Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường - Qua thực tế tại phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương

ban hành văn bản quy định; tổ chức phô biến, hướng dẫn; tổ chức thực hiệnnghiệp vụ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc quản lý hồ sơ, tài liệutài chính của UBND phường - qua thự

Mục tiêu của đề tài là: Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ so, tài liệu tài chính của UBND phường - qua thực tế tại phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một

- tinh Bình Duong. Đề xuất các giải pháp nâng cao công tác quản lý hé sơ, tài liệu tài chính của UBND phường - qua thực tế tại phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu

Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài thực hiện nhiệm vụ cơ bản như sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận dé nâng cao năng lực quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính của UBND phường;

- Nghiên cứu vai trò, trách nhiệm và cơ cấu tô chức hành chính của UBND phường;

- Phân tích các văn bản hướng dẫn pháp luật về việc UBND phường xử lý hồ sơ, chứng từ tài chính;

- Khảo sát chất lượng công tác quản lý hồ sơ, giấy tờ tài chính của UBND phường trên địa bàn phường Chánh Mỹ, TP.Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương dé xác định những mặt được và hạn chế của hoạt động này;

- Góp ý dé UBND phường quản lý hé sơ tài chính và các thủ tục giấy tờ tốt hơn.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối twong nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý hồ sơ tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương.

- Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ tài liệu tài chính, bao gồm các hoạt động: phân công trách nhiệm thực hiện; ban hành văn bản quy định; tổ chức phô biến, hướng dẫn; tổ chức thực hiện nghiệp vụ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường - qua thực tế tại phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương.

- Về thời gian: Nội dung luận văn khảo sát đánh giá thực tế hoạt động công tác quan lý hé sơ tài liệu tài chính của UBND phường - qua thực tế tại phường Chánh Mỹ- thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương khoản thời gian từ năm 2012 đến năm 2022, khi UBND tỉnh Bình Dương ban hành Quyết định 53/2012/QĐ-UBND về Quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân (HĐND) và UBND xã, phường, thi tran trên địa bàn tỉnh Bình Dương đến nay.

- Về không gian : Do điều kiện thời gian mà luận văn này giới hạn phạm vi nghiên cứu tại cơ quan UBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dau Một - tỉnh Binh Dương va đó là nơi tôi đang công tác mà trước đây chưa có ai nghiên cứu van dé này ở cơ quan Đồng thời, có nghiên cứu tham khảo một số phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một.

Trong đề tài chúng tôi sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau đây

Chúng tôi dựa trên những pháp duy vật chứng và duy vật lịch sử để nghiên cứu dé tài này.

Trong luận văn này, chúng tôi sử dụng những biện pháp cụ thê như sau:

+ Phương pháp nghiên cứu trường hợp: Sử dụng phương pháp này nhằm thu thập các dữ liệu nghiên cứu về hoạt động tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính tại UBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnhBình Dương, qua đó, có thé tìm ra những đặc điểm chung của UBND phường trên phạm vi thành phố Thủ Dầu Một hoặc cả tỉnh Bình Dương.

+ Phương pháp hệ thống: Đề tai sử dụng phương pháp này nhằm trình bày một cách khoa học các vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn liên quan đến công tác tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường.

+ Phương pháp phân tích: Đề tài sử dụng phương pháp này dé có thé tìm hiểu và nhận định được một cách rõ nét các vẫn đề trong tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành trong hoạt động của UBND phường, qua trường hợp của UBND phường Chánh Mỹ, qua đó tổng hợp, suy luận logic trên cơ sở hệ thống cơ sở lý luận ở trên dé phân tích các van đề hoạt động của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường.

+ Phương pháp khảo sát hoạt động của công tác quản lý hồ sơ tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tinh BinhDương dựa vào các vấn đề trên.

Trong thời gian gần đây, đã có một số tác giả nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ tài liệu tài chính Mỗi nghiên cứu tập trung vào các khía cạnh khác nhau, trong các cơ quan cụ thể và ở mức độ khác nhau Một số công trình liên quan đã được công bó, ví dụ như luận văn thạc sỹ của tác giả Đặng Trọng Cường về chuyên ngành Lưu trữ, có tiêu đề "Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền tại thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu xã hội" Nghiên cứu này đã được thực hiện vào năm

2016 tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.

Trong luận văn nêu trên, tác giả đã tiến hành khảo sát và phân tích thực tế tô chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại các phường, xã thuộc thành phố Hồ Chi Minh, nhằm xác định các ưu điểm và nhược điểm trong việc quản lý hồ sơ tài liệu Ngoài ra, tác giả đã đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cho Hội đồng Nhân dân (HĐND) và Ủy ban Nhân dân (UBND) của các phường và xã, nhằm tận dụng giá trị của hồ sơ tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Tác giả Tạ Thị Tuyến Nhung trong luận văn thạc sỹ chuyên ngành Quản lý hành chính công “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ”, bảo vệ thành công năm 2017 tại Học viện Hành chính quốc gia Các nghiên cứu được thực hiện trong luận án này đã đề cập và giải quyết thành công một số vấn đề chính Thứ nhất, đề tài đi sâu vào khía cạnh lý luận và tìm hiểu các quy định pháp luật điều chỉnh công tác quản lý hồ sơ công chức Thứ hai, đã đánh giá toàn diện thực trạng, chỉ ra những mặt mạnh và hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay Ngoài ra, luận án đã đi sâu nghiên cứu nguyên nhân sâu xa của những hạn chế đó, làm cơ sở đề xuất phương hướng, giải pháp phù hợp Dé quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ có hiệu quả, Luận án chủ trương thực hiện sáu giải pháp đồng bộ, thường xuyên, liên tục và nhất quán Tuy nhiên, điều quan trọng cân lưu ý là các kết quả nghiên cứu nói trên chỉ đại điện cho các kết quả sơ bộ trong phạm vi nghiên cứu này Vẫn còn nhiều khía cạnh cần được điều tra thêm, chăng hạn như xác định giá tri và thời hạn bao quản hồ sơ công chức, tiến hành nghiên cứu chuyên sâu về việc sử dụng và khai thác các hồ sơ đó, và khám phá việc quản lý hồ sơ điện tử Với mong muốn đáp ứng các yêu cầu về quản lý cán bộ, công chức trong quá trình cải cách hành chính nhà nước đang diễn ra mạnh mẽ, các nghiên cứu trong tương lai sẽ tiếp tục đi sâu vào các lĩnh vực quan trọng này Băng cách đó, chúng ta có thể tự tin điều hướng bối cảnh đang phát triển và đóng góp vào sự tiến bộ của hệ thống hành chính nhà nước của chúng ta

Trần Thị Minh Huệ, trong lần bảo vệ thành công luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K” năm 2019 tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bệnh viện K Trọng tâm nghiên cứu chính của đề tài là đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ tại bệnh viện Dé đạt được mục tiêu nghiên cứu,

Trần Thị Minh Huệ đã tiến hành nhiều hoạt động khác nhau Đầu tiên, cô thực hiện một cuộc khảo sát toàn diện về Bệnh viện K, thu thập thông tin về lịch sử, sứ mệnh và cơ cấu tô chức của nó Điều này phục vụ như một nên tảng dé hiểu bối cảnh trong đó hồ sơ và tài liệu lưu trữ được quản lý Thứ hai, tác giả đã tiến hành khảo sát và thống kê thành phan, số lượng, nội dung tài liệu lưu trữ phát sinh trong các hoạt động của bệnh viện Dữ liệu thực nghiệm này cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy mô và tính chất của hồ sơ và tài liệu lưu trữ cần được quản lý Tiếp theo, Trần Thị Minh Huệ phân tích mục đích và ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó trong việc hỗ trợ hoạt động của Bệnh viện K Bằng cách nhân mạnh sự cần thiết của quan lý có tổ chức, tác giả đã nhắn mạnh tầm quan trọng của việc thực hành lưu giữ hồ sơ hiệu quả đối với hoạt động của bệnh viện Ngoài ra, tác giả đã đánh giá những mặt mạnh và hạn chế của công tác t6 chức và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện có tại Bệnh viện K Đánh giá này làm sáng tỏ những lĩnh vực cần cải thiện và xác định những thách thức hoặc thiếu sót tiềm ấn trong hệ thống hiện tại Cuối cùng, trên cơ sở những kết quả nghiên cứu, Trần Thị Minh Huệ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tô chức và quản lý hồ sơ, lưu trữ tại Bệnh viện K Những khuyến nghị này nhằm giải quyết những hạn chế đã được xác định và nâng cao hiệu quả tong thé của việc quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ trong khuôn khổ của bệnh viện.

Trong luận văn chuyên ngành Lưu trữ của tác giả Hoàng Văn Mạnh,

"Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai thành phố Hồ Chí Minh", hoàn thành vào năm 2021 tại Dai học Nội vụ Hà Nội, đã đưa ra quan điểm sau: Đất đai không chỉ là một tài nguyên quý giá của quốc gia, mà còn là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành phần hàng đầu quan trọng của môi trường sông, và đồng thời cũng là nền tảng dé phân bố các khu dân cư, xây dựng các cơ sở kinh tê, văn hoá, xã hội, an ninh và quôc phòng.

Nhìn chung, các nghiên cứu nêu trên mới chỉ đề cập đến công tác quản lý hồ sơ tài liệu trên nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, chưa có công trình nao dé cập đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính qua thực tiễn tạiUBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương, do đó có thé khang định nội dung và đối tượng của dé tài này không có sự trùng lặp.

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành gồm 3 chương:

Chương 1: Co sở lý luận và pháp lý về tổ chức quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường.

Chương này khái quát và hệ thống hoá các vấn đề lý luận về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường Bên cạnh đó, nội dung chương | còn tập trung giới thiệu các văn bản liên quan đến công tác tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính áp dụng tại UBND phường

Chương 2 được xây đựng dé mô ta và đánh giá thực trạng công tác tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ Đây sẽ là căn cứ cơ sở dé xác định các van dé có liên quan đến hoạt động quản lý, hồ sơ tài chính của UBND phường nói chung.

liệu tài chính của UBND phường.

Trên cơ sở khảo sát, đánh giá công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương, chương 3 sẽ đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác này tại

Căn cứ vao định nghĩa về hồ sơ, tài liệu như trên, khái niệm hồ sơ, tài liệu tài chính được hiểu như sau:

Tài liệu tài chính là những tài liệu chứa đựng những thông tin về lĩnh vực tài chính của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp hoặc thông tin hình thành trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành tài chính Tài liệu tài chính của một cơ quan, tô chức hoặc công ty thường bao gồm các chứng từ, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán hệ thống số kế toán và một số tài liệu khác.

Các văn bản và tài liệu được gọi là hồ sơ tài chính bao gồm quá trình thực hiện các hoạt động kế toán và tài chính của một cơ quan, tô chức hoặc doanh nghiệp Hồ sơ tài chính hình thành trong một Ủy ban nhân dân các cấp

17 thường gồm các loại hồ sơ như hồ sơ quản lý sử dụng ngân sách nhà nước, hồ sơ quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, hồ sơ quản lý tài sản công, hỗ sơ về thu thuế, phí, lệ phí, hồ sơ về giá và thâm định giá

1.2 Khái quát về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính 1.2.1 Khái niệm tổ chức quản lý hỗ sơ, tài liệu tài chính

+ Khái niệm hô sơ : là một tập hợp các tài liệu có liên quan với nhau liên quan đến một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc đặc điểm chung được tạo ra trong quá trình theo dõi, giải quyết các công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc tô chức Xem xét nội dung hồ sơ của định nghĩa này cho thấy:

Hồ sơ được tạo ra trong quá trình giải quyết công việc Tuyên bố này nhắn mạnh rằng các tệp là kết quả của toàn bộ quá trình xử lý tác vụ, chứ không phải được tích lũy và đóng gói sau khi hoàn thành tác vụ, chờ sửa đổi thêm trước khi được tông hợp thành hồ sơ hoàn chỉnh.

Nói cách khác, hồ sơ không chỉ đơn thuần là một tập hợp các tài liệu được tập hợp lại sau khi hoàn thành nhiệm vụ Thay vào đó, chúng phát triển và hình thành khi công việc tiến triển, với mỗi tài liệu được tạo và thêm vào hồ sơ phản ánh các hành động và quyết định đang diễn ra trong quá trình giải quyết nhiệm vụ Hồ sơ đại điện cho một bản ghi động của toàn bộ quy trình làm việc, ghi lại các giai đoạn, diễn biến và kết quả của công việc theo trình tự thời gian và toản diện.

Bằng cách nhắn mạnh việc hình thành hồ sơ trong suốt quá trình làm viéc, quan điểm này nhấn mạnh tam quan trọng của việc duy trì hồ sơ tài liệu có tổ chức va cập nhật, phản ánh chính xác tiễn trình của nhiệm vụ Cách tiếp cận này đảm bảo rằng hồ sơ vẫn là nguồn dang tin cậy và phù hợp dé tham khảo, phân tích và ra quyết định trong tương lai

Công việc phải thuộc phạm vi hoạt động cua một cơ quan hoặc cá nhân.

+ Khái niệm tài liệu : hiện nay có nhiều định nghĩa và cách giải thích về khái niệm “tài liệu”.

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khái niệm "Luu tri" được định nghĩa và giải thích như sau:

Một tài liệu bao gồm nhiều loại phương tiện mang thông tin khác nhau được tạo ra trong suốt các hoạt động của các cá nhân, tô chức và cơ quan Nó bao gồm nhiều loại tài liệu, bao gồm tài liệu, dự án, bản vẽ thiết kế, ban đô, công trình nghiên cứu, sách, bảng, ảnh, phim, bản ghi âm thanh và video, tài liệu điện tử, bản sao của bản thảo văn học, tác phẩm nghệ thuật, nhật ký, hồi ký, chữ ký, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc bản in, ấn phẩm và các phương tiện truyền thông khác Các tài liệu này có thé ở dạng thông tin được ghi lại hoặc các đối tượng vật lý được coi là các đơn vi riêng biệt.

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là hồ sơ, tài liệu tài chính trong các cơ quan nhà nước bao gồm nhiều nhiệm vụ bao trùm Nhiệm vụ này bao gồm việc tạo lập, thu thập, sắp xếp có tổ chức khoa học, bảo quản và nâng cao giá tri hồ sơ, tài liệu tài chính từ khi được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi tiêu hủy hoặc được tuyển chọn dé bảo quan vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử.

Cu thé, tổ chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ tài chính và tài liệu hoạt động như một hệ thống doi hỏi sự tham gia của tất cả các cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu tài chính Hệ thống này bắt đầu với việc hình thành các tài liệu, đánh dấu sự tạo ra ban đầu của chúng và mở rộng qua các giai đoạn văn thư, bao gồm các nhiệm vụ như quản lý các tài liệu đến và ghi lại thông tin liên quan Quá trình này sau đó tiếp tục thông qua giai đoạn lưu trữ, trong đó các tài liệu được tổ chức trong kho lưu trữ của cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các hoạt động dé đưa chúng vào kho lưu trữ lịch sử, đảm bảo khả năng tiêp cận và bảo quản lâu dài của chúng.

Xét về ban chất, tổ chức quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính là tép hop các biện pháp của chủ thé nhằm quản lý hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành trong hoạt động của mình theo đúng quy định hiện hành và phù hợp với mục tiêu của chủ thể quản lý Trong bôi cảnh đây mạnh cải cách nền hành chính nhà nước như hiện nay, đồng thời với sự bùng nỗ của thông tin, mỗi cơ quan, đơn vi trong bộ máy nhà nước muốn thực hiện hiệu quả công việc cần phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy, tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó bao gồm tai liệu tài chính của đơn vi có một vi trí đặc biệt quan trọng Nó có thé được ví như những huyết quản trong cơ thé con người, bảo đảm cho dòng máu tốt chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ, kip thời và liên tục đến não, ngăn chặn rò rỉ và ùn tắc Chúng tôi đã sử dụng một cách hiểu về tô chức quản lý hồ so, tài liệu tài chính, trong khuôn khô luận văn này.

+ Ý nghĩa tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính.

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính đóng vai trò hết sức quan trọng và có tác dụng quan trọng trên nhiều phương diện Dưới đây là một số đóng góp vả lợi ích chính mà nó mang lại: e Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin: Việc quan lý hồ sơ, chứng từ tài chính hiệu quả giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin văn bản kịp thời, đầy đủ Thông tin này phục vụ như một nguôn tài nguyên có giá tri dé hỗ trợ các hoạt động quản lý trong tô chức. e Kiểm soát thâm quyền: Hồ sơ tài chính và tai liệu là công cụ dé kiểm soát việc thực thi thẩm quyền trong cơ quan Chúng cung cấp một khuôn khổ dé giám sát và điều chỉnh quá trình ra quyết định, đảm bảo tuân thủ các chính sách, thủ tục và yêu cầu pháp lý.

20 e Nâng cao hiệu quả và chất lượng: Việc quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của cán bộ quản lý và nhân viên Truy cập vào thông tin được tổ chức tốt và có thé truy xuất dé dàng giúp quy trình làm việc trôi chảy hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định sáng suốt và thúc đây giao tiếp và cộng tác hiệu quả. e Bảo mật thông tin: Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo bảo vệ va bảo mật thông tin nhạy cảm có trong hồ sơ tài chính Bằng cách thực hiện các biện pháp bảo mật thích hợp, chăng hạn như kiểm soát truy cập và mã hóa, nguy cơ truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu được giảm thiểu, bảo vệ tính bảo mật của thông tin có giá tri. e Bang chứng pháp lý: Hồ sơ, chứng từ tài chính là bằng chứng pháp lý quan trọng trong quá trình thanh tra, kiểm toán, giám sát.

Hồ sơ được lưu giữ tốt và được ghi chép đúng cách sẽ tạo cơ sở vững chắc dé chứng minh việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, hỗ trợ điều tra và giải quyết tranh chấp. e Bảo toàn giá tri và an toàn: Thực hành quản lý hiệu qua đảm bao an toàn và bảo quản hồ sơ tài chính và tài liệu theo thời gian. Điều này bao gồm việc thực hiện các kỹ thuật lưu trữ và bảo quản thích hợp, chăng hạn như các tiêu chuẩn lưu trữ, để bảo vệ chống lại sự xuống cấp, mất mát hoặc hư hỏng về mặt vật lý.

Bằng cách lưu giữ những hồ sơ này, giá trị lịch sử và thông tin của chúng được phát huy, cho phép tham khảo, nghiên cứu và phân tích trong tương lai.

+ Việc tổ chức quan ly hồ sơ, tài liệu tài chính nhằm mục dich : Thứ nhất, hỗ trợ các tô chức, đơn vị quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính một cách cân thận, thông nhât và khoa học Và tài liệu của đơn vi, biệt tài liệu

21 nào cần bao quản can thận, nắm bắt, phát hiện tài liệu, tài liệu bị phân tán, thất lạc, thất lạc Bộc lộ, giữ bí mật của cơ quan, ngành, bí mật nhà nước.

Thứ hai, Quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính hiệu quả đảm bảo lưu giữ đầy đủ bằng chứng về hoạt động tài chính của cơ quan và hoạt động của các cá nhân trong cơ quan một cách khách quan, trung thực Bằng cách tuân thủ các quy định và duy trì đầy đủ hồ sơ trong hồ sơ, nội dung của các tài liệu phản ánh chính xác và trung thực các sự kiện và công việc được thực hiện Trong những trường hợp cần có băng chứng pháp lý, những tài liệu này có thê đóng vai trò là bằng chứng quan trọng dé xác nhận các hoạt động của cả cơ quan và cá nhân.

Hơn nữa, việc quản lý tệp thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất thông tin dé dàng và cho phép chuyên giao và truy cập suôn sẻ dé giải quyết các vấn đề tài chính trong tổ chức Khi các hồ sơ được tổ chức tốt và dé dàng truy cập, việc xác định thông tin cụ thé và sử dụng nó để giải quyết các vấn đề tài chính một cách hiệu quả sẽ trở nên thuận tiện.

Thứ ba, góp phần nâng cao hiệu quả và năng lực quản lý tài chính của cơ quan Toàn bộ hồ sơ phát sinh trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực tài chính sẽ được sắp xếp, phân loại theo từng vấn đề, sự việc ở từng cơ quan, đơn vị nếu công tác lập hồ sơ công việc nói chung, trong đó có hồ sơ, tài liệu tài chính được quan tâm, chú trọng Từ đó giúp nâng cao hiệu quả, hiệu quả làm việc của từng cán bộ cụ thé cũng như toàn cơ quan.

Thứ tư, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của cơ quan và hiệu quả công việc Duy trì hồ sơ tài chính và giấy tờ phản ánh hoạt động tài chính của cơ quan, đảm bảo có đủ tài liệu bằng văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước và tài liệu đó càng chính xác càng tốt Việc quản lý hồ sơ đầy đủ, nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cơ quan, tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, hỗ trợ cho công tác điều hành di chuyên quản lý.

Thứ năm, sẽ nang cao tiêu chuẩn hồ sơ, lưu hồ sơ tài chính lâu hơn, dễ dàng thực hiện các hoạt động lưu trữ và đảm bảo giấy tờ được hoàn thành.

Việc lựa chon đúng loại tài liệu hết giá trị dé bảo quản và phương pháp loại bỏ, tiêu hủy tài liệu hết giá tri đều được hỗ trợ bởi việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đúng quy trình, quy định, đảm bảo tiết kiệm nhân lực, thời gian và kinh phí.

Thứ sáu, thể hiện sự tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính.

Việc quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính phải đáp ứng các quy định cơ bản sau:

Một là, Việc quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính phải được tổ chức và quản lý theo quy định của pháp luật Nhà nước về lưu trữ hồ sơ nói chung và chế độ quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính nói riêng Vì việc quản lý hồ sơ và tài liệu bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến đăng ky, thu thập, tính toàn vẹn và quảng bá hồ sơ và tài liệu ngay từ đầu nên tiêu chí này phải được đáp ứng. điểm được tạo ra khi cơ quan đang hoạt động cho đến khi nó bị xóa hoặc được quyết định bảo quản vĩnh viễn trong kho lưu trữ lịch sử Quản lý hồ sơ hoặc tài liệu tài chính là quản lý thông tin văn bản tài chính, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và tài liệu quá khứ Nó có ảnh hưởng đáng ké đến hoạt động tài chính chung của don vị, vì vậy quản lý hỗ sơ và tài liệu tài c quy định của luật.

Hai là, việc tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính phải phù hợp với thực tiện của từng cơ quan đơn vị Theo yêu cầu này, hỗ sơ tài chính và chứng từ hoạt động của cơ quan, đơn vi có nhiều loại, bao gồm loại do cơ quan, đơn vị lập và loại do cấp trên chuyên xuống hoặc ủy quyên ngang hàng gửi đến; bên dưới gửi lên Mỗi loại có một chức năng riêng: Có loại để chỉ đạo hoặc hướng dẫn, thực hiện, giải quyết và có loại dé báo cáo hoặc biết, dé tham khảo.

Vì vậy, trong quá trình quản lý hệ thống hồ so, tài liệu này cần căn cứ vào chuc năng, nhiệm vụ của đơn vị, thực tiễn hoạt động của đơn vị dé quan ly.

Ba là, đảm bảo rằng hỗ sơ tài chính và giấy tờ của co quan được quan lý hiệu quả Đây là một yêu cầu tất yếu của hoạt động quản lý nói chung, trong đó có hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính Hiệu lực, hiệu quả là cần thiết đối với mọi hoạt động quan lý, nhất là trong thé chế hành chính nhà nước Cơ quan có khả năng xử lý hồ sơ, giấy tờ tài chính hiệu quả sẽ tạo điều kiện cho các đơn vị, cán bộ, nhân viên thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình.

1.2.4 Biện pháp tổ chức quan lý hé sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường

Nội dung quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung và tài liệu tài chính nói riêng của các cơ quan QLNN, bao gồm cả UBND phường, bao gồm nội dung sau:

+ Xác định ai chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ tài chính va giấy to’

Như đã phân tích trong phần mục dich va yêu của quan lý hồ so, tai liệu tài chính thì hoạt động này có mục đích rõ ràng và vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan đơn vi, chính vì vậy dé thực hiện hiệu quả hoạt động quản lý này, tại các cơ quan đơn vị nói chung cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân trong hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính để công tác này được vận hành hiệu quả Đặc biệt, về hệ thống hồ sơ, tài liệu tài chính của các cơ quan nhà nước nói chung, trong đó có UBND phường thì sự phân công thực hiện nhiệm vụ quản lý này còn được quy định cụ thể trong Luật Lưu trữ và hệ thống văn bản hướng dẫn thi hành của Luật này.

+ Ban hành các quy định liên quan đến quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính;

Việc ban hành các văn bản quy định về quản lý hé sơ, tài liệu tài chính là hoạt động quản lý nhà nước quan trọng do các cơ quan chuyên môn về quản lý hồ sơ, tài liệu của Nhà nước thực hiện Các cơ quan này, đặc biệt tham gia vào quản lý ngành tài chính, thiết lập các quy định pháp lý làm nền

24 tảng cho việc tô chức các hoạt động quản lý hồ sơ và tài liệu Trong điều kiện của Việt Nam, việc tuân thủ Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn có liên quan là bắt buộc đối với các cơ quan nhà nước và một số tô chức dé quản lý hiệu quả hồ sơ, tài liệu Luật Lưu trữ cùng với các quy định hỗ trợ đã tạo ra một khuôn khô toàn diện cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung Nó đặt ra các nguyên tắc, thủ tục và yêu cầu mà các cơ quan và tổ chức phải tuân theo để đảm bảo thực hành lưu trữ hồ sơ phù hợp Các quy định này bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm tạo hồ sơ, t6 chức, bảo quan và truy cập.

Thông qua việc ban hành các quy định pháp luật như vậy, các cơ quan quản lý nhà nước hướng tới thiết lập các thông lệ chuẩn hóa cho việc quản lý hồ sơ và tài liệu, đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và sử dụng hiệu quả thông tin tài chính Việc tuân thủ các luật và hướng dẫn này là điều cần thiết dé duy tri tính toàn vẹn va độ tin cậy của hồ sơ tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tài liệu phù hợp và thúc đây quá trình ra quyết định hiệu quả

+ Tổ chức pho biến, hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính Đề sắp xếp việc quan lý và pho biến các hồ sơ và tài liệu tài chính như các hành động hoặc hoạt động riêng biệt và thông báo cho công chúng về các yêu cầu pháp lý đối với việc quản lý của họ đối tượng ở một hoặc nhiều định dạng với mục tiêu nâng cao kiến thức pháp lý và niềm tin, từ đó nâng cao nhận thức về pháp luật, tôn trọng pháp luật, tuân thủ pháp luật về quản lý hồ sơ và bảo vệ hồ sơ tài chính của đối tượng Đây là hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan, tập thé, cá nhân phụ trách thúc day, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ, giấy tờ tài chính nhằm hỗ trợ, nâng cao năng lực chuyên môn. Đối với nhân viên quản lý hồ sơ, giấy tờ nói chung, kỹ năng nghiệp vụ.

+ Tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính, bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Thứ nhất, Quy trình lập danh mục hô sơ có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua hệ thống hồ

25 sơ, tài liệu được sắp xếp có to chức Nó giúp các co quan, tô chức quan lý một cách chủ động và khoa học các loại hồ sơ tài chính, chứng từ của mình trong giai đoạn văn thư Danh mục hồ sơ là căn cứ dé kiểm tra, bao đảm việc lập hồ so, tài liệu tài chính của các đơn vị, cá nhân và là căn cứ dé giao nộp các hồ sơ, tài liệu này vào kho lưu trữ thích hợp.

Có hai cách tiếp cận chính dé tạo danh sách bản ghi: e Cán bộ văn phòng, thống kê xây dựng dự thảo sơ bộ danh mục văn bản trình UBND phường Tập hợp ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan, hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh đạo

UBND phường duyệt ban hành. e Các đơn vi có trách nhiệm lập danh mục hồ sơ của mình trên cơ sở hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Thống kê và các cán bộ có liên quan Công chức văn phòng tổng hợp và sắp xếp các số liệu thống kê này thành một danh mục hé sơ đầy đủ cho Ủy ban nhân dân phường, thực hiện các bổ sung hoặc sửa đổi cần thiết Dự thảo cuối cùng sau đó được trình lãnh đạo UBND phường duyệt và ban hành.

Danh sách duyệt và ký duyệt hồ sơ tiêu biểu do lãnh đạo UBND phường ký vào đầu năm Bản sao Danh mục được cấp phát cho các đơn vị, cá nhân có liên quan dé hướng dẫn lập hồ sơ theo đúng hồ sơ quy định Trong quá trình thực hiện, nếu có sự khác biệt hoặc phát sinh vấn đề cần giải quyết thì don vi, cá nhân kip thời sửa đổi, bố sung vào Danh mục hồ sơ của mình.

Công chức văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, tổng hợp các nội dung cập nhật này thành danh mục hồ sơ chung cho UBND phường.

* Các quy định pháp lý về công tác văn thư Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác Văn thư ngày

05 tháng 3 năm 2020 quy định cách thức áp dụng các quy định pháp luật hiện hành về Công tác Văn thư Chính sách của chính phủ về công tác văn phòng.

Theo đó, Nghị định thống nhất cách hiểu về hồ sơ, quy trình lập hồ sơ công việc và trách nhiệm liên quan đến lập hồ sơ công việc Nghị định 30/2020/NĐ- CP không quy định cụ thé đối với hồ sơ tài chính mà quy định về việc lập hồ sơ công việc nói chung, tuy nhiên, do hồ sơ tai chính là một loại hồ sơ công việc nên việc lập hồ sơ này cũng thực hiện theo quy định chung.

* Các quy định pháp lý về lưu trữ Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường được thực hiện theo quy định về công tác lưu trữ, trong đó, văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn Tính đến năm 2022, một số văn bản liên quan đến việc bảo quản, quản lý hồ sơ đã hết hiệu lực Bao gồm các: e Thông tư số 13/2011/TT-BNV: Thông tư này do Bộ trưởng Bộ

Nội vụ ban hành quy định thời hạn lưu giữ ảnh tài liệu liên quan đến hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Vì thông tư này đã hết hiệu lực nên các quy định của nó không còn hiệu lực.

30 e Thông tư số 09/2011/TT-BNV: Do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, Thông tư này quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành chung trong hoạt động của các cơ quan, tô chức Vì thông tư đã hết hiệu lực nên các hướng dẫn của nó không còn hiệu lực. e Thông tư số 04/2013/TT-BNV: Thông tu này do Bộ trưởng Bộ

Nội vụ ban hành hướng dẫn việc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức Ké từ ngày hết hiệu lực, các hướng dẫn của thông tư không còn được áp dụng. e Thông tư số 07/2012/TT-BNV: Do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, Thông tư này hướng dẫn về quan lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vi Vì thông tư đã hết hiệu lực nên các hướng dẫn của nó không còn hiệu lực. Điều quan trọng là các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải biết về thời hạn của các tài liệu này và đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định và hướng dẫn hiện hành về quản lý và bảo quản tài liệu Cần tham khảo và tuân thủ các quy định cập nhật, hợp lệ dé đảm bảo việc xử lý văn bản, hồ sơ được thực hiện đúng theo khuôn khổ pháp luật hiện hành.

Hiện nay, công tác quản lý hé sơ, tài liệu tài chính còn thực hiện theo một số văn ban mới ban hành như Thông tư 09/2011/TT-BNV ban hành ngày

03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản, trong đó có thời hạn bảo quản của các hô sơ, tài liệu tài chính, kê toán Cụ thê như sau:

Hồ sơ xây dựng và các quy tắc tai chính, kê toán | 20 năm và kiêm toán của cơ quan |

Hồ so về việc cung cap, bô sung, điêu chỉnh, phân | Vinh viên bô và thực hiện dự toán ngân sách hăng năm của cơ quan và các don vi trực thuộc của chính phủ

- Tài sản là nha, đất

Hồ sơ dau thâu thường xuyên cho việc mua sắm tài sản, vật tư và thiết bị

- Tài liệu mời thâu, đâu thâu và phê duyệt kết qua} 20 năm dau thầu, hồ so dự thầu trúng thầu

- Hồ sơ dự thâu không trúng thâu | 05 năm | năm

H6 sơ mua sam vật tư và trang thiét bị làm việc a | nam truc tiép Hồ sơ kiêm tra, thanh tra và kiêm toán tài chính của cơ quan và các đơn vi trực thuộc - Định kỳ theo quy định

| 08 | Công van trao đôi về công tác tai chính, kê toán | OSnim | _

32 Đối với hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành trong hoạt động của UBND phường, thời hạn bảo quản được quy định như sau:

Stt | Tiêu đề hồ sơ THBQ | Ghi

= Ngân sách Nha nước mw

Lập và cập nhật dự toán thu, chi ngân sách hàng 20 năm chú năm; phải được Hội đồng nhân dân thông qua phương án phân bỏ ngân sách. jo)NO

Hồ sơ liên quan dén việc giao dự toán thu chỉ ngân | Vĩnh viễn sách hàng năm cho các tỉnh, thành phô; các sở, ngành và các huyện, thị trân i)(oS) Hồ sơ tông hợp tình hình thu, chi ngân sách nha nước và tổng quyết toán ngân sách hằng năm của địa phương được phê duyệt bởi HĐND jn)K Quyết toán ngân sách hang năm và hô sơ kiêm tra việc thực hiện dự toán ngân sách

Hồ sơ kiêm tra và kiêm toán của cơ quan kiêm toán

Nhà nước theo yêu cau của cấp có thấm quyền

Dự toán chi dau tư phát triển và các nguôn von khác | Vĩnh viễn hang năm được phê duyệt và phân bô. â ơ Hồ sơ về việc phõn bồ vụn dau tư và cỏc dự ỏn đõu | Vĩnh viễn tư đã được sử dụng ngân sách

Hồ sơ về việc phê duyệt kê hoạch thay đôi phân bô | Vĩnh viễn vốn đầu tư, quyết toán vốn đầu tư hoàn thành dự án

Hồ sơ về việc phát hành trái phiêu địa phương và | Vĩnh viễn các khoản vay khác

10 |Biên ban bán tài sản không xác định rõ nguôn gốc, | Vĩnh viễn tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước (kê cả vốn ODA) khi kết thúc dự án, tài sản của tập thể, cá nhân tự nguyện giao cho chính quyền địa phương quyền sở hữu, tài sản không có người thừa kế, tài sản sung quỹ nhà nước trong theo bản án, quyết định thi hành án

11 |Hồ sơ tham gia ý kiến về việc sắp xếp nhà và đất của các cơ quan quản lý địa phương của Trung ương

Tài chính đỗi với các qũy, doanh nghiệp

—ơ N Dộ ỏn thành lập và hoạt động của quỹ đó được phộ | Vĩnh viễn duyệt.

Hồ sơ về Dé án thành lập và các quy trình của co quan có thâm quyền phê duyệt

— Hồ sơ quản lý việc sử dụng ngân sách ủy thác địa phương của các tô chức nhận ủy thác

Hồ sơ vê việc phân công đại diện chủ sở hữu phân | Vĩnh viên vôn nhà nước trong các doanh nghiệp

— Hồ sơ quản lý chuyên đôi sở hữu và sắp xêp lại doanh nghiệp của chính phủ

— Hồ sơ tình hình tài chính của doanh nghiệp có toàn bộ vốn nhà nước, doanh nghiệp được thành lập hoặc góp von bởi chính phủ địa phương

Thuế, phí, lệ phí Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu thu thuế, phí, lệ phí Vĩnh viễn hăng năm

—ơ \o Hồ sơ về việc phờ duyệt bảng giỏ dat, bang giỏ dat điêu chỉnh

NO© Hồ sơ thực hiện hệ sô điêu chỉnh giá dat; một ty lệ phan trăm (%) xác định dé xác định don giá thuê đất nộp tiền thuê đất hàng năm Đôi với từng dự án cụ thê (trừ dự an khai thác dâu khí trong lãnh hải, thềm lục địa Việt Nam), hồ sơ chứa tỷ lệ (%) tính thu tiền thuê đất xây dựng công trình ngầm, đất có mặt nước, thuê mặt nước được quy định như sau: yêu cầu.

Hồ sơ liên quan đên các van dé liên quan đên giảm thuế, miễn thuế, gia hạn nộp thuế và xóa nợ thuế

Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đúng cách có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với đơn vị kế toán Dưới đây là một số điểm chính liên quan đến công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:

- Tai liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo mật trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

- Trường hop tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán thì phải lập biên bản, trong đó có bản chụp tài liệu Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại phải lập biên bản kèm theo bản chụp hoặc chứng thực tai liệu.

- - Tài liệu kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng ké từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kỳ kế toán kết thúc.

- _ Chức năng bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán thuộc về người đại diện theo pháp luật của đơn vi kế toán.

- _ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như sau: a) Tài liệu kế toán được sử dụng trong quản lý và điều hành của đơn vị kế toán phải có ít nhất năm năm Các chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp dé ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính bao gồm. b) Đối với các chứng từ kế toán trực tiếp được sử dụng dé ghi số kế toán, lập báo cáo tài chính và báo cáo tài chính hàng năm—trừ trường hop pháp luật có quy định khác— tối thiểu mười năm. c) Tài liệu kế toán quan trọng về kinh tế, a ninh hoặc quốc phòng phải được lưu trữ.

- _ Chính phủ hướng dẫn cụ thê về loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, cách tính thời hạn lưu trữ, địa điểm lưu trữ, thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Ngoài ra, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 Thông tư nay quy định cụ thể về thời hạn bảo quản hồ sơ, chứng từ thường dùng trong hoạt động của ngành Tài chính.

Các đơn vị kế toán cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn này để đảm bảo việc lưu giữ và lưu trữ tài liệu kế toán phù hợp với yêu cầu của pháp luật.

Tiểu kết chương 1 Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường liên quan đến việc thu thập, sắp xếp các tài liệu tài chính phát sinh trong quá trình theo dõi, xử lý các vấn đề tài chính của UBND phường Quy trình này nhằm đáp ứng các yêu cau, nội dung, cách thức cụ thé do Ủy ban nhân dân thành lập va phù hợp với các quy định pháp luật có liên quan Do đó, điều quan trọng là phải tuân thủ các luật và quy định tông thé liên quan đến việc quan lý hồ sơ và tài liệu, cũng như các hướng dẫn cu thé dé quan lý hồ sơ và tài liệu tài chính.

Bằng việc tuân thủ pháp luật hiện hành và các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu, Ủy ban nhân dân phường đảm bảo hồ sơ, tài liệu tài chính được xử lý một cách có hệ thống và đúng pháp luật Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy trình đã được thiết lập để lưu giữ hồ sơ, lưu trữ và truy xuất tài liệu tài chính, cũng như đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của chúng Việc tuân thủ các yêu cầu pháp luật cũng đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của các hỗ sơ và tài liệu tài chính, điều cần thiết dé đảm bao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và quản lý tài chính hiệu quả trong Ủy ban nhân dân phường

* Công chức Văn phòng - Thống kê Công chức bộ phận thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, tham mưu cho UBND phường Chánh Mỹ trên các lĩnh vực Trách nhiệm của họ bao gồm:

- Quan trị văn phòng: Hỗ trợ tô chức và thực hiện các công việc liên quan đến quản lý văn phòng, đảm bảo các thủ tục hành chính trên địa bàn phường được thông suốt.

- Thống kê: Tập hợp, phân tích và quản lý số liệu, thống kê liên quan đến các lĩnh vực trên địa bàn Điều này bao gồm giám sát và báo cáo về việc thực hiện các kế hoạch và chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội.

- Cai cách hành chính: Hỗ trợ phường thực hiện các sáng kiến cải cách hành chính, hợp lý hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả trong các dịch vụ công.

- Thi đua, khen thưởng, kỷ luật: Giúp tổ chức các hoạt động về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật trên địa bàn phường dam bảo đúng quy định của pháp luật.

- Tổ chức họp: Giúp tổ chức các cuộc họp của Thường trực

HĐND và UBND phường Chuan bị các sắp xếp và phương tiện cần thiết cho các cuộc họp của hội đồng và ủy ban.

- Lễ tân: Giúp Chủ tịch UBND phường tổ chức tiếp dan và giải quyết các ý kiến, yêu cầu của họ.

- _ Công tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, quản lý tài liệu lưu trữ và việc thực hiện cơ chế

“một cửa”, “một cửa liên thông” Góp phần hình thành hệ thống chính quyền điện tử.

- Thu tục hành chính: Kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo đúng quy định, tạo điều kiện cung cấp dịch vụ hiệu quả.

- Khiếu nại, tố cáo: Tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của cư dân, chuyển đến các cơ quan chức năng giải quyết theo thâm quyên.

- Theo dõi, báo cáo: Theo dõi, báo cáo việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường, quy chế dân chủ ở cơ sở đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

- Nhiệm vụ được giao: Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao theo quy định của pháp luật và quy định chuyên ngành.

Các công chức trong bộ phận thống kê đóng góp vào hoạt động hiệu quả của Ủy ban nhân dân Phường và hỗ trợ sự phát triển và quản lý chung của

Công chức Tài chính - kế toán

Cán bộ Tài chính - Kế toán phường Chánh Mỹ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, tham mưu cho Ủy ban nhân dân phường về công tác tài chính, kê toán Trách nhiệm của họ bao gôm:

Tham mưu tài chính: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường về các vấn đề tài chính, kế toán theo quy định của pháp luật.

Lập dự toán: Lập dự toán thu, chi ngân sách phường trình cấp có thâm quyền phê duyệt Đảm bảo thực hiện đúng dự toán thu, chỉ ngân sách và khai thác các nguồn thu tiềm năng trên địa bàn.

Quản lý tài chính ngân sách: Cơ quan tài chính cấp trên giám sát cách tổ chức sử dụng ngân sách Lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách, ngân sách theo quy định của pháp luật.

Kế toán ngân sách: Thực hiện nhiệm vụ kế toán ngân sách, bao gồm ghi chép và báo cáo tình hình thu, chi ngân sách, quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác Duy trì hồ sơ giao dịch tiền mặt, tiền gửi, thanh toán, tài sản vật chất và các hồ sơ kế toán có liên quan khác theo yêu cầu của pháp luật.

Quản lý công sản: Phối hợp với các công chức khác chịu trách nhiệm quản lý công sản Thực hiện kiểm tra, thâm định các dự án đầu tư xây dựng thuộc thâm quyền của UBND phường theo quy định của pháp luật.

Nhiệm vụ được giao: Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao theo quy định của pháp luật và quy định chuyên ngành.

Một số nội dung cơ bản hiện đang được sử dụng tại UBND phường

Chánh Mỹ là văn thư và lưu trữ:

Về hoạt động nghiệp vụ về văn thu:

Công việc viết và gửi văn bản Văn bản do UBND phường ban hành được thực hiện theo đúng quy định Văn bản của phường chủ yếu là Công văn, Thông báo, Quyết định, Báo cáo và Tờ trình UBND phường giao công chức chuyên môn thực hiện soạn thảo văn bản, việc soạn thảo này luôn đảm bảo thực hiện đúng quy trình, thể thức soạn thảo và ban hành văn bản Các dự thảo văn bản được lấy ý kiến đóng góp của cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách chuyên môn và người có liên quan, sau đó được tiếp nhận góp ý và hoàn chỉnh dự thảo, công chức Tư pháp thâm định về thê thức, cơ sở pháp lý và những nội dung chủ yếu của dự thảo trước khi trình dự thảo với đồng chí Lãnh đạo cơ quan xem xét, phê duyệt ký ban hành.

Việc quản lý văn bản liên quan đến văn bản mật: Văn thư UBND phường chứa tất cả các văn bản đi và đến của phường Hàng ngày, Văn phòng UBND phường thường xuyên cập nhật trên mạng nội bộ qua phần mềm quản lý văn bản để khai thác các văn bản đến, văn bản chỉ đạo của UBND thành phố Thủ Dau Một, từ đó UBND phường làm căn cứ tô chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước tại địa phương Văn thư nhập toàn bộ văn bản đến, văn bản đi trong ngày vào Số đăng ký văn bản và phần mềm quản ly văn bản dé quản lý, khai thác theo quy định Văn phòng sẽ quét mạng nội bộ sau khi được sự đồng ý và chỉ đạo của lãnh đạo UBND phường, sau đó sẽ cung cấp thông tin cho cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách UBND phường phối hợp thi hành Các tài liệu đến với một con dau khan cấp được đăng ký và chia sẻ với nhóm Lãnh đạo UBND phường thừa ủy quyền và hướng dẫn về việc giao và thực hiện ngay trong ngày.

Việc sử dụng và quản lý con dấu: Con dấu được quản lý chặt chẽ theo quy định Con dấu của UBND phường được giao cho Công chức Văn phòng- Thống kê.

Công tác nộp hồ sơ lưu vảo lưu trữ cơ quan Thực hiện Luật Lưu trữ, UBND phường đã yêu cầu vào ngày cuối của năm cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách chuyên môn thuộc phường thực hiện công tác giao nộp hé sơ về kho lưu trữ theo quy định.

Về hoạt động lưu trữ:

Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ các năm và toàn bộ tài liệu tồn đọng ở các bộ phận, cá nhân từ trước đó với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của UBND phường trong công tác quản lý nhà nước tại địa phương, công tác lưu trữ của

UBND phường đã được Lãnh đạo UBND phường quan tâm bồ trí khu vực làm Phòng lưu trữ tài liệu của cơ quan với diện tích 25 m2, đầu tư giá tài liệu cố định 11,2 m giá tài liệu và 9 tủ sắt đựng tài liệu Hàng năm, kho lưu trữ phường

50 đã tiếp nhận chủ yêu là những hồ sơ của lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - xây dựng - đô thị; Văn hóa thông tin; lao động, thương binh và xã hội, Kế toán; Quân sự; Tài liệu bầu cử nhiệm kỳ 2016-2021; hồ sơ của HĐND phường.

Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ : Thực hiện công tác bảo quản tài liệu an toàn; kho lưu trữ có khóa đảm bảo tránh mat mát tài liệu.Thường xuyên kiểm tra vệ sinh kho tài liệu, định ky 6 tháng/lần UBND phường thực hiện phun thuốc chống 4m mốc, côn trùng căn phá tài liệu Kho có 02 quạt trần cơ bản đảm bảo thông thoáng cho công tác bảo quản và khi khai thác tài liệu Tại kho, có 02 bình bọt cứu hỏa đảm bảo an toàn phòng cháy, có hệ thống cửa che chắn tài liệu phòng khi mưa bão xảy ra, có các hộp diệt mối để ngăn ngừa mối mọt Để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu, phân loại hồ sơ và tài liệu theo từng lĩnh vực và theo năm.

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, hàng năm đã cung cấp hàng trăm lượt hồ sơ cho cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách chuyên môn chủ yếu là các hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai, xây dựng, quản lý đô thị; tư pháp hộ tịch khai thác sử dụng.

Về hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ UBND phường sử dụng phần mềm Quản lý văn bản đi, đến hiện tại.

UBND phường đã sử dụng phần mềm này để quản lý văn bản đi, đến, khai thác văn bản đi, đến và đăng ký văn bản đi, đến, điều này đã giúp giảm số lượng công việc được thực hiện tại bộ phận văn thư.

Ngoài ra còn các công tác khác, UBND phường đã ban hành Quyết định về phân công nhiệm vụ công tác đối với cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách UBND phường nhiệm kỳ 2016 - 2021, trong đó có phân công cán bộ chịu trách nhiệm về công tác văn thư lưu trữ UBND phường luôn tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, nhân viên tham gia các đợt tập huấn, bồi dưỡng, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, dịch vụ công trực tuyến), chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT theo kế hoạch của Thành

51 phó, của tỉnh nhằm tạo điều kiện nâng cao trình độ, năng lực cán bộ, kỹ năng thực thi công vụ đáp ứng được chức trách, nhiệm vụ được đảm nhiệm

Nhìn chung, những kết quả về công tác văn thư, lưu trữ nêu trên đạt được là do sự quan tâm, chỉ đạo của UBND thành phó Thủ Dầu Một và các phòng ban chuyên môn quận đã hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tai UBND phường Nhờ đó, đã tô chức các văn bản chỉ đạo của các cơ quan chuyên môn vả các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và thành phố Dé làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, UBND phường đã ban hành Quyết định về Quy chế hoạt động lưu trữ và kế hoạch công tác lưu trữ hàng năm Cơ sở hạ tang, kinh phi đầu tư chưa đạt chuẩn, còn tồn đọng đáng kể, còn nhiều chồng chất giấy tờ chưa phân loại được bên cạnh những kết quả đã đạt được loại, sửa một cách khoa học Khi số lượng tài liệu ngày càng nhiều và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ không chuyên lại thiếu kiến thức chuyên môn, họ tiếp tục gặp phải nhiều thách thức.

2.2 Khái quát về khối hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ

Hoạt động của UBND phường Chánh Mỹ hình thành nên một khối lượng không nhỏ hồ sơ, tài liệu tài chính-kế toán Khối hồ sơ, tài liệu tài chính hau hết là bản chính, đã được lập hồ sơ sơ bộ theo quy định của nghiệp vụ tài chính - kế toán Khối lượng nhóm hồ sơ này là khoảng 11,2 m giá tài liệu, trong đó, bảo quản tại kho lưu trữ của UBND phường ước tính có 4,8m giá hồ sơ, tài liệu tài chính Hồ sơ được cho vào các hộp đựng hồ sơ và đưa lên giá theo từng danh mục Thời gian hình thành của khối hồ sơ này là từ năm 1997 đến năm 2017.

Khối thứ hai, hiện đang quản lý tại Phòng Tài chính Kế toán, ước tính có bao nhiêu 6,4m giá hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành từ năm 2018 đến nay được xếp trong hộp đựng hồ sơ theo từng danh mục

11.1 Số quỹ tiền mặt 11.2 Số tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 11.3 Số thu ngân sách

11.4 Số chỉ ngân sách 11.5 Số tổng hợp thu ngân sách phường

11.6 Số tổng hợp chi ngân sách phường Ngoài ra, còn có một số hồ sơ, tài liệu trao đôi về các van đề tài chính giữa UBND phường Chánh Mỹ với các cơ quan quản lý cấp trên

Về đặc điểm, hầu hết các hồ sơ, tài liệu tài chính hình thành trong hoạt động của phường Chánh Mỹ đều có tình trạng vật lý tốt Chứng từ được đóng thành từng tập theo thứ tự thời gian Các hồ sơ, tài liệu giấy còn lại được sắp xếp theo từng dự án (như hồ sơ quyết toán đầu tư công) và được sắp xếp sơ bộ.

2.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ

2.3.1 Về phân công trách nhiệm thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường Điều 4 của Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu, bao gồm cả tài liệu tai chính được tao ra trong hoạt động của HĐND và UBND phường Hiện tại, UBND phường Chánh Mỹ chịu trách nhiệm văn thư và quản lý hồ sơ

- Trach nhiệm cua Chủ tịch UBND phường : chịu trách nhiệm về văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ và tài liệu liên quan đến hoạt động của HĐND và

UBND phường; giám sát việc tuân thủ các quy định của Nhà nước liên quan đến văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ và tài liệu của phường.

- Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND phường : chịu trách nhiệm quan ly hồ sơ và tài liệu tài chính theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của

- Trách nhiệm của Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường : Bộ phận công chức Văn phòng thống kê tại UBND phường có nhiệm vụ quan trong là hỗ trợ, hướng dẫn Chủ tịch Uy ban quan lý hồ sơ, tài liệu có hiệu quả. Điều này bao gồm nhiều loại tài liệu, bao gồm các tài liệu quan trọng va hồ sơ tài chính của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Phối hợp chặt chẽ với các quan chức tài chính, văn phòng đảm nhận nhiệm vụ quan trọng là chuẩn bị, quản lý và nộp hồ sơ tài chính và kế toán Ngoài ra, họ siéng năng thu thập và sắp xếp thông tin có giá trị, đáp ứng nhu cầu đa dang của các tổ chức và cá nhân muốn tiếp cận hồ sơ và tài liệu lưu trữ.Ngoài ra, công chức của Cục Thống kê góp phần tích cực vào công tác quản lý chung về hồ sơ, tài liệu Họ hỗ trợ Chủ tịch tiễn hành kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo việc chuẩn bị và chuyển hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ một cách thích hợp Những nỗ lực tỉ

54 mỉ của họ bao gồm cả việc chuẩn bị toàn diện hồ sơ dé lưu giữ tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân Phường Thông qua công việc tận tụy của mình, những công chức này đóng một vai trò không thé thiếu trong việc duy trì các hoạt động lưu giữ hồ sơ hiệu quả và tạo điều kiện tiếp cận thông tin quan trọng một cách liền mạch.

- Trách nhiệm của công chức Tài chỉnh - kế toán UBND phường: là người chịu trách nhiệm trực tiếp về hồ sơ tài chính và tài liệu của UBND phường Kế toán được quản lý bởi UBND phường Chánh Mỹ theo quy định về nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực tài chính.

2.3.2 Về công tác ban hành và triển khai thực hiện văn bản quy định về quản lý hỗ sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường

UBND phường Chánh Mỹ đã thực hiện các hoạt động xây dựng, văn bản, lưu trữ và quan lý hỗ sơ, tải liệu tai chính theo quy định.

Dé dam bảo công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực thi nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn và công chức được hiệu quả, đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ, UBND phường Chánh Mỹ đã thực hiện nhiều bước Các biện pháp này được thực hiện dựa trên hệ thống các văn bản hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Dầu Một.

Thứ nhất, UBND phường ban hành Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 12/9/2016 Quyết định này có tiêu đề “Quy định về công tác văn thư, lưu trữ” là văn bản hướng dẫn tô chức và quản lý hồ sơ, tài liệu Nó phác thảo các thủ tục và giao thức cần tuân theo để đảm bảo tổ chức, lưu trữ và sử dụng chính xác các tài liệu lưu trữ Thứ hai, UBND phường đã xây dựng Kế hoạch số 11/KH-UBND ngày 11 tháng 02 năm 2017 Kế hoạch này đặc biệt tập trung vào công tac văn thư lưu trữ trên địa ban phường Chánh Mỹ, giai đoạn 2017 -

2020 Kế hoạch này đưa ra khung chiến lược và đặt ra các mục tiêu cho quan lý hiệu quả tài liệu lưu trữ trên địa bàn phường Ngoài ra, UBND phường đã

55 ban hành Quyết định số 116/QĐ-UBND ngày 20/6/2016 Quyết định này đã đưa vào “Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ UBND phường” Nó phác thảo các hướng dẫn dé truy cập và sử dung các tài liệu lưu trữ, đảm bảo khai thác và sử dụng chúng một cách thích hợp cho các mục đích hành chính.

Thông qua việc triển khai các quyết định và kế hoạch này, UBND phường Chánh Mỹ hướng tới thiết lập một cách tiếp cận có hệ thống đối với công tác văn thư và lưu trữ Những biện pháp này góp phan vào việc tổ chức, bao quản và sử dụng hợp lý các hồ sơ và tài liệu, tuân thủ các quy định có liên quan.

Trong lĩnh vực quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính của UBND phường hiện đang tuân thủ theo đúng quy trình chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.

Tập văn bản của Sở Tài chính tỉnh Bình Dương

Số lượng to Phông số

bị đầu tư) 04 Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật 05 Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật (điều chỉnh nếu có) 06 Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

07 Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình dé đưa vào sử dụng 08 Quyết định về việc phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

12 Hợp đồng chi phí xây dựng và Phụ lục hợp đồng 13 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

14 Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí xây dựng) 15 Giấy rút vốn (chi phí xây dựng)

16 Giấy đề nghị thanh toán vốn chi phí ban quản lý 17 Giấy rút vốn chi phí ban quản lý

18 Quyết định chỉ định thầu chi phí khảo sát, thiết kế 19 Hợp đồng chi phí khảo sát, thiết kế và Phụ lục hợp đồng 20 Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

21 Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí khảo sát, thiết kế) 22 Giấy rút vốn (chi phí khảo sát, thiết kế)

23 Quyết định chỉ định thầu chi phí thâm tra

Hợp đồng chi phí thẩm tra và Phu luc hop đồng Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí thẩm tra) Giấy rút vốn (chi phí thâm tra)

Quyết định chỉ định thầu chi phí lập hồ sơ mời thầu Hợp đồng chỉ phí lập hồ sơ mời thầu và Phụ lục hợp đồng

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí lập hồ sơ mời thầu) Giấy rút vốn (chi phí lập hồ sơ mời thầu)

Quyết định chỉ định thầu chi phí thâm định HSMT Hợp đồng chi phí thâm định HSMT và Phụ lục hợp đồng Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí thẩm định HSMT) Giấy rút vốn (chi phí thâm định HSMT)

Quyết định chỉ định thầu chi phí giám sát Hợp đồng chi phí giám sát và Phụ lục hợp đồng Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí giám sát) Giấy rút vốn (chi phí giám sát)

Quyết định chỉ định thầu chi phí thâm định báo cáo kinh tế kỹ thuật

Hop đồng chi phí thâm định BCKTKT và Phụ lục hợp đồng Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán vốn (chi phí thâm định BCKTKT) Giấy rút vốn (chi phí thâm định BCKTKT)

Báo cáo kiểm toán Quyết định chỉ định thầu chi phí kiểm toán Hợp đồng chi phí kiểm toán

Bién ban nghiém thu thanh ly hop déng Giấy dé nghị thanh toán vốn (chi phí kiểm toán) Giấy rút vốn (chi phí kiểm toán)

Giấy đề nghị thanh toán vốn chi phí quyết toán Giấy rút vốn chi phí quyết toán

Ví dụ 2: Hồ sơ dự toán thu chỉ ngân sách hàng năm được sắp xếp như sau:

Quyết định giao dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm của

UBND Thành phố Thủ Dầu Một

Quyết định về điều chỉnh dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm của UBND Thành phố Thủ Dầu Một Nghị quyết dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm của HĐND phường Chánh Mỹ

Nghị quyết danh mục và kế hoạch vốn đầu tư công năm của

Nghị quyết điều chỉnh danh mục vốn đầu tư công năm của HĐND phường Chánh Mỹ

Nghị quyết điều hòa vốn nội bộ đầu tư công năm của HĐND phường Chánh Mỹ

Quyết định giao dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm của

Quyết định điều chỉnh dự toán thu, chỉ ngân sách nhà nước năm của UBND phường Chánh Mỹ

Quyết định về việc ban hành quy chế chỉ tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công năm của UBND phường Chánh Mỹ

Quyết định phê duyệt danh mục và kế hoạch vốn đầu tư công năm của UBND phường Chánh Mỹ

11 Quyết định phê duyệt điều chỉnh danh mục vốn đầu tư công năm của UBND phường Chánh Mỹ

12 Quyết định phê duyệt điều hòa vốn nội bộ đầu tư công năm của

- Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ giúp quản lý theo dõi các văn bản, tài liệu có bên trong hồ sơ tài chính nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu được thuận tiện;

Giúp cho tra tìm các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được nhanh chóng Hiện tại, công chức Tài chính Kế toán mới chỉ thực hiện việc biên mục bên ngoài bìa hồ sơ Biên mục bên trong chưa được thực hiện.

Ví dụ : Tập Quyết định của UBND phường Chánh Mỹ về việc thu - chỉ ngân sách nhà nước phường năm 2019;

Ví dụ : Tập Công văn trao đổi giữa UBND Phường Chánh Mỹ với Công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Hoa về việc quyết toán Công trình đường giao thông năm 2019;

Hoặc Hô sơ xây dựng sân tập thé dục - thé thao phường Chánh Mỹ năm 2018

Bên cạnh đó, theo quy định tại UBND phường Chánh Mỹ, mỗi cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách chuyên môn phải thường xuyên lập hồ sơ nguyên tắc về lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn phụ trách, coi đó là nhiệm vụ, trong đó bao gom cả lĩnh vực tài chính - kế toán Công chức phụ trách lĩnh vực tài chính - kế toán sẽ phải lập hồ sơ nguyên tắc trong lĩnh vực nảy đê theo dõi công việc thường xuyên, liên tục Đây là cơ sở cho việc

65 giải quyết công việc hàng ngày theo chế độ chính sách, được quy định bởi pháp luật của nhà nước.

Bước 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của UBND phường Hiện nay, toàn bộ hồ sơ, tai liệu tài chính từ 2017 trở về trước đã được tập trung tại Kho lưu trữ của UBND phường Việc bàn giao được thực hiện theo đúng thủ tục.

Tuy nhiên, các hồ sơ hình thành từ năm 2018 đến nay được lưu giữ tại Phòng Tài chính Hồ sơ, tài liệu tài chính đã được sắp xếp sơ bộ theo từng vấn

(Nguồn: Tác giả chụp) Hình 2 I Hồ sơ, tài liệu tài chính lưu trữ tại Phòng Tài chính

Nguyên nhân hồ sơ, tài liệu tài chính từ 2018 chưa được giao nộp vào lưu trữ của UBND phường là do một số hồ sơ, tài liệu tài chính vẫn được tra cứu cho công việc quản lý tài chính hiện tại Một lý do nữa là diện tích kho lưu trữ của phường đã quá tải, không thể thu thêm hồ sơ, tài liệu nữa.

Bước 5: Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính tai kho lưu trữ của UBND phường Chánh Mỹ

Hồ sơ, tài liệu tài chính được nộp vào kho lưu trữ của UBND phường chưa được tô chức và sắp xếp một cách khoa học Hồ sơ tài chính chủ yếu là các tập báo cáo thu - chi các năm, chứng từ thu - chi các năm, hồ sơ quyết toán một số công trình đầu tư công được sắp xếp chung với tập văn bản lưu và một số văn bản rời lẻ của văn thư cơ quan Do diện tích hẹp và phương tiện bảo quản hạn chế (số lượng giá bảo quản tài liệu ít, các trang thiết bị bảo quản chưa được trang bị đầy đủ) nên việc bảo quản phải tận dụng cả khoảng không gian trên cùng của các giá bảo quản tài liệu.

Về công cụ tra cứu, hiện nay, công chức văn phòng và công chức kế toán sử dụng bản danh mục khi ban giao hồ sơ, tai liệu dé tra cứu Hoặc căn cứ vào nhãn dán ở bên ngoài hộp hồ sơ dé tiễn hành tra tìm hồ sơ khi cần.

Việc khai thác, sử dụng tài liệu tài chính chủ yếu phục vụ hoạt động kiểm toán hoặc thanh - kiểm tra của các cơ quan cấp trên Tuy nhiên, đây là khối tài liệu này hình thành trước năm 2017 nên hau hết đã được sử dung dé kiểm toán nên tân suât sử dụng không cao.

Hình 2 2 Hồ sơ, tài liệu tài chính bảo quản tại kho lưu trữ của

2.3.5 Về kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác quản lý hô sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường

Lãnh đạo UBND phường Chánh Mỹ thông qua các cuộc họp giao ban thường xuyên nhắc nhở các cán bộ, công chức có liên quan thực hiện nghiêm túc việc quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ, tài liệu tài chính nói riêng Cuối năm dương lịch, công chức Tài chính Kế toán thực hiện yêu cầu của UBND phường báo cáo về tình hình công tác tài chính của cơ quan, trong đó có báo cáo về tình hình quản lý hé sơ, tài liệu tài chính Về phần mình, công chức Văn phòng Thống kê cũng báo cáo về các hoạt động được thực hiện để quản lý hồ sơ và tài liệu, bao gồm tài liệu tài chính Tuy nhiên, lãnh đạo UBND phường chưa tô chức thực hiện hoặc trực tiếp kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ, tải liệu tài chính nói riêng, hồ sơ, tài liệu của cơ quan nói chung.

Trong những năm qua, việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung của UBND phường Chánh Mỹ chủ yếu được thực hiện theo kế hoạch của Sở Nội vụ tỉnh Bình Dương về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Mục tiêu của các cuộc kiểm tra là đánh giá hiệu quả của các quy định của Nhà nước liên quan đến văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ và tài liệu Căn cứ trên kế hoạch của UBND tỉnh và của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ Thành phố Thủ Dầu Một sẽ xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động văn thư, lưu trữ tại các UBND phường trên địa bàn Thành phó.

Kiểm tra thực tế tại UBND phường Chánh Mỹ cho thấy các nhà lãnh đạo phường đã hiểu rõ về việc văn thư và lưu trữ và việc tuân theo các quy định và hướng dẫn của Nhà nước Cơ quan UBND phường cơ bản đã tuân theo các quy phạm pháp luật và hướng dẫn của tinh dé đảm bảo rằng các hoạt động liên quan đến văn thư, lưu trữ, quan lý hồ sơ và tài liệu tai chính đều có đủ căn cứ pháp lý Phường cũng đã dành một phan kinh phí dé đầu tư vào kho lưu trữ và phương tiện phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhờ đó,

68 công tác quản lý hồ so, tài liệu nói chung được thực hiện tương đối tốt, từng bước góp phần tích cực trong điều hành quản lý nhà nước ở phường.

Ngoài các đợt kiểm tra chuyên ngành văn thư, lưu trữ, UBND phường cũng đón tiếp 02 đợt thanh, kiểm tra về công tác tài chính - kế toán vào năm 2017 và 2022 do Thanh tra Thành phố Thủ Dầu Một tổ chức Trong nội dung thanh, kiểm tra, có nội dung về hồ sơ, tài liệu tài chính Kết luận của cả 02 đợt kiểm tra đều đánh giá khả quan về việc lập, quản lý chứng từ, số sách, báo cáo quyết toán thu và các tài liệu về quản lý thu ngân sách; việc lập, quản lý chứng từ, số sách, báo cáo quyết toán chỉ và các tài liệu về quản lý chỉ ngân sách, hồ sơ, số sách của Hội đồng tư van thuế.

3.1 Yêu cầu, định hướng và mục tiêu hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường

3.1.1 Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý hé sơ, tài liệu tài chính của ủy ban nhân dân phường

Trong thời gian tới, để giải quyết được những tồn tại, hạn chế trong công tác quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường và cụ thé tại UBND phường Chánh Mỹ, thì công tác này phải đảm bảo các yêu cầu sau :

Thứ nhất, phải đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ của công việc quản lý hồ sơ, bao gồm các khâu: Hồ sơ được mở; Thu thập, cập nhật và xử lý văn bản, tài liệu được tạo ra trong quá trình theo dõi và hồ sơ; Hồ sơ tải liệu tài chính kết thúc.

Thứ hai, Tài liệu về quản lý hồ sơ và tài chính của HĐND và UBND phường phải được tổ chức đúng cách dé thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ và tài chính Bởi lẽ, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của phường Chánh Mỹ và mỗi phường đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao Do đó, hồ sơ tài liệu tài chính của UBND phường phải được hình thành trong quá trình quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của phường và tất yêu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ của phường Do đó, thành phần và nội dung văn bản trong tất cả các hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phường trong lĩnh vực quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính Tài liệu tài chính của phường và nhiệm vụ quản lý hồ sơ phải được lập hồ sơ đề đáp ứng yêu cầu này.

Thứ ba, trong quá trình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính phải đảm bảo phản ánh được trình tự nghiệp vụ kế toán, phục vụ các hoạt động thanh, kiêm tra, kiêm toán sau này.

Nhìn chung, hoạt động quan lý hồ so, tài liệu tài chính do UBND phường là một hoạt động liên tục, trải qua một quá trình giải quyết hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc.Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc kế toán cần đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, hợp thức Hồ sơ phải được lập ra dé dam bảo rang các van dé và sự việc được trình bày một cách toàn diện và liên kết với nhau Do đó, tài liệu trở nên dé dàng và hoàn chỉnh đối với các nhà nghiên cứu Đề thực hiện yêu cau này, công chức phụ trách tài chính - ngân sách phường phải biết cách phân định hồ sơ cho phù hợp và tránh xé lẻ các tài liệu tài chính của phường và các văn bản liên quan đến quản lý hồ sơ.

Thứ tư, tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính phải đảm bảo hệ thống các văn bản trong hồ sơ tài liệu tài chính được ban hành đúng thể thức văn bản mới có thể đảm bảo giá trị pháp lý và thê trở thành số liệu đáng tin cậy.

Do đó, khi lập hồ sơ tài liệu tài chính, cần chú ý đến việc thu thập và lựa chọn tài liệu đảm bảo thé thức dé ghi lại.

3.1.2 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện công tác quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính của Ủy ban nhân dân phường

Dé nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường nói chung, trong đó bao gồm cả UBND phường Chánh Mỹ phải đảm bảo các định hướng và mục tiêu cơ bản sau :

- Tiếp tục nâng cao hiệu lực quan lý trong công tác quan lý hồ sơ, giấy tờ tài chính; nêu bật ý nghĩa của chức năng này trong hoạt động của HĐND và UBND phường;

- Nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức và người bán chuyên trách trong việc quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính thuộc phạm vi quản lý;

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ tài chính theo quy định; nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND phường và tuân thủ các chuẩn mực cải cách hành chính.

- Từng bước áp dụng khoa học - công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin trong quan lý hồ sơ, tài liệu tài chính hướng tới chuyền đổi số trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của UBND phường nói chung, trong đó có hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính.

3.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của ủy ban nhân dân phường

3.2.1 Tăng cường tuyên truyền, phổ biễn pháp luật về công tác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hỗ sơ, tài liệu tài chính nói riêng

Công tác tuyên truyền, phố biến, giáo dục pháp luật, trong đó có công tác quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính có vai trò hết sức quan trọng bảo đảm thực thi pháp luật có hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng của nó, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều Nghị quyết, Chỉ thị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật ở địa phương, ngành và cả nước Những nỗ lực này nhằm tăng cường sự hiểu biết và tuân thủ pháp luật.

Phát biểu tại Lé kỷ niệm 70 năm Ngày truyền thống ngành Tư pháp, Tổng Bi thư Nguyễn Phú Trọng nhắn mạnh cần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật.

Bang cách ưu tiên tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật, chúng ta có thể thúc đây một xã hội nâng cao nhận thức pháp luật, dẫn đến tuân thủ tốt hơn và pháp quyền mạnh mẽ hơn. Đây là những yêu cầu đòi hỏi phải tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tuyên truyền pháp luật nói chung, trong đó có tuyên truyền, phô biến pháp luật về văn thư lưu trữ và quan lý hé sơ, tài liệu tài chính nhất là tại các cấp cơ sở như phường hiện nay.

Trong thực tế, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về quản lý hồ sơ, tài liệu đã được UBND các phường, trong đó có phường Chánh Mỹ tích cực thực hiện Có thé cho rằng, việc tuyên truyền, phô biến luật này chưa mang lại

Việc tập hợp và sắp xếp tài liệu tài chính được tạo ra trong quá trình theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực tài chính - kế toán của UBND phường được gọi là quản lý hồ sơ, tài liệu nói chung và hồ sơ, tài liệu Mỗi hồ sơ có thể bao gồm một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản Với việc hỗ trợ UBND phường hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả và chất lượng, công tác quản lý hồ sơ tài liệu góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý hồ sơ tài chính của cấp ủy đúng chế độ, đúng chính sách; Hạn chế sự lây lan của căn bệnh quan liêu và loại bỏ các quy trình hành chính bất hợp lý Lưu trữ hồ sơ tài chính, chứng từ giúp lãnh đạo UBND Phường giám sát, điều hành công việc của từng công chức chuyên môn; điều hành có hiệu quả công việc và ban hành, phối hợp thực hiện các quyết định hành chính

Trong khuôn khổ luận văn: “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường - qua thực tế tại phường Chánh Mỹ - thành phố Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương”, tác giả đã vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu lý luận và thực tiễn, trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về quá trình vận dụng quy định pháp luật dé tô chức quan lý hồ, sơ tài liệu tài chính của UBND phường Đề tài đã nêu lên những cơ sở lý luận, thực trạng và những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ Đề tài đã hoàn thành nhiệm vụ đặt ra trên những vấn đề cụ thể sau:

Thứ nhất, xây dựng cơ sở lý luận dé cải thiện chất lượng quản lý hồ sơ và tài liệu tài chính của UBND phường;

Thứ hai, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tô chức của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường; phân tích thực trạng chất lượng công tác quản lý hồ s,ơ tài liệu tài chính của UBND phường qua thực

90 tiễn tại phường Chánh Mỹ, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, qua đó xác định ưu điểm, những van đề còn tôn tại của hoạt động này;

Thứ ba, đề xuất các phương pháp dé cải thiện quan lý hồ sơ và tài liệu tài chính của UBND phường Chánh Mỹ và UBND phường nói chung.

Nhìn chung, đề tài đã đề cập đến các khía cạnh khác nhau trong phạm vi và mục tiêu nghiên cứu Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên một số nội dung đã được đề cập một cách cô đọng, đi vào những điểm cốt yếu và logic.

Nghiên cứu sâu hơn là cần thiết để đảm bảo sự hiểu biết toàn diện và nâng cao tính khả thi trong thực tế Việc tiếp tục nghiên cứu sẽ giúp duy trì tính nhất quán và cung cấp thông tin chuyên sâu có giá trị để triển khai chủ đề trong các tình huống thực tế

Định dạng
Số trang	98
Dung lượng	23,06 MB

Tiêu đề	Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tài chính của UBND phường
Tác giả	Phan Thị Lan Vân
Người hướng dẫn	TS. Cam Anh Tuấn
Trường học	Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Chuyên ngành	Quản trị văn phòng
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội