Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh: Thực trạng và giải pháp

Khái quát về Văn phòng 1. Khái niệm về Văn phòng

• Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng"
• Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp thường được thê hiện qua ba hình thức, gồm: tiêu chuẩn và quy chuẩn (do nhà nước và các cơ quan chức năng ban hành) và các quy phạm nội bộ (gồm quy. chế, quy định, quy trình) do chính các cơ quan, tổ chức ban hành. Trên cơ sở đó, bộ phận soạn thảo sẽ xây dựng đề cương (chương, mục) và dự thảo các quy định cụ thể. Đây là công đoạn rất quan trọng, nhằm huy động trí tuệ tập thể, đồng thời thể hiện tính dân chủ trong việc xây dựng, ban hành các chuẩn mực của cơ quan. Thông thường, bản dự thảo các quy chế, quy định cần được gửi cho. lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các đơn vị và cán bộ, nhân viên liên quan. lay ý kiến có thé bằng nhiều hình thức như gửi qua email, tổ chức họp dé nghe góp ý. Các ý kiến đều phải được tôn trong và xem xét để chỉnh sửa. Trong trường hợp khụng chỉnh sửa, ban soạn thảo cần cú sự giải thớch rừ ràng. Sau khi tiếp thu, chỉnh sửa, tùy tính chất quan trọng và tình hình góp ý, ban soạn thảo có thể gửi lại dự thảo văn ban dé lay thêm ý kiến phản hồi hoặc tổ chức hội nghị lấy ý kiến góp ý trực tiếp. Việc tổ chức hội nghị dé người soạn thảo có cơ hội được trình bày cũng như phản biện lại các ý kiến đóng góp lần trước nếu thấy chưa thấy thỏa đáng, chưa đúng và trúng với mục đích ban đầu đề ra. Quá trình này có thể lặp đi, lặp lại nếu vẫn còn các ý kiến đóng. góp, phản hỏi. Tuy nhiên lãnh đạo cơ cuan sẽ là người quyết định cuối cùng. e) Hoàn thiện và ban hành các quy chế, quy định.

Việc kiểm tra, đánh giá là biện pháp dé các bộ phận, cá nhân có ý thức tuân thủ và thực hiện các chuẩn mực đã ban hành, đồng thời, thông qua việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan, doanh nghiệp cũng có cơ sở kiểm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phủ hợp của các tiêu chuẩn, quy chế, quy định, quy trình. Đề thực hiện trách nhiệm của mình trong lĩnh vực này, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp cần có hiểu biết nhất định và nhận thức đúng, đủ về nội dung va tam quan trong của van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng: đồng thời giao trách nhiệm cho bộ phận/cá nhân dé tham mưu, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết qua dé có thé kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Khái quát về co quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh 1. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh

Theo các quy định nêu trên, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kiểm soát thủ tục hành chính; tô chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thâm quyền của địa phương: công tác dân tộc; tô chức, quan lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tinh; đầu mối Công thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thâm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng. Để đảm bảo cho hoạt động của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tô chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến) [20]. Tác giả sử dụng phương pháp: Sưu tầm tài liệu, văn bản, phỏng van dé tim minh chứng cho từng tiêu chí theo nguyên tắc: nếu có đầy đủ minh chứng trong từng tiêu chí thì sẽ cho điểm tối đa, nếu có một phần mình chứng thì cho 1⁄2 số điểm, nếu không có minh chứng thì không cho điểm.

Đưa ra các quyết định, quy chế, quy trình dé cán bộ, công chức,

Tại tiêu chuẩn “hiểu biết của lãnh đạo như thé nào về chuẩn hóa hoạt động văn phòng” tác giả đưa ra hai lựa chọn Có và Không cho các đối tượng khảo sát lựa chọn.

Ap dụng các văn bản sẵn có cho các hoạt động của cơ quan

Qua quá trình làm việc tại cơ quan, cùng với sự quan sat, tim hiểu của tác giả thì công việc soạn thảo các loại quy chế, quy định được phòng Hành chính - Tổ chức phụ trách sau đó sẽ được tô chức lấy ý kiến góp ý và chỉnh sửa dé lãnh đạo ban hành. Nhưng đối chiếu với yêu cầu ở trên thì việc xác định các hoạt động cần chuẩn hóa chưa được thực hiện bài bản và chưa chủ động nên VPUBND tỉnh chưa lập được danh mục và chưa phân biệt được hoạt động nào cần chuẩn hóa băng quy chế, quy định, quy trình. Quy chế quan lý, sử dụng tài sản công và chi tiêu nội bộ được ký và ban hành ngày 11 tháng 01 năm 2021 theo Quyết định số 69/QD-VPUB nhằm quy định trách nhiệm, thâm quyền của tập thé, cá nhân đối với tài sản nha nước và áp dụng đối với toàn thé cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc trong cơ quan.

Quy chế văn hóa công sở

Các hoạt động đã được chuẩn hóa hầu hết đều dựa vào nhu cầu thực tiễn của cơ. Ở tiêu chí này tác giả đánh giá 0/20 điểm vì cơ quan chưa có các văn bản, kế hoạch xây dựng quy trình ISO cho các hoạt động của văn phòng. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định,.

Cơ quan có xây dựng các tiêu chỉ, tiếu chuẩn dé làm cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các Quy chế/ Quy định/ Quy trình không?

Cơ quan có xây dựng các tiêu chỉ, tiếu chuẩn dé làm cơ sở kiểm tra,.

Cơ quan đó cú kế hoạch, biện phỏp rừ ràng về việc kiểm tra, đỏnh giá kết qua thực hiện các Quy chớQuy định/Quy trình

Trong năm 2022 đã tiến hành kiểm tra đột xuất 02 đơn vị về kỷ luật, kỷ cương hành chính nhà nước trong. Cơ quan có giao nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các.

Cơ quan có giao nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các các quy ché/quy dinh/quy trình cho một bộ phận không?

Đối với các đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đó việc thực hiện đúng quy chế, quy định của cơ quan là một trong những tiêu chí được đánh giá tốt khi họp Hội đồng thi đua khen thưởng xếp loại cuối năm. - Thứ hai, cơ quan đã áp dụng nhiều biện pháp dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng, như: đã xác định được các hoạt động cần chuẩn hóa; cơ quan đã có tương đối đầy đủ hệ thống Quy chế, Quy định, Quy trình làm cơ sở cho. - Thứ ba, cơ quan đã ban hành tương đối đầy đủ các quy phạm nội bộ cơ bản về hoạt động văn phòng: đã xây dựng, ban hành và áp dụng được 7/10 các Quy định, Quy chế giúp việc xử lý công việc được dễ dàng, thuận lợi.

GIAI PHÁP TIẾP TỤC CHUAN HểA HOẠT DONG VĂN PHềNG TẠI VĂN PHềNG UBND TÍNH HÀ TĨNH

• Đề xuất một số giải pháp

Dé tiếp tục đây mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh, phòng Hành chính - Tổ chức cần tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh về việc chỉ đạo các đơn vị rà soát lại toàn bộ các quy định của nhà nước và quy chế, quy định do cơ quan ban hành về hoạt động văn phòng tại cơ quan. Tiếp đó, Phong Hành chính - Tổ chức cần phân công cán bộ của từng bộ phận để hệ thống các quy định và so sánh giữa văn bản của Nhà nước với văn ban của cơ quan dé tìm ra những điểm đã thống nhất, những điểm chưa thống nhất hoặc chưa có quy định cụ thể. Văn phòng UBND tinh cần day mạnh và thông qua nhiều hình thức truyền thông khác nhau dé các quy chế, quy định đến gần hơn với công chức, viên chức thực hiện như qua các buôi hướng dẫn, qua trao đổi nghiệp vụ, qua các tài liệu hướng dẫn quy trình cụ thé.

Tuy nhiên, hoạt động văn phòng rất đa dạng, gồm nhiều công việc khác nhau và liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác của cơ quan, tổ chức; vì vậy việc xây dựng, áp dụng các chuẩn mực cho hoạt động văn phòng là van dé cần thiết nhưng rất khó và. Mặc dù chuẩn hóa hoạt động văn phòng đem đến nhiều lợi ích cho mỗi cơ quan, tô chức nhưng sự phức tạp khi thực hiện, cần có thời gian áp dụng nhất định và tâm lý ngại thay đổi, làm theo lối mòn đã hạn chế hiệu quả chuẩn hóa tại nhiều cơ quan, tô chức.