Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Xây dựng và thực hiện quy trình công việc của phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trương Thị Hồng Đào

HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA)

LUẬN VAN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HA NOI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trương Thị Hồng Đào

Chuyén nganh: Quan tri van phongDinh hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406 I

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Cam Anh Tuấn

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, đượcthực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Cam Anh Tuấn.

Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu

khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này làtrung thực và chưa từng được công bố dưới bat cứ hình thức nao Tôi xin chịu trách

nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội ngày — tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Trương Thị Hồng Đào

7 Phuong phap nghién COU a 12

8 Cau tric Ôn ố ốỐốỐố.ố.ẻố.ố.ố.ẻ ố.ố 13Chuong 1 TONG QUAN VE XAY DUNG VA THUC HIENQUY TRINH CÔNG VIỆC 2-2 ©se©cse©sseEssErseErserssersserserssersee 141.1 Khái quát về quy trình công ViỆC - 2-2 2+5£+S£+E££E£EEeEEeEEeEkrEkrrerrerrees 141.1.1 Khái niệm quy trình CONG VỈỆC - Ăn he 141.1.2 Vai trò, ý nghĩa của quy trình CONG VIỆC -scccscssccsseeeersseees 151.2 Khái quát về xây dựng và thực hiện quy trình công việc - : 18

1.2.1 Mục dich của xây đựng và thực hiện quy trình công viỆc 18

1.2.2 Yêu cầu của việc xây dung và thực hiện quy trình công việc 20

1.2.3 Biện pháp xây dựng và thực hiện quy trình công VIỆC 24

1.3 Cơ sở pháp lý của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc 31

1.4 Tiêu chí đánh giá quy trình công VIỆC c2 33+ 3xrrrrsrrrssrrrrrske 338717 00m9 9nnnn6nnnnn

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN QUY TRÌNHCÔNG VIỆC CUA PHONG TO CHỨC - HANH CHÍNH (PHAN VIENHỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA KHU VUC MIEN TRUNG) 35

2.1 Khái quát chung về Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hanh chínhQuốc gia và Phòng Tổ chức - Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung -

Học viện Hành chính Quốc gia) ¿5-2 SESE£EE2EE£E‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEkrkerkeeg 35

2.1.1 Giới thiệu về Phân viện khu vực miễn Trung - Học viện Hành chính

2.1.2 Vi trí, chức năng, nhiệm vu và cơ cầu tô chức của Phân viện khu vực

2.1.3 VỊ trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức

-HAIN CHADD S00 0nPẼnẼne 39

2.2 Thực trạng việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc của Phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc g1a) 42

2.2.1 Khảo sát về việc xây dựng quy trình công việc của Phòng Tổ chức

-Hành chính (Phân viện khu vực miễn Trung - Học viện -Hành chính Quốc gia) 422.2.2 Tình hình thực hiện quy trình công việc của Phòng Tổ chức -

Hành chính (Phân viện khu vực miễn Trung -Học viện Hành chính Quốc gia) 56

Tid 57.8) N N6 nHga ÔChương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN

QUY TRÌNH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỎ CHỨC - HÀNH CHÍNH

(PHAN VIEN KHU VỰC MIEN TRUNG - HỌC VIỆN HANH CHÍNH QUOC GIA) 68

3.1 Giải pháp hoàn thiện việc xây dựng quy trình công việc của Phòng Tổ chức

-Hành chính (Phân viện miền Trung -Học viện -Hành chính Quốc gia) 683.1.1 Nâng cao nhận thức đối với việc xây dựng quy trình công việc

của Phòng TCHC - Phân viện mién TTMI +55 5E+£££E£+E++E‡£Ee+EeEtererssrez 68- Đối với đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng quy trình công việc 69

- Đối với viên chức và người lao động làm việc tại Phòng TCHC và tại

Phân viện miỄn Trung cccsscsscecsessesscessessessesssessessesssessessesssssessessessusssesseesessssssessessecsveese 693.1.2 Chuẩn hóa quy trình xây dựng, ban hành các quy trình công việc

của Phòng Tổ chức - Hành chính - + ++5++S£+E£+k£EE£EEEEEEEESEEEEEEEerkerkerkrrrree 713.1.3 Tổ chức xây dựng, ban hành các quy trình công việc phi hop với

thực tế và nhu cầu làm việc tại PHAN VIỆT c SE kg ra 793.2 Giải pháp hoàn thiện việc thực hiện quy trình công việc của Phòng Tổ chức -

Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung -Học viện Hành chính Quốc gia) 83

3.2.1 Tổ chức tập huấn

3.2.2 Tăng cường công

và hướng dan việc thực hiện quy trình công viéc 83tác kiểm tra, giám sát thực hiện quy trình công việc

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ

01 HVHCQG Học viện Hành chính Quốc gia

02 HV Học viện

03 HCQG Hành chính Quốc gia

04 TCHC Tô chức Hanh chính

05 PVMT Phân viện miền Trung

06 DHNV Đại hoc Nội vu

07 PHQN Phân hiệu Quang Nam

08 PVH Phan vién Hué

09 VC, NLD Viên chức, người lao động

10 QC, QD, QT Quy ché, quy dinh, quy trinh

11 VBHC Van ban hanh chinh

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, khi xã hội ngày một phát triển thì việc tạo ra kỷ cương, kỷ luật làcấp thiết dé duy tri sự én định, trật tự của đất nước Tương tự trong các cơ quan, tổchức, khi mới thành lập thì việc cần làm trước tiên là xây dựng các chuẩn mực làmviệc, đặc biệt là quy trình công việc của từng đơn vị, bộ phận Điều này giúp cho cơ

quan tô chức đó đi vào hoạt động một cách thống nhất, duy trì nề nếp, đồng thời

góp phần hình thành văn hóa công sở tốt cho cơ quan, tổ chức đó.

Xây dựng quy trình công việc giúp tạo ra một phương thức, lề lối làm việc

phù hợp với thâm quyền theo quy định của pháp luật Bất luận là đối với các viên

chức ở cơ quan hành chính nhà nước hay người lao động tại các tổ chức, doanhnghiệp tư nhân thì lề lối, phong cách làm việc khoa học và chuyên nghiệp rất cầntrong cơ quan bởi lẽ nó không chỉ có ý nghĩa đối với từng cá nhân, đơn vị mà cònmang tính đại diện cho văn hóa lãnh đạo của tổ chức Việc các cơ quan, tổ chức xâydựng được quy trình công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn củatừng đơn vị còn cho thấy tính chuyên nghiệp của đơn vị đó, thông qua cách giải

quyết công việc và hành động của đội ngũ viên chức và người lao động Có thê nói,

xây dựng lề lối, phong cách làm việc khoa học, dân chủ và chuyên nghiệp là một

nhiệm vụ quan trọng trong xây dựng đội ngũ lãnh đạo, quản lý ở nước ta hiện nay.

Quy trình công việc của cơ quan, tổ chức càng rõ ràng, chặt chẽ thì cơ quan,tô chức đó hoạt động càng hiệu quả Thực tế, có rất nhiều cơ quan, tô chức nhờ vàoquy trình công việc mà quyên hạn, trách nhiệm được phân định rõ ràng, các viênchức và người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; các chủ trương, đề án,kế hoạch đề ra được thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng đơnvị, bộ phận; lề lỗi làm việc, tác phong công sở cũng ngày một được cải thiện hơn.

Ngày 16/9/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vu ký Quyết định số 699/QD-BNV vềviệc phê duyệt Đề án sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện Hànhchính Quốc gia và ngày 19/12/2022, theo Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg của Thủtướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức củaHọc viện Hành chính Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ Theo đó, Phân hiệu Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam sáp nhập vào Phân viện Học viện Hành

chính Quốc gia tại thành phố Huế và có tên gọi chung là Phân viện khu vực miền

Trung - Học viện Hành chính Quốc gia.

Trong những năm trở lại đây, việc chú trọng vao quy trình công việc ngaycàng được quan tâm bởi những lợi ich ma nó mang lại cho các co quan, don vi sự

nghiệp, nhất là đối với sự phát triển của Phân viện miền Trung trong việc đảo tạo

nguồn nhân lực chất lượng cao Tuy nhiên, việc xây dựng và thực hiện quy trình công

việc nói chung và tại phòng Tổ chức - Hành chính nói riêng vẫn còn gặp nhiều khó

khăn cần khắc phục bởi đây là một đơn vị mới sáp nhập Việc xây dựng và thực hiện

tốt quy trình công việc giúp hệ thống lại toàn bộ quá trình vận hành và đưa bộ máyvào hoạt động một cách thống nhất của toàn cơ quan và nâng cao chất lượng hoạt

động tại Phân viện Mục tiêu trước mat hiện nay là cần làm rõ những khó khăn mà

việc thiếu quy trình công việc gây nên, đồng thời đề xuất giải pháp giúp xây dựng và

thực hiện quy trình công việc tại phòng Tổ chức -Hành chính thuộc Phân viện khu

vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia (gọi tắt là Phân viện miền Trung).

Qua khảo sát, trước khi sáp nhập, viên chức và người lao động làm việc tại

Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam đa số đều hoàn thành

tốt các nhiệm vụ được giao, trách nhiệm của các cấp, bộ phận thực hiện đúng với

chức năng, nhiệm vụ của mình Tuy nhiên vì thiếu quy trình công việc mà chấtlượng cũng như hiệu quả làm việc bị ảnh hưởng khá nhiều Có thé ké đến như mộtsố vi phạm điển hình: mặc dù đã ban hành và đưa vào áp dụng Quy chế văn thư lưu

trữ, tuy nhiên việc thực hiện công tác soạn thảo va ban hành văn bản của Dai học

Nội vụ phân hiệu Quảng Nam còn chưa tốt, điển hình ở việc các văn bản không

được kiểm soát ở khâu thé thức và nội dung trước khi ban hành gây nên một số anh

hưởng không tốt đến cơ quan, tô chức Ngoài ra, những quy định chưa chặt chẽ ởquy chế đánh giá phân loại của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước ngày01/01/2023) cũng khiến cho công tác đánh giá phân loại tại Phân hiệu gặp nhiềukhó khăn khi có những tình huống phát sinh không có trong quy định Bên cạnh đó,công tác kiểm kê tài sản đã ảnh hưởng, gây nên việc thiếu hụt và sai sót số lượng tàisản của đơn vị, gây khó khăn trong công tác kiểm tra và thực hiện điều chuyền tàisản do thiếu quy trình công việc Không chỉ vậy, thiếu quy trình công việc còn thể

hiện ở việc thiếu quy trình hội họp đã làm cho các cá nhân chủ quan và không tôntrọng giờ giấc họp của tập thé gây ảnh hưởng chung đến toàn đơn vi.

Đối với Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Huế (trước thời điểm

sáp nhập), đa số viên chức ở đây làm việc theo các quy trình công việc của Học

viện Hành chính Quốc gia Những quy trình công việc mà Phân viện Huế thực hiệntheo Học viện bao gồm Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công của Học viện Hành

chính Quốc gia tại Hà Nội; Quy chế văn hóa công sở của Học viện; Quy chế làm

việc, Có thê nói, những quy trình công việc này được xây dựng và ban hành dựa

trên những chuẩn mực, quy định và cả văn hóa tại Hà Nội Tuy nhiên, đối với văn

hóa và đặc trưng từng vùng miền khác nhau, tại Phân viện Huế cần được xây dựngvà ban hành những quy trình mới dựa trên căn cứ của Học viện và tình hình thực té

của co quan, đơn vị Điển hình có thé kế đến như thời gian bat đầu làm việc tại Ha

Nội lúc 8h00 và kết thúc vào lúc 18h00, tuy nhiên đối với các tỉnh khu vực miễn

Trung, thói quen sinh hoạt và làm việc thường bắt đầu vào lúc 7h30 và kết thúc vào

17h30 Đây cũng là thời gian thuận tiện dé giải quyết các công việc cá nhân sau thời

gian hành chính và là nét đặc trưng riêng của các tỉnh khu vực này Vì vậy, việc

tuân theo các quy định bắt buộc theo Học viện tạo sự cứng nhắc và không phù hợp

với thói quen sinh hoạt tại nơi đây.

Sau khi sáp nhập hai đơn vi thành Phân viện miền Trung, vì là một cơ quan

mới nên việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc là một việc quan trọng

trong việc tạo nên nét đặc trưng riêng của cơ quan cũng như duy trì, phát triển cơ

quan từ nền tảng cũ của hai đơn vị, đồng thời khắc phục những khó khăn và tồnđọng của cơ quan khi thiếu các quy trình công việc.

Việc sáp nhập hai đơn vị khác nhau cả về quy trình hoạt động, chức năng

nhiệm vụ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng công việc bởi khácbiệt về văn hóa làm việc cũng như phong cách lãnh đạo của mỗi cơ sở Quy trình

công việc ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động cũng như hiệu quả pháp lý tại

Phân viện miền Trung, bên cạnh đó, nhằm nâng cao và hoàn thiện chất lượng hoạt

động, tạo sự thống nhất trong giải quyết công việc cũng như bộ máy làm việc tạiPhân viện miền Trung, tính cấp thiết lúc này là cần xây dựng thực hiện tốt quy trình

công việc Với mong muôn đóng góp một phân nhỏ vào việc nhận thức và giải

quyết van dé này từ góc độ lý luận và thực tiễn nên tác giả đã chọn đề tài: “Xây

dựng và thực hiện quy trình công việc của phòng TỔ chức -Hành chính (Phân

viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia)” làm đề tài nghiên

cứu luận văn thạc sĩ của mình.2 Lịch sử nghiên cứu

Trên thực tế hiện nay chưa có nhiều đề tài nghiên cứu, phân tích về công tác

xây dựng và hoản thiện quy trình công việc Các công trình nghiên cứu trước đây là

nguồn tài liệu tham khảo cần thiết cho tác giả trong quá trình xây dựng và hoàn thiệnluận văn của mình Trong các nghiên cứu liên quan đến luận văn, nỗi bật có một sốcông trình nghiên cứu tiêu biểu mà tác giả khảo cứu và tìm hiểu được như sau:

- Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng

(chủ biên), Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà

Nội, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Giáo trình Quản tri văn phòng của tác giả GS.TS Nguyễn Thành Độ và

Nguyễn Thị Thảo đồng chủ biên, NXB Lao động — xã hội (2005).

- Giáo trình “Quản lý thực hiện công việc” của TS Nguyễn Thị Hồng chủ

biên, Trường Đại học lao động xã hội.

- Giáo trình “Đánh giá thực hiện công việc” của PGS.TS Lê Quân, Th.S.Trịnh Minh Đức, Trường Đại học thương mại.

- Cuốn sách Quản trị văn phòng của tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ

biên), NXB Khoa học và kỹ thuật (2005).

- Cuốn sách “Lập Kế hoạch công việc theo chu trình PDCA” của tac giả

Yoshiki Nakamura, NXB công thương (2020)

- Cuốn sách “Lập Ké Hoạch Công Việc Theo Chu Trình PDCA” (Lập kế

hoạch - thực hiện - kiểm tra - cải tiến)

- Bài viết Một số van dé về biên soạn và ban hành quy chế, quy định làm việc

ở các cơ quan hiện nay của tắc giả PGS.TS Nguyễn Minh Phương được đăng tại Kỷ

yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2005.

Các giáo trình, sách tham khảo và bài viết nói trên đã cung cấp nền tang lý

luận cơ bản đôi với việc nghiên cứu vê văn phòng va quan tri văn phòng nói chung,

về quy trình công việc văn phòng nói riêng Trong các nghiên cứu liên quan đếnluận văn có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu mà tác giả sưu tầm và tìm hiểucó thé kề đến như:

- Luận văn thạc sĩ “Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại công

ty TNHH TM&DV phân phối Anh Dương” của Nguyễn Thanh Hoa (2015), TrườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Hoan thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty

TNHH Thiên Hòa An” của Trịnh Hồng Nhung (2015), Trường Đại học Lao động

-Xã hội.

- Luận văn thạc sĩ “Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Trách nhiệm

hữu han Dau tr Hà Đô hiện nay và một số giải pháp” của Trần Thi Bích Ngọc(2016), Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Cổ phan tập

đoàn nhựa Đông A” của Phan Thi Ly (2017), Trường Đại hoc Khoa học Xã hội va

Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng

TMCP Kỹ thương Việt Nam ” của Phùng Thị Phương Liên (2019), Trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động Văn

phòng tại Trung tâm phát triển khoa học, công nghệ và tài năng trẻ (thuộc Trungương Đoàn TNCS Ho Chi Minh” của Nguyễn Thị Kim Phượng (2019), Trường Đạihọc Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục

Quốc phòng và An ninh, PHOGHN” của Lê Thị Hồng (2021), Trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ

sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh (2021), Trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại Truong

Đại học Thành Đông ” của Đào Thị Mai Hoa (2021), Trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn, Đại học Quôc gia Hà Nội.

Các công trình trên đã cung cấp nhiều kiến thức liên quan trực tiếp đến vai

trò, cách thức, kỹ năng xây dựng, ban hành và thực hiện quy trình Tuy nhiên ở ViệtNam hiện nay nói chung và trong các cơ quan doanh nghiệp nhà nước nói riêng có

rất ít công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề xây dựng và hoàn thiện quy trìnhcông việc, chỉ có một số sách va công cụ từ điển về thuật ngữ và giải thích quy ché,

quy trình Vậy nên chưa có công trình nào đề cập trực tiếp đến thực trạng việc xây

dựng và hoàn thiện quy trình công việc tại phòng Tổ chức - Hành chính (Phân việnkhu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia).

3 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn này là công trình nghiên cứu về công tác xây dựng và thực hiệnquy trình công việc của phòng Tổ chức - Hành chính (Phân viện khu vực miềnTrung - Học viện Hành chính Quốc gia) trên cơ sở lý luận và thực tiễn.

Đề tài thực hiện 02 mục tiêu nghiên cứu chính:

Thứ nhất: Khảo sát, đánh giá thực trạng xây dựng và thực hiện quy trình

công việc của Phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung - Học

viện Hành chính Quốc gia giai đoạn trước và sau khi sáp nhập).

Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện việc xây dựng và thực hiệnquy trình công việc tại phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung -Học viện Hành chính Quốc gia).

Đây cũng là đề tài nghiên cứu đầu tiên được thực hiện về xây dựng và thựchiện quy trình công việc tại phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miềnTrung - Học viện Hành chính Quốc gia) nhằm giúp cho các viên chức, người laođộng làm việc tại phòng có thể thực hiện tốt hơn các công việc được giao và hiểu rõ

quy trình công việc của từng lĩnh vực mà mình được phân công thực hiện.4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu lý luận chung về xây dựng và thực hiện quy trình công việc;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tô chức của Phân viện khu vực miềnTrung - Học viện Hành chính Quốc gia và Phòng Tổ chức Hành chính (thời điểm

trước và sau khi sap nhập);

10

- Nghiên cứu các quy định pháp lý và quy định của Học viện Hành chính

Quốc gia về xây dựng và thực hiện quy trình công việc liên quan đến lĩnh vực tổ

5 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu việc xây dựng và thực hiện quy trình công

việc của Phòng Tổ chức - Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung - Học viện

Hành chính Quốc gia)

6 Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu việc xây dựng và thực hiện các quytrình các công việc sau đây của Phòng Tô chức - Hành chính: Quy trình xét thi đua,khen thưởng của viên chức, người lao động; Quy trình đánh giá, xếp loại viên chức,

người lao động; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quy trình đón, tiếp khách

đến liên hệ công tác và quy trình tổ chức đoàn công tác; Quy trình tổ chức các hoạtđộng, sự kiện; Quy trình kiểm kê và thanh lý tài sản; Quy trình mua săm, sửa chữatrang thiết bị tại cơ quan, đơn vỊ.

về không gian: Thực hiện việc nghiên cứu tại Phân viện khu vực miềnTrung - Học viện Hành chính Quốc gia.

Về thời gian: Luận văn thực hiện khảo sát quá trình xây dựng và thực hiện

quy trình công việc tại Phân viện miền Trung từ năm 2018 đến nay Từ năm 2018đến năm 2022: Đây là giai đoạn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh

Quang Nam được thành lập và phát triền'.

' Theo Quyết định số 1339/QD-DHNV ngày 12/7/2018 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy

định về chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn và cơ câu tô chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại

tỉnh Quảng Nam

11

Từ tháng 01 năm 2023 đến nay: Sáp nhập Phân viện Học viện Hành chínhQuốc gia tại thành phố Huế và Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnhQuảng Nam, đồng thời, thành lập Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành

chính Quốc gia theo Đề án sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào Học viện

Hành chính Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vu’.

Ngày 18/1/2023, Giám đốc Học viện Hanh chính Quốc gia khu vực miền

Trung ban hành Quyết định Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cau tô

chức của Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung” Tuy

nhiên, tính tới thời điểm hiện tại, Phân viện Học viện khu vực miền Trung vẫn chưaban hành Quy trình công việc thuộc phòng Tổ chức Hành chính - Phân viện Họcviện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung Điều này làm cho một bộ phân viênchức, người lao động làm việc tại phòng vẫn chưa năm rõ được quy trình công việctại vị trí chức năng của mình và hiểu rõ nhiệm vu dé thực hiện một cách tốt nhất các

công việc được phân công Vì vậy, tác giả chọn thời gian nghiên cứu của đề tài từ

năm 2018 đến nay (2023) dé thực hiện luận văn thạc sĩ của mình.

7 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (quan điểm duy

vật biện chứng và duy vật lịch sử), luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên

cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tải liệu: trong quá trình nghiên cứu tại Phân viện

khu vực miền Trung, tác giả đã tiễn hành hoạt động nghiên cứu hồ sơ, thu thập tailiệu có liên quan đến các loại quy trình công việc tại đây nhằm phục vụ cho việcviết luận văn.

- Phương pháp quan sát: quan sát quá trình hoạt động và thực hiện các quy

trình công việc của viên chức và người lao động tại (Phân viện khu vực miền Trung

- Học viện Hành chính Quốc gia).

- Phương pháp phân tích, đánh giá: qua các hồ sơ, tài liệu thu thập được tiếnhành việc phân tích, đánh giá các hồ so, tài liệu có liên quan nhằm giúp hiéu rõ hơn

về các quy trình công việc tai Phân viện miên Trung.

? Kèm theo Quyết định số 699/QĐ-BNV ngày 16/9/2022 của Bộ Nội vụ

3 Quyết định sô 76/QĐ-HCQG ngày 18/1/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miên Trung.

12

- Phương pháp tông hợp, thống kê: từ những số liệu đã thu thập được tiếnhành tổng hợp và thống kê nhằm tạo ra một hệ thống lý thuyết mới day đủ hơn vềvấn đề nghiên cứu.

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài Phân mở đâu và Phan kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, Phannội dung đề tài gồm 03 chương như sau:

Chương 1 Tổng quan về xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Trong chương này, tác giả chia làm 02 mục lớn gồm cơ sở lý luận và cơ sở

pháp lý của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc Trong cơ sở lý luận tác

giả làm rõ các khái niệm quy trình công việc cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầuđến việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc Cùng với đó, nội dung và yếu

tố tác động của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc cũng được tác giả

làm rõ tại Chương này.

Chương 2: Thực trạng việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc

của Phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung -Học viện

Hành chính Quốc gia)

Căn cứ cơ sở lý luận đã được làm rõ tại Chương 1, tác giả tiến hành khảo sát

và đánh giá thực trạng của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc tại phòng

Tổ chức - Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc

gia) Từ hoạt động khảo sát việc xây dựng quy trình công việc, tác giả đánh giá tình

hình thực hiện quy trình công việc tại Phòng Tổ chức - Hành chính và qua đó nêu

lên được những ưu, nhược điểm cũng như chỉ ra những nguyên nhân của hạn chế

đó Đây là cơ sở cho việc đưa ra giải pháp hoàn thiện việc xây dựng và thực hiệnquy trình công việc của Phòng TCHC tại chương 3.

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện việc xây dựng và thực hiện quy trình

công việc tại Phòng Tổ chức Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung Học viện Hành chính Quốc gia)

-Từ việc khảo sát tại chương 2, trong chương này, tác giả đề xuất 02 nhóm

giải pháp chính: giải pháp hoàn thiện việc xây dựng quy trình công việc và giải

pháp hoàn thiện việc thực hiện quy trình công việc của Phòng Tổ chức - Hành chính(Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia).

13

Chương 1 TONG QUAN VỀ XÂY DỰNG VÀ THUC HIỆNQUY TRÌNH CÔNG VIỆC

1.1 Khái quát về quy trình công việc

1.1.1 Khai niệm quy trình công việc

Theo Tir điển Tiếng Việt, “Quy trình là trình tự bắt buộc phải tuân theo” *.[26; 499] Ví dụ Quy trình thiết kế website gồm 6 bước, khi muốn thiết kế 1 trang

web phải tuân thủ theo các bước nảy.

Theo Tir điển Tiếng Việt Wikipedia: “Quy trình (tiếng Anh: Procedure) là

trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tinh

chat bat buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thé của hoạt động quản trị (quan lý và caitrị Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình)trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh,

dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh Quy trình xuất hiện

phô biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăngtơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hồ, báo ””.[27]

Quy trình có thé được chia thành hai loại là quy trình đơn giản và quy trìnhphức tạp Quy trình đơn giản là quy trình tạo ra sản phẩm nhưng chỉ có một thành

phần hay một cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện như quy trình bán hàng, quy trình

giám sát của tô trưởng, Quy trình phức tạp là quy trình gồm nhiều bước, nhiềukhâu, liên quan đến trách nhiệm của các bộ phận thực hiện như quy trình soạn thảovăn bản, quy trình xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan

Ngoài việc hiểu rõ được các khái niệm của quy trình thì những đặc điểm củanó giúp cơ quan, tô chức khi xây dựng và ban hành sẽ không bị nhằm lẫn hay sai

mục đích so với các loại văn bản khác, có thể thấy những đặc điểm của quy trìnhcông việc được biéu hiện:

- Quy trình công việc là một văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành dé

phục vụ quá trình hoạt động và điều hành của cơ quan, tổ chức đó đồng thời đảm

bảo được hiệu lực, hiệu quả hoạt động của đơn vi mình.

* Từ điền tiếng Việt 130.000 từ (2003), NXB Dân trí, trang 499: Nguôn: https://vi.wikipedia.org/wiki/Quy_tr%C3%ACnh

14

- Quy trình công việc là trình tự các bước thực hiện được vạch ra cụ thể, rõ

ràng do bộ phận được giao trách nhiệm soạn thảo Việc xây dựng quy trình công

việc phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc trưng riêng của cơ quan, tô chức đónhằm phủ hợp với yêu cầu thực tiễn tại cơ quan.

- Việc ban hành quy trình công việc không có tính bắt buộc vì vậy có thể

được ban hanh hoặc không được ban hành tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi

cơ quan, tô chức.

Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, trách nhiệm hay các chức năng mà mộtcon người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong một tổ chức Côngviệc chỉ rõ những chức năng nhiệm vụ của tô chức mà một người hay một nhómngười phải thực hiện Đồng thời, công việc là cơ sở để phân chia chức năng, quyền

han và trách nhiệm cho từng người, từng nhóm người trong một tô chức [4, tr 144]

Từ các cách hiểu trên, ta có thé rút ra được định nghĩa như sau: “Quy trình

công việc là văn bản mô tả trình tự các bước thực hiện một công việc, xác định

trách nhiệm cua các cá nhân, tổ chức thực hiện và yêu câu, biểu mẫu can phải có

đối với từng bước trong quy trình nhằm đạt được một mục tiêu nhất định và đáp

ung các yêu cầu dé ra” Quy trình phải nêu được các nội dung công việc cần phải

làm, kết quả nào phải đạt được, người thực hiện và cách thức thực hiện công việc.

Việc thực hiện đúng quy trình công việc giúp các phòng, ban, đơn vị hay các cơ

quan, tô chức tránh được những rủi ro nhất định, đồng thời đảm bảo đúng tính chất,

yêu cầu của công việc nhằm mang lại hiệu quả làm việc cao nhất.

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của quy trình công việc* Vai trò của quy trình công việc

Quy trình công việc giúp cho người thực hiện công việc xác định rõ mục tiêu,

các bước thực hiện và nhìn nhận được kết quả của từng giai đoạn, từng vị trí công

việc Quy trình giúp cho công việc được diễn ra một cách có trình tự, xác định được

những công việc cần làm ngay từ giai đoạn đầu tiên Quy trình công việc giúp cho:

- Giúp phân công công việc một cách hợp lý

Việc phân công công việc cho từng đơn vị và cá nhân một bước quan trọng

giúp người lãnh đạo xác định được khả năng hoàn thành công việc và tiễn độ làm

15

việc một cách chính xác Bên cạnh đó, việc nắm được khối lượng công việc dé phan

bổ cho từng cá nhân, đơn vi giúp giảm tối đa những rủi ro xảy ra trong quá trình

thực hiện cũng như nắm được đầu mối thông tin nhờ vào người phụ trách và chuẩn

hóa quy trình.

- Nâng cao chất lượng công việc bằng cách “làm đúng ngay từ bước đầu”

Bat kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng mong chất lượng công

việc cũng như quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức mình làm việc theo quytrình khoa học và đạt được hiệu quả cao Đề làm được điều này, ngay từ bước đầu,đơn vị đó phải xây dựng được quy trình công việc phù hợp với tổ chức của minh.

Một quy trình chuẩn hóa sẽ giúp cho đội ngũ quản lý cũng như các nhà quản

trị từ cấp trung đến cấp Cao trong cơ quan, tô chức định hướng được nhiệm vụ và

mục tiêu của các cá nhân trong tổ chức cũng như quản lý được quá trình làm việcgiúp mang lại kết quả một cách cao nhất.

- Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực và chi phi của tổ chức

Xây dựng quy trình chuẩn sẽ tiết kiệm được thời gian tập huấn nhân sự khimới bắt đầu vào cơ quan cũng như tạo nền tảng giúp cho các cá nhân hình thành

dây chuyền làm việc chuyên nghiệp và có tính logic Bên cạnh đó, việc xây dựngđược quy trình công việc chuẩn giúp người lao động nhanh chóng bắt nhịp với công

việc mới một cach dé dàng, giảm thiểu tối da quá trình đào tạo lại của t6 chức Nhờvậy, việc phân bồ nhân sự và chi phí được diễn ra một cách khoa học và có hiệu quảcao, giúp cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo tiếtkiệm được chỉ phí thấp nhất.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyên dụng va dao tạo

Khi xây dựng được quy trình công việc chuẩn chỉnh cho từng đơn vị, bộphận nhân sự sẽ nam rõ số chính xác số lượng người cần thiết cho vị trí đó, chính

xác mô tả công việc, các yêu cầu của người lao động dé có thể tuyển được những

nhân sự tối ưu nhất Khi đào tạo, bộ phận nhân sự cũng có thể biết rõ sẽ cần hướngdẫn những công việc cho nhân viên mới và bố trí công việc như thé nào dé đạt hiệu

quả tôi ưu nhât.

16

- Giam áp lực công việc và tăng sự hai lòng cho người lao động

Làm việc theo quy trình giúp người lao động giảm bớt được nhiều áp lực,giúp tiết kiệm thời gian làm việc, bên cạnh đó, nhờ vào quy trình công việc màngười lao động cảm thay được làm việc thoải mai hon nhờ có các bước công việc cuthể, giải quyết công việc được nhanh chóng và đúng trình tự Nhờ vào quy trình

công việc giúp tăng sự hài lòng trong quá trình giải quyết công việc của người lao

động, gia tăng sự gắn bó lâu dài, sự trung thành của người làm và giảm tỷ lệ nghỉ

việc của người lao động.

- Tạo thuận lợi cho việc áp dụng các hệ thống quản lý hiện đại

Các hệ thống quản lý hiện đại đều được thiết kế theo mô hình quản lý theoquá trình Do vậy, việc quản lý theo quy trình công việc sẽ tạo điều kiện thuận lợi

dé có thé áp dụng các tiêu chuẩn quản lý hiện đại, điển hình như: Hệ thống quan ly

chất lượng theo các yêu cầu của ISO 9001:2015; Hệ thống quản lý sức khỏe và antoàn lao động theo tiêu chuan ISO 45001:2018; Hệ thống quản lý rủi ro ISO

* Ý nghĩa của quy trình công việc

Vai trò và vị thế của văn phòng ngày càng được chú trọng trong các cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp Do vậy, quy trình công việc cho văn phòng cũng ngày được

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm xây dựng và tổ chức thực hiên Quy

trình công việc giúp người lao động xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự

thực hiện các công việc được phân công Mỗi cá nhân đều có kiến thức, kỹ năng vàtrình độ chuyên môn khác nhau dẫn đến phong cách làm việc cũng khác nhau Vớinhững người có nhiều kinh nghiệm trong xử lý công việc và các tình huống phát

sinh, việc giải quyết các vấn đề đặt ra khá thuận lợi, tuy nhiên, đối với những cá

nhân mới được tuyên dụng hoặc chưa trải qua các tình huống xử lý những vấn đề

phát sinh trong công việc, việc nắm rõ các quy trình công việc là điều kiện cần đểgiúp các cá nhân đảm bảo khối lượng cũng như chất lượng làm việc hiệu quả Nếumột cá nhân không nắm rõ được quy trình công việc dé thực hiện sẽ làm cho các

công việc bị gián đoạn và hiệu quả, năng suât làm việc không cao Quy trình công° Nguồn Internet: https://lean6sigma.edu.vn/1 169-tai-sao-phai-lam-viec-theo-quy-trinh/tin-tuc.htm

17

việc sẽ giúp người lao động xác định được các đầu việc phải làm, thứ tự ưu tiên dégiải quyết và kết qua dat duoc Bên cạnh đó, quy trình công việc giúp co quan, tôchức phân công lao động rõ ràng Điều này thể hiện qua bảng phân công công việc

cho từng cá nhân tương ứng với từng vị trí cụ thé Việc phân công công việc rõ ràngsẽ giúp một bộ phận, đơn vị phối hợp giải quyết công việc nhịp nhàng mà không bịchồng chéo cũng như bỏ sót công việc Đặc biệt, đối với những cơ quan, doanh

nghiệp, quy trình công việc còn giúp cải thiện và nâng cao sự hài lòng của khách

hàng và các đối tác làm việc Việc quản lý người lao động và cách giải quyết, xử lýnhững vấn đề phát sinh cũng như cách chăm sóc khách hàng, đối tác làm việc giúpthé hiện sự chuyên nghiệp cũng như tạo dấu ấn, hình ảnh đẹp của cơ quan, đơn vị đó.

Bên cạnh đó, có thể nói, thực hiện tốt quy trình công việc cũng giúp tiết kiệm

được thời gian và công sức trong quá trình thực hiện Thực tế hiện nay, nhờ vào các

quy trình công việc được quy định và thực hiện theo các văn bản đã được xác định

và ban hành, cơ quan sẽ không mất nhiều thời gian để bàn luận cũng như có sựtranh cãi xảy ra trong quá trình thực hiện nhằm tiết kiệm được phần lớn thời gian và

công sức Khi giải quyết một công việc nhất định, dựa vào quy trình công việc đã

được ban hành của quá trình đó, người thực hiện chỉ cần tuân thủ theo các bước đã

được ban hành trong quy trình Trong trường hợp có một số những vấn đề phát sinh

hoặc không có trong quy trình công việc, người thực hiện có thê xin ý kiến chỉ đạocủa cấp trên và tiếp tục thực hiện theo đúng quy trình giúp hiệu quả công việc đạt

được kết quả tốt nhất.

1.2 Khái quát về xây dựng và thực hiện quy trình công việc

1.2.1 Mục đích của xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Nếu cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quan, tổ chức là “phần cứng” thì quy trìnhcông việc (thuộc quy chế nội bộ) có thể được xem như “phần mềm” của cơ quan, tôchức đó; các quy trình công việc được xác định nhăm đảm bảo bộ máy cơ quan hoạtđộng nhịp nhàng, hiệu quả theo đúng định hướng chiến lược Do đó, quy trình công

việc trong các cơ quan, tô chức mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên

trong và quan hệ giữa cơ quan, tổ chức với bên ngoài; hướng dẫn hành vi của moi

thành viên trong tô chức, từ các lãnh đạo đên viên chức, người lao động trong cơ

18

quan nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề nếp công khai, minh bạch và là nền tảngcủa môi trường văn hóa công sở tại cơ quan, tô chức đó; góp phần nâng cao chấtlượng hoạt động, vị thế và uy tín của cơ quan, tô chức.

Xây dựng và thực hiện quy trình công việc giúp đạt được nhiều mục đíchkhác nhau Sau đây là một số mục đích của việc xây dựng và thực hiện quy trình

công việc:

1.2.1.1 Góp phan tạo dựng kỷ cương, kỷ luật hành chính trong thực hiện

công việc

Cùng với các quy định trong cơ quan, quy trình công việc là văn bản quy

định trình tự các bước thực hiện của một công việc trong cơ quan, tổ chức Quytrình của các cơ quan, tổ chức có tính chat bắt buộc đối với những viên chức vàngười lao động trong hoạt động hành chính trong cơ quan, tổ chức Quy trình côngviệc là hiện thực hóa các quy định cũng như quy tắc xử sự của cơ quan, tô chức phủhợp với văn hóa của cơ quan, tổ chức đó Mục tiêu của việc xây dựng quy trìnhcông việc là đảm bảo công bang và ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên trong

đơn vị Các quy trình công việc nhằm định hướng và xây dựng cho đội ngũ này một

nề nếp làm việc có tính kỷ cương, kỷ luật.

1.2.1.2 Đảm bảo cho việc thực hiện thống nhất các quyết định quản lý

Việc xây dựng được quy trình công việc giúp cho các hoạt động của cơ

quan, đơn vị không bị sự chi phối bởi những ý kiến chủ quan hay những cảm xúcnhất thời của lãnh đạo trong việc điều hành và giải quyết một công việc cụ thể trên

thực tiễn Bên cạnh đó, căn cứ vao quy trình công việc, các viên chức, người lao

động chủ động va dé dàng thống nhất được phương pháp, cách thức thực hiện trongquá trình xử lý công việc, giảm các tranh luận không cần thiết Ngoài ra, quy trình

công việc phân định trách nhiệm thực hiện rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận,

do đó, góp phần hữu hiệu trong thống nhất hành động khi cùng nhau giải quyết

công việc.

Như vậy, quy trình công việc giúp cho người lao động thực hiện công việc

đạt được hiệu quả, tạo ra sự thống nhất từ lãnh đạo xuống chuyên viên cũng như

tránh được những mâu thuẫn không đáng có trong quá trình giải quyết công việc.

19

1.2.1.3 Đảm bảo cho việc xây dựng tính chuyên nghiệp, né nếp, kỷ luật lao độngMột tô chức muốn hoạt động tốt thì phải có nề nếp, kỷ luật trong lao động."Ky luật chính là tự do, người vô kỷ luật sẽ chỉ là nô lệ cho cảm xúc, sự thèm muốn

và say mê" - Theo Stephen Richard Covey (1989), The 7 habits of highly effective

people, Nhà xuất ban tré’.[47]

Từ đó ta có thé thay được tầm quan trọng của các quy trình công việc trong

việc góp phần xây dựng nè nếp, kỷ luật lao động: hệ thống quy trình công việc là

trình tự thực hiện dựa trên việc tổng hợp các văn bản quy định nội bộ quan trọngcủa cơ quan, don vi, tô chức, doanh nghiệp; là căn cứ điều chỉnh hành vi, hoạt động,quá trình thực hiện công việc, quá trình công tác của các thành viên trong tô chứcđó; giúp cơ quan, đơn vi, tô chức, doanh nghiệp đảm bảo sự én định, nề nếp, nângcao hiệu qua quản lý điều hành Vì vậy, một tô chức muốn phát triển bền vững thìcần hoạt động theo kỷ luật, mà ở đây chính là các quy trình công việc được cơ quan,tổ chức đề ra.

1.2.2 Yêu cầu của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc giúp cho các cơ quan, tôchức được hoạt động có sự thống nhất từ cấp lãnh đạo đến người thực hiện Chínhvì vậy, dé quy trình công việc phát huy được hiệu quả, việc xây dựng và thực hiệnquy trình công việc cần đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau đây:

* Yêu cầu đối với xây dựng quy trình công việc:

- Xây dựng quy trình công việc cần căn cứ vào các quy định pháp lý có

liên quan

Đây là yêu cầu tiên quyết và quan trọng bậc nhất khi xây dựng quy trình công

việc Quy trình công việc được nhận thức là một trong những quy phạm nội bộ của cơ

quan, tổ chức hay doanh nghiệp, chỉ phối tới toàn bộ hoạt động quản lý, điều hành và

tác nghiệp của nhiều đối tượng có liên quan Rất nhiều các công việc quan trọng củacơ quan, tô chức được quy định khái quát hoặc cụ thé tuỳ mức độ trong các văn bảnquy phạm pháp luật Do vậy, khi xây dựng quy trình công việc cần tuân thủ các quy

phạm pháp luật đã được ban hành nhằm đảm bảo tính hợp pháp của quy trình.

7 Stephen Richard Covey (1989), The 7 habits of highly effective people, Nha Xuất ban Trẻ, Tp Hồ Chí Minh

20

Các quy trình công việc ban hành đúng thâm quyền do pháp luật quy định,phải đảm bảo tính hợp pháp về mặt nội dung, tuân thủ các quy định của pháp luật vềthé thức và kỹ thuật trình bày Bên cạnh đó, quy trình công việc của mỗi cơ quanxây dựng nên không đi ngược lại với các nguyên tắc của cơ quan, tô chức đã đề ra,nhằm hướng đến mục tiêu và phương thức làm việc của cơ quan, tô chức Căn cứ

vào quy định của pháp luật mà triển khai, xây dựng cụ thé các điều, nội dung của

các quy trình nội bộ dé phù hợp với nhiệm vụ va tinh hình hoạt động của co quan,

don vi.

Những cơ quan, tô chức khi mới thành lập cần xây dựng quy trình công việcmới Trong đó, phải xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan đồng thờinhững quy trình nội bộ này phải được xây dựng đúng theo thâm quyền của pháp

luật Dù đối với các cơ quan, tổ chức khu vực công hay khu vực tư thì việc xây

dựng quy trình công việc đều phải đảm bảo nguyên tắc tuân thủ theo quy định của

hoạt động Đây là mục đích chung của việc xây dựng quy trình công việc, tuy nhiên,

mỗi quy trình lại có những mục đích riêng cần được làm rõ trong quá trình xâydựng Một quy trình công việc có hiệu quả hay không cũng cần phải có mục đích rõràng, nhờ đó, có thể xác định được phương pháp, thời gian và các bước thực hiện

công việc một cách cụ thể Hơn nữa, mục đích của việc xây dựng và thực hiện các

quy trình công việc cũng phải hướng tới mục tiêu, sứ mệnh của cơ quan, tô chức.Quy trình công việc chính là văn bản cụ thể hóa các chính sách, quy định của cơ

quan, tô chức Quy trình công việc ban hành ra nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức

hoạt động tốt hơn, ky luật hon, song song với đó tổ chức phải đảm bảo việc thực

Š Tham khảo nguồn Internet:

21

hiện vẫn hướng theo mục tiêu sứ mệnh đã đề ra, lay mục tiêu đó là phương châm dé

xây dựng, hướng tới sự phat triển và củng cố sứ mệnh của cơ quan, tổ chức trong

việc xây dựng quy trình công việc.

Không chỉ vậy, để xây dựng được một quy trình công việc hiệu quả cần phải

xác định được phạm vi của quy trình bằng việc xác định đối tượng sẽ thực hiện quy

trình; quy trình có thê được điều chỉnh trong phạm vi toàn cơ quan hoặc theo từngbộ phận Không chỉ vậy, biết được cụ thể số bước công việc cần làm cũng giúp chongười lãnh đạo kiểm soát được tiến độ làm việc cũng như dé dang quan lý cấp dưới

của mình.

- Xây dựng quy trình công việc cần xuất phát từ thực tiễn cơ quan, tô chức

Bên cạnh việc tuân thủ theo các quy định của pháp luật thì các quy trình

công việc muốn đạt được tính khả thi và hiệu quả khi ứng dụng vào trong thực tiễnphải phù hợp với yêu cầu và khả năng làm việc của các cá nhân trong cơ quan, tổ

chức đó Hệ thống các quy trình công việc phải phù hợp với các yêu cầu quản lý

điều hành, phù hợp với hoạt động của cơ quan, tô chức trong từng lĩnh vực cụ thể.

Quy trình nội bộ tạo sự thống nhất trong việc thực hiện nhiệm vụ nội bộ của

cơ quan, tô chức, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toànbộ hoạt động của cơ quan, tô chức đó; vì vậy khi được áp dụng phải được mọi

người tôn trọng và quán triệt thực thi Các quy trình công việc khi xây dựng cầndam bảo cho việc thực hiện có hiệu quả nhằm giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao

chất lượng làm việc cũng như thể hiện được nét đặc trưng riêng của cơ quan, tô

chức minh Có thé nói, việc xây dựng va thực hiện quy trình công việc có hiệu quảlà một công tác không hề đơn giản đòi hỏi đội ngũ xây dựng phải nắm rõ được cácyêu cầu cơ bản của quản lý khi xây dựng các quy trình nội bộ cũng như nhữngnguyện vọng của các cá nhân, người lao động có liên quan trong các bản dự thảo vềquy trình công việc tại các cơ quan, tổ chức.

Trên thực tiễn, một số các cơ quan, tổ chức khi thành lập đã tự thiết lập nênnề nếp, thói quen làm việc đặc trưng riêng mà không cần ban hành quy trình nội bộ

nào; tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có những đơn vị dù đã đi vào hoạt động trong một

22

thời gian dài nhưng vẫn còn một số tồn tại như: chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn

vị mâu thuẫn, chồng chéo; các bước xử lý công việc cụ thé bất hợp lý dẫn đến tìnhtrạng công việc chưa được giải quyết đúng theo quy định, một bộ phận các cá nhân

làm việc trong các cơ quan, tô chức có thái độ cư xử chưa đúng đắn trong khi làm

việc với khách hàng, Từ đó, có thể thấy ngoài những yêu cầu cơ bản về việc xây

dựng và thực hiện quy trình công việc như đã nêu trên thì còn phải căn cứ vào tình

hình thực tế tại các cơ quan, tô chức dé quyết định có ban hành hay không nhữngquy trình nội bộ này Bởi lẽ, nếu văn bản nội bộ của cơ quan, tô chức xây dựng makhông dựa vào tình hình thực tế thì khi đi vào hoạt động sẽ không mang lại hiệu quả

cao, một số đơn vị đã tạo thành thói quen, nề nếp và quy trình hoạt động tốt rồi mà

vẫn ban hành có thê sẽ dẫn đến tình trạng dư thừa, không cần thiết hoặc đôi khi còntạo ra hiệu ứng ngược Quy trình công việc khi được xây dựng muốn có tính khả thingoài việc phù hợp với các nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức nó còn phải phủ

hợp với yêu cầu thực tế tại cơ quan, tô chức đó.

- Xây dựng quy trình công việc phải đảm bảo tính khoa học

Ngoài các yêu tô đã kê trên thì quy trình công việc khi được xây dựng và ban

hành cũng phải đảm bảo tính khoa học, bởi lẽ, xây dựng văn bản nội bộ trong cơ

quan, tổ chức trên cơ sở khoa học chính là điều kiện dé đảm bảo hiệu lực và hiệuquả thực tế của các văn bản khi được thực thi Một quy trình có tính khoa học phảidam bảo xác định yếu tô đầu vào và đầu ra của quy trình rõ ràng; các bước cần phải

làm một cách hợp lý; thứ tự các bước trong quy trình phải đảm bảo tính logic, chặt

chẽ; xác định đối tượng đảm nhận từng bước trong quy trình phải cụ thể, tránh

chồng chéo Ngoài ra, cách thức thực hiện của cả quy trình cũng như từng bước cầnđược trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chính xác; đồng thời, phải cung cấp đầy đủlượng thông tin trong văn bản cho các đối tượng chịu ảnh hưởng của quy trình

* Yêu cau đối với thực hiện quy trình công việc:

- Nghiêm túc tuân thủ các quy trình công việc đã được ban hành

Muốn quy trình công việc đạt được các mục đích như đã định thì việc thựchiện cần phải dựa trên tinh thần nghiêm túc từ người quản lý cao nhất đến các nhân

23

viên thừa hành Người quản lý các cấp phải là tắm gương trong việc tuân thủ quytrình công việc; người cấp dưới coi việc tuân thủ quy trình công việc đã ban hành làtrách nhiệm của mình Trong quá trình thực hiện, nếu quy trình công việc có cácbước bất hợp lý, trách nhiệm của người thừa hành là phản ánh lên cấp trên trực tiếphoặc tham mưu cải tiến dé hoàn thiện quy trình, tuy nhiên, việc chấp hành vẫn phải

đảm bảo.

- Hoạt động kiểm tra, đánh giá cần căn cứ trên việc thực hiện quy trình

công việc

Đối với việc thực hiện quy trình công việc, đối tượng chịu sự tác động phải

thực hiện đúng theo các quy trình đã được ban hành Việc ban hành qua quá trình

thấm định, kiểm tra nên có tính pháp lý đối với cơ quan, tổ chức Căn cứ vào các

quy trình đó, việc đánh giá chất lượng công việc cũng như hiệu quả làm việc sẽ

được tiến hành một cách đơn giản hơn nhờ vào những quy định trong các quy trình.Đối với một cơ quan, tô chức, cách làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo được uy tín vớiđối tác và thể hiện được nét đặc trưng riêng của cơ quan đó Việc tuân thủ đúngtheo những quy trình công việc giúp điều này được thê hiện rõ nét nhất.

Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện công việc, khi có sai sót xảy ra, dựa

vào quy trình cũng dé dang tìm ra khâu sai phạm dé sửa chữa, điều chỉnh kịp thời.

Nếu các cá nhân trong tô chức làm việc không tuân theo quy trình công việc và mắcsai lầm sẽ khó xác định được nguyên nhân dẫn đến sai sót và cá nhân sẽ chịu tráchnhiệm về vấn đề này.

1.2.3 Biện pháp xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Mỗi cơ quan, tổ chức hay công ty doanh nghiệp nào cũng cần có một hệthống quy trình nội bộ gồm các nội quy, quy trình công việc riêng thé hiện nhữngnguyên tắc, trình tự thực hiện, chế độ làm việc cũng như quan hệ công tác, đểđảm bảo tính kỷ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu hoạt động của cơ quan, tô

chức đó Vì vậy, việc ban hành hệ thống quy trình nội bộ có vai trò và ý nghĩa rấtquan trọng trong việc quản lý và điều hành tại cơ quan Các quy trình nội bộ này cóthê được ban hành dưới dạng văn bản hành chính hay văn bản QPPL phụ, vì vậy về

cơ bản nó phải đảm bảo các yêu tô khi xây dựng nên một văn bản.

24

Dé việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc được hiệu quả, cân thựchiện các bước sau đây:

Bước 1: Xác định những quy trình côngviệc cân được xây dựng

- Công việc: Bộ phận văn phòng hoặc

phòng Tổ chức Hành chính tham mưu

và giúp lãnh đạo xác định những vấndé/ quy trình cần được xây dựng

- Sản phẩm: Danh mục các quy trình

cân được xây dựngBước 2: Thực hiện việc xây dựng và ban

hành các quy trình công việc

- Công việc: Cơ quan t6 chức xác địnhcác tiêu chuan/ quy định trong việc xây

dung và ban hành quy trình công việc

- Sản phẩm: Các văn bản được ban hành

chính thức

Bước 3: Phô biến, hướng dẫn các quy

trình công việc đã ban hành

- Công việc: Phô biên, hướng dẫn cácquy trình công việc đến các đối tượng

liên quan

- Sản phẩm: Các công việc được thực

hiện đúng quy trình

Bước 4: Kiểm tra, đánh giá kết quả việc

thực hiện các quy trình công việc

- Công việc: Tô chức kiêm tra, đánh giáviệc thực hiện quy trình công việc

- Sản phâm: Kê hoạch, tiêu chí và báo

cáo kết quả kiểm tra, đánh giá

Bước 5: Điêu chỉnh hoặc bô sung cácquy trình công việc mới

- Công việc: Thường xuyên thực hiện rà

soát, sửa đổi, bổ sung các quy trình

công việc trong hoạt động tại cơ quan.

- Sản phẩm: Các quy trình công việc đã

được bô sung hoặc ban hành mới.

25

Cụ thê như sau:

Bước 1: Xác định những quy trình công việc cần được xây dựng

a) Căn cứ xác định:

Muốn xác định được những quy trình công việc sẽ xây dựng cần căn cứ vào

chức năng, nhiệm vụ của bộ máy văn phòng (phòng TCHC) và của cả cơ quan Trên

cơ sở đó, xác định được những quy trình công việc cần được xây dựng, bao gồm:

- Những quy tắc làm việc và hành vi ứng xử chung cần được tuân thủ;

- Những hoạt động chung, phổ biển và thường xuyên diễn ra, liên quan đếntất cả các bộ phận, cá nhân (ví dụ: thu thập, xử lý thông tin; hội họp, soạn thảo vănbản, lưu trữ hồ sơ; hội họp; )

b) Lập danh mục những công việc cần được xây dựng quy trình

Sau khi thực hiện khảo sát, bộ phận tham mưu cho lãnh đạo cần lập danh

mục những quy trình cần được xây dựng Dé làm được điều này, ngoài xác địnhnhững công việc cần được thực hiện tại cơ quan, bộ phận này cũng cần rà soátnhững quy trình công việc đã được ban hành bởi cơ quan nhà nước cấp trên mànhững quy trình đó phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị để có thể áp dụng trựctiếp mà không phải ban hành mới Ngược lại, nếu những quy trình của cơ quan cấptrên đã ban hành chưa sát với thực tiễn tai đơn vị cần bổ sung, sửa đôi hoặc ban

hành mới cho phù hợp.

Chăng hạn, đối với Quy chế Văn thư, lưu trữ có Nghị định 30/2020 đượcChính phủ ban hành ngày 5/3/2020 có quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản cũng như quy định về nộp lưu hồ sơ Đây là những tiêu chuẩn chung được

áp dung cho tất cả các cơ quan, tổ chức Phòng TCHC có thé ban hành ngay dựatrên Nghị định này hoặc có thé bổ sung thêm các quy định về nộp lưu điện tử hiệnnay tùy vào tình hình thực tế tại cơ quan.

- Những quy trình công việc nội bộ cần được xây dựng như quy trình đóntiếp khách đến liên hệ công tác, quy trình tổ chức hội nghị, sự kiện; quy trình thanhlý tài sản, quy trình hội họp, Phòng TCHC cần tham mưu cho lãnh đạo các quytrình này dé việc thực hiện và giải quyết công việc được hiệu quả hơn và năng cao

chat lượng làm việc.

26

Sau khi xác định được những quy trình công việc cần được xây dựng, phòng

TCHC cần lập được Danh mục các quy trình công việc cần được xây dựng, chăng

hạn: Quy trình tô chức các sự kiện, hội họp; Quy trình kiểm kê và thanh lý tải sản;Quy trình đón, tiếp khách đến liên hệ công tác,

Bước 2: Thực hiện việc xây dựng và ban hành các quy trình công việc

Việc xác định các quy trình công việc cần được xây dựng tạo tiền đề giúp

cho quá trình thực hiện việc xây dựng và ban hành các quy trình này được nhanhchóng và hiệu quả hơn.

Việc soạn thảo và ban hành các quy trình cần thực hiện theo các bước sau:a) Xác định mục đích và đối tượng, phạm vi điều chỉnh

Trước khi ban hành, bộ phận có trách nhiệm cần xác định: ban hành quytrình để làm gì, văn bản quy định ban hành sẽ tác động đến đối tượng nào và áp

dụng trong phạm vi nao.

b) Thu thập văn bản, tài liệu liên quan

Đề xây dựng quy trình công việc, những người được giao trách nhiệm can

thu thập các thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Thông tin pháp lý là những vănbản quy phạm pháp luật làm căn cứ cho việc ban hành; thông tin thực tiễn là yêu

cầu đặt ra những van đề tồn tại cần có chuẩn mực dé làm cơ sở cho việc thực thi.

Chang hạn, dé xây dựng quy chế làm việc của cơ quan thì người soạn thảocần phải thu thập và căn cứ vào các văn bản như:

- Các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh công việc dự kiến xây dựng

quy trình

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và phân cấp quản lý

của cơ quan

- Các quy trình của cơ quan cấp trên

- Các quy trình công việc đồng dạng của các cơ quan ngang cấp

c) Xây dựng dự thảo quy trình công việc

Để xây dựng dự thảo, người hoặc bộ phận có trách nhiệm cần xác định các

bước cần phải có trong quy trình; những công việc/thao tác cần phải tiến hành trong

27

từng bước; các yêu cầu đối với sản phẩm đầu vào, đầu ra Trên cơ sở đó, bộ phận

soạn thảo sẽ xây dựng đề cương gồm các nội dung cần thiết của một quy trình.

Thông thường, một quy trình công việc thường gồm các nội dung cơ bản sau:

giúp người lao động năm được những yêu cầu đặt ra trong các quy định và có sự

chuẩn bị cho việc được áp dụng vào thực tiễn sau này Đồng thời, việc lay y kiéncho dự thảo cũng là một bước thé hiện tinh dân chủ trong việc ban hành các quy

định của cơ quan Nếu các cá nhân làm việc tại đơn vị không được tham gia đónggóp ý kiến của mình vào việc xây dựng dự thảo mà bị động trong việc thúc ép thực

hiện một quy định nào đo dễ gây ra tâm lý ức chế trong quá trình làm việc và sẽ dễ

gây nên hiệu ứng ngược khi thực hiện các quy trình công việc.

Bước 3: Phố biến, hướng dẫn các quy trình công việc đã ban hành

Sau quá trình xây dựng dự thảo quy trình công việc và tô chức lay ý kiến,việc chỉnh sửa dự thảo hay tiếp tục giữ nguyên tùy thuộc vào tính hữu dụng của các

ý kiến đó Đối với những ý kiến được tiếp thu, người soạn thảo sẽ tiến hành chỉnh

sửa và gửi lại dự thảo qua email hoặc bản mềm cho các don vị dé thống nhất Trongtrường hợp nếu không tiến hành điều chỉnh theo những ý kiến đóng góp, bộ phận

soạn thảo cũng sẽ gửi văn bản trả lời về lý do không tiến hành thực hiện sửa chữa.

Khi đã thong nhất dự thảo, bộ phận soạn thảo sẽ kiểm tra lại toàn bộ quy

trình công việc và trình lãnh đạo ký ban hành.

28

Việc phô biến, hướng dẫn các quy trình công việc giúp cho các cá nhân và

từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức nắm rõ nội dung và mục đích của các quy trình

này mang lại tranh việc các đối tượng chịu sự tác động không nắm rõ hoặc thực

hiện không đúng theo các quy định trong quy trình Có nhiều hình thức khác nhauđể tiến hành triển khai như tổ chức các budi tập huấn, tập huấn nội bộ, hướng dẫn

cho từng bộ phận và sau đó triển khai về cho đơn vị mình hay có thể bằng những

hình thức khác như qua email cá nhân/email công việc chung của cơ quan, bằng vănbản đến các bộ phận,

Bước 4: Kiểm tra, đánh giá kết qua việc thực hiện các quy trình công việcTiếp đến giai đoạn của việc phô biến và hướng dẫn các quy trình công việc,

dé đánh giá được chất lượng cũng như hiệu quả không thể thiếu bước kiểm tra, đánhgiá Nhờ vào quá trình này sẽ biết được những cá nhân, bộ phần nào thực hiện tốt và

những đơn vị chưa tuần thủ theo quy trình công việc dé kịp thời xử lý va có những

Bước 5: Điều chỉnh hoặc bỗ sung các quy trình công việc mới

Day là bước cuối cùng trong việc hoàn thiện các quy trình công việc Từ kết

quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy trình công việc mà tổ chức sẽ tìm rađược những mặt bất cập hoặc những quy định chưa phù hợp dé điều chỉnh và hoànthiện các quy trình công việc một cách sát với thực tiễn tại cơ quan nhất.

Việc thường xuyên rà soát, sửa đổi bổ sung hệ thống quy trình công việc là

cần thiết để giúp cơ quan ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả

hoạt động Trong đó, đối với các cơ quan đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO thì việcchỉnh sửa, bổ sung hoặc ban hành các quy trình mới là cần thiết”.

° Nguồn do tác giả tự bổ sung, tổng hợp

29

1.2.4 Trách nhiệm xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Trách nhiệm xây dựng và thực hiện quy trình công việc là trách nhiệm của

tất cả các cá nhân, đơn vị của một cơ quan, tổ chức Có thé ké đến trách nhiệm của

thủ trưởng cơ quan, thủ trưởng các đơn vị và nhân viên thừa hành.1.2.4.1 Trách nhiệm cua thủ trưởng cơ quan

Quy trình công việc mang lại những lợi ích to lớn đối với các cơ quan, tôchức như phân định rõ nghĩa vụ, quyền hạn của các cá nhân, đơn vi trong cơ quan,quá trình giải quyết công việc được thực hiện đúng trình tự, thẩm quyên, tạo thóiquen, nề nếp làm việc hiệu quả Tuy nhiên, không phải cơ quan, tô chức nào cũng

nhận ra được tầm quan trọng mà những văn bản quy định nội bộ này mang lại, vì

vay, viéc đầu tiên chính là nhận thức của các cấp lãnh đạo đối với việc xây dựng và

ban hành quy trình công việc Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc xây

dựng và quyết định ban hành tất cả các quy trình công việc; chỉ đạo, điều hành côngviệc của cơ quan theo đúng quy trình đã ban hành; chỉ đạo việc kiểm tra, giám sát

các cấp dưới căn cứ trên việc tuân thủ các quy trình công việc trong đơn vị nhằm

bảo đảm được tính hiệu quả mà các quy trình nội bộ này mang lại.1.2.4.2 Trách nhiệm của thủ trưởng don vị

Thủ trưởng đơn vị là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan điều hành các

công việc được phân công Do vậy, trách nhiệm của các thủ trưởng đơn vi là tham

mưu, đề xuất xây dựng các quy trình công việc; chủ trì trong việc xây dựng các quytrình công việc do đơn vị mình phụ trách; đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới thực hiện

theo đúng quy trình công việc ban hành; chịu trách nhiệm đề xuất cải tiến các quy

trình công việc đã được ban hành.

1.2.4.3 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính/ Chánh Văn phòng

Trưởng phòng Hành chính/ Chánh Văn phòng thực hiện đầy đủ trách nhiệm

của các thủ trưởng đơn vị khác nhưng đối với các hoạt động thuộc chức năng,

nhiệm vụ của Văn phòng Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành chính/Chánh Văn

phòng có trách nhiệm phổ biến, truyền thông nội bộ cơ quan tất cả các quy trình

công việc của các đơn vi khác.

30

1.2.4.4 Trách nhiệm của nhân viên thừa hành

Lực lượng trực tiếp việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc là đội

ngũ nhân viên thừa hành, góp phần đảm bảo cho những văn bản quy định nội bộ

này khi đi vào hoạt động trong thực tiễn tại cơ quan được hiệu quả Trong quá

trình thực hiện công việc, nếu phát hiện những điểm bat hợp lý, nhân viên thừahành có trách nhiệm đề xuất với cấp trên việc thay đổi quy trình công việc Vớitrách nhiệm như vậy, đây là đội ngũ cần nâng cao nhận thức, trình độ và năng lựcdé đảm bảo chất lượng của quy trình công việc khi xây dựng va ban hành đạt đượchiệu quả cao nhất.

1.3 Cơ sở pháp lý của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc

Việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc phải dựa trên hệ thống cơsở pháp luật của nhà nước và tình hình thực té tại cơ quan, don vi, có thể ké đến

như sau:

- Công tác tổ chức

a) Đối với việc xây dựng và thực hiện quy trình đánh giá viên chức, ngườilao động cần dựa trên:

+ Quy định số 132-QD/TW ngày 8/3/2018 của Ban Chấp hành Trung ương

về việc kiêm điểm và đánh giá, xếp loại chất lượng hang năm đối với tập thể, cánhân trong hệ thống chính trị

+ Nghị định 90/2020/NĐ-CP ngày 13/8/2020 của Chính phủ về đánh giá,

xếp loại chat lượng cán bộ, công chức, viên chức

+ Quy chế đánh giá và xếp loại chất lượng đối với tô chức, đơn vị và công

chức, viên chức, người lao động của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định số

1024/QD-BNV ngày 30/11/2020 của Bộ Nội vu

b) Đối với việc xây dựng và thực hiện quy trình thi đua, khen thưởng:

+ Luật Thi đua, khen thưởng số 15/2003/QH ngày 26 tháng 11 năm 2003 đã

được sửa đồi, bồ sung qua các năm 2005, 2009, 2013

+ Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Chính phủQuy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng

31

- Công tác hành chính, tổng hợp

a) Đối với quy trình về văn thư, lưu trữ cần dựa trên:

+ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011

+ Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư+ Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản tài liệu

b) Đối với quy trình về giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước dựa trên:

+ Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước năm 2018

+ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính phủ

quy định chi tiét một sô điêu của Luật Bảo vệ bi mật nhà nước

+ Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ trưởng Bộ công an ngày 10 tháng 3năm 2020 ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước

c) Quy trình kiểm kê tai sản

+ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước số 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

+ Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chỉ

tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tai sản nhà nước;

+ Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính quyđịnh thực hiện một số nội dung của nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quan

lý, sử dụng tài sản nhà nước;

+ Thông tư số 89/2010/TT-BTC ngày 16/6/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn

chế độ báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước,

đơn vi sự nghiệp công lập, tô chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;

+ Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/1/2012 của Bộ Tài chính sửa đổi,

bổ sung Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính quy

định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009của Chính phủ quy định chỉ tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản

lý, sử dụng tài sản nhà nước.

32

d) Quy trình tô chức các cuộc họp, hội thảo

+ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính

phủ về Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan

hành chính nhà nước;

+ Căn cứ vào Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ

quan, tổ chức.

Bên cạnh đó, công tác hành chính, tổng hợp còn bao gồm việc xây dựng kế

hoạch, chương trình, lịch công tác hàng tuần; giúp lãnh đạo đơn vi theo dõi, đônđốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, chương trình công tác, các cuộc họp giao bantuần, tháng, Hội nghị sơ kết, tổng kết của đơn vị và hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị

phối hợp thực hiện.

1.4 Tiêu chí đánh gia quy trình công việc

Có thé nói, khi xây dựng bat cứ một quy trình hay trình tự các bước thựchiện một công việc nao, việc đầu tiên cần xác định được những tiêu chí đánh giáquy trình công việc Theo tác giả, việc xây dựng quy trình công việc cần đáp ứngnhững tiêu chí cụ thé như sau:

a/ Về hình thức của quy trình:

Quy trình công việc phải đảm bảo về hình thức như sau:

- Quy trình phải có đầy đủ chữ ký của người soạn thảo, thủ trưởng đơn vị,

thủ trưởng cơ quan và được đóng dấu của cơ quan;

- Quy trình phải trình bày được căn cứ pháp lý, lịch sử ban hành và soát xét,

thuật ngữ được sử dụng trong quy trình, lưu đồ thực hiện công việc, những hướngdẫn cụ thể thực hiện từng bước trong quy trình, các biểu mẫu cần phải có trong quátrình thực hiện công việc và những tài liệu cần lưu trong hồ sơ công việc

b/ Về nội dung của quy trình:

+ Đảm bảo tính hợp pháp Việc xây dựng quy trình công việc phải đảm bảo

tính hợp pháp về cả nội dung và thẩm quyền theo quy định của pháp luật Các nội

dung cũng như trình tự trong quy trình công việc được xây dựng không trái với

những quy định của pháp luật Có thể nói, việc xây dựng quy trình công việc muốnđược chuẩn mực cần xây dựng theo các tiêu chuẩn của quy trình ISO, đảm bảo vềmục đích ban hành quy trình; đối tượng và phạm vi áp dụng; căn cứ dé xây dựngquy trình; thuật ngữ và định nghĩa của quy trình; lưu đồ và diễn giải lưu đồ.

33

+ Có tính khả thi và áp dụng có hiệu quả vào thực tiễn Việc xây dựng nên

một quy trình công việc cần căn cứ vào nhu cầu thực tiễn của cơ quan Bởi lẽ, mộtquy trình muốn có hiệu qua và áp dung được vào thực tế của cơ quan, tổ chức cầnphải được xây dựng dựa trên những yêu cầu công việc thường xuyên mà cơ quan, tô

chức thực hiện Một quy trình công việc có tính khả thi chỉ khi nó mang lại đượchiệu quả làm việc cho người lao động cũng như tạo được một trình tự làm việc

thống nhất từ trên xuống.

+ Đảm bảo tính khoa học Một quy trình công việc khi được xây dựng phải

đảm bảo được tính khoa học Điều này thể hiện ở sự thống nhất của quy trình từbước đầu thực hiện đến khi kết thúc, các bước phải theo một trình tự logic Đề một

quy trình thực sự mang lại hiệu quả thì tính khoa học đảm bảo cho các quy trình

được thực hiện không bị chồng chéo cũng như gặp nhiều vướng mắc trong quá trình

xử lý công việc.

Tiểu kết chương 1

Có thé nói, quy trình công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên

dây chuyền tô chức hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả Nhờ vào quy trình côngviệc, lãnh đạo don vị có thé biết được cấp dưới của mình đã hoàn thành đến giai

đoạn nào, cần bao nhiêu thời gian dé hoàn thành công việc, đồng thời dựa vào đó

đánh giá năng lực và kha năng xử lý công việc của cá nhân đó Tùy vao tình hình

thực tế của từng cơ quan mà quy trình công việc sẽ được ban hành sao cho đạt được

hiệu quả tốt ưu nhất.

Với mục dich tổng quan những van đề cơ bản về xây dựng và thực hiện quytrình công việc trong chương này, tác giả đã hệ thống và phân tích các khái niệmliên quan đến quy trình công việc cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, nội dungvà yếu tô tác động của việc xây dựng và thực hiện quy trình công việc; đồng thờikhái quát cơ sở pháp lý của vấn đề này.

Những van dé lý luận và pháp lý của Chương 1 là tiền đề dé tác giả tìm hiểuviệc xây dựng và thực hiện quy trình công việc tại Phòng Tổ chức - Hành chính(Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc gia) ở Chương 2.

34

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN

QUY TRÌNH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG TỎ CHỨC - HÀNH CHÍNH

(PHAN VIEN HỌC VIEN HANH CHÍNH QUOC GIA KHU VỰC MIEN TRUNG)

2.1 Khai quát chung về Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hanh chínhQuốc gia và Phòng Tổ chức - Hành chính (Phân viện khu vực miền Trung -Học viện Hành chính Quốc gia)

2.1.1 Gidi thiệu về Phân viện khu vực miền Trung - Học viện Hành chính Quốc giaTrước ngày 01/01/2023, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vựcmiền Trung được chia thành 2 đơn vi là Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nộitại tỉnh Quảng Nam và Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế.

Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam (gọi tắt làPhân hiệu Quảng Nam) được thành lập ngày 30/6/2006, tiền thân là Cơ sở TrườngCao đăng Văn thư lưu trữ Trung ương I tại thành phố Đà Nẵng Day là đơn vi sự

nghiệp công lập trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo

trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyên giao công nghệ; hợp tác

quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nên công vụ va yêu cầu của xã hội.Theo Quyết định số 1339/QD-DHNV ngày 12/7/2018 của Hiệu trưởng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đây là giai đoạn Phân hiệu Quảng Nam được thành

lập và phát triển đồng thời được quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tô chức thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu Quảng Nam có trụ sở

chính đặt tại 749 Trần Hưng Đạo, phường Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn, tỉnh Quảng

Nam và một cơ sở được đặt tại 02 Nguyễn Lộ Trạch, phường Hòa Cường Nam,

quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng Qua quá trình hình thành và phát triển, Phân

hiệu Quảng Nam tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực chất lượng cao ngành

Nội vụ tại khu vực miền Trung - Tây Nguyên Phân hiệu Quảng Nam là cơ sở giáo

dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa

học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành Nội

vụ, nên công vụ và yêu câu của xã hội.

35

Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế được thành lậptheo Quyết định số 71-QD/DUHV ngày 30 tháng 3 năm 2010 của Dang ủy Họcviện Hành chính Quốc gia, tiền thân là Chi bộ Văn phòng đại diện Học viện Hànhchính tại miền Trung (sau được đổi tên là Chi bộ Phân viện Học viện Hành chính

Quốc gia tại thành phố Huế) Chức năng, nhiệm vụ của Phân viện Học viện Hành

chính Quốc gia tại thành phố Huế được thực hiện theo Điều lệ Đảng Cộng sản ViệtNam, thực hiện theo các đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật củaNhà nước Lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác chính trị tư tưởng, tổ chức cán

bộ, công tác doan thể và công tác chuyên môn tại Phân viện Học viện Hành chínhQuốc gia tại thành phố Huế.

Đến ngày 01/01/2023, hợp nhất Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tạithành phố Huế và Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại tỉnh Quảng Nam,đồng thời thành lập Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trungtheo Đề án sap nhập Truong Đại học Nội vụ Ha Nội vào Học viện Hành chính

Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ (kèm theo Quyết định số 699/QD-BNV ngày 16tháng 09 năm 2022 của Bộ Nội vụ) và Quyết định số 27/20022/QĐ-TTg ngày 19

tháng 12 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

han và cơ cấu tô chức của Học viện Hành chính Quốc gia thuộc Bộ Nội vụ.

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cau tổ chức của Phân viện khu vực miềnTrung -Học viện Hành chính Quốc gia

* Về vị trí và chức năng:

Theo Quyết định số 76/QD-HCQG ngày 18/1/2023 của Giám đốc Học viện

Hành chính Quốc gia về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung (gọi tắt làPhân viện), Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung là đơn vitrực thuộc Học viện Hành chính Quốc gia, có chức năng đảo tạo, bồi dưỡng nănglực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức,

viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính.

Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung là đơn vị sử

dụng ngân sách trực thuộc Học viện Hành chính Quôc gia, có con dâu, tài khoản

36

riêng tại Kho bạc Nhà nước và tại ngân hàng theo quy định của pháp luật, trụ sở

chính đặt tại 201 đường Phan Bội Châu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, va02 cơ sở đảo tạo tại số 749 Trần Hưng Đạo, phường Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn,tỉnh Quảng Nam và số 02 Nguyễn Lộ Trạch, phường Hòa Cường Nam, quận HảiChâu, thành phố Đà Nẵng và đơn vị có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng anh là

National Academy of Public Administration Campus in the Central Region.

* Về nhiệm vụ va quyền hạn

Phân viện học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung (sau đây gọitắt là Phân viện) theo Quyết định số 76/QD-HCQG ngày 18/1/2023 của Giám đốcHọc viện Hành chính Quốc gia có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- Tham mưu cho Giám đốc Học viện về chiến lược, kế hoạch phát triển

Phân viện

- Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo sự phân công, phân cấp

của Học viện:

+ Tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy

định của Học viện

+ Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch

công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức và theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh

đạo, quản lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ

+ Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quan trị hành chính, quản ly nhà

nước cho lãnh đạo quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và

các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; đồng thời tham gia nghiên cứu, khảosát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiêncứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêucầu của quản lý nhà nước và nền công vụ

+ Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ,

công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các cơ quan tổchức, tô chức chính trị - xã hội ở các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương và một

sô nhiệm vụ khác do câp có thâm quyên giao

37