Tiểu Luận - Quản Trị Hậu Cần - Đề Tài - Trình Bày Bản Chất Của Hậu Cần Kinh Doanh, Các Hoạt Động Hậu Cần Chủ Yếu Và Hoạt Động Hỗ Trợ - Phân Tích Hoạt Động Hỗ Trợ Hậu Cần Của Interlog

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN MÔN QUẢN TRỊ HẬU CẦN ĐỀ TÀI: Trình bày chất hậu cần kinh doanh, hoạt động hậu cần chủ yếu hoạt động hỗ trợ - Phân tích hoạt động hỗ trợ hậu cần InterLOG A TỔNG QUAN VỀ HẬU CẦN VÀ CÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN I CHẤT CỦA HẬU CẦN KINH DOANH Thuật ngữ hậu cần (logistics) từ điển "một ngành khoa học quân để thực việc gắn với trình thu mua, bảo quản vận chuyển vật liệu, người trang thiết bị" Ở đây, thuật ngữ hậu cần đặt khuôn khổ lĩnh vực quân sự, nơi tổ chức hoạt động hậu cần quy mô lớn phức tạp trợ giúp đắc lực cho chiến công trận địa Ví dụ, chiến dịch Điện Biên Phủ, quân đội ta tổ chức dân quân kéo pháo lên tận hầm tướng Christian de Castries; chiến dịch Hồ Chí Minh, đường Trường Sơn trở thành huyết mạch để chuyển người, gạo vũ khí vào chiến trường Tuy nhiên, kinh doanh có mục tiêu trình hoạt động với nhiều điểm khác biệt so với quân Hậu cần kinh doanh có mục tiêu đối tượng riêng, có phạm vi khác hậu cần qn Hậu cần kinh doanh địi hỏi phải tính đến chi phí, mức dịch vụ khách hàng, hiệu hoạt động…nên định nghĩa hậu cần nêu trong quân chưa thể hết thực chất hậu cần kinh doanh Nội dung hậu cần kinh doanh bao gồm tổng thể hoạt động cung ứng bảo đảm yếu tố vật chất kỹ thuật (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm cuối thơng tin hậu cần) q trình yếu tổ chức, doanh nghiệp tiến hành mục tiêu đặt đáp ứng địi hỏi khách hàng Ví dụ: Tưởng tượng bạn người trồng táo Sản phẩm bạn trái táo vận chuyển đến cửa hàng tạp hóa, chợ nơng sản, hay chí đến nhà máy chế biến sử dụng táo làm nguyên liệu cho bánh hay thực phẩm khác Bạn cần lưu tâm đến việc giữ cho trái táo không bị ảnh hưởng từ loại trùng hay có nhiễm thuốc trừ sâu, đồng thời đảm bảo chúng an toàn cho sức khỏe, phải tươi ngon Sau táo chọn, chúng đưa vào giỏ, xếp, vận chuyển đến địa điểm cuối Tất công đoạn diễn suốt thời gian mà trái táo giữ độ tươi ngon Nếu công đoạn chuỗi gặp trục trặc, ảnh hưởng đến tồn lơ táo bạn Chẳng hạn, xe chở táo bị hỏng, bạn lại khơng có sẵn giải pháp khác thay lập tức, xác suất lơ táo bị hư hỏng cao Tồn lơ hàng khơng đến nơi nhận, mà cần thay cách nhanh chóng Các chi phí gây tổn thất bạn và/ doanh nghiệp thu mua táo bạn phải chịu (tùy vào hình thức giao – nhận hàng mà bên thỏa thuận: Exworks, FOB, DDP…) Chúng bao gồm chi phí hư hỏng, chi phí nhiên liệu, chi phí vận chuyển, lưu kho chi phí khác phát sinh hàng tới tay khách hàng bạn Nếu bạn giảm thiểu hư hỏng, mát hay giảm chi phí hậu cần, bạn tiết kiệm tiền gia tăng lợi nhuận từ việc bán sản phẩm Theo cách tiếp cận Hội đồng quản trị hậu cần Hoa Kỳ: “Hậu cần trình lập kế hoạch thực kiểm sốt luồng hàng hóa, dự trữ nguyên vât liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm thơng tin có liên quan từ thời điểm bắt đầu hàng hóa tiêu dùng nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng cách tốt nhất” Các phận hệ thống hậu cần điển hình gồm có: dịch vụ khách hàng hậu cần, dự báo nhu cầu, kênh phân phối, kiểm soát hàng tồn kho, mua nguyên vật liệu, giải đơn hàng, dịch vụ địa điểm hỗ trợ, lựa chọn vị trí kho hàng nhà xưởng, hoạt động mua, đóng gói, xử lý hàng hóa bị trả lại, thu hồi xử lý phế liệu, trao đổi vận chuyển dự trữ Tổng thể hoạt động hậu cần phân thành nhóm chính: hoạt động hậu cần chủ yếu hoạt động hậu cần hỗ trợ II CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CHỦ YẾU Bao gồm hoạt động là: dịch vụ khách hàng, dự trữ, vận chuyển, thông tin xử lý đơn hàng Dịch vụ khách hàng hậu cần Dịch vụ khách hàng chuỗi hoạt động từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng, thực đơn hàng, giao hàng hoạt động sau bán bảo hành, bảo dưỡng hỗ trợ kỹ thuật, Dịch vụ khách hàng có vai trị quan trọng trong: - Góp phần xây dựng trì thương hiệu cho doanh nghiệp Nâng cao khả cạnh tranh cho doanh nghiệp Ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí Thu hút thêm nhiều khách hàng Ảnh hưởng tới trung thành khách hàng Dịch vụ khác hàng cần phối hợp với công tác marketing để: xác định nhu cầu mong muốn khách hàng dịch vụ hậu cần; xác định phản ứng khách hàng dịch vụ hậu cần; xác định mức độ phục vụ khách hàng (mức độ đáp ứng) Vận chuyển Vận chuyển có vai trị: - Ảnh hưởng tới thời gian cung ứng nguyên vật liệu thành phẩm Ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc doanh nghiệp Ảnh hưởng đến khả cạnh tranh doanh nghiệp Ảnh hưởng đến giá sản phẩm dịch vụ Vận chuyển gồm: lựa chọn phương thức dịch vụ vận chuyển; thống chi phí vận chuyển; xác định tuyến vận chuyển; lập kế hoạch vận chuyển; lựa chọn phương tiện vận chuyển; giải thủ tục liên quan vận chuyển; kiểm soát giá Hoạt động dự trữ Dự trữ nguồn lực vật chất cất giữ có chủ đích doanh nghiệp nhằm đáp ứng cho nhu cầu tương lai Nó bao gồm: nguyên liệu thô; sản phẩm dở dang; sản phẩm cuối cùng; dụng cụ sản xuất vật phẩm khác Hoạt động dự trữ bao gồm: - Các sách dự trữ nguyên vật liệu thành phẩm Dự báo tiêu thụ ngắn hạn Bố trí sản phẩm điểm dự trữ Xác định số lượng, quy mô vị trí điểm dự trữ Chiến lược cung ứng kịp thời, chiến lược kéo chiến lược đẩy Thông tin xử lý đơn hàng Hoạt động xử lý đơn hàng: trình tự tương tác đơn hàng hàng tồn kho; phương thức truyền tải thông tin phục vụ xử lý đơn hàng; quy định mặt hàng Hoạt động trì thơng tin: thu thập, lưu trữ truyền tải thơng tin; phân tích liệu; thủ tục kiểm soát III CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN HỖ TRỢ Bao gồm nhiều hoạt động như: dự tính nguồn lực; mua hàng; bốc dỡ hàng; đóng gói; chuẩn bị nhà kho; hồn thiện thủ tục giấy tờ, Một số hoạt động tiêu biểu: - Định vị kho hàng: xác định không gian kho, bố trí kho thiết kế nơi xếp dỡ, hình dáng kho lưu trữ, lựa chọn trang thiết bị kho, sách đổi thiết bị kho - Lưu kho: xếp kho bãi xếp hàng hóa kho, trình tự lựa chọn đơn đặt hàng, dự trữ thu hồi hàng tồn kho - Mua hàng: chọn người cung ứng, định thời gian mua, định số lượng mua, định phương thức mua - Bao gói: thiết kế bao gói, phương thức bao gói, lợi ích bao gói Bao gói hoạt động hỗ trợ cho hoạt động vận chuyển dự trữ hoạt động lưu trữ xử lý nguyên vật liệu Các hoạt động chủ yếu hoạt động hỗ trợ phân chia có hoạt động diễn tất kênh hậu cần, hoạt động khác diễn tùy thuộc vào điều kiện doanh nghiệp cụ thể Các hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn tổng chi phí hậu cần có vai trị thiết yếu phối hợp có hiệu hồn thành nhiệm vụ hậu cần Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng hậu cần đặt sản phẩm độ sẵn sàng mà hệ thống hậu cần phải đáp ứng Chi phí hậu cần tăng lên ứng với mức độ phục vụ khách hàng Vận chuyển dự trữ hoạt động có chi phí cao hoạt động hậu cần Mỗi hoạt động nói chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 tổng chi phí hậu cần Hoạt động vận chuyển gia tăng thêm giá trị mặt địa điểm, hoạt động dự trữ gia tăng thêm giá trị mặt thời gian giá trị hàng hóa dịch vụ Xử lý đơn hàng chiếm mức chi phí thấp so với chi phí vận chuyển dự trữ Tuy nhiên lại chiếm phần lớn thời gian đưa hàng hóa dịch vụ tới người tiêu dùng Đây hoạt động dẫn tới việc vận chuyển hàng hoán thực dịch vụ Duy trì thơng tin giúp cho tất hoạt động hậu cần khác có thông tin cần thiết để lập kế hoạch kiểm soát hoạt động Các hoạt động hỗ trợ có tầm quan trọng lớn xem xét đóng góp cho việc hồn thành nhiệm vụ hậu cần B TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ IINTERLOG I GIỚI THỆU TỔNG QUAN VỀ INTERLOG Giới thiệu Thành lập từ năm 2005, InterLOG xây dựng tầm nhìn phấn đấu trở thành cơng ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, trở thành đơn vị sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo Việt Nam khu vực Đông Nam Á Trong thập kỷ qua, InterLOG theo đuổi sứ mệnh tạo chuỗi giá trị tối ưu cho khách hàng, cộng đồng doanh nghiệp Ngoài hoạt động phát triển dịch vụ cốt lõi giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập đường biển, đường hàng không, đường bộ; gom hàng lẻ chuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) nội địa (LTL); đại lý hải quan… InterLOG tâm tạo giá trị thực cho khách hàng việc tập trung cung cấp giải pháp logistics gắn liền với nhu cầu lợi ích đối tác, khách hàng Cơ cấu tổ chức Lĩnh vực hoạt động Interlogistics - Một doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa Được thành lập năm 2005, với mạng lưới vận chuyển rộng khắp giới, sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển tương đối tốt đại Ở vị cao hơn, Interlogistics hoàn toàn tự tin đảm nhận công việc phức tạp gọi “Giao nhận hàng nghệ thuật” – Liên quan đến hàng hóa có giá trị cao, dễ vỡ chí vơ giá Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi - Tầm nhìn: Interlog với định hướng trở thành công ty chuẩn quốc tế cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp đơn vị tạo dựng nên chuỗi cung ứng Việt Nam khu vực Đông Dương - Sứ mệnh Interlog tạo chuỗi cung ứng hiệu mang lại lợi ích cho khách hàng, thân doanh nghiệp cộng đồng - Giá trị cốt lõi: HỢP TÁC WIN WIN - Chia sẻ lợi ích cách cơng II HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA INTERLOG Giới thiệu loại hình dịch vụ Interlog a Vận chuyển đường biển - Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất Nhập từ Việt Nam nước giới ngược lại - Dịch vụ hàng nguyên Container với mức giá cạnh tranh - Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery) - Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa - Dịch vụ giao nhận hàng hóa với điều kiện EXW/DDU b Vận chuyển hàng không - Đại lý bán cước ký kết hợp đồng vận chuyển với hãng hàng không - Ngồi cách thức vận chuyển hàng hóa thơng thường đường hàng khơng, InterLog cịn đảm nhận thực dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển hàng không, giúp khách hàng vừa giảm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian - Đảm nhận dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng sân bay kho người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door) c Vận chuyển nội địa - Gom hàng LCL nội địa container đường biển Phát hành vận đơn HB/L hàng nội địa Mua bảo hiểm cho hàng nội địa Cung cấp dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu thủy – xe) Gom hàng LCL nội địa container đường biển kết hợp với dịch vụ giá trị gia tăng (đóng pallet, kiện gỗ, kiểm đếm hàng hóa giao hàng) Tàu chạy hàng tuần Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo lịch trình vận chuyển Mức giá cạnh tranh ưu đãi Bảo đảm an tồn hàng hóa, không hư hỏng, mát d Dịch vụ gom hàng lẻ LCL Dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp hàng tuần từ TP.HCM, Hải Phòng Singapore, Hong Kong, ShangHai, Malaysia (Port Klang), … Dịch vụ hàng lẻ via Singapore đến France, Italy, Africa, … Dịch vụ hàng lẻ via HongKong đến China, Europe, Canada, … Worldwide LCL services via Singapore to France, Italy, Africa,… Worldwide LCL services via HongKong to China mainland, Europe, Canada,… e Dịch vụ hải quan - Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa - Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp - Đáp ứng nhu cầu khai quan khách hàng -    f Dịch vụ kho bãi Interlog vận hành kho hàng với diện tích 4000m2, vị trí thuận lợi cho giao thơng gần khu vực trung tâm thành phố Hệ thống quản lý chyên nghiệp, công nhân lành nghề, cẩn thận, đảm bảo hàng hóa khách hàng chăm sóc chu đáo Hàng hóa bảo hiểm an tồn, phịng cháy chữa cháy nên khách hàng hoàn toàn yên tâm gửi hàng cho Các dịch vụ cung cấp: Cho thuê chứa hàng tồn kho Kiểm kê Xếp dỡ   Đóng gói bao bì Phân phối hàng hóa theo yêu cầu Các phương thức gửi hàng đường biển Interlog cung cấp a Gửi hàng nguyên container (FCL- Full container loaded) Định nghĩa: FCL chủ hàng sử dụng hết tồn khơng gian container để gửi hàng hóa Như vậy, container có chủ hàng Những doanh nghiệp lớn, có lượng hàng hóa vận chuyển nhiều thường xuyên đóng hàng theo phương thức Cách thường gọi «đóng hàng ngun cơng (ngun container) Hình thức: Interlog cung cấp hầu hết loại container thông dụng như: 20’/40’/40 HC - Dịch vụ: Interlog cung cấp dịch vụ FCL với mức giá cạnh tranh thị trường cung cấp dịch vụ tư vấn tận tình cho khách hàng:  Kiểm tra hệ thống đại lý xem có đại lý handle cảng đích không  Kiểm tra với khách hàng điều kiện tốn cước collect hay prepaid  Kiểm tra giá hãng tàu có cảng đích cảng họ để đảm bảo giá cước tốt Phải tư vấn cho khách hàng dịch vụ có liên quan như: khai quan, đóng hàng, đóng hàng, vận chuyển, kiểm dịch … b Gửi hàng lẻ (LCL – Less than container loaded) Định nghĩa: LCL hàng hóa chủ hàng khơng đủ để đóng đầy container, container chứa hàng hóa nhiều chủ hàng khác Đây phương thức doanh nghiệp nhỏ, có lượng hàng hóa vận chuyển khơng thường xun Hình thức: Với loại hình Interlog đóng vai trị người gom hàng (consodilator) tập hợp lo hàng lẻ nhiều chủ, tiên hành xếp, phân loại, kết hợp lơ hàng lẻ đóng vào container, niêm phong kẹp theo quy chế xuất làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng gửi xuống tàu chở đi, dỡ container lên bãi chưa cảng đích giao cho người nhận hàng lẻ Dịch vụ:  Phải kiểm tra hệ thống đại lý xem có đại lý handle cảng đích khơng  Kiểm tra với khách hàng điều kiện toán cước collect hay prepaid Kiểm tra giá với co – loader để đảm bảo gía tốt cho tuyến dịch vụ  Phải tư vấn cho khách hàng dịch vụ có liên quan như: Khai quan, đóng thùng, vận chuyển nội địa, cách thức giao hàng cảng đích  c Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/ FCL) Định nghĩa: Phương pháp kết hợp phương pháp FCL LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng thỏa thuân với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp là:  Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)  Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/ FCL) d Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi ((door to door delivery) Định nghĩa: Là dịch vụ mà theo đó, cơng ty giao nhận tổ chức vận tải thơng qua hình thức cụ thể đường biển, đường hàng không, đường bộ, … đến tận nới nhận hàng trao tận tay người nhận (từ cửa đến cửa – Door to Door) nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng Trách nhiệm: Đối với dịch vụ nghĩa vụ khách hàng phạm vi tối thiểu phía Interlog phải chịu trách nhiệm rủi ro thời gian từ nhận hàng địa điểm người gửi hàng đến giao hàng tận tay người nhận hàng Dịch vụ: Interlog cung cấp tất quy trình dịch vụ mà không thông qua trung gian thể bảng sau: e Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa Đối với loại hàng Interlog cung cấp dịch vụ bảo hiểm khác như: hàng dễ hỏng, III Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập theo phương thức door to door đường biển công ty interlogistics Quy trình giao nhận hàng nhập theo phương thức door to door đường biển công ty interlogistics Bước1: Tìm kiếm khách hàng tiếp nhận nhu cầu gửi hàng Phòng kinh doanh tiếp cận khách hàng, thơng qua mail, gặp trực tiếp hay qua điện thoại.Cần khách hàng cung cấp thông tin: - Loại hàng, tính chất hàng hố - Lượng hàng(Volume) - Người liên lạc, địa shipper bên nước xuất để thơng báo cho đại lý nước ngồi u cầu giá vận chuyển - Địa công ty, kho người nhập để tính giá trucking đưa hàng tận nơi cho khách hàng - Các yêu cầu thời gian vận chuyển - Yêu cầu đại lý handle cảng xuất Sau có thơng tin trên, nhân viên tự định khả thực lơ hàng mặt hàng thơng thường Còn mặt hàng đặc biệt, cần liên hệ với phận trường để biết thêm thông tin thủ tục yêu cầu khách hàng nhằm phục vụ cho việc xuất hay nhập hàng Về giao ước vận chuyển: - Nhân viên kinh doanh áp dụng theo giá quy định sẵn bảng giá cước vận chuyển linh động giá đảm bảo chi tiêu - Sau xem xét đánh giá yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến hành gửi báo giá cho khách hàng - Khi khách hàng đồng ý với mức cơng ty chào người giao nhận hàng gửi bảng báo giá (Quotation) chi tiết như: Phí D/O, Phí THC, CFS, CIC… Và yêu cầu khách hàng thông báo xác nhận lại lần thoả thuận hai bên + Phí D/O (cịn gọi phí chứng từ): Mức phí thay đổi khác hang tàu khác + Phí THC (Terminal handling charge): Phụ phí xếp dỡ cảng khoản phụ phí thu container để bù đắp chi phí cho hoạt động làm hàng cảng như: xếp dỡ, tập kết container từ CY đầu tàu… Thực chất cảng thu hãng tàu, phí xếp dỡ phí liên quan khác, hãng tàu sau thu lại từ chủ hàng (người gửi người nhận hàng) khoản phí gọi THC + Phí CFS (Container Frieght Station Fee): Mỗi có lơ hàng lẻ nhập cơng ty giao nhận, Forwarder phải dỡ hàng hoá từ container đưa vào kho… họ thu phí CFS +Phí CIC (Container Imbalance Charge): phụ phí hàng nhập +Phí H/L: (Handling): Phí bốc vác - Nếu khách hàng đồng ý với tất hai bên thoả thuận tiến hành kí kết hợp đồng (hợp đồng vào thông tin giao dịch email) - Sales viết shipping Instruction cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng để hướng dẫn phận liên quan tiến hành làm Nhân viên Sales phải chịu trách nhiệm tất nội dung có Shipping Instrucstion Bước 2: Sales chuyển phận đại lý để tiến hành phương án làm hàng (Nếu chủ hàng mua cước tầu biển) - Phòng đại lý nhận Shipping Instruction từ Sales, để tiến hành làm hàng từ nước Việt Nam - Phịng đại lý cơng ty Interlogistics hệ với đại lý nước Đại lý nước thực chức năng: - Liên hệ với chủ hàng nước ngồi để biết lơ hàng chuẩn bị xong - Làm việc với hãng tàu cảng xuất: book lịch tàu (ngày tàu đi, ngày tàu đến, hãng tàu…) - Trước hàng gửi Việt Nam, đại lý nước đề gửi thông báo chi tiết lô hàng cho Interlogistics fax email bao gồm: + Vận đơn (MBL): Trên vận đơn thể số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối + Vận đơn phụ (HBL) vận đơn thể số vận đơn phụ, chuyến tàu, ngày tàu chạy - Đồng thời lúc nhân viên Sales công ty liên hệ với khách hàng để lấy hồ sơ gồm chứng từ: +Hợp đồng ngoại thương (Sales contact):1 +Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): +Phiếu đóng gói hàng (Packing list): +Vận đơn (Bill of Lading) :1 +Giấy xác nhận xuất xứ (C/O) (nếucó): +Giấy phép kinh doanh xuất nhập chủ hàng: +Giấy giới thiệu doanh nghiệp giấy tờ uỷ quyền: + Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh chủ hàng (nêu làm thủ tục lần đầu): bảnsao +Các loại giấy chứng nhận chất lượng, số lượng kiểm dịch (nếucần) + Văn cho phép xuất nhập thương mại, Thủ tướng phủ (nếu cần) Bước 3: Nhận D/O hoàn chỉnh hồ sơ khai báo hải quan - Chủ hàng Việt Nam giao cho nhân viên Sales Interlogistics Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) giấy báo chuyển sang cho phòng vận tải quốc tế - Căn vào thời điểm tàu đến thông báo, nhân viên phòng vận tải đem B/L (Bill of Lading) gốc giấy giới thiệu chủ hàng đến đại lý hãng tàu nhận D/O (Delivery Order) Tại đây, phải đóng phí D/O B/L chưa tốn cước phải trả cước chuyên chở cho hang tàu - Trước rời khỏi đại lý hang tàu, nhân viên phịng vận tải phải kiếm tra kỹ D/O, có phát có sai sót phải sửa đóng dấu “Correc” vào + D/O gồm nội dung: Tên người nhận hàng, số vận đơn, tên tàu, ngày đến, số hiệu Container, số Seal, khối lượng hàng + Nhân viên hãng tàu cấp cho nhân viên phòng vận tải gồm D/O Manifest (manifest hãng tàu lập để gởi cho hải quan biết số lượng hàng hóa tàu nào? Và sở hải quan đối chiếu xem có với shipper cont khai báo), sau nhân viên vận tải kí nhận đủ chứng từ - Ở đây, xảy trường hợp: + Nếu khách hàng làm thủ tục hải quan lấy hàng không thông qua đại lý Interlogistics mà qua đại lý khác đại lý đưa D/O A/N (Arrival Notice) cho khách hàng + Còn khách hàng yêu cầu thực thơng qua đại lý Interlogistics sau chuẩn bị tờ khai hải quan phòng vận tải chuyển sang cho phòng trường để làm thủ tục thông quan - Căn vào nội dung D/O, biết xác ngày tàu cập bến tiến hành làm tờ khai hải quan, sau chuyển đến cho giám đốc kí tên, đóng dấu Bộ tờ khai hải quan theo yêu cầu hải quan gồm chứng từ: - Tờ khai hải quan: - Hợp đồng mua bán hàng hố (Sale Contract): (đối với hàng hoá nhập biên giới khơng phải nộp) - Hố đơn thương mại (Invoice): chính, - Vận tải đơn (BillofLading): - Chứng từ nộp thêm: + Bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng đóng gói khơng đồng nhất): chính, + Tờ khai trị giá hàng nhập (đối với đối tượng thuộc diện khai tờ khai trị giá): - Giấy phép nhập (đối với hàng hoá thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập hoặcnhậpkhẩucóđiềukiện):1bảnchính - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) yêu cầu hưởng thuế xuất ưu đãi đặc biệt: bảngơcvà1bảnsaothứba - Giấy đăng kí kiểm tra chất lượng thông báo miễn kiểm tra chất lượng (nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra nhàn ước chất lượng): - Hợp đồng uỷ thác nhập (nêu nhận uỷ thác nhập khẩu): - Chứng thư giám định (nếu hàng thông qua sở kết giám định): - Tuỳ theo tính chất hàng hố loại hình nhập khẩu, để làm rõ vấn đề liên quan đến hàng hoá nhạp khẩu, theo yêu cầu quan Hải quan, người khai phải nộp thêm số hồ sơ, tài liệu có lien quan - Một số mặt hàng phải có phụ lục tờ khai kèm theo đĩa vi tính để hải quan lưu - Tất chứng từ nêu từcác chính, đề phải có ký tên, đóng dấu xác nhận “Sao Y” chủ hàng Bước 4: Làm thủ tục hải quan nhận hàng - Bộ chứng từ chuẩn bị để khai báo hải quan chuyển sang cho phòng trường, nhân viên trường cảng tiến hành làm hàng - Hải quan tiếp nhận tờ khai ghi thời gian tiếp nhận lên phiếu tiếp nhận hồ sơ theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan Đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, xác hợp lệ hồ sơ Nếu có sai sót, bất hợp lý phải thơng báo hướng dẫn cho nhân viên giao nhận điều chỉnh bổ sung thông tin cần thiết - Hải quan đối chiếu sách quản lý nhập khẩu, sách thuế, giá hàng nhập hành, đồng thời kiểm tra lệnh giao hàng để xác định thời hạn đến - Khi hồ sơ hợp lệ đóng dấu “Đã tiếp nhận hồ sơ” ký tên lên tờ khai hải quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận hồ sơ kí tên lên tờ khai hải quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận Sau đó, hồ sơ chuyển sang phận kiểm tra thuế Nhân viên hải quan kiểm tra xem đơn vị nhập có nợ thuế hay khơng - Nếu doanh nghiệp khơng nợ thuế ghi “Không nợ thuế” lên phiếu tiếp nhận hồ sơ theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan trả lại cho nhân viên giao nhận - Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế hải quan thơng báo cho nhân viên giao nhận biết Nhân viên giao nhận thơng tin số thuế, số tờ khai cịn nợ thuế vào kho bạc nhà nước quan thuế hải quan Nhân viên giao nhận nhận biên lai thu tiền quan hải quan, sau đổi thành biên lai đỏ hải quan khu vực nợ thuế Hải quan khu vực nợ thuế định giải toả cưỡng chế Nhân viên giao nhận mang lệnh giải toả cưỡng chế đén phận nợ thuế xin xoá nợ, tiếp tục làm thủ tục hải quan - Tiếp đến, cán hải quan thông báo thuế, thông báo cho biết số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng nhập đồng thời viết giấy thông báo thuế để thông báo cho chủ hàng thời hạn phải nộp số thuế - Thời hạn nộp thuế nhập khẩu: - Đối với hàng tiêu dùng: + Nộp thuế xong trước nhận hàng + Trường hợp tổ chức tín dụng bảo lãnh: 30 ngày kể từ ngày đăng kí tờ khai hải quan - Đối với hàng vật nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu: + Doanh nghiệp chấp hành tốt luật hải quan: 275 ngày kể từ ngày đăng kí tờ khai hải quan + Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, thuế: nộp thuế xong vào tài khoản tạm thu trước nhận hàng - Đối với hàng hoá kinh doanh theo phương thức tạm nhập tái xuất: + Doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan: 15 ngày kể từ ngày hết hạn tạm nhập tái xuất + Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, thuế: nộp thuế xong vào tài khoản tạm thu trước nhận hàng - Đối với hàng vật tư, nguyên liệu trực tiếp dùng cho sản xuất: + Doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan: 30 ngày kể từ ngày đăng kí tờ khai hải quan + Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, thuế: nộp thuế xong vào tài khoản tạm thu trước nhận hàng Sau hồ sơ kiểm tra thuế đưa cho chi cục phó phụ trách đội thủ tục hải quan hàng nhập Chi cục phó định hình thức, xem hàng có kiểm hố hay khơng Nếu có phân tỷ lệ kiểm hoá, đồng thời giải vấn đề vượt thẩm quyền công chức hải quan Hoàn thành khâu này, hố sơ chuyển qua phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận theo dõi số tờ khai bảng thơng báo, số tờ khai trả phía trước khu vực làm thủ tục hải quan Tại đây, nhân viên giao nhận phải đóng lệ phí hải quan sau nhận tờ khai biên lai thu lệ phí để làm tốn với chủ hàng sau Nhận tờ khai, nhân viên giao hàng chuẩn bị công tác lấy hàng lý tờ khai Lấy hàng: Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai, D/O phiếu điều container cho hải quan giám sát bãi, báo lấy hàng Hải quan bãi kiểm tra số Container, số seal, số lượng… cho phép lấy hàng Nhân viên giao nhận liên hệ xe nâng, đội bốc xếp cho xe bãi, yêu cầu mở container, rút ruột, đưa lên xe chở kho chủ hàng (đối với hàng rút ruột) Đối với hàng dễ vỡ, nặng mượn container kéo container kho riêng rút ruột Khi mượn container phải đóng tiền cước container lấy hàng từ hãng tàu (Nơi lấy D/O hay văn phòng hang tàu cảng) Thanh lý tờ khai: nhân viên giao nhận tiếp nhận đem phiếu container, tờ khai D/O có đóng dấu “đã đối chiếu” đến đội giám sát hàng nhập để lý tờ khai, hải quan kí tên, đóng dấu lưu D/O Trình hải quan cổng tờ khai chủ hàng, phiếu điều container Hải quan giám sát cổng giữ lại phiêu điều container tờ khai chủ hàng để làm giấy tờ đường Tổ chức vận chuyển giao hàng cho chủ hàng: Nếu hợp đồng dịch vụ thỏa thuận chủ hàng tự tổ chức vận chuyển hàng từ cảng kho chủ hàng nghĩa vụ công ty chấm dứt giao hàng cho người vận chuyển hàng cảng Lúc nhân viên giao nhận lập biên giao hàng hóa với người chuyển chở chủ hàng hai bên ký nhận Nếu công ty đảm nhận việc tổ chức vận chuyển hàng tận kho, bãi chủ hàng theo thỏa thuận truớc hai bên, công ty vận chuyển xe chở hàng công ty nhân viên giao nhận liên hệ xe chở hàng địa điểm giao nhận hàng Tại đây, lập biên giao nhận hàng, chứng từ với kho hàng người đại diện chủ hàng Ghi chú: Chủ hàng chấp hành tốt pháp luật hải quan người có hoạt động xuất nhập thời gian 365 ngày tính đến ngày làm thủ tục hải quan Không bị pháp luật xử lý hành vi buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới - Không hai lần bị xử lý vi phạm hành hải quna với mức phạt vượt thẩm quyền Chi cục trưởng hải quan - Không trốn thuế, không bị truy tố bị phạt mức lần số thuế phải nộp trở lên - Không nợ thuế hạn 90 ngày - Thực nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Bước 5: Hoàn tất hợp đồng giao nhận Sau hồn tất cơng việc giao nhận trên, kết việc thực hoạt động giao nhận phải báo cáo với phận kế tốn để tốn chi phí tạm ứng, phận kế tốn xuất hóa đơn tốn tiền Nhân viên giao nhận vào hóa đơn lập Debit Note Cơng ty gửi cho chủ hàng hóa đơn với Debit Note để yêu cầu tốn Một số u cầu quy trình nhập hàng nhập khẩu: - Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt dỡ hàng chậm - Nhận hàng toán với tàu đầy đủ xác - Phát kịp thời tổn thất hàng hóa lập đày đủ giấy tờ hợp lệ, kịp thời để khiếu nại bên lien quan Đánh giá chung hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển interlogistic Hầu hết nhân viên phòng trẻ, 2/3 (kể vị trí quản lý) Phải vừa học nghiệp vụ, vừa trực tiếp làm việc nên thực quy trình vấp phải khó khăn như:  Thiếu thông tin S/I Thiếu thông tin S/I  Thiếu thông tin S/I Thiếu thông tin Inquiry  Thiếu thông tin S/I Chưa nắm thông tin hàng Trong năm nay, lợi nhuận riêng phòng nhập đạt bước tiến đáng kể với 637,815,724 đồng, tăng 35 triệu so với năm trước Kết khả quan có xuất phát từ nguyên nhân phòng nhập vào hoạt động ổn định, nhân viên hoàn thiện kĩ thiết lập nên nguồn khách hàng lớn ổn định Vận chuyển hàng trọn gói (Door to Door) có tăng tăng nhẹ (19 lên 24), yêu cầu dịch vụ cạnh tranh ngày cao Điều đòi hỏi cơng ty cần nâng cao quy trình giao nhận hàng nhập theo phương thức D2D để nâng cao hiệu kinh doanh cho công ty 1.3 Ưu điểm Thuận lợi, điểm mạnh: - Vị trí trụ sở nằm cảng sài gòn, gần cảng biển Tân thuận Vict… tạo điều kiện thuận lợi việc giao dịch với cơng ty khách hàng nhanh chóng - Hơn Interlogistics thành viên nhiều hiệp hội : Hội viên hội doanh nghiệp trẻ thành phố Hồ Chí Minh (YBA), Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS), Hiệp hội giao nhận vận chuyển quốc tế (FIATA) nâng cao vị công ty thị trýờng cạnh tranh nhý Do ðó phịng nhập nhận nhiều ưu đãi định từ sở ban ngành, tạo lợi cạnh tranh đáng kể việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Phòng nhập hỗ trợ hệ thống chi nhánh nhỏ: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, phục vụ cho tất nhu cầu cuả khách hàng từ nước vào 68 nội địa, đồng thời có mối quan hệ tốt với đại lý nước Taiwan, Shang Hai, Ning Bo……phát triển dịch vụ giao nhận ngày mở rộng nâng cao - Hệ thống sở hạ tầng mở rộng có kho riêng 39 Bế Vân Đồn, kho chia hàng lẻ Kho Cát Lái Kho Tân Cảng Công ty có lượng khách hàng trung thành tìm kiếm khách hàng tiềm - Cơng ty có kinh doanh kho bãi, điều đáp ứng nhu cầu lưu kho cần thiết khách hàng cần, giảm lưu kho cảng, dành chủ động việc hoạt động Hơn phận phòng ban công ty trang bị đầy đủ máy tính, Internet, điện thoại, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho trình làm việc Việc thực dịch vụ cung cấp cho khách hàng diễn nhanh chuyên nghiệp - Công ty không ngừng nâng cao khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung cấp dịch vụ ngày đa dạng tốt