Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Giải pháp tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của khối dân vận cấp cơ sở. (Qua khảo sát tại thành phố Thủ Dầu Một)

Tuy nhiên, kết quả khảo sát sơ bộ cho thấy hiện nay, tô chức hoạt động văn phòngcủa khối Dân vận cấp cơ sở ở Bình Dương gặp nhiều khó khăn vì không cóbiên chế chức danh văn phòng khối Dâ

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu thanh khảo, phụ lục thì nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau:

Chương 1: Co sở lý luận và pháp lý tổ chức hoạt động văn phòng Khối Dân vận cấp cơ sở.

Trong phần này tác giả nêu ra cơ sở lý luận làm rõ khái niệm và đối tượng của khối Dân vận cơ sở; cơ sở lý luận về tổ chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở; đây là cơ sở cho Chương 2 nhăm làm rõ quy định về tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở, cũng như thách thức và quy trình tổ chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở.

Chương 2: Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở tại thành phố Thủ Dầu Một trước và sau khi có sự thay đôi về nhân sự (giảm biên chế).

Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng của khốiDân vận cơ sở 14/14 phường tại thành phố Thủ Dầu Một tác giả phân tích và đánh giá những thuận lợi, khó khăn từ đó đề xuất giải pháp tô chức hoạt động văn phòng của khối Dân vận cơ sở.

Trên cơ sở thực trang hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở, tác giả trình bày và phân tích các giải pháp để tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận co sở thiệt thực hiệu quả.

tác Dân vận của Đảng, công tác tôn giáo, công tác dân tộc; đồng thời là

Thường trực của Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ cùng cấp.

Tổ chức Khối Dân vận do đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng (hoặc đồng chí Ủy viên thường vụ thường trực Đảng) làm trưởng khối Thành viên bao gồm các đồng chí: Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, trưởng các đoàn thể và hội quần chúng, Thường trực Hội đồng nhân dân, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân. Ở các phường, thị tran cử thêm đồng chí Trưởng công an tham gia.

Duy trì nền nếp chế độ giao ban khối hàng tháng, quý, năm đề tổng hợp tình hình quan chúng; thống nhất kiến nghị với cấp ủy và chính quyền xử lý những vướng mắc trong công tác Mặt trận, đoàn thé.

Thực hiện chế độ thông tin báo cáo với cấp ủy và Ban Dân vận cấp trên theo quy định.

Phối hợp giữa các thành viên trong Khối Dân vận tham mưu đề xuất với Dang uỷ tô chức triển khai thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, Tỉnh uỷ, Huyện uỷ và nghị quyết của Đảng ủy về công tác Dân vận.

Theo dõi, kiểm tra, phản ánh về tình hình tư tưởng, nguyện vọng của nhân dân; sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm, đề xuất, kiến nghị các nội dung về công tác Dân vận với Đảng ủy và Ban Dân vận Huyện ủy.

Phối hợp các hoạt động của Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thé chính trị - xã hội; tuyên truyền phổ biến các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, nhiệm vụ của xã, phường, thị trấn tới các tầng lớp nhân dân.

Hướng dẫn, tô chức các phong trào quan chúng thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quôc phòng, xây dựng Đảng, xây dựng chính quyên, thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; giúp Dang ủy xử lý những van dé cụ thể liên quan đến công tác Dân vận Hướng dân nghiệp vụ công tác Dân van cho Tổ Dân vận.

Thường xuyên giữ mỗi liên hệ giữa các hoạt động trong Khối Dân vận, theo dõi tình hình hoạt động của Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thê để đề xuất với Dang ủy tăng cường sự lãnh đạo; biéu dương các Chi bộ, cá nhân làm tốt công tác Dân vận; khắc phục những ton tại hạn chế; củng cố tổ chức, đảo tạo bồi dưỡng, khen thưởng động viên cán bộ trong Khối Dân vận.

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại dé thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nha quản tri những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong tô chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.

Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.

- Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưng thông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn dé tránh sự trùng lập với một tô chức, cơ quan trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ và địa vị pháp lý của văn phòng.

Như vậy, văn phòng tôn tại như là một thực thể, nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau, chính vì vậy mà hiện có nhiều quan niệm về văn phòng.

Tiếp cận theo phương diện tô chức, văn phòng là một don vị cấu thành của tô chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tô chức.

Tiếp cận theo chức năng tô chức, văn phòng là một thực thé tồn tại dé thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.

Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây, có thể thấy cách tiếp cận chức năng mang tính bao quát nhất Vì thế mà khái niệm văn phòng được hiểu khái quát như sau:

Văn phòng là thực thé tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

1.1.1.5 Khái niệm hoạt động văn phòng

Văn phòng là một thực thé tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tôn tại như bat kỳ một thực thé nào thông quan mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tôn tại Nó vận động theo những quy luật riêng, liên hệ, tương tác với nhau trong hệ thong nhất định.

Nguyên tắc tỉnh giản: tổ chức hoạt động văn phòng phải đảm bảo gọn nhẹ, không phát sinh thêm nhiều nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở, đồng thời phải đảm bảo chất lượng, đạt hiệu quả theo yêu cầu đã đề ra vì hiện nay nguồn nhân lực của khối Dân vận đang thiếu đang sử dụng chung nhân lực của thành viên khối Dân vận Chính vì vậy cần nghiên cứu, xem xét dé đưa ra giải pháp tốt nhất, đảm bảo nguồn nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở.

Nguyên tắc hệ thông: đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức hoạt động văn phòng vì vậy cần có sự thống nhất của cả hệ thống chính tri tai dia phương đồng thời được sự đồng ý của ngành doc cấp trên cụ thé là Ban Dan van cấp huyện dé thực hiện tổ chức hoạt động văn phòng đảm bảo áp dụng

19 được đối với tất cả khối Dân vận cơ sở Đó là lý do cần xây dựng hệ thống chung, nhất quán cho hoạt động văn phòng khối Dân vận.

Nguyên tắc hiệu quả: hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra cụ thể bảo đảm kịp thời, nhanh chóng: đạt và vượt yêu cầu, mục tiêu; hạn chế tối đa sai sót, thiếu sót; kip thời khắc phục sữa chữa khi có sai lầm trong t6 chức thực hiện các hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở

Nguyên tắc phù hợp: Khối Dân vận là một bộ phận của cả hệ thống chính trị lại cơ sở, đây là cơ quan hoạt động lâu dài vì vậy cần phải nhìn xa trông rộng, tập trung nghiên cứu nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở phải phù hợp với tình hình thực tế của khối Dân vận cơ sở trong thời điểm hiện tại và đáp ứng được trong tương lai.

Nguyên tắc thận trọng: tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở chưa thực hiện vì vậy khi tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở cần phải thận trọng, nghiên cứu thực tế, thu thập thông tin, định hướng tương lai nhăm đảm bảo hoạt động văn phòng thực hiện tốt bám sát thực tế, không được chủ quan, phiếm diện tốn nguồn lực mà không hiệu quả.

Nguyên tắc công bằng: hiện nay chưa có chế độ kiêm nhiệm hoặc biên chế cho người thực hiện các hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở nên cần phải đảm bảo chế độ, đáp ứng nhu cầu cơ bản cho nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng, không để xảy ra tình trạng bất mãn, không thiết tha với công việc, giảm khả năng sáng tạo của nhân lực.

1.1.3 Phân công tổ chức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở

Tổ chức hoạt động văn phòng Khối Dân vận cấp cơ sở do đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận lãnh chỉ đạo thực hiện; căn cứ Hướng dẫn 01/HDLB-TC-DV ngày 25/5/2000 của

Ban Dân vận Trung ương và Ban Tổ chức Trung ương về chức năng, nhiệm vụ, tô chức bộ máy và biên chê cán bộ của Ban Dân vận địa phương Đôi với

20 các cấp từ Trung ương đến Huyện có quy định cụ thể biên chế cho cán bộ văn phòng của Ban Dân vận, riêng đối với cấp cơ sở văn phòng Khối Dân vận là chức danh kiêm nhiệm do địa phương phân công nhiệm vụ tùy theo tình hình thực tế mà bố trí chức danh kiêm nhiệm công tác văn phòng Khối Dân vận Do đó, các hoạt động văn phòng đều được thực hiện kiêm nhiệm từ các chức danh khác do đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận phân công nhiệm vụ như: thư ký đảng ủy, phó chủ tịch Mặt trận tổ quốc, phó chủ nhiệm ủy ban kiểm tra dang, hỗ trợ thực hiện các hoạt động văn phòng cụ thể: tham mưu soạn thảo văn bản hồ sơ; quản lý, lưu trữ văn bản hồ sơ; sử dụng con dấu của Đảng ủy cơ sở; thư ký; lễ tân; đề xuất mua sắm và quản lý trang thiết bị; duy trì môi trường làm việc; hỗ trợ các van đề pháp lý.

Nhằm thực hiện tốt công tác Khối Dân vận cấp cơ sở đồng thời có căn cứ, cơ sở để phân công thực hiện nhiệm vụ, hàng năm Đảng ủy cơ sở xây dựng quyết định củng cô Khối Dân vận cơ sở, đồng thời kịp thời củng cố thành viên Khối Dân vận dé các thành viên có căn cứ tiếp cận và hoàn thành nhiệm vụ do tô chức phân công khi có sự thay đổi nhân sự các chức danh là thành viên khối Dân vận cơ sở do luân chuyền, bổ nhiệm, phê chuẩn cán bộ, công chức trong quá trình làm việc và công tác tại địa phương.

Căn cứ quyết định củng cô Khối Dân vận cơ sở hàng năm, Khối Dân vận cơ sở sẽ xây dựng Quy chế hoạt động của Khối Dân vận cơ sở cụ thé va rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân từ Trưởng Khối, Phó Trưởng Khối, thư ký và thành viên của Khối dựa trên cơ sở thực hiện các Nghị quyết của Đảng ủy về công tác Dân vận tại địa phương Từ đó, việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được phân công và kết quả đánh giá thi đua do cấp trên đánh giá hoạt động của Khối Dân vận cơ sở thì Quy chế hoạt động Khối Dân vận cơ sở cũng là một trong những căn cứ để đánh giá, đề xuất khen thưởng cán bộ, công chức hàng năm.

Như đã nói ở trên, hiện nay không có quy định về bố trí biên chế chức danh văn phòng Khối Dân vận cơ sở; do đó, tùy theo tình hình thực tế tại địa phương đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối

Dân vận sẽ phân công nhiệm vụ văn phòng Khối Dân vận cơ sở cho các chức danh khác kiêm nhiệm Tuy nhiên, do thực hiện tinh giản biên chế nên cán bộ, công chức thực hiện nhiều nhiệm vụ nên không đảm bảo được việc thực hiện hoàn thành hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở, dẫn đến nhiều người cùng hỗ trợ thực hiện công tác văn phòng Khối Dân vận cơ sở từ đó công việc văn phòng bị gián đoạn, không logic, lưu trữ không khoa học do lưu trữ nhiều máy tính và ảnh hưởng đến công tác thi đua Dân vận tại địa phương.

Việc bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm quản lý văn bản của Khối Dân vận cơ sở đều được thực hiện chung với các chức danh khác, chính vì vậy khi thực hiện hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm văn bản, số liệu, thông tin dé soạn thao ban hành và lưu trữ văn bản Ngoài ra, cá nhân thực hiện hoạt động thư ký viết biên bản các hội nghị, cuộc họp tại địa phương thay đổi do phải thực hiện nhiệm vụ chuyên môn không hỗ trợ khối Dân vận được sẽ khó khăn trong việc giải quyết các sự vụ, sự việc có tính nỗi tiếp.

Văn phòng Khối Dân vận cơ sở giữ vai trò vô quan trọng trong điều hành công việc của Khối Dân vận, tầm quan trọng của văn phòng Khối Dân vận được thể hiện từ những yếu tố sau: Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo Khối Dân vận; hoạt động của văn phòng có tác động trực

22 tiếp đến tính chính xác, kịp thời và tính pháp lý của các quyết định lãnh đạo, quản lý; công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong phạm vi không gian văn phòng mà nó được thực hiện và có tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu quả công việc của Khối Dân vận và các tổ chức thành viên; văn phòng là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của Khối Dân vận, là bộ mặt, hình ảnh, có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của Khối Dân vận và của chính người lãnh đạo.

- Trong công cuộc cải cách hành chính văn phòng đóng góp quan trọng đối với toàn bộ công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, nhất là đối với cải cách thẻ chế hành chính, cụ thể là đối với cải cách hành chính, cụ thẻ là đối với hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ tục hành chính.

Toàn bộ công việc trong quá trình hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Khối Dân vận điều hành, triển khai hoạt động của Khối Dân vận và các thành viên, cụ thể với các chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Chức năng thu thập và xử lý thông tin: xử lý các nguồn thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của Khối Dân vận và các thành viên được tiến hành trôi chảy Các thông tin phải được nhanh chống thu nhận, sàng lọc, xử lý và chuyền tới các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu hoạt động, tránh sự chậm trễ sai lệch.

- Chức năng tham mưu, tông hợp: mang tính tham vấn và chuyên sâu, việc xử lý thông tin không chính xác sẽ dẫn đến việc ra quyết định sai lầm, chức năng này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho Khối Dân vận: cung cấp đầy đủ kịp thời những yếu tố đã cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi vì cơ sở vật chất, tài chính rất cần thiết cho hoạt động của Khối Dân vận

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của Khối Dân vận: lãnh đạo phê duyệt và ban hành, b6 sung hoàn thiện quy chế của Khối Dân vận dé hoạt động của khôi Dân vận có tô chức và kỷ luật.

- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của Khối Dân vận: chương trình kế hoạch tổng hợp làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm dé giải quyết những công việc đã đề ra đạt hiệu quả.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: lưu trữ hồ sơ, soạn thảo và banh hành văn bản có nội dung day đủ, đúng thẩm quyền có tác động tích cực tới đối tượng tiếp nhận.

- Quản lý tài sản, tài chính cho Khối Dân vận: lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán cân đối thu chi vì nó ảnh hưởng đến kinh tế của toàn bộ Khối Dân vận

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phương tiện làm việc, cho cán bộ Khối Dân vận: đảm bảo cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị thường xuyên, đầy đủ dé thực hiện kế hoạch đúng tiến độ.

- Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân: t6 chức thực hiện công tác y tế, , bảo vệ trật tự, phục vụ các cuộc họp, tiếp khách văn minh, khoa học, lễ khánh tiết

1.1.4.1 Góp phan đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Khối Dân vận

Từ những chức năng, nhiệm vụ cơ bản nếu trên của hd VP, có thé thấy, việc tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ đem lại một số ý nghĩa quan trọng sau đây:

- Đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Khối

Hiện nay, công tác văn phòng của Khối Dân vận còn kiêm nhiệm, chưa có văn bản phân công nhiệm vụ này cụ thê rõ ràng, đa phần cấp cơ sở chỉ thực hiện trên cơ sở quy chế làm việc nội bộ, hoặc phân công kiêm nhiệm hỗ trợ công tác văn phòng Khối Dân vận, không có chế độ lương, phụ cấp cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiêm nhiệm này Đây chính là vấn đề bất cập dẫn đến

24 tình trạng cán bộ không thiết tha với nhiệm vụ văn phòng Khối Dân vận, công tác chưa mang tính chiều sâu, chỉ mang tính chất đối phó.

Việc thực hiện tinh giản biên chế đã giảm 50% số lượng cán bộ là phó đoàn thê, trước đây, nhiệm vụ văn phòng của khối Dân vận cơ sở trước đây đều do các phó đoàn thể hỗ trợ như vậy, nhiệm vụ văn phòng khối Dân vận cơ sở sẽ thiếu nhân lực để hỗ trợ thực hiện.

- Hoàn thiện mô hình tô chức văn phòng của Khối Dân vận: Hiện nay, chưa có văn bản cụ thể quy định cán bộ thực hiện hoặc kiêm nhiệm nhiệm vụ văn phòng của Khối Dân vận cơ sở, công tác này được trưởng Khối Dân vận phân công cho thành viên Khối Dân vận hoặc thư ký Đảng ủy thực hiện tùy theo tình hình thực tế của địa phương Do công tác văn phòng không được quy định trách nhiệm theo văn bản cụ thể nên công tác này còn thực hiện trên tính hình thức, chưa đạt đúng theo yêu cầu Chính vì vậy, cần phải quan tâm và hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng của Khối Dân vận dé công tác văn phòng đạt chiều sâu, hoạt động chất lượng, nâng cao hiệu quả.

1.1.4.2 Tạo tiên dé phát triển Khối Dân vận và các thành viên Khối

- Khối Dân vận và các thành viên là tổ chức chính trị xã hội với nhiệm vụ tuyên truyền, vận động và tô chức các hoạt động cộng đồng, chăm lo lợi ích chính đáng của đoàn viên, hội viên và nhân dân trên địa bàn Việc thu thập, xử lý, phân tích thông tin để có những dự báo chính xác quan trọng trong việc phục vụ quản lý, điều hành đơn vị của lãnh đạo Khối Dân vận Nếu công tác này được thực hiện đầy đủ, chúng sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của Khối Dân vận.

- Giúp lãnh đạo Khối Dân vận lãnh đạo điều hành công việc một cách thống nhất, chặt chẽ đảm bảo tiến độ và các yêu cầu đề ra, giúp các thành viên Khối Dân vận phối hợp công tác chặt chẽ với nhau.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thé hiện ở chỗ xác định trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ tự thời gian thực hiện, phân công thực hiện, đề xuất giải pháp hữu hiệu để thực hiện, dự kiến kết quả cuối cùng phải đạt được, đảm bảo chương trình công tác bao quát tổng hợp, cụ thé và không bỏ sót việc Đồng thời với việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn phòng còn thường xuyên kiêm tra, đôn đốc dé đảm bảo tiến độ thực hiện, chất lượng chương trình, kế hoạch công tác, kip thời

26 kiến nghị dé xuất các giải pháp khắc phục các tồn tại, những van dé phát sinh ảnh hưởng đến tiễn độ, có nguy cơ không hoành thành chương trình, kế hoạch công tác.

- Góp phần đổi mới hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở Các tô chức đoàn thê - thành viên Khối Dân vận cơ sở giống nhau về nhiệm vụ, tính chất hoạt động, do đó các hoạt động văn phòng sẽ giống nhau nên hoạt động văn phòng chỉ cần một người thực hiện sẽ đảm bảo hoàn thành tốt; đồng thời thực hiện hoạt động văn phòng sẽ mạch lạc, logic, các sự kiện, hội nghị không bị trùng lắp, tổ chức các hoạt động của thành viên mang tính phối hợp, sáng tạo nâng cao chất lượng hiệu quả, thu hút được đoàn viên, hội viên tham gia Đó cũng là lý do chúng tôi đề xuất “Giải pháp to chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở” nhằm nâng cao chất lượng hoạt động, góp phần đổi mới phương thức hoạt động, thê hiện sự quan trọng của công tác văn phòng Khối Dân vận cơ sở Đồng thời đáp ứng được mục tiêu thực hiện theo đề án tinh giản biên chế.

1.1.4.3 Góp phan tổ chức hoạt động của Khoi Dân vận được hiệu quả, chuyên nghiệp

- Tạo nề nếp làm việc khoa học trong Khối Dân vận và các thành viên và thuận lợi trong giao lưu phát triển

Hoạt động của Khối Dân vận được thực hiện bởi các thành viên của khối, mỗi thành viên có những chức năng, nhiệm vụ riêng Tuy nhiên sự riêng biệt đã chỉ có tính tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau Văn phòng chính là nơi giúp lãnh đạo Khối Dân vận điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các thành viên viên Khối Dân vận, đảm bảo cho hoạt động của Khối Dân vận được thông suốt Việc điều hòa đã được thực hiện thông qua việc xây dựng và thực thi quy chế làm việc và thông qua các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng do văn phòng đảm nhiệm Nếu văn phòng thực hiện tôt, sẽ tạo nên phong cách, nê nêp làm việc khoa học tránh được tình

27 trạng lộn xộn, chồng chéo, làm rối các quan hệ giữa các tổ chức thành viên Khối Dân vận.

Từ việc sắp xếp các hoạt động của Khối Dân vận phù hợp không trùng lắp đồng thời đáp ứng yêu cầu của cấp trên văn phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cho giao lưu giữa các tổ chức thành viên, thiết lập được mối quan hệ, tránh được nhiều sự ách tắc.

- Giảm thiểu được các thủ tục hành chính trong Khối Dân vận, tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Khối Dân vận cơ sở

Hoạt động văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần có những khoản chi phí cần thiết như: khánh tiết, vật tư, nguyên vật liệu, phương tiện cho các hoạt động quản lý gián tiếp và nghiệp vụ văn phòng Tùy theo lĩnh vực, đặc điểm, tính chất, quy mô tô chức mà chỉ phí cho hoạt động Khối Dân vận lớn hay nhỏ Thông thường chỉ phí này chiếm 5 — 10% tổng chỉ phí hoạt động Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt, tiết kiệm thì sẽ làm tiết kiệm khoản chi chung Việc làm này cũng làm nâng cao trách nhiệm cá nhân, củng có ý thức hoạt động của Khối Dân vận và các thành viên.

- Cung cấp kịp thời thông tin trong quản lý Chiến thắng trong hoạt động của một tổ chức thường quyết định bởi lợi thế về thông tin Nghĩa là, thông tin được thu thập đầy đủ, chính xác, phân tích thông tin khoa học, khách quan, ra quyết định kịp thời, phù hợp với mục tiêu xu hướng vận động của Khối Dân vận Các thông tin được truyền tải đến lãnh đạo và từ người lãnh đạo đến các thành viên Khối Dân vận phải được tiếp nhận nhanh, chính xác, day đủ, các thông tin phản hồi có thé bổ sung hoàn thiện hệ thống thông tin đã có để không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả thông tin Yêu cầu trên có đáp ứng hay không tùy thuộc vào việc bố trí công tác văn phòng khoa hoc Đặc biệt, sự bùng nỗ thông tin ngày nay càng đưa ra những đòi hỏi ngày một cao hơn về chất lượng thông tin Đề giải quyết vẫn đề này nhiều quốc gia trên thé giới rất chú trọng áp dụng các tiền bộ khoa học vảo công tác văn phòng.

1.1.4.4 Tăng cường khả năng sử dung các nguôn lực của Khối Dân vận và các thành viên.

Nguồn lực tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau như nhân lực, vật chất và trí lực bởi vậy nó cần được tác động băng nhiều cách khác nhau Cơ chế tác động đến các nguồn lực phụ thuộc vào trật tự, nguyên tắc bé trí các yêu tố trong Khối Dân vận Vì vậy, văn phòng Khối Dân vận tham mưu đắc lực sẽ khai thác tốt các nguồn lực này.

1.1.4.5 Giúp các hoạt động duy trì và kiểm soát chặc chẽ Công tác văn phòng cung cấp cho hoạt động quản lý, đồng thời bố trí các hoạt động cấu thành trong hoạt động sao cho hợp lý thông thoáng để duy trì hoạt động liên tục cho Khối Dân vận Không những thế công tác văn phòng còn thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc các hoạt động nhằm loại bỏ những hoạt động thừa, bổ sung hoạt động thiếu trong quản lý dé không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Khối Dân vận và tổ chức thành viên.

1.1.4.6 Nâng cao chất lượng hoạt động tuyên truyền thống nhất và tạo khả năng giải quyết kịp thời những ý kiến, quyên lợi người dân trong lĩnh vực Khoi Dân vận

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu của Khối Dân vận vì công tác văn phòng hoàn thành tốt sẽ là tiền đề để Khối Dân vận tổ chức các hoạt động chuyên môn, phối hợp theo sự chỉ đạo của ngành dọc cấp trên và cấp ủy lãnh đạo Mặt khác, công tác văn phòng chính là cơ sở để chấm điểm thi đua hàng năm, và cũng là cơ sở lưu trữ dé Khối Dân vận có căn cứ thực hiện chương trình, hoạt động trong tương lai Có thể nói, văn phòng Khối Dân vận là hậu phương vững chắc cho chất lượng hoạt động tuyên truyền thống nhất của Khối Dân vận.

2.1.1 Khái quát chung về thành phố Thủ Dầu Một

Thủ Dầu Một là đô thị loại I, là trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục, chính trị của tỉnh Bình Dương và một trong những trung tâm kinh tế của vùng Đông Nam Bộ, nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam Thành phố được thành lập ngày 02/5/2012 theo Nghị quyết số 11/NQ-CP của Chính phủ trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên, dân số và các đơn vị hành chính trực thuộc của thị xã TDM.

Thủ Dầu Một cách trung tâm|Thành phô Hô Chí Minh|khoảng 30 km về phía bắc, có vị trí tương đối thuận lợi cho việc giao lưu với các huyện, thị trong tỉnh và cả nước qua|quốc lộ 13] Thành phố TDM nam ở phía tây nam tỉnh Bình Duong và có vi trí địa lý: Phía đông giáp thị xã Tân Uyên; phía tay giáp Thành phố Hồ Chí Minh; phía nam giáp thành phố Thuận An; phía bắc giáp thị xã Bến Cát Thành phố có diện tích tự nhiên 118,67 km? và 325.551 người có đăng ký cư trú (thống kê ngày 01/04/2019), dan số quy đôi bao gồm cả người không đăng ký cư trú khi nâng cấp lên đô thị loại I năm 2017 là 502.976 người Thành phố có 14 phường trực thuộc, gồm: Chánh Mỹ, Chánh

Nghĩa, Định Hòa, Hiệp An, Hiệp Thành, Hòa Phú, Phú Cường, Phú Hòa, Phú

Lợi, Phú Mỹ, Phú Tân, Phú Thọ, Tân An, Tương Bình Hiệp Trong đó, phường Phú Cường là phường trung tâm, nơi đặt trụ sở UBND thành phó.

Phường Hòa Phú là phường trung tâm của khu đô thị Thành phố mới Bình

Dương, nơi đặt trung tâm hành chính tỉnh Hiện nay, Thủ Dầu Một là 1 trong

7 thành phố trực thuộc tỉnh khụng cú xó trực thuộc (cựng v6i[Bac Ninhẽ|Dĩ

Thành phố TDM cùng với thành phố Dĩ An và Thuận An là những đô thị nằm ở phía Nam của tỉnh có nền kinh tế phát triển mạnh nhất Tổng thu ngân sách nhà nước của thành phố năm 2019 đạt 5.600 tỷ đồng, là một trong những thành phố trực thuộc tỉnh có mức thu ngân sách hàng năm trong top đầu cả nước Tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ năm 2019 đạt trên 158.000 tỷ đồng, thương mại - dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn trên địa bàn thành phó Về công nghiệp, Thành phố TDM hiện có 07 khu công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp năm 2019 gần 36.000 tỷ đồng, các khu công nghiệp này tập trung chủ yếu ở phía Bắc của thành phố và năm trong Khu liên hợp công nghiệp - dịch vụ - đô thị Bình Dương gồm: VSIP II, Sóng Thần 3, Phú Tân, Kim Huy, Đại Đăng, Đồng An 2, Mapletree Bình Dương

2.1.2 Khái quát về Ban Dân vận tại thành phố Thủ Dau Một

Ban Dân vận Thành uy là một Ban thuộc hệ thống các Ban xây dựng Đảng, là cơ quan tham mưu của cấp ủy, mà trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ Thành uỷ về công tác Dân vận của Đảng, trong đó có công tác tôn giáo, dân tộc Thường trực Ban Dân vận Thành phố Thủ Dầu Một gồm Trưởng Ban và Phó Trưởng Ban Ban Dân vận Thành ủy Thủ Dầu Một hiện có 01 Trưởng Ban và 02 Phó Trưởng Ban, gồm: Trưởng Ban kiêm Chủ tịch Ủy Ban Mặt trận tô quốc Việt Nam thành phố Thủ Dau Một: Ông Huỳnh Văn Thanh; Phó Trưởng Ban: Bà Nguyễn Thị Hoàng Tiên; Ông Phan Lương Hoài.

Trụ sở Ban Dân vận Thành ủy Thủ Dầu Một hiện đóng tại Số 01, đường Quang Trung, phường Phú Cường, thành phố TDM, tỉnh Bình Dương.

Căn cứ hướng dẫn số 01/HDLB-TC-DV ngày 25/5/2000 của Ban Dân vận Trung ương và Ban Tổ chức Trung ương về chức năng, nhiệm vụ, t6 chức bộ máy và biên chế cán bộ của Ban Dân vận địa phương, qui định Ban Dân vận thành ủy Thủ Dầu Một có chức năng nhiệm vụ như: Nghiên cứu, tham mưu với thành ủy những chủ trương vê công tác Dân vận; chuân bi, tham gia

35 chuẩn bị các quyết định của Đảng về công tác Dân vận; thâm định các đề án về công tác Dân vận trước khi trình thành ủy; tham mưu giúp thành ủy chỉ đạo những vấn đề cụ thê về công tác Dân vận trong hệ thong chinh tri (trong đó có công tác tôn giáo, dân tộc); Hướng dan các Dang ủy, các tổ chức Dang thực hiện các nghị quyết chủ trương của cấp trên; hướng dẫn khối Dân vận, Đảng ủy cấp dưới về chuyên môn nghiệp vụ; Giúp thành ủy kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Đảng về công tác Dân vận Theo dõi tình hình, phong trào và nguyện vọng của quần chúng, tổng kết kinh nghiệm, thực hiện chế độ báo cáo, kiến nghị và đề xuất chủ trương với Trung ương và thành ủy về công tác Dân vận và những van đề liên quan công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền; Phối hợp với Ban Tổ chức thành uỷ triển khai công tác tổ chức và cán bộ trong khối theo quy định của thành ủy; đề xuất việc bố trí, sử dung, đề bạt cán bộ trong khối thuộc diện thành ủy quan lý, kiến nghị những biện pháp quy hoạch, dao tạo, bồi dưỡng, sử dung cán bộ

Dân vận; tô chức hướng dẫn bồi đưỡng nghiệp vụ Dân vận cho cán bộ của hệ thống chính tri; tham gia công tác xây dung Dang ở các Đảng bộ co quan khối Dân vận; Chủ trì phối hợp với các Ban, ngành liên quan, nhất là các cơ quan trong khối các hoạt động chung về công tác Dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi đưỡng, thông tin về công tác Dân vận ở địa phương.

2.1.3 Hoạt động của Ban Dân vận Thành úy Thủ Dau Một

Ban Dân vận Thành ủy Thủ Dầu Một đã được triển khai thực hiện có hiệu quả trong cả hệ thống chính trị, từ các cấp ủy Đảng, chính quyền, mặt trận, các đoàn thể đến quần chúng nhân dân Hoạt động Dân vận của chính quyên đã có nhiều chuyên biến mới như nâng cao hiệu qua công tác cải cách thủ tục hành chính, nhất là lĩnh vực đất đai; thường xuyên kiểm tra công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị; chăm lo giải quyết tốt chế độ cho gia đình chính sách, hộ nghèo, tạo điều kiện cho nhân dân phát

36 triển kinh tế, giải quyết việc làm Bên cạnh đó, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cũng vận động hội viên và các tầng lớp nhân dân tích cực hưởng ứng cuộc vận động “Toan dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư”, cuộc vận động xây dựng quỹ “Đền ơn đáp nghĩa” và quỹ “Vì người nghèo”.

Mặt trận Tổ quốc và các tô chức chính trị - xã hội đã tích cực đối mới nội dung, phương thức hoạt động để thu hút va tập hợp quan chúng: quan tâm củng cố, kiện toàn tô chức đoàn, hội vững mạnh; thu hút đoàn viên, hội viên và nhân dân tích cực tham gia các phong trào thi đua, giúp nhau xóa đói giảm nghèo, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Hệ thống Dân vận, Mặt trận và các đoàn thé thành phố tiếp tục đây mạnh công tác tuyên truyền, vận động các tầng lớp nhân dân thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, học tập làm theo tam gương đạo đức Hỗ Chi Minh và thực hiện có hiệu quả cuộc van động "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư" gắn với thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; công tác Dân vận hướng các hoạt động về cơ sở và giải quyết khó khăn vướng mắc ngay từ cơ sở; nắm bắt kịp thời tâm tư, nguyện vọng của quần chúng nhân dân; vận động quần chúng nhân dân tham gia các phong trào thi đua yêu nước của địa phương.

Ban Dân vận Thành ủy Thủ Dầu Một quản lý hoạt động của 14 Khối

Dân vận cơ sở và các thành viên.

2.1.4 Khái quát về khối Dân vận cơ sở

Khối Dân vận cơ sở là một tổ chức do Đảng ủy quản lý, là cơ quan tham mưu của cấp ủy Khối Dân vận cơ sở gồm Trưởng khối và Phó khối và các thành viên, Phó Bi thư thường trực Đảng ủy kiêm Trưởng khối Dân vận;

Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam phường kiêm Phó Trưởng khối.

Căn cứ hướng dẫn số 01/HDLB-TC-DV ngày 25/5/2000 của Ban Dân vận Trung ương và Ban Tô chức Trung ương vê chức năng, nhiệm vụ, tô

37 chức bộ máy và biên chế cán bộ của Ban Dân vận địa phương, qui định Khối Dân vận cơ sở có chức năng nhiệm vụ như: Nghiên cứu, tham mưu với cấp ủy những chủ trương về công tác Dân vận; chuẩn bị, tham gia chuẩn bị các quyết định của Đảng về công tác Dân vận; thâm định các đề án về công tác Dân vận trước khi trình cấp ủy; tham mưu giúp cấp ủy chỉ đạo những vấn đề cụ thé về công tác Dân vận trong hệ thống chính tri; Hướng dẫn các chi uy, các tô chức Dang thực hiện các nghị quyết chủ trương của cấp trên; hướng dẫn tổ Dân vận, chi ủy cấp dưới về chuyên môn nghiệp vụ; Giúp cap ủy kiêm tra việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Đảng về công tác Dân vận.

Theo dõi tình hình, phong trào và nguyện vọng của quan chúng, tông kết kinh nghiệm, thực hiện chế độ báo cáo, kiến nghị và đề xuất chủ trương với Trung ương và cấp ủy về công tác Dân vận và những vấn đề liên quan công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền; Chủ trì phối hợp với các Ban, ngành liên quan, nhất là các thành viên trong khối các hoạt động chung về công tác Dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng, thông tin về công tác Dân vận ở địa phương.

2.1.5 Hoạt động của khối Dân vận cơ sở

Khối Dân vận đã triển khai thực hiện các hoạt động có hiệu quả trong cả hệ thống chính trị, từ các cấp ủy Đảng, chính quyền, mặt trận, các đoàn thể đến quần chúng nhân dân Hoạt động Dân vận của chính quyền đã có nhiều chuyền biến mới như nâng cao hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính, nhất là lĩnh vực đất đai; thường xuyên kiểm tra công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị; chăm lo giải quyết tốt chế độ cho gia đình chính sách, hộ nghèo, tạo điều kiện cho nhân dân phát triển kinh tế, giải quyết việc làm Bên cạnh đó, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cũng vận động hội viên và các tầng lớp nhân dân tích cực hưởng ứng cuộc vận động “Toàn dân đoàn kêt xây dựng đời sông văn hóa ở khu dân cư”, cuộc vận động xây dựng

38 quỹ “Đền ơn đáp nghĩa” và quỹ “Vì người nghèo” Mặt trận Tổ quốc và các tô chức chính trị - xã hội đã tích cực đổi mới nội dung, phương thức hoạt động đề thu hút và tập hợp quần chúng; quan tâm củng cố, kiện toàn tô chức đoàn, hội vững mạnh; thu hút đoàn viên, hội viên và nhân dân tích cực tham gia các phong trào thi đua, giúp nhau xóa đói giảm nghèo, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Hệ thống

Khôi dân vận cơ sở trước năm 2019

Thứ hai, Tổ chức thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho khối Dân vận: hoạt động thu thập và xử lý các nguồn thông tin, tiếp nhận và truyền thông tin cho lãnh đạo Khối Dân vận là nhiệm vụ của văn phòng khối Dân vận Tuy nhiên, qua khảo sát nhiệm vụ này chủ yếu do lãnh đạo Khối Dân vận thực hiện cụ thé là Phó Bi thư Dang ủy kiêm trưởng khối Dân vận thu thập và xử lý các nguồn thông tin, tiếp nhận thông tin sau đó giao việc cho cán bộ kiêm nhiệm thực hiện các hoạt động văn phòng Khối Dân vận tiếp tục thực hiện theo quy trình dưới sự chỉ đạo và giám sát của Trưởng khối Dân vận Nguyên nhân của việc thực hiện không đúng nhiệm vụ được phân công vì thực trạng các Khối Dân vận cơ sở không có biên chế chức danh văn phòng Khối Dân vận riêng và không có kinh phí kiêm nhiệm cho người thực hiện hoạt động văn phòng Khối Dân vận dẫn đến việc thực hiện hoạt động thu thập và xử lý thông tin của văn phòng không có người thực hiện từ đó hoạt động thu thập và xử lý thông tin do Trưởng khối Dân vận cơ sở thực hiện Qua kết quả khảo

41 sát thực tế cho thay kết quả 62/98 phiếu đánh giá hoạt động thu thập và xử lý thông tin do Truong khối Dân vận cơ sở thực hiện hoạt động này.

Tổ chức thu thập và xử lý thng tin phục vụ cho khối dan vận nating khối vận the khối vận Thành viên Khối vận Cin bộ phụ trách vẫn phang

Biểu 2.2 Ý kiến về thực trạng tổ chức và thu thập xử lý thông tin phục vụ

Thứ ba, Tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp cho khối Dân vận: hoạt động tham mưu nội dung liên quan đến hoạt động của Khối Dân vận cho lãnh đạo phê duyệt và trién khai thực hiện; tông hợp các thông tin từ các tổ chức thành viên để báo cáo trên cơ sở chỉ đạo của Trưởng khối Dân vận, cụ thé: thu thập chuyền phát tat cả thông tin đi đến, phân loại và xử lý thông tin kịp thoi, chính xác, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các thành viên trong Khối Dân vận, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Trưởng Khối Dân vận Tuy nhiên, các phường phân công nhiệm vụ cho người thực hiện hoạt động này không giống nhau, tùy theo tình hình thực tế của địa phương dé giao nhiệm vụ, qua kết quả khảo sát bằng phiếu khảo sát tại 14 phường về chuẩn bị tổ chức hoạt động chuan bị tổ chức hội họp, sự kiện với 98 phiếu khảo sát có 34 phiếu 34,69% chiếm cho rang phó trưởng khối Dân vận (Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam) thực hiện, 28 phiếu

42 cho răng các thành viên khối Dân vận thực hiện và 36 phiếu cho rằng cán bộ phụ trách kiêm nhiệm văn phòng khối Dân vận thực hiện, chứng tỏ việc phân công cán bộ thực hiện không giống nhau tùy theo tình hình thực tế địa phương dé phan công nhiệm vu nhằm mục đích hoàn thành mục tiêu yêu cầu đã được đề ra được nhanh chóng như vậy sẽ không có hiệu quả đạt chất lượng.

Tổ chức thực hiện công tắc tham mưu, tổng hợp cho khối dẫn van ao a5 Tư

Trưởng khối vận Pho khi vận Thanh viễn Khếi vẫn ‘Gin bộ phụ trách vấn phẳng

I8 Tổ chức thực hiện cing tic tham mutu, tổng hop cho Hằốt dõn vận

Biểu 2.3 Ý kiến về thực trạng người thực hiện hoạt động văn phòng

Thứ tư, TỔ chức thực hiện công tac văn thư - lựu trữ cua khối Dân vận: cán bộ phụ trách văn phòng khối vận thực hiện các hoạt động tham mưu va soạn thảo văn bản đúng theo thể thức văn bản của Khối Dân vận; thực hiện hoạt động tiếp nhận phát hành và lưu trữ văn bản thông qua việc cấp số văn bản đi và văn bản đến, phát hành văn bản đi và văn bản đến đúng thời gian đúng đối tượng; phân loại, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục, mục lục hồ sơ, cập nhật hồ sơ, lưu hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản và tại kho lưu trữ văn bản, hồ sơ của khối Dân vận; đồng thời thực hiện đúng kỹ thật bảo quản hồ sơ theo quy định, đảm bảo hồ sơ được lưu trữ trong thời gian dài nhất; ngoài ra, văn phòng cân phải tham mưu việc tiêu hủy đôi với những ho sơ đã het

43 hạn, không còn giá trị thực hiện Về hoạt động quản lý và sử dụng con dau do thư ky Dang ủy quan ly do khối Dân vận cơ sở dùng chung dau của Dang ủy, vì vậy khi cần đóng dấu thì cán bộ phụ trách văn phòng khối Dân vận liên hệ thư ký Dang ủy dé thực hiện Hoạt động lưu trữ hồ sơ gặp nhiều khó khăn do không có kho lưu trữ riêng phải dùng chung với kho lưu trữ của Đảng ủy cơ sở đồng thời nhiều người tham mưu, nhiều người giúp việc cho hoạt động văn phòng sẽ lưu trữ nhiều nơi không tập trung và ảnh hưởng đến hoạt động thu thập thông tin, thôn tin sẽ bị gián đoạn, hoạt động lưu trữ văn bản hồ sơ dễ thất lạc Qua kết quả khảo sát cho thấy 52/98 phiếu cho rằng hoạt động tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ khối Dân vận cơ sở chủ yếu do cán bộ phụ trách văn phòng (Thư ký Đảng ủy) thực hiện vì lý do thư ký Đảng ủy cũng là người quản lý kho lưu trữ của Đảng cơ sở cũng là nơi lưu trữ hồ sơ của khôi Dân vận.

Tổ chức thực hiện cũng tác văn thư của khối dân vận

Cin bộ phụ trách văn phàng

Khoi dân vận cơ sở trước năm 2019

Thứ năm, Tổ chức hoạt động hội hop, sự kiện trong khối Dân vận: việc chuẩn bị t6 chức hoạt động động hội họp, sự kiện chu đáo như: chuẩn bị tốt hậu cân về cơ sở vật chât, trang thiệt bị, địa điêm tô chức ; đảm bảo chât

44 lượng về tài liệu, nội dung cần được triển khai; đảm bao đúng thành phần, đối tượng được mời đến triển khai để cuộc họp, sự kiện được thực hiện bởi các thành viên trong khối Dân vận phối hợp thực hiện và thành viên chịu trách nhiệm chính do Trưởng khối Dân vận chỉ đạo thực hiện, cụ thể: đối với các sự kiện liên quan đến đoàn viên, thanh niên giao cho thành viên Đoàn Thanh niên tham mưu thực hiện hoạt động tô chức; liên quan đến phụ nữ giao cho Hội Phụ nữ thực hién , cụ thể: qua kết quả khảo sát bằng phiếu thông tin tai 14 phường về chuẩn bị tổ chức hoạt động chuẩn bị tô chức hội họp, sự kiện với 84 phiếu khảo sát có 12 phiếu cho rằng phó khối vận (Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam) thực hiện, 72 phiếu cho rang các thành viên khối Dân vận thực hiện và 14 phiếu cho rằng cán bộ phụ trách kiêm nhiệm văn phòng khối Dân vận thực hiện Do hoạt động chuẩn bị tổ chức hội họp, sự kiện này được phân công cụ thể trách nhiệm cho các thành viên chuẩn bị chính vì vậy, hoạt động luôn được thực hiện chu đáo, thực hiện tốt do đúng chuyên môn nghiệp vụ.

Tổ chức hoạt động hội hop, sự kiện trong khối dẫn vận

14 ® a l1 2 Trưởng khối vận Phó khẩi vận Thành viên Khếi vận Gain bộ phụ trách vẫn phng

Biểu 2.3 Ý kiến về thực trạng tổ chức hoạt động hội họp, sự kiện

Thứ sáu, Tổ chức thực hiện công tác lễ tân của khối Dân vận: phụ trách hoạt động đón tiếp khách đến và đi, giải đáp những thắc mac của khách hàng, trả lời điện thoại, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc; tham mưu tổ chức các sự kiện, chương trình, các hoạt động lớn mang tính chất quy mô của khối Dân vận do các thành viên trong Khối Dân vận, cán bộ phụ trách văn phòng khối Dân vận và đôi khi do trực tiếp Trưởng khối Dân vận thực hiện tùy theo tình hình thực tế tại cở sở, cụ thể: qua kết quả khảo sát băng phiếu thông tin tại 14 phường về chuẩn bị tổ chức hoạt động chuẩn bị tổ chức hội họp, sự kiện với 98 phiếu khảo sát có 22 phiếu cho rằng Trưởng khối Dân vận thực hiện, 25 phiếu cho rằng phó khối vận (Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam) thực hiện, 29 phiếu cho rằng các thành viên khối Dân vận thực hiện và 22 phiếu cho rằng cán bộ phụ trách kiêm nhiệm văn phòng khối Dân vận thực hiện Mặc dù dàn trải không tập trung tuy nhiên hoạt động này vẫn thực hiện tốt do những cán bộ thực hiện lễ tân đều có chuyên môn nghiệp vụ trong việc tiếp dân, tiếp lãnh đạo do đã được tập huấn theo ngành dọc cấp trên.

Tổ chức thực hiện công tác lễ tần của khối dân vận

Trưởng khếi vận Phe khối vin Thanh viễn Khếi vận tắn bộ phụ trách văn phòng. is Tieke m

I8 Tổ chức thực hiện rồng tác lễ tắm của khối dân vận

Thứ bảy, Tổ chức quản lý cơ sở vật chất của khối Dân vận: Khối Dân van không có nguồn kinh phí riêng nên đều tận dụng sử dụng nguồn kinh phí của Đảng ủy, UBND và các Đoàn thé dé thực hiện các hoạt động, sự kiến của địa phương Đây cũng là một trong những khó khăn rat lớn trong việc tổ chức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở, chính vì vậy việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phương tiện làm việc cho cán bộ thực hiện các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở là khó khăn, chủ yếu tận dụng dùng chung với Đảng ủy, UBND và các Đoàn thể tại địa phương Qua kết quả khảo sát cho thấy kết quả 0/98 phiếu cho rằng khối Dân vận cơ sở không có nguồn kinh phí hoạt động riêng phải dùng chung với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt nam cơ sở 28/98 phiếu, dùng chung với văn phòng Đảng ủy cơ sở 35/98 phiếu, dùng chung các đoàn thê còn lại 35/98 phiếu, điều này chứng tỏ không có cơ sở vật chất thì không thể đảm bảo được chất lượng tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở từ đó ảnh hưởng đến hoạt động chung của khối

Tổ chức quản lý cơ sở vật chất của khối dan vận a5

15 a Đủng chung với Mật trận Ding chung wet đẳng Ủy Dũng riêng Dùng chưng tới đoàn thể, LIE/ND is Tithe 8 Tế chức quan lý cư sử vật chất của khdi cần vận.

Biểu 2.7 Ý kiến về thực trạng tổ chức quản ly cơ sở vật chat của

Khoi dân vận cơ sở trước năm 2019

Thứ tám, Xây dựng văn hóa công sở trong khối Dân vận: văn hóa công sở của Khối Dân vận được xây dựng và thực hiện theo quy định chung của Ủy Ban nhân dân phường, bên cạnh việc sắp xếp và bồ trí trực quan tại trụ sở, các phường còn có đánh giá từng cá nhân trên máy đánh giá mức độ hài lòng và mã QR tại văn phòng một cửa của Ủy Ban nhân dân phường, đồng thời cuối năm thực hiện kiểm điểm cá nhân để được nhận xét đánh giá chung nhằm phát huy và khắc phục trong thời gian tới Do đó, việc xây dựng văn hóa công sở riêng cho khối vận là không có, chỉ thực hiện trên cơ sở văn hóa công sở chung của Ủy ban nhân dân Kết quả khảo sát cho thấy 98/98 phiếu cho rằng dùng chung với quy định văn hóa công sở từ trang phục, giờ giấc làm việc, hoạt động tiếp dân của Ủy ban nhân dân cơ sở ban hành và triển khai thực hiện thông qua hoạt động tổ chức Hội nghị Cán bộ công chức hàng năm dé lấy ý kiến chung và điều chỉnh, chan chỉnh trong quá trình thực hiện, đông thời cũng là cơ sở đê đánh giá cá nhân hàng năm.

Xây dựng văn hóa cỗng sử trong khối dẫn vận

Thực hiện theo quy định ola LIRND xây dựng riding của khối din vận: ủais TitheI8 Xây dựng vẫn hóa cing sở trong khối dân vận

2.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở ở thành phố Thủ Dau Một từ năm 2019 đến 2022

Các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở được thực hiện rất tốt do có nguồn nhân lực được kiêm nhiệm từ các ngành, đoàn thé khác thực hiện hỗ trợ các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở Tuy nhiên từ năm 2019 trở đi thực hiện đề án tinh giản biên chết và đến 2021 phải dat 100% cấp cơ sở hoàn thành đề án tỉnh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; tiến hành thực hiện tinh giản biên chế theo Nghị định số 34/2019/NĐ-CP ngày 24/04/2019 của Chính phủ về sửa đôi bổ sung một SỐ quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố quy định số lượng cán bộ, công chức giảm còn 19 đến 23 người vì vậy mỗi đoàn thể giảm 01 cán bộ, như vậy van đề khó khăn đặt ra đối với việc tô chức hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở là trước đây đã thiếu nguồn nhân lực nay còn thiếu nguồn nhân lực trầm trọng hơn, từ đó ảnh hưởng rất lớn trong thực hiện các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở dẫn đến việc chậm trễ trong quản lý điều hành các hoạt động, tô chức sự kiện của Khối Dân vận cơ sở.

Căn cứ kết quả khảo sát thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở bằng phương pháp lập phiếu khảo sát tại 14 phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một cho thấy kết quả như sau:

14/14 phường đã hoàn thành 100% chỉ tiêu đề án tinh giản biên chế, mỗi phường giảm còn 29 đến 30 người, riêng hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở ở thành phố Thủ Dau Một kết quả cho thấy Phó Bi thư Dang ủy kiêm Trưởng Khối Dân vận giao việc cho cán bộ Phó Chủ tịch Mặt trận tổ quốc Việt Nam phường sọan thảo văn bản và thư ký Đảng ủy phường phụ trách lưu trữ các văn bản, các hoạt động khác về hậu cần giao cho các đoàn thê khác hỗ trợ thực hiện hoàn thành hoạt động Khối Dân vận cơ sở.

Tuy nhiên, trên thực tế tô chức thực hiện các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở gặp rất nhiều khó khăn, hoạt động xử lý văn bản, soạn thảo văn bản và giao việc đều do Phó Bí thư Đảng ủy kiêm Trưởng Khối Dân vận bởi vì nhiệm vụ của các cán bộ quá nhiều việc không thé hỗ trợ lãnh đạo trong công tác soạn thảo văn bản như trước đây, cụ thể:

Thứ nhất, Chuẩn hóa hoạt động văn phòng khối Dân vận tại 14 phường: qua kết quả khảo sát cho thay là hoạt động tổ chức lại hoạt động văn phòng khối Dân vận một cách khoa học, bổ sung, cải tiến một số quy định, quy trình đang thực hiện tại văn phòng khối Dân vận vẫn chưa được thực hiện Các Trưởng khối Dân vận đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng do cán bộ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, không trí bố trí được cán bộ thực hiện hoạt động văn phòng, đồng thời ảnh hưởng công tác phòng chống dịch covid-19 dẫn đến không có sự thống nhất chung của 14 phường mặc dù các 14 khối Dân vận đều xây dựng quy chế hoạt động khối Dân vận có phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên nhưng thực tế thực hiện lại giao việc văn phòng khối Dân vận cho nhiều cán bộ khác hỗ trợ thực hiện Qua kết quả khảo sát cho thấy hoạt động tổ chức hoạt động văn phòng tập trung do đồng chí Trưởng khối Dân vận cơ sở thực hiện với 34/98 số phiếu và so sánh với kết quả khảo sát trước năm 2019 là 0/98 phiếu cho răng hoạt động này là do đồng chí Trưởng khối Dân vận cơ sở thực hiện, chứng tỏ thực trạng thiếu nguồn nhân lực tram trọng nên Trưởng khối Dân vận phải thực hiện để đảm bảo hoạt động chung của khối

Người thực hiện hoạt đồng van phòng khối dan van

Trưởng “hãi dân vận Phd Khếi cli vận: Thanh viên khối dân vận Thư ky Đảng ủy

Axis Tithe © Người thực hiện hoat động vin phẳng khối cin vận

Khối dân vận cơ sở năm 2019 đến năm 2022 Thứ hai, Tổ chức thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho khối Dân vận:

Hoạt động này chủ yếu do lãnh đạo Khối Dân vận thực hiện cụ thể là Phó Bí thư Đảng ủy kiêm trưởng khối Dân vận thực hiện thu thập và xử lý thông tin theo yêu cầu của Ban Dân vận Thành ủy Thủ Dầu Một sau đó giao việc cho cán bộ khác hỗ trợ thực hiện các hoạt động văn phòng Khối Dân vận, một số yêu cầu đơn giản các Trưởng Khối Dân vận đều thực hiện trực tiếp Qua kết quả khảo sát và so sánh với thực trạng trước và sau năm 2019 hoạt động này vẫn còn tập trung cho Trưởng Khối Dân vận và tăng 2 phiếu (trước năm 2019:

65/98 phiếu, sau năm 2019: 67/98 phiếu) và vẫn chưa có giải pháp để khắc phục tình trạng trong thực trạng hiện nay.

Tổ chức thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho khối dan van

11 ảnh viên khối dẫn vin Thư kỷ Đảng ủy

816 chức thu thập vả xử lỷ Không tin phuc vụ cho khối dan vận

Khoi dân vận cơ sở năm 2019 đến năm 2022

Thứ ba, Tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hop cho khối Dân vận: hoạt động tham mưu, tổng hợp như thu thập chuyên phát tất cả thông tin đi đến, phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác, tong hợp báo cáo tình hình hoạt động của các thành viên trong Khối Dân vận, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Trưởng Khối

Dân vận chủ yếu được Trưởng Khối Dân vận giao việc cho cán bộ thực hiện, không có sự đồng nhất chung giữa các phường về một cán bộ riêng thực hiện như trước đây Qua kết quả khảo sát cho thấy hoạt động tham mưu tông hợp không còn tập trung một cá nhân thực hiện như trước năm 2019 mà dàn trải ra các đoàn thể là thành viên khối dân vận (trước năm 2019: 28/98 phiếu, sau năm 2019: 71/98 phiếu) kết quả này chứng tỏ kết quả tham mưu, tổng hợp không tập trung, các hoạt động tổ chức sự kiện trùng lắp nội dung, sự kiện không đạt tính qui mô lớn do mỗi đoàn thé chỉ nhìn được một sốc riêng không có cái nhìn tổng thể bao quát chung theo tính chất hoạt động của khôi Dân vận.

Tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp cho khối dân vận

I8 Tổ chức thực hiện công tắc tham mutu, tổng hợp cho khối dân vận

Biểu 2.11 Ý kiến về thực trạng tổ chức thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp cho Khối dân vận cơ sở năm 2019 đến năm 2022

Thứ tư, Tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của khối Dân vận:

Trưởng Khối Dân vận giao việc tùy theo tình hình thực tế tại địa phương cho nhiều người thực hiện các hoạt động tham mưu và soạn thảo văn bản đúng theo thể thức văn bản của Khối Dân vận; thực hiện hoạt động tiếp nhận phát hành và lưu trữ văn bản thông qua việc vô số văn bản đi và văn bản đến, phát hành văn bản đến đúng thời gian và đối tượng: phân loại, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục, mục lục hé sơ, cập nhật hồ sơ, lưu hồ sơ trên phần mềm quan lý văn bản và tại kho lưu trữ văn bản, hồ sơ của khối Dân vận; đồng thời thực hiện đúng kỹ thật bảo quản hồ sơ theo quy định, đảm bảo hồ sơ được lưu trữ trong thời gian dai nhất; ngoài ra, văn phòng cần phải tham mưu việc tiêu hủy đối với những hồ sơ đã hết hạn, không còn giá tri thực hiện Về hoạt động quản lý và sử dụng con dấu do thư ký Đảng ủy quản lý, vì vậy khi cần đóng dấu thì cán bộ phụ trách văn phòng khối Dân vận liên hệ thư ký Đảng ủy để thực hiện Hoạt động lưu trữ hồ sơ gặp nhiều khó khăn do không có kho lưu trữ riêng phải dùng chung với kho lưu trữ của Đảng ủy cơ sở đồng thời nhiều

33 người tham mưu, nhiều người giúp việc cho hoạt động văn phòng sẽ lưu trữ nhiều nơi không tập trung và ảnh hưởng đến hoạt động thu thập thông tin, thôn tin sẽ bị gián đoạn, hoạt động lưu trữ văn bản hồ sơ dễ thất lạc Qua kết quả khát sát và so sánh với trước năm 2019 cho thay hoạt động văn thu, lưu trữ dàn trải ra các đoàn thể là thành viên khối dân vận (trước năm 2019:

12/98 phiếu, sau năm 2019: 73/98 phiếu) kết quả này chứng tỏ kết quả văn thư sẽ rất khó khăn trong việc tổng hợp để tham mưu các văn bản và việc lưu trữ sẽ không đảm bảo do quá nhiều người lưu trữ, không tập trung cho thư ký Đảng ủy như trước năm 2019.

Tổ chức thực hiện công tac văn thư của khối dân vận

11 ứng Khỗi dân vận thỏ Khối cân uận Thanh viên khếi dân vận: Thư ký Đảng ủy

Thứ năm, Tổ chức hoạt động hội họp, sự kiện trong khối Dân vận: việc chuẩn bị tô chức hoạt động động hội họp, sự kiện chu đáo như: chuẩn bị tốt hậu cần về cơ sở vật chất, trang thiết bị, địa điểm tổ chức ; đảm bảo chất lượng về tài liệu, nội dung cần được triển khai; đảm bảo đúng thành phần, đối tượng được mời đến triển khai để cuộc họp, sự kiện được thực hiện bởi các thành viên trong khối Dân vận phối hợp thực hiện và thành viên

54 chịu trách nhiệm chính do Trưởng khối Dân vận chi đạo thực hiện, cụ thé: đối với các sự kiện liên quan đến đoàn viên, thanh niên giao cho thành viên Đoàn Thanh niên tham mưu thực hiện hoạt động tô chức; liên quan đến phụ nữ giao cho Hội Phụ nữ thực hiện Qua kết quả khảo sát và so sánh với kết quả khảo sát trước năm 2019 cho thấy hoạt động này đã thực hiện tốt và tiếp tục được duy tri giao cho các đoàn thé là thành viên khối Dân vận thực hiện với 78/98 ý kiến.

Tổ chức hoạt đồng hội hop, sự kiên trong khối dan van tưởng: Khỗi chin vận Phd khối clin vận Thanh viên khối cân vận Thư ký Đảng ủy

Khói dân vận cơ sở năm 2019 đến năm 2022

Thứ sáu, Tổ chức thực hiện công tác lễ tân của khối Dân vận: phụ trách hoạt động đón tiếp khách đến và đi, giải đáp những thắc mắc của khách hàng, trả lời điện thoại, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc; tham mưu tô chức các sự kiện, chương trình, các hoạt động lớn mang tính chất quy mô của khối Dân vận do các thành viên trong Khối Dân vận, cán bộ phụ trách văn phòng khối Dân vận và đôi khi do trực tiếp Trưởng khối Dân vận thực hiện tùy theo tình hình thực

55 tế tại cơ sở Qua kết quả khảo sát và so sánh với kết quả khảo sát trước năm 2019 sẽ thấy hoạt động này do Trưởng khối Dân vận đảm nhận nhiều hơn so với trước năm 2019 với 15 ý kiến (trước năm 2019: 22/98 phiếu, sau năm 2019: 37/98 phiếu) vì vậy sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc quản lý chung của

Trưởng khôi Dân vận cơ sở.

Tổ chức thực hiện công tác lễ tan của khối dan vận

Trưởng “hỗi dân vận Pho Khối cân vận: Thanh viên khối dân vận Thư ký Đảng ủy

87 chức thực hiện cong tác lễ tần rủa khối dân vận

Thứ bảy, Tổ chức quản lý cơ sở vật chất của khối Dân vận: Khối Dân vận không có nguồn kinh phí riêng nên đều tận dụng sử dụng nguồn kinh phí của Đảng ủy, UBND và các Doan thé dé thực hiện các hoạt động, sự kiến của địa phương Đây cũng là một trong những khó khăn rat lớn trong việc tô chức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở, chính vì vậy việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phương tiện làm việc cho cán bộ thực hiện các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở là khó khăn, chủ yếu tận dụng dùng chung với Đảng ủy, UBND và các Đoàn thể tại địa phương Qua kết quả khảo sát và so sánh với trước năm 2019 thì cơ sở vật chât của khôi Dân vận cơ sở

56 vân dùng chung với các đoàn thê là thành viên và Đảng ủy cơ sở và không có nguôn kinh phí riêng của khôi Dân vận sẽ ảnh hưởng rât lớn đên hoạt động chung của khôi Dân vận cở sở.

Tổ chức quản lý cơ sở vật chất của khối dan vận a0

_ a trùng chung vii Mặt erin Ding chung với đẳng Ủy Ding riêng Ding chung với đoàn thể, BND

TS chức quan lý cơ sử vật chất của khối clin vẫn

Biểu 2.15 Ý kiến về thực trạng tổ chức quản lý cơ sở vật chất

Thứ tám, Xây dựng văn hóa công sở trong khối Dân vận: văn hóa công sở của Khối Dân vận được xây dựng và thực hiện theo quy định chung của Ủy Ban nhân dân phường, bên cạnh việc sắp xếp và bố trí trực quan tại trụ sở, các phường còn có đánh giá từng cá nhân trên máy đánh giá mức độ hài lòng và mã QR tại văn phòng một cửa của Ủy Ban nhân dân phường, đồng thời cuối năm thực hiện kiểm điểm cá nhân để được nhận xét đánh giá chung nhằm phát huy và khắc phục trong thời gian tới Do đó, việc xây dựng văn hóa công sở riêng cho khối vận là không có, chỉ thực hiện trên cơ sở văn hóa công sở chung của Ủy ban nhân dân Kết quả khảo sát và so sánh với trước năm 2019 cho thấy văn hóa công sở được dùng chung với quy định của Ủy ban nhân dân cơ sở và vẫn duy trì thực hiện tốt.

Xây dựng van hỏa cong sở trong khối dan vận

Thực hiện the quy định của WAND xây dựng riêng của Khối din vận

Biểu 2.15 Ý kiến về thực trạng xây dựng văn hóa công sở trong

Khối dân vận cơ sở năm 2019 đến năm 2022

2.2.3 Đánh giá kết quả khảo sát thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở ở thành phố Thủ Dau Một trước và sau tỉnh giản biên ché

- Do không có biên chế văn phòng Khối Dân vận cơ sở nên các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở thường được Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận lãnh chỉ đạo, tuy gặp nhiều khó khăn nhưng do có nguồn nhân lực là các cán bộ cấp phó các đoàn thể hoặc nhân viên hợp đồng thư ký Đảng ủy hỗ trợ thực hiện các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong năm.

- Văn bản do nhiều người soạn thảo, nên việc thu thập thông tin gặp nhiều khó khăn đối với những thông tin có tính nối tiếp, kéo dài qua nhiều năm, nhiều giai đoạn (báo cáo 5 năm, 10 năm, các chương trình dự án 5 năm, 10 năm ), thường đồ lỗi cho nhau, din day trách nhiệm khi giao nhiệm vụ tổng hợp và xử lý thông tin với lý do trước đây cá nhân không

58 thực hiện nội dung này đề nghị giao cho cá nhân đã thực hiện trước đây dé dễ dàng tiếp nỗi xử lý thông tin theo yêu cầu, đồng thời do nhiều việc phải thực hiện hơn trước nên hoạt động soản thảo văn bản, thu thập thông tin không được tập trung, làm việc mang tính chất hình thức, không đạt được hiệu quả tuyệt đối.

- Việc lưu trữ hồ sơ không được logic, mỗi cá nhân lưu trữ khác nhau từ file cứng (không cho vào đúng tiệp hồ sơ) đến file mềm (tên file, địa chỉ lưu, máy tính lưu văn bản), dẫn đến việc tìm kiếm thông tin kéo dài thời gian, gây trễ hạn thực hiện các nhiệm vụ của Khối Dân vận cơ sở từ soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, phát hành văn bản đến triển khai thực hiện.

- Hoạt động tham mưu giúp việc không phát huy đúng thực chất tham mưu g1úp việc cụ thể: khi nhận được văn bản chỉ đạo đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận sẽ xử lý và đề xuất giải pháp sau đó sẽ giao việc cho cá nhân thực hiện hoạt động soạn thảo văn bản trên cơ sở đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận đã đề xuất hướng xử lý thông tin.

- Các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở được thực hiện bởi trên cơ sở hỗ trợ nhiệm vụ không phải nhiệm vụ chuyên môn chính vì vậy các yêu cầu về hoạt động văn phòng không thé đạt chất lượng do đó phan lớn đồng chí Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận xử lý thông tin va chỉ đạo, thậm chí soạn thao văn bản và giao việc cho các cá nhân hỗ trợ thực hiện.

- Yêu cầu “tận tâm, tận tụy” vì công việc là không thể vì cá nhân thực hiện hoạt động văn phòng phải hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn mới có thể hỗ trợ thực hiện các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở trên địa bàn

14 phường thuộc thành phố Thủ Dầu Một.

- Phân công, bồ trí công việc cụ thé cho người phụ trách hỗ trợ các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người, cụ thé: lưu trữ văn bản giao cho thư ký đảng ủy, soạn thảo văn bản giao cho Phó Chủ tịch Ủy Ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức các hoạt động sự kiện, chương trình giao cho Phó Chủ tịch Hội Liên hiệp phụ nữ xây dựng kế hoạch Tuy nhiên, trên thực tế khi giao việc nếu các cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ chính sẽ không hỗ trợ lãnh đạo thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận vì nếu không hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân sẽ bị đánh giá cán bộ cuối năm, ảnh hưởng đến thi đua khen thưởng của cá nhân và tập thể của đoàn thê, đây là hoạt động quan trọng nên Trưởng Khối Dân vận không thé ép nhân viên thực hiện hoạt động văn phòng mà chỉ vận động thực hiện hỗ trợ hoạt động văn phòng cho

Khối Dân vận cơ sở.

- Phó Bí Thư thường trực Đảng ủy phường kiêm trưởng khối Dân vận bám sát và năm bắt sở trường của các cá nhân từ đó rèn luyện và phát triển nguồn nhân lực cho các cá nhân hỗ trợ hoạt động văn phòng ở Khối Dân vận, nhưng không thé bó trí được cán bộ thực hiện hoạt động văn phòng do không có biến chế văn phòng Khối Dân vận ở cấp cơ sở.

- Các kinh phí của các thành viên Khối Dân vận cơ sở có nguồn kinh phí khoán riêng và dự trù kinh phí hoạt động dựa theo nguồn kinh phí được phân bổ nhưng Khối Dân vận cơ sở lại không có nguồn kinh phí hoạt động tô chức sự kiện, chính vì vậy, các hoạt động thường được cân đối từ các nguồn khác dé sử dụng như vận dụng nguồn kinh phí của Dang ủy, UBND, Mặt trận các đoàn thể, kinh phí từ các đề án Ngoài ra cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở được tận dụng dùng chung từ nguồn kinh phí của các thành viên và Đảng ủy phường Đây chính là khó khăn rất lớn trong thực hiện công tác tại địa phương và đặc biệt là thực hiện các hoạt động văn phòng Khôi Dân vận cơ sở.

- Hoạt động văn phòng của Khối Dân vận và các tô chức thành viên không được phân định rõ ràng làm cho tô chức hoạt động văn phòng phức tạp.

Trước khi thực hiện tính giản biên chế năm 2019 các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở đã gặp nhiều khó khăn do không có biên chế thực hiện các hoạt động văn phòng Hoạt động văn phòng chủ yếu là do các cán bộ kiêm nhiệm hỗ trợ thực hiện Sau khi thực hiện tinh giản thì hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở lại càng khó khăn hơn do cán bộ thực hiện kiêm nhiệm hoạt động văn phòng Khối Dân vận phải đảm nhiệm nhiều công việc hơn Hoạt động văn phòng Khối Dân vận dễ gặp nhiều thiếu sót dẫn đến hoạt động chung của Khối Dân vận cơ sở khó khăn, trễ tiến độ theo kế hoạch đã đề ra.

Sau khi khảo sát và tiếp cận và đánh giá thực trạng hoạt động văn phòng của 14 Khối Dân vận cơ sở trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, chúng tôi đề xuất một số giải pháp góp phần giúp hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở hoạt động tốt hơn trên cơ sở định hướng sau đây:

3.1 Định hướng xây dựng giải pháp tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở

3.1.1 Khắc phục khó khăn, bat cập do thiếu nguồn nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở

Trước thực trạng thiếu nguồn nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở trước khi tinh giản biên chế và sau khi tỉnh giản biên chế thì hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở lại gặp nhiều khó khăn hơn chính vì vậy chúng tôi đã nghiên cứu và đề xuất giải pháp khắc phục khó khăn, bat cập dé đáp ứng được các hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở, cụ thé là xác định nhu cầu nguồn nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở trong tình hình hiện nay là cấp

63 thiết, vì vậy phải tìm được nguồn nhân lực thực hiện hoạt động văn phòng

Khôi Dân vận cơ sở theo sơ đô sau:

Giao cho Thu ky Dang uy thuc hién

3.1.2 Đối mới phương thức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở

Phương thức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở trước đây đã không còn phù hợp, gặp nhiều khó khăn trước thực trạng cán bộ thực hiện hoạt động văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công tác Giải pháp đề ra cần đổi mới phương thức hoặc thay đổi cách phương pháp, cách thức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng Khối Dân vận cơ sở.

Xây dựng phương thức hoạt động văn phòng một cách khoa học giúp cho hoạt động văn phòng thực hiện trôi chảy, tác động tích cực đến năng suất

64 lao động và hiệu quả hoạt động của toàn bộ Khối Dân vận cơ sở; tô chức hoạt động văn phòng hợp lý nhất, tiết kiệm nhất, đem lại hiệu quả cao nhất như: áp dụng các tiễn bộ khoa học kỹ thuật, giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, giảm sự phiền hà cho dân.

3.1.3 Nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở

Trước thực trạng khó khăn hiện nay của hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở cần tìm hiểu nguyên nhân cụ thé và dé ra giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mang tính chiều sâu.

Thường xuyên đánh giá kết quả thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở hàng tháng, 6 tháng, năm thông qua các cuộc giao ban, từ đó tiếp tục phát huy hiệu quả đạt được, rút kinh nghiệm và đề ra biện pháp khắc phục trong thời gian tới.

Thường xuyên nắm bắt tâm tư nguyện vọng người thực hiện các hoạt động văn phòng dé kịp thời đề xuất các giải pháp khắc phục, giải quyết tâm tư nguyện vọng người lao động, tránh trường hợp không tập trung cho công việc chỉ làm trên tinh thần hoàn thành nhiệm vụ không có hướng đầu tư, sáng tạo phát triển các hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở.

3.1.4 Thay đổi quan điểm, nhận thức của lãnh đạo về hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cơ sở

Thực tiễn tồn tại rất lâu trong nhận thức của các nhà quản lý, kế cả cán bộ công chức đều cho rằng văn phòng và hoạt động văn phòng chăng qua là công việc “sự vụ, giấy tờ”, công tác “hậu cần” như thuật ngữ trong quân sự vẫn dùng “làm dâu trăm họ” thậm chí còn tặng cho văn phòng 16 chữ vàng “gọi dạ, bảo vâng, định hồ cắt dán, bưng bê, kê dọn, hiếu hi, viếng thăm” Với nhận thức và cách làm như vậy, tất yếu văn phòng và hoạt động văn phòng không thé có vi trí xứng đáng đích thực như hoạt động quản lý của các cơ quan, tô chức đơn vị của chúng ta hiện nay Điều đó buộc chúng ta phải tiếp tục nghiên cứu đổi mới nhận thức về hoạt động văn phòng trong thời kỳ đổi mới.

Cần nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò của văn phòng như vậy mới xóa đi nhận thức và quan niệm không đúng, cho răng văn phòng chủ yếu làm chức năng phục vụ, làm những công việc mang tính sự vụ đơn thuần Đây là hoạt động có vi trí đặc biệt quan trọng, không thé thiếu, thiếu hoạt động này thì cơ quan khó có thể tổ chức và điều hành công việc một cách bình thường Hoạt động văn phòng còn là đầu mối trung tâm hay đầu mối thông tin — là “bộ nhớ” của lãnh đạo; nơi giao tiếp chủ yếu bên ngoài; nơi xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo; nơi điều phối hoạt động của Khối Dân vận cơ sở.

3.2 Một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở

Trước khi thực hiện đề án tinh giản biên chế việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm hoặc hỗ trợ thực hiện các hoạt động văn phòng Khối Dân vận cơ sở tuy gặp khó khăn nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt do có nhân sự thực hiện các hoạt động văn phòng khối Dân vận này Sau khi thực hiện đề án tỉnh giản biên chế, các cán bộ đều thực hiện và đảm nhận nhiều nhiệm vụ theo đề án đã đề ra, mức lương không tăng do ảnh hưởng dịch bệnh covid dẫn đến tư tưởng cán bộ muốn nghỉ việc do áp lực công việc, chính vì vậy ảnh hưởng lớn đến việc phân công cho cán bộ thực hiện thêm nhiệm vụ hoạt động văn phòng

Khối Dân vận cơ sở, nhiều cán bộ từ chối hỗ trợ dẫn đến đa phần công việc đều dồn về Trưởng khối Dân vận thực hiện hoặc do nhiều cán bộ thực hiện giúp, không có người thực hiện xuyên suốt nên ảnh hưởng trong hoạt động lưu trữ hồ sơ, tham mưu soạn thảo văn bản của hoạt động văn phòng khối Dân vận Trước tình hình khó khăn hiện nay cần phải có giải pháp tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của Khối Dân vận cấp cơ sở.

3.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng chung trong Khối Dân vận cơ sở

Trước tình hình thiếu nhân sự, đồng thời với tính chất hoạt động giống nhau của các thành viên Khối Dân vận cơ sở đó là tổ chức các hoạt động tuyên truyên vận động, giải quyêt lợi ích chính đáng cho đoàn viên, hội viên

66 và nhân dân, chúng tôi đề xuất xây dựng văn phòng chung cho Khối Dân vận và các thành viên cơ sở.

Văn phòng chung là bộ máy của cơ quan, tô chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các bộ phận trực thuộc cơ quan, tổ chức dé phuc vu cho su điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tô chức đó Cụ thé, đối với Ủy ban nhân dân cấp xã phường có biên chế văn phòng chung Hội đồng nhân dân - Uy ban nhân dân có nhiệm vụ và chức năng tham mưu tong hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và ngành thuộc Ủy ban nhân dân quản lý; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thâm quyền giải quyết của Uy ban nhân dân cấp xã, phường, chuyên hồ sơ đến các ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, phường giải quyết và nhận kết qua dé trả cho cá nhân, tô chức Như vậy, thực hiện văn phòng chung của khối Dân vận cơ sở sẽ có chức năng nhiệm vụ như sau:

- Tham mưu tổng hợp cho Khối Dân vận cơ sở về hoạt động của Khối Dân vận như tham mưu xây dựng dự thảo các báo cáo, kế hoạch, chương trình, tổng hợp các thông tin của thành viên, các ngành có liên quan đến nội dung cần xử lý theo yêu cầu

cho cán bộ này sẽ không gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ mới.

2 Với tình hình giảm biên chế, các đoàn thể từ 02 cán bộ giảm còn 01 cán bộ vừa phải thực hiện xử lý văn bản, vừa phải tham mưu các hoạt động của đòan thé phụ trách cho Phó bí thư Dang ủy — trưởng khối vận là điều khó khăn, nếu có 01 cán bộ văn phòng làm thay công việc này thì đoàn thé sẽ có nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền, vận động, thuyết phục nhân dân, từ đó sẽ có thời gian thực hiện tốt công tác tuyên truyền, vận động, thuyết phục thì nhiệm vụ của các đoàn thé sẽ nâng cao về chất lượng giúp nhân dân hiểu rõ được chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước; giúp nhân dan tin tưởng tuyệt đối vào Đảng, chính quyên, sẽ không bị thé lực thù địch lợi dung lòng yêu nước của nhân dân xuyên tac đường lối của Đảng, kích động nhân dân bạo động như năm 2014 và vào tháng 6 vừa qua đã gây thiệt hại vô cùng lớn mà hiện nay Nhà nước và nhân dân ta phải gánh chịu Đồng thời, nếu hoạt động tuyên truyền, vận động, thuyết phục và hỗ trợ vay vốn, tô chức sinh hoạt vui chơi giải trí của các đoàn thể được nâng cao thì người dân sẽ hiểu nhiệm vụ và chức năng chính của đoàn thể là hỗ trợ cho nhân dân từ tinh thần đến vật chất, không còn suy nghĩ đến cơ quan hành chính là “hành là chính” hoản thành đúng nghĩa theo quy định của Hiến pháp năm 2013 đã cơ bản thể hiện được quan điểm của Chủ tịch Hồ Chí Minh:

“Nước ta là nước dân chủ Bao nhiêu lợi ích đều vì dân Bao nhiêu quyền hạn đều của dân Công việc đổi mới, xây dựng là trách nhiệm của dân Sự nghiệp kháng chiến, kiến quốc là công việc của dân Chính quyền từ xã đến Chính phủ trung ương đều do dân cử ra Doan thé từ trung ương đến xã đều do dân tổ chức nên Nói tóm lại quyền hạn và lực lượng đều ở nơi dân” theo lời Chủ tịch H6 Chí Minh đã day [16], Điều 3 của Hiến pháp chế định rõ chức năng phục vụ và kiến tạo phát triển của Nhà nước; đó là: “Nhà nước bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của nhân dân; công nhận, bảo vệ và bảo đảm quyền con người, quyên công dân; thực hiện mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh, mọi người có cuộc sống ấm no, tự do, hạnh phúc, có điều kiện phát triển toàn dién.”, “1 Nhà nước được tô chức và hoạt động theo Hiến pháp vàk pháp luật, quản lý xã hội bang Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ 2 Các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức phải tôn trọng Nhân dân, liên hệ chặt chẽ với nhân dân, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của Nhân dân; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, lãng phí và moi biéu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền.”

thức hoạt động chưa sâu sát dẫn đến không tìm ra nguyên nhân hạn chế yếu kém dé kịp thời chỉ đạo khắc phục, sửa chữa hoặc đôi mới hoạt động Nếu như có công chức văn phòng khối Dân vận trực tiếp tham mưu thông tin và hoạt động theo hướng khách quan thì Phó bí thư thường trực Đảng ủy — trưởng khối Dân vận sẽ nắm sâu sát tình hình hoạt động, đồng thời sẽ quan tâm hơn đối với khối đoàn thể khi trực tiếp chỉ đạo, chủ trì các hoạt động lớn

77 và sẽ đấu tranh cho đoàn thể, nâng cao được vai trò nhiệm vụ của khối Dân vận, không còn sự phân biệt ngầm giữa hai khối UBND và Đoàn thé.

Tóm lại, theo chúng tôi việc xây dựng tô chức hoạt động văn phòng khối Dân vận cơ sở là một vấn đề cần thiết trong tình hình hiện nay, với mô hình này sẽ giải quyết được những van dé còn thiếu sót và hạn chế còn tồn tại liên quan không những đến việc điều hành quản lý của cơ quan cấp xã mà còn liên quan đến tình hình chính trị, vì thế chúng tôi mong rằng mô hình này sẽ được áp dụng đến 11.162 đơn vị hành chính cấp xã thuộc 63 tỉnh thành như mô hình chuẩn văn phòng HDND-UBND hiện nay./.

Tiêu đề	Giải pháp tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng của khối dân vận cấp cơ sở
Tác giả	Đỗ Thị Thu Hà
Người hướng dẫn	PGS.TS. Đào Đức Thuận
Trường học	ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Chuyên ngành	Quản trị văn phòng
Thể loại	Luận văn Thạc sĩ
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	100
Dung lượng	24,43 MB