5. Giới thiệu kết cấu bài khóa luận tốt nghiệp
2.2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Trƣờng hợp bán hàng theo đơn hàng, ký gởi đại lý:
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng (nếu có) từ phòng kinh doanh, kế toán lập giấy đề nghị xuất hàng 3 liên và hoá đơn giá trị gia tăng 3 liên (có đầy đủ khoản chiết khấu, quà tặng, thƣởng (nếu có)). Sau đó giao cho nhân viên giao nhận hàng mang giấy đề nghị xuất hàng cho thủ kho để xuất hàng. Đồng thời, thủ kho giữ liên 3 và phản ánh phát sinh vào sổ xuất kho thông qua phần mềm hiện hành.
Hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng – đây là chứng từ gốc, là cơ sở thanh toán, là cơ sở để xác định hàng hoá đã tiêu thụ, phản ánh doanh thu. Hoá đơn phải có chữ ký của ngƣời lập hoá đơn, kế toán trƣởng hoặc thủ trƣởng đơn vị, ngƣời mua hàng hoặc ghi rõ trƣờng hợp bán hàng qua điện thoại. Gồm 3 liên:
+ Liên 1 và liên 3: Lƣu tại phòng kế toán. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
Đối với khách hàng thanh toán ngay: khi khách hàng nhận hàng, phòng kinh doanh gửi 2 liên cho phòng kế toán, kế toán sẽ căn cứ trên hoá đơn lập phiếu thu 2 liên:
+ Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi sổ và kế toán công nợ làm căn cứ ghi sổ. + Liên 2: Giao cho khách hàng.
Thủ quỹ khi nhận hoá đơn sẽ kiểm tra, thu tiền, ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.
Đối với khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản: khi ngân hàng gửi giấy báo có và uỷ nhiệm thu cho kế toán làm căn cứ để lập phiếu thu và ghi nhận vào sổ sách.
Trƣờng hợp bán lẻ:
Khi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng thu tiền và lập bản kê, cuối ngày gởi về phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào bản kê bán lẻ hàng ngày và tiền nộp phản ánh vào doanh thu và xuất hóa đơn cho khách. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lƣu nội bộ. Liên 2: Giao khách hàng. Liên 3: Dùng làm báo cáo doanh thu hằng ngày, tháng, năm.
Một ngày bộ phận bán hàng chia thành 2 ca: Ca 1 từ 7h – 15h và ca 2 từ 15h – 21h30. Sau mỗi ca bán hàng. Nhân viên kết bàn giao ca, nhập xuất tồn sau đó lên bảng kê bán hàng theo từng ca, gởi lên phòng kinh doanh xác nhận rồi chuyển về phòng kế toán nhập liệu dữ liệu trong ngày theo từng cửa hàng có sẵn trong phần mềm.
Trƣờng hợp doanh thu cung cấp dịch vụ:
Đối với việc kinh doanh cho thuê mặt bằng, văn phòng cho thuê thì phòng kinh doanh sẽ thoả thuận và ký hợp đồng với khách hàng với mức giá hợp lý không thay đổi trong thời gian thông thƣờng là một năm. Hàng tháng, bộ phận kế toán sẽ căn cứ hợp đồng, lập hoá đơn GTGT và thu tiền khách hàng định kỳ.
Sơ đồ trình tự lƣu chuyển chứng từ Doanh thu bán hàng:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng
2.2.1.3 Chứng từ hạch toán
Phiếu thu, Bảng kê. Giấy đề nghị xuất hàng; phiếu giao hàng. Đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT.
2.2.1.4 Sổ kế toán
Sổ kế toán chi tiết và sổ cái tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
2.2.1.5 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Khách hàng Phòng kế toán Phòng kinh doanh Thủ kho Đơn đặt hàng Hợp đồng Giấy đề nghị xuất hàng Hoá đơn GTGT Xuất hàng Phần mềm Lạc Việt
Sổ chi tiết 511, Sổ cái 511 Báo cáo tài chính
SVTH: HÀ ANH TUẤN
Do vừa trực tiếp sản xuất vừa bán thành phẩm, bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ khác nhau nên công ty mở chi tiết tài khoản 511 để tiện theo dõi hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ:
+ TK 5111 – “Doanh thu bán hàng hóa”
+ TK 5113 – “Doanh thu cung cấp dịch vụ” (Cho thuê văn phòng).