp dé hoàn thiện hơn nữa luận văn của mình
Tôi xin chân thành cám ơn!
Học viên
Lê Thị Hồng
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN
MỤC lUỤC o << <5 < 5 << 0606000 40005.004004 000 1
DANH MỤC SƠ DO, BANG BIEU, HÌNH VE - 2-5 sccsecsscse 3
DANH MỤC TU VIET TAT 2-5 s2 ssSs£SsEssEssessevseEseEssesersszrssrssrse 4
MỞ DAU aasssssssssssssesssssssssssssssscssssssecssssssscsssssnscsssssnsosssssssesssssssssssssssesssssssssssssssesessssseess 5
1 Lý do chọn đề tài - ¿5c s29 8112112112121 11711111211211 11.11111111 5
2 Mục tiêu nghién CỨU «<4 k* 1 ng 6
3 Nhiệm vụ của đề tài ccc tt ng hệ 74 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu :- 2:2 ©£+x++x+2x++zx++rxzzxerxesres 75 Lịch sử nghiên cứu vấn đề - - ¿5s ++S£E+ESEEEEEEEEEEEEE12112117111 7111 cE 8
6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu ¿- 5: ©2s2©5z2cxz+zxssed 11
7 DOng BOP cla LUAN VAN 13
8 Cấu trúc của luận văn 2223030110301 ngư, 14
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE CHUAN HOA
HOAT ĐỘNG VAN PHÒNG - 5° s2 ©cscssssvssEvserssrssrssrssrrssrssrssrsse 151.1 Khái quát về hoạt động văn phòng 2-2-2 2+2+EE+EE2E+EEeExerrerrerrxee 15
1.1.1 Cơ sở lý thuyết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 151.1.2 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng - + s+ce+cs+c+seẻ 171.1.3 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng vesceccescsscssesvssesvesvssvesseseeseeseeees 21
1.1.4 Nguyên tắc và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 23
1.2 Quy định pháp lý về chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 2-2 25: 32(J7)87 11.0800 0nnnnhấầa Ỏ 36
Chuong 2 THUC TRANG CHUAN HOA HOAT DONG VAN PHONGTAI TRUNG TAM GIAO DUC QUOC PHONG VA AN NINH,
DHOGHIN o- 5 G cọ HH HỌC 0 0 00001 0040.0509009000090 372.1 Khái quát về Trung tâm Giáo dục Quốc phòng va An ninh, DHQGHN 37
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Trung tâm Trung tâm
Giáo duc Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHIN :©25:©2cccc2cxccrxerxesrscee 372.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng va An nình, Dai học Quốc gia Hà NỘI ĂcSSS series 39
2.2 Nhận thức và quan điểm của lãnh đạo tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
và An ninh về chuân hóa hoạt động văn phòng -2 -¿- 5¿©+2+s++zx++zxzsse¿ 44
Trang 62.3 Kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng va An ninh, ĐHQGHN - 2-22 522 2E+2EE+2EE2EEeEEterxrzrxersree 452.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 452.3.2 Tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 53
2.3.3 Kiểm tra, đánh gid việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động
văn phòng và cải tiến, chỉnh sửa các chuẩn muc về hoạt động văn phòng 702.3.4 Cải tiến, chỉnh sửa các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 71
2.3.5 So sánh công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâmGiáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQG Hà Nội và Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng và An ninh, ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh - 2-55: 732.4 Đánh giá về hoạt động chuan hóa văn phòng tại Trung tâm . 752.4.1 Những kết quả đã đạt QUOC 555cc SE‡ESEEEEEEEEEEEEEEtrrrrrrrrred 75
2.4.2 Những hạn chế tÔN tdi cececcecccsscssvessessesssessessessessessessesssessessessssesseesesseessen 76
24.3 NQUVEN DNGN Le nhe e- 79
Tid Két CHWON 0280NNnNnnnhnn nhe .aaú , 80Chuong 3 GIAI PHAP HOAN THIEN VIEC CHUAN HOA
HOAT DONG VAN PHONG TAI TRUNG TAM GDQP&AN,
ĐHQGHÌN Gì Họ TH TH T0 00.00.009.000 009 00080008096 813.1 Một số giải pháp hoàn thiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
tại Trung tâm GDQP&AN, ĐHQỌGHN HS HH gH hệp 813.1.1 Về xây dựng và ban hành chuẩn mực về hoạt động văn phòng 6]3.1.2 Về tổ chức thực hiện/áp dung các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 82
3.1.3 Về kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt động
)//82,127.-0P0PẼẼ8587AA 8&3
3.1.4 Về cải tiễn, chỉnh sửa các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 853.2 Giải pháp hoàn thiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trung tâm
€99) 2.)90015 853.2.1 Chuẩn hóa công tác tha MU cececcecceccsscssessessessessesseseesessessessesssssesseseeseess 853.2.2 Chuẩn hóa công tác văn th, WU FỮ' ằ St ssnrissrtsereerrssrres 8&9
3.2.3 Chuẩn hóa công tác đảm bảo cơ sở vật chất, học liệu - 93
3.2.4 Chuẩn hóa công tác tổ chức hội nghị, sự kIỆN à.cĂĂằcsesiiseeeeesee 94
Tiểu kết chương 3 vessecsvessessessvessessesssesvessessssssesvesussssessessessessscsscsscssessscsscsscsacsaessessess 98
0n — ÔỎ 99
TÀI LIEU THAM KHHẢO 2-2 << ©s£s2SssESsevssevssevsseevssers 100
PHỤ LỤC
Trang 7DANH MỤC SƠ DO, BANG BIEU, HÌNH VE
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tô chức của Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
và An ninh, ĐHQGHN c1 c1 12111121111 1118111811111 1 81 1k 41
Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý văn bản đến tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
và An ninh, ĐHQGHN - c2 1112111121111 1118115811111 1 181k 61Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn bản đi tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
va An ninh, DHQGHN 1 64
Sơ đồ 2.4 Quy trình lưu trữ tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh,
0050906050) i4 66Sơ đồ 2.5 Quy trình cấp phát quân trang - 2 2 2+s++k+£x+EEeEE+ExzEzrezrerree 67Sơ đồ 2.6 Quy trình thu hồi quân trang -. :- 2 +¿2++2+++£x+2zxvzx+erxe+rxesred 67Sơ đồ 2.7 Quy trình cải tiến, chỉnh sửa quy chế, quy định tại Trung tâm
Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN -: - 72
Bảng 2.1 Số lượng văn bản đến của Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An Ninh,
Dai học Quốc gia Hà Nội -.22-©222£22S+z2EEE22EE322221122221222112 E1 59Bảng 2.2 Số lượng văn bản đi của Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An Ninh,
Dai học Quốc gia Hà Nội - 22-22 22S2z2EEEEEEEE222E12222122212eEEE.cee 62Bảng 2.3 Số lượng quân trang, dụng cụ học tập tại Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng và An ninh, DHQGHN lũy kế đến ngày 30/06/2021 68Bang 2.4 Chi phí mua sắm tài sản, trang thiết bị văn phòng tại Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng va An ninh, DHQGHN giai đoạn 2018 - 2020 69Bảng 2.5 So sánh công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm
Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN và Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Thành phó Hồ Chí Minh 73Bảng 3.1 Đề xuất kế hoạch kiểm tra, đánh giá sự phù hợp các chuẩn mực
về hoạt động văn phòng ¿2 2 s++E2E2EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEECrErrrrred 84
Hình 2.1 Hop giao ban, họp phô biến quy chế, quy định tai Trung tâm 53Hình 2.2 Phé biến quy chế, quy định lên website c ccscescesceseesesessestesseseeseeeen 54Hình 2.3 Tập huấn tổ chức hội nghị, sự kiện -: -2¿©cs+5cxccsce¿ 55
Trang 8DANH MỤC TU VIET TAT
CCVC Công chức viên chức
ĐHQGHN ĐHQGHN
ISO International Organization for Standardization Tô
chức tiêu chuân hóa quôc tê
KPI Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả
TTGDQP&AN Trung tam Gido duc Quốc phòng và An ninh
TCVN Tiêu chuân Việt Nam
Trang 9MỞ DAU1 Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một đơn vị không thé thiếu trong một cơ quan, tô chức.Trước đây, khi nói đến văn phòng người ta thường cho rằng là nơi thực hiệnnhững công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản cótính chất phục vụ và nhiệm vụ của những người làm công tác văn phòng chỉ
được coi là “bung, bê, kê, dọn” hay “cờ, đen, kèn, trong” Ngay nay, voi suphat trién không ngừng của Việt Nam, cách mang công nghiệp 4.0 và sự bùng
nỗ thông tin, văn phòng được coi là cơ quan đầu não, là bộ mặt của cơ quan,tổ chức, là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong bat kỳ cơ quan, tổ
chức quy mô rộng hay hẹp.
Chuan hóa đang trở thành xu thé ở các quốc gia phát triển trên tat cảcác lĩnh vực kinh tế - xã hội; văn hóa - giáo dục; khoa học - công nghệ Các
tổ chức, doanh nghiệp đều xây dựng tiêu chuân để nâng cao hiệu suất, chấtlượng công tác và qua đó, đánh giá, công nhận kết quả làm việc của người
thực hiện công việc mình đảm nhận Trong bối cảnh chung đó, chuẩn hóahoạt động văn phòng cũng được các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm thựchiện Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ giúp đơn vị đưa ra các tiêu chí,
tiêu chuẩn cụ thé và các biện pháp giúp cho việc thực hiện các công việc vănphòng được khoa học hơn và tiết kiệm được thời gian.
Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN, là đơn vịgiảng dạy giáo dục quốc phòng và an ninh cho học sinh, sinh viên Trongnhững năm qua, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của văn phòng và
quản trị văn phòng, Ban Giám đốc Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An
ninh, ĐHQGHN đã quan tâm đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
Nhiều quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng đã được
xây dựng, ban hành Đồng thời, Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức cácbuổi tuyên truyền hướng dẫn, tập huấn thực hiện quy chế, quy định, quy trình
Trang 10nội bộ về hoạt động văn phòng, cũng như thường xuyên kiểm tra, giám sátthực hiện quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng Từ đó
giúp hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An nỉnh,
ĐHQGHN trở nên nề nếp, hiệu quả hoạt động được nâng cao.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác chuẩn hóa
hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh,
DHQGHN vẫn còn có những hạn chế nhất định như còn nhiều hoạt độngvăn phòng chưa có quy chế, quy định, quy trình nội bộ để triển khai thực
hiện; có những hoạt động văn phòng đã có quy định, quy trình nội bộ nhưng
khi triển khai, áp dụng chưa triệt để; có những hoạt động chưa được chuẩnhóa hoặc chuẩn hóa rồi mà chưa phổ biến hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá các
hoạt động đó.
Để nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dụcQuốc phòng va An ninh, ĐHQGHN và đóng góp cho sự phat trién của đơn vi,
giúp công việc đi vào nền nếp, khoa học hơn, lựa chọn nghiên cứu đề tài
“Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và
An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội” là cần thiết Thông qua đề tài góp phần
làm rõ thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dụcQuốc phòng và An ninh, ĐHQGHN và đề xuất một số giải pháp nhằm nângcao công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng có hiệu quả, phù hợp với thực tế
của don vi.
2 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dụcQuốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội” hướng tới các mục tiêu
cụ thé như sau:
Thứ nhất, hệ thong và làm rõ thêm cơ sở lý luận, pháp lý về chuẩn hóa
hoạt động văn phòng.
Thứ hai, đánh giá thực trạng công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng
tai Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, DHQGHN
Trang 11Thứ ba, đề xuất một số giải pháp cần thực hiện dé hoàn thiện công tácchuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và
An ninh, DHQGHN
3 Nhiệm vụ của đề tài
Đề đạt được các mục tiêu nêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
được xác định là:
- Hệ thống những vấn đề lý luận và các các quy định của Nhà nước,
của DHQGHN về hoạt động văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng;
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tô chức của Trung tâm Giáodục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng các hoạt động chuẩn hóa văn phòng đãvà đang diễn ra tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN;
- Đề xuất một số giải pháp phù hợp dé hoàn thiện công tác chuan hóahoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh,
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các hoạt động văn phòng và côngtác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng
Trang 12Kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt động văn phòng;Cải tiến, chỉnh sửa các chuẩn mực về hoạt động văn phòng Trong đó, hoạtđộng văn phòng bao gồm: Công tác tham mưu; Công tác văn thư; Công táclưu trữ; Công tác đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị học liệu; Hoạt động tô chức
- PGS Vương Đình Quyên: Lý luận và phương pháp công tác văn thư NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội
- PGS.TS Văn Tất Thu: Sách chuyên khảo Văn bản và công tác văn bản
trong cơ quan nhà nước NXB Chính trị Quốc gia - Sự thật, 2013
Các giáo trình, sách chuyên khảo nói trên đã nghiên cứu một cách có hệ
thống về văn phòng và quản trị văn phòng Các khái niệm về văn phòng, quản
trị văn phòng, các hoạt động văn phòng Những khái niệm này được luận văn
kế thừa làm cơ sở lý luận của luận văn này.
5.2 Một số đề tài nghiên cứu khoa học
- PGS.TS Văn Tất Thu: Tổ chức khoa học lao động trong các cơ quan hành
chính nhà nước (Dé tài cấp Bộ - Bộ Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2000).
- PGS.TS Đào Xuân Chúc: Quản trị hành chính văn phòng - van dé lý luận vàthực tiễn (Đề tài cấp Bộ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đã nghiệm
thu năm 2004).
Trang 13- Th.s Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lưu trữ cơ bảntại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Dé tài cấp Bộ - Cục Văn thư va Lưu trữ
nhà nước, đã nghiệm thu năm 2014).
- Th.s Nguyễn Mạnh Cường: Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải
quyết công việc của các đơn vi thuộc Trường Cao đăng Nội vụ Hà Nội (Đề tàicấp cơ sở - Trường Đại học Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2014).
Các đề tài nghiên cứu khoa học nói trên tiếp cận chuẩn hóa nói chungvà chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng trên phạm vi khác nhau Có
những công trình nghiên cứu khái quát, có những công trình nghiên cứu cụ
thé tại một khía cạnh cụ thé của chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tuy nhiên,các đề tài nói trên đã bàn đến những vấn đề cốt lõi của chuẩn hóa hoạt động
văn phòng như xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện, đánh giá các chuẩn
mực cho hoạt động văn phòng.
5.3 Một số đề tài, luận án, luận văn
- Hồ Anh Tú: Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quannhà nước, Khóa luận tốt nghiệp đại học lưu trữ học, 2005.
- Nguyễn Thị Chinh: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công
tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Luận văn
thạc sỹ lưu trữ học, 2006.
- Nguyễn Văn Quang: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào
lưu trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam,Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015.
- Ninh Viết Thành: Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác văn
thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015.
- Th.s Liêng Bích Ngọc: Thực trạng và giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa vănbản quản lý nhà nước trong các cơ quan cấp sở tại Tp Hồ Chí Minh, Trườngcán bộ Tp Hồ Chí Minh, truy cập website ngày 18/02/2019.
- Phùng Thị Phương Liên: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngânhàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sỹ quản trị văn
phòng, 2019.
Trang 14- Trương Quang Ảnh: Chuan hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng
cán bộ tài chính, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng, 2019.
Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, họcviên khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phòng, chuẩn hóa một số
công tác nghiệp vụ văn phòng
5.4 Một số bài viết có liên quan
Bên cạnh đó các giáo trình, sách chuyên khảo, đề tài nghiên cứu, luậnvăn, còn nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khác có liên quan chuẩn hóa,
hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Cụ thể:
- PGS.TS Vũ Thị Phụng: Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa (Tạp
chí Dấu ấn thời gian, số tháng 3 năm 2018)
- PGS.TS Nguyễn Văn Hàm (chủ trì biên tập): Tổ chức lao động khoa họccông tác văn phòng — Một nội dung của quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo
khoa học Quản trị văn phòng: Lý luận và thực tiễn do Đại học Khoa học xã
hội và nhân văn, ĐHQGHN tô chức năm 2005.
Các bài viết đã chỉ rõ khái niệm văn phòng cũng như các cách tiếp cận
khi nghiên cứu nội dung quản trị văn phòng Tuy nhiên, do thời gian nghiên
cứu và khả năng tiếp cận các tài liệu có hạn nên tác giả mới chỉ nêu một số tàiliệu điển hình, qua đó, khái quát thực trạng nghiên cứu nội dung liên quan đến
dé tài luận văn mà tác giả đang thực hiện.
5.5 Giá trị khoa học kế thừa và điểm mới trong nghiên cứu
Các công trình nghiên cứu công bố tiếp cận công tác chuẩn hóa hoạtđộng văn phòng trên nhiều khía cạnh khác nhau Các công trình nghiên cứuđã đề cập đến một số nội dung cơ bản của chuẩn hóa hoạt động văn phòng
như sau:
- Khái niệm về hoạt động văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng
- Nội dung của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm: Ban
hành các quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng; Phổ
biến, hướng dẫn các quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn
10
Trang 15phòng; Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình,định mức nội bộ về hoạt động văn phòng.
- Ap dung mot số công cụ và chuẩn hóa một hoặc một nhóm hoạtđộng văn phòng cụ thể như công tác tham mưu, mua sắm trang thiết bị, văn
thư, lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã kế thừa (có phát triển) kết
quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu nói trên các giá trị khoa học và
thực tiễn như sau:
- Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa
hoạt động văn phòng.
- Những nội dung cơ bản của công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòngbao gồm: Ban hành các quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động vănphòng: Phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt
động văn phòng; Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định, quytrình, định mức nội bộ về hoạt động văn phòng.
Tuy nhiên, còn ít các công trình nghiên cứu một cách có hệ thống vềchuẩn hóa hoạt động văn phòng va trong hiểu biết của tác giả, hiện nay chưacó dé tài nào nghiên cứu về chuan hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm
Quốc phòng và an ninh, ĐHQGHN Do đó, đề tài “Chuẩn hóa hoạt động vanphòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và an ninh, Đại học Quốc giaHà Nội” đảm bảo có tính mới, không trùng lặp về mặt nội dung với các công
trình nghiên cứu mà tác giả được biết.
6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu6.1 Nguồn tư liệu
Đề thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng những nguồn
tư liệu cơ bản như sau:
- Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác chuẩn hóa
hoạt động văn phòng là các giáo trình, các công trình, đê tài nghiên cứu, các
11
Trang 16báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các bài viếttrên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn liên quan đến đề tài.
- Các văn bản chỉ đạo công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng củaĐảng, Nhà nước Các quy định, văn bản pháp luật, tài liệu hướng dẫn chuẩn
hóa hoạt động văn phòng.
- Tài liệu, tư liệu liên quan đến công tác chuẩn hóa hoạt động vănphòng tại Trung tâm Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN, bao gồm: các báo
cáo thống kê hàng năm, các quy định, quy trình do Trung tâm ban hành
6.2 Phương pháp nghiên cứu
e Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này chủ yếu được sử dung détrình bày những lý luận và lý thuyết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng được
phòng và An ninh
- Phương pháp tổng hợp: Được sử dụng để thu thập các tài liệu liên
quan đên vân đê nghiên cứu hoặc có nội dung tương tự nhăm tìm hiệu lý luận
12
Trang 17và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội dung, ý tưởng và góp phần phục vụ choviệc khảo sát thực tế
- Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng để thống kê
các quy chế, quy định, quy trình đã được ban hành và áp dụng tại Trung tâmGiáo dục Quốc phòng va An ninh liên quan đến hoạt động văn phòng
- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểuvề quan điểm và nhận thức của lãnh đạo Trung tâm Giáo dục Quốc phòng vàAn ninh về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
7 Đóng góp của luận văn
7.1 Đóng gop lý luận
Luận văn góp phần tìm hiểu và hệ thống một số lý luận về văn phòng,
hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và đặc biệt là chuẩn hóa hoạt động văn
phòng được sử dụng trong cơ quan, tổ chức.
7.2 Đóng góp thực tiễn
Luận văn góp phần bổ sung thêm tư liệu về chuẩn hóa hoạt động văn
phòng tại Việt Nam nói chung và Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và Anninh, DHQGHN nói riêng Kết quả của luận văn góp phan phát triển địnhhướng cho các đề tài nghiên cứu khác có cùng hướng khai thác về chuẩn hóahoạt động văn phòng trong các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp.
Luận văn đã đưa ra và phân tích được thực trạng việc triển khai thựchiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc
phòng và An ninh, ĐHQGHN Từ đó kiến nghị, đề xuất những giải pháp cótính khả thi, phù hợp với tính chất và lĩnh vực làm việc của đơn vị dé có thé
ngày càng hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng nói chung và côngtác chuẩn hóa nói riêng Bên cạnh đó, luận văn còn được sử dụng như tài liệu
tham khảo có tính ứng dụng cao đối với Trung tâm trong quá trình thực hiệncông tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
13
Trang 188 Cấu trúc của luận văn
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đượckết cầu gồm 03 chương như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về chuẩn hóa hoạt động van
phòng Chương 1 hướng tới mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý vềchuẩn hóa hoạt động văn phòng Trong đó, chương | làm rõ một số khái niệmcơ bản như văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuan hóa hoạtđộng văn phòng Bên cạnh đó, chương | làm rõ nội dung chuẩn hóa hoạt động
văn phòng bao gồm xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động vănphòng; phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; kiểmtra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt động văn phòng và cảitiến, chỉnh sửa các chuẩn mực.
Chương 2 Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâmGiáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN Trên cơ sở lý luận và pháp lývề chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong chương 1, chương 2 phân tích thực
trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng vàAn ninh, DHQGHN với các nội dung: xây dựng và ban hành các chuẩn mực
về hoạt động văn phòng; phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động
văn phòng: kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt độngvăn phòng Từ đó, phân tích kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của
thực trạng nói trên.
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tạiTrung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, ĐHQGHN Từ những phântích, đánh giá về kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của thực trạngchuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An
ninh, DHQGHN; đề tài đề xuất một số giải pháp hoàn thiện việc chuẩn hóahoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh và giảipháp hoàn thiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng.
14
Trang 19Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LÝ VE CHUAN HOA
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
1.1 Khái quát về chuẩn hoá hoạt động văn phòng
1.1.1 Cơ sở lý thuyết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những mục tiêu và nội
dung cơ bản của quản trị văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu đưa các hoạt
động văn phòng di vào nề nếp và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất Chuẩn hóahoạt động văn phòng muốn đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp, công ty khithực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải xuất phát từ những lý thuyết
khoa học Trong đó phải kế đến lý thuyết quản trị khoa học và hành chính củaF.W.Taylor và Henri Talor vào cuối thế ky XIX đầu thế kỷ XX.
Fededric W.Taylor (1856 - 1915): Là đại biểu ưu tú nhất của trường
phái này, ông được xem là "cha đẻ” của phương pháp quản lý khoa học với
tác phẩm “Những nguyên tắc và phương pháp quản trị khoa học” (Principlesand methodsof scientice management) xuất bản ở Mỹ năm 1911 Trong thời
gian làm nhiệm vụ của nhà quản lý ở các xí nghiệp, nhất là các xí nghiệp
luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cáchquản lý cũ Theo ông các nhược điểm chính là: Thuê mướn công nhân trên cơsở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp củacông nhân; Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có tô chức hoc
việc; Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp;
công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc; Hầu hết các công việc và trách
nhiệm đều được giao cho công nhân; Nhà quản lý làm việc bên cạnh người
thợ, quên mat chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc, tính
chuyên nghiệp không được thừa nhận
Tư tưởng cơ bản về quản lý của Taylor thé hiện qua định nghĩa: "Quảnlý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, vả sau đó hiểu đượcrằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất" Nội dung chủ
15
Trang 20yếu của thuyết Taylor tập trung vào 3 điểm: Cải tạo các quan hệ quản lý; Tiêu
chuẩn hóa công việc; Chuyên môn hóa lao động.
Henry Fayol (1841 - 1925): nhà quản lý người Pháp, là “người cha thực
sự của lý thuyết quản lý hiện đại" với tác phẩm "Quản lý công nghiệp và quảnlý tổng quát" (Administration industrielle et générall, 1916) Henry Fayol
định nghĩa: “Quản lý là sự dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, điều khién, phối
hợp và kiểm tra Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý" Nếu
Taylor cho răng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm
việc và không được kích thích kinh tế đầy đủ thì Fayol cho rằng năng suất lao
động của con người làm việc chung trong tập thé tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổchức của nhà quản lý Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là quản lý
tổng quát (quản lý hành chính) và việc này cũng quan trọng như 5 việc kháctrong một cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, tiếp thị (Marketing), tài
chính, quản lý con người và tài sản, kế toán, thống kê Ông cho rằng quản lýhành chính liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên va là sự tổng hợp baotrùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức Chức vụ càng cao thì đòihỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn,còn ở cấp dưới thì khả năng chuyên
môn là quan trọng nhất Henry Fayol cho rằng thành công của người quản lý
không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phương pháp đã ápdụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của người quản lý đó.
Lý thuyết quản trị khoa học và hành chính của F.W.Taylor và Henri
Talor vào cuối thế kỷ XIX dau thế ky XX đều nhận định rằng: Các doanhnghiệp, công ty muốn tăng năng suất lao động thì cần phải quản lý một cáchkhoa học, giảm thao tác cần thiết Hai lý thuyết này cũng chỉ rõ, để quản lý
một cách khoa học thì các doanh nghiệp phải chuyên môn hóa công việc,
phân công công việc một cách rõ ràng, cụ thể theo từng hệ thong cap bac.Đồng thời, phải xây dựng các chuẩn mực, quy tắc và thiết lập cho minh hệthống cơ cấu tô chức bộ máy hiệu quả để triển khai cũng như kiểm tra, giám
sát việc thực hiện các chuân mực, quy tac mà doanh nghiệp đê ra.
16
Trang 21Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý
nghĩa lớn trong áp dụng vào thực tiễn hoạt động văn phòng Trong đó lý
thuyết về quản trị học, hành chính học có ý nghĩa lớn giúp luận văn này tiếpcận, nghiên cứu tốt hơn van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
1.1.2 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng
1.1.2.1 Khái niệm văn phòng
Bat ky một tô chức, cơ quan, đơn vi nao, dé phục vu cho công tác lãnhđạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập, xử lý,
cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tácquản lý điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật vất cần thiết
cho hoạt động của cơ quan đơn vi Bộ phan đó được gọi là “văn phòng”.
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng Hiểu
theo nghĩa chung nhất, có quan điểm cho rằng, văn phòng là nơi mang tínhchất giấy tờ (bàn giấy) Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn
phòng với lao động trực tiếp Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt
động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung.
Cũng có quan điểm cho rằng, văn phòng là bộ phận phụ trách công
văn giấy tờ về hành chính trong cơ quan don vị ” [28; tr847] Hạn chế củaquan niệm này đó là đã đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ
quan, don vi.
Bên cạnh đó, có cach tiếp cận văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ
quan, đơn vị Cách tiếp cận này vô hình chung đã bó hẹp văn phòng là địa
điểm làm việc mà hàng ngày cán bộ, công chức đến đề thực thi công việc.
Các quan niệm trên đây mới chỉ phản ánh được những khía cạnh riêng
rẽ của văn phòng Dé có khái niệm đầy đủ về văn phòng cần phải xem xét
văn phòng ở trạng thái tĩnh và trạng thái động Nếu ở trạng thái tĩnh, vănphòng gồm yếu tổ vật chất kỹ thuật và con người Nếu quan sát ở trạng tháiđộng thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyền thông tin từ đầu
17
Trang 22vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của
cơ quan, don vi.
Nguyễn Thành Độ (2012) đã nêu ra định nghĩa về văn phòng cơ quan,đơn vị như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơnvị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin nhăm trợ giúp chohoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vi” [11; tr5]
PGS.TS Vũ Thị Phụng cho rang, theo nghĩa rộng, văn phòng là từ chi
khu vực trung tâm, trụ sở chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi
làm việc của bộ máy lãnh đạo và các bộ phận tham mưu, giúp việc (nơi bàn
thảo và liên lạc chính thức với người dân, với các đối tác, khách hàng và lànơi diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan, tô chức và doanh nghiệp [19].
Theo nghĩa hẹp, văn phòng là từ để chỉ một bộ phận trong cơ cấu tô chức của
các cơ quan, doanh nghiệp (văn phòng chức năng).
Trong cuốn giáo trình mới xuất bản, PGS.TS Văn Tat Thu cho rang,
văn phòng là một thực thể khách quan, tồn tại trong mỗi tô chức dé thực hiệncác chức năng theo yêu cầu của nhà quan trị tổ chức đó ” [34; tr6]
Như vậy, khái niệm văn phòng có thê được định nghĩa theo nhiều cáchkhác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận, quy mô và tính chất của các cơ quan, đơnvị Từ những khái niệm nêu trên, đề tài luận văn sử dụng khái niệm văn phòng
của PGS.TS Vũ Thị Phụng, “văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực
tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúplãnh đạo tô chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua các hoạt động quản
ly hành chính” [21; tr 44].
1.1.2.2 Khái niệm hoạt động văn phòng
Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thê hiểu là côngviệc văn phòng Trong một tô chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liênquan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn
18
Trang 23phòng Chính vi vậy dé nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểuhoạt động văn phòng được thực hiện tại đâu và điều hành như thế nào TheoPGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thé gồm một tô chức, quan lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằmđạt được kết quả mong muốn” [36, tr 12] Hoạt động văn phòng là một chỉnh
thé thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình.
Mỗi công việc văn phòng được tô chức, phân công thực hiện bởi các
nhân viên, bộ phận khác nhau và được đánh giá bởi các yếu tô như kết quả,
quá trình, quy trình thực hiện Các công việc văn phòng phục vụ cho hoạt
động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tô chức và có tácđộng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của toàn bộ tổ
chức đó Việc thực hiện các công việc văn phòng có liên quan mật thiết đếnthực hiện các chức năng của văn phòng như tham mưu tông hợp, phục vụ hậucần, phục vụ điều hành chỉ đạo
Ngoài cách hiểu là các công việc văn phòng, hoạt động văn phòng nênđược hiểu rộng hơn là tập hợp các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng Các chức năng này bao gồm:
- Chức năng đảm bảo thông tin: Hoạt động văn phòng thực hiện tổ chứcquản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan, bao gồm thông tin đầu vào(văn bản đến), thông tin đầu ra (văn bản đi) và thông tin từ văn bản nội bộ
(qua hồ sơ công việc) Đề thực hiện chức năng này, hoạt động văn phòng trựctiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, hoạt động văn
phòng còn thực hiện tiếp nhận thông tin trực tiếp (thông tin bằng lời) qua hệthông điện thoại chung, qua hoạt động tiếp dân, chăm sóc khách hàng
- Chức năng tham mưu: Hoạt động văn phòng tổ chức (1) Tham mưutổng hợp (tức là tham mưu rộng, trên cơ sở thu thập và xử lý, tổng hợp cácnguồn thông tin về tình hình mọi mặt hoạt động của co quan hàng ngày, trong
19
Trang 24tuần, trong tháng thông qua hệ thống văn bản, báo cáo từ các đơn vị gửi về),còn các bộ phận khác có trách nhiệm tham mưu cụ thé (tham muu sau) vétung van dé thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao cho lãnh dao, (2) Thammưu sâu cho lãnh đạo về lĩnh vực cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện vàphương tiện làm việc, về thủ tục hành chính, về lễ tân, quan hệ công chúng
- Chức năng giúp việc: Hoạt động văn phòng bao gồm (1) Theo dõi tìnhhình hoạt động của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực đề tổng hợp thông tin, báocáo lãnh đạo và (2) Trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện và theo dõi, kiểm
tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo về côngtác văn thư, lưu trữ; về lĩnh vực cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện vàphương tiện làm việc, về thủ tục hành chính, về lễ tân, quan hệ công chúng
Với cách hiểu như trên, hoạt động văn phòng là hoạt động quản lý hành
chính của bộ máy văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các quy
chế, quy định, quy trình do Nhà nước hoặc các cơ quan, tô chức ban hành.
Hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực hiện các chức
năng trọng tâm của văn phòng như chức năng xử lý thông tin, tham mưu,
chức năng giúp việc Các hoạt động văn phòng thường thấy tại các tổ chức
như: Tham mưu, tổng hop; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thư, lưu trữ;tổ chức hội nghị; công tác lễ tân khánh tiết; đối nội, đối ngoại Đây là cáchhiểu quan trọng để luận văn phân biệt giữa hoạt động hành chính văn phòng
với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác.
1.1.2.3 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực như kỹthuật, dịch vụ, du lịch, môi trường Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhauvề chuẩn hóa:
- Jane Thacker (2002) đã đưa ra quan niệm chuan hoá là "một sự chuyềntiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyên tiếp từ lộn xộn đếnngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật" [37, tr 6].
20
Trang 25- Theo Trần Văn Chánh (1999), “chuân” là căn cứ mẫu mực, “hóa” làbiến đôi, thay đồi, hướng tới [5, dẫn theo http://hvdic.thivien.net/hv].
- Theo Nguyễn Như Ý (1999), chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực trongđó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, dé làm mẫu
hoặc tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế [35, dẫn theo
- Xây dựng, ban hành hoặc công bố các chuẩn mực
- Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan
- Kiểm tra, xử lý kết quả thực hiện để đánh giá sự phù hợp các chuẩn
mực đã được ban hành
- Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết
Từ khái niệm văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa, chuan hóa
hoạt động văn phòng được hiểu là “các biện pháp của các cơ quan, doanh
nghiệp, đơn vị nhăm phổ biến, ban hành, hướng dẫn, kiêm tra và xử lý kết quathực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng” [21; tr 205].
1.1.3 Mục đích của chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuan hóa hoạt động văn phòng là các biện pháp của co quan, doanhnghiệp ban hành, pho biến, hướng dẫn các chuan mực ở những mức độ va cấp
độ khác nhau về hoạt động văn phòng đồng thời kiểm tra, xử lý kết quả thực
hiện trên cơ sở chuẩn mực đang còn hiệu lực Chuẩn hóa hoạt động văn
phòng hướng tới những mục đích như sau:
Thứ nhất, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là yếu tố quan trọng tạo ra nềnếp và sự ôn định trong hoạt động văn phòng Như đã phân tích trong cácphần trước, hoạt động văn phòng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau nhưhoạt động tham mưu, hoạt động văn thư lưu trữ, hoạt động tô chức hội nghị,
21
Trang 26sự kiện, hoạt động mua săm, trang bị cơ sở vật chất Các hoạt động này baogồm nhiều khâu tác nghiệp khác nhau trong quá trình thực hiện Khi triểnkhai thực hiện, người lao động có thé thực hiện theo nhiều cách khác nhau.
Đồng thời, do tính chất khác nhau nên đòi hỏi nhà quản lý, người lãnh đạo
phải quản lý khác nhau đối với từng hoạt động Do đó, nếu chuẩn hóa được
các hoạt động này sẽ giúp tạo ra sự thống nhất trong thực hiện Từ đó giúp
cho quản lý được ồn định
Thứ hai, chuẩn hóa hoạt động văn phòng góp phan nâng cao chất
lượng, hiệu quả của hoạt động văn phòng Chuẩn hóa hoạt động văn phòngthông qua các quy định, quy tắc cụ thé sẽ giúp hạn chế thời gian, công sứcbàn bạc, họp hành dé ra quyết định phù hợp, từ đó giúp giảm chi phi, tăng
hiệu quả hoạt động văn phòng Thêm vào đó, chuẩn hóa hoạt động văn phòngsẽ quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, tổ chức Như vậy sẽkhông xảy ra tình trạng bỏ quên nhiệm vụ và chất lượng hoạt động văn phòng
sẽ được cải thiện khi quy rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, tổ chức.
Thứ ba, chuẩn hóa hoạt động văn phòng góp phần nâng cao tính chuyênnghiệp của nhân viên văn phòng Chuẩn hóa hoạt động văn phòng thông quaviệc quy định quy trình làm việc cụ thể của khối văn phòng, sẽ giúp nhân viêntrong cơ quan, doanh nghiệp hiểu rõ công việc cần làm nên sẽ năng động,
sáng tạo, tự chủ, tự chịu trách nhiệm với công việc được phân công Từ đó
giúp nâng cao năng suất lao động của người lao động trong cơ quan, doanh
nghiệp, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng, quađó góp phan tạp dựng hình ảnh, khang định vi trí của văn phòng trong các cơquan, tô chức.
Thứ tư, chuẩn hoá hoạt động văn phòng là cơ sở cho các cơ quan, doanh
nghiệp tăng cường việc hợp tác trong nước và quốc tế, là điều kiện quan trọngđể mở rộng hợp tác Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, các cơ quan,
doanh nghiệp có xu hướng hợp tác ngày sâu rộng Các cơ quan, doanh nghiệp
có thê hợp tác trong nước và quốc tế Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng
22
Trang 27khốc liệt, các cơ quan, doanh nghiệp hợp tác với nhau trên cơ sở đôi bên cùngcó lợi nhưng việc lựa chọn đối tác hợp tác cũng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Một trong những tiêu chí đó là hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có trôi
chảy, năng động, sáng tạo hay không Và dé đạt được tiêu chí đó, chuẩn hóa
hoạt động văn phòng có đóng góp rất lớn thông qua việc quy định rõ ràng quy
định, tiêu chí hoạt động của từng phòng ban, từng người lao động.
1.1.4 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là các biện pháp của cơ quan, doanh
nghiệp xây dựng va ban hành, phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực ở nhữngmức độ và cấp độ khác nhau về hoạt động văn phòng đồng thời kiểm tra, xửlý kết quả thực hiện trên cơ sở chuẩn mực đang còn hiệu lực Chuẩn hóa hoạtđộng văn phòng bao gồm các nội dung cụ thé như sau
1.1.4.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng là hoạtđộng đầu tiên trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng bởi lẽ muốn hoạt động
văn phòng hoạt động tuân thủ theo chuẩn mực thì trước hết cần phải xây
dựng và công bố các chuẩn mực dưới dạng quy chế, quy định, quy trình.
Hiện nay, xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động vănphòng gồm 03 mức độ là:
- Mức độ 1: Ban hành quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định mức,thé lệ Đây là chuẩn hóa áp dụng nội bộ cơ quan Theo Vũ Thi Phung (2021),
quy chế, quy định, quy trình được định nghĩa cụ thê như sau:
+ Quy chế được các cơ quan sử dụng dé quy định các nguyên tắc, yêu
cầu, chế độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơbản, chính yếu Ví dụ như Quy chế làm việc, Quy chế chỉ tiêu nội bộ, Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ
+ Quy định thường được dùng đề xác định những vấn đề phải làm, phải
thực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể Ví dụ: Quy định lao động,
Quy định khen thưởng
23
Trang 28+ Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một
công việc, một nhiệm vụ cụ thé Quy trình có thé được cơ quan ban hành và
áp dụng trong nội bộ hoặc xây dựng, áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn ISO và được
một tô chức có uy tín đánh giá, công nhận Ví dụ như Quy trình quản lý van
bản, Quy trình bổ nhiệm cán bộ
- Mức độ 2: Ban hành hoặc áp dụng các tiêu chuẩn Tổ chức Tiêu chuẩn
hoá quốc tế (ISO) tại Thụy Sỹ đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn được nhiều quốcgia, tổ chức công nhận: “Tiéu chuẩn là hoạt động thiết lập các điều khoản dé sử
dụng chunng và lặp đi lặp lại đối với những van đề thực tế hoặc tiềm ấn nhằmđạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”.
- Mức độ 3: Ban hành hoặc áp dụng các quy chuẩn.
Trong hoạt động hành chính văn phòng thường áp dụng mức độ 1.Trong khi đó, mức độ 2 và 3 áp dụng trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật Vì
vậy, trong luận văn này, tác giả không đi sâu vào mức độ chuẩn hóa va chủyếu tập trung vào việc ban hành và áp dụng các quy chế, quy định, quy trình
trong hoạt động văn phòng do cơ quan nhà nước hoặc do đơn vi xây dung.
Thông qua các quy chế, quy định, quy trình trong hoạt động văn phòng và kết
quả thực hiện trong thực tế có thê đánh giá được hiệu quả của việc chuẩn hóa
hoạt động văn phòng tại đơn vi.
Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng phảiđảm bảo các chuẩn mực về hoạt động văn phòng được ban hành kip thời,day đủ, ôn định, phù hợp Các các chuẩn mực về hoạt động văn phòng đượcxây dựng và ban hành càng hoàn chỉnh, thống nhất, đồng bộ, phù hợp với
các quy định của Nhà nước va phù hợp với thực tiễn tổ chức, doanh nghiệpcàng đảm bảo tăng cường mục tiêu của chuẩn hóa.
1.1.4.2 Tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạt động văn phòngSau khi xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
cần phải tiễn hành tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạt động văn
phòng này đến những đối tượng có liên quan Việc tô chức thực hiện/áp dụng
24
Trang 29các chuẩn mực về hoạt động văn phòng phải được thực hiện dưới nhiều hìnhthức như: sao chụp và gửi các quy chế, quy định, quy trình này tới các cánhân, bộ phận; t6 chức họp dé thông báo va phổ biến; tổ chức các khóa đào
tạo, tuần huấn nội bộ; hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng
Hiện nay, một số cơ quan, t6 chức, doanh nghiệp tuy đã ban hành
chuẩn mực về hoạt động văn phòng hoặc áp dụng các chuẩn quốc gia, chuẩn
của ngành nhưng lại chưa quan tâm đúng mức đến việc phổ biến và hướngdẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng nói trên Dẫn đến trường hợp cán
bộ viên chức, người lao động không rõ quy trình, vẫn làm theo cảm tính, thói
quan, kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến chất lượng hoạt động văn phòng chưacao, thậm chí còn nhiều sai sót xảy ra.
Do đó, xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng là
quan trọng nhưng công tác tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạtđộng văn phòng này cũng không thể xem nhẹ mà thực tế phải đầu tư thời
gian, công sức vào khâu này nhiều hơn.
1.1.4.3 Kiểm tra, đánh giá sự phù họp của các chuẩn mực về hoạt động
Đề có thể tô chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạt động vănphòng đi vào nề nếp và theo các chuẩn mực đã định thì cần phải có sự kiểm tra,
đánh giá Kiểm tra, đánh giá thực hiện các chuẩn mực hoạt động văn phòng
thông qua hệ thống hồ sơ minh chứng, việc tuân thủ chuẩn mực của nhânvién sẽ giúp các đơn vị, tổ chức có cơ sở kiểm chứng thêm sự phù hợp haychưa phù hợp của các chuẩn mực đã ban hành trong thực tế triển khai.
25
Trang 30Trong quá trình kiểm tra, đánh giá sự phù hợp các chuẩn mực về hoạtđộng văn phòng, các đơn vị, t6 chức có thé sẽ phát hiện ra những quy định
chưa phủ hop, cần phải thay đổi, b6 sung bằng những chuẩn mực mới, nhờ đó
mà hoạt động văn phòng ngày cảng hoàn thiện, hiệu qua hon.
1.1.4.4 Cải tiễn, chỉnh sửa các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Cải tiến, chỉnh sửa là để khắc phục ách tắc, trì trệ của hệ thống, khơi
thông môi trường hoạt động trong nội bộ và đối ngoại, sử dụng các tiềm năngchưa được khai thác, nắm bắt thời cơ và tận dụng lợi dé thúc đây sự phát triển
của hệ thống Cải tiến, chỉnh sửa các chuẩn mực về hoạt động văn phòng lànội dung cuối cùng củ công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Từ kết quảkiểm tra, đánh giá, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra nhữngchuẩn mực chưa phù hợp hoặc không còn phù hợp, cần thay đổi; thấy được
những vấn đề chưa được chuẩn hóa, cần được bổ sung bằng các chuẩn mực
mới Nhờ đó, công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng ngày càng hoàn thiện
và tính phù hợp, hiệu quả ngày càng được nâng cao.
1.1.5 Nguyên tắc và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng1.1.5.1 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Thứ nhất, nguyên tắc thong nhất
Việc áp dụng tiêu chuẩn vào hoạt động văn phòng phải được sự thống
nhất trong toàn cơ quan, nguyên tắc này nhằm hướng tới sự đồng thuận, tránhchồng chéo trong việc thực hiện những quy định đã đặt ra trong cơ quan, tô
chức Dé thực hiện thống nhất trong toàn cơ quan thì cần phải có những văn
bản hướng dẫn hoặc có các buổi hướng dẫn thực hiện một cách cụ thé, tránh
trường hợp mỗi bộ phận, cá nhân hiểu và vận dụng theo các cách khác nhau,ảnh hưởng đến tính hiệu lực và hiệu quả của các chuẩn mực được ban hành.
Thứ hai, nguyên tắc khả thi
“Khả thi” theo Từ điển Tiếng Việt có nghĩa là khả năng thực hiện Như
vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải tuân thủ nguyên tac kha thi là chuan
hóa hoạt động văn phòng có khả năng thực hiện trên thực tế hay nói một cách
26
Trang 31khác là những quy định, quy tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng có đi vàothực tiễn quản lý hay không mà không chỉ dừng lại trên giấy Việc bảo đảm
tính kha thi của chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một yêu cau rất quan trọngđược đặt ra trong suốt quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng Nếu như
chuẩn hóa hoạt động văn phòng không đảm bảo tính khả thi sẽ dẫn đến lãngphí nguồn lực, ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động
quản lý của cơ quan, doanh nghiệp nói chung.
Thứ ba, nguyên tắc hợp lý
Mỗi hoạt động chuẩn hóa phải tuân thủ các quy định của Nhà nước, dựa
vào các quy định đó dé xây dựng chuẩn riêng cho cơ quan, tổ chức của mình
sao cho phù hợp với với tình hình hoạt động của đơn vị, không đưa ra mức
chuẩn quá cao so với hoạt động của cơ quan Chuẩn hóa hợp lý sẽ dễ thực
hiện và mang lại hiệu quả tốt.
Thứ tu, nguyên tắc wu tiên
Dựa vào tình hình hoạt động văn phòng cụ thể của cơ quan, đơn vi xácđịnh rõ các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, hoạt động nào chuẩn hóatrước, hoạt động nào chuẩn hóa sau Việc chuẩn hóa không thể thực hiện mộtcách 6 at, tràn lan Phải tổ chức thực hiện có kế hoạch, thứ tự rõ ràng.
1.1.5.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuan hóa hoạt động văn phòng phải được thực hiện theo quy trình rõ
ràng và thống nhất Quy trình này phải được xây dựng dựa trên những quyđịnh pháp luật của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm hoạt động của tổ chức,đơn vị Theo Vũ Thị Phụng (2021), xây dựng và ban hành các chuẩn mực vềhoạt động văn phòng gồm các bước cụ thê như sau:
© Bước 1: Xác định những hoạt động văn phòng can được chuẩn hóa
Muốn xác định được những hoạt động văn phòng cần được chuẩn hóa,các tô chức, doanh nghiệp cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy
văn phòng và của từng bộ phận Trên cơ sở đó, xác định những vân đê cân
27
Trang 32chuẩn hóa như những quy tắc làm việc, ứng xử chung cần được toàn cơ quantuân thủ; những hoạt động chung, phổ biến và thường xuyên diễn ra, liên quanđến tất cả các bộ phận, cá nhân; quy trình và thủ tục hành chính liên quan đếnquá trình thực thi công việc chụ thể thuộc phạm vi quản lý hành chính của
từng bộ phận.
Sau khi xác định, bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề này cần
lập danh mục những vấn đề cần được chuẩn hóa Tiếp đó, bộ phần này cần
rà soát:
- Những hoạt động nào đã được chuẩn hóa bởi các cơ quan Nhà nướcvà cấp trên Những quy định đó đã bao phủ và phù hợp thì cơ quan, doanhnghiệp áp dụng luôn vào thực tế, không cần ban hành các chuân mực mới.Nếu thấy cá quy định của Nhà nước và cấp trên chưa sát với thực tế thì cơ
quan ban hành thêm các quy định cho phù hợp.
- Những hoạt động nào đã được cơ quan quy định trong các văn bản có
trước thì cần xem lại, nếu thấy không còn phù hợp thì có thể bổ sung, chỉnhsửa hoặc bãi bỏ dé ban hành văn ban mới.
e Bước 2: Lựa chọn hình thức chuẩn hóa
Ở bước này, bộ phận tham mưu cần xác định hình thức văn bản phùhợp dé chuẩn hóa các hoạt động văn phòng Hiện nay, các chuẩn mực chohoạt động nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng thường được thể hiệnqua các loại văn bản như: các quy chế, quy định, quy trình do cơ quan ban
hành và áp dụng trong nội bộ, không trái với các quy định của Nhà nước và
cấp trên; các tiêu chuẩn, quy chuan được xây dựng, ban hành và áp dụng theoLuật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn (ban hành năm 2016)
e Bước 3: Soạn thảo, ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy
chế, quy định, quy trình
Việc ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn cần tuân thủ các quy định củaLuật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn (ban hành năm 2016)
28
Trang 33Đối với các quy chế, quy định, quy trình, việc soạn thảo và ban hànhcần phải được thực hiện như sau:
- Xác định mục đích và đối tượng, phạm vi điều chỉnh
- Sưu tầm hệ thống các quy định, quy chế, quy trình có liên quan (ở cả
cấp độ Nhà nước, cấp đơn vỊ).
- Xây dựng đề cương và dự thảo: Trên cơ sở mục tiêu, đối tượng điều
chỉnh và hệ thống các quy định, quy chế, quy trình có liên quan, các doanhnghiệp, tô chức cần xây dựng đề cương và viết lại du thảo các chuẩn mực vềhoạt động văn phòng phủ hợp với tổ chức, doanh nghiệp minh.
- Xin ý kiến lãnh đạo và các đối tượng có liên quan đến các chuẩn mựcvề hoạt động văn phòng Khi xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạtđộng văn phòng cần phải tiến hành theo một trình tự nhất định Do các chuẩn
mực về hoạt động văn phòng được áp dụng chung cho nhiều bộ phận nêntrong quá trình xây dựng, ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòngnày cần được tham khảo, lẫy ý kiến của các nhóm đối tượng có liên quan.
- Chỉnh sửa và ban hành
Việc xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng cần
phải căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và của các
cơ quan chức năng (còn được gọi là chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành) đồngthời căn cứ vào những đặc điểm cá biệt của tổ chức, đơn vị Nếu xét thaychuẩn quốc gia và chuẩn của ngành phù hợp với đặc điểm của tô chức, đơn vị
thì tổ chức, đơn vị không cần phải ban hành thêm các chuẩn mực Nhưng nếuxét thay các chuẩn quốc gia và chuan của ngành cần cụ thé hơn khi áp dụngdé phù hợp với thực tế của t6 chức, đơn vi thì tổ chức, đơn vị cần phải banhành thêm các chuân mực về hoạt động văn phòng.
© Bước 4: Pho biển, hướng dan các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Việc phô biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng có
thé diễn ra dưới nhiều hình thức như sao chụp và gửi các chuân mực tới các
29
Trang 34cá nhân, bộ phận; tô chức họp dé thông báo và phổ biến; tổ chức các khóa dao
tạo, tập huấn nội bộ; hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng
e Bước 5: Kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực về hoạt
động văn phòng
Việc kiểm tra, đánh giá là biện pháp đề các bộ phận, cá nhân có ý thức
tuân thủ và thực hiện các chuân mực đã ban hành, đồng thời thông qua kiểmtra, đánh giá, các cơ quan, doanh nghiệp cũng có cơ sở dé kiểm chứng thêmsự phù hợp hay chưa phù hợp của các chuẩn mực.
e Bước 6: Điêu chỉnh hoặc bổ sung các chuẩn mực mới
Điều chỉnh hoặc bổ sung các chuẩn mực mới được xem là nội dungcuối cùng trong công tác chuan hóa hoạt động văn phòng Từ kết quả kiểmtra, đánh giá sự phù hợp của các chuẩn mực được thực hiện ở bước 5, các cơquan, doanh nghiệp sẽ phát hiện những chuẩn mực chưa phù hợp dé từ có cần
thay đôi phù hợp với thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp hoặc thấy được nhữngvấn đề chưa được chuân hóa thì cần chuẩn hóa bằng các tiêu chuẩn, quychuẩn hoặc các quy chế, quy định, quy trình mới Từ đó, công tác chuẩn hóa
hoạt động văn phòng ngày càng hoan thiện và tính phù hợp, hiệu quả ngàycàng được nâng cao.
Dé thực hiện được quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, tráchnhiệm của các cá nhân liên quan là rất quan trọng Cụ thể:
- Trách nhiệm của người đứng đầu tô chức, đơn vị:
Chuẩn hóa hoạt động nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói
riêng là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức Việc xây dựng,ban hành các quy định, quy chế, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng;
tuyên truyền, phô biến, hướng dẫn thực hiện cũng như kiểm tra, đánh giá thực
hiện các quy định, quy chế, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng phải dongười đứng đầu tô chức, đơn vị quyết định Nếu người đứng đầu tô chức, đơn
vị nhận thức đúng vai trò và sự cân thiệt của việc chuân hóa hoạt động văn
30
Trang 35phòng từ đó sẽ có những biện pháp chỉ đạo cấp đưới và các bộ phận, cá nhântrong việc day mạnh triển khai, thực hiện chuẩn hóa Ngược lại, nếu người
lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không quan tâm chỉ đạo sát sao thì hoạt
động văn phòng sẽ không có nề nếp, thiếu thống nhất va sẽ xảy ra sai sóttrong quá trình triển khai, thực hiện
- Trách nhiệm của cá nhân/bộ phận được giao quyên:
Trong một tổ chức, đơn vị, người đứng đầu luôn là người có trashnhiệm cao nhất về mọi hoạt động trong tô chức, đơn vị đó, trong đó có công
tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tuy nhiên do phải quan tâm, chỉ đạo tấtcả các vấn dé nên người đứng đầu không thé trực tiếp tổ chức triển khai thựchiện từng công việc Do đó, đối với các tổ chức, đơn vị có quy mô lớn, ngườiđứng đầu thường chi giữ vai trò quyết định, còn việc tham mưu, tổ chức triển
khai thực hiện cần được giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới.
Đối với công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng, những người đứng đầuthường giao, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với chức danh
Chánh văn phòng (đối với cơ quan lớn) hoặc Trưởng phòng Hành chính (đối
với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ) Những người được giao quyền, ủy
quyên trong công chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm:
+ Tham mưu cho người đứng đầu về những hoạt động văn phòng cần
được chuẩn hóa bằng các quy chế, quy định
+ Sau khi được người đứng đầu đồng ý, những người được giao quyền,
uy quyén có trách nhiệm tô chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các
quy chế, quy định, quy trình và lay ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện dé
trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban hành.
+ Người được giao quyên, ủy quyền có trách nhiệm tổ chức phổ biến,
hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá thực hiện các quy chế, quy định, quy trìnhtrong thực tế, báo cáo, đề xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi phạm
(nếu có) và những vấn đề tiếp tục cần chuẩn hóa.
- Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện:
31
Trang 36Đề cho các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa, vai trò của các bộphận, cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng Cho dù người đứng đầu cóchi đạo, yêu cầu, người được giao quyên, ủy quyền có phô biến, hướng dan
nhưng những người có trách nhiệm thực hiện không tuân thủ thì công tác
chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng không đạt được kết quả cao Trong tô
chức, đơn vi, cá nhân, bộ phận trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định, quy
trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng chính là các cán bộ, nhân viên trong bộ
phận văn phòng và các cán bộ nhân viên có liên quan.
1.2 Cơ sở pháp lý về chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là hoạt động của tổ chức, doanhnghiệp, do tổ chức, doanh nghiệp chủ động tiến hành Chuẩn hóa hoạt độngvăn phòng phải được thực hiện dựa trên những quy tắc, quy định của cơ quan,
doanh nghiệp Quy định, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp là những quyđịnh do cơ quan, doanh nghiệp xây dựng trong quá trình điều hành, quản lýcơ quan, doanh nghiệp Chuan hóa hoạt động văn phòng nếu không phù hợpvới quy định, quy chế của công ty, đơn vị sẽ dẫn đến ảnh hưởng tới sự phối
kết hợp nhịp nhàng giữa từng bộ phận với nhau trong cơ quan, doanh nghiệp.Tuy chuẩn hóa hoạt động văn phòng là hoạt động do cơ quan, doanhnghiệp tiến hành và phải tuân thủ theo quy định của cơ quan, doanh nghiệpnhưng chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp bất kỳ nằmtrong hệ thống chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Nhà nước Do đó, chuẩn
hóa hoạt động văn phòng phải được thực hiện dựa trên các quy định, chính
sách, pháp luật của Nhà nước và các thông lệ quốc tế Nếu cơ quan, doanh
nghiệp thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng không tuân thủ đúng cácquy định, chính sách, pháp luật của Nhà nước và các thông lệ quốc tế thì sẽdẫn đến những vi phạm pháp luật.
Một số văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành làm cơ sởpháp lý cho chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm:
32
Trang 37® Quy định pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn
Quy định pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy định trong LuậtTiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QHII và các văn bản hướngdẫn thực hiện Luật Cu thé như sau:
Tại Điều 3, Chương I, Luật Tiêu chuẩn va Quy chuẩn kỹ thuật số
68/2006/QH11 được Quốc hội thông qua đã định nghĩa tiêu chuẩn cụ thé nhưsau: “Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làmchuẩn dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vu, quá trình, môi
trường và các đối đượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng caochất lượng và hiệu quả của các đối tượng này”.
Có 02 dạng tiêu chuẩn bao gồm: Tiêu chuẩn do một tổ chức công bốdưới dang văn ban dé tự nguyện áp dụng và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng một
phần hoặc toàn bộ khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật.
Tại Điều 3, Chương I, Luật Tiêu chuẩn va Quy chuẩn kỹ thuật số
68/2006/QH11, “Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuậtvà yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường vàcác đôi tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ”
Bên cạnh đó là các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật, có thé ké đến
- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 ban hành Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dung công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.- Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28/09/2007 hướng dẫn về xâydựng và áp dụng tiêu chuẩn.
33
Trang 38® Quy định pháp lý về công tác tham mưu
Công tác tham mưu, lập kế hoạch được quy định trong các văn bản pháp
luật khác nhau Công tác tham mưu, lập kế hoạch trong lĩnh vực quốc phòng và
an ninh tuân thủ hướng dẫn được quy định trong một số văn bản như:
- Luật Giáo dục Quốc phòng và An ninh, Luật Giáo dục, Luật Giáo dụcnghề nghiệp
- Nghị định 13/2014/NĐ-CP về Quy định chi tiết và biện pháp thi hành
© Quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Luật Lưu trữ ngày 11/11/ 2011 và các văn bản hướng dẫn thực hiện
Luật Theo điều 2, Luật Lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó là các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật, có thé ké đến
như sau:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05
tháng 3 năm 2020 Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà
nước về công tác văn thư Công tác văn thư được quy định tại Nghị định nàybao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
34
Trang 39- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
© Quy định pháp lý về công tác đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị học liệu
- Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017 và các văn bản hướng
dẫn thi hành;
- Quyết định số 50/2017/QĐ-TTg về quy định tiêu chuẩn, định mức sửdụng máy móc, thiết bị ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2017
© Quy định pháp lý về hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện
Các quy định pháp lý về hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện chủ yếu về
các van dé sau:
- Quyết định 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủtướng Chính phủ quy định chế độ họp trong quản lý, điều hành của cơ quanthuộc hệ thống hành chính nhà nước;
- Nghị định 145/2013/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2013 của Chính
phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hìnhthức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại, đón và tiếp khách
nước ngoài.
Ngoài ra, chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải được thực hiện dựa trên
các quy định, chính sách, pháp luật của Nhà nước khác như: Nghị định
64/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Cơ quan nhànước; Thông tư 07/2019/TT-BNV về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ
sơ viên chức
' Bộ Nội vụ đã bãi bỏ Thông tư 04/2014/TT-BNV từ ngày 20 thang 12 năm 2021 (Thông tư 06/201
L/TT-BNV ngày 01 tháng 11 năm 2021 về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ
ban hành.
35
Trang 40Tiểu kết chương 1
Chương 1 đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về chuẩn hóa hoạt
động văn phòng Trong đó, chương | đã làm rõ khái niệm văn phòng, hoạt
động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương 1 đãtiếp cận chuẩn hóa hoạt động văn phòng được hiểu là các biện pháp của các
cơ quan, doanh nghiệp, đơn vi nhăm ban hành, phô biến, hướng dẫn các
chuẩn mực về hoạt động văn phòng, đồng thời kiểm tra, giám sát, đánh giá
thực hiện trên cơ sở các chuẩn mực đang còn hiệu lực.
Với cách tiếp cận như trên, chương 1 đã xác định nội dung chuẩn hóahoạt động văn phòng bao gồm: Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt
động văn phòng; Tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về hoạt động vănphòng; Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động vănphòng Dong thời, dé thực hiện tốt chuẩn hóa hoạt động văn phòng, chương 1đã phân tích và làm rõ các nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, bao
gồm: nguyên tắc thống nhất; nguyên tắc khả thi; nguyên tắc hợp lý; nguyên
tac ưu tiên
36