5. Giới thiệu kết cấu bài khóa luận tốt nghiệp
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý
Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị
Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề đến công ty, ngoại trừ những vấn đề của đại hội đồng cổ đông. Đứng đầu hội đồng quản trị là Chủ Tịch hội đồng quản trị do ông Vũ Văn Chầm nắm giữ. Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ:
Quyết định chiến lƣợc phát triển. Quyết định phƣơng án đầu tƣ. Quyết định cơ cấu, quy chế quản lý nội bộ công ty. Quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc (Tổng giám đốc), Kế toán trƣởng của Công ty, quyết định mức lƣơng và lợi ích của cán bộ đó.
Phó chủ tịch hội đồng quản trị
Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Chủ tịch hội đồng quản trị về nhiệm vụ và công việc đƣợc giao, thay mặt Chủ tịch hội đồng quản trị khi vắng mặt.
Tổng Giám Đốc
Tổng giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra. Tổng giám đốc công ty là ngƣời điều hành toàn bộ hoạt động SXKD của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc HĐQT về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Quyền hạn và nghĩa vụ của Tổng giám đốc bao gồm:
Quyết định tất cả vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty. Ký kết các hợp đồng có liên quan đến công ty trừ trƣờng hợp thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông HĐQT. Kiến nghị phƣơng án bố trí, cơ cấu quản lý công ty. Kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận hay xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh.
Phó Tổng Giám Đốc
Phó tổng giám đốc là ngƣời giúp Tổng giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về nghĩa vụ đƣợc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện.
Giám Đốc Chuyên môn
Giám đốc kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm toàn bộ về các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hoá của công ty, luôn mở rộng thị trƣờng kinh doanh và tìm các đối tác, tổ chức để tiến hành trao đổi mua bán. Gồm GĐKD nội địa, sản xuất và nghiên cứu thị trƣờng.
Phòng Hành Chính – Nhân Sự
Quản lý và lƣu trữ, lý lịch hồ sơ công văn công ty đảm bảo nguyên tắc bảo mật. Điều động và quản lý lao động toàn công ty. Theo dõi, quản lý thực hiện giờ, ngày lao động của cán bộ công nhân trong toàn công ty. Thực hiện việc lƣu trữ và nhận các công văn, thƣ từ, fax,…tổ chức in, sao các loại công văn, thƣ từ của công ty. Làm công tác quản trị hành chính nhƣ quản lý các vật dụng văn phòng, văn phòng phẩm, phục vụ giao tiếp khách hàng đến liên hệ công việc.
Phòng Kế Toán – Tài Vụ
Chịu trách nhiệm trƣớc Giám Đốc về hoạt động của phòng kế toán, tham mƣu cho Giám Đốc trong việc sắp xếp, bố trí bộ máy kế toán trong công ty. Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty, quản lý và sử dụng các nguồn vốn của công ty, quyết định mọi hoạt động tài chính của công ty. Ghi chép, tính toán số liệu hiện có, tình trạng luân chuyển sử dụng tài sản vật tƣ, tình trạng thanh toán với bên ngoài trong suốt quá trình kinh doanh.
Quyết định mọi hoạt động tài chính, hoạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, xác định và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất cho Giám Đốc những phƣơng án kinh doanh có hiệu quả. Định kỳ thƣờng xuyên báo cáo cho Giám Đốc về tình hình kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng vốn, công nợ giúp Giám Đốc kiểm soát toàn bộ chi phí của công ty.
Cửa hàng và các chi nhánh
Các nhân viên bán hàng thực hiện tốt công việc của mình, tổ chức tốt trong việc tiếp nhận và tiêu thụ hàng hóa mà công ty đƣa xuống. Hằng ngày, làm vệ sinh các quầy hàng, lau chùi các kệ hàng, sàn nhà, hƣớng dẫn khách mua hàng, tƣ vấn cách sử dụng và bảo quản sản phẩm. Thực hiện chế độ báo cáo các kế toán hằng ngày theo quy định của công ty.
Bán sản phẩm đúng giá theo quy định của công ty, lập hóa đơn khách hàng. Thực hiện đúng các chế độ bán hàng của công ty nhƣ các chƣơng trình khuyến mãi, giảm giá.
Phòng xúc tiến Marketing
Nghiên cứu thị hiếu, nhu cầu của ngƣời tiêu dùng trong thời đại mới. Nghiên cứu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc. Tìm ra các cơ hội mới cho công ty. Lập các kế hoạch và chiến lƣợc marketing, phân tích môi trƣờng vi mô, vĩ mô, tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải.
SVTH: HÀ ANH TUẤN
Phân tích các chiến lƣợc của các đối thủ cạnh tranh, đề ra các chiến lƣợc phù hợp để giữ vững thị phần trong nƣớc cũng nhƣ nƣớc ngoài. Đội ngũ nhân viên Marketing năng động, trình độ, trách nhiệm trong công việc. Cho thuê văn phòng, bán lẻ các hoạt động “maketing” của tòa nhà. Tìm đối tác kinh doanh để mở rộng thị trƣờng trong và ngoài nƣớc. Xây dựng những chính sách để tăng doanh thu.
Phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu
Theo lệnh Giám đốc thực hiện việc ký hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp, xuất khẩu hàng hóa ra thị trƣờng nƣớc ngoài. Hoàn thành các thủ tục giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu, cùng với đại diện các phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật giao hàng tại cảng, kiểm tra số lƣợng hàng hóa có đúng nhƣ trong hợp đồng đã ký kết hay không.
Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, nâng cao uy tín của công ty trên thị trƣờng quốc tế. Kiểm tra số lƣợng hàng hóa, chất lƣợng hàng hóa nhập vào công ty cũng nhƣ số lƣợng, chất lƣợng hàng sẽ xuất ra nƣớc ngoài.
Xưởng sản xuất
Là nơi trực tiếp sản xuất ra hàng hóa phục vụ cho việc kinh doanh công ty, thực hiện việc sản xuất theo đúng yêu cầu của công ty về chất lƣợng, số lƣợng, mẫu mã, thực hiện đúng các quy định an toàn trong lao động. Đảm bảo đúng tiến độ, thời hạn công việc đƣợc giao.