Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh

Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Đề đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng, có thể áp dụng nhiều phương pháp như: căn cứ vào lý thuyết về các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng, sau đó tiễn hành khảo sát, đánh giá Hai là khảo sát, đánh giá qua khung tiêu chí.

Trong luận văn nay, tac gia thử nghiệm đánh giá theo cach thứ hai.

Dưới đây, tác giả giới thiệu khung tiêu chí đánh giá được trình bày trong trong giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng (2021), gồm 5 tiêu chí lớn, mỗi tiêu chí gồm nhiều ý nhỏ, được xác định là 20 điểm, 5 tiêu chí là 100 điểm.

Trong mỗi tiêu chí có các yêu cầu chỉ tiết (gọi là minh chứng) Dưới đây, tác giả xin phân tích rõ yêu cầu của từng tiêu chí:

Tiêu chí 1 Nhận thức cua lãnh dao cơ quan về chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

Muốn đánh giá được kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tô chức, điều đầu tiên phải đánh giá được nhận thức của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đó về hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tiêu chí này nhằm đánh giá sự hiểu biết của lãnh đạo về hoạt động chuẩn hóa, đồng thời cho thay sự quan tâm và đánh giá của họ về vai trò quan trọng của hoạt động này Nếu ở cơ quan mà nhận thức của lãnh đạo không đúng hoặc không quan tâm đúng đến việc chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng thì ở đó mọi công việc sẽ thiếu nề nếp, thiếu sự thống nhất hoặc rất dễ xảy ra xung đột khi công việc đòi hòi sự cộng tác, phối hợp và ngược lại.

Bởi vậy tiêu chí được đưa là tiêu chí đầu tiên trong khung đánh giá Tiêu chí này gồm 05 yêu cầu cụ thé với tổng số 20 điểm, đó là:

- Lãnh đạo co quan đã có hiểu biết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

- Lãnh đạo cơ quan cho rằng chuẩn hóa hoạt động văn phòng có vai trò quan trọng trong viéc tao ra chuẩn mực, sự 6n định, thong nhất của co quan.

- Lãnh đạo cơ quan đưa vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào các văn bản như chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm.

- Lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ tham mưu, tô chức thực hiện van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho một đơn vị hoặc chức danh cụ thể.

- Hàng năm, Lãnh đạo cơ quan yêu cầu văn phòng hoặc phòng hành chính báo cáo, đánh giá về kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

Tiêu chí 2 Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan Tiếp sau nhận thức của lãnh đạo là các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan đó Tiêu chí này đánh giá tông thé các biện pháp chuẩn hóa, bao gồm hệ thống quy chế, quy định và quy trình công việc của cơ quan, tô chức; tính hệ thống, đầy đủ, cập nhật và hoạt động phô biến, hướng dẫn Tiêu chí này có 05 yêu cầu chỉ tiết, mỗi yêu cầu được xác định 4 điểm đó là:

- Cơ quan đã xác định những hoạt động cần được chuẩn hóa và thường xuyên cập nhập.

- Cơ quan có đầy đủ hệ thống Quy chế, Quy định làm cơ sở cho các công việc/hoạt động quản lý hành chính.

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc Hệ thống tiêu chuẩn ISO trong quản lý hành chính.

- Khi xây dựng các Quy chế, Quy định, Quy trình, cơ quan đã căn cứ vào pháp luật hiện hành và tô chức lấy ý kiến từ những đối tượng liên quan.

- Cơ quan thường xuyên phổ biến, hướng dẫn cho các đối tượng liên quan những Quy chế, quy định, Quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi.

Tiêu chí 3 Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đổi với một số hoạt động văn phòng

Nếu tiêu chí 2 tập trung đánh giá tổng thé các biện pháp chuẩn hóa thì tiêu chí 3 lại đi vào đánh giá kết quả của một trong những biện pháp chuan hóa hoạt động văn phòng (qua sản phẩm cụ thé là các quy chế và quy định).

Tiêu chí này tạm xác định 10 quy chế, quy định tối thiêu cần có cho hoạt động văn phòng Mỗi quy chế, quy được xác định 2 điểm, đó là:

- Cơ quan đã có Quy chế làm việc - Cơ quan đã có Quy định về giữ gìn cảnh quan, môi trường (nơi làm việc), đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về quy trình soạn thảo, ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công việc.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về tô chức các hoạt động hội họp, sự kiện.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về công tác lễ tân, giao tiếp hành chính.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về chỉ tiêu nội bộ.

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về thi đua, khen thưởng - Cơ quan đã có Quy chế hoặc Quy định về văn hóa tô chức.

Tiêu chí 4 Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan

Tiêu chí này tập trung đánh giá kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện công việc hoặc áp dụng Tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng Tiêu chí 4 gồm 6 yêu cau cụ thé, mỗi yêu cầu được tính 3,3 diém/ tổng số 20 điểm:

- Cơ quan đã tự xây dựng, áp dụng các Quy trình thực hiện công việc hoặc áp dụng Tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng.

- Cơ quan đã xây dựng và tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu, giá trị cốt lõi.

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng được Quy trình ISO đối với trên

50% các công việc nhiệm vụ thường xuyên.

- Kết quả áp dung ISO đã được cơ quan Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia (hoặc quốc tế) công nhận.

- Hàng năm, cơ quan đã tiến hành đánh giá kết quả thực hiện các quy trình ISO.

- Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiến một số Quy trình ISO.

Tiêu chí 5 Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy ché/Quy dinh/ Quy trình đã ban hành. Đề công tác chuẩn hóa đạt hiệu quả không thé không thực hiện các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Tiêu chí 5 gồm 05 yêu cầu cụ thé, mỗi yêu cầu được xác định 4 điểm, cụ thé như sau:

- Cơ quan đã xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn để làm cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế/ Quy định/ Quy trình.

- Hàng năm, cơ quan đã có kế hoạch, biện pháp rõ ràng (được thể hiện băng văn bản) về việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế/Quy định/ Quy trình.

- Cơ quan đã giao nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế/Quy định/ Quy trình cho một hoặc một số bộ phận (phòng/ban) bằng văn bản.

- Hàng quý, hang năm, co quan đã tông hợp kết quả kiêm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế/Quy định/ Quy trình của các don vi, cá nhân.

- Hàng năm Cơ quan đã có biện pháp khen thưởng hoặc xử lý vi phạm sau khi có kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế/Quy định/ Quy trình của các đơn vi, cá nhân.

Trách nhiệm tổ chức, thực hiện việc chuẩn hóa hoạt động

Theo các tác giả trong giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) thì chuẩn hóa hoạt động trong các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vi trí, trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau:

1.2.7.1 Trách nhiệm của người đứng dau cơ quan, doanh nghiệp Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng như việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung trước hết là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp Việc tạo ra, xây dựng, ban hành các chuẩn mực cũng như việc pho biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá phải được va do người đứng đầu quyết định Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, từ đó có các biện pháp chi đạo cấp dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện.

Ngược lại, nếu ở đâu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không quan tâm, chỉ đạo sát sao, thì hoạt động văn phòng của cơ quan đó thường không có nề nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều xung đột trong quá trình triên khai, thực hiện.

30 Đề thực hiện trách nhiệm của mình trong lĩnh vực này, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp cần có hiểu biết nhất định và nhận thức đúng, đủ về nội dung va tam quan trong của van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng: đồng thời giao trách nhiệm cho bộ phận/cá nhân dé tham mưu, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết qua dé có thé kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

1.2.7.2 Trách nhiệm của người hoặc bộ phận được giao quyền Trong một cơ quan, doanh nghiệp, người đứng đầu luôn là người có trách nhiệm cao nhất về tất cả các van dé, trong đó có việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tuy nhiên, do phải quan tâm, định hướng và chỉ đạo tất cả các van dé, nên người đứng đầu không thé trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện từng công việc Vì thế, đối với các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn, người đứng đấu chỉ giữ vai trò quyết định, còn việc tham mưu, tô chức triển khai thực hiện cần được giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới. Đối với vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, những người đứng đầu thường giao quyên, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với chức danh chánh văn phòng (đối với cơ quan lớn) hoặc trưởng phòng hành chính (đối với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ) Trong một số trường hợp, lãnh đạo một SỐ CƠ quan, doanh nghiệp có thé giao nhiém vu nay cho tro lý hoặc giám đốc hành chính.

Những người được giao quyên, ủy quyén trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm:

- Tham mưu cho người đứng đầu về những hoạt động văn phòng cần được chuẩn hóa bằng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình.

- Sau khi được người đứng đầu đồng ý, những người được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình; tổ chức lấy ý kiến

31 đóng góp; chỉnh sửa, hoàn thiện dé trinh người đứng dau xem xét, quyết định ban hành.

Tiếp đó, người được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tô chức phd biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình cho các đối tượng liên quan; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi phạm (nếu có) và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa.

1.2.7.3 Trách nhiệm của các bộ phận/cá nhân thực hiện Đề cho các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa, vai trò của các bộ phận, cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu; cơ quan có phổ biến, hướng dẫn nhưng bản thân những người có trách nhiệm thực hiện vẫn không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng vẫn không đạt được kết quả như mong đợi.

Trong cơ quan, doanh nghiệp, những người trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng chính là các cán bộ, nhân viên trong bộ máy và bộ phận văn phòng.

Trong Chương 1, luận văn đã làm rõ khái niệm văn phòng, vi trí, vai trò của văn phòng: chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng (gồm: khái niệm, nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng; nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng; mục đích, ý nghĩa của việc chuan hóa; tiêu chí đánh giá chuân hóa hoạt động văn phòng; trách nhiệm tổ chức, thực hiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Đây là cơ sở lý luận để tác giả khảo sát, phân tích thực trạng ở chương 2 và đề xuất các giải pháp hoàn thiện ở chương 3

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG UBND TỈNH HÀ TĨNH

Khái quát về co quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND tinh Hà Tĩnh

* Chức năng của Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh

Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh thực hiện chức năng nhiệm vụ theo Nghị định của Chính phủ: Số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 quy định tô chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: số 107/2020/NĐ-CP ngày 14/9/2020 sửa đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 24/2014/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-

BNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Quyết định số 16/2021/QD- UBND ngày 26/3/2021 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của Văn phòng UBND tỉnh.

Theo các quy định nêu trên, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kiểm soát thủ tục hành chính; tô chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thâm quyền của địa phương: công tác dân tộc; tô chức, quan lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tinh; đầu mối Công thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thâm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.

*Nhiém vụ cua Văn phòng UBND tinh Hà Tĩnh:

Theo các quy định hiện hành, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tính có nhiệm vụ: trình UBND tỉnh ban hành các quy chế làm việc, quy định

36 chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh và tham mưu ban hành quyết định về việc tổ chức của các đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bên cạnh đó, Văn phòng UBND tỉnh còn chịu trách nhiệm trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành các văn bản theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh Với nhiệm vụ tổng hợp, tham mưu, Văn phòng thực hiện việc sắp xếp, xây dựng các chương trình kế hoạch công tác của UBND tỉnh, trên cơ sở đó tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND tỉnh theo chương trình đã xây dựng cũng như các chương trình đột xuất Để đảm bảo cho hoạt động của UBND tỉnh,Văn phòng UBND tỉnh thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tô chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến) [20]

Khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh - c5 55+ +5 ‡++ss+eexseexss 37 1 Phương pháp khảo sát, CANN giả cSccSccS+xssecseexeeseese 37 2 Nhận thức của lãnh dao Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh vê chuẩn hóa hoạt động văn phÒHg + 2 5£S+E+EE‡EE2E2ESEEeEEeEEeErrrrrerkees 38 3 Các biện pháp thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng UBND tinh Hà TĨnh c5 c5 kE+ekExeeeeeeeeeeeerke 40 4 Hệ thong các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ thể của văn pềủg, 25+ SsStSESEEEEEEEEEEEEEEE21211211211.1111 111k 45 5 Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện các công việc

quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh

2.2.1 Phương pháp khao sát, danh gia

Dé đánh giá, tác giả sử dụng phương pháp sau:

- _ Căn cứ vào yêu cau về quy trình và các biện pháp chuan hóa - _ Căn cứ vào yêu cầu của các tiêu chí trong khung tiêu chí đánh giá (đã giới thiệu ở phần trên) Đề có cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả tiến hành khảo sát theo Khung Tiêu chí được trình bày trong Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) Khung này gồm 5 tiêu chí, mỗi tiêu chí lại gom một số tiêu chuẩn cụ thé Mỗi tiêu chi được xác định tối đa 20 điểm Tổng 5 tiêu chí là 100 điểm. Điểm đánh giá sẽ dựa trên những tiêu chuẩn của từng tiêu chí qua các minh chứng cụ thê.

Tác giả sử dụng phương pháp: Sưu tầm tài liệu, văn bản, phỏng van dé tim minh chứng cho từng tiêu chí theo nguyên tắc: nếu có đầy đủ minh chứng trong từng tiêu chí thì sẽ cho điểm tối đa, nếu có một phần mình chứng thì cho 1⁄2 số điểm, nếu không có minh chứng thì không cho điểm.

Dưới đây là kêt quả khảo sát của tác giả vê vân đê trên:

2.2.2 Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Nham tìm hiểu nhận thức của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát bảng hỏi kết hợp phỏng vấn sâu đối với các lãnh đạo của Văn phòng UBND tinh Hà Tĩnh bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 05 Trưởng phòng Cụ thể, kết quả khảo sát được thể hiện như sau:

Anh/Chị đã biết về van đề “chuẩn

1 6/6 4 hóa hoạt động văn phòng” ?

Theo Anh/Chị, chuân hóa hoạt động văn phòng có vai trò quan tron

2 sae meg ONS TINE 6/6 4 trong viéc tao ra su 6n dinh, thong nhất của cơ quan hay không?

Theo Anh/Chị, lãnh đạo cơ quan có

3 đưa van dé chuẩn hóa hoạt động văn 6/6 ọ phòng vào kế hoạch hằng năm hay không ?

Theo Anh/Chị, công tác chuân hóa các hoạt động của văn phòng có được

4 ` 6/6 2 lãnh đạo giao trực tiêp cho phòng/ban nào không ?

Theo Anh/Chị, kết quả chuẩn hóa 5 | hoạt động văn phòng có cần báo cáo 6/6 2 hang qúy, hang nam hay không ?

Hình 2.2: Bảng tong hợp kết quả phiêu khảo sát Nhận thức của lãnh đạo

Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Tại tiêu chuẩn “hiểu biết của lãnh đạo như thé nào về chuẩn hóa hoạt động văn phòng” tác giả đưa ra hai lựa chọn Có và Không cho các đối tượng khảo sát lựa chọn Với 100% ( 6/6 ) người lựa chọn phương án Có cho thấy toàn bộ lãnh đạo có biết tới hoạt động chuẩn hóa Dé khăng định tính chính xác của kết quả trên tác giả đã đặt thêm câu hỏi chuyên sâu như sau:

Theo Anh/Chị, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là gì ?

Tác giả đưa ra 03 lựa chọn:

A Đưa ra các quyết định, quy chế, quy trình dé cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm theo.

B Xây dung; ban hành, hướng dẫn; kiểm tra đánh giá; điều chỉnh bổ sung các quy chế, quy định, quy trình mới về hoạt động văn phòng phù hợp

C Ap dụng các văn bản sẵn có cho các hoạt động của cơ quan. Ở câu hỏi này 100% người được hỏi chọn đáp án B, cho thấy các lãnh đạo đã hiểu rõ ban chất của công tác chuẩn hóa trong cơ quan. Đối với tiêu chuẩn việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan có quan trọng đối với lãnh đạo không, tác giả đã đặt câu hỏi tương tự cho các lãnh đạo và nhận được câu trả lời của ông Lương Quốc Tuấn - Chánh văn phòng UBND tỉnh là: “ Có, chuẩn hóa hoạt động văn phòng phòng có vai trò rat quan trọng trong việc tạo ra sự ồn định, thống nhất của cơ quan.” 100% đối tượng khảo sát cũng có quan điểm như vậy khi chọn câu trả lời là “có” cho câu hỏi này.

Về vấn đề lãnh đạo đã đưa kế hoạch chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch tháng, quý, năm, 100% số người được hỏi trả lời là không.

Với câu hỏi: công tác chuẩn hóa các hoạt động của văn phòng có được lãnh đạo giao trực tiếp cho phòng/ban nào không? Trao đổi với các lãnh đạo

Văn phòng, tác giả được biết, công tác tham mưu, tô chức thực hiện vấn đề

39 chuẩn hóa đã được giao cho phòng Tổng hợp kết hợp cùng phòng Hành chính - Tổ chức Qua quá trình làm việc tại cơ quan, cùng với sự quan sat, tim hiểu của tác giả thì công việc soạn thảo các loại quy chế, quy định được phòng Hành chính - Tổ chức phụ trách sau đó sẽ được tô chức lấy ý kiến góp ý và chỉnh sửa dé lãnh đạo ban hành Tuy vậy, trong cơ cau chức năng nhiệm vụ của cả hai phòng đều chưa ghi rõ ràng nhiệm vụ này Vì vậy, tác giả đánh giá ý này đạt 2/4 điểm. Đối với câu hỏi: hàng năm lãnh đạo có yêu cầu báo cáo kết quả chuan hóa hoạt động văn phòng hay không, các lãnh đạo Văn phòng đều có quan điểm chung là cần cập nhật kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng hàng năm Tuy nhiên, trong báo cáo hàng năm của Văn phòng UBND tỉnh chỉ có đề xuất van đề nhưng vẫn chưa có mục kết quả của công tác chuẩn hóa Chính vì vậy tại tiêu chuẩn này tác giả đánh giá 2/4 điểm.

Dựa vào kết quả khảo sát bên trên tác giả nhận thấy các lãnh đạo đã biết tới và hiểu rõ được bản chất công tác chuẩn hóa các hoạt động văn phòng Cơ quan van thường xuyên rà soát đưa van đề chuẩn hóa vào các kế hoạch tổng kết của các năm hoặc các văn bản liên quan Bên cạnh đó tuy đã có bộ phận phụ trách về công tác chuẩn hóa nhưng vẫn chưa có quy định nhiệm vụ cụ thê bằng văn bản.

Sau khi đánh giá tổng hợp 5 tiêu chuẩn trong tiêu chí này, tổng số điểm mà tiêu chí đạt được là 12/20 điểm.

2.2.3 Các biện pháp thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Văn phòng UBND tinh Hà Tĩnh

Tiểu chuẩn 1: Cơ quan đã xác định được các hoạt động cân chuẩn hóa chưa? Theo yêu cầu ở góc độ quản tri, việc chuẩn hóa phải được hoạch định và mang tính chủ động, nên các cơ quan cân xác định được hoạt động nào cân chuân hóa và chuân hóa ở mức độ nao, van dé nào cán chuân hóa bang

40 quy chế, van dé nào can chuẩn hóa bằng quy định, van dé nào can chuẩn hóa bằng quy trình và van dé nào can chuẩn hóa bằng cả ba hình thức trên Vấn đề quan trọng là sau khi xác định các vấn đề cần chuẩn hóa, cơ quan phải lập thành danh mục.

Qua khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy, hiện nay, VPUBND tỉnh Hà Tĩnh đã ban hành một số quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

Vi dụ: Tại Báo cáo về tổ chức bộ máy Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh, mục 2 Về công tác xây dựng và thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng

UBND tỉnh có đề cập:

1 Văn phòng UBND tỉnh đã điều chỉnh, bố sung Quy chế làm việc cho phù hợp, chặt chẽ và tô chức thực hiện hiệu quả

2 Văn phòng UBND tỉnh đã xây dựng, sửa đổi, b6 sung và ban hành Quy chế làm việc theo quy định mới.

Nhưng đối chiếu với yêu cầu ở trên thì việc xác định các hoạt động cần chuẩn hóa chưa được thực hiện bài bản và chưa chủ động nên VPUBND tỉnh chưa lập được danh mục và chưa phân biệt được hoạt động nào cần chuẩn hóa băng quy chế, quy định, quy trình Vì vậy, tiêu chí này tác giả đánh giá 2/4 điểm.

Tiêu chuẩn 2: Cơ quan đã có day du hé thong Quy chế, Quy định, Quy trình lam cơ sở cho việc thực hiện các công việc hành chính cua cơ quan hay không?

Dé làm rõ tiêu chuẩn nay tác giả đã tham khảo danh mục 10 Quy chế, Quy định tối thiểu cần có cho hoạt động của văn phòng được đề cập trong cuốn Giáo trình Lý /uận về Quản trị văn phòng dé khảo sat các Quy chế, Quy định hiện có của cơ quan Kêt quả khảo sát như sau:

„ Đã Chưa STT Tén quy ché, quy dinh, quy trinh Du ban ban hanh hanh thao

2 | Quy chế văn hóa công sở X 3 | Quy chế chi tiêu nội bộ x

4 | Quy chế thi dua khen thưởng X

5 Quy chế giữ gìn cảnh quan, môi trường

Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong cơ quan

Quy chế, quy định về lưu trữ trong cơ quan

Quy định tô chức hoạt động hội họp và sự kiện

Quy định về công tác giao tiếp hành chính và lẽ tân

10 | Quy chế quản lý sử dụng tài sản x

Hình 2.3: Hệ thong các Quy chế, Quy định đối với một số hoạt động văn phòng của Văn phòng UBND tinh Hà Tĩnh

( Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Dựa vào bảng khảo sát bên trên, và so sánh đối chiếu với 10 Quy chế, Quy định tối thiểu cần có trong hoạt động văn phòng, tác giả nhận thấy cơ quan đã có 8 /10 Quy chế, Quy định đã được ban hành (5 Quy chế và 3 Quy định ), 02 Quy chế chưa được ban hành Ở tiêu chuẩn này cho thấy cơ quan đã

Đề xuất một số giải pháp ¿- 2 + ©k+EE+EE2EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEerkrrkrree 56 1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như CBCCVC về chuẩn hóa hoạt động văn phòng . 2: 5© ©cSE£+EE‡EE£EEeEEerEerkrrrrrerreee 56 2 Ra soát lại toàn bộ các quy định của nhà nước và các quy phạm nội bộ đã ban hành về hoạt động văn phÒHg s55 + +sesseeesers 57 3 Sửa đổi, bố sung nội dung của một số quy chế, quy định đã

Triển khai xây dựng và áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO để chuẩn hóa

ISO là chữ viết tắt của International Organization for Standardization (Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế) Hiện nay việc áp dụng tiêu chuẩn ISO ở các cơ quan hành chính nhà nước đã được Chính phủ quy định tại Quyết định số

19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phú: Về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tô chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước Dén nay, rất nhiều cơ quan đã áp dụng Bộ tiêu chuẩn này (phiên bản ISO 9001-2015) như

63 văn phòng UBND Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Binh Duong, Cần Tho, Kết quả áp dụng Hệ thống ISO vào hoạt động quan lý hành chính ở các cơ quan cho thấy rõ tác dụng: giúp công việc được nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và sức lực Bên cạnh đó ISO còn có phần mềm giúp cho việc quản lý, giám sát và sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện. Đề áp dụng Bộ Tiêu chuẩn ISO, cần có chủ trương và sự thống nhất từ lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND Đây là điều kiện cơ bản và tiên quyết Sau khi thống nhất chủ trương, nhiệm vụ này cần giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm chính và có sự phối hợp với tất cả các phòng, ban khác.

Quy trình áp dụng ISO: các cơ quan, tô chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng va ban hành Kế hoạch để triển khai xây dựng HTQLCL tại cơ quan gửi về Chi cục Tiêu chuẩn Do lường Chất lượng của tỉnh đề theo dõi.

Bước 2: Ban hành Quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO của cơ quan.

Bước 3 Tổ chức tập huấn cho toàn thé cán bộ, công chức của cơ quan các nội dung gồm:

+ Đảo tạo nhận thức chung về TCVN ISO, xác định phạm vi áp dụng;

+ Đào tạo phương pháp soạn thảo tài liệu đáp ứng yêu cầu của TCVN ISO;

+ Tập huấn hướng dẫn ban hành áp dụng, vận hành HTQLCL theo

+ Tập huấn hướng dẫn đánh giá nội bộ; Khắc phục, phòng ngừa và hop xem xét của lãnh đạo.

Bước 4: Xây dựng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, viết các quy trình của Hệ thống và quy trình chuyên môn giải quyết công việc của co quan.

Bước 5: Triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tài liệu đã ban hành.

Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ, họp xem xét của lãnh đạo và khắc phục các điểm không phù hợp.

Bước 7: RA soát, hoàn chỉnh hồ sơ, gửi Chi cục Tiêu chuan Do lườngChất lượng của tinh để đánh giá, công nhận và tiến hành Công b6 HTQLCL

Tăng cường việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giả việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng

- Về công tác truyền thông, phô biến các quy phạm nội bộ về hoạt động văn phòng:

Văn phòng UBND tỉnh cần chú trọng tuyên truyền, pho biến nội dung của các quy chế, quy định, quy trình, biểu mẫu đã ban hành dé công chức, viên chức biết và thực hiện.

Trước hết lãnh đạo các đơn vị phải tìm hiểu văn bản quy định, áp dụng trong công việc quản lý điều hành và quán triệt đến viên chức trong đơn vị.

Phòng Hành chính - Tổ chức nên là đầu mối, dành thời gian và nhân sự dé hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình, biéu mẫu Về cách thức, nên vừa hướng dẫn thông qua các văn bản, vừa theo phương thức “cầm tay chỉ việc”, tháo gỡ vướng mắc trong quá trình thực hiện và đánh giá hiệu quả khi áp dụng.

Văn phòng UBND tinh cần day mạnh và thông qua nhiều hình thức truyền thông khác nhau dé các quy chế, quy định đến gần hơn với công chức, viên chức thực hiện như qua các buôi hướng dẫn, qua trao đổi nghiệp vụ, qua các tài liệu hướng dẫn quy trình cụ thé ngoài ra còn có thé qua các bảng mô tả tóm tắt được đặt ở những vi trí dễ nhìn, dé thấy

- VỀ công tác giám sát, kiểm tra:

Việc thực hiện kiểm tra, rà soát các hoạt động chuẩn hóa văn phòng một cách thường xuyên, có kê hoạch giúp cơ quan đảm bảo việc thực hiện các

65 hoạt động chuân hóa một cách nghiêm túc Phát hiện và giải quyết sớm các van dé chưa phù hợp của cá quyết định cũ hoặc mới ban hành. Đối với chuẩn hóa hoạt động văn phòng, công tác giám sát và kiểm tra càng có ý nghĩa quan trọng Đó là một công cụ hữu hiệu đề đánh giá quá trình thực hiện chuẩn hóa, phát hiện những khó khăn, vướng mắc và đánh giá được ý thức của những người thực hiện, kết quả của chuẩn hóa.

Hoạt động văn phòng cần thời gian dé thực hiện và thé hiện hiệu qua, vì vậy đánh giá theo thời gian hàng quý trở lên là phù hợp nhất Đánh giá theo giai đoạn như 2 năm 1 lần, 3 năm 1 lần sẽ tổng hợp được nhiều nội dung, đánh giá toàn diện hơn và phân tích đầy đủ thành công, hạn chế.

Văn phòng nên tiến hành tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất về việc thực hiện các quy chế, quy định đã đề ra Đoàn thanh tra công vụ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra là một giải pháp hữu hiệu, nhưng cần phải nâng cao hiệu quả làm việc của Đoàn cũng như đưa kết quả kiểm tra vảo tiêu chí thi đua khen thưởng hàng năm.

Trong thời gian tới, Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm hơn đến công tác giám sát, kiểm tra, đánh giá đối với các hoạt động văn phòng nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng Giải pháp này cần được thực hiện thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức khác nhau Đồng thời cũng phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát cụ thể đối với toàn bộ hoạt động văn phòng trong toàn cơ quan, đối với mỗi hoạt động văn phòng cụ thể Xây dựng các tiêu chí để kiểm tra, đánh giá nhằm thé hiện sự rõ ràng, minh bạch và thuận lợi khi tiến hành kiểm tra, đánh giá.

Ngoài các biện pháp bên trên, việc thay đổi phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy chế, quy định cũng cần được thay đổi Bên cạnh phương pháp phô biến các quy chế qua các cuộc họp giao ban, cơ quan có thê chủ động thực hiện những biện pháp khác như:

- Các văn bản mới được ban hành, cần được sao chụp và công khai trên công thông tin điện tử của cơ quan nhằm giúp cho cán bộ công nhân viên có thê chủ động tra cứu, tìm hiểu.

- Tại các cuộc họp hàng tháng, quý cần tổ chức lay ý kiến và hướng dẫn các điều chưa rõ, chưa thực hiện được tại các quyết định.

- Cần đào tạo, tô chức, hướng dẫn trực tiếp cho các cán bộ đứng đầu các đơn vị, các phòng nhằm giúp các phòng ban, đơn vi tự phổ biến, hướng dẫn từ người đứng đầu.

- Tổ chức các cuộc tọa đàm mời các chuyên gia về vấn đề đã được xây dựng quy chế, quy định để giúp cán bộ, công chức viên chức hiểu sâu được vấn đề.

Việc thay đổi đa dạng các phương pháp phô biến, hướng dẫn quy chế,quy định khiến toàn thé cán bộ công chức, viên chức, người lao động được tiếp cận qua nhiều nguồn khác nhau, vừa đảm bảo tính dễ dàng tiếp cận, vừa phù hợp với tất cả mọi người.

Xác định rõ trách nhiệm của các đối tượng trong việc thực hiện

giải pháp trên Đề thực hiện các giải pháp trên, VP UBND tỉnh cần xác định rõ trách nhiệm của các đối tượng liên quan, cụ thé như sau:

3.2.1 Trách nhiệm cua Chánh Văn phòng

Là người đứng đầu trong cơ quan, Chánh Văn phòng cần nhận thức đúng tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hoat động văn phòng, từ đó đưa ra biện pháp chỉ đạo cho các bộ phận có liên quan.

3.2.2 Trách nhiệm của phòng Hành chính - Tổ chức

Như tác giả đã đề cập ở chương 2, việc tham mưu trực tiếp về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh là trách nhiệm của phòng Hành chính — Tổ chức Chánh Văn phòng giao trách nhiệm

67 cho phòng Hành chính — Tổ chức trực tiếp nghiên cứu sâu dé tham mưu và tô chức thực hiện các giải pháp nói trên.Cụ thể, trách nhiệm của phòng Hành chính — Tổ chức là:

- Cần phải xây dựng được Danh mục các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa và danh mục cụ thể những việc cần phải làm (theo thứ tự) trong quá trình thực hiện việc chuan hóa hoạt động Văn phòng.

- Tổ chức biên soạn các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa dé tham mưu, trình Chánh Văn phòng phê duyệt, thông qua

- Sau khi được Chánh Văn phòng thông qua, trưởng phòng Hành chính

— Tổ chức cần giao trách nhiệm cho các cá nhân trong phòng nghiên cứu, khảo sát và dự thảo, tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo, hoàn thiện trình

Chánh văn phòng ký ban hành.

- Khi đã có quy định, quy chế, quy trình, phòng HC-TC chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện, từ đó đề xuất phương án cho phù hợp với thực tiễn.

3.2.3 Trách nhiệm của toàn thể CBCCVC va NLD trong cơ quan Đề hoạt động chuẩn hóa mang tính thực tiễn cao, không chỉ là những quy định nằm trên giấy thì vai trò của những cá nhân thực hiện rất quan trọng Các cá nhân liên quan cần phải thực sự hiểu được hết các quy chế, qquy trình, tiêu chuẩn để thực hiện một cách chuẩn chỉnh Các cá nhân thực hiện sẽ quyết định sự thành bại của quá trình chuẩn hóa và tính hiệu quả của các tiêu chuẩn, quy chế, quy định, quy trình đã ban hành Chính vì vậy, họ cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, vừa thực hiện, vừa đóng góp ý kiến mang tính xây dựng Qua đó đánh được chính xác nhất hiệu quả của việc chuân hóa.

3.3 Một số sản phẩm của luận văn

Dé góp phan thực hiện các giải pháp trên, trong luận văn này tác giả xin phép dự thảo hai sản phẩm:

- Dự thảo Kế hoạch áp dụng, duy trì hệ thong quan ly chat lượng theo tiêu chuân TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Văn phòng UBND tinh

- Dự thảo Quy trình quản lý công tác văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh.

- Dự thảo Kế hoạch áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuân TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh

Kế hoạch này bao gồm:

- Mục đích và yêu cầu - Nội dung việc thực hiện kế hoạch - Tổ chức thực hiện

(Chi tiết dự thảo kế hoạch xin xem Phụ lục 13)

3.3.2 Dự thảo Quy trình quản lý công tác văn thư tại Văn phòng

Quy trình này gồm các nội dung sau:

- Các quy trình quản lý văn bản đi

- Các quy trình quản lý văn bản đến - Các biểu mau đi kèm.

(Chi tiết dự thảo Quy trình xin xem Phụ lục 14)

Tiểu kết chương 3 Dựa trên kết quả khảo sát thực tế tại chương 2, trong chương 3 tác giả đã để xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh

Hà Tĩnh với các nội dung như sau:

- Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như CBCCVC trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

- Rà soát lại toàn bộ các Quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

- Xây dựng, ban hành thêm một số quy chế, quy định, quy trình mới.

- Tăng cường việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng.

Trong các đề xuất bên trên, cơ quan cần đặc biệt quan tâm tới công tác xây dựng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, hoặc áp dụng tiêu chuẩn ISO Nếu thực hiện đồng bộ các giải pháp trên, hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh sẽ nề nếp, thống nhất và chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành

Trong hoạt động văn phòng, nhiều tiêu chuẩn, quy chuẩn đã được xây dựng, ban hành và áp dụng trong thực tế Tuy nhiên, hoạt động văn phòng rất đa dạng, gồm nhiều công việc khác nhau và liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác của cơ quan, tổ chức; vì vậy việc xây dựng, áp dụng các chuẩn mực cho hoạt động văn phòng là van dé cần thiết nhưng rất khó và phúc tạp.

Mặc dù chuẩn hóa hoạt động văn phòng đem đến nhiều lợi ích cho mỗi cơ quan, tô chức nhưng sự phức tạp khi thực hiện, cần có thời gian áp dụng nhất định và tâm lý ngại thay đổi, làm theo lối mòn đã hạn chế hiệu quả chuẩn hóa tại nhiều cơ quan, tô chức Từ thực trạng của hoạt động văn phòng thời gian vừa qua và sự cần thiết phải tổ chức lại, hiện đại hóa, tiến tới chuẩn hóa hoạt động văn phòng, Văn phòng UBBND tỉnh Hà Tĩnh đã nhận thức được tam quan trọng của chuan hóa các hoạt động văn phòng Từ năm 2016 đến nay, hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng UBND tỉnh Hà

Tĩnh ngày càng được quan tâm, chú trọng thông qua việc xây dựng các quy chế, quy định; các biểu mẫu; hoạt động đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, công nghệ thông tin được đảm bảo, góp phần đây nhanh quá trình chuẩn hóa.

Những nội dung bước đầu của chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng UBBND tinh Hà Tinh cho thấy ý nghĩa, tam quan trọng của chuẩn hóa, nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Với ý nghĩa đó, trong luận văn này, trên cơ sở lý luận và lý thuyết chung, tác giả đã khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp dé góp phần đây mạnh việc chuẩn hóa hoạt động van phòng tại Văn phòng UBBND tỉnh Hà Tĩnh Tác giả hy vọng, những kết quả đã đạt được và những giải pháp đề xuất của luận văn sẽ đóng góp tích cực cho thực tiễn hoạt động của UBND tỉnh Hà Tĩnh nói chung và công tác văn phòng tại Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh nói riêng dé góp phần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính tri được giao.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

A CÁC VĂN BẢN, SÁCH, GIÁO TRÌNH, SÁCH THAM KHẢO VÀ

CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU

11170707

Trách nhiệm của toàn thể CBCCVC va NLD trong cơ quan ó8 3.3 Một số sản phẩm của luận văn ¿2 + s2 2+ E££E+EE+EE+EEzEerEerxersrree 69 Tiểu kết chương 3 se e-©e<©eeSkeEkEkeEEEEkeEkeEkerkerkerkerrerrkrrkrrerrerre 70

Đề hoạt động chuẩn hóa mang tính thực tiễn cao, không chỉ là những quy định nằm trên giấy thì vai trò của những cá nhân thực hiện rất quan trọng Các cá nhân liên quan cần phải thực sự hiểu được hết các quy chế, qquy trình, tiêu chuẩn để thực hiện một cách chuẩn chỉnh Các cá nhân thực hiện sẽ quyết định sự thành bại của quá trình chuẩn hóa và tính hiệu quả của các tiêu chuẩn, quy chế, quy định, quy trình đã ban hành Chính vì vậy, họ cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, vừa thực hiện, vừa đóng góp ý kiến mang tính xây dựng Qua đó đánh được chính xác nhất hiệu quả của việc chuân hóa.