Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Tỉnh Bình Dương)

Với mục đích nghiên cứu thực trạng va đề xuất các giải pháp dé ứng dụng hiệu quả hơn các thành tựu tiến bộ của công nghệ thông tin vào thực tế quản tri văn phòng, tác gia quyết định lựa

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ qua một số phần mềm dé thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn phòng.

5.2 Pham vi nghiên cứu a Pham vi nội dung

Van dé ứng dụng công nghệ thông tin vào một số mặt hoạt động của quan trị văn phòng như: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát qua khảo sát tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Dương b Phạm vì không gian

Theo số liệu thong kê do Sở Kế hoạch và Dau tư tinh Binh Dương cung cấp, tính đến hết tháng 5 năm 2022, trên địa bàn tỉnh Bình Dương có 12.798 doanh nghiệp vừa và nhỏ, đăng ký hoạt động tại 18 lĩnh vực như: Nông, lâm nghiệp và thủy sản; khai khoáng; công nghiệp chế biến, chế tạo; xây dựng; vận tải, kho bãi; dịch vụ lưu trú và ăn uống Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả sẽ tập trung khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng tai 18 doanh nghiệp (Xem cụ thể tại Chương 2) Mỗi doanh nghiệp được chọn khảo sát đều mang tính tiêu biểu, đại diện cho một lĩnh vực kinh doanh/ sản xuất nhất định. c Pham vi thời gian

Các số liệu thống kê được thu thập trong quá trình khảo sát ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tinh Bình Dương được giới hạn trong khoảng thời gian 05 năm từ năm 2017 đến năm 2021 Đặc biệt là trong hai năm 2020 và 2021, để hoạt động sản xuất/ kinh doanh không bị ảnh hưởng trong bối cảnh giãn cách xã hội, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Bình Dương đã đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng.

- Tại sao cần ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan tri văn phòng và nếu ứng dụng sẽ mang lại những lợi ích gì?

- Những mặt hạn chế, khó khăn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản tri văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tinh Bình Dương đang ra sao?

- Những giải pháp cơ bản nào cần phải thực hiện để đây mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản tri văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Bình Dương?

7 Phương pháp nghiên cứu Đề thực hiện nghiên cứu luận văn, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

Các vấn đề được xem xét, đánh giá trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.

- Phương pháp diéu tra, khảo sát thực tế (quan sát, mô tả, khảo sát qua bảng hỏi, phỏng van ): Đề thực hiện luận văn, tác giả đã tập trung quan sát, ghi chép đồng thời sử dụng bảng hỏi và phỏng van sâu nhà quản trị văn phòng dé thu thập thông tin việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng Cho thấy những thuận lợi và khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản tri văn phòng tại các Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

- Phương pháp thống kê: Tác giả sử dụng phương pháp này sau khi thu thập kết quả trả lời bằng bảng hỏi về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại

- Phương pháp phân tích hệ thống và phương pháp so sánh: Hai phương pháp này được tác giả sử dụng qua việc trình bày, phân tích có hệ thống nội dung, vai trò và yêu cầu cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng Trên cơ sở so sánh, đối chiếu với thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tinh Bình Dương dé rút ra những điểm chưa phù hợp và có các giải pháp khắc phục.

Cấu trúc luận văn gồm 3 chương, phần mở dau, phần kết luận và phan phụ lục như sau:

tác quan tri văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Tỉnh Bình Dương)

nhỏ tại Tỉnh Bình Dương

Để nâng cao năng suất và hiệu quả giải quyết công việc, ngoài việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực về cả kiến thức, kỹ năng và thái độ thông qua các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đã quan, nhưng cần phải nâng cao hơn nữa đến việc đầu tư cho ứng dụng Công nghệ thông trong công tác quản tri văn phòng Việc ứng dụng ngày càng nhiều các công nghệ thông tin hiện đại như: Chữ ký điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp cho nhân viên tiết kiệm sức lao động, phát huy hết kiến thức và kỹ năng của mình trong giải quyết công việc mà còn giúp các co quan, t6 chức, doanh nghiệp quan lý dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc một cách đáng ké.

văn phòng tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, dưới sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ

4, những thành tựu công nghệ thông tin đang được ứng dụng ngày càng sâu rộng trong nhiều lĩnh vực trong đó có lĩnh vực quản trị văn phòng Đề đáp ứng các điều kiện hoạt động của việc ứng dụng Công nghệ thông tin thì các doanh nghiệp cân cải thiện cà đảm bảo các điêu kiện, như sau:

13.1 Điều kiện về chính sách của Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin

Có thé khang định Đảng và chính phủ Việt Nam luôn luôn quan tâm đến sự phát triển của CNTT, ngay từ những năm kháng chiến chống Mỹ

(năm 1962) Đảng đã cử những cán bộ khoa học ưu tú đi thực tập máy tính điện tử ở Liên Xô Những cán bộ này sau này là những cán bộ khoa học chủ chốt trong lĩnh vực khoa học máy tính Năm 1968, được sự giúp đỡ nhiệt tình của Liên Xô, chúng ta đã nhận được máy tính điện tử Minsk-22, là loại máy tính điện tử vào loại hiện đại của Liên Xô lúc bấy gid.

Thời kỳ đổi mới, đất nước ta mới thoát khỏi khó khăn, chu trương phát triển CNTT ấy đã liên tục được nhấn mạnh và cụ thé hoá Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính tri về Khoa học và Công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu nội dung: Ngành điện tử, tin học là ngành mii nhọn, cần tập trung sức phát trién Đề cụ thê hóa nội dung này, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 4/8/1993 về “Phát triển CNTT ở Việt Nam trong những năm 90” Đây là lần đầu tiên khái niệm “công nghệ thông tin” được định nghĩa và sử dụng một cách chính thức trong một văn bản của Nhà nước Nội dung của Nghị quyết nói lên các thực trạng Công nghệ thông tin trên toàn quốc, luôn giữ quan điểm, mục tiêu phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta bước vào thế kỷ 21 là cơ sở bước đầu xây dựng thé ky bùng né thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý Nhà nước và trong các hoạt động kinh tế - xã hội phát triển đất nước.

Tiếp theo chính phủ ra Nghị quyết số 49/CP cũng là cơ sở để Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 211/TTg ngày 7/4/1995 phê duyệt Chương trình quốc gia về CNTT - Kế hoạch tổng thể đến năm 2000 Ngày 6/5/1994, Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia về CNTT được thành lập theo Quyết định số 212/TTg ngày 6/5/1994 của Thủ tướng Chính phủ Nghị quyết

Hội nghị lần thứ bảy Ban chấp hành Trung ương (khoá VII) ngày 30/7/1994 xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như CNTT phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”.

Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhắn mạnh: “Ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyên biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế” Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 90, CNTT ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phan quan trọng thúc đây phát triển KT-XH của đất nước Dấu mốc quan trọng thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc phát triển CNTT là việc cho mở Internet tại Việt Nam.Chính thức kết nối Internet toàn cầu từ ngày 19/11/1997, sau thời gian phát triển, Internet Việt Nam đã đạt được nhiều bước phát triển ấn tượng Day là cơ sở quan trọng dé việc phát triển và ứng dụng CNTT thành công tại nước ta.

Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực CNTT: Quyết định số 331/QD- TTg ngày 6/4/2004 của Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực về CNTT từ 2004 đến năm 2010; Ngày 1/6/2009, Thủ tường chính phủ có Quyết định phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020. Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”:

Ngày 22/9/2010, Thủ tướng Chính phủ chính thức phê duyệt Đề án

“Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT và Truyền thông (CNTT-TT)” (gọi tắt là Đề án tăng tốc) Đề án được xây dựng theo quan điểm coi CNTT-TT là động lực quan trọng góp phần bảo đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân Tăng tốc phát triển CNTT-TT Việt Nam

22 trên cơ sở đảm bảo tính kế thừa, tận dụng những kết quả, thành tựu đã có, phù hợp với các chiến lược, quy hoạch phát triển trong lĩnh vực CNTT-TT song cần có những đột phá trong phát triển với những mục tiêu cao hơn, tốc độ nhanh hơn.

Trong “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 khăng định: “Nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyên đổi số” Nhìn chung, những chủ trương, chính sách về ứng dụng và phát trién CNTT của Dang và Nhà nướcđã tạo ra định hướng rõ ràng, hỗ trợ và có những tác động tích cực đối với việc thúc đây ứng dụng và phát triển CNTTcho cộng đồng doanh nghiệp Cho tới nay, những chính sách của Nhà nước từ các văn bản như Luật, Nghị định của Chính phủ và

Quyết định của Thủ tướng Chính phủ đều thể hiện hỗ trợ cho các doanh nghiệp ứng dụng va phát triển CNTT Điều này thé hiện sự quyết tâm và cam kết của Đảng và Nhà nước trong việc hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp.

Nhà nước dé cao sự bình dang, không phân biệt doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp tư nhân trong việc khuyến khích, thúc đây và hỗ trợ các doanh nghiệp tham gia vào thế giới số để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh, có đủ khả năng tham gia quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.

1.3.2 Điều kiện cơ sở hạ tang và trang thiết bị công nghệ thông tin văn phòng

Hạ tầng thiết bị: Hạ tầng thiết bị bao gồm các thiết bị CNTT như máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, máy in, điện thoại thông minh hay các thiết bị trực tiếp xử lý thông tin, chúng đều là điều kiện cơ sở để doanh nghiệp triên khai thực hiện ứng dụng CNTT tuy nhiên qua khảo sát một số Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Bình Dương thì số lượng máy tính trung bình của các doanh nghiệp ở mức cao, hầu như đều được trang bị ít nhất 01 máy vi tính đê sử dụng công việc cho công tác văn phòng.

Hạ tang mạng và kết nỗi mang Internet Hạ tầng mạng và kết nối mạng Internet là điều kiện kỹ thuật cơ sở để doanh nghiệp ứng dụng CNTT trên toàn bộ doanh nghiệp và tham gia thi trường thương mại điện tử Theo số liệu của Bộ Thông tin và Truyền thông có trên 90% số doanh nghiệp tham gia khảo sát đã kết nối Internet Tỉ lệ doanh nghiệp truy cập Internet rat cao hon 80% doanh nghiệp có lắp đặt hệ thống mạng không dây nội bộ (Wi-fi) và 100% doanh nghiệp có hệ thống mạng máy tính nội bộ dạng LAN, WAN hoặc internet.

1.3.3 “Nguồn lực” - một trong những điều kiện quan trọng trong ứng dụng công nghệ thông tin tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ Ứng dụng công nghệ thông tin là quá trình thay đổi sẽ gặp khó khăn khi bản chất con người luôn luôn muốn duy trì hiện trạng hiện tại do lý do họ đã quen thuộc với công việc Tất cả các thay đôi cần phải bắt đầu từ nhận thức tại sao phải thay đổi và những cái được và mat trong quá trình thay đổi.

Những thành tựu mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại đã tạo ra sự chuyên biến mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời song kinh tế, chính tri, van hóa và xã hội Trong công tác quản tri van phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin là xu hướng tất yếu nhưng để hoạt động ứng dụng này đạt hiệu quả, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như sau:

Mot là, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tac quản tri văn phòng phải đáp ứng với điều kiện thực tế tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong mỗi cơ quan, tô chức, doanh nghiệp đều tồn tại những nét đặc thù riêng về lĩnh vực kinh doanh/ hoạt động, chất lượng nguồn nhân lực hay quy mô của cơ quan Do đó, để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng đạt hiệu quả thì yêu cầu đầu tiên là phải phù hợp với các điều kiện thực tế tại cơ quan, tô chức, doanh nghiệp đó Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại phải phù hợp với ngân sách, được lập kế hoạch rõ ràng, có lộ trình phù hợp đề nhân viên trong cơ quan, tô chức, doanh nghiệp có thé từng bước làm chủ.

Hai là, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng phải bảo đảm tính bảo mật, an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả ứng dụng cao Không thé phủ nhận những ưu việt và hiệu quả về chất lượng giải quyết công việc khi ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác quản trị văn phòng có thé mang lại Tuy nhiên, công nghệ thông tin là sản phẩm chứa đựng hàm lượng tri thức cao, quá trình đầu tư cho hệ thống đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tri trả một số tiền không nhỏ cho quá trình đầu tư, vận hành vào bảo trì Do đó, tính tiệt kiệm và hiệu quả phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở tính toán đến kết quả thu được phải lớn hơn những chi phí mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải bỏ ra Ngoài ra, việc quản trị rủi ro, đảm bảo an ninh, an toàn cho hệ tầng công nghệ thông tin cũng

25 cần phải được các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp đặc biệt lưu tâm Các sự cố trên môi trường mạng như mất dữ liệu, lọ lọt thông tin thường để lại hậu quả lớn cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Ba là, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan tri văn phòng phải có tính nhất quán về tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệ trong toàn bộ hệ thống thông tin của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức Hiện nay các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp thường lựa chọn đơn vị bên ngoài dé cung cấp các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như: Máy chấm công, phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự mỗi đơn vị khác nhau sẽ cũng cấp những sản phẩm có tính năng khác nhau Do đó, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trước khi quyết định lựa chọn sản phẩm cần đưa ra bài toán, làm rõ các yêu cầu về hệ thống, công cụ như: Chức năng, cau trúc của hệ thống: tiêu chuẩn về tính liên thông, tính tương thích về công nghệ giữa các hệ thống với nhau Trong quá trình sử dụng hệ thống nếu phát hiện điểm chưa phù hợp hoặc hệ thống bị lỗi cần làm việc với bên cung cấp dịch vụ dé kịp thời chỉnh sửa, khắc phục.

1.5 Trách nhiệm ứng dung công nghệ thông tin trong công tac quản tri văn phòng Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng đạt hiệu quả như kỳ vọng, cần gắn trách nhiệm thực hiện cho cả ba đối tượng sau:

1.5.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức có quyền quyết định lớn nhất chính là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản tri văn phòng Trước tiên trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thể hiện qua việc quan tâm và định hướng đến vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản tri văn phòng và vừa ứng dụng trực tiép công nghệ với tư cách cá nhân

26 vào công việc quản lý và vận hành hệ thống doanh nghiệp vừa và nhỏ Tiếp đó, người đứng đầu sẽ tuyển chọn và giao quyền cho một hoặc một số người giúp người đứng đầu tổ chức thực hiện các vấn dé trên Cuối cùng, trách nhiệm của người đứng đầu được thể hiện qua việc thường xuyên theo dõi cũng như kiểm tra, để đánh giá, so sánh hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng Từ đó, có thể yêu cầu người được giao quyền nghiên cứu điều chỉnh hoặc cải tiến các biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan tri văn phòng sao cho phù hợp.

1.5.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Chánh Văn phòng (Hoặc Trưởng phòng Hành chính) là người am hiểu về lĩnh vực hành chính văn phòng nên có trách nhiệm trực tiếp tham mưu và giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp làm việc với đơn vị cung cấp dé đưa ra các yêu cầu, bài toán thiết kế hệ thống công nghệ thông tin hiện đại và t6 chức triển khai việc ứng dụng hệ thống này trong công tác hành chính của toàn cơ quan Ngoài ra, Chánh Văn phòng (Hoặc Trưởng phòng

Hành chính) còn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu trong việc phối hợp với trưởng các phòng ban/ bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dé tổ chức thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin một cách đồng bộ trong toàn hệ thống.

1.5.3 Trách nhiệm của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là chính là người trực tiếp áp dụng và sử dụng các phương pháp khoa học, các công nghệ công cụ kỹ thuật hiện đại và các công nghệ dé sản xuất, truyền dat, thu thập, xử lý, lưu trữ, phân tích và trao đổi thông tin Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, chính nhân viên văn phòng là người phát hiện những hạn chế, bất cập của hệ thống công nghệ thông tin để kịp thời tham mưu cho Chánh Văn phòng (Hoặc Trưởng phòng Hành chính), từ đây Chánh Văn phòng (Hoặc Trưởng phòng Hành chính) sẽ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tô chức, doanh nghiệp.

Tiểu kết Chương 1 Trong Chương 1, tác gia đã thống nhất và làm rõ một số khái niệm có liên quan như: Khái niệm văn phòng, khái niệm quản tri, khái niệm quan tri văn phòng, khái niệm công nghệ thông tin và khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan trị văn phòng Tiếp đó, tác giả đã đi sâu nghiên cứu và đưa ra nội dung, vai trò, yêu cầu và trách nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng Đây là những nội dung lý luận quan trọng và là cơ sở để tác giả đối chiếu, so sánh với thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản tri văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Bình Dương trong Chương 2.

- Khảo sát nội dung, vai trò, yêu cầu và trách nhiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh Bình Dương.

- Tìm hiểu sự tác động thực tế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh Bình Dương.

- Đánh giá của Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính và nhân viên về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh

2.1.4 Phương pháp khảo sát a Phương pháp điều tra bằng bảng biểu khảo sát - Mục đích: Tác giả sử dụng phương pháp này nhằm thu thập thông tin SƠ cấp phục vụ mục tiêu nghiên cứu của luận văn và được thực hiện với các đối tượng là Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính và nhân viên 18 doanh nghiệp theo mẫu phiếu khảo sát được thiết kế sẵn.

- Nội dung: Luận van sử dụng 01 mẫu phiếu khảo sát đành cho các đối tượng Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính và nhân viên tại 18 doanh nghiệp vừa và nhỏ (Xem chi tiết tại Phụ lục 01).

- Cách thức tiến hành: Phiêu khảo sát được thiết kế trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu của luận văn nhằm thu thập ý kiến của các đối tượng Sau đó, phiếu được phát tới đối tượng khảo sát dé thu về các dữ liệu phục vụ nghiên cứu. b Phương pháp quan sát

- Mục đích: Phương pháp này được tác giả sử dụng dé tìm hiểu những biểu hiện thực tế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tinh Binh Duong.

- Nội dung: Quan sát các biểu hiện là kết quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh Bình Dương.

- Cách thức tiến hành: Lập kế hoạch quan sát bao gồm: Thời gian, đối tượng, yêu cầu, nội dung và hình thức quan sát Sau đó triển khai quan sát, thu thập và xử lý thông tin. c Phương pháp phỏng vấn sâu - Mục đích: Bỗ sung thông tin sâu cho phiếu khảo sát đặc biệt là về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ qua khảo sát một số doanh nghiệp tại tỉnh

- Đối tượng: Tác giả thực hiện phỏng vấn sâu Giám đốc, Trưởng phòng

Hành chính và nhân viên tại 18 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Duong.

- Cách thức tiến hành: Thiết kế các câu hỏi và thực hiện phỏng vấn cho từng đối tượng, lang nghe và xử lý thông tin thu được. d Phương pháp thong kê - Mục đích: Tông hợp, xử lý và phân tích các dữ liệu thu được từ quá trình khảo sát dé tăng tính chính xác khách quan cũng như độ tin cậy của số liệu dẫn chứng.

- Nội dung: Sử dung bảng biểu, sơ đồ dé mô tả dữ liệu thu được từ kết quả khảo sát

- Cách thức tiễn hành: Sử dụng ứng dụng Google form dé phân tích số liệu và vẽ các bảng biểu, sơ đồ

2.2 Tổng quan về các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Dương được khảo sát

Tính đến 31/12/2020, toàn tỉnh đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (còn hiệu lực) cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa lên đến 12.798 doanh nghiệp với tổng số vốn đăng ký là 167.066 tỷ đồng, số lượng doanh nghiệp

31 đăng ký tăng nhanh DNNVV đóng góp đáng ké vào việc phát triển của địa phương qua việc góp phan tăng chỉ số GDP , tận dụng lao động phô thông, lao động nhàn rỗi ở địa phương tạo công ăn việc làm, huy động các nguồn vốn trong tỉnh cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết các vấn đề xã hội, giảm tệ nạn đảm bảo an sinh xã hội tại địa phương.

Diễn giải Số lượng doanh nghiệp đến 31/12/2020 Tổng số doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Bình Dương 12.798 a Theo ngành kinh tế 7.798 - Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp - - - 1.073

- Công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp 3.603

- Thương mại và Dịch vụ 3.122 b Theo đơn vi hành chính 7.798

- Thành phô Thủ Dầu Một 2.733

- Huyện Dâu Tiếng 550 - Thị xã Bến Cát 706

Nguồn: Sở kế hoạch và dau tư tinh Binh Dương (2020) Điều đó phần nào đã nói lên vai trò quan trọng của bộ phận DNNVV trong tong quan nền kinh tế tinh Bình Dương Bên cạnh đó, trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, hệ thống doanh nghiệp vừa và nhỏ này van đang gặp nhiều bat cập trong quá trình phát triển như: quy mô nhỏ, thiếu vốn và khó tiêp cận nguôn von, trình độ công nghệ còn hạn chê, khả năng quản tri

32 doanh nghiệp yếu, thiếu nguồn nhân lực có trình độ cao, việc xây dựng thưởng hiệu chưa được quan tâm đúng dẫn đến việc cạnh tranh thấp, nguy cơ mất thương hiệu, khó liên kết dé tạo thế mạnh chung, thiếu sự bền vững, bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các biến động của thị trường, khả năng duy trì sản xuất nếu bị khủng hoản kinh tế là rất thấp Chính vì vậy, để đạt được mục tiêu phát triền bền vững của loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ này rất cần sự quan tâm hỗ trợ từ các chính sách hỗ trợ của nhà nước, giải quyết các vần đề từ nguồn vốn, thông thoáng trong các quy định của nhà nước, chuyên giao công nghệ sản xuất, điểm mới trong cách quản lý góp phần phát triển kinh tế của tỉnh Bình Dương.

- Ngoại trừ các doanh nghiệp họat động trong các ngành nghề đặc thù không cần vốn lớn, có thể tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng của người mua mà vẫn có thé đem lại lợi nhuận cao như viết phần mềm vi tính đòi hỏi một số lượng người lao động ít nhưng trình độ cao Hau hết các DNNVV tại tỉnh Bình Dương là những doanh nghiệp có đội ngũ lao động không cần trình độ cao Do đó với ưu thế nguồn lao động phổ thông déi dào của tinh Bình Dương, các DNNVV gặp rất nhiều thuận lợi trong việc tuyển dung lao động phục vụ cho họat động sản xuất kinh doanh của mình.

- Phần lớn các DNNVV họat động còn mang tính chất gia đình là chính, nên các doanh nghiệp này nhận được sự hỗ trợ rất lớn của các thành viên trong gia đình về vốn, kinh nghiệm làm việc, một thực tế hiện nay đang diễn ra là phần lớn nguồn vốn họat động của các DNNVV là huy động vốn nhàn rỗi trong cộng đồng dân cư mà nhiều khi các ngân hàng còn gặp rất nhiều khó khăn mới huy động được và với tinh thần tương thân tương ái truyền thống của Việt Nam, các DNNVV thường gặp nhiều thuận lợi trong việc hỗ trợ lẫn nhau về các mặt như vốn, kinh nghiệm, thông tin đối với các doanh nghiệp họat động trong cùng ngành nghề hay cùng địa phương.

- Bộ máy quản lý gọn nhẹ, đơn giản tiết kiệm chỉ phí quản lý Ngoài ra, các DNNVV tính năng động và linh họat cao nên nhanh chóng đưa ra những quyết định kịp thời nắm cơ hội quan trọng trong kinh doanh, dé dàng chuyên đổi phương án sản xuất, mặt hàng kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thực tế.

- DNNVV phần lớn là những doanh nghiệp ngoài quốc doanh, vốn doanh nghiệp bỏ ra là vốn của từng thành viên trong doanh nghiệp, với phương châm “đồng tiền đi liền khúc ruột” các doanh nghiệp nay sử dụng nguồn vốn của mình một cách có chọn lọc và không vung tay bừa bãi, điều này không những giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả mà còn góp phần giúp cho các ngân hàng có cách nhìn khác về DNNVV, ngày càng có nhiều ngân hàng mạnh dạn rót vốn cho DNNVV vì họ cho rằng DNNVV sẽ biết quý đồng tiền mà họ bỏ ra hơn các doanh nghiệp nhà nước, như vậy vốn ngân hàng sẽ được sử dụng có hiệu quả, giảm thiểu rủi ro cho vay xảy ra.

- Khó khăn về nguồn vốn: Nguồn vốn là điều kiện quyết định sống còn của công ty, vốn quyết định quy mô, khả năng dau tư, phát triển cũng như tính bên vững Chính vì vậy, thiếu vốn đang là một trong những khó khăn lớn nhất đối với các DNNVV Theo nguồn gốc hình thành nên tài sản thì có 2 loại nguồn vốn là vốn chủ sở hữu và tài sản, phương thức huy động vốn phổ biến hiện nay là huy động vốn chủ sở hữu và huy động vốn nợ Sự khó khăn về tài chính của các DNNVV là do ban thân doanh nghiệp (không có tài sản thé chấp để vay vốn ngân hàng, không có các phương án kinh doanh đủ sức thuyết phục) và do các quy định của ngân hàng (thủ tục vay vốn phức tạp, lãi suất cao).

- Máy móc thiết bị lạc hậu, năng lực công nghệ bị hạn chế: Hiện nay phần lớn các DNNVV đều sử dụng các máy móc thiết bị tự chế tạo với công

34 nghệ thấp, năng suất không cao hoặc mua các máy móc thiết bị đuợc sản xuất trong nước với chất lượng không cao.

- Trình độ độ cán bộ quản lý và lao động của DNNVV còn hạn chế:

Phần lớn các DNNVV ở Việt Nam là các công ty gia đình, hoat động theo mô hình tự quản, các cấp quản lý từ giám đốc đến kế tóan trường và trưởng các phòng ban (nếu có) là một người nào đó có mối quan hệ trong gia đình, chưa qua các trường lớp đào tạo cơ bản về kỹ năng quản lý và cả kinh doanh, chỉ điều hành doanh nghiệp theo kinh nghiệm, lao động làm việc trong các DNNVV chủ yếu là các lao động thủ công, tay nghề thấp Do đó thường các DNNVV hay xảy ra những sự kiện đáng tiếc như vi phạm qui định nhà nước và các thông lệ quốc tế một cách không cố ý, họat động kinh doanh không hiệu quả dẫn đến phá sản.

- Thiếu thông tin, kiến thức, thiếu mặt bằng sản xuất, sự cạnh tranh gay gắt của hàng ngoại đặc biệt là Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO và theo lộ trình sẽ phải thực hiện các cam kết khi nhập WTO, trong khi vẫn còn rất nhiều DNNVV rất mơ hồ về khái niệm WTO, tự do hóa thương mại, một sỐ doanh nghiệp có biết, có nghe nhưng cũng không chuẩn bị gì cho những ngày tháng kinh doanh sắp tới.

- Thiếu sự quan tâm, hỗ trợ của nhà nước: Các vấn đề về kinh tế hạ tầng, môi trường kinh doanh, các quy định vấn đề pháp lý, thủ tục hành chính thuộc các vấn đề quản lý của Nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.3 Tình hình ứng dung Công nghệ thông tin trong công tác quan trị văn phòng

2.3.1 Đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị

Qua khảo sát một số Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Dương nhận thấy việc xây dựng nên tảng CNTT có những bước phát triển Các trang thiết bị bao gồm: thiết bị kết nối, máy vi tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị thông

35 minh được các Doanh nghiệp trang bị đầu tư cơ bản, đảm bảo đáp ứng các nhu cầu hoạt động văn phòng của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Về hạ tầng kỹ thuật: Hầu hết các Doanh nghiệp đều có kết nối Internet để sử dụng Mạng nội bộ (mạng LAN) phục vụ cho các Phòng ban, bộ phận, đơn vị đảm bảo kết nối thông suốt, 6n định Tại một số doanh nghiệp khảo sát còn trang bi trung tâm tích hợp dữ liệu phục vụ cho các dịch vụ: Mạng LAN, WAN, Internet, E-mail, Web và các cơ số dữ liệu chuyên ngành phục vụ cho phân tích và khai thác thông tin của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Về máy tính: Các nhân sự được trang bi day đủ, mỗi người 1 máy, không sử dụng chung dé thực hiện công tác văn phòng Ngoài ra các Doanh nghiệp còn trang bị các thiết bị ngoại vi phục vụ công tác như: máy in, máy scan, Camera, máy chiếu, máy chấm công vân tay, hệ thong loa 4m thanh trung tam.

2.3.2 Chuẩn bị nguồn nhân lực

Các văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ rất coi trọng việc phát triển CNTT va coi đó như chiếc chìa khoá trong quá trình di tắt, đón dau, dé phát triển hệ thống quản trị số như sau :

Thứ nhất, CNTT&TT là công cụ quan trọng hàng đầu đề thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, từng bước hình thành văn hóa ứng dụng công nghệ, làm cơ sở để rút ngắn quá trình hiện đại quy trình ứng dụng CNTT là yếu tố có ý nghĩa định hướng giúp tăng năng suất lao động, tạo giá trị gia tăng trong phát triển Ứng dụng CNTT phải gắn với quá trình đổi mới và bám sát mục tiêu phát triển của doanh nghiệp,

Thứ hai, Ứng dụng CNTT là mục tiêu quan trọng được các nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp, ban giám đốc rất quan tâm hỗ trợ và khuyến khích phát

57 triển Góp phần quan trọng vào tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, bộ máy nhân sự phát triển, tăng cường năng lực công nghệ trong mỗi doanh nghiệp thúc đây phát triển CNTT trong doanh nghiệp.

Thứ ba, cơ sở hạ tầng CNTT được ưu tiên phát triển, đảm bảo công nghệ hiện đại, quản lý và khai thác hiệu quả, đi trước một bước nhằm tạo cơ sở cho ứng dụng CNTT trong mọi lĩnh vực của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Thứ tw, nguồn nhân lực về CNTT phát triển lớn mạnh là nhân tố then chốt sở hữu ý nghĩa quyết định đối có việc phát triển và ứng dụng CNTT trong đơn vị Đảm bảo phát triển nguồn nhân lực có chất lượng, đồng bộ, chuyển dịch nhanh về cơ cau theo hướng nâng cao nhanh tỷ lệ nguồn nhân công sở hữu tri thức, phát trién mạnh mẽ năng lực cá nhân.

3.2.2 Mục tiêu tổng quát phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quan tri văn phòng

Trong doanh nghiệp các mục tiêu tổng quát phát triển ứng dựng

CNTT trong quản lý văn phòng là hoàn thành hạ tầng CNTT, triển khai các thành phần cốt lõi, kiến trúc nên tảng, đường truyền, xây dựng các CSDL chuyên đáp ứng nhu cau khai thác và sử dụng phần mềm dùng chung của doanh nghiệp.

Xây dung và hoàn thiện ha tang Công nghệ thông tin - Đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin; đồ vật, thuê hệ thong dự phòng nhằm đảm bảo vận hành liên tục, ổn định hệ thống mạng với trục đường truyền tốc độ cao, kết nối thông hiểu các ngành nhà nước Toàn thể nhân sự thực hành nghiệp vụ công việc văn phòng được đồ vật đủ dụng cụ làm việc

(máy tinh, may in, LAN, Internet )

- Phần mềm: sở hữu kiến trúc nền tang dé phát triển vững mạnh các phần mềm vận dụng và dịch vụ theo chuẩn nhất quán, tích hợp toàn diện những ứng dung có san và có thê kết nôi.

58 Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ - Những văn bản, tài liệu chính thức trao đồi giữa những bộ phận được tác nghiệp đưới dạng điện tử, trên môi trường mạng, có nhiều văn bản có thé dùng chữ ký số thay cho văn bản giấy.

- 100% Công nhân viên văn phòng dùng các hệ thống thông báo chuyên dụng cho công việc chỉ đạo, điều hành, chuyên môn, nghiệp vụ Xây dung các phan mém thông minh

Có hệ thong phan mém thông minh hỗ trợ hỗ trợ lãnh đạo văn phòng tham mưu, ra quyết định trong công tác điều hành quản lý công việc.

tác quản trị văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ Áp dụng khoa học thông tin trong công việc quản trị văn phòng công ty vừa và nhỏ là một vấn đề cực kỳ cần thiết với các Doanh nghiệp, đặc biệt là các tô chức tại tỉnh Bình Dương Bên cạnh đó, việc đưa áp dụng kỹ thuật thông báo trong công tác quản trị văn phòng vào công ty hiện tại như thế nào dé đạt hiệu quả cao nhất là một thắc mắc khó cho không ít các nhà lãnh đạo, điều hành Việc áp dụng CNTT mang thành công hay không còn phụ thuộc vào bản thân mỗi doanh nghiệp Việc định hướng đúng, sở hữu tầm nhìn xa trông rộng, biết ứng dụng đại quát những nguyên tố nội lực (bên trong), các nguyên tố bên ngoài một cách linh hoạt sáng tạo là nhân tố chủ chốt cho việc vận dụng khoa học thông tin trong một doanh nghiệp áp dụng khoa học thông tin trong công việc quan tri văn phòng với hiệu quả sé sở hữu ảnh hưởng tích cực cho những hoạt động của một doanh nghiệp và ngược lại, việc kém hiểu biết về áp dụng công nghệ thông tin và ứng dụng ko cởi mở sẽ gây lãng phí tiền tài, vung phí công sức và công tác điều hành bê trệ, kém hiệu quả.Nhận thức được những yếu kém nội tại cùng những xu thế phát triển của thé giới, các doanh nghiệp tại tỉnh Bình Dương không thé trông đợi cho đến khi mọi thứ được sắp đặt dau vào đấy Có nhiều cơ hội dé các doanh nghiệp nhỏ, non

59 trẻ đi sau theo kịp thời đại do mức chi phí cho công nghệ mới đã giảm rất nhiều Vì vậy, ngay từ bây giờ các doanh nghiệp cần năm ngay lay công cụ CNTT dé cải tiến phương thức sản xuất, quản lý, giao thương, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.

3.3.1 Giải pháp về tổ chức quản lý

Yếu tô nguồn nhân lực, con người rất quan trong, lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải nhận thức được tầm quan trọng và khả năng nâng cao hiệu quả công tác của công nghệ thông tin trong thực thi công việc.

Cần có biện pháp nâng cao nhận thức và thay đổi dẫn từ cách làm thủ công kém hiệu quả sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả Việc vận dụng phải thích hợp hiệu quả vào công việc, không cần bố trí nhiều nhân sự thực hiện, nhân sự tại doanh nghiệp phải vận dụng công nghệ thông tin trong công việc vì có những công việc, quy trình không thể vận dụng nó và không đạt hiệu quả cao hơn lúc ứng dụng.

Một số giải pháp nhăm tăng nhận thức của của doanh nghiệp quản lý về việc ứng dụng khoa học thông báo trong công việc văn phòng:- Lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp tục chỉ đạo các bộ phận, nhân viên đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo điều hành nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ; quan tâm đầu tư hạ tầng thiết bị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; có chính sách ưu đãi, đào tạo, thu hút nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao có đủ đức đủ tài đáp ứng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào cuộc chỉ đạo và triển khai ứng dụng CNTT hiệu của tại các đơn vị, các phòng: thống nhất sử dụng văn bản điện tử trong điều hành nội bộ; không photo văn bản tới các phòng ban, cá nhân, quan tâm đầu tư trang thiết bị và đường truyền đồng bộ, tốc độ cao, cho các phòng ban, don vi, cá nhân.

- Thường xuyên kiểm tra và rút kinh nghiệm việc triển khai thực hiện của tổ chức từ cấp quản lý cấp trung đến cấp phòng và nhân viên.

- Đầu tư kinh phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng doanh nghiệp.

3.3.2 Giải pháp về nhân lực

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có chính sách đào tạo nguồn nhân lực đúng va đủ Các hoạt động đào tạo CNTT hiện nay thiếu tính hệ thong va đồng bộ nên hiệu quả không cao.

Hiện tại việc dao tạo chính quy nguồn nhân lực này còn hạn chế cả về chất lẫn lượng Việt Nam là nước di sau, qua hoc tập kinh nghiệm ở các nước đi trước kết hợp với điều kiện thực tế Việt Nam Trong vòng vài năm tới (từ nay đến năm 2030) các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thực hiện một số giải pháp sau:

- Phổ cập tin học vào nhà trường ở các cấp, nhất là vùng nông thôn và vùng sâu, vùng xa Tốc độ thay đổi của máy vi tính hiện nay đã tạo ra sự dư thừa rất lớn các bộ vi xử lý thế hệ cũ và đã qua sử dụng mà hoàn toàn có thé thích hợp dé sử dụng cho việc học tập Công nghệ ADSL hiện nay đã và dang được triển khai ở đa số các thành phố cho phép truy cập Internet tốc độ cao VỚI gia re, trién khai Internet dai tra trong cac truong hoc.

- Tap trung dau tu cho các truong, linh vuc trong điểm dé đôi mới nội dung chương trình, giáo trình, ké cả sử dụng ngu6n tài liệu nước ngoài; bồi dưỡng giảng viên, trang bị phương tiện đào tạo, kết nối mạng và khai thác Internet; khuyến khích các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh t6 chức các loại hình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực về CNTT, tăng cường hợp tác quốc tế về đào tạo nghiên cứu và ứng dụng CNTT.

- Mở các lớp đào tạo miễn phí kiến thức quản lý doanh nghiệp cho các giám đôc các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

3.3.3 Giải pháp về công nghệ và cơ sở hạ tang Đầu tư cơ sở về CNTT vẫn được xem là các đầu tư trong giai đoạn đầu tiên, giai đoạn khởi nghiệp của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Đầu tư cơ sở ở đây muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào CNTT, thường là vào thời gian khởi nghiệp, bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực Mức độ trang bị cơ bản của các doanh nghiệp có thé không giống nhau, tuy nhiên cần đạt được một số yêu cầu chính sau:

- Về cơ sở hạ tang công nghệ (phần cứng và phần mềm): trang bị đủ dé triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp, đảm bao tạo được cơ sở cho việc ứng dụng CNTT một cách thực sự trong doanh nghiệp.

Trước tiên là giải quyết được một số công việc đơn giản, thay thế một số công việc thủ công, nhất là hệ thống soạn thảo văn bản Cần phải đạt được trình độ quản lý văn bản trên máy tính.

- VỀ con người: được tập huấn dé dùng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc điều hành của doanh nghiệp Phải khởi tạo được các thói quen và nề nếp khiến cho việc mới, mang bằng máy tính ấy là khiến quen sở hữu thông báo số hóa, khiến cho quen có những phần mềm, làm quen một số vấn đề căn bản trong “văn hóa máy tính” như: san sớt dữ liệu, tiêu dùng chung dụng cụ và tài nguyên máy tính, tức là khiến quen với cơ hội và thách thức lúc băng máy tính sau này.

Nói chung trong giai đoạn này các hạng mục đầu tư CNTT tương đối đơn giản: phần cứng va phần mềm phổ biến, phổ cập, chưa giải quyết được các ứng dung CNTT chuyên sâu Do vậy trong giai đoạn này các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chưa cần những chuyên viên CNTT cho riêng doanh nghiệp mình Có thể sử dụng các dịch vụ của các Công ty tin học chuyên cung cấp, cài đặt và bảo trì hạ tầng CNTT loại này Tuy nhiên, dé chuẩn bị

62 cho các bước đầu tư tiếp theo, doanh nghiệp cũng cần có quy hoạch xây dựng nhân lực CNTT của mình ngay từ bây giờ.

hiện nay trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Bình Dương hiện nay là hết sức cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

3 Những biện pháp hiện nay mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh

Bình Dương cần thực hiện dé việc ứng dụng CNTT thành công là :

- Đầu tư cơ sở về CNTT: bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực Về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng và phần mềm): trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp, dam bảo tạo được cơ sở cho việc ứng dụng CNTT một cách thực sự trong doanh nghiệp Về con người: được đào tạo dé sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp.

- Đầu tư Công nghệ thông tin dé nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp: trang bị các phần mềm và xây dựng hệ thống thông tin chuyên dung Tùy theo tình hình cụ thé của doanh nghiệp có thé trang bị

69 băng cách đi mua các phần mềm đóng gói có sẵn trên thị trường (thường gọi là các phần mềm thương mại) Mục tiêu của thời điểm này là đầu tư CNTT để tăng hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong đơn vị.

- Đầu tu Công nghệ thông tin dé tăng hiệu suất làm việc của toàn thé doanh nghiệp: Về hạ tầng cơ sở vật chất CNTT, cần có mạng diện rộng phủ khắp tổ chức, đảm bảo cho những luông thông báo lưu chuyên thông thao giữa các phòng ban những phần mềm tích hợp (liên chức năng), và những hạ tang dữ liệu cấp toàn công ty là những phương tiện chủ đạo tương trợ cho hoạt động điều hành và tác nghiệp “Văn hóa số” được khởi đầu xây dựng và vững mạnh dan dan trong hai quá trình trước nay đã trở nên chín mudi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của đơn vị, mà nền tảng là những chuẩn mực làm cho việc, những thước đo công việc mới, cộng hệ thống các quy định và công cu dam bảo cho việc thực thi hầu hết các chuẩn mực ay trong toàn tô chức.

- Đầu tư CNTT dé biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế: Đây là công đoạn đầu cơ cho CNTT nhằm đạt lợi thế khó khăn trong môi trường buôn bán đương đại, nghĩa là đầu tư CNTT vào những sản phẩm, nhà sản xuất để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và những phẩm chất khác, thích hợp sở hữu chiến lược cạnh tranh của công ty hiện giờ, những van đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thé hơn là tiêu dùng kỹ thuật và những nhà cung cấp của Internet trong kinh doanh, sở hữu vai trò quyết định.

4 Tuy nhiên, dù bằng con đường nào, thì van dé cơ bản dé triển khai ứng dụng CNTT thành công vẫn là: ứng dụng đó phải thực sự cần thiết cho doanh nghiệp, và doanh nghiệp phải được chuẩn bị để đưa nó vào hoạt động thường xuyên của mình Hy vọng trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ hiện nay về cả công nghệ và các cơ hội kinh doanh, sẽ có nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tỉnh Bình Dương ứng dụng thành công CNTT nâng cao hiệu qua hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Tiêu đề	Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Tỉnh Bình Dương)
Tác giả	Phan Minh Nhật
Người hướng dẫn	PGS.TS. Đào Đức Thuận
Trường học	Đại học Quốc gia Hà Nội
Chuyên ngành	Quản trị văn phòng
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	18,52 MB