ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Nguyễn Thị Anh Thư
LUẬN VĂN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHÒNG
HÀ NỘI - 2021
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYEN THỊ ANH THU
Chuyén nganh: Quan tri van phong
Mã số: 60340406
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VĂN TÁT THU
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐÔNGGiảng viên hướng dẫn Chú tịch hội đồng chấm luận văn
PGS.TS Văn Tất Thu PGS.TS Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2021
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ này là công trình nghiên cứu của cá
nhân tôi dưới sự hướng dẫn của PSG.TS Văn Tất Thu Trong quá trìnhnghiên cứu tài liệu và viết luận văn, tôi có tham khảo các công trình nghiên
cứu khác và một số tài liệu, văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ, tuynhiên tôi đều có chú thích cụ thê theo đúng quy định.
Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hoàntoàn trung thực do chính tôi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng đượccông bố trên bat cứ phương tiện nao.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nộidung nghiên cứu của đề tài này./.
Hà Nội ngày tháng năm 202]
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Anh Thư
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Qua 02 năm dao tạo chuyên ngành Quản tri văn phòng tại Trường Dai
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, tôi đã tiếp cận và học được rất nhiều kiến
thức bồ ích phục vụ cho công việc và cuộc sống Tôi xin được chân thành
cảm ơn Ban Giám hiệu và tập thé các giảng viên đã giảng day va tạo điều kiệntốt nhất cho tôi trong quá trình học tập.
Đồng thời, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn với lòng biết ơn sâu sắc tới
PGS.TS Văn Tất Thu - người đã dành thời gian quý báu của mình dé tận tìnhchỉ bảo, hướng dẫn, định hướng tôi hoàn thành luận văn Thạc sĩ này.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Bộ Khoa học và Công
nghệ nói chung, Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng và các công chức tại Bộ đã
nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi trong quá trình thực hiện Luận văn.
Tuy tôi đã có sự cố găng và nỗ lực song do còn nhiều hạn chế về kiến
thức, kinh nghiệm cũng như thời gian nghiên cứu nên chắc chắn Luận văn củachúng tôi vẫn còn những hạn chế nhất định Tôi rất mong nhận được những ýkiến đóng góp của Quy Thay/Cé, học viên và các độc giả dé giúp tôi có théhoàn thiện Luận văn này tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội ngày tháng năm 2021
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Anh Thư
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIET TAT
DANH MỤC BANG, HINH VE VÀ BIEU DO
(9817.1000 .4AH |1 Lý do chọn đề tài - 2-52 tt tEEE21211211 2111011111111 111111 xe 1
2 Mục tiêu va nhiệm vụ nghiên cứu - ceceeeeseeseeeeeseceecaeeeeeeeeeeeseeaeeaes 33 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 2 2 2+2E2E£+EE+EEeEEerEerrkerxerreree 3
4 Lịch sử nghiên cứu vẫn đề - 2-2-2 tk EEEEEEE2E121121171 211111111 xe 4
5 Phương pháp nghiên CỨU - 22c 3213313211319 E11 EEEkrrrrrkrrrkrree 76 Dong Gop CUA TAM VAN 0a n"»ö§§5 8
7 Cấu trúc của luận VAN cscs esssessssssesssecssessecssecssecsscssecssecssessecasecsueesessecsseess 8
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE TO CHỨC VÀ HOAT ĐỘNG CUA VĂN
PHONG DAP UNG YÊU CAU CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ -. - 101.1 Lý luận chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng - 10
1.1.1 Các khái niệm lIÊH QIHŒ11 <5 cv vn kt 101.1.2 VỊ trí, vai trò của văn PRONG cv ikiiksrskereeerrerersee 111.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phÒINg căn re 13
1.1.4 Tổ chức và hoạt động của văn phòng + 25c ceceec+eczcszeereered 18
1.2 Chính phủ điện tử và tác động của nó tới thực tiễn hoạt động của các cơ
quan, tô chức hành chính nhà nước - - - 5-1 1x ** + ng ng re 251.2.1 Khái niệm Chính phủ đÌiỆH fiỪ - chip 251.2.2 Mục tiêu và lợi ích của Chính phủ Gién †ử - -+-c << ++sessses 26
1.2.3 Các giai đoạn xây dựng Chính phủ điện tur -cc+-<<<cc<<s+ 29
1.2.4 Sự phát triển của Chính phủ điện tử ở Việt NGIH «<< S<<<<<<+ 301.3 Các yêu cầu đặt ra đối với tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ
gU"P)18112:)1150 17180005 33
Trang 6Tiểu kết chương 1 ¿ s+SE+SE£EE+EE+EEEEEEEEEEEEEEE121121121111 1111111111 1y 37
Chương 2 THUC TRANG TO CHỨC VÀ HOAT ĐỘNG CUA VĂN PHONG
BO KHOA HOC VÀ CƠNG NGHỆỆ - 52 52 2S E2 1211211711271 crtxee 38
2.1 Khái quát chung về Bộ Khoa học và Cơng nghệ -2- 2-52 225225252 38
2.1.1 Chức năng, nhiỆIH VỊ ch HT HH ng cư 38
2.1.2 Mục tiêu cua Chính phủ điện tử tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ 38
2.2 Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ KHCN 392.2.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ 392.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện các hoạt động của Văn phịng Bộ KHCN 44
2.3 Đánh giá chung về tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ Khoa học và cơngnghệ theo yêu cầu của Chính phủ điện tử -¿ 2 2 s+£E+E£+£++£xerxezzezrxerxee 67
PA eeessessccsesssesssssssssessssecssuesessuesessnntecssutecssusessneeesnneeessnectsneete 672.3.2 Vẻ hạn chế và nguyên AGN vcecceccessesssssvessessessesssessecsessssssessessesssessessessesssen 72Tidu Két Chuong 8A raậä3413<£ 75
Chương 3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TO CHỨC VÀ HOẠT DONG CUA
VĂN PHỊNG BO KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ ĐÁP UNG YÊU CÂU
CHÍNH PHU ĐIỆN TT Ử - 2-2 + E+EE+EE2EEE2EE2711271211711271 2112111 tx re 76
3.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ, cơng CHUC - + ++<*++sc+seeeess 76
3.2 Hồn thiện thé chế -: ©++©++t+£E++tt2EExvrtEEttrtttrkrrrtrrrrrrrtrrrrrrrree T1
3.3 Kiện tồn bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Văn phịng 783.4 Ứng dụng CNTT vào các hoạt động của Văn phịng Bộ 79
3.5 Đầu tư cơ sở vật chat, cơ sở hạ tầng kỹ thuật -¿-c5¿©cxc5ce¿ 823.6 Thanh kiểm tra hoạt động của Văn phịng - -¿ s¿ 2 5z2cxz+s+2 84
3.7 Giải pháp về tài chính + s¿©+++£+EE+£EEC2EEE2EEE712221221 21.21 re 84
Tiểu kết chương 3 cece cccccccesccscesessessessessessesvesessessessesssssessstesessessessessesseaeeaees 85
KET LUAN 8n 86
DANH MỤC TAI LIEU THAM KHẢO 2 ©22222222222++ettEEEEEE2xee 88
Trang 7DANH MỤC TU VIET TAT
VBDT Văn bản điện tử
VPCP | Văn phòng Chính phủ
Trang 8DANH MỤC BANG, HÌNH VE VÀ BIEU DO
I Danh mục bang
Bảng 2.1 Mức độ hài lòng của công chức, người lao động về việc xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác tại Bộ KHON - 2+ ¿2£ ++£E+£E£+E+£EEtrxezxezrserxee 55Bảng 2.2 Kết quả thực hiện Chương trình công tác của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giai đoạn 2018-2020 - 5 5 4 TH TH TH TH HH nh nh nh 69
II Danh mục hình vẽ
Hình 1.1 Giai đoạn phát triển của Chính phủ điện tử :-s¿©5+-++cs+¿ 30
Hình 2.1 Giao diên thêm mới nhân sự của Hệ thống quản lý cán bộ 42
Hình 2.2 Tính năng tra cứu nhân Sự, - <1 v9 9 1 nghe 43
Hình 2.3 Chức năng kết xuất thông tin báo cáo nhân sự -¿- +: 43Hình 2.4 Một số hình ảnh về Hệ thống thông tin báo cáo -2- 25+: 50
Hình 2.5 Hệ thống tiếp nhận phản ánh kiến nghị của Bộ KHCN - 51
Hình 2.6 Chứng thư số, Chữ ky số của Bộ Khoa học va Công nghệ 57Hình 2.7 Một số hình ảnh về Hệ thống Một cửa điện tử -: -:-+: 63Hình 2.8 Công Dịch vụ công trực tuyến Bộ KHCN -¿-c5¿©c+55++¿ 63
II Danh mục biểu đồ
Biểu đồ 2.1 Số lượng khai thác, sử dung tài liệu lưu trữ giai đoạn
2018-00005 HH 60
Trang 9MỞ DAU
1 Lý do chọn đề tài
Từ thập niên cuối của thế kỷ 20 đến những năm đầu của thế kỷ 21, nền
kinh tế thế giới đã có những bước chuyền quan trọng với những thành tựu tolớn của cuộc cánh mạng thông tin Những thay đổi trong hoạt động kinh tế đã
tác động trực tiếp tới phương thức hoạt động của Chính phủ Bước phát triểnvà thành tựu trong ứng dụng công nghệ thông tin ở khu vực tư nhân và kết
quả là sự ra đời của thương mại điện tử (e-commerce) và doanh nghiệp điện
tử (e-business), đặt Chính phủ đứng trước thách thức tự đổi mới nhằm đápứng tốt hơn nhu cầu giao dịch với khách hàng, doanh nghiệp và người dân.Thách thức lớn nhất, có tiềm năng trong việc cải tổ phương thức hoạt động
truyền thống của Chính phủ nhằm nâng cao độ nhạy (responsiveness) củaChính phủ trong mối tương tác với cộng đồng doanh nghiệp, với người dân vàgiữa các Chính phủ với nhau chính là ứng dụng ngày càng nhiều hơn, đa dạnghơn công nghệ thông tin tiên tiến nhằm xây dựng “Chính phủ điện tử” (e-government) - một thuật ngữ đang ngày càng được sử dụng phổ biến hon
trong khoa học quản lý hành chính công và có tác động mạnh mẽ vào lý
thuyết và thực tiễn nền hành chính Theo Báo cáo của Liên Hợp Quốc về phát
triển Chính phủ điện tử tại các quốc gia thành viên, Việt Nam đã có những
bước tiễn mạnh mẽ, từ nhóm các nước có chỉ số phát triển trung bình sang
nhóm các nước có chỉ số phát triển cao, tăng 10 hạng trong bảng xếp hạng
chung, lên thứ 89/193 quốc gia, vùng lãnh thổ Tại khu vực Đông Nam Á,
Việt Nam hiện đang xếp thứ 6 về chỉ số phát triển chung và đứng thứ 4 về chỉsố cung cấp dịch vụ công trực tuyến Như vậy, xây dựng Chính phủ điện tử
là xu thế tất yếu ở nước ta.
Mặt khác, trong tô chức và hoạt động của Bộ máy Nhà nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KHCN) là Bộ
1
Trang 10quản lý đa ngành, đa lĩnh vực “thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
khoa hoc và công nghệ trong phạm vi cả nước; bao gồm các hoạt động khoa
học và công nghệ: sở hữu trí tuệ; tiêu chuan đo lường chất lượng; năng lượng
nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý Nhà nước các dịch vụ công thuộc
bộ quản lý theo quy định của pháp luật” Có thể nói rằng Bộ Khoa học và
Công nghệ (Bộ KHCN) quản lý trong phạm vi cả nước một trong những lĩnh
vực giữ vai trò then chốt trong công cuộc đổi mới của nước ta, đặc biệt là
trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Các đơn vị, bộ phận thuộc Bộ sẽ giúp Bộ Khoa học và Công nghệ (BộKHCN) thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình Trong đó, Văn phòng BộKhoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ) có vi trí đặc biệt quan trọng trong bộ
máy của Bộ vì văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và quản trị hànhchính đồng thời là đầu mối thông tin đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịpthời cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý Chính vì vậy, công tác văn phòng
ở các cơ quan Bộ nói chung, Bộ KHCN nói riêng luôn được chú trọng.
Hơn nữa, Văn phòng Bộ tuy đã có những ưu điểm nhất định trong tổchức và hoạt động Văn phòng Bộ trong bối cảnh Chính phủ điện tử nhưng vẫn
còn một số hạn chế nhất định trong công tác này Chính những hạn chế này ảnhhưởng không nhỏ đến việc xây dựng Chính phủ điện tử tại Bộ Khoa học và
Công nghệ.
Bên cạnh đó, đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới và sự
thành lập của cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu đổi mới, bối cảnh xây dựngChính phủ điện tử nói chung, yêu cầu nâng cao uy tín và tăng cường công tácphục vụ, quản lý của công tác điều hành của Bộ KHCN nói riêng, Văn phòngBộ Khoa hoc va Công nghệ (Văn phòng Bộ) nói riêng thì hoàn thiện tổ chức
và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu
Chính phủ điện tử là vô cùng cần thiết.
Nhằm tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, hoàn thiện vốn kiến thức
2
Trang 11chuyên ngành cũng như năng lực làm việc thực tiễn của của bản thân về tổ
chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và công nghệ: đồng thời nhận
thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết và tính thời sự của công tác này,
chúng tôi quyết định chọn dé tài “Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử”
làm đê tai Luận văn Thạc sĩ của chúng tdi.
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Khi thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng tới 2 mục tiêu cơ bản sau:
- Khảo sát, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp đổi mới, hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
a Nghiên cứu, hệ thống hóa các vấn đề lý luận và pháp lý về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng Bộ.
b Hệ thống hoá các vấn đề lý luận và pháp lý về Chính phủ điện tử
b Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòngBộ KHCN; chỉ rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.
c Đề xuất phương hướng và các giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ
Trang 123.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu van dé tổ chức và hoạt động củaVăn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn từ năm 2016 đến 2021.
- Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu các nội dung liên quanđến tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ:
+ Tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng Bộ Khoa học và Công
+ Thực trạng tô chức và thực hiện các hoạt động của Văn phòng BộKhoa học và Công nghệ: Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; Đảm bảothông tin cho hoạt động của cơ quan; Xây dựng và tô chức thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác; Tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưutrữ cho cơ quan; Cung cấp dịch vụ công trực tuyến, giải quyết thủ tục hành
chính; đảm bảo cơ sở vật chat, trang thiết bị hạ tầng.
4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về van dé quan trị văn phòng nói chung, tổ chức và hoạtđộng của Văn phòng nói riêng không phải là đề tài mới nhưng luôn thu hútđược sự quan tâm, chú trọng bởi tầm quan trọng của công tác này Vấn đề này
đã được nhiều nhà khoa học, nhà quản lý, nhà hoạch định chính sách tập trungđi sâu nghiên cứu, tìm tòi, khảo sát ở nhiều góc độ khác nhau Trong đó,
những công trình liên quan đến luận văn của chúng tôi đã được thực hiện bao
* Tài liệu lý luận:
- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Văn Tất Thu, NXB BáchKhoa Hà Nội, 2020 Đây là cuốn giáo trình mới nhất về công tác văn phòng.
Trong cuốn giáo trình này tác giả đã chỉ rõ những vẫn đề chung về văn phòng,
quản trị văn phòng; Tổ chức bộ máy văn phòng: Quản trị nguồn nhân lực vănphòng; Xây dựng và tô chức thực hiện chương trình, kế hoạch Thông qua
4
Trang 13các nội dung trên tác giả đã khăng định quản trị văn phòng là một trongnhững nhiệm vụ quan trọng của co quan, tổ chức.
- Giáo trình “Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả GS TS NguyễnThành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền, NXB Dai hoc
Kinh tế Quốc dân, 2012, đã trình bày những vấn đề chung về văn phòng, quảntrị văn phòng, tổ chức văn phòng đồng thời phân tích những nghiệp vụ cơ bản
của văn phòng Đây là cuốn sách trình bày các vấn dé lý luận về quản tri văn
phòng dưới góc nhìn của lĩnh vực quan tri kinh doanh.
- Cuốn sách “Quản trị văn phòng” của PGS TS Nguyễn Hữu Tri (Chủbiên), Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2005
- Giáo trình “Quản tri văn phòng” (nhóm tác giả Nghiêm Ky Hồng, LêVăn In, Đỗ Van Học), Ngoài ra các cuốn sách: “Lịch sử, ly luận và thực
tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng:
Đây là nguồn tư liệu tham khảo về cơ sở lý luận cho đề tài của tác giả.
* Đề tài khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu hoàn thiện công tác thammưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo BộNội vu đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” của TS Văn Tất Thu, năm
2009: Đề tài khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu,tổng hợp cua văn phòng phục vụ chi đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụđáp ứng yêu cau cải cách hành chin” của TS Văn Tat Thu, năm 2009 Day lànhững đề tài khoa học vừa làm rõ mặt lý luận về chức năng tham mưu, tổng
hợp của văn phòng vừa chỉ rõ thực trạng, ưu điểm, hạn chế của công tác này
5
Trang 14thực hiện lộ trình điện tứ Chính phú” của tác giả Vũ Dinh Khang - Chánh
Văn phòng HDND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa
Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn (Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội,năm 2005) cũng đã khăng định rõ vai trò của đổi mới, hiện đại hóa công tác
văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính, thực hiện lộ trình Chính phủ
điện tử Bài viết “Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà
nước” của PGS.TS Triệu Văn Cường đăng trong Tạp chí Nghiên cứu khoa
học Nội vụ, số 9 ; Báo cáo khoa học “Phát triển Chính phi điện tử nhằm
nâng cao tính minh bạch cua các dịch vụ công điện tử tại Việt Nam” của Học
viện Hành chính quốc gia; Tài liệu về Chính phủ điện tử của nhóm công tác ASEAN; tài liệu Hội thảo quốc gia về Chính phủ điện tử năm 2017; Tài liệuHội thảo quốc gia về Chính phủ điện tử năm 2018 “Phát triển nên Chính phủ
e-điện tử hướng tới nên hành chính hiện đại hiệu qua’
Đây là nguồn tư liệu quan trong cho phan lý luận chung về Chính phủđiện tử và nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm đổi mới tô chức và hoạt
động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Nhìn chung, các công trình, dé tài nghiên cứu đã được tác giả phân tích
và làm rõ một cách có hệ thống những vấn đề lý luận chung về tổ chức vàhoạt động của văn phòng Về mặt thực tiễn, các đề tài đã đề xuất được một số
giải pháp góp phan nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng cho từng tổ
chức nhất định trong phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Luận văn Thạc sĩ này là sản phẩm kế thừa những kết quả nghiên cứutrước Tuy nhiên, cho đến nay, theo khảo sát của tác giả, chưa có một đề tàinào nghiên cứu van đề đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoahọc và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử Vì vậy, Luận văn này
không trùng lặp và có đóng góp mới trong việc đưa ra các đề xuất nhằm đổimới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ trong
bối cảnh Chính phủ điện tử.
Trang 155 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, dựa trên nền tảng Chủ nghĩa Mác Lê Nin,
tư tưởng Hồ Chí Minh và đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước; tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập các thông tin từ vănbản của Đảng, Nhà nước, đồng thời vận dụng, tổng hợp các phương pháp
nghiên cứu khoa học, cụ thể:
+ Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này dé bước đầu khảo
sát, đánh giá về tô chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học va Côngnghệ giai đoạn từ năm 2016 đến nay đồng thời chỉ ra những hạn chế của công
tác này.
+ Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Khi thực hiện đề tài, chúng tôi
đã tiến hành phỏng vấn sâu đối với một số đối tượng trong phạm vi nghiêncứu của Luận văn bao gồm: Lãnh đạo, công chức thuộc Văn phòng Bộ nhằmtham khảo thêm ý kiến về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ.
+ Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: từ nhiều nguồn
khác nhau: các đề án, bài viết, bài báo, sách có liên quan, và các văn bản,
tài liệu do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Áp dụng phương pháp này để so
sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của nhà nước về tổ chức và hoạt
động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
+ Phương pháp thống kê: Áp dụng phương pháp nảy nhằm thống kê sốlượng TTHC, số lượng văn bản và chỉ số CCHC của Bộ Khoa học và Công
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được chúng tôi
áp dụng dé nghiên cứu các tài liệu, các công trình nghiên cứu liên quan đếnluận văn Bên cạnh đó, đây là phương pháp mà tác giả phải sử dụng triệt dé dé
7
Trang 16đánh giá thực trạng tô chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN giai đoạn
từ năm 2016 đến nay dé từ đó nhận xét đánh giá những ưu điểm, hạn chế và
chỉ rõ nguyên nhân đồng thời đưa ra các kiến nghị nhằm đổi mới tổ chức và
hoạt động văn phòng tại đây.
6 Đóng góp của luận văn
Luận văn làm rd hơn một số van đề về lý luận, thực tiễn- Về mặt lý luận
Đề tài nếu được thực hiện thành công sẽ bố sung cho lý luận về quan trivăn phòng nhiều vấn đề, đặc biệt là lý luận về tô chức và hoạt động của văn
phòng, trong đó có Văn phòng Bộ trong bối cảnh Chính phủ điện tử.
- Về mặt thực tiễn
Đề tài có ý nghĩa thiết thực với việc đánh giá thực trạng, nêu rõ ưuđiểm và hạn chế trong tô chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học vàCông nghệ, đồng thời đề xuất những giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động
của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ trong thời gian tới.
7 Cau trúc của luận văn
Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và
phụ lục Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tô chức và hoạt động của Văn phòng đápứng yêu cầu của Chính phủ điện tử
Tại chương này, chúng tôi đã hệ thống và làm rõ: lý luận chung về tổchức và hoạt động của văn phòng và khái quát chung về Chính phủ điện tử.
Những nội dung này là cơ sở và phương pháp luận cho việc đánh giá khách
quan trực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN hiện nay vàđưa ra một số kiến nghị nhằm đổi mới tô chức và hoạt động của Văn phòngđáp ứng yêu cầu của Chính phủ điện tử.
Chương 2 Thực trạng tô chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa
Trang 17học và Công nghệ.
Tại chương này, tác giả đã đã khái quát chung về Bộ KHCN đồng thời
tập trung phân tích tô chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng Bộ và tổ chứcthực hiện các hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN Từ đó nêu bật ưu điểm,hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế nêu trên trong tổ chức và hoạtđộng của Văn phòng trong bối cảnh Chính phủ điện tử.
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện t6 chức và hoạt động của Văn phòngBộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử
Giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KHCNđược thực hiện trên cơ sở đánh giá thực trạng những kết quả, hạn chế của tôchức bộ máy, nhân sự và các hoạt động của Văn phòng Bộ đồng thời đề xuấtcác kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nhân sự và các hoạt động đáp ứng
yêu cầu của Chính phủ điện tử.
Trang 18Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE TO CHỨC VÀ HOAT ĐỘNG
CUA VĂN PHÒNG ĐÁP UNG YÊU CAU CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ
1.1 Lý luận chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.1 Các khái niệm liền quan
Xã hội ngày nay ngày càng phát triển, nhận thức của con người ngày
càng cao chính vì vậy văn phòng cũng được quan tâm và chú trọng hơn bởi lẽ
văn phòng là bộ phận không thé thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức Trong thực
tế có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng và phản ánh một khía cạnh nào
đó của thuật ngữ này.
“Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộmáy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm
quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chấtkỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệthống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy
trợ giúp nhà quản trị những công việc trong chức năng được giao; là một bộ
phận cấu thành trong cơ cấu tô chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ
đối ngoại.” [31; 10]
PGS.TS Vũ Thị Phung: “Van phòng là bộ phận có chức năng tham
muu tong hợp và dam bao thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo
và bộ máy tham mưu, giúp việc cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ”
Theo PGS TS Văn Tất Thu, với những cách tiếp cận khác nhau, có
thé thấy cách tiếp nhận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế mà khái
' Định nghĩa dưới đây được chúng tôi tham khảo trong bài viết “Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định
nghĩa ” của PGS.TS Vũ Thị Phụng đăng trong Tạp chí Dấu ấn thời gian số 3 năm 2018.
10
Trang 19niệm văn phòng được hiểu khái quát như sau: Văn phòng là một thực thể tôn
tại khách quan trong mỗi tổ chức dé thực hiện các chức năng theo yêu caucủa nha quản trị tổ chức đó °”.
Theo PGS TS Đào Xuân Chúc trong cuốn “Kỷ yếu Hội thảo khoa học
Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn) đã định nghĩa: “Văn phòng là bộ
máy điều hành tong hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp, thunhập và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo
điêu kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức ”.
Như vậy, khái niệm Văn phòng có thể được định nghĩa theo nhiều cáchkhác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận, quy mô và tính chất của các cơ quan, tô
Từ khái niệm văn phòng, có thé hiểu “Văn phòng Bộ là bộ phận tô chứccau thành bộ máy của cơ quan Bộ có chức năng tham mưu, thông tin tổng hợp
và quan tri hành chính” [27; 9]
1.1.2 VỊ trí, vai trò của văn phòng
Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chấtlượng hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác, kịp
thời và tính pháp lý của các quyết định quản lý Hoạt động của văn phòngcũng tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phậnvà nhiều cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tô chức Đồng thời, văn phòngcòn là hình ảnh đại diện của cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh
hưởng trực tiếp tới uy tín của cơ quan và của chính nhà lãnh đạo Đặc biệt,trong xu thế cải cách công tác hành chính nhà nước hiện nay, văn phòng cónhững đóng góp quan trọng trong cải cách thể chế hành chính thê hiện qua
hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ tục
hành chính trong các cơ quan, tô chức [9;11].
Văn phòng là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan, tô chức,
? PGS.TS Văn Tất Thu (2020), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Bách Khoa Hà Nội, trang 12.
11
Trang 20doanh nghiệp, vai trò của văn phòng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm
nhiệm Nếu hiểu văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc thì chức năng
quan trọng nhất của văn phòng là đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
điều hành.
Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng, Văn phòng có vi trí và vai trò, như sau:
- Văn phòng là “trung tâm” của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc điều phối, tổ chức, phối hợp và hỗ trợ các bộ phận, đội ngũ lãnh đạo trongcơ quan, tô chức, doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc.
- Văn phòng là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong công tác
quan lý, điều hành Việc nam thông tin chính xác, nghiên cứu kỹ các văn ban,
đánh giá tình hình, đưa ra các dự báo và giải pháp của văn phòng đã giúp lãnh
đạo cơ quan làm cơ sở để ra các quyết định quản lý chính xác, phù hợp với
tình hình cơ quan trong từng nhiệm vụ cụ thé Có thé nói ở vị trí nảy, văn
phòng được coi là “cánh tay phải” của các nha lãnh đạo.
- Văn phòng cũng là một cơ quan chuyên môn, có nhiệm vụ tổng hợpthông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan,doanh nghiệp Việc xây dựng chương trình, kế hoạch, tổng hợp các báo cáo
tháng, quý, năm, đảm bảo cho các cuộc họp giúp lãnh đạo cơ quan giải
quyết công việc được thuận lợi, hiệu quả, giúp giảm tải công việc và hạn chế
việc bỏ sót hay quên nhiệm vụ.
- Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp và là nơi
truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp Việc tiếpnhận, xử lý các nguồn thông tin đảm bảo quy trình nghiệp vụ có vai trò quantrọng trong hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo cơ quan và các cơ quan
chuyên môn khác.
- Văn phòng là đầu mối tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại CỦa cơquan, doanh nghiệp Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan với nhau,giữa cơ quan và người dân Hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ
12
Trang 21quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tô chức tai văn
phòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán
bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng
hài lòng vì được tôn trọng Chính vì vậy, văn phòng còn được coi là “bộ mặt”của cơ quan, doanh nghiệp.
Cũng như vai trò, vị trí của văn phòng nói chung, Văn phòng của cơ
quan cấp Bộ cũng có vai trò vô cùng quan trọng Theo PGS TS Văn Tất Thu“công tác văn phòng Bộ là công tác quan trọng không thé thiếu trong hoạtđộng của các cơ quan cấp Bộ Công tác văn phòng như Chủ tịch Hồ Chí Minhkhẳng định là công tác có tầm quan trọng đặc biệt giúp cán bộ lãnh đạo nămđược tình hình Cán bộ văn phòng năm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyếtcông việc không đúng Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác vănphòng bởi vì văn phòng với tính chất là đơn vị hay bộ phận tham mưu, giúp
việc của lãnh đạo cơ quan Thông tin đầu ra, đầu vào của cơ quan Bộ đều phải
qua văn phòng Văn phòng là nơi hình thành nên “bộ nhớ” của Lãnh đạo Bộ,
đồng thời là bộ phận xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra Quyết định của
Lãnh đạo Ngoài ra Văn phòng Bộ còn là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quanBộ với các cơ quan khác, nơi tiếp và làm việc với dân, với khách trong vàngoài nước nhìn cách tô chức Văn phòng bộ, người ta đánh giá được cáchthức làm việc của cơ quan Có thể nói văn phòng Bộ còn là tắm gương phản
chiếu trình độ tô chức lao động, trình độ văn hóa hành chính trong cơ quan.Do đó, văn phòng Bộ phải được tô chức một cách khoa học Làm tốt công tácvăn phòng sẽ góp phần trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ công tác của các cơ
Trang 22phương diện, loại hoạt động cơ bản của văn phòng do Thủ trưởng - nhà quản
trị cơ quan giao dé thực hiện những nhiệm vụ cụ thé giúp nhà quản trị cơquan, điều hành công việc của cơ quan nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ
chung của cơ quan” [30;9] Nhìn chung, văn phòng có các chức năng cơ bản
Một là chức năng tham mưu:
Chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là tham mưu về tô chức,
điều hành công việc, tô chức làm việc và hoạt động của cơ quan Chức năngtham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu củacác đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức Nếu như các đơn vịchuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể, thìchức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức, điều hành công
việc trong cơ quan như: Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy
chế đó trong cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý,
năm, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan; thu thập, xử lý, phân tích,tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời việc ra quyết định của nhà quản lý; theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, lịch làm việc
và các quyết định quan lý; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báocáo công tác thường kỳ về hoạt động của cơ quan; thẩm định văn ban do các
đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòng được giao soạn thảo.
- Hai là, chức năng tổng hợp:
Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin, các biện pháp, phươngtiện xử lý thông tin va qua đó theo đõi, năm bắt và tông hợp thông tin trên tấtcả các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức Những thông tin đó được phân tích,xử lý, kiểm tra, đánh giá và tông hợp báo cáo lãnh đạo Kết quả của tham van
xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra,
ké cả những thông tin phản hồi mà Văn phòng thu thập được.
Như vậy, hai mặt tham mưu và tông hợp có mối quan hệ chặt chẽ với
14
Trang 23nhau, không thé tách rời Tổng hợp là cơ sở dé tham mưu Sẽ không thé tham
mưu tốt nếu không có thông tin hoặc thông tin không kịp thời, không được xử
lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu
hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng
hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
Ba là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt
động của cơ quan (chức năng hậu cần): Văn phòng có trách nhiệm xây dựngkế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiếtphục vụ cho hoạt động của các đơn vi trong cơ quan, tô chức, đồng thời quảnlý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết bị, phương tiện đó được sử dụng một
cách phù hợp và có hiệu quả.
Chức năng của Văn phòng các cơ quan cấp Bộ được quy định tại Điều
19 Nghị định số 123/2016/NĐ-CP của Chính phủ và Nghị định CP ngày 28/8/2020: “Văn phòng là tô chức thuộc Bộ, thực hiện chức năngtham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạtđộng của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; Văn phòng thựchiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản
101/2020/NĐ-lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện,
điều kiện làm việc; phục vu chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản tri
nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trưởnggiao.;Van phòng được thành lập phòng phù hợp với tiêu chí thành lập phòngvà nhiệm vụ công tác được giao.”
Chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật cho hoạt động củacơ quan tại các cơ quan cấp Bộ gồm các nội dung: quản lý tài sản của cơ quan
theo đúng quy định của Nhà nước; tô chức và quan trị công sở; sắp xếp bồ trí chỗlàm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc cho cán bộ,công chức trong cơ quan; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các
15
Trang 24cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước
của Lãnh đạo, [27; 27]
- Bốn là chức năng đại diện:
Văn phòng là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan trong các quan
hệ đối nội, đối ngoại Hoạt động đối nội chính là hướng tới mối liên kết giữalãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên trong cơ quan, tô chức với nhau Thông
qua hoạt động đối nội tạo ra môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết, sáng
tạo, khuyến khích sự cống hiến tài năng, xây dựng nhân cách và gìn giữ nhântài Còn hoạt động đối ngoại là hướng tới các mối quan hệ bên ngoai cơ quan,tổ chức dé nhận sự chỉ đạo (cơ quan cấp trên), phối hợp giải quyết công việc(cơ quan ngang cấp), giao việc (đơn vị trực thuộc), đối tác và người dân.
Trong cơ quan, văn phòng có vai trò rất quan trọng đảm bảo cho công
tác lễ tân, giao tiếp được thực hiện tốt, bởi lẽ khách đến cơ quan đều phải quaVăn phòng hoặc có sự liên hệ với Văn phòng dé đề nghị sắp xếp việc trao đôi,
làm việc với lãnh đạo cơ quan Bên cạnh đó, lễ tân và giao tiếp hành chính là
một hình thức thé hiện đặc trưng văn hóa của một cơ quan, vì vậy, việc nămrõ, làm tốt công tác chuẩn bị và tiếp đón chu đáo là một nhiệm vụ không thể
coi nhẹ của Văn phòng
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng thông
qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa có
mối quan hệ mật thiết và hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong thực hiện nhiệm vụ
của văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng
“Nhiệm vụ của Văn phòng là mục tiêu cần đạt tới và là những vấn đề
đặt ra mà văn phòng cần giải quyết Chức năng là công cu thé thực hiện
nhiệm vụ Từ chức năng của văn phòng cơ quan có thé phân định thành các
16
Trang 25nhiệm vụ cơ ban sau””:
- Một là, xây dựng và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác của cơ quan:
Việc xây dựng và quản lý các chương trình, kế hoạch là nhiệm vụ của
Văn phòng Sau khi được lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ, Văn phòng có
trách nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch thông qua việc sắp xếp chương
trình, kế hoạch theo từng nhiệm vụ Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với
các cơ quan chức năng trong việc triển khai các chương trình, kế hoạch,thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị giải quyết những công việcthường xuyên cũng như đột xuất theo đúng thâm quyền được lãnh đạo quyđịnh, tránh chồng chéo và bỏ sót công việc; qua đó phát hiện những khó khăn,trở ngại khi thực hiện các chương trình, kế hoạch dé tham mưu cho lãnh daocơ quan ra quyết định quản lý phù hợp.
- Hai là, tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo cơ
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Nội dung,
nhiệm vụ cơ bản của công tác này là tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong tô
chức điều hành và tổng hợp, nhất là tổng hợp thông tin Đó là thu thập, xây
dựng dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập thông tin, lưu trữ thông tin phục vụ
lãnh đạo và tổ chức thực hiện các quyết định quản trị Giúp lãnh đạo, nhàquản trị cơ quan xây dựng báo cáo định kỳ, các báo cáo chuyên đề, đột xuất
của cơ quan, của Thủ trưởng cơ quan.
- Ba là, tổ chức công tác thư ký giúp việc lãnh đạo, nhà quản trị:
Thư ký giúp lãnh đạo, nhà quản trị có nhiệm vụ: dự kiến chương trình
làm việc hàng tuần, lịch làm việc hàng ngày của lãnh đạo, quản trị: tiếp nhận,
xử lý sơ bộ văn bản đến/đi; chuẩn bị các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh
đạo; ghi Biên bản, ghi ý kiến phát biểu, kết luận của nhà quản trị; chuan bị
3 PGS.TS Văn Tất Thu (2020), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội, Tr 22-24
17
Trang 26các bài phát biéu, trả lời phỏng van các cơ quan báo chí,
- Bốn là, tổ chức công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ.
Hoạt động quản lý trong các cơ quan luôn gắn với văn bản, giấy tờ
hành chính Văn phòng có nhiệm vụ tổ chức tốt công tác văn thư, bao mật,
lưu trữ, bởi tất cả thông tin đều được tập trung tại bộ phận văn thư của cơquan Việc giải quyết công văn, giấy tờ của các đơn vị và cá nhân phải được
thực hiện theo quy chế của cơ quan Toàn bộ công văn đều được tiếp nhận, xửlý, chuyền giao và tổ chức theo dõi việc giải quyết, đảm bảo nhanh chóng, kipthời, chính xác; bảo mật thông tin; tô chức công tác lưu trữ hồ sơ, các hệthống bảo quản thông tin, văn bản Làm tốt nhiệm vụ này góp phần cho cácđơn vị chức năng có đầy đủ thông tin, từ đó tham mưu, đề xuất đúng, trúngvới lãnh đạo cơ quan về nhiệm vụ chuyên môn mình quản lý.
- Năm là, kiểm tra về mặt pháp lý và thé thức văn ban do cơ quan soạnthảo và ban hành; góp ý các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các Đề án
theo sự phân công và yêu cầu của Lãnh đạo.
- Sáu là, đảm bảo các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho hoạt
động của cơ quan; quản lý tài chính, tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục
vụ lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan; quản lý thu - chi tài chính cho hoạt độngVăn phòng.
- Bay là, tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị giao ban.
- Tám là, thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng, nâng cao chất
lượng đội ngũ công chức trong Văn phòng; từng bước hiện đại hoá công tác
văn phòng.
Ngoài những nhiệm vụ chủ yếu nêu trên, Văn phòng còn thực hiện mộtsố nhiệm vụ khác khi được giao.
1.1.4 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.4.1 Tổ chức bộ máy và nhân lực của văn phònga Tổ chức bộ máy văn phòng
18
Trang 27s* Khái niệm
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia
-Sự that): “Cơ cau tô chức là sự sắp xếp, bồ trí các yếu tố thành tổ chức cũng như
thiết lập các mối quan hệ giữa các yếu tô đó với nhau Cơ cấu tổ chức được hiểu
là kết cầu bên trong cùng với quan hệ của các bộ phận trong tổ chức Cơ cau tôchức định rõ nhiệm vụ được phân ra như thế nào, ai chịu trách nhiệm trước ai,tạo cơ sở hình thành mô hình tương tác hay cơ cau phối hợp chính thức”.
Có thể hiểu bộ máy văn phòng là tông hợp các bộ phận, các yếu tố cấuthành và cơ chế vận hành hoạt động của văn phòng đề thực hiện các mục tiêunhất định Bộ máy văn phòng chính là cơ cấu tổ chức văn phòng và mối quan
hệ của các bộ phận trong văn phòng.
Như vậy, tổ chức bộ máy văn phòng là thiết lập “một chỉnh thể gồm
các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đượcchuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và đượcbồ trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng”.
%% Những yêu cau đổi với tổ chức bộ máy
- Tổ chức bộ máy văn phòng phải phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu chứcnăng, nhiệm vu và bộ máy của cơ quan: Bộ máy tổ chức hợp thành bởi các bộ
phận, các yếu tố có môi quan hệ tác động qua lại với nhau tạo thành hệ thốngquản lý Việc xác định các chức năng được thê hiện thông qua nội dung côngviệc của cơ quan Yêu cầu này đòi hỏi khi xác định tổ chức bộ máy của Văn
phòng phải dựa trên cơ sở nội dung, đối tượng quản lý, nghĩa là, điểm xuấtphát hình thành tô chức và xây dựng cơ cau tô chức bat đầu từ nghiên cứumục tiêu quản lý, xác định chức năng, nhiệm vụ của tô chức Trên cơ sở đó,xác định va phân bổ chức năng quan lý dé làm rõ khối lượng công việc dé
định hình tô chức Tổ chức bộ máy văn phòng được tổ chức để thực hiện mụctiêu và nhiệm vụ chính trị của cơ quan, do đó tổ chức bộ máy văn phòng phảicân đối, khoa học, hợp lý.
19
Trang 28- Tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức
năng cơ bản của văn phòng
- Tổ chức bộ máy văn phòng phải tinh gọn, hợp lý và không chồng chéo
một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn
một lượng lực lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về sốlượng và chất lượng”.
Trên cơ sở các khái niệm trên có thé hiểu “Quản trị nguồn nhân lực văn
phòng bao gom các hoạt động tuyển dung, lựa chọn, duy trì, phát triển nguồnnhân lực trong văn phòng để đạt được mục tiêu của văn phòng.”
- Kiểm tra, giám sát, quản lý nguồn nhân lực văn phòng.
1.1.4.2 Nội dung hoạt động của văn phòng
Hoạt động văn phòng gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau, song tại phạm
20
Trang 29vi luận văn này tác giả tập trung nghiên cứu, đôi mới các hoạt động nghiệp vu
cơ bản của văn phòng như sau:
a Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dân về tổ chức và hoạt động của văn
Trong bat cứ hoạt động nào của cơ quan tổ chức nói chung, hoạt độngvăn phòng nói riêng đều cần có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm cụ thé
hóa quy định của pháp luật vào trong cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi nhất dé
thực hiện hoạt động đó Các văn bản này sẽ là hành lang pháp lý và là căn cứ
dé định hướng cho toàn bộ công tác văn phòng Chỉ khi các văn bản này được
hoàn thiện, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn thì đổi mới công tác văn phòng
mới được thực hiện triệt dé.
Trong những giai đoạn gần đây, văn bản quy phạm pháp luật quy định
về các vấn đề liên quan đến công tác văn phòng thường xuyên được xây dựng
cũng như sửa đôi Chính vì vậy, các cơ quan tô chức cần cập nhật day đủ, xây
dựng mới, sửa đổi kịp thời các văn bản quy định đã không còn phù hợp dé
cho công tác văn phòng đảm bảo đúng pháp luật và đạt hiệu quả tốt nhất.
b Đảm bao thông tin cho hoạt động của cơ quan
Đối với hoạt động quản lý của các cơ quan cấp Bộ, “thông tin là nhữngquy phạm pháp luật và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cầnđược tô chức thu thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọ phương án hànhđộng, ban hành các quyết định quản lý ”Ý Thông tin có mặt ở tat cả các khâu
trong hoạt động quản lý, điều hành, là căn cứ quan trọng, cần thiết cho lãnhđạo trong quá trình ra quyết định quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả
hoạt động của các đơn vi.
Văn phòng chính là cầu nối thông tin giữa lãnh đạo với các cơ quan, đơn
vị trong và ngoài cơ quan Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận và xử lý
* Luu Kiếm Thanh (Chủ biên), Vũ Văn Thành, Nguyễn Văn Hậu (2010), Giáo trình văn phòng, văn thư và
lưu trữ trong cơ quan nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật.
21
Trang 30thông tin có liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị từ nhiều nguồnkhác nhau Dé thực hiện công tác này, các bộ phận trong Văn phòng thu thậpvà xử lý thông tin, sau đó phản hồi lại cho Lãnh đạo Văn phòng qua các kênh
như văn bản, báo chí, hội họp.
Đồng thời, văn phòng tiếp nhận thông tin quan lý từ lãnh đạo cơ quan va phố
biến, truyền đạt tới các đơn vi, bộ phận liên quan dé thực hiện nhiệm nhiệm vụ
được giao đúng hạn và hiệu quả.
c Xây dựng và tổ chức thực hiện Chương trình, Kế hoạch công tác
Chương trình kế hoạch công tác là một phương tiện quan trọng dé nhàlãnh đạo chủ động quan lý và điều hành các hoạt động của tổ chức, dam bảonhững hoạt động đó được tiến hành theo đúng định hướng và thống nhất vớinhau Vì vậy, hiệu quả hoạt động quản lý chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chất
lượng của những chương trình, kế hoạch công tác được lập ra Xây dựng vàđôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một hoạt động cần thiếtvà được tiễn hành thường xuyên trong mọi tô chức Công tác này nhằm xácđịnh mục tiêu, phương hướng, cách thức, nguồn lực cần huy động để thựchiện một nhiệm vụ cu thé nào đó đồng thời cần theo dõi, đôn đốc các don vị,
cá nhân được phân công thực hiện nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt chất lượng
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng là đơn vị trực tiếp tiến hành xâydựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đồng thời phối hợp vớicác đơn vi dé theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch vàthường xuyên báo cáo lãnh đạo cơ quan dé có phương án xử lý kip thời.
d Tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan
Công tác văn thư bao gồm những nội dung công việc như soạn thảo và
ban hành văn bản, tô chức quản lý, giải quyết văn bản, quản lý và sử dung condấu, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tiếp đó là các hoạtđộng thuộc công tác lưu trữ bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài
22
Trang 31liệu, thống kê, bảo quản và tô chức khai thác sử dụng tài liệu Tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tốt sẽ giúp kiểm soát được luồng thông tin ra và vào của
cơ quan, tô chức; lưu giữ được những tài liệu - chứng cứ xác thực cho sự tồn
tại và hoạt động của cơ quan, t6 chức đồng thời phát huy giá trị sử dụng tài
liệu phục vụ hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức.e Tổ chức các hội nghị, cuộc họp cơ quan
Trong Quyết định số 1 14/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là hình thức của hoạt động quản
lý Nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơquan hành chính Nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhhoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thâm quyền
của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”.
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp là nhiệm vụ thường xuyên
trong văn phòng của các cơ quan cấp bộ Công tác này gồm các nội dung: chuẩn
bị tài liệu phục vụ hội họp; công tác chuẩn bị địa điểm, lễ tân, khánh tiết; đảm baođiều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho các cuộc họp, hội nghị.
ƒ Tổ chức quản lý công tác tài chính kế toán
Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan là
một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công
tác văn phòng và là một nhiệm vụ quan trọng của văn phòng nói chung, Văn
phòng Bộ nói riêng Nội dung này được thê hiện trên các lĩnh vực sau:
- “Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan Bộ lập dự toán thu, chi ngân
sách Nhà nước và tong hợp xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của cơ quanBộ, tham gia xây dựng dự toán các dự án, dé án, chương trình, của cơ quan
Bộ theo quy định của Nhà nước; tô chức triển khai thực hiện dự toán đượcgiao; lập báo cáo quyết toán quý, năm theo quy định gửi các cơ quan có liênquan; quản lý chỉ tiêu thường xuyên, chi tiêu thực hiện các chương trình, đề
23
Trang 32án, công việc đột xuất, t6 chức công tác kế toán theo quy định của Luật Kế
toán và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước.
- Quản lý tài sản công, hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ, làm
báo cáo, thống kê, đánh giá tài sản công của cơ quan Bộ Tổng hợp, báo cáo
tình hình thực hiện các quy định của Nhà nước về sử dụng tài sản công Quảnlý các cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cán
bộ, công chức cơ quan Bộ.” [27; 53]
g Dam bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị hạ tang, ứng dụng CNTT cho hoạt
động của cơ quan
Các trang thiết bị, cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việcnâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng và hỗ trợ đắc lực cho
cán bộ, công chức trong việc hoàn thành công việc Để Văn phòng Bộ đápứng được yêu cầu của Chính phủ điện tử thì đầu tư trang thiết bị là điều kiện
tất yêu, tiên quyết trong quá trình hiện đại hóa, cải cách hành chính.1.1.4.3 Ý nghĩa của đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng
Trong bối cảnh và xu thế phát triển không ngừng của xã hội hiện đạinói chung và công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước nói riêng, đổi mới
đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng có ý nghĩa hết sức quan trọngkhông chỉ đối với hoạt động của riêng văn phòng mà còn đối với hoạt độngcủa toàn cơ quan tô chức.
Trước hết, đổi mới công tác văn phòng góp phần quan trọng vào việc
nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng Với nềntảng là đổi sự mới toàn diện công tác văn phòng với các nội dung: đổi mới về
tổ chức; đối mới chất lượng đội ngũ nhân sự; đổi mới các nghiệp vụ văn
phòng đã mang đến một hình ảnh hoàn toàn mới cho văn phòng: hiện đại hơn,tinh gọn hơn, thong nhất hon và khoa hoc hơn Đặc biệt đổi mới công tác văn
phòng thông qua ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu trong bối cảnh Chính phủ
điện tử là một bước nhảy vọt giúp cho công tác văn phòng trở nên đơn giản
24
Trang 33hơn, chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lao động và chỉ
phí hoạt động.
Bên cạnh đó, đôi mới tô chức và hoạt động của văn phòng giúp cho văn
phòng thực hiện tốt hơn hai chức năng tham mưu, tổng hợp và dam bảo điều
kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tô chức Nhờ thựchiện ngày càng tốt chức năng tham mưu tông hợp với vai trò là trung tâm xửlý thông tin và là cầu nối thông tin trong nội bộ cơ quan cũng như với các cơ
quan, tổ chức bên ngoài, văn phòng ngày càng có nhiều đóng góp, giúp lãnhđạo cơ quan thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý bộ máy Không chỉ vậy,nhờ thực hiện tốt chức năng hậu cần, văn phòng giúp các đơn vị có được điềukiện hoạt động thuận lợi nhất, hiện đại nhất Nhờ vậy vai trò của văn phòngđối với hoạt động của cơ quan, tô chức ngày càng được khang định.
1.2 Chính phủ điện tử và tác động của nó tới thực tiễn hoạt động của các
cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước
1.2.1 Khái niệm Chính phủ điện tử
"Chính phủ điện tu" là một thuật ngữ ghép xuất hiện từ những năm 50,pho biến từ những năm 90 của thé kỷ XX và có rất nhiều khái niệm về thuật
ngữ này.
Theo Ngân hàng Thế giới (World Bank) cho chúng ta thấy cách hiểu rõràng về Chính phủ điện tử: “Chính phủ điện tử là việc các cơ quan của Chínhphủ sử dụng một cách có hệ thống công nghệ thông tin và viễn thông dé thực
hiện các quan hệ với công dân, với doanh nghiệp và các cơ quan hành chính.
Những công nghệ này nhằm cải thiện giao dịch giữa Nhà nước với công dân
và doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí và bớt tham nhũngthông qua tăng cường công khai và minh bạch” Đây là khái niệm được thừa
nhận rộng rãi và được nhìn nhận theo chiều thuận của quá trình chuyên đôi
mạnh mẽ của các Chính phủ, nhà nước từ phương thức cai tri sang phục vụ
với việc sử dụng hệ thống thông tin điện tử, cung cấp dịch vụ công cho người
25
Trang 34dân và doanh nghiệp.
Với cách tiếp cận này, CPĐT bao hàm 3 yếu tố:- Vận dụng CNTT và truyền thông;
- Cải thiện giao dịch giữa Nhà nước, công dân và doanh nghiệp;
-Giam bớt chi phí và tham nhũng thông qua tăng cường công khai khai,
minh bạch
Ngoài ra, một cách tiếp cận khá phổ biến về CPĐT được các quốc gia
chấp nhận: “CPĐT là sự tối ưu hóa liên tục việc chuyên giao các dịch vụ, sự
tham gia của các thành phan và sự cai quan của Nhà nước bởi việc chuyên đôi
các quan hệ bên trong và bên ngoài thông qua công nghệ và Internet và các
phương tiện mới”” Với cách tiếp cận này CPĐT gồm 2 vấn đề:
- Đưa CNTT vào ứng dụng trong nội bộ các cơ quan công quyền và
giữa các cơ quan công quyền nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động;
- Ứng dụng CNTT trong việc cung cấp dịch vụ công, hình thành cung
cấp dịch vụ công trực tuyến nhằm nâng cao mối quan hệ giữa người dân,
doanh nghiệp và Chính phủ, qua đó người dân có điều kiện tốt hơn tham gia
vào các hoạt động của CP.
Như vậy, Chính phủ điện tử là thuật ngữ chỉ "Sự hoạt động của bộ máyhành chính nhà nước được ứng dụng một cách có hiệu quả những thành tựu
của khoa học, công nghệ thông tin, điện tử dé điều hành các lĩnh vực của đời
sống xã hội cần có sự tham gia của nhà nước và cung ứng day đủ, khan
trương, liên tục với chi phí thấp các dịch vụ công cho mọi tổ chức, cá nhân
thông qua các phương tiện thông tin điện tử".”
1.2.2 Mục tiêu và lợi ích của Chính phủ điện tử
CPĐT hướng tới mục tiêu phục vụ và giải quyết các mối quan hệ:
Thứ nhất, giữa các cơ quan của chính phủ với nhau: Đây là cấp độ thường
° Tài liệu về bồi dưỡng quản lý hành chính Nhà nước - Chương trình chuyên viên chính - Phan II (NXB Khoa
học kỹ Thuật, tr.456
-° Hà Quang Trường, Chính phủ điện tử, Tạp chí tô chức Nhà nước, 10/01/2015.26
Trang 35được khởi động trước tiên khi xây dựng một chính phủ điện tử Cấp độ tương táce-gov này giúp cho các cơ quan hành chính chia sẻ dit liệu, trao đổi công việcthuận tiện hơn, giảm thiêu chi phí và thời gian hội họp không cần thiết.
Thứ hai, giữa chính phủ với doanh nghiệp: Cấp độ tương tác này cho
phép nhiều hoạt động trực tuyến có thể được kết nối giữa cộng đồng doanhnghiệp và chính phủ Đây là một cấp độ e-gov kỳ vọng nhất của bất cứ chính
phủ điện tử nào.
Và cuối cùng là giữa chính phủ với công dân: Ở cấp độ tương tác nàychính phủ sẽ cung cấp các dịch vụ công như làm hoặc cấp mới các giấy tờ cá
nhân, đóng và hoàn thuế thu nhập, nhận trợ cấp `
Như vậy, mục tiêu của Chính phủ điện tử là giao dịch của các cơ quan
Chính phủ với công dân, với doanh nghiệp và các tổ chức sẽ được cải thiện,
nâng cao chất lượng, đảm bảo công bằng trong các dịch vụ công Nâng cao
hiệu lực và hiệu quả của các cơ quan nhà nước, tăng cường quản lý nhà nước
với sự tham gia của cộng đồng Chính phủ điện tử cho thấy rõ ràng tiềm năng
cải thiện chất lượng, phạm vi, và khả năng tiếp cận các dịch vụ.
Bên cạnh đó, Chính phủ điện tử cho phép tăng cường sự tham gia của
công dân với Chính phủ: Giao tiếp với công dân trực tuyến, 24/7 Thông qua
hệ thống mạng, bằng cách kết nối những người sống ở vùng sâu, vùng xa củađất nước dé họ có thê gửi và nhận thông tin dé dàng hơn tới và từ Chính phủ.
Thêm vào đó, qua sự mở rộng khả năng tương tác và chia sẻ thông tin, Chính
phủ điện tử cũng có thể tăng cường tương tác “công dân với công dân” (C2C)bằng cách cung cấp cơ hội cho những người có cùng quan điểm và mối quan
tâm nhưng bị ngăn cách bởi các điều kiện về địa lý.
Chính phủ điện tử góp phần tăng cường tính hiệu quả và chất lượng
dịch vụ của bộ máy nhà nước Tăng cường sự công khai, minh bạch
(transparency) và trách nhiệm giải trình bằng thông tin văn bản Việc gửi,
nhận văn bản điện tử còn góp phần chuyển đổi số, thay đôi lề lối làm việc từ
nên hành chính dựa trên giấy tờ sang nền hành chính điện tử, nâng cao chất
27
Trang 36lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và
doanh nghiệp ngày càng tốt hơn Việc liên thông văn bản điện tử thông suốt
từ Trung ương đến các cấp địa phương là cơ sở, nền tang dé triển khai kết nói,
liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp, hình thành hệ thống
Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung ương đến địa phương.
“Như một công cụ chủ chốt trong việc xây dựng truyền thống điều
hành minh bạch và hiệu quả, Chính phủ điện tử có thể tiên phong trong công
cuộc đấu tranh chống tham nhũng” [10, 17] Sự hiện diện của Chính phủ điệntử băng ứng dụng công nghệ thông tin là một đổi mới mang tính đột phá nhằm
cải thiện các dịch vụ công và hệ thống quản trị nhà nước thông qua ứng dụng
công nghệ thông tin nhanh, rẻ và hiệu quả Tuy nhiên, sự hiện diện của Chính
phủ điện tử không phải lúc nào cũng giúp loại bỏ tham nhũng, vì ở các nước
đang phát triển, việc sử dụng công nghệ còn tùy thuộc vào khả năng và điềukiện khác nhau Việc xây dựng Chính phủ điện tử nhằm hỗ trợ tính minh bạchvà trách nhiệm giải trình của khu vực công bằng cách nâng cao chất lượngdịch vụ công và chuyền đổi mô hình từ mô hình giấy sang mô hình điện tử.
Một số việc có thé làm dé nâng cao hiệu quả của chính phủ điện tử trong nỗ
lực chống tham nhũng, đó là: (1) phòng ngừa: các nỗ lực phòng ngừa đượcthực hiện thông qua việc đơn giản hóa các quy tắc, thủ tục và hệ thống Việc
sử dụng máy tính như một phương tiện công nghệ thông tin và các giao dịch
trực tuyến có thé làm giảm nguy cơ tham những, lạm quyên va tạo điều kiệnviệc tiêu chuẩn hóa các dịch vụ công; (2) Thực thi: Dữ liệu tập trung cho phép
theo dõi các quyết định và hành động với mục đích của kiểm toán (3) Nângcao năng lực: Các ứng dụng Chính phủ điện tử đòi hỏi cơ sở hạ tầng viễn
thông phải được tăng cường, nguồn nhân lực, sự hợp tác và phối hợp giữa cácthể chế vững chắc hơn và một nên quản trị nhà nước tốt [10; 20].
Ngoài ra, CPDT còn tao sự nhanh chóng, minh bach trong quá trìnhtương tác nội bộ giữa các công chức với công chức khi thực thi công vụ.
28
Trang 371.2.3 Các giai đoạn xây dựng Chính phủ điện tử
Quá trình xây dựng Chính phủ điện tử chia làm 4 giai đoạn như sau’:
- Giai đoạn 1: Sự hiện diện (Presence)
Nó cho thấy cách thức đơn giản trong truy cập và tìm kiếm thông tin
của chính phủ điện tử, nhưng nó cũng cung cấp một số tùy chọn tối thiểu cho
công dân Ví dụ như xây dựng một trang web cơ bản liệt kê các thông tin
chung về một cơ quan hay tô chức nào đó, chăng hạn như giờ hoạt động, địachỉ email, và số điện thoại, nhưng không có khả năng tương tác.
- Giai đoạn 2: Tương tác (Interaction)
Giai đoạn thứ hai cho thấy các giao dịch dựa trên web tương tác cungcấp khả năng nâng cao, tuy nhiên vẫn tương đối đơn giản và thường xoayquanh cung cấp thông tin và còn hạn chế trong khả năng sắp xếp hợp lý và tự
động hóa các chức năng của chính phủ Cho phép các truy cập dé tải mẫu biéudé in ấn và gửi trả lại một cơ quan, hoặc có thể e-mail liên lạc để đáp ứng
những câu hỏi đơn giản.
- Giai đoạn 3: Giao dịch (Transaction)
Chúng cho phép công dân (khách hàng) thực hiện hoàn toàn các giao
dịch điện tử tại bất kỳ thời điểm nào, dù ngày hay đêm Những phương thức
này tạo ra các hoạt động tự phục vụ có hiệu quả cho loại hình dịch vụ như gia
hạn giấy phép, thanh toán thuế, lệ phí, nộp hồ sơ dự thầu
- Giai đoạn 4: Chuyên đôi (Transformation)
Cấp cao nhất của sự phát triển chính phủ điện tử là giai đoạn chuyênđổi Ở cấp độ này, công nghệ được sử dụng day đủ tính năng dé biến đổi chứcnăng của chính phủ được hình thành, tô chức và thực hiện
7 Vũ Thị Tâm (2014), Phát triển Chính phú điện tử nhằm nâng cao tính minh bạch của các dịch vụ công điện
tử ở Việt Nam, Học viện Hành chính quôc gia, Hà Nội, tr2-3.
29
Trang 38Hình 1.1 Giai đoạn phát triển của Chính phủ điện tử
1.2.4 Sự phát triển của Chính phủ điện tử ở Việt Nam
Từ những năm 2000, Dang, Nhà nước ta luôn quan tâm, coi trong phát
triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước,
xác định đây là động lực góp phần thúc day công cuộc đổi mới tạo khả năngđi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi công nghiệp hóa, hiện đại hóa Năm
2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về day mạnh ứng
dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững vàhội nhập quốc tế Nghị quyết đã xác định mục tiêu cụ thé đến năm 2020 “trién
khai có hiệu quả chương trình cải cách hành chính, gắn kết chặt chẽ với việc
xây dựng Chính phủ điện tử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở mức độ
cao và frong nhiễu lĩnh vực” Cụ thể hóa chủ trương của Đảng, năm 2015,
Chính phủ đã có Nghị quyết đầu tiên tập trung về Chính phủ điện tử nhằm
“Day mạnh phát triển Chính phủ điện tu, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt
động của các cơ quan Nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày
càng tốt hơn Nâng vị trí của Việt Nam về Chính phủ điện tử theo xếp hạngcủa Liên Hợp Quốc Công khai, minh bạch hoạt động của các cơ quan Nhà
nước trên môi trưởng mạng
Trên cơ sở đó, các bộ, nganh, địa phương đã có nhiêu cô găng và đạt
30
Trang 39được những kết quả bước đầu quan trọng làm nền tảng trong triển khai xây
dựng CPDT Hành lang pháp lý trong ứng dụng CNTT, xây dựng CPĐT đã
dan được thiết lập Một số cơ sở dữ liệu mang tinh chất nền tang thông tin
đang được xây dựng và đã có những cấu phần đi vào vận hành Các cơ quan
Nhà nước đã cung cấp một số dịch vụ công trực tuyến thiết yếu cho doanhnghiệp và người dân như: Đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế, nộp thuế, hảiquan điện tử, bảo hiểm xã hội
Tuy nhiên, tổng quan có thể thấy, việc triển khai Chính phủ điện tửchưa đạt được như mong muốn của lãnh đạo Đảng, lãnh đạo Chính phủ VỊ trícủa Việt Nam trong Bảng xếp hạng Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử củaLiên Hợp Quốc vẫn ở mức trung bình Theo Báo cáo của Liên Hợp Quốc năm2020, Chi số phát triển CPĐT Việt Nam tăng 2 bậc so với năm 2018, xếp
hạng 86/193 quốc gia, 23/47 Châu Á và 6/11 Đông Nam Á Chỉ số tổng hợp
của Việt Nam là 0,6667, cao hơn chỉ số trung bình thế giới và khu vực, thuộcnhóm quốc gia ở mức cao Trong các chỉ số thành phần, Việt Nam có cảithiện vượt bậc ở Chỉ số Hạ tầng viễn thông (tăng 31 bậc), cải thiện ở Chỉ sốNhân lực (tăng 3 bậc) và tụt hạng đáng kế ở Chỉ số Dịch vụ trực tuyến (giảm
22 bậc) Kết quả triển khai nhiều nhiệm vụ về Chính phủ điện tử còn rất chậm
và nhiều nơi thực hiện mang tính hình thức Việc xây dựng triển khai các cơsở dit liệu quốc gia, ha tang công nghệ thông tin làm nên tảng phục vụ pháttriển Chính phủ điện tử rất chậm so với tiễn độ cần có; các hệ thống thông tin
dữ liệu còn cục bộ, chưa có kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thôngtin; chất lượng dữ liệu và thông tin chưa được cập nhật kip thời, chính xác;nhiều hệ thống thông tin đã triển khai chưa bảo đảm an toàn, an ninh thôngtin, mức độ tin cậy của quốc gia trong giao dịch điện tử thấp Việc cung cấp
dịch vụ công trực tuyến còn chạy theo số lượng trong khi tỷ lệ hồ sơ thực hiệndịch vụ công trực tuyến còn rất thấp; việc giải quyết thủ tục hành chính và xửlý hồ sơ công việc còn mang nặng tính thủ công, giấy tờ Còn những rào cản
31
Trang 40trong cơ chế đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin gây khó khăn cho các
doanh nghiệp trong triển khai các dự án Điều này dẫn đến tình trạng nhiều
lãnh đạo Chính phủ, bộ, ngành, địa phương còn chưa có đầy đủ thông tin dữ
liệu sô của các đôi tượng mình quản lý.
Hiện nay, các Bộ, ngành, địa phương đã có nhiều cố gắng và đạt đượcnhững kết quả bước đầu quan trong làm nên tảng trong triển khai xây dựng
Chính phủ điện tử như: tham mưu, từng bước hoàn thiện hành lang pháp lý
thúc đây việc xây dựng CPĐT; xây dựng và đưa vào vận hành một số cơ sởdữ liệu như Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ sở dữ liệu
quốc gia về bảo hiểm; đang triển khai xây dựng Cơ sở dir liệu quốc gia về dâncư, Cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia; đã cung cấp một số dịch vụ công trựctuyến thiết yếu cho doanh nghiệp và người dân như đăng ký doanh nghiệp, kêkhai thuế, nộp thuế, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội ; một số Bộ, ngành đãxử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng: tại một số địa phương, hệ thống
thông tin một cửa điện tử được đưa vào vận hành, nâng cao tính minh bạch và
trách nhiệm của đội ngũ công chức; chất lượng nhân lực về công nghệ thôngtin của Việt Nam cũng được nâng cao, đặc biệt một số kết quả nôi bật đã đạt
được trong thời gian qua như sau:
- Khai trương và đưa Công Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) vào hoạt
động: Công DVCQG hướng tới số hóa hồ sơ, giấy tờ giấy, chuyển hoạt độngsử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồsơ, văn bản điện tử, giao dịch điện tử và cung cấp dịch vụ công không phụ
thuộc vào thời gian, địa giới hành chính.
- Khai trương và đưa Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công
việc của Chính phủ (e-Cabinet) vào hoạt động
- Khai trương và đưa vào hoạt động Trục liên thông văn bản quốc gia:
đã có 95/95 cơ quan ở Trung ương và địa phương (gồm Văn phòng Trung
32