Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia

Tác giả xin điểm qua một số sách chuyên khảo, giáo trình có liên quan đến đề tài luận văn đã được công bồ và xuất bản như: - Sách tham khảo Quản trị hành chính văn phòng của tác gia Mike

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Thanh Huệ

CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TAI PHAN VIỆN KHU VỰC MIEN TRUNG -

HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA

LUẬN VAN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

Hà Nội - 2023

ĐẠI HỌC QUOC GIA HÀ NỘI

TRUONG ĐẠI HOC KHOA HỌC XÃ HOI VÀ NHÂN VAN

Phạm Thanh Huệ

CHUAN HÓA HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG

TAI PHAN VIỆN KHU VỰC MIEN TRUNG

-HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA

LUAN VAN THAC SI QUAN TRI VAN PHONG

Định hướng: Nghiên cứu — Mã số: 8340406.1

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS Nguyễn Mạnh Cường

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch Hội đồng chấm luận văn Giảng viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Nguyễn Mạnh Cường

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Phạm Thanh Huệ - Học viên lớp Cao học Quản trị văn phòng khóa

QH-2021-X, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia HàNội Tôi xin cam đoan luận văn của tôi với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòngtại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia” chính là côngtrình nghiên cứu khoa học do cá nhân tôi thực hiện Đề thực hiện luận văn này, trongquá trình thực hiện tôi có tham khảo kết quả nghiên cứu của nhiều công trình nghiên

cứu khoa học khác nhau và tôi đều chú thích đầy đủ theo đúng quy định

Luận văn này của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS.

Nguyễn Mạnh Cường - Phó trưởng khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng,

Học viện Hành chính Quốc gia (Nguyên Trưởng Khoa Quản trị văn phòng, Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội).

Các số liệu và kết quả nghiên cứu được tôi đề cập đến trong luận văn là hoàn

toàn trung thực, do chính tôi thực hiện thu thập, khảo sát, tìm hiểu và chưa từng đượccông bồ trên bat kỳ một phương tiện nào

Cá nhân tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội

dung nghiên cứu của đê tài này do tôi làm tác giả.

Hà Nội, ngày — tháng năm 2023

Học viên

Phạm Thanh Huệ

LỜI CÁM ƠN

Đề hoàn thành luận văn với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phânviện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia”, tôi đã nhận được sựquan tâm, hỗ trợ và giúp đỡ nhiệt tình từ rất nhiều cá nhân và đơn vị

Tôi xin gửi lời trân trọng biết ơn tới TS Nguyễn Mạnh Cường - người đã định

hướng, truyền cảm hứng và động lực cho tôi tham gia khóa học Đặc biệt hơn Thầy

cũng chính là người hướng dẫn khoa học đã đồng hành, tận tâm, tận tình, hỗ trợ và

giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này

Xin gửi lời tran trong biết on tới các thầy, cô thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia HàNội không chỉ truyền đạt tri thức, kỹ năng mà còn là “những người truyền lửa” giúp

chúng tôi có thêm tình yêu với nghề, với ngành học mà minh đã chọn

Tôi cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn tới tập thê Ban lãnh đạo, viên chức vàngười lao động tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung;Lãnh đạo Trường Đại học Thể duc thé thao Da Nẵng, Lãnh đạo Trường Dai học Đông

Á đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi được tiếp cận tài liệu, các văn bản quy phạm nội

bộ, được tham quan, khảo sát thực tế và hỗ trợ xử lý dữ liệu để tôi có thé hoàn thiện

luận văn thạc sĩ của mình.

Tôi cũng xin gửi lời tới bố mẹ, anh chị em và đặc biệt là người chồng của tôi

đã luôn đồng hành, động viên, cổ vũ, khích lệ, chia sé và tao động lực cho tôi trongsuốt thời gian qua

Chắc hăn trong quá trình thực hiện, mặc dù tôi luôn nghiêm túc, dành nhiều thời

gian và công sức cho việc khảo sát, nghiên cứu nhưng do bản thân còn hạn chế nhất định

về chuyên môn nên không thê tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận

được các ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn tận tình từ các thầy cô và đồng nghiệp tại Phânviện khu vực miền Trung để tiếp thu và hoàn thiện luận văn được tốt hơn

Tôi xin trân trọng cảm on!

Học viên: Phạm Thanh Huệ

MỤC LỤC

LOT CAM ĐOANN s5<-ss<©+e4EEE+4E7.48 9214300072440 027241 07941 pEkadtir 2 LOT CAM ON oossssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssessssssssessssssssessssssnsesssssssssssssssseeees 3 DANH MỤC CHU VIET TAT sscsssssssssessessesssssssssssssseseessessesssssessssssesseseeees 7

MO DAU ossessssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssesssssssssssssesssessssssseeess 8

1 Lý do chọn dé titi cecsessessessssssesvessessessessssssessessessecsessesssssscsseaseesceseesesaeeaesseess 8

2 Mục tiêu của dé tài << eSe+e+eEteEkeEkeEkeEtetreereerkerkerkrrerrerre 10

3 Nhiệm vụ của de tài - 5c s©csSe<SeekeEkEkeEkekekeekrkrkererreersrkrerrerree 10

4 Đối tượng và PHAM Vi NGNIEN CUU Go <5 5< s51 SE Y9 9x te Il

4.1 Doi LUONG NQNIEN CUM ececsescccccssreccesenssecesensseeesenseesessesaesesssseesesseaesessnaas Il

H084, 10 .n.a.a., Il

5 Lịch sử nghiên cứu vẫn dé vecccccsccsecvecvecsessesssesvesvessessessssssssssssesseeseeseeseesees 12

5.1 Nghiên cứu về lý ÏuẬÌH + ¿©cSt‡EE‡E+ESEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrrrrrrek 12 5.2 Nghiên cứu VỀ thc tiỄN +5 ©t+SE+E£+ESEESEEEEEE2EEEEEEEEEErrrerree 14

6 Phương pháp Nghien CÍTH << < <5 << s Y0 t0 19

6.1 Phương pháp ÏUẬNH - cv kiệt 19

6.2 Các phương pháp cụ th ccccecceccecsesseescessessessessesssessessessessessessessessessen 19

7 Đóng ZOP CUA LUGN VẶN c < 5= << ni 20

7.1 Ý nghĩa khoa NOC - 5e S£+E‡St‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEE21111111111 11 cyee 20

7.2 Ý nghĩa thực tỈỄN - 25c 5< EEEEEEEEEEEEEEEE21121121121111111121.1E xe 20

8 Kết cấu của luậH VGN 5< s£csEEsEEeEteEEEESEEsEkerkerrrsrrsrkrerrerre 20

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA . «- 22

HOẠT DONG VĂN PHÒNG 5-52 s° sSs£ssEssEseEsessessesersersess 22

1.L Những khái niệm cơ bản về hoạt động văn phòng . . - 22

LL.D Khái niệm văn phÒHg Ăc cv rh gkHkngvrệp 22 1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phÒng - «+ s xe s+se+seexseeeexs 26

1.1.3 Khái niệm chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng 29

1.2 Cơ sở lý thuyết và vai trò của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 32

1.2.1 Cơ sở lý thHYẾT 555 5< SEEEkEEtEEtEEEEEE2211211211 11011111111 1 re 32

1.2.2 Vai trò của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng -. 33 1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đổi với các

cơ quan, AON Vị SAU SGP 'HiẬD - - -c- cScExE*EEseEEseeereesseeesrerrrke 35

1.3 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 37

1.4 Các biện pháp chuan hóa hoạt động văn phÒHg «<< ««<s 36

1.4.1 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 2 se: 38 1.4.2 Các biện pháp thực hiện quy trình chuẩn hóa hoạt động văn

7,2 -PPe— 39

1.5 Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 46

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ QUAN © cscs¿ 47 1.5.2 Trách nhiệm của người/ bộ phận được giao quyễh 47

1.5.3 Trách nhiệm cua người/ bộ phận thực hiỆn -~ <<- 48

1.6 Giới thiệu Khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại các cơ quan, don vị, doanh nghiÄỆP << << «<< «s<s« se 48

Tiểu kkẾt CHUONG Ï - 5-s-c<©c< Sẻ S‡EEESEESEkeEEEeEEsEkeEktkereersrrsreereerree 55 Chương 2 THUC TRANG CHUAN HOA HOẠT DONG 56 VAN PHONG TAI PHAN VIEN KHU VUC MIEN TRUNG - 56

HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA 2- s52 ©css©ssse 56

2.1 Giới thiệu khái quát về Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu ĐựC MEEN TLUNG essesssessessessessessssssessessessesssssssssessesssssessesssssssssssscssessessessessseess 56

2.1.1 Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cơ cầu tổ chức của Phân viện

Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miễn „0 n— - 56 2.1.2 Tổ chức và hoạt động của Phòng Tổ chức - Hành chính 60 2.2 Thực trang chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực

miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia - -s-scs<csecse 63

2.2.1 Thực trang chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miễn Ti rung trước sáp nhập (trước

0/07/2050 P8 8818011n8Ẻe 63

2.2.2 Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miễn Trung (từ 01/01/2023 đến nay) 69

2.3 Đánh giá chung về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện

Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung . - 93

78701.) 0S NNốế" Ả 100

Chương 3 ĐÈ XUẤT MOT SO GIẢI PHÁP NANG CAO HIỆU QUÁ 101 CHUAN HÓA HOẠT ĐỘNG VAN PHÒNG TAI PHAN VIỆN 101 HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA KHU VỰC MIEN TRUNG 101

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức, quan lý việc thực hiện chuẩn hóa hoạt

LÝ /1⁄0⁄/1/89)/1/,1- 0P 0P77Ẽ7ẼẼ87Ẽ6ẺẺ 6 e 101

3.1.1 Nâng cao nhận thức, trình độ cua lãnh đạo, viên chức va người lao

động tại Phân viện về chuẩn hóa hoạt động văn phòng - 101

3.1.2 Hoạch định các nguồn lực cho việc chuẩn hóa hoạt động văn

3.1.3 Nghiên cứu và hoàn thiện các cơ chê, chính sách, văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn chuẩn hóa hoạt động văn phòng 2-2 2 s+c+see: 108

3.2 Nhóm giải pháp day mạnh chuẩn hóa hoạt động văn phong 109

3.2.1 Rà soát lại toàn bộ các quy chế, quy định về hoạt động văn

3.2.2 Hoàn thiện các quy chế, quy định, quy trình hiện hành về hoạt động

PHU LUC 225 .A ,ÔỎ 128

5 | Quy phạm pháp luật QPPL

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Thực tế cho thấy, tại các cơ quan don vi, văn phòng được coi là “bộ phận đầu

não”, là “trung tâm điều khiển” có chức năng tham mưu, tông hợp; giúp việc trực tiếpcho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện cơ sở vật chất cho các hoạt động và

giúp lãnh đạo tô chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quan lý

hành chính Hoạt động văn phòng gồm các nội dung như: Tổ chức bộ máy của văn

phòng: xây dựng quy chế, nội quy cho cơ quan; hoạt động văn thư - lưu trữ; hoạt động

lễ tân; tổ chức các cuộc hội họp, sự kiện; tô chức các chuyến đi công tác; quản lý trang

thiết bị và cơ sở vật chất, xây dựng cảnh quan Hoạt động văn phòng đóng vai trò đặc

biệt quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình hoạt động và phát triển 6n định,

bền vững của mỗi cơ quan, tổ chức

Trong hoạt động quản lý, điều hành công sở, các nhà quản trị luôn đành sự quantâm đến việc đưa hoạt động văn phòng cơ quan, tô chức đó đi vào nền nếp để tạo sựthống nhất Từ đó giúp các cơ quan, đơn vị phát huy được thế mạnh, đem lại hiệu quả,

nâng cao chất lượng công việc và tạo năng suất lao động cao Chính vì vậy, việc đầu

tư vào công tác xây dựng tổ chức va cải tiến các hoạt động văn phòng trong đó có việc

chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một yêu cầu cần thiết đặt ra đối với nhà quản trị

Nhận thức được lợi ích của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đối với sự phát triểncủa mỗi cơ quan, tô chức; trong những năm gần đây, nhiều văn bản quy phạm pháp luật

được ban hành làm căn cứ, tiền đề cho các cơ quan ban hành các quy chế, quy định về

chuẩn hóa hoạt động văn phòng Điển hình như một số văn bản còn hiệu lực thi hành như:

Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội;

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Quyết định số45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp

trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Nghị

định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

Ngày 01/01/2023, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung

(sau đây gọi tắt là Phân viện) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Học viện Hành

chính Quốc gia, được thành lập trên cơ sở sáp nhập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam vào Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại TP Huế

theo Quyết định số 699/QD-BNV ngày 16 tháng 9 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ về việc phê duyệt Đề án sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện

Hành chính Quốc gia và Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2022

của Thủ tướng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chứccủa Học viện Hành chính Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ

Phân viện có trụ sở chính tại số 201 đường Phan Bội Châu, TP Huế, tỉnh ThừaThiên Huế và 02 cơ sở đảo tạo tại số 749 Trần Hưng Đạo, phường Điện Ngọc, TX Điện

Bàn, tỉnh Quảng Nam (gần làng Đại học Quảng Nam - Đà Nẵng) và số 02 Nguyễn Lộ

Trạch, phường Hòa Cường Nam, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng.

Việc hợp nhất giữa hai đơn vị có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cau tô

chức khác nhau đã xuất hiện những quy trình làm việc không thống nhất làm ảnh

hưởng đến tiễn độ, hiệu quả công việc, gây khó khăn cho viên chức và người lao động,

phát sinh những ý kiến trái chiều, dễ dẫn đến sự xung đột trong quá trình thực hiện

công việc Cùng với đó, sự cách biệt về khoảng cách địa lý giữa các cơ sở làm việccủa Phân viện (trụ sở chính đặt tại Huế và 02 cơ sở còn lại đặt tại Đà Nẵng và QuảngNam) cũng là một trong những nguyên nhân khiến việc triển khai, thực hiện, kiểm tra,đánh giá công việc còn ton tại nhiều bat cập Do đó vấn đề đặt ra là cần phải chuẩn

hóa đề thống nhất các hoạt động nói chung trong đó có hoạt động của văn phòng nói

riêng nhằm tạo ra sự thống nhất trong quá trình quản lý điều hành, tránh việc chỉ đạotheo ý kiến chủ quan của người phụ trách; giảm thiểu được sự xung đột không đáng

có của viên chức và người lao động trong quá trình giải quyết công việc Cùng với đó,

việc chuẩn hóa lúc này còn giúp việc tổ chức thực hiện, phối hợp, theo dõi và kiểm

tra giám sát việc thực hiện các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao được

tốt và hiệu quả hơn; giúp Phân viện tiết kiện được thời gian, công sức, tiền bạc khi lựa

chọn phương pháp làm việc phù hợp với điều kiện thực tiễn

Trong thời gian sau sáp nhập, mặc dù Lãnh đạo Phân viện đã dành sự quan tâm

và có nhiều biện pháp thiết thực, hiệu quả, áp dụng được vào thực tế công việc song

van đề về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại đây vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần

khắc phục Vấn đề đặt ra đối với Phân viện lúc này là cần nghiên cứu rõ thực trạng

chuẩn hóa hoạt động văn phòng để có cơ sở, làm tiền đề xây dựng các biện pháp thiết

thực giúp nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc đồng thời đưa hoạt động của Vănphòng đi vào nề nếp, khoa học, tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý và điều hành

Chính vì vậy, với vai trò là một viên chức của Phân viện, bản thân luôn mong

muốn đóng góp một phần nhỏ bé cho sự phát triên của Phân viện nói chung, đặc biệt

đưa hoạt động văn phòng tại đây được vào nền nếp, quy củ, tạo sự thống nhất góp

phan nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, tôi quyết định chọn van đề “Chuẩnhóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung — Học viện Hành

chính Quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Khi thực hiện đề tài, mục tiêu Luận văn của tôi đặt ra và tập trung làm rõ các

van đề như sau:

- Thứ nhất, hệ thông và làm rõ các cơ sở lý luận về chuân hóa hoạt động văn phòng

- Thứ hai, khảo sat và đánh giá các biện pháp và kết quả chuẩn hóa một số

hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung, từ đó chỉ ra những ton tại,hạn chế cần khắc phục và những vấn đề cần quan tâm, tiếp tục được chuẩn hóa

- Thứ ba, trên cơ sở đã phân tích ở trên, đề xuất một số nhóm giải pháp nhằm tiếp

tục đây mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung.

3 Nhiệm vụ của đề tài

Dé thực hiện được 03 mục tiêu nêu trên, dé tài của tôi cần thực hiện các nhiệm

vu sau đây:

10

- Hệ thống cơ sở lý thuyết về chuẩn hóa và chuan hóa hoạt động văn phòng;

- Khảo sát các hoạt động của Văn phòng tại Phân viện;

- Khảo sát, đánh giá những hoạt động văn phòng tại Phân viện đã được chuẩnhóa và mức độ chuẩn hóa trong thời gian trước và sau khi sáp nhập; những hoạt động

văn phòng chưa được chuẩn hóa dé kịp thời có biện pháp chuẩn hóa;

- Khảo sát những hoạt động văn phòng đã chuẩn hóa nhưng không còn phù hợp

với thực tiễn cơ quan, cần điều chỉnh và cải tiến;

- Nghiên cứu, đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hóa

hoạt động văn phòng tại Phân viện.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu4.1 Đối tượng nghiên cứu: Nội dung và các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

4.2 Phạm vi nghiên cứu

* Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung và các biện pháp chuẩn hóa

hoạt động văn phòng của Phân viện khu vực miền Trung (do Phòng Tổ chức - Hành

chính thực hiện).

* Về không gian: Luan văn tập trung nghiên cứu vấn đề chuẩn hóa hoạt động

văn phòng tại Phân viện (thông qua việc khảo sát các nội dung chuẩn hóa hoạt động

văn phòng tại Phòng Tô chức - Hành chính ở 02 địa điểm: trụ sở Huế và cơ sở Quang

Nam của Phân viện).

* Về thời gian: Luận văn tập trung khảo sát việc ban hành và thực hiện các quy

phạm nội bộ về hoạt động văn phòng tại Phân viện trong thời gian 05 năm trở lại đây

(từ năm 2018- tháng 4 năm 2023) Trong đó:

+ Từ năm 2018 - 31/12/2022: là khoảng thời gian các quy định, quy chế, quytrình về hoạt động văn phòng được Học viện Hành chính Quốc gia và Trường Đại học

Nội vụ ban hành (trong đó các văn bản này được Phân viện Học viện Hành chính

Quốc gia tại TP Hué va Phan hiéu Trường Dai hoc Nội vu Ha Nội tai Quang Nam áp

dung, một số Ít được 02 Phân hiệu/Phân viện ban hành mới)

11

+ Từ 01/01/2023 - tháng 4/2023: đây là khoảng thời gian sau khi sáp nhập, Học

viện Hành chính Quốc gia và Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền

Trung Đây là giai đoạn Phân viện đang tiến hành rà soát, xây dựng dự thảo và banhành các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

5.1 Nghiên cứu về lý luận

Qua quá trình khảo sát thực tế, tôi nhận thấy vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn

phòng là một trong những vấn đề được các nhà khoa học dành nhiều sự quan tâmtrong những năm gần đây và đã được đề cập đến trong một số công trình nghiên cứu

Tác giả xin điểm qua một số sách chuyên khảo, giáo trình có liên quan đến đề tài luận

văn đã được công bồ và xuất bản như:

- Sách tham khảo Quản trị hành chính văn phòng của tác gia Mike Harvey

(người dịch Cao Xuân Đỗ), NXB Thống kê: tác giả bàn về các khái niệm, vai trò, mụctiêu của văn phòng: những nguyên tắc và thực tiễn chung về quản trị; đề cao yếu tốcon người trong hoạt động quản trị hành chính văn phòng; giới thiệu kiểm soát côngviệc văn phòng và dự đoán về vai trò của quản trị văn phòng trong tương lai Những

nguyên tắc và thực tiễn được nêu ra trong cuốn sách này có giá trị ứng dụng cao đối

với người đọc.

- Sách tham khảo Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng, NXB Tài chính của

tác giả Hồ Câm Ngọc xuất bản năm 2003 đã tổng quan được những lý luận cơ bản về

công tác văn phòng, đặc biệt đề cao vai trò của người thư ký Cuốn sách đã đi sâu vào

hướng dẫn chỉ tiết, cụ thể về các nghiệp vụ hành chính văn phòng như: quản lý chương

trình công tác về kế hoạch hoạt động của cơ quan; bố trí công việc của một ngày làmviệc; tiến hành các cuộc họp, hội thảo và lễ hội: nghi thức nhà nước; tô chức cácchuyến đi công tác cho lãnh đạo; kỹ thuật soạn thảo văn bản, thư từ giao dịch; phươngpháp quản lý văn bản, hồ sơ, giấy tờ

12

- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của GS.TS Nguyễn Thành Độ và Nguyễn

Thị Thảo đồng chủ biên (nhà xuất bản Lao động - Xã hội, 2005) đã tập trung vào

nghiên cứu các van đề về công tác tổ chức văn phòng, tổ chức lao động văn phòng,một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tô chức công tác lễ tân, tổ chức giải quyết và

quản lý văn bản, công tác lưu trữ

- Cuốn sách Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ biên) (NXB

Khoa học và kỹ thuật, 2005) đã khẳng định được vi trí, vai trò của công tác văn phòng

trong xu thé phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay Tác giả đã nghiên cứu và kháiquát các lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; các van đề về cơ cau tổ

chức; tô chức tru sở; tổ chức nhân sự; lập chương trình, kế hoạch; lãnh đạo, điều hành

công tác văn phòng Thông qua các nội dung trên, nhóm tác giả khang định công tác

văn phòng đã và đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị dé bao quan,

cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học với chủ đề Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn

của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐH Quốc gia Hà Nội) (2005), NXB

Đại học Quốc gia Hà Nội Kỷ yếu tập hợp các bài viết, bài nghiên cứu những van đề lý

luận và thực tiễn về văn phòng và quan trị văn phòng Điển hình một số bài viết có liên

quan đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng như: Một số vấn đề về biên soạn và banhành quy chế, quy định làm việc ở các cơ quan hiện nay của tác giả PGS.TS Nguyễn

Minh Phương (trang 206); Văn phòng và quản trị văn phòng của PGS.TS Đảo Xuân

Chúc (trang 46); Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - Một số vấn đề lý luận của TS

Vũ Thị Phụng (trang 61); Đôi mới nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ củavăn phòng cấp Bộ (trang 76); Xây dựng hệ thống thông tin văn phòng của tác giả Lê Tuấn

Hùng (trang 152)

- Sách chuyên khảo Lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của văn phòng

cấp Bộ của nhóm tác giả TS Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (đồng chủ biên),

Nguyễn Ngọc Linh, Nguyễn Đăng Việt, Đặng Văn Phong, Tạ Thị Nhật Lệ (NXB Đà

13

Nẵng, 2022) đã trình bày một cách có hệ thống cơ sở khoa học về tô chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ trên cơ sở phân tích và nêu những ví dụ minh họa từ thực tiễn; đồng

thời phản ánh khái quát bức tranh toàn cảnh về tổ chức và hoạt động của Văn phòng tạimột số Bộ trong giai đoạn 2016 đến 2021 với những nhận xét về ưu điểm và tôn tại, hạn

chế và các nguyên nhân Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất một số giải pháp đề hoàn thiện tô

chức, hoạt động của Văn phòng Bộ nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính.

Thuật ngữ “chuẩn hóa hoạt động văn phòng” cũng đã được nhắc đến và đưa rabàn luận trong các công trình nghiên cứu trên Các vấn đề liên quan như việc cần banhành các văn bản quy phạm nội bộ dé làm cơ sở cho việc tổ chức, thực hiện công tác

văn phòng đã được phân tích tương đối cụ thê

- Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ

biên) cùng các cộng sự (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021): nhóm tác giả tập trung

vào việc tổng hợp kết quả nghiên cứu về những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng

và quản trị văn phòng cho đến thời điểm hiện tại; đồng thời chia sẻ một số quan điểm,

góc nhìn, cách tiếp cận mới của nhóm tác giả về quản phòng và quản trị nguồn văn

phòng Giáo trình gồm 03 phần và 12 chương Đây là cuốn sách đầu tiên giúp người

đọc hiểu rõ về các vấn đề liên quan đến chuẩn hóa hoạt động văn phòng; cơ sở lý

thuyết và mục tiêu, lợi ích của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng: các biện pháp và

trách nhiệm tô chức thực hiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan,

tô chức Đây chính là nguồn tài liệu quý giá dé các cơ quan, đơn vị vận dụng vào thực

hiện nhằm hoàn thiện, tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý, điều hành.

5.2 Nghiên cứu về thực tiễn

Về thực tiễn, trong một số bài giảng, bài viết trên các tạp chí khoa học, các đềtài nghiên cứu khoa học có liên quan trực tiếp đến nội dung về chuẩn hóa hoạt động

văn phòng như:

- Trong tập bài giảng tại học phần Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng

của PGS TS Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường ĐH

14

Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội) đã khái quát giúp người

học hiểu rõ về các chức năng của văn phòng (gồm hoạch định, tô chức, điều hành,

kiểm soát, cải tiến); nhận thức vai trò, vị trí của văn phòng và quản trị văn phòng; kháiquát về công nghệ quản trị văn phòng (là các quy trình, phương pháp, công cụ, phương

tiện được nhà quan tri văn phòng sử dung dé thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của

quản trị văn phòng, hướng tới hiệu quả cao); giới thiệu một số công nghệ quản trị vănphòng hiện đại đang được sử dụng phổ biến hiện nay

- Bài giảng học phần Lý luận và Lý thuyết về Quản trị văn phòng của PGS TS

Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ hoc và Quản tri văn phòng Trường DH Khoa học xã hội

và Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội) đã trang bị cho người học những kiến thức, lýluận thực tiễn về văn phòng và quản trị văn phòng; tổ chức bộ máy và quản trị nhânlực văn phòng; chuẩn hóa hoạt động văn phòng; tô chức thực hiện chức năng thu thập,

xử lý thông tin; tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp; tổ chức các hoạt động

hội họp, sự kiện; tô chức thực hiện công tác lễ tân và quản lý cơ sở vật chat; xay dungvăn hóa công sở trong văn phòng.

- Bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ Thị

Phụng (Khoa Luu trữ học và Quan tri văn phòng Trường DH Khoa học xã hội và

Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội) đã trang bị cho người học những kiến thức, lý luậnthực tiễn về hoạt động văn phòng; phân loại hoạt động văn phòng; chuẩn hóa và chuẩn

hóa hoạt động văn phòng; cấp độ chuẩn hóa; mức độ chuẩn hóa; nội dung và các biện

pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Bài viết Một số vấn dé về biên soạn và ban hành quy chế, quy định làm việc ở

các cơ quan hiện nay của tác giả PGS.TS Nguyễn Minh Phương được đăng tại Kỷ yếu

Hội thảo khoa học của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2005 (trang

206) đã bàn về một số nội dung liên quan đến các quy chế, quy định thực tế hiện nay

do các cơ quan ban hành (như quy chế về chế độ làm việc và chế độ trách nhiệm; quy

chế thanh toán công tác phí; quy chế quản lý và sử dụng điện thoại - máy fax; quy chế

15

về sử dụng, bảo dưỡng trang thiết bị; quy chế về công tác thi đua khen thưởng; quy chế

về xây dựng kế hoạch công tác, sơ kết, tông kết ) đồng thời chỉ ra những hạn chế trong

việc biên soạn và ban hành quy chế, quy định (ban hành còn tùy tiện, theo cảm nhậncủa từng thủ trưởng; chưa đầy đủ về các mặt hoạt động của cơ quan; chưa được biên

soạn và ban hành thông nhất về mặt hình thức) và đề xuất một số kiến nghị nhằm biên

soạn và ban hành quy định, quy chế một cách khoa học đúng thâm quyền, luật pháp

- Bài báo Chuẩn hóa công tác văn thư lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương

Việt Nam được đăng trên Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 4/2018 của tác giả Phùng ThịPhương Liên đã đánh giá thực trạng về công tác chuẩn hóa trong quản lý văn bản đi,

đến; lập hồ sơ công việc; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; công tác lập hồ sơ

hiện hành; công tác quản lý và sử dụng con dấu thông qua hoạt động thực tiễn tại

Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất

các giải pháp, cách thức triển khai giải pháp nhằm hoàn thiện việc chuẩn hóa công tác

văn thư lưu trữ tại đây.

- Đề tài cấp Bộ “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đáp ứng

yêu câu hiện đại hóa hành chính” của TS Nguyễn Mạnh Cường (chủ nhiệm, bảo vệ

năm 2020) đã phản ánh day đủ và toàn diện về hoàn thiện tổ chức và hoạt động của

Văn phòng Bộ đề đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính Trong đó có nghiên cứu,phân tích sâu về vấn đề triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong

các lĩnh vực hoạt động của văn phòng.

Các bài viết, bài báo, đề tài nghiên cứu khoa học này đã đi vào nghiên cứu và

bàn đến các vấn đề có liên quan đến việc chuân hóa hoạt động văn phòng nhưng chỉ

tập trung chủ yếu xoay quanh các hoạt động như xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn

dé đánh giá chất lượng đối với công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo và ban hành văn

bản Còn các hoạt động văn phòng khác như công tác tổ chức các sự kiện, hội hop,

hội nghị hội thảo; công tác lễ tân; công tác quản trị; công tác xây dựng cảnh quan trụ

sở làm việc vân chưa được đê cập đên nhiêu.

16

Các luận văn, khóa luận bàn đến van dé về chuẩn hóa hoạt động văn phòng như:

- Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Thươngmại cổ phan Kỹ thương Việt Nam” của Phùng Thi Phương Liên, Trường Dai hoc Khoa

học xã hội và Nhân văn, nghiên cứu năm 2018: tác giả đã trình bày khái quát được cơ

sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng: đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt

động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam; so

sánh công tác chuẩn hóa tại đây với một số ngân hàng khác đồng thời tập trung trình

bày các giải pháp và cách thức triển khai giải pháp chuân hóa hoạt động văn phòngtại địa điểm khảo sát, nghiên cứu

- Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tai Truong Boi dưỡng cán bộ tài

chính” của Trương Quang Ảnh, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, nghiên

cứu năm 2019: tác giả đã trình bày một số cơ sở lý thuyết về văn phòng, quản trị văn

phòng và chuan hóa hoạt động văn phòng; giới thiệu các công cụ phô biến dé chuẩnhóa công tác văn phòng đang được áp dụng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

Bên cạnh đó, tác giả đi sâu vào nghiên cứu thực trạng, đánh giá ưu điểm, hạn chế của

công tác này tại đơn vị đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm tiễn hành chuẩn hóa

hoạt động văn phòng tại đây.

- Luận văn “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng taitrung tâm phát triển khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh) của Nguyễn Thị Kim Phượng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn, nghiên cứu năm 2019: bên cạnh việc trình bày cơ sở lý luận của việc xây dựng và

hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng, tác giả còn khảo sát, đánh giá

thực trạng ban hành và tình hình thực hiện các quy định, quy chế của Trung tâm; khảo sáttình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Giới thiệu việc làm thanh niên và Trung

tâm Thanh thiếu nhi Trung ương là 02 đơn vị khác thuộc Trung ương Đoàn để có sự so

sánh, đánh giá khách quan Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ

thống quy chế, quy định của Trung tâm

17

Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên

-Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh, Trường -Đại học Khoa học xã

hội và Nhân văn, nghiên cứu năm 2020: bên cạnh việc trình bày các cơ sở lý luận vềchuẩn hóa hoạt động văn phòng, tác giả phân tích nội dung, quy trình chuẩn hóa hoạt

động văn phòng Từ đó khảo sát, đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tai

Trung tâm đồng thời đề xuất một số giải pháp tiếp tục chuan hóa hoạt động văn phòng

tại đây.

- Luận văn “ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo duc Quốcphòng và An ninh - Đại học Quốc gia Hà Nội” của Lê Thị Hồng, Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn, nghiên cứu năm 2021: tác giả đã khái quát các cơ sở lý

luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; tập trung vào khảo sát thực trang chuẩn hóahoạt động văn phòng tại Trung tâm; so sánh công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòngtại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh - Đại học Quốc gia Hà Nội với TrungTrung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh dé

có sự so sánh, đánh giá cụ thể Từ thực tế đó, tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện

việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm

Qua việc tổng hợp và nghiên cứu các công trình khoa học trên, tôi có một số

nhận xét như sau:

- Một là, nghiên cứu về chủ dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng đã được trình bày

trên nhiễu sản phẩm khoa học như: giáo trình, sách chuyên khảo, sách tham khảo, kỷ yếu

hội thảo, dé tài khoa học, bài viết, luận văn thạc sĩ, tham luận tại hội thảo khoa học

- Hai là, từ tổng quan những công trình nghiên cứu, công tác chuẩn hóa hoạt

động văn phòng đã được phản ánh ở nhiều góc độ khác nhau Nội dung của cáccông trình nghiên cứu tập trung nhiễu vào cơ sở lý luận về văn phòng, hoạt động

văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; giới thiệu được các công cụ pho biến

dang áp dung trong tô chức dé chuẩn hóa hoạt động văn phòng, dong thời đánh giá

được thực trạng; tập trung trình bày những giải pháp và cách thức triển khai giải

18

pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tuy

nhiên các công trình chưa di vào nghiên cứu sâu các tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn

hóa về hoạt động văn phòng va dua ra kiến nghị một cách tổng thể

Cũng theo khảo sát của tôi, cho đến hiện nay, chưa có một công trình nào nghiên

cứu về chuẩn hóa hoạt động văn tại Phân viện khu vực miền Trung Do đó, đề tài

“Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện

Hành chính Quốc gia” có tham khảo, kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công

trình nghiên cứu trước.

6 Phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận

Căn cứ trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, tác giả

đã nhìn nhận, khảo sát, nghiên cứu và phân tích các vấn đề thuộc nội dung của đề tài

6.2 Các phương pháp cụ thể

- Phương pháp hệ thống: phương pháp này được sử dụng chủ yếu tại chương 1của luận văn nhăm hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng vàchuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Phương pháp tổng hợp, thong kê: phương pháp này được sử dụng dé tổng hop

và thống kê các quy chế, quy định, nội quy liên quan đến một số hoạt động văn phòng

đã được Phân viện khu vực miền Trung ban hành và áp dụng Phương pháp này được

tác giả áp dụng chủ yếu tại chương 2 của luận văn

- Phương pháp phân tích: tác giả sử dụng phương pháp này trong quá trình khảo

sát, phân tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó trong việc

chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung trong chương 2 củaluận văn Từ đó, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hóaHĐVP tại Phân viện miền Trung ở chương 3

- Phương pháp khảo sát qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu: tác giả sử dụng phươngpháp này trong chương 2 nhằm khảo sát ý kiến đánh giá của lãnh đạo, viên chức và

19

người lao động tại Phân viện khu vực miền Trung về kết quả thực hiện và chất lượng

các quy chế, quy định, nội quy trong hoạt động văn phòng theo khung tiêu chí đánh

giá kết quả chuẩn hóa HDVP tại Phân viện miền Trung

- Phương pháp so sánh: tác giả đã tiễn hành so sánh số lượng các văn bản quyphạm nội bộ về hoạt động văn phòng của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nộitại Quảng Nam và Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế (trước

01/01/2023), Phân viện khu vực miền Trung (sau khi hợp nhất) trong các năm từ năm

2018-2023 dé rút ra những nhận xét và đánh giá Đồng thời, tác giả tiến hành khảo sátthêm 02 cơ sở giáo dục đại học khác về chuẩn hóa hoạt động văn phòng dé có cái nhìn

tổng quát và chính xác hơn về hoạt động này trong giai đoạn hiện nay

7 Đóng góp của luận văn

7.1 Ý nghĩa khoa học

Luận văn đã góp phần khái quát và làm rõ hơn một số van dé cơ sở lý luận vềchuẩn hóa hoạt động văn phòng

7.2 Ý nghĩa thực tiễnSau khi luận văn được nghiên cứu hoàn thiện sẽ góp phần bổ sung thêm nguồn

tư liệu cho lĩnh vực Quản trị văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung nói riêng

và các co quan, đơn vi sự nghiệp nói chung.

Luận văn đã chỉ ra được thực trạng, những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miền Trung giai đoạn

2018-2023 Từ đó, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp nhằm chuẩn hóa hoạt động văn

phòng có tính khoa học và phù hợp với thực tế tại đơn vị, góp phần xây dựng và phát

triển Phân viện trong thời gian tới Đồng thời, luận văn cũng là nguồn tài liệu cho cáccấp quản lý của Phân viện có thể tham khảo

8 Kết cầu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo thì luận văn của tôi

gồm 03 chương sau đây:

20

Chương 1 Cơ sé lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Trong chương 1, tác giả khái quát một số van dé lý luận chung về văn phòng va

hoạt động văn phòng; cơ sở lý thuyết và mục tiêu, nội dung và nguyên tắc, quy trìnhcủa việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng; trách nhiệm trong việc chuan hóa hoạt động

động văn phòng, tác giả có tiễn hành khảo sát công tác này tại 02 cơ sở đào tạo Dai

học trên địa bàn Qua đó, tác giả nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân

của hạn chế về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia

Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuất 02 nhóm giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện khu vực miềnTrung - Học viện Hành chính Quốc gia Các nhóm giải pháp tập trung vào các van dé

sau: nhóm giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và trình độ về chuẩn hóa hoạt động

văn phòng; nhóm giải pháp về các quy phạm nội bộ; nhóm giải pháp về chuẩn hóa

các quy chế, quy định, quy trình hoạt động của văn phòng

21

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHUAN HÓA

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Những khái niệm cơ bản về hoạt động văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo Từ điển tiếng Việt do Van Tân chủ biên (1997) cho rang: “Van phòng là

bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong cơ quan”).

Cùng quan điểm với tác giả Văn Tân, trong cuốn Dai tir điển tiếng Việt của

Nguyễn Như Ý cũng giải thích khái niệm văn phòng là “Văn phòng: bộ phận phụtrách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”?

Có thé thấy cho đến hiện nay, trong các tài liệu dich từ nước ngoài và các giáotrình, sách tham khảo, bài viết khoa học đã được công bồ và xuất bản trong và ngoài

nước thì khái niệm về “văn phòng” được nhiều nhà nghiên cứu bàn luận, giải thíchtheo nhiều cách khác nhau Tuy nhiên, trong luận văn này, tác giả tổng hợp khái niệm

“văn phòng” bằng hai cách hiểu sau:

1.1.1.1 Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tinTheo tác giả Mike Harey trong cuốn Quản trị hành chính văn phòng (2000) đã

được dịch ra tiếng Việt, mặc dù không đưa ra một định nghĩa nhất định về văn phòngtrong cuốn sách của mình nhưng tác giả cho rằng “Văn phòng là nơi, là thực thể đượchình thành để giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin”

Bàn về vấn đề này, tại cuốn Lịch sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị vănphòng (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2015), PGS.TS Vương Đình Quyền đưa ra nhậnđịnh rằng: “Văn phòng” là từ Hán - Việt được sử dụng từ thời phong kiến, cụ thê là triềuNguyễn, văn phòng là bộ phận giúp nhà vua thực hiện và quán xuyén các công việc liênquan đến văn bản, giấy tờ “Năm 1820, lên nối nghiệp cha, Minh Mệnh đã đặt Văn thư

phòng thay thé cho Văn phòng cũ (gồm Thị thư viện, Thi hàn viện và Nội hàn viện và

' Văn Tân (1997): Từ điền Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, tr847

? Nguyễn Như Y (1999): Dai từ điền Tiếng Việt, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội, tr1797

3 Mike Harey (2000): Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thông kê (dẫn nguồn: http: dlib.hcmussh.edu.vn)

22

Thượng bảo ty) Văn thư phòng, ngoài nhiệm vụ giúp việc vua trong công tác văn bản,

giấy tờ, còn có trách nhiệm lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động Quản lí đất

nước của nhà vua ”*.

Theo cuốn giáo trình Quản tri văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân củanhóm tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012) chorang “Văn phòng là bộ máy diéu hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập,

xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động Quản lí; là nơi chăm lo

dịch vụ hậu can đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị ”

Trong cuốn Quản trị văn phòng, tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005) nhìn nhận vănphòng dưới góc độ tổ chức: “Văn phòng là một thực thé ton tại khách quan trong mỗi tổchức dé thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó 5 Cùng với

đó, tác giả Văn Tat Thu cũng có cùng quan điểm nêu trên (Giáo trình Quản trị văn phòng

(2020), trang 06).

Ngoài ra, trong Giáo trình Quan tri văn phòng của Truong Dai học Khoa học Xã

hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia TP HCM) xác định cách hiểu về “văn phòng”

theo hai nghĩa cơ bản sau:

“ Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giaotiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định

(thị trưởng, nghị viên, luật su ).

- Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra dé thực hiện chứcnăng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạ động chung trong

cơ quan, tô chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi

mặt công tác của người lãnh đạo””.

PGS.TS Vương Đình Quyền (2015): Lich sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng, NXB Dai học Quốc gia Hà Nội, tr171.

5N guyén Thanh Độ cùng các cộng sự (2012): Quan tri văn phòng, NXB Dai học Kinh tế Quốc dân, tr5.

6 Nguyễn Hữu Tri (2005): Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, tr6.

7 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015): Giáo trình Quản trị

văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, tr6.

23

Giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng cùng nhómtác giả Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội)

xuất bản năm 2021 nhận định: Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp

cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ

chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chínhŠ

Từ những quan điểm trên, có thể hiểu Văn phòng được coi như trung tâm thuthập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức Văn phòng

được hiểu như trụ sở, nơi bộ máy lãnh đạo và toàn thể phòng ban chuyên môn làmviệc, phân biệt với các khu vực sản xuất, kho tàng của doanh nghiệp Hay nói cách

khác, văn phòng là “khu vực trung tâm”, là nơi thực thi các biện pháp quản lý hành chính của cơ quan, doanh nghiệp.

1.1.1.2 Văn phòng là một bộ phận trong cơ cau to chứcVới cách hiểu này, văn phòng được coi là một đơn vị hoặc một bộ phận trong cơcau tô chức của các cơ quan, doanh nghiệp Tên gọi của bộ phận nay cũng đa dạng tùytheo loại hình và quy mô của cơ quan, tô chức như: Văn phòng, Phòng Hành chính hoặcPhòng Hành chính - Tổng hợp Đây là bộ phận có vai trò quản lý, tổng hợp các thôngtin từ nhiều nguồn và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp dé tô chức, quan lý, điềuhành hoạt động chung; kiểm soát thủ tục hành chính và đảm bảo các điều kiện về cơ sở

vật chất và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp Nói cách khác, đây là bộ phận

có chức năng tham mưu tông hợp và đảm bảo hậu can cho cơ quan, tô chức

Với quan điểm cho răng văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tô chức xuấtphát từ triết tự “Văn” (có nghĩa là văn bản, giấy tờ, công việc hành chính); “Phòng”(có nghĩa là bộ phận, phòng ban, nơi thực hiện công việc) Cũng theo Từ điển Tiếng

Việt của Viện Ngôn ngữ hoc do Hoàng Phê chủ biên (2016) “Van phỏng là bộ phận

phụ trách công việc gidy tờ, hành chính trong một cơ quan”

8 PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) cùng các cộng sự (2021): Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng,

NXB Dai hoc Quoc gia Hà Nội, tr44 ; „ „

? Hoàng Phê (chủ biên) (2016): Tờ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học xuat bản, tr1397

24

Trong bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - Một số vấn dé lý

luận ” (2005), tác giả Vũ Thị Phụng nhìn nhận văn phòng như một bộ phận trong cơ

cau tô chức của cơ quan, doanh nghiệp: “Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu

được trong cơ cầu tổ chức của tat cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Với chức

năng tham mưu tổng hợp và trợ giúp các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, vănphòng là một bộ phận đặc biệt vì hoạt động của văn phòng có ảnh hưởng trực tiếpđến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và tat cả bộ phận khác của cơ quan”

Tiếp cận theo góc độ Văn phòng là bộ phận cấu thành cơ cấu tô chức của cơ

quan, trong bài viết “Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và Quản trị văn phòng”

(2022), TS Nguyễn Mạnh Cường cho rằng: “Văn phòng là một bộ phận cau thành

cơ cầu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hop; giúp việc

trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo

tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lí hành chính ”!1

Xét về góc độ tiếp cận này thì Văn phòng được coi là một bộ phận cầu thành trong cơcau t6 chức của một cơ quan, tổ chức với các tên gọi khác nhau: Văn phòng, PhòngHành chính, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Hành chính Tổ chức, Phòng Hànhchính - Quan trị - Tổ chức, Tổ Văn phòng Tùy theo mục tiêu hoạt động của tô chức,

quy mô hoạt động và số lượng nhân sự dé thiết kế tổ chức và đặt tên phù hợp Cơ quan

có quy mô hoạt động lớn, nhiều đầu mối, thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ gọi là Vănphòng và thiết kế tổ chức bên trong đề chuyên môn hóa (Ví dụ: Văn phòng Bộ có cácPhòng: Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tụchành chính; Phòng Kế toán - Tài vụ, Phòng Quản trị) Với những cơ quan quy mô nhỏthậm chí không thành lập một cơ cấu tô chức của Văn phòng mà giao cho một người

hoặc một sô người đảm nhiệm toàn bộ các hoạt động văn phòng.

10 Vũ Thị Phụng (2005): Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - Một số van đề lý luận, Kỷ yêu hội thảo

khoa học Quản trị văn phòng, lý luận và thực tiễn, tr63.

i TS Nguyễn Mạnh Cường (2022): Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và Quản trị văn phòng, Kỷ

yếu Hội thảo khoa học Đôi mới va nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng đáp

ứng yêu cầu chuẩn đầu ra và công tác kiểm định chất lượng giáo dục Đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tr147.

25

Dựa vào các quan điểm trên, đù được hiểu theo cách nào thì văn phòng cũng là

một thực thể tồn tại tất yêu của mỗi cơ quan, đơn vị dù lớn hay nhỏ Đề phù hợp với

phạm vi nghiên cứu của đề tài trong luận văn này, trên cơ sở tổng hợp và tham khảocác định nghĩa, quan điểm và giải thích khái niệm của các nhà khoa học ở trên, tác giả

sử dụng khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hep: “Van phòng là một bộ phận cauthành cơ cau tổ chức của một cơ quan, tô chức có chức năng tham mưu, tổng hợp;giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp

lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động Quản lý hànhchính ”!2 dé sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu, khảo sát tại luận văn

1.1.2 Khai niệm hoạt động văn phòng

Thuật ngữ “Hoạt động” là từ dé chỉ các công việc, nhiệm vụ do một hoặc nhiềungười, một hoặc nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hướng tới hoặc đạt đượcnhững mục tiêu nhất định của cơ quan, tổ chức!3

Xét theo một khía cạnh nào đó, có thể hiểu hoạt động văn phòng chính là hoạt

động thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng Hay nói

cách khác, đây chính là công việc văn phòng Công việc văn phòng có liên quan đếnnhiều bộ phận khác nhau trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bởi vậy, dé nhậnbiết hoạt động văn phòng là gì thì chúng ta cần hiểu hoạt động văn phòng được thực

hiện tại đâu và điều hành như thé nào

Trong giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) đã

nhận định “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gom một tổ chức, quản lý và sử dụngthông tin, dit liệu dé duy trì hoạt động cua một cơ quan, tô chức nhằm dat được kết

12 TS Nguyễn Mạnh Cường (2022): Quan điểm và cách tiếp cận về văn phòng và Quản trị văn phòng, Ky

yếu Hội thảo khoa học Đổi mới và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng đáp

ứng yêu cầu chuẩn đầu ra và công tác kiểm định chất lượng giáo dục Đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

tr147.

13 Tham khảo từ Phùng Thị Phương Liên (2018), Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hang Thương

mại cổ phan ky thương Việt Nam, Luan văn thạc sĩ, Dai hoc Khoa học xã hội va Nhân văn, Ha Nội (dẫn nguồn

https://repository.vnu.edu.vn/)

26

quả mong muốn” Do vậy, hoạt động văn phòng được coi là một chỉnh thé thống

nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ đều có vai trò riêng của mình.

Tại bất kỳ một cơ quan, tô chức nào cho dù lớn hay nhỏ thì mỗi công việc văn

phòng đều được tổ chức, phân công thực hiện bởi các nhân viên, bộ phận khác nhau

và được đánh giá bởi các yếu tố như kết quả, quá trình cùng quy trình thực hiện Cáccông việc này phục vụ cho hoạt động của tô chức và phục vụ cho mỗi bộ phận trong

tô chức, có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của

toàn bộ tổ chức đó Việc thực hiện các công việc văn phòng này còn liên quan mậtthiết đến thực hiện các chức năng của văn phòng như tham mưu, tong hop, hậu can

Trong tập bài giảng học phần 7ổ chức khoa học hoạt động văn phòng, PGS.TS

Vũ Thị Phụng cho rằng “hoạt động văn phòng là những hoạt động do bộ phận hànhchính/văn phòng thực hiện theo chức năng, nhiệm vu duoc giao ” Có nhiều cách dé

phân loại hoạt động văn phòng như: phân loại theo trình tự quản lý, phân loại theo thứ bậc hành chính, phân loại theo lĩnh vực chuyên môn, phân loại theo nội dung công việc và phân loại theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng Trong luận văn này tác giả

áp dung phân loại hoạt động văn phòng theo chức năng, nhiệm vu của văn phòng dé

làm cơ sở nghiên cứu, phân tích và đánh giá Vì vậy, căn cứ vào cách phân trên thì

hoạt động văn phòng có thé được hiểu là tập hợp các hoạt động thuộc chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng, cụ thé là:

- Các hoạt động thuộc chức năng đảm bảo thông tin: được thé hiện trong việcthực hiện tổ chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan, bao gồm thông tinđầu vào (văn bản đến), thông tin đầu ra (văn bản đi) cùng thông tin từ văn bản nội bộthông qua hồ sơ công việc Do vậy, đề thực hiện chức năng đảm bảo thông tin, hoạt

động văn phòng trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, nó cònthực hiện tiếp nhận thông tin trực tiếp (thông tin bằng lời) qua hệ thống điện thoạichung, qua hoạt động tiếp dân và chăm sóc khách hàng, mạng xã hội Thông qua

'4 Nguyễn Hữu Tri (2005): Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật.

15 Vũ Thị Phung (2021): Tập bài giảng “Tô chức khoa học hoạt động văn phòng” dành cho học viên cao học

Quản trị văn phòng, Trường Dai học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quoc gia Hà Nội

27

việc quản lý và theo dõi các nguôn tin này, Văn phòng sẽ nắm được tình hình chungcủa cơ quan cũng như các yêu cầu khác từ các đơn vị bên ngoài (như cấp trên, cơ quan

đối tác ) dé cung cap thông tin kip thoi, day đủ cho lãnh dao va các bộ phận khác

- Các hoạt động thuộc chức năng tham mưu tong hop: Nếu như các don vị đều

có chức năng tham mưu về chuyên môn, lĩnh vực thì Văn phòng ngoài việc tham mưu

về chuyên môn của Văn phòng còn có có chức năng khác biệt là “tham mưu tônghợp” Việc tham mưu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin cơ bản

của cơ quan Dé thực hiện chức năng này, văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp các quy

chế pháp lý hiện hành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan; tổng hợp thôngtin về tình hình triển khai và kết quả hoạt động của cơ quan hàng ngày hoặc trong

tuần, trong tháng (thông qua hệ thống văn bản, báo cáo từ các đơn vị gửi về) cho lãnh

đạo; tổng hợp thông tin về tình hình kinh tế, xã hội có tác động đến hoạt động củadoanh nghiệp; đồng thời phân tích và đề xuất với lãnh đạo những vấn đề đặt ra cũngnhư thời hạn và yêu cầu giải quyết Từ những ý kiến tham mưu của văn phòng, lãnhđạo cơ quan sẽ chọn lọc và đưa ra quyết định giải quyết công việc, phân công cho các

cá nhân, đơn vi có liên quan thực hiện.

- Chức năng đảm bảo hậu cần: ở chức năng này, văn phòng có nhiệm vụ giúp

lãnh đạo đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc (như tổ chức xây dựng hoặc sửa

chữa trụ sở làm việc, thiết kế cảnh quan môi trường, mua sắm trang thiết bị làm

việc ); duy trì hệ thống thông tin liên lạc (như thiết lập hệ thống thông tin nội bộ,thông tin liên lạc qua điện thoại với các cơ quan, đơn vi bên ngoài ); kiểm soát cácthủ tục hành chính (như rà soát thủ tục hành chính không còn phù hợp, đề xuất, phdbiến, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục hành chính và báo cáo kết qua dé lãnh đạo có

biện pháp xử lý kịp thời ); thực hiện công tác lễ tân (như xây dựng và tô chức thực

hiện, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nghi thức lễ tân trong đón tiếp khách, hội

hop, sự kiện và việc giao tiếp, ứng xử của cán bộ, nhân viên trong đơn vỊ )

Như vậy, hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực hiện cácchức năng trọng tâm của văn phòng như: thu thập và xử lý thông tin, tham mưu tổng

28

hợp, giúp việc và hậu can Các hoạt động này thường thấy tại các tổ chức như: tông

hợp, xây dựng và triển khai kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin; công tác vănthư lưu trữ; công tác tô chức hội nghị, hội thảo, sự kiện; công tác lễ nghi khánh tiết;giao tiếp hành chính, đối nội, đối ngoại Day chính là cách hiểu quan trọng dé luận

văn phân biệt giữa hoạt động hanh chính văn phòng với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác.

1.1.3 Khái niệm chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.1.3.1 Khái niệm về chuẩn hóaTheo Tir điển Hán - Việt của Trần Văn Chánh'5, “chuẩn” là căn cứ, mẫu mực,

“hóa” là biến đối, thay đổi, hướng tới!”

Theo Đại tir điển tiếng Việt!Š, chuẩn hóa và xác lập chuân mực Trong đó chuẩnmực được hiểu là cái được chon làm căn cứ dé đối chiếu, dé làm mau!”

Qua việc tìm hiểu những định nghĩa trên, ta có thé thay tồn tại nhiều cách hiểu khácnhau về chuẩn hóa Trong giới hạn luận văn này, tác giả tiếp cận “chuẩn hóa” trên cơ sở

kế thừa quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong tập bài giảng Tổ chức khoa học hoạt

động văn phòng như sau: “Chuan hóa là từ dé chỉ các biện pháp nhằm tao lập, phổ biến,hướng dẫn và kiểm tra, đánh gia việc thực hiện những chuẩn mực đã được nhà nước, cấptrên hoặc do chính cơ quan quy định bang văn ban’””,

Xét về lý thuyết, thông thường chuân mực được áp dụng trong các cơ quan,doanh nghiệp gồm hai mức độ là tiêu chuẩn và quy chuẩn Tổ chức Tiêu chuẩn hóaquốc tế (ISO) tại Thụy Sỹ đã đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn như sau: “Tiêu chuẩn làhoạt động thiết lập các điều khoản dé sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với nhữngvan đề thực tế hoặc tiềm ân nhăm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh

!6 Trần Văn Chánh (1999): Từ điển Hán Việt, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh (dan theo http:hvdic.thuvien.net/hv).

'7 Dẫn theo http:hvdic.thuvien.net/hv

'8 Nguyễn Như Y (1999): Dai tir dién Tiếng Việt, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội, (dẫn theo

http:hvdic.thuvien.net/hv)

19 Dan theo http:hvdic.thuvien.net/hv

20 PGS.TS Vũ Thi Phung (2022): Tập bài giảng hoc phan Tổ chức khoa học hoạt động văn phỏng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội

29

nhất định”?! Định nghĩa này đã được áp dụng và công nhận tại nhiều quốc gia và các

tổ chức

Định nghĩa về Tiêu chuẩn và quy chuẩn theo Điều 3, chương I Luật Tiêu chuẩn

và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được Quốc hội thông qua như sau: “Tiêuchuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn dé phân loại,đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vu, quá trình, môi trường và các đối tượng kháctrong hoạt động kinh tế - xã hội nhăm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối

tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản tự nguyện ápdụng ”? Va “Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới han của đặc tính kỹ thuật

và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối

tượng khác trong hoạt động kinh tẾ - xã hội phải tuân thủ dé bảo đảm an toàn, vệ sinh,

sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh

quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cau thiết yếu khác Quy chuẩn kỹthuật do cơ quan nhà nước có thâm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp

1.1.3.2 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Từ những cách hiểu trên, PGS,TS Vũ Thị Phụng đã chỉ ra nội hàm của chuẩn

hóa khi áp dụng trong thực tế bao gồm các nội dung sau: xây dựng các chuẩn mực,

tiêu chuân; Phô biên, hướng dân các chuân mực đên các đôi tượng và hoạt động; Tô

21 Theo tiểu mục 3.1 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6450:2007 (ISO/IEC GUIDE 2:2004) về Tiêu chuẩn

hóa và các hoạt động có liên quan (dẫn theo: http: thuvienphapluat.vn)

22 Lnật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 (dẫn nguồn: http: thuvienphapluat.vn).

23 Dẫn nguồn: http: thuvienphapluat.vn.

30

chức kiểm tra, giám sát và xử lý kết quả thực hiện các tiêu chuẩn, chuẩn mực đó; Điều

chỉnh, bổ sung chuẩn mực khi cần thiết” Cụ thé như sau:

- Chuan hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức, quy trình,

quy tắc được áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhăm phục vụ cho tô chức, thực

hiện hoạt động văn phòng”.

- Mỗi hoạt động văn phòng sẽ có tiêu chuẩn riêng và được chuẩn hóa theo các

cách khác nhau.

- Thực hiện chuẩn hóa văn phòng phải được thực hiện trong từng tô chức và có

thé được ban hành thành bộ quy tắc thông qua các văn bản quy định cụ thé

- Xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần tự nguyện(đối với cấp tiêu chuẩn của tổ chức); bắt buộc phải thực hiện (đối với tiêu chuẩn cấpquốc gia được quy định trong các văn bản QPPL); đồng thời cần được quan tâm, phổ

chuẩn mực, quy chuẩn về hoạt động văn phòng” Tác giả sử dụng khái niệm này làmcăn cứ nghiên cứu và đánh giá thực tiễn tại Phân viện khu vực miền Trung - Học việnHành chính Quốc gia

Như vậy, hiểu cụ thể về nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng và cách phân

biệt chuẩn hóa trong các lĩnh vực khác nhau sẽ góp phần đánh giá được thực trạng

2 PGS.TS Vũ Thi Phụng (chủ biên) cùng các cộng sự (2021): Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phỏng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr212

25 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2022): Tập bài giảng học phan Tổ chức khoa học hoạt động văn phỏng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐH Quốc gia Hà Nội

31

hoạt động văn phòng tại Phân viện đồng thời đề xuất nhóm các giải pháp nhằm nângcao chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Phân viện được tốt hơn.

1.2 Cơ sở lý thuyết và vai trò của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng1.2.1 Cơ sở lý thuyết

Như đã phân tích ở trên, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một khái niệm cònkhá mới mẻ được các nhà khoa học nhắc đến trong những năm gần đây và quá trìnhnghiên cứu về hoạt động này thường có liên quan đến nhiều ngành, nhiều môn khoahọc khác nhau Từ kinh nghiệm thực tiễn có thé nhắc đến một số ngành khoa học có

liên quan đến chuẩn hóa hoạt động văn phòng như: Quản trị học, Quản trị nguồn nhânlực, Quản tri văn phòng, Tổ chức lao động khoa học, Tâm lý xã hội, Luật học, Xã hội

học

Sở đĩ vấn đề này được các cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm do đây là một

trong những lý thuyết cơ bản của quản trị học Tính đến hiện nay, giới khoa học chorằng có rất nhiều lý thuyết quản trị được nghiên cứu và áp dụng (ví dụ như: lý thuyếtquản trị hành chính, lý thuyết quản trị theo khoa học, lý thuyết quản trị tâm lý - xã

hội ) Mặc dù có nhiều lý thuyết như vậy nhưng cho đến nay lý thuyết quản trị học

và hành chính hình thành từ cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX với các đại diện tiêu biểunhư Henry Fayol, F.W.Taylor vẫn được coi là những trường phái lý thuyết cơ bản

và nên tảng của quản trị học Bởi một trong những vấn đề cơ bản của các lý thuyếttrên là “muon quản tri tốt, các cơ quan, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống chuẩnmực và có bộ máy tô chức chặt chẽ dé tạo ra, phổ biến, kiểm soát và xử lý việc tuânthủ các chuẩn mực đó”?5

Ngoài ra, chuan hóa hoạt động văn phòng cũng có liên quan đến ngành Hành

chính học và nó cũng có thé được tìm hiểu dưới góc độ như một phân hệ trong hành

chính học và tô chức lao động khoa học hoạt động văn phòng

26 Tham khảo từ Phùng Thi Phương Liên (2018), Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Thương

mại cô phan kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Dai học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội (dan nguôn https://repository.vnu.edu.vn/)

32

Ngày nay, sự chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa và áp dụng các tiêu chuẩn,

định mức được xuất phát từ nhu cầu thực tế trong mọi hoạt động đã đặt ra yêu cầu cho

các nhà khoa học nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng cần phải nghiên cứusâu hơn về chuẩn hóa và áp dụng các tiêu chuân đó dé tổ chức hoạt động văn phòngngày càng được hiệu quả, đi vào nề nếp và tạo sự thống nhất Song, ta cũng có théthấy rằng việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng còn có liên quan mật thiết đến việc xâydựng thé chế chính sách, quy chế và quy định Vì vậy, chuẩn hóa cần phải được dựa

trên các quy định chung, được công nhận và thực hiện hoặc được xây dựng và ban

hành trên cơ sở các khung pháp lý có sẵn.

Bên cạnh đó, chuẩn hóa hoạt động văn phòng còn nghiên cứu đến nhiều yếu tố

thuộc tâm sinh lý của người lao động, điều này được thể hiện ở tính thỏa thuận hoặc

bắt buộc trong việc áp dụng các quy trình, vị trí, chức năng của người lao động Chuẩnhóa hoạt động văn phòng còn tập trung nghiên cứu về kỹ năng quản trị, lãnh đạo củanhà quản lý đối với nhân viên và hoạt động văn phòng

Tóm lại, việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng có

ý nghĩa to lớn trong việc áp dụng vào thực tiễn Trong đó, việc áp dụng lý thuyết về

quản trị học, hành chính học giúp cho luận văn này được tiếp cận, nghiên cứu tốt hơn

van đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.2.2 Vai trò của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Có thé nói, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng như thé nào dé đạt được hiệuquả tốt nhất là một trong những vấn đề quan trọng đặt ra cho nhà quản trị cần phảigiải quyết Chính vì vậy, hiện nay nhiều cơ quan, doanh nghiệp nhận thấy được lợiích của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đối với sự phát triển ôn định và bền vững

của cơ quan nên đã tập trung đầu tư vào công tác này, thậm chí mời thêm chuyên gia

về hướng dẫn, đào tạo Việc thực hiện tốt công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ

đem lại những lợi ích như sau:

Thứ nhất, chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp việc triển khai, thực hiện các

công việc, nhiệm vụ của văn phòng có căn cứ, cơ sở và được thông nhât theo những

33

nguyên tắc, yêu cầu đã được xác định Bởi lẽ, với bat kỳ một cơ quan, tô chức nàođều có sự phân cấp (từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên) và mỗi cá nhân trong tô chức

đó đều có sự khác biệt (về nhận thức, văn hóa vùng miền, tính cách, trình độ, tácphong làm việc ) thì việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ tạo ra một chuân mựcnhất định trong công việc, giúp mọi người cùng thực hiện một cách thống nhất theoquy chế, quy định, quy trình mà cơ quan đã xây dựng

Thứ hai, việc kiềm tra, đánh giá kết quả các công việc, nhiệm vụ đã hoàn thành

cũng dựa trên các chuẩn mực đã được thống nhất, thể hiện qua các quy chế, quy định;tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quản lý dẫn đến sự không hài lòng

từ nhân viên, thậm chí có thé gây xung đột trong quản lý Vì vậy, chuẩn hóa hoạt động

văn phòng sẽ giúp tất cả các cá nhân (từ quản lý đến nhân viên) đều nắm rõ được chức

năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của bản thân mình trong công việc và đối

với tổ chức

Thứ ba, việc chuẩn hóa sẽ giúp các cơ quan, đơn vị, tổ chức tiết kiệm, tối ưu hóađược thời gian, công sức và tiền bạc Thực tế cho thấy rằng, mỗi công việc khi thực

hiện sẽ có nhiều phương pháp và cách thức khác nhau Nếu cơ quan, doanh nghiệp có

sự nghiên cứu, lựa chọn và xây dựng được các chuẩn mực thì khi thực hiện công việc

sẽ không mắt nhiều thời gian dé bàn bạc, lựa chọn phương pháp, cách thực hiện Nhờ

đó, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp tối ưu làm chuẩn mực dé

khi triển khai công việc, các cá nhân, bộ phận sẽ căn cứ vào đó để làm, tránh mất nhiềuthời gian lựa chọn và tiết kiệm được công sức

Thứ tư, hoạt động văn phòng được chuẩn hóa tốt sẽ góp phan hạn chế việc điềuhành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người lãnh đạo, dẫn đến mỗi người mỗi ý khác

nhau, gây nên sự thiếu thống nhất, khó khăn cho nhân viên trong quá trình thực hiệncông việc Các nội dung chuẩn hóa được ban hành va áp dụng rộng rãi cho tat cả mọi

người trong cơ quan, doanh nghiệp Đặc biệt trong quy trình quản lý đều thê hiện rõcác hoạt động cần thực hiện và người phụ trách Khi giải quyết công việc, cán bộ nhânviên có thê chủ động xử lý theo quy trình đã quy định và kết hợp với các bộ phận khác

34

để hoàn thành nhiệm vụ Tắt cả đều căn cứ vào các quy chuẩn, quy định, quy trình để

thực hiện theo.

Thứ năm, việc chuân hóa nhằm hạn chế tối đa những xung đột không cần thiết.Không chỉ trong hoạt động văn phòng mà trong cuộc sông hàng ngày, chúng ta khôngtránh khỏi những ý kiến trái chiều nhau và dé tạo ra những xung đột không đáng có.Việc thống nhất và tìm ra ý kiến phù hợp trong rất nhiều ý kiến trái chiều nhau là điềurất khó Đặc biệt trong hoạt động quản lý và trong cách giải quyết công việc cần có

sự phối hợp, hợp tác giữa nhiều cá nhân khác nhau Trong một cơ quan nếu không tao

ra được các chuẩn mực đề thực thi nhiệm vụ thì mỗi người sẽ làm theo cách khác nhau

và không theo hệ thống, sự xung đột từ đó sẽ xuất hiện và ngày càng lớn hơn Chính

vì vậy, việc làm như thé nào dé hạn chế các xung đột có thé xảy ra hoặc nếu xảy rathì xung đột sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng

Khi co quan đã xây dựng và ban hành hệ thống quy chế, quy định thì người lãnh

đạo cũng cần phải tuân thủ theo dé công việc chỉ đạo, điều hành được thống nhất Người

lãnh đạo thực hiện tốt sẽ là tam gương cho nhân viên học tập và làm theo Ngoài ra,

người lãnh đạo không được theo ý kiến chủ quan hoặc mong muốn của cá nhân dé có

lợi cho bản thân hoặc nhóm lợi ích nào đó trong cơ quan, gây khó khăn cho cấp dưới

khi thực hiện nhờ đó loại bỏ được các xung đột không dang có giữa lãnh đạo và nhân

viên Các quy trình, nghiệp vụ khi xây dựng thành quy định cần làm theo các hướngdẫn cụ thể, quy định rõ ràng từng hoạt động thì sẽ giúp cho cá nhân viên dù ở vị trí công

tác nào, dù là cá nhân mới hay cũ khi được giao nhiệm vụ sẽ thực hiện độc lập, nhanh

chóng dé hoàn thành công việc được giao với hiệu quả cao nhất

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng doi với các cơ

quan, đơn vị sau sáp nhập

Như đã phân tích ở trên (mục 1.2.2), chuẩn hóa hoạt động văn phòng đã đem lạinhiều lợi ích đối với các cơ quan, đơn vi, tổ chức Đặc biệt, đối với các cơ quan, đơn vị

sau khi sáp nhập, việc chuân hóa càng có nhiêu ý nghĩa.

35

Việc sáp nhập giữa các đơn vị không chỉ đơn thuần là việc sáp nhập cơ cau tổ

chức, chức năng nhiệm vụ, nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất của hai hay nhiều đơn

vi lại với nhau mà nó còn là việc sáp nhập giữa “văn hóa của hai tổ chức” Sự khác biệtnày, nhất là trong giai đoạn đầu sau sáp nhập thường dẫn đến những điều không mongmuốn trong quá trình giải quyết, thực hiện công việc hàng ngày bởi đa số người laođộng tại các đơn vi cũ vẫn giữ thói quen làm việc theo “cơ chế” cũ dẫn đến việc khóchấp nhận và thích nghi được lề lối làm việc mới trong giai đoạn này Có thé nói, việcchuẩn hóa hoạt động văn phòng đối với các cơ quan, đơn vị sau sáp nhập có vai trò, ý

nghĩa như sau:

Thứ nhát, giúp co quan, don vị loại bỏ sự trùng lặp, thống nhất trong quy trình

làm việc Mỗi cơ quan, đơn vị trước khi sáp nhập đều ban hành cho mình hệ thong

các văn ban quy phạm nội bộ nói chung va các quy phạm nội bộ về hoạt động van

phòng nói riêng nhằm đảm bảo việc thực hiện các hoạt động được khoa học, thôngnhất Sau khi sáp nhập, chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp cơ quan đơn vị phát hiện

ra những quy định trùng lặp hoặc chưa phù hợp với điều kiện thực tiễn tại đơn vị tronggiai đoạn này dé kịp thời điều chỉnh, b6 sung hoặc ban hành các quy chế, quy định va

quy trình mới.

Thứ hai, giúp han chế được việc đánh giá, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan củangười đứng đầu Thật vậy, việc ban hành các quy chế, quy định, quy trình về hoạt

động văn phòng sẽ là căn cứ, cơ sở cho việc thực hiện việc công việc hàng ngày của

nhân viên được thống nhất

Thứ ba, giúp hạn chế những xung đột không đáng có trong khi giải quyết công

việc hàng ngày Như đã phân tích ở trên, tại giai đoạn đầu sau sáp nhập, đa số ngườilao động chưa thích nghi được với “co chế” làm việc mới, vẫn còn giữ thói quen làm

việc cũ dẫn đến có nhiều ý kiến trái ngược, mỗi người làm theo một cách khác nhau,

không theo hệ thống Điều này dễ làm nảy sinh những xung đột không đáng có Do

đó, việc chuân hóa lúc này càng có vai trò và ý nghĩa quan trọng hơn cả vì nó sẽ hạn

36

chế được các xung đột sẽ xảy ra, hoặc nếu xảy ra thì các xung đột sẽ được giải quyết

một cách ồn thỏa, nhanh chóng và có căn cứ bởi hệ thống các quy chế, quy định, quy

trình được cơ quan ban hành.

Thứ tu, giúp cơ quan, đơn vi tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc khi tìmkiếm phương pháp làm việc mới phù hợp với đặc thù đơn vi sau sáp nhập Bởi lẽ,trong giai đoạn này, việc tìm kiếm những phương pháp, cách thức làm việc phù hợp

với điều kiến thực tiễn tại đơn vị là một bài toán khó khiến nhiều cơ quan mất thời

gian, công sức, tiền bạc, thậm chí mat đi nhiều cơ hội Do đó, nếu có sự dau tư dé tìmhiểu, nghiên cứu và lựa chọn các phương pháp tối ưu và lựa chọn phương pháp đólàm chuẩn mực thì khi lãnh đạo triển khai công việc, các cá nhân, bộ phận căn cứ vào

đó đề thực hiện được nhanh chóng, thống nhất, đỡ mat thời gian, công sức

1.3 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Việc tuân thủ các nguyên tắc nhất định khi thực hiện chuẩn hóa hoạt động vănphòng dù áp dung theo phương pháp chuẩn hóa nào cũng được coi là điều bắt buộc.Điều này này giúp quá trình chuẩn hóa được diễn ra thuận lợi, thống nhất và hiệu quảhơn Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng cần đảm bảo thực hiện theo 04

nguyên tắc cơ bản như sau:

Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất Thật vay, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòngcần phải có sự thống nhất trong toàn cơ quan nhăm hướng tới sự đồng thuận, tránh

chồng chéo trong việc thực hiện những chuẩn mực đã đặt ra Việc thực hiện thống

nhất trong toan co quan cần phải có những văn bản hướng dẫn cụ thể hoặc tô chức các

buổi hướng dẫn thực hiện trực tiếp Cần hạn chế tối đa việc mỗi cá nhân, bộ phận hiểu

và vận dụng theo cách khác nhau, ảnh hưởng đến tính hiệu lực và hiệu quả của cácchuân mực được ban hành

Thứ hai, nguyên tắc khả thi Theo Từ điển tiếng Việt thì khả thi có nghĩa là khả

năng thực hiện”? Bởi vậy, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cần tuân thủ theo

27 Dẫn theo http: tudien.com

37

nguyên tắc này nhằm đưa những quy định, quy chế, quy trình vào thực tiễn, đi sâu

vào từng vị trí công việc chứ không chỉ đơn thuần là những quy định năm trên giấy

Day là một yêu cau rất quan trọng được đặt ra trong suốt quá trình chuan hóa hoạtđộng văn phòng Nếu nguyên tắc này không đảm bảo thì dẫn đến lãng phí nguồn nhânlực, ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động quản lý điều hànhcủa mỗi cơ quan, tô chức nói chung

Thứ ba, nguyên tắc hợp lý Đề phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan thì

việc áp dụng các chuẩn mực dựa trên việc tuân thủ các quy định của nhà nước dé xaydựng riêng cho đơn vi minh can dam bảo nguyên tac hợp lý, không đưa ra mức chuan

quá cao so với thực tế tại đơn vị Chuẩn hóa hợp lý với tình hình, yêu cầu thực tế hoạt

động sẽ dễ thực hiện và mang lại hiệu quả tốt hơn cho các cơ quan, tô chức Ngày nay,

nhằm giảm thiểu các quy trình công việc, tránh sự sai sót đồng thời tiết kiện được

không gian, thời gian, công sức là mục đích hướng đến của việc chuan hóa hoạt động

văn phòng thông qua việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ và khoa học kỹ thuật.

Thứ tư, nguyên tắc ưu tiên Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vi để

xác định rõ các hoạt động văn phòng cần được chuẩn hóa, hoạt động nào nên chuẩnhóa trước, hoạt động nào có thể chuẩn hóa sau Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòngkhông nên được thực hiện một cách ồ ạt, tràn lan mà cần phải được thực hiện có lộtrình, kế hoạch rõ ràng

1.4 Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.4.1 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng cần phải được thực hiện theo quy trình rõ ràng

và thống nhất Quy trình này được xây dựng dựa trên căn cứ những quy định phápluật của nhà nước và phù hợp với đặc điểm hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Trongluận văn nảy, tác giả áp dụng quy trình chuân hóa hoạt động văn phòng gồm 06 bướctrên cơ sở kế thừa quan điểm tại giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) Cụthể như sau:

38

Kiểm tra, Điều chỉnh

1.4.2 Các biện pháp thực hiện quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.4.2.1 Xác định các hoạt động văn phòng can chuẩn hóa

a, Căn cứ xác định

Đề lựa chọn hình thức chuẩn hóa, xây dựng và áp dụng các quy chế, quy định,quy trình đạt hiệu quả, các cơ quan, tô chức cần phải xác định được căn cứ chuẩn hóa

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng và của từng bộ phận, Văn

phòng/Phòng Hành chính tham mưu giúp lãnh đạo tiến hành xác định những hoạt

động cần được chuẩn hóa như những quy tắc làm việc, ứng xử chung cần được cơ

quan tuân thủ (như quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, quy chế chỉ tiêu nội

bộ ); những hoạt động chung, thường xuyên diễn ra có liên quan đến toàn bộ các

đơn vị, cá nhân (như công tác hội họp, sự kiện, soạn thảo văn bản, thu thập và xử lý

thông tin, lưu trữ hồ sơ ); các quy trình và thủ tục hành chính liên quan đến quá trình

thực thi công việc cụ thể thuộc phạm vi quản lý hành chính của từng bộ phận (như

quy trình và thủ tục thanh toán kinh phí tạm ứng, quy trình điều động hay bổ nhiệm

cán bộ ).

b, Lập danh mục những vấn đỡ hoạt động cân chuẩn hóa

39