Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Phương Anh

CHUAN HOA HOẠT ĐỘNG VAN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

HO TRỢ SINH VIÊN - ĐẠI HỌC QUOC GIA HÀ NỘI

Hà Nội - 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Phương Anh

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

Mã số: 60 34 04 06

LUẬN VĂN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Vũ Thị Phụng

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ CỦA HỘI ĐÔNG

CHAM LUẬN VĂN THAC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Đào Đức Thuận PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trìnhnghiên cứu của cá nhân tôi Trong luận văn này tôi có tham khảo, tổng hợpkết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo đúng

quy định.

Luận văn của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ

Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị

Văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hoàn

toàn trung thực do chính tôi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng được

công bố trên bat cứ phương tiện nao.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nộidung nghiên cứu của đề tài này.

Hà Nội ngày tháng năm 2021

HỌC VIÊN

Nguyễn Phương Anh

LOI CAM ON

Tôi xin bay to sự biết ơn đặc biệt tới PGS.TS Vũ Thi Phụng người đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn và

Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội

và Nhân văn đã tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận các tư liệu của Khoa dé

hoàn thành luận văn thạc sĩ của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, các

đồng nghiệp đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận các tai liệu, quy định, quy chếcủa Trung tâm dé tôi hoàn thiện luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội”.

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động

viên, cổ vũ, khích lệ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua.

Mặc dù đã có nhiều cố gang trong suốt quá trình thực hiện luận văn,song do còn hạn chế nhất định về chuyên môn cũng như thời gian thực hiệnnên luận văn không thê tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý

kiến đóng góp và sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp déluận văn tiếp tục được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm on!

Học viên

Nguyễn Phương Anh

ÿ/90 001 ::|-,Äg|âậ , 71 Lý do chọn để tài - +: 5-55 £+E£+E£EE£EEEEEEEEEEEEEEEE1211211 2121k 7

2 Mục tiêu của để tài chư 8

3 Nhiệm vụ của dé ti ec ceeccsseeeessseeecssneeessneeeessneeessneeessnecssneeessneees 84 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 2 2 s+s+x+zx++xz+xszxezrxee 8

5 Lich str nghién CUU 96 Phương pháp nghiÊn CUU 0.0 ee eeccessceseceeeeeeseceseeeeeeeeeceaeeeseeeeeeeeneeeaees 127 Đóng góp của luận VĂT - - 6 + + x 1v ng ng net 14

8 Bố cục của luận văn - ¿+ c+sESEESE+EEEEEEEEE1E12E1511111251111 5123111 2xE 14Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HOÁ 2-5-5252: l6HOẠT DONG VAN PHÒNG -.¿-2- 5222k 2 2121122121121 16

1.1 Những khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn - 161.1.1 Văn phòng và hoạt động văn phÒHg -‹- s55 s+<+*++s++sxs+ 16

Đo in na 181.1.3 Chuẩn hóa hoạt động văn phòng -s- s+cs+ceeceecesrrsrse 20

1.2 Nội dung và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 201.2.1 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 2 255552 201.2.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 2-5: 211.3 Mục đích, ý nghĩa của việc chuân hóa hoạt động van phòng 23

1.3.1 Tạo sự chuẩn mực, né nếp, thong nhất cho hoạt động

7,8ss8,:1;/TPEEEREESSEEE - 23

1.3.2 Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghi€p ««- 24

1.3.3 Hạn chế tối da những xung đột không cần thiết 5¿ 24

1.3.4 Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho CƠ qMAđH «5-55 5-<<5+ 25

1.4 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng 26

1.4.1 Giới thiệu các tiêu Chí đÁáHH GIG 5c SE kEsseEssekesees 261.4.2 Phương pháp khảo sát, đảnh giả s55 kkssesseesekes 33

Tiểu kết ChufØïng Ï 2° ©c< c8 £ce£EeEt*EEeEEEEEEEEereetkerkrkerrerrerrerrerrree 34Chương 2 KHẢO SAT, DANH GIÁ KET QUA CHUAN HOA

HOAT DONG VAN PHONG TAI TRUNG TAM HO TRO SINH VIEN 37

2.1 Giới thiệu khát quát về Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - -: 372.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TTHTSƯ - 372.1.2 Chức năng, nhiệm vu, cơ cấu tổ chức của TTHTSV 37

2.1.3 Bộ máy tổ chức của TTHITSIV/ ©-2+s++s++k+E+£EeEEerkerrezrrreee 392.2 Đánh giá kết quả chuan hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ

sinh viên theo các tiêu ChÍ - - «6 5< 1x1 1v nh TH nh TH nh tr 40

2.2.1 Tiêu chi 1: Nhận thức của lãnh đạo TTHTSV về chuẩn hóa hoạt

động văn PRON - -c- cv vờ 40

2.2.2 Tiêu chí 2: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của

2.2.3 Tiêu chí 3: Hệ thống các quy chế, quy định của TTHTSV đổi với

một số hoạt động văn phÒngg - + + cs+E++E+Eerterkerzrrrervees 50

2.2.4 Tiêu chí 4: Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện công

việc trong hoạt động của TTHT SÌ - s« «+ s + £+seseeess 65

2.2.5 Tiêu chí 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy

chế, quy định, Quy trÌnhh :- 5+ ©c<+c+E+E+EeEEEEerkerkerrrrerkee 73

2.3 Tổng hợp đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm

Hỗ trợ sinh viên theo tiêu chí - + 2 2s s+E+E+E+E£E+E+E£E£EEEEEEEEEErErErkrkrrrree 75

Chương 3 MOT SO GIẢI PHÁP TIẾP TỤC CHUAN HÓA HOAT DONG

VAN PHONG TẠI TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN 783.1 Nâng cao hơn nữa nhận thức của lãnh đạo và toàn thể cán bộ, viên chức

về chuân hóa hoạt động văn phòng tại TTHTSV 2-2 s2 s22 783.2 Tiếp tục thực hiện các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phong S0

3.2.1 Xây dựng, ban hành thêm một số quy chế, quy định về hoạt động

VĂN PNONG 0189188911911 1v v vn ng Hàn 803.2.2 Hoan thién cac quy ché, quy dinh vé hoat động văn phòng đã có 323.2.3 Thường xuyên có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiễn một số

quy trình thực hiện công việc (quy trình ISO) trong hoạt động

027/877/19/- PP PẼPẺĐSeờa.aaa 85

3.3 Xây dựng tiêu chi dé làm co sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

các quy chế, quy định, quy trình - 2s s+x++x+£x£+x£+x++zz+zxerxerxerseee 85

Tiểu kết CHUONG 3 sessessessessesssessessessessessesssssssssessessessessssssssecssssscssesssssssssssssssesess 87KET LUANG iescssssscssssssesssessssssessssssscsusssscssesssssuessusssecsusssessusssessusesesssessesssecsueeses 89

TÀI LIEU THAM KHẢO 2 2 5£©2+£2E+EE£EEE£EEEEEEEEESEEerkerrxerkeerxee 91

BANG CAC CHU VIET TAT

TT Trung tâm

TTHTSV Trung tâm Hỗ trợ sinh viên

DANH MỤC BANG

Bảng 2.1 Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan

đối với một số HĐVP -.-: 22tr reo 45

Bảng 2.2 Các quy chế, quy định đã được ban hành áp dụng tại TTHTSV 51

Bảng 2.3 Hệ thong quy trình thực hiện công việc áp dụng tai TTHTSYV 65

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của TTHTSV -:-ccccccccvvrrrrrrrrrrrrrrrree 39Hình 2.2 Vấn dé chuẩn hóa HĐVP đã được đưa vào kế hoạch nhiệm vu

năm 2017 «««<s «se Error! Bookmark not defined.

Hình 2.3 Biên ban một số cuộc hop lấy ý kiến góp ý cho các quy ché,

quy định của TTHTSV - -. -c ctSS vn HH ng rệt 47

Hình 2.4 TTHTSV mời chuyên gia (PGS.TS Vũ Thị Phụng) về tập huấn

cho lãnh đạo, chuyên viên của TT - + +-«+++ss++eex+seeseess 49

Hình 2.5 Biên bản buổi tập huấn về ISO cho cán bộ -:-: 49Hình 2.6 Quy trình 12 về quản lý văn bản đi - đến của TTHTSV 59Hình 2.7 Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuân 9001:2015 cho Trung tâm 67

Hình 2.8 Duy trì chứng nhận ISO 9001:2015 cho TTHTSYV 68Hình 2.9 Báo cáo đánh giá giám sát năm 2020 - 5555 s++s*++*s+x++ 69

Hình 2.10 Quyết định ban hành quy định mới về an toàn lao động của

TTHTSV ỔỎÔỒÔỒỔỒỔỒỒỀ 69

Hình 2.11 Phiếu yêu cầu sửa đồi tài liệu . -¿ ¿222cs+cx+cxcrxerseee 70

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong tất cả các tổ chức Văn

phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động

chung của cơ quan, tổ chức đó Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan

trọng dé giúp co quan, t6 chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm

việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý điều hành Chính vìvậy, việc tăng cường xây dựng tô chức và cải cách hoạt động văn phòng của

cơ quan, đơn vị cần phải được quan tâm, đặc biệt là việc chuẩn hóa hoạt độngvăn phòng Đây là một vấn đề có vai trò quan trọng vừa tạo cho cán bộ văn

phòng một phong cách làm việc mới, vừa nâng cao năng suất lao động và độchính xác khi giải quyết công việc.

Trung tâm Hỗ trợ sinh viên là một đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội Mặc dù là một đơn vị có quy mô nhỏ nhưng trong những năm qua

lãnh đạo đã rất quan tâm đến công tác hành chính văn phòng, bước đầu quantâm đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng như: rà soát, xây dựng hệthống văn bản quản lý điều hành bao gồm các quy chế, quy định, các quytrình nghiệp vụ thực hiện công việc chuyên môn và đã đạt được một số kết

quả nhất định Tuy nhiên, trong thời gian tới lãnh đạo Trung tâm vẫn mongmuốn hoạt động của TT tiếp tục đi vào nề nếp và hiệu quả hơn nữa Vì vậy,cần phải tong kết kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đưa ra những đề

xuất cho vấn đề này.

Là một nhân viên đang công tác tại phòng Hành chính Tổ chức - bộ

phận hành chính văn phòng của TTHTSV, sau khi học xong chương trình

thạc sĩ Quản tri văn phòng tôi được giao nhiệm vụ tham gia một SỐ công việcvà tham mưu cho lãnh đạo về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Bởi vậy, tôi

quyết định lựa chọn đề tài: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâmHỗ trợ sinh viên - Dai học Quốc gia Ha Nội” dé thực hiện luận văn Thạc sĩ,

chuyên ngành Quản trị văn phòng của mình với mong muốn góp phan đổi

mới hoạt động văn phòng tại TTHTSV hiện nay theo hướng chuẩn hóa.

2 Mục tiêu của đề tài

Luận văn của chúng tôi hướng tới ba mục tiêu cơ bản sau đây:

- Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hoá hoạt động

văn phòng trong đó tập trung vào các tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt

động văn phòng.

- Thứ hai, khảo sat đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại

Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN theo các tiêu chí

- Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục chuẩn hóa hoạt động

văn phòng của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN.

3 Nhiệm vụ của đề tài

Đề thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của tôi đặt ra và giải quyết

- Ba là, Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp dé tiếp tục chuẩn hóa

hoạt động văn phòng tại TTHTSV.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu lý luận, các văn bản pháp lý vềchuẩn hoá hoạt động văn phòng: các biện pháp chuân hóa hoạt động văn

phòng tại TTHTSV.

- Pham vi nghiÊn cứu:

* Vé nội dung: Dé đánh giá kết quả và các biện pháp chuẩn hóa hoạtđộng văn phòng tại TTHTSV, luận văn tập trung vào các vấn đề sau:

- Làm rõ nội dung và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng và các

tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Khảo sát đánh giá kết quả chuẩn hóa theo các tiêu chí

- Đề xuất các biện pháp cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở

* Vẻ không gian: luận văn tìm hiểu vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên

* Vé thời gian: Luận văn của tôi tập trung khảo sát việc ban hành vàthực hiện các quy chế, quy định và quy trình về hoạt động văn phòng ở

TTHTSYV trong thời gian 5 năm trở lại đây từ 2016-2020.

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Theo khảo sát của chúng tôi, mặc dù không nhiều, nhưng đã có một số

công trình nghiên cứu dé cập đến vấn dé chuẩn hoá hoạt động văn phòng.

Trong khoảng chục năm trở lại đây, đã có nhiều cuốn sách chuyên khảo, giáo

trình về văn phòng và quản trị văn phòng, tổ chức và điều hành công sở được

công bồ và xuất bản như:

- Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng, do Hồ Ngọc Cần (chủ

biên) NXB Tài chính, Hà Nội, 2003

- Giáo trình Quản trị văn phòng của nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng,

Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại họcQuốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015

- Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Mike Harvey, bản dịch của

Cao Xuân Đỗ, NXB Thống kê, Hà Nội, 1996

- Kỹ năng và Nghiệp vu văn phòng của tac giả Vương Hoàng Tuấn,

NXB Trẻ, TP H6 Chí Minh, 2000

- Quản trị văn phòng do PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ biên), NXB

Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 2005

- Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn, Kỷ yêu Hội thảo khoa học

của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), NXB Đại

học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005

- Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Khoa Văn

bản và Công nghệ Hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia), NXB Giáo

dục, Hà Nội, 2006

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

thuộc Chính phủ của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB Chính trị quốc gia, 2011

- Tổ chức, điều hành hoạt động của các công sở (Tái bản lần thứ hai)

của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001

Trong các công trình nghiên cứu nói trên, thuật ngữ “chuẩn hóa

hoạt động văn phòng” tuy chưa được dùng phô biến, nhưng những van déliên quan như cần có các quy chế, quy định để làm cơ sở cho việc tô chức,

thực hiện công tác văn phòng trong các cơ quan đã được phân tích tương

đối rõ.'

Ngoài ra vẫn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng được đề cập đếnqua các hình thức khác nhau như đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo cáokhoa học, khóa luận tốt nghiệp Đáng chú ý là một số công trình nghiên cứu

về áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO trong lĩnh vực văn thư, công tác hành chính,

văn phòng Trong đó, đáng chú ý là các công trình nghiên cứu sau:

- Cam Anh Tuan, “Ap dung ISO 9000 trong dich vụ hành chính - Một

giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ của các cơ quan nhà nước”, Khóa luận

tốt nghiệp, năm 2001;

' Phủng Thị Phương Liên: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt

Nam” - luận văn thạc sỹ ngành Quản trị văn phòng(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, TrưởngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, DHQGHN.

10

- Trịnh Thị Kim Oanh, “Nghiên cứu áp dụng Độ tiêu chuẩn ISO 9000vào công tác lập hé sơ hiện hành và nộp ho sơ vào lưu trữ tại Trường Cao

dang Noi vụ Hà Noi”, luận văn thạc sỹ Luu trữ hoc, năm 2008;

- Vũ Thị Tân, “Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp

dụng trong công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội”, luận văn thạc sỹ

Lưu trữ hoc, năm 2013;

- Nguyễn Thi Kim Liên, “Xây dựng danh mục và chuẩn hoá hồ sơ hình

thành trong hoạt động của Thủ tướng Chính phú”, luận văn thạc sỹ Lưu trữhọc, năm 2014;

- Pham Thi Thu Hiền, “Nghiên cứu xây dựng danh mục ho sơ và chuẩn

hoá hô sơ tài liệu của Uỷ viên bộ chính trị, ban bí thư thuộc diện giao nộp

vảo lưu trữ cơ quan văn phòng Trung ương Đảng”, luận văn thạc sỹ Lưu trữhọc, năm 2015;

- Nguyễn Văn Quang, “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao

nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản

Việt Nam”, luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, năm 2015;

- Phùng Thị Phương Liên, “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở

Ngán hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam”, luận văn thạc sỹ Quản trị Văn

phòng, năm 2018.

Bên cạnh đó, có một số bài giảng, bài viết trên các tạp chí khoa học liênquan trực tiếp hơn đến nội dung của luận văn như: Bài giảng môn Tiêu chuẩn

hóa trong công tác Van thư Lưu trữ của ThS Lê Thị Nguyễn Lưu; Bàn về hồ

sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hỗ sơ hành chính (Tạp chí Lưu trữ Việt

Nam, số 4/2003) của tác giả Hoàng Minh Cường: Cẩn ban hành tiêu chuẩn

công tác văn phòng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2/2002) của tác giảNguyễn Minh Phương; Chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại Ngân hàngTMCP Kỹ thương Việt Nam (Tap chi Dau ấn thời gian, số 4/2018) của tác giả

Phùng Thị Phương Liên

11

Có thé thấy những công trình nghiên cứu nói trên đã bàn đến các vanđề liên quan đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng như: xây dựng, banhành tiêu chuẩn dé đánh giá chất lượng đối với một số lĩnh vực trong công tácvăn thư, lưu trữ trong khi đó còn một số hoạt động văn phòng khác như lễtân, quản lý cơ sở vật chất, chưa được đề cập đến hoặc chưa có nhiều

nghiên cứu.”

Theo khảo sát của chúng tôi, đến thời điểm hiện nay, tại Trường Đại

học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc ĐHQGHN mới có đề tài “Chuẩn

hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam”

của tác giả Phùng Thị Phương Liên nghiên cứu về vấn đề chuẩn hóa hoạt

động văn phòng, nhưng tác giả mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng và ban hành

các quy chế, quy định dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng mà chưa dé cập đếnviệc đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Cho đến nay chưa có

dé tài nào nghiên cứu về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại TTHTSV Bởi

vậy, dé tài “Chuan hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên”

của chúng tôi có tham khảo, kế thừa nhưng không trùng lặp với các đề tài

nghiên cứu trước.

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

6.1 Nguồn tư liệu

Đề thực hiện luận văn trên, ngoài việc sử dụng nguồn tài liệu như đãliệt kê ở mục 4, tôi còn sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Các bài viết, sách chuyên khảo về Quản trị học; văn phòng va quan tri

văn phòng: chuẩn hóa hoạt động văn phòng, của Nhà xuất ban Dai họcQuốc gia Hà Nội; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Thống kê HàNội và của các thầy, cô giáo khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc

Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn.

? Phùng Thị Phương Liên: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt

Nam” - luận văn thạc sỹ ngành Quản trị văn phòng(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, TrưởngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, DHQGHN.

12

- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu trữva Quản tri Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;

Học viện Hành chính Quốc gia; Trường Đại học Nội vụ; Đại học Quốc gia HàNội và TP Hồ Chí Minh,

- Các bài viết về công tác văn phòng và quản trị văn phòng đăng trên

các phương tiện thông tin đại chúng.

- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về công tác văn phòng và quản trị văn

phòng của các cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn phòng tại các Bộ,

Ban, Ngành, địa phương như: Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Ủy ban

Nhân dân TP Hà Nội,

6.2 Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện được nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phương phápluận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp,cụ thê như:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: dựa trên cơ sở ly luận của quản tri

văn phòng dé làm rõ hơn các van đề khoa học của công tác chuẩn hóa hoạt

động văn phòng

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng màchúng tôi sử dụng dé thực hiện dé tài Chúng tôi đã tiễn hành tìm hiểu chứcnăng, nhiệm vụ và cơ cau tô chức của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên; tìm hiểuthực trạng chuẩn hóa hoạt động của văn phòng Trung tâm Hỗ trợ sinh viên.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê: Chúng tôi căn

cứ vào các tài liệu thu thập được và các kết quả khảo sát tình hình chuẩn hóa

hoạt động của văn phòng ở Trung tâm Hỗ trợ sinh viên dé từ đó đánh giá thựctrạng và đưa ra giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này chúng tôi chú trọng

đên việc tiép xúc, trao đôi trực tiép với các đông chí lãnh dao Trung tâm,

13

Trưởng, phó các đơn vị có liên quan đến hoạt động văn phòng của Trung

tâm hiện nay.

Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết

hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

7 Đóng góp của luận văn

a Ý nghĩa khoa học

Luận văn góp phần khái quát và làm rõ hơn một số vấn đề lý luận về

chuẩn hóa hoạt động văn phòng, đặc biệt là góp phần làm rõ hơn các tiêu chí

đánh giá kết quả việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng.b.Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn chỉ ra thực trạng những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, từ đó,dé ra một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng có tính khoa học và

khả thi, góp phần xây dựng và phát triển Trung tâm Hỗ trợ sinh viên tronggiai đoạn tiếp theo Luận văn là tài liệu tham khảo đối với cấp quản lý của

Trung tâm Hỗ trợ sinh viên.

Luận văn được nghiên cứu hoàn chỉnh sẽ đóng góp thêm tư liệu cho

lĩnh vực quản trị văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên nói riêng, các cơ

quan, tổ chức nói chung:

8 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm

3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về chuẩn hoá hoạt động văn phòngTrong chương này, chúng tôi khái quát một số vấn đề lý luận chungvề tổ chức khoa học hoạt động văn phòng; sự cần thiết của việc chuẩnhóa hoạt động văn phòng: tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động

văn phòng.

14

Chương 2 Khảo sát đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN

Dựa trên cơ sở khoa học đã nêu ra ở chương 1, chúng tôi thực hiện

đánh giá kết quả chuân hóa hoạt động văn phòng tại TTHTSV theo tiêu chí

đánh giá, nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế về công tác chuẩn hóa hoạt

động văn phòng của TTHTSV.

Chương 3 Giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung

tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN

Trên cơ sở tông kết thực trạng ở chương 2, trong chương nay chúng tôimạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm tiếp tục chuẩn hoá hoạt động vănphòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, trong đó nhắn mạnh vấn đề cải tiến một

số quy định hoặc quy trình đang thực hiện tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên.

15

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HOA

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Dé làm rõ một số van dé lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng,

chúng tôi đã tham khảo các công trình nghiên cứu trước đó và đặc biệt là nội

dung một số bài giảng cao học ngành Quản tri văn phong.*

1.1 Những khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn1.1.1 Văn phòng và hoạt động văn phòng

a) Văn phòng

Hiện nay, qua khảo sát các công trình nghiên cứu ở Việt Nam, chúng

tôi thấy khái niệm “văn phòng” đang được hiểu và giải thích theo nhiều cách

khác nhau.

Trong bài viết năm 2005, từ góc độ nghiên cứu về khoa học tô chức,

PGS.TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thé xác định cách hiểu từ “văn phòng”

theo hai nghĩa sau’:

- Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ

máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho

hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động đối nội, đối ngoại dé thực hiện mục tiêu chung của tô chức.

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ

máy trợ giúp nha quản tri những việc trong chức năng được giao; là một bộ

phận cầu thành trong cơ cau tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quan tri cap

cao Van phòng chức nang không phải là một pháp nhân độc lập trong các

quan hệ đôi ngoại.

3 Đề làm rõ các van dé lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng, ngoài các giáo trình về quản trị văn phòng

đã được xuât ban ở Việt Nam, chúng tôi đã tham khảo và vận dụng nội dung bài giảng thuộc hai học phân: 1/Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng: 2l Tô chức khoa học hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ ThiPhụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn -DHQGHN) - Tài liệu lưu hành nội bộ l

* Nguyễn Hữu Tri (2005): Mét số nhận thức về văn phòng, quan trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị

văn phòng trong tương lai In trong Ky yếu hội thảo Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn NXB Đại học

Quốc gia Hà Nội, tr15.

16

Theo Nguyễn Thành Độ và Cộng sự (2012), văn phòng (nghĩa rộng) là

bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của banlãnh đạo một cơ quan, đơn vị Ở các cơ quan thâm quyền chung, có quy môlớn thì thành lập văn phòng như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ,Văn phòng Tổng công ty còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì Vănphòng thường là phòng Hành chính tông hợp Theo nghĩa hẹp, văn phòng là

trụ sở làm việc của một cơ quan, don vi, là dia điểm giao tiếp đối nối và đối

ngoại của cơ quan don vi đó.

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2010)° Văn phòng là một đơn vi hoặc bộphận trong cơ cau tổ chức của các cơ quan, doanh nghiệp có chức năng thammưu, thông tin tổng hợp, hậu cần Tuy theo quy mô và phạm vi hoạt động, bộphận này ở các cơ quan, doanh nghiệp có thé gọi là: Văn phòng hoặc phòng

Hành chính/ Phòng Hành chính - Tổng hợp Vai trò chủ yếu của bộ phậnnay là quan lý, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp dé

tô chức, quản lý, điều hành hoạt động chung, đồng thời kiểm soát thủ tục

hành chính, bảo đảm các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, phương tiện

và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp.

Trên cơ sở tham khảo định nghĩa của PGS.TS Vũ Thị Phụng và cách giải

thích khái niệm “Van phòng” theo nghĩa hẹp của các tác giả Nguyễn Hữu Tri và

Nguyễn Thanh Độ ở trên, dé phù hop với phạm vi nghiên cứu của đề tai trongluận văn nay, chúng tôi sử dụng khái niệm “Van phòng” theo cách hiểu sau:

Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp, quản lý vàcung cấp thông tin văn bản cho hoạt động quản lý, điều hành; đảm bảo cơ sở

vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp."

*PGS.TS Vũ Thị Phụng: Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Một linh vực cần được đầy mạnh nghiên cứu và

dao tạo ở Việt Nam Kỷ yêu Hội khoa học quốc gia Đổi mới hoạt động khoa học và công nghệ dé nâng caochat lượng đào tạo nguồn nhân lực về kinh tế - quản trị kinh doanh trong các trường đại học phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội.

5 Phùng Thị Phương Liên: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt

Nam” - luận văn thạc sỹ ngành Quan trị văn phòng(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quan trị văn phòng, TrưởngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN

17

b) Hoạt động văn phòng

Hoạt động là từ để chỉ các công việc, nhiệm vụ được một hoặc nhiều

người, một hoặc nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hướng tới mục tiêunhất định.

Trên cơ sở khái niệm “Văn phòng” đã trình bay ở phan trên Trong luậnvăn này thuật ngữ “hoạt động văn phòng” được hiểu như sau:

Hoạt động văn phòng là những công việc, nhiệm vụ thuộc chức năng,

nhiệm vụ của bộ phận văn phòng, do bộ phận văn phòng triển khai, thực hiện,nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin văn bản và các phương

tiện, điều kiện làm việc tốt nhất cho cơ quan, tô chức và doanh nghiệp.

Với cách hiểu trên, căn cứ vào hệ thống lý luận về Quản trị văn

phòng đã được học, chúng tôi xác định các hoạt động sau đây thuộc hoạtđộng văn phòng:

1/ Quản lý hệ thống văn ban

2/ Quản lý các hồ sơ, minh chứng

3/ Công tác lễ tân

4/ Quản lý cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc

5/ Xây dựng cảnh quan, môi trường làm việc

1.1.2 Chuẩn hóa

Hiểu đơn giản, chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản, qui

định để sử dụng chung và lặp lại nhiều lần trong từng lĩnh vực nhằm đơn giản

và thống nhất hóa để tạo thuận lợi cho các hoạt động liên quan.

Theo Ti điển Hán - Việt của Trần Văn Chánh”, “chuẩn” là căn cứ, mẫumực; “hóa” là biến đôi, thay đôi, hướng tới.

7 Trần Văn Chánh: Từ điển Hán Việt, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, năm 1999 (dẫn theo https: hvdic.

® Dẫn theo: https: hvdic.thivien.net/hv

18

Theo Dai tw điển Ti iéng Việt °, chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực.Trong đó, chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ dé đối chiếu,để làm mẫu.

Từ những định nghĩa trên, trong luận văn này, nội hàm của thuật ngữ

“chuẩn hóa” được chúng tôi sử dụng bao gồm các van dé sau’:

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bổ) các chuẩn mực;

- Phé biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có

liên quan;

- Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn

mực đã được ban hành.

Hiện nay, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp

thường gồm ba mức độ: các quy chế, quy định, quy trình; tiêu chuẩn và

!° Tham khảo thêm bai giảng cao học môn “Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng” của PGS.TS Vũ Thi

Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, ĐHQGHN)

- Tài liệu lưu hành nội bộ

19

Tuy nhiên, việc chuẩn hóa ở mức độ tiêu chuẩn, quy chuẩn thường được

áp dụng cho những lĩnh vực hoạt động có tính kỹ thuật, công nghệ Trong lĩnh

vực quản lý hành chính, do đặc thù riêng, nên nhiều chuẩn mực khó xây dựngthành tiêu chuẩn và quy chuẩn Vì vậy, trong luận văn này, chúng tôi chỉ xemxét việc chuẩn hóa ở mức độ một, bao gồm các quy chế, quy định, quy trìnhnghiệp vụ về hoạt động văn phòng do các cơ quan ban hành và áp dụng Thông

qua các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và kết quả thực hiện trong thựctẾ, chúng ta có thé đánh giá được tình hình và hiệu quả của việc chuẩn hóa hoạt

động văn phòng ở các cơ quan, doanh nghiệp.

1.1.3 Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Từ cách hiểu các khái niệm cơ bản: văn phòng, hoạt động văn phòng,chuẩn hóa ở trên, trong luận văn này thuật ngữ “chuẩn hóa hoạt động văn

phòng” được hiệu là “Các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm xâydựng, ban hành, phổ biến, hướng dan các quy chế, quy định, quy trình nghiệpvụ về hoạt động văn phòng, dong thời kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện trêncơ sở các quy chế, quy định và quy trình nghiệp vụ dang còn hiệu lực”.'"

1.2 Nội dung và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng1.2.1 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Đề làm tốt công tác chuan hóa hoạt động văn phòng, các cơ quan, tổ chức

cần xây dựng và ban hành hệ thống các quy chế, quy định dé làm chuẩn mực

cho các vấn đề sau:

4) Quy chế làm việc: quy định các nguyên tắc, phạm vi và trách nhiệm giảiquyết công việc của lãnh đạo và nhân viên; quy định chế độ làm việc, tráchnhiệm, quyền hạn trong giải quyết công việc của từng CBVC trong văn phòng:

quy định chế độ làm việc, nghỉ phép, học tập, giữ gìn bí mật nhà nước, bảo

quản tải san,

!! Phùng Thị Phương Liên: “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt

Nam” - luận văn thạc sỹ ngành Quản trị văn phòng (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, TrưởngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN)

20

b) Quy chế chi tiêu nội bộ: quy định về ché độ chi tiêu tài chính; thẩmquyền ký duyệt tài chính và thời hạn thanh quyết toán, chế độ quản lý tài sản,

chế độ kinh phí học tập, nghỉ phép,

c) Quy chế văn hóa công sở: quy định đạo đức công vụ; tác phong, lề lốilàm việc, giao tiếp, ứng xử cấp dưới đối với cấp trên, giữa đồng nghiệp với

đồng nghiệp và trang phục khi làm việc, khi t6 chức các hoạt động,

d) Quy chế thi đua khen thưởng: quy định các tiêu chí, tiêu chuẩn dé bình

xét, đánh giá khen thưởng, kỷ luật hàng tháng, quý, hàng năm.

e) Quy định về giữ gìn cảnh quan, môi trường (nơi làm việc) đảm bảotrang thiết bị, phương tiện làm việc

g) Quy định về thé thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định về quản by

văn bản của cơ quan.

h) Quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công việc.

i) Quy định về tổ chức các hoạt động hội họp và sự kiện: quy định về việc

xây dựng và mẫu hóa các quy trình, kịch bản, chương trình, kế hoạch, một sốhình thức trang trí, nghi thức, khánh tiết lễ tân khánh tiết cho các hoạt động

hội họp, sự kiện.

k) Quy định về công tác lễ tân và giao tiếp hành chính: quy định về nghỉthức lễ tân cơ bản trong hoạt động nội bộ và trong việc đón, tiếp khách đến làmviệc tại cơ quan; quy định về giao tiếp hành chính như giao tiếp qua điện thoại,

giao tiếp khi trao đôi công việc

1) Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.1.2.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Tham khảo bài giảng “Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng” của

PGS.TS Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản tri văn phòng, Trường Đạihọc Khoa học Xã hội và Nhân văn - DHQGHN) - Tài liệu lưu hành nội bộ,

quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng có 06 bước cụ thể như sau:

21

Quy trìnhDiên giải

Muốn chuẩn hóa hoạt động văn

phòng mỗi cơ quan, tổ chức cần xác

định rõ những hoạt động nao là

thường xuyên, phô biến, liên quan đến

nhiều người thì sẽ được lựa chọn để

chuân hóa

Sau khi xác định được những hoạt

động cần chuẩn hóa thì cơ quan, tổ

chức cần lựa chọn hình thức chuẩn hóa(tiêu chuan/ quy chuẩn/ quy ché/ quy

định/ quy trình) Trong luận văn nàychúng tôi lựa chọn hình thức xây dựng

quy chế, quy định, quy trình công việc

trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Cơ quan tô chức xây dựng hệ thống

quy chế, quy định, quy trình để chuẩn

hóa hoạt động văn phòng, tạo sự thống

nhất trong quản lý, điều hành; đưa hoạt

động văn phòng vào nề nếp; tạo cơ sởcho việc kiểm tra, đánh giá hoạt động

văn phòng

Khi cơ quan, tô chức đã có hệ

thống quy chế, quy định, quy trình thìcông tác phổ biến, hướng dẫn là vôcùng quan trọng để cán bộ, nhân viêncủa tổ chức hiểu và thực hiện tốt nhiệm

vụ được giao theo đúng những chuẩn

mực đã ban hành

22

Đề công tác chuân hóa hoạt độngvăn phòng đạt hiệu quả, không thể thiếu

bước kiểm tra, đánh giá Ở bước nàycác nhà quản lý sẽ kiểm tra việc thựchiện các quy chế, quy định, quy trình

của cơ quan, tổ chức dé từ đó có những

đánh giá phù hợp

Cải tiên là bước cuôi cùng nhưng

lại là bước quan trọng trong quy trình

chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tạibước này, trên cơ sở kết quả đánh giá,

các cơ quan, tô chức cần thường xuyênrà soát, sửa đôi , bố sung hệ thống quychế, quy định, quy trình sao cho phù

hợp với tình hình thực tế; phù hợp vớisự thay đổi liên tục của hệ thống văn

bản quy phạm pháp luật.

1.3 Mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Mục đích của chuẩn hóa hoạt động văn phòng là đảm bảo cho các hoạt

động này trong mỗi cơ quan được thực hiện thống nhất, đảm bảo hiệu quả, góp

phần tăng năng suất lao động, giảm các chỉ phí cho cơ quan và người lao động.Vi vậy, chuan hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa rat quan trọng:

1.3.1 Tạo sự chuẩn mực, nề nếp, thông nhất cho hoạt động của cơ quan

Một cơ quan bao gôm các lãnh đạo quản lý, cán bộ, nhân viên Mỗi người

đến từ các địa phương khác nhau với nhiều cá tính, ý thức khác nhau từ đó sẽ

có phong cách làm việc, sinh hoạt tập thê không giống nhau Bởi vậy khi có sựchuẩn hóa hoạt động văn phòng tất cả mọi người sẽ phải thực hiện theo mộtchuẩn mực nhất định để tạo nề nếp, thống nhất cho các hoạt động của cơ quan.

23

Ví dụ, khi xây dựng quy chế làm việc, cơ quan phải quy định về

nguyên tắc làm việc; về sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giảiquyết mọi công việc; việc xây dựng môi trường làm việc văn hóa, nêu rõ trách

nhiệm, phạm vi giải quyết công việc; quan hệ công tác; trình tự và cách thứcgiải quyết công việc

Các nguyên tắc này sẽ giúp cho mọi công việc trong cơ quan vận hành nề

nếp, thống nhất theo một chuẩn mực đo cơ quan đó đặt ra.

1.3.2 Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp

Phong cách làm việc là cách thức làm việc ồn định, mang sắc thái của mỗingười Phong cách làm việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như: Phẩm chất chính

trị, đạo đức, trình độ, năng lực, khí chất của cá nhân; vị trí, chức năng, nhiệm

vụ, điều kiện làm việc, sinh hoạt; sự giáo dục, rèn luyện Đối với người lãnh

đạo, phong cách làm việc không đơn giản là việc riêng của người cán bộ mà là

yếu tổ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lãnh đạo và uy tin của tô chức Bởivậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng dé xây dựng phong cách làm việc chuyênnghiệp tạo nên một tô chức hoạt động hiệu quả và bền vững.

Khi tô chức hoạt động có sự chuẩn mực, nề nếp và thống nhất thì sẽ xâydựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp Ví dụ: khi tổ chức một sự kiệnmà được quy định, hướng dẫn cụ thể, có quy trình công việc thì sẽ tạo nên sự

chuyên nghiệp Ví dụ, việc tổ chức Hội nghị lớn được hướng dẫn cụ thé trongQuy dinh về tô chức các hoạt động hội họp và sự kiện Tại quy định này đã quy

định về việc xây dựng kịch bản, chương trình, kế hoạch, hình thức trang trí,

nghi thức, khánh tiết, phân công nhiệm vụ cho lễ tân, người dẫn chương trình,

chủ tịch, thư ký đoàn thì khi diễn ra sự kiện, cán bộ nhân viên sẽ làm việc

theo chuẩn mực cho thấy được sự chuyên nghiệp của tổ chức cũng như phong

cách làm việc của nhân viên.

1.3.3 Hạn chế tối da những xung đột không can thiết

Trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, chúng ta sẽ không tránh

khỏi những ý kiên trái ngược tạo nên sự xung đột Nêu một cơ quan không có

24

các chuẩn mực trong thực thi nhiệm vụ, mỗi người sẽ làm theo cách khác nhau

và không theo hệ thống, sự xung đột sẽ càng lớn Vì vậy, điều cần thiết là phải

làm thế nào để giải quyết xung đột một cách nhanh chóng, liên kết mọi người

lại cùng hướng về một mục tiêu Muốn vậy, cơ quan cần đưa ra những chuẩn

mực đề hạn chế tối đã những xung đột không cần thiết.

Khi có quy chế, quy định người lãnh đạo cũng phải tuân thủ để chỉ đạo,

điều hành một cách thống nhất, không được theo ý kiến chủ quan hoặc mong

muốn của cá nhân để có lợi cho bản thân hoặc nhóm lợi ích nào đó trong cơ

quan, gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện, loại bỏ được xung đột giữa

lãnh đạo và nhân viên.

Các nghiệp vụ đã được xây dựng thành quy định với các hướng dẫn cụ thé

cho từng hoạt động sẽ giúp CBVC dù ở vi trí công tac nào hoặc nhân viên mới

khi được giao nhiệm vụ sẽ nhanh chóng, độc lập dé hoan thành công việc đượcgiao một cách hiệu quả nhất, hạn chế sự xung đột giữa nhân viên và nhân viên.

Ví dụ: Khi cơ quan ban hành quy định về công tác soạn thảo, ban hành, và

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản sẽ giúp cho tất cả nhân viên được giao soạnthảo văn bản đều thực hiện thống nhất theo quy định, hạn chế việc xảy ra xung

đột giữa người soạn thảo và văn thư khi kiểm tra, làm thủ tục phát hành văn bản.

1.3.4 Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan

Xây dựng thương hiệu là một trong những hoạt động quan trọng của bấtkỳ cơ quan, tổ chức nao vì nó đánh giá mức độ thành công và vị trí, uy tín của

co quan, tô chức đó trên lĩnh vực hoạt động Các cơ quan, tổ chức muốn tạodựng được uy tín, thương hiệu cho cơ quan cần chuẩn hóa các hoạt động nói

chung và hoạt động văn phòng nói riêng Khi hoạt động văn phòng được chuẩn

hóa đồng nghĩa với việc cơ quan đã có một hệ thống quy chế, quy định, quy

trình đầy đủ giúp cho cơ quan tạo được sự chuẩn mực, nề nếp, thông nhất.

Vi dụ: Một cơ quan áp dụng Hệ thống quan ly chất lượng ISO 9001:2015

về một lĩnh vực nao đó sẽ tạo được uy tín, thương hiệu của cơ quan về lĩnh vựcđó, vì đã được một tô chức uy tín đánh giá chứng nhận Dé đạt được điều đó cơ

25

quan cần xây dựng hệ thống quy chế, quy định, quy trình đối với các hoạt

động, trong đó có hoạt động văn phòng.

1.4 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Dé có căn cứ, cơ sở đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các cơ

quan cần xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá kết quả và hiệu quả chuẩn hóahoạt động văn phòng Do điều kiện cụ thé của Trung tâm HTSV, là một đơn vị

đang trong quá trình thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng và trong giới

hạn của luận văn thạc sĩ, bước đầu tác giả sử dụng các tiêu chí đánh giá kết quả

chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

1.4.1 Giới thiệu các tiêu chí danh gia

Trong bai giảng cao hoc môn “Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng”

(Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội vànhân văn, DHQGHN) - Tài liệu lưu hành nội bộ, PGS.TS Vũ Thi Phung đã đưa

ra Dự thảo khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng gồm5 tiêu chí lớn, mỗi tiêu chí được xác định là 20 điểm, 5 tiêu chí sẽ là 100 điểm.

Trong mỗi tiêu chí, có các yêu cầu chỉ tiết (được thé hiện qua các minh chứng).Tùy thuộc vào tầm quan trọng, mỗi minh chứng được quy định một số điểm nhất

định Cách tính điểm cho từng tiêu chí và từng yêu cầu chỉ tiết được xác định

như sau: nếu yêu cầu nào đã được cơ quan thực hiện và có đủ minh chứng, sẽ

được tính số điểm tối đa; nếu đã thực hiện nhưng chưa đủ minh chứng, chỉ tính1/3 hoặc 1⁄2 tổng số điểm; nêu chưa thực hiện sẽ không tính điểm.

Dưới đây là các tiêu chí và yêu cầu cụ thê như sau:

Tiêu chí 1 Nhận thức của lãnh đạo cơ quan (CQ) về chuẩn hóa hoạt động

văn phòng (HPVP).

Muốn đánh giá được kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ

quan, to chức, điều đầu tiên phải đánh giá được nhận thức của lãnh đạo cơquan, tô chức đó về hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn phòng; đánh giá được

sự hiểu biết của lãnh đạo về hoạt động chuẩn hóa, đồng thời cho thấy Sự quan

tâm và đánh giá của họ về vai trò quan trọng của hoạt động này Nêu ở cơ quan

26

mà nhận thức của lãnh đạo không đúng hoặc không quan tâm đúng đến việcchuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng thì ở đó mọi

công việc sẽ thiếu nề nếp, thiếu sự thống nhất hoặc rat dé xảy ra xung đột khi

công việc đòi hỏi sự cộng tác, phối hợp.

Bởi vậy tiêu chí này được đưa là tiêu chi 1 của khung đánh giá Tiêu chínay gdm 05 yêu cau cụ thê với tông sô điêm là 20 điêm, cụ thê như sau:

chuẩn hóa HĐVP có vai trò

quan trọng trong việc tạo ra} 4

chuẩn mực, sự ôn định, thống

nhất của CQ

1.3 Lãnh dao CQ đưa van dé

Nhận thức của lãnh |chuẩn hóa HĐVP vào các vănđạo cơ quan (CQ) về |bản như chiến lược phát triển,

về chuan hóa hoạt kê hoạch hang nam

động văn phòng 1.4 Lãnh dao CQ giao

(HDVP) nhiệm vụ tham mưu, tô chức

thực hiện vấn đề chuẩn hóa 4

HDVP cho một đơn vị hoặc

Tiêu chí 2 Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan

Tiếp sau nhận thức của lãnh đạo là các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn

phòng của cơ quan đó Tiêu chí này xác định các biện pháp chuẩn hóa, bao

gồm hệ thống quy chế, quy định và quy trình công việc của cơ quan, tổ chức;

tính hệ thống, đầy đủ, cập nhật và công tác phô biển, hướng dẫn Tiêu chí này

có 05 yêu câu chi tiệt, moi yêu câu được xác định 4 diém đó là:

giá2.1 CQ đã xác định những hoạt

động cần được chuẩn hóa (bằng các

Quy chế/ Quy định/ Quy trình) va} 4

thường xuyên cập nhật

2.2 CQ có đây đủ hệ thông Quy chế,

Quy định, làm cơ sở cho các công| 4việc/ hoạt động quản lý hành chính

Các biện pháp

» 2.3 CQ đã xây dựng và áp dụng cácchuân hóa „ „

quy trình hoặc Hệ thông tiêu chuan| 4hoạt động văn

ISO trong quan lý hành chính

phòng của cơ - :

2.4 Khi xây dựng các Quy chê, Quy

“ue định, Quy trình, CQ đã căn cứ vào

pháp luật hiện hành và tổ chức lấy ýkiến từ những đối tượng liên quan

2.5 CQ thường xuyên phô biến,

hướng dẫn cho các đối tượng liên 4quan những Quy chế, Quy định, Quy

trình mới ban hành hoặc đã thay đổi

28

Tiêu chí 3 Hệ thong các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số hoạtđộng văn phòng (20 điểm)

Nêu ở tiêu chí 2 đưa ra được các biện pháp chuân hóa thì một việc rât quan

trọng tiếp theo là đánh giá sâu hơn về hệ thống các quy chế, quy định Tiêu chí

này tạm xác định 10 quy chế, quy định tối thiểu cần có cho hoạt động vănphòng Mỗi quy chế, quy định được xác định 2 điểm, đó là:

.Ä Điểm

Diem tự | Điểm

Tên Tiêu chí Yéu câu chi tiét xac ` 2

l đánh | tôngđịnh số

3.1 CQ đã có Quy chế làm việc 2

3.2 CQ đã có Quy định về giữ gìn

cảnh quan, môi trường (nơi làm 2

việc), đảm bảo trang thiết bị, phương

3.4 CQ đã có Quy chê hoặc Quy

của cơ quan | _ ` ` 2

„ định về lập và lưu trữ hô sơ công việc

3.6 CQ đã có Quy chế hoặc Quy

định về công tác lễ tân, giao tiếp| 2

hành chính

3.7 CQ đã có Quy chế hoặc Quy

định về quản ly cơ sở vật chất, trang | 2

thiết bị văn phòng

29

3.8 CQ đã có Quy chế hoặc Quy 5

định về chi tiêu nội bộ

3.9 CQ đã có Quy chế hoặc Quy :

định về thi đua, khen thưởng

3.10 CQ đã có Quy chế hoặc Quy

định vê văn hóa tô chức (văn hóa| 2công sở hoặc văn hóa doanh nghiệp)

Tiêu chí 4 Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các Quy trình thực hiện công

việc trong hoạt động cua cơ quan

Tiêu chí này tập trung đánh giá kết quả xây dựng, áp dụng các quy trìnhthực hiện công việc hoặc áp dụng Tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính,văn phòng Tiêu chí 4 gồm 06 yêu cầu cụ thê với các trọng số điểm không đều

nhau vì tac giả xây dựng bộ tiêu chí cho rằng yêu cầu số 1 và 2 là các nội dungit quan trọng hơn các yêu cau từ số 3 đến số 6 (xây dựng, áp dụng, kết quả áp

dụng, việc đánh giá kêt quả thực hiện và cải tiên), cụ thê như sau:

công việc trong

hoạt động cia 4.2 CQ đã xây dựng và tuyên bô 5

cơ quan sứ mệnh, mục tiêu, giá trị côt lõi

30

được các Quy trình ISO đối với 4

trên 50% các công việc, nhiệm vu

thường xuyên

4.4 Kết quả áp dụng ISO đã được

cơ quan Tổ chức tiêu chuẩn quốc|_ 4

gia (hoặc quốc tế) công nhận

Tiêu chí 5 Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chớ Quy

định/ Quy trình đã ban hành

Dé công tác chuẩn hóa đạt hiệu quả không thé không thực hiện các biện

pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Tiêu chí 5 gồm 05 yêu cầu cụ thể, mỗi

yêu câu được xác định 4 điêm, cụ thê như sau:

31

Tên Tiêu chíYéu câu chỉ tiét

tra, đánh giá kết quả thực hiện cácQuy chế/ Quy định/ Quy trình

5.3 CQ đã giao nhiệm vụ kiểm tra,đánh giá kết quả thực hiện các Quychế/ Quy định/ Quy trình cho mộthoặc một số bộ phận (phòng/ ban)

phạm sau khi có kết quả kiểm tra,đánh giá việc thực hiện Quy chế/

Quy định/ Quy trình của các đơnvị, cá nhân

32

1.4.2 Phương pháp khảo sát, đánh gia

Đề đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các cơ quan, tổ chứccó thể sử dụng các phương pháp sau:

- Thứ nhất, cần tìm tài liệu để minh chứng cho các tiêu chí đưa ra bao gồm:

kế hoạch, báo cáo, biên bản, công văn

- Thứ hai, quan sat và tim hiểu đề biết cơ quan có thực hiện các yêu cầu cụthê đã được xác định trong từng tiêu chí.

- Thứ ba, phỏng vấn hoặc khảo sát qua bảng hỏi với các đối tượng liên

- Thứ tư, cho điểm: dựa vào kết quả thu được từ ba phương pháp trên,cơ quan sẽ cho điểm phù hợp với từng tiêu chí.

Về cách tính điểm: Những tiêu chí nào cơ quan có hoặc đã làm, đã thực

hiện và có minh chứng rõ rang thì cho điểm tối đa, nếu có làm nhưng không

day đủ thì cho 1⁄2 số điểm, nêu chưa làm thì ghi 0 điểm.

Sau khi cho điểm, cần nhận xét ở bên dưới đối với từng tiêu chí: tốt/chưa tốt/ tại sao tốt? Tại sao chưa tốt?

Cách đánh giá:

- Tổng điểm cho 5 tiêu chí là 100 điểm (mỗi tiêu chí 20 điểm).

- Mức độ đánh giá như sau:

e Nếu kết quả từ 10 - 40 điểm: việc chuẩn hóa chưa đạt yêu cầu cơ

quan can có nhiều biện pháp cấp bach

e Nếu kết qua từ 50 - 70 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức trung bình cơ

quan cần có một số biện pháp phát huy điểm tốt, khắc phục hạn chế

e Nếu kết quả từ 70 - 90 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức tốt cơ quan cầncó một số biện pháp bồ sung, hoàn thiện

e Nếu kết quả từ 90 - 100 điểm: việc chuẩn hóa dat mức rat tốt cơ quan

cân thường xuyên rà soát, cải tiên

33

1.5 Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuan hóa các hoạt động trong co quan, tô chức nói chung và chuẩn

hóa hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm cua toàn cơ quan, từ lãnh

đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vị trí, trách nhiệm

của mỗi người được xác định khác nhau.

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng dau cơ quan, tổ chức

Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng như việc chuẩn hóa các

hoạt động nói chung là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tô chức.

Việc tạo ra, xây dựng và ban hành các chuẩn mực cũng như việc phố biến,hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá phải được và do người đứng đầu quyết định.

Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việcchuẩn hóa hoạt động văn phòng, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp dưới và

các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện.

Ngược lại, nếu ở đâu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không

quan tâm, chỉ đạo sát sao, thì hoạt động văn phòng của cơ quan đó thường

không có nền nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều xung đột trong quátrình triển khai, thực hiện.

1.5.2 Trách nhiệm của Bộ phận văn phòng

Trong một cơ quan người đứng đầu luôn là người có trách nhiệm caonhất với tất cả các van dé, trong đó có việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

Tuy nhiên, do phải quan tâm, chỉ đạo điều hành chung nên người đứng đầu

không thé trực tiếp tô chức thực hiện từng công việc cụ thé Vì vậy, thông

thường trách nhiệm trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,quy định sẽ được người đứng đầu giao cho Bộ phận văn phòng mà cụ thê làngười đứng đầu văn phòng với chức danh Chánh văn phòng (đối với các cơquan lớn) hoặc Trưởng phòng Hành chính (đối với các cơ quan vừa và nhỏ).

Bộ phận Văn phòng khi được giao quyền hoặc ủy quyền trong việc

chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm: Tham mưu cho người

34

đứng đầu về việc xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn

phòng phủ hợp với cơ quan, tô chức Sau khi người đứng đầu đồng ý, Bộphận văn phòng có trách nhiệm khảo sát, xây dựng tiêu chí, lấy ý kiến đónggóp, chỉnh sửa, hoàn thiện dé trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban

hành Ngoài ra, văn phòng có trách nhiệm phố biến, hướng dẫn, kiểm tra,đánh giá việc thực hiện tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động vănphòng trong thực tế; báo cáo đề xuất với người đứng đầu việc khen thưởng

trong quá trình triển khai, thực hiện hoặc xử lý những vi phạm (nếu có) và

những vấn đề cần tiếp tục cải tiến.

1.5.3 Trách nhiệm của người thực hiện

Dé các hoạt động của văn phòng được thông suốt, hiệu quả thì vai tròcủa từng CBNV trực tiếp thực hiện các công việc trong văn phòng là rất quantrọng Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, phô biến, hướng dẫn sátsao đến đâu nhưng bản thân những CBNV có trách nhiệm thực hiện không

tuân thủ hoặc tuân thủ nửa vời thì hoạt động trong văn phòng sẽ bị gián đoạn

hoặc không đạt kết quả tốt dẫn đến hoạt động của cả văn phòng bị ảnh hưởng.

Ví dụ: Đối với việc quản lý văn bản trong cơ quan, nhân viên văn thư là

người cần tuân thủ các quy định như: chỉ đóng dấu và phát hành văn bản đã

day đủ về thê thức, ký đúng thâm quyền và lưu giữ 01 bản gốc tại văn thu, Đề làm tốt được công việc này đòi hỏi người soạn thảo và ký văn bản cũngphải nắm vững và tuân thủ các quy định trên, nếu một trong hai người nàykhông thực hiện tốt thì sẽ dẫn đến việc văn ban ban hành không đúng thé

thức, không đúng thâm quyền, hoặc không có giá trị pháp lý,

35

Tiểu kết chương 1

Trong chương | tác gia đã làm rõ một số khái niệm được sử dụng trong

luận văn, bao gồm:

- Văn phòng

- Hoạt động văn phòng

- Chuan hóa

- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Bên cạnh đó tác gia đưa ra nội dung và quy trình chuan hóa hoạt độngvăn phòng đồng thời phân tích cụ thể mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa

hoạt động văn phòng Ngoài ra, ở chương này tác giả giới thiệu tiêu chí đánh

giá kết quả chuân hóa hoạt động văn phòng, gồm5 tiêu chí cơ bản sau:

- Tiêu chí 1: Nhận thức của lãnh dao cơ quan về chuẩn hóa hoạt động

văn phòng

- Tiêu chí 2: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan

- Tiêu chí 3: Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đối với một

số hoạt động văn phòng

- Tiểu chí 4: Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện côngviệc hoặc Tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng

- Tiêu chi 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế,

quy định, quy trình đã ban hành

Những vấn đề trên sẽ là cơ sở để tác giả tiến hành khảo sát thực tế việcchuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên ở chương 2.

36