- Quản lý nguồn thu bằng công nghệ tin học
2.2.3. Về tổ chức quản lý thu BHXH
2.2.3.1. Quy trình thu
Công tác thu tại cơ quan BHXH Việt Nam được thực hiện theo quy trình như sau:
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Bước 1: Lập và giao kế hoạch thu.
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình thu và quản lý thu, được thực hiện định kỳ hàng năm ở tất cả các cấp của BHXH. Kế hoạch thu là cơ sở để tổ chức thực hiện và quản lý thu ở từng đơn vị. Đó cũng chính
Lập kế hoạch thu và giao kế hoạch
thu
Phát hiện thêm đối tượng phải
tgia BHXH trên địa bàn bànbàn quận Tiếp xúc với các đơn vị Thu và ghi số BHXH Chuyển tiền
thu về cơ quan BHXH Việt
Nam Thống kê, tổng hợp
số liệu, lập và gửi báo cáo thu về cơ quan BHXH Việt
là nhiệm vụ trong năm của từng cán bộ phụ trách thu. Vì vậy, kế hoạch lập ra càng sát với thực tế và phù hợp với tình hình cụ thể từng địa phương bao nhiêu thì công tác thu và quản lý càng chủ động hoàn thiện và có hiệu quả bấy nhiêu. Việc lập kế hoạch thu ở từng đơn vị từ TW đến địa phương lại không giống nhau. Cụ thể là:
- Với đơn vị sử dụng: hàng năm, căn cứ vào số lao động thực tế của đơn vị mình, phải lập “Danh sách lao động quỹ tiền lương ” trích nộp BHXH cho năm sau theo mẫu quy định và gửi nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp quản lý mình (BHXH quận huyện – BHXH tỉnh) trước ngày 30/11.
- Với BHXH quận huyện: Hàng năm căn cứ vào “Danh sách lao động quỹ tiền lương trích nộp BHXH” của các đơn vị sử dụng lao động gửi cho BHXH quận huyện quản lý thu để lập kế hoạch thu trên địa bàn quận cho năm sau, các đối tượng thuộc trách nhiệm đóng BHYT của BHXH quận, huyện và đối tượng được ngân sách nhà nước hỗ trợ mức đóng do tổ chức bảo hiểm xã hội báo cáo và mức ngân sách nhà nước hỗ trợ theo quy định. Đồng thời BHXH quận, huyện phải nộp kế hoạch thu này cho BHXH tỉnh trước 15/12. - Với BHXH tỉnh thành phố: Hàng năm BHXH tỉnh căn cứ vào “ Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH” của các đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh thu trực tiếp quản lý và căn cứ vào dự toán thu BHXH của các quận, huyện gửi đến để lập kế hoạch thu BHXH trên toàn tỉnh cho năm sau và gửi cho BHXH Việt Nam.
Bước 2: Phát hiện thêm các đối tượng mới phải tham gia trên địa bàn quản lý của BHXH địa phương.
Bước này không chỉ quan trọng trong giai đoạn đầu mà hệ thống BHXH mới được thành lập mà nó còn gắn liền và tồn tại mãi mãi với quá trình hoạt động của hệ thống BHXH. Trong quá trình hoạt động, việc phát hiện thêm các đối tượng mới cần phải tham gia BHXH sẽ làm tăng thêm số
lượng các đối tượng cần phải đóng góp cho quỹ BHXH. Đồng thời càng đảm bảo cho quỹ BHXH được độc lập và chủ động dần dần trong việc chi trả các chế độ BHXH cũng như dần thoát khỏi sự bao cấp của Ngân sách Nhà nước, quỹ KCB BHYT được bổ sung về quy mô, kịp thời chi trả cho các đối tượng khi họ gặp rủi ro về sức khỏe.
Để làm tốt công việc này các cán bộ thu phải nắm chắc các loại đối tượng tham gia như trong luật định. Ngoài ra, còn phải kết hợp chặt chẽ với các ban ngành có liên quan để có được các thông tin làm căn cứ phát hiện điều chỉnh hoặc bổ xung số lượng các đơn vị sử dụng lao động một cách chính xác và nhanh chóng tổ chức thực hiện việc thu cho phù hợp.
Bước 3: Tiếp xúc các đơn vị sử dụng lao động hoặc xác định mức thu cho phù hợp.
Đây là bước khá quan trọng. Nó là căn cứ để tiến hành thu phí BHXH đóng góp vào quỹ. Đây cũng chính là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên và liên tục của mọi đơn vị BHXH lao động địa phương.
- Đối với các đơn vị mới sử dụng lao động chưa tiến hành đăng ký kê khai tham gia BHXH thì BHXH địa phương phải nhanh chóng đặt mối quan hệ với các đơn vị đó thông qua các cuộc tiếp xúc, gặp gỡ. Qua đó tiến hành các công việc.
+ Tuyên truyền và giải thích các chế độ chính sách BHXH, về quyền lợi cũng như về nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.
+ Hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động lập các biểu mẫu theo quy định và sau đó gửi cho cơ quan BHXH.
+ Thống nhất với đơn vị sử dụng lao động về lịch làm việc, lịch thu nộp, mức thu nộp và phương thức thu nộp BHXH. Thông báo cho các đơn vị số hiệu tài khoản thu BHXH của đơn vị mở tại địa phương và số hiệu tài khoản của các đơn vị sử dụng lao động.
+ Hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động làm các thủ tục cấp sổ BHXH cho người lao động thuộc quyền quản lý của các đơn vị đó.
- Với các đơn vị sử dụng lao động đã đăng ký tham gia BHXH và các đơn vị vừa mới tham gia, các cán bộ được phân công phải thường xuyên tiếp xúc, làm công tác điều tra cơ bản để nắm chính xác các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác thu BHXH gồm:
+ Tổng số lượng lao động thực tế đơn vị sử dụng, tổng số lao động đã đang ký tham gia BHXH, số lao động phải tham gia BHXH nhưng chưa đăng ký. Nếu phát hiện thấy những trường hợp phải tham gia mà chưa tiến hành đang ký thì phải yêu cầu các đơn vị đăng ký tiếp để nộp BHXH cho họ.
+ Tình hình biến động số lao động trong quý
+ Tổng quỹ tiền lương trích nộp BHXH của tất cả những người tham gia BHXH trong đơn vị.
+ Từ những thông tin trên, cơ quan BHXH tính toán số tiền nộp BHXH phải thu hàng tháng của từng đơn vị sử dụng lao động
Bước 4: Thu và ghi sổ thu.
Đây là bước quan trọng nhất của nghiệp vụ BHXH, vì có tiến hành thu được tiền phải nộp BHXH của các đơn vị thì quỹ BHXH mới hình thành và phát triển được. Vì vậy việc thu và ghi sổ cho người lao động được tiến hành ở tất cả các tỉnh huyện một cách thường xuyên và chặt chẽ. theo trình tự như sau:
- Hàng tháng, căn cứ vào danh sách lao động và quỹ tiến lương trích nộp do các đơn vị sử dụng lao động cung cấp và căn cứ vào danh sách điều chỉnh tăng giảm nộp BHXH lập hàng quý, cơ quan BHXH tỉnh huyện đôn đốc và tổ chức thu BHXH theo mức đã xác định, chậm nhất là vào kỳ lương cuối trong tháng.
- BHXH tỉnh huyện cùng các đơn vị sử dụng lao động tiến hành kiểm tra, lập bảng đối chiếu nộp BHXH của quý trước chậm nhất là ngày 10 tháng đầu của quý sau. Nếu có chênh lệch thiếu giữa số đã nộp và số phải nộp thì
phải nộp tiếp vào đầu quỹ sau. Còn nếu chênh lệch thừa thì coi như đã nộp trước cho tháng đầu quý sau.
- Nếu các đơn vị sử dụng lao động nộp BHXH chậm hàng tháng thì ngoài việc phải nộp số tiền chậm trả tính theo mức lãi suất tiền gửi tiết kiện ngắn hạn tại thời điểm truy nộp còn phải nộp phạt theo quy định tại điều 11 – Nghị định 38/6/1996 của Chính phủ quyết định và xử phạt hành chính.
- Cơ quan BHXH phải tiến hành kiểm tra đối chiếu mức nộp BHXH của từng người lao động trước khi ghi vào số BHXH dựa trên “Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH ” cũng như căn cứ vào danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp và số tiền BHXH mà các đơn vị đã nộp
- Thực hiện cấp số BHXH cho từng người lao động bình quân 1 năm /1 lần đối với người lao động không thay đổi mức đóng BHXH, còn với những người lao động di chuyển nơi làm việc thi phải ghi từng thời điểm, thời gian có sự thay đổi.
Bước 5: Chyển tiền thu BHXH về cơ quan BHXH cấp trên.
Quy trình thu BHXH chỉ kết thúc khi toàn bộ số tiền thu BHXH được chuyển đầy đủ vào tài khoản thu của BHXH Việt Nam. Và khi đó quỹ BHXH mới thực sự được hình thành và có điều kiện để đảm bảo sự tồn tại và phát triển. Do đó, BHXH địa phương cần có những biện pháp nhằm tập trung nhanh số thu BHXH đồng thời tiến hành thủ tục chuyển tiền về tài khoản thu của BHXH Việt Nam, số lần chuyển tiền về được quy định vào các ngày 10, 20 và 30 hàng tháng.
Bước 6: Thống kê, tổng hợp số liệu, lập báo cáo thu BHXH và gửi về cơ quan BHXH cấp trên.
Các cơ quan BHXH cấp dưới phải tiến hành tổ chức thu thập thông tin, tổng hợp số liệu về thu BHXH và gửi báo cáo nhanh (10 ngày/ lần), báo cáo
hàng tháng, hàng quý cho cơ quan BHXH cấp trên. BHXH Việt Nam là cơ quan cuối cùng tổng hợp số liệu về tình hình thu từ BHXH cấp tỉnh.
Các cơ quan BHXH tỉnh huyện phải thường xuyên liên tục thực hiện bước này. Vì có như vậy, các số liệu về công tác thu BHXH mới thực sự được đảm bảo chính xác và kịp thời, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý.
2.2.3.2. Phân cấp thu
Phân cấp quản lý đã làm rõ trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan BHXH các cấp và các đơn vị sử dụng lao động, người hưởng chế độ, chính sách BHXH, từ đó tạo nên mối quan hệ chặt chẽ giữa cơ quan BHXH, đơn vị sử dụng lao động và người lao động. Phân cấp thu đã góp phần cải cách thủ tục hành chính, cải tiến quy trình công tác ở từng cấp. Cơ quan BHXH quản lý chặt chẽ, tránh được sai sót, nhầm lẫn kiểm soát được diễn biến tiền lương, ngành nghề, công việc của người lao động tham gia BHXH được ghi nhận kịp thời quá trình đóng BHXH. Việc phân cấp thẩm quyền quản lý thu, chi BHXH về cơ bản phù hợp với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý BHXH. Góp phần nâng cao hiệu lực và năng lực quản lý, hạn chế được những chồng chéo trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện, đồng thời phát huy được hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát, khai thác và quản lý đối tượng tham gia và hưởng BHXH. Việc phân cấp quản lý thu như trên đã thúc đẩy khai thác tối đa đối tượng người lao động làm việc tại các đơn vị, tổ chức thuộc các thành phần kinh tế, các lĩnh vực tham gia BHXH. Tuy nhiên do khối lượng công việc lớn, các đầu mối thu BHXH không tập trung, BHXH các huyện rất khó quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Phân cấp quản lý thu, chi BHXH chưa đảm bảo thẩm quyền kiểm tra, kiểm soát của cơ quan quản lý, chưa chú ý đến việc nâng cao chất lượng, trình độ cán bộ BHXH.
Để tránh việc lạm dụng, sử dụng sai các quỹ BHXH nói chung và việc bảo tồn, phát triển nguồn thu nói riêng của Ngành BHXH, hiện nay tại BHXH Việt Nam thành lập Ban Kiểm tra, hàng năm có tổ chức các cuộc kiểm tra theo chuyên đề, kiểm tra có sự phối hợp với các Ban nghiệp vụ về công tác thu vàp phát triển đối tượng tham gia BHXH tại các địa phương. Ngoài việc thanh tra các đơn vị trong Ngành trong việc tổ chức thu, quản lý thu BHXH còn tiến hành thanh tra ở các đơn vị sử dụng lao động và tại các đơn vị hành chính cấp huyện, tỉnh trong việc quản lý thu đóng BHYT. Bên cạnh đó còn thực hiện các đoàn thanh tra liên ngành phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác để phát hiện ra những sai phạm trong lĩnh vực thu BHXH,BHYT.
Tuy nhiên, việc phối hợp thanh tra, kiểm tra, giám sát, thông báo cho nhau chưa được thường xuyên và liên tục. Bên cạnh đó do lực lượng cán bộ làm công tác thanh tra của cơ quan chức năng biên chế mỏng. Không chỉ có thanh tra việc chấp hành Luật BHXH, BHYT mà phải thanh tra nhiều lĩnh vực khác của ngành chủ quản nữa. Từ khi thực hiện Luật BHXH đến nay chỉ có thanh tra một số ít đơn vị nhưng dừng ở lập biên bản chứ chưa có xử phạt hành chính theo quy định. Xét góc độ quản lý thu hiện nay so với ngành Thuế thì ngành BHXH thu đến tận xã, phường, thị trấn. Tiềm năng lao động khai thác thì rộng lớn (tiến tới mọi người phải tham gia BHXH và BHYT toàn dân), đối với chuyên quản thu Thuế chỉ thu những hộ kinh doanh lớn hoặc khoán thuế trên doanh thu, còn những hộ nhỏ, cá thể thì ủy nhiệm cho xã, phường, thị trấn thu. Về động lực, kích thích cho chuyên quản thu cũng khác: Nguồn thu của Thuế ở cơ sở được kết cấu vào khoản chi thường xuyên của ngân sách xã, phường, thị trấn nên chính quyền ở đó tập trung nhân lực cả hệ thống chính trị để thu bằng được. Đối với BHXH nguồn thu được tập trung về tài khoản thu BHXH Việt Nam để đầu tư, bảo tồn phát triển quỹ. Khoản hoa hồng nhỏ chưa thích ứng và động viên mạnh mẽ các Đại lý thu BHXH, BHYT ở các xã, phường, thị trấn. Nếu BHXH đặt vấn đề đế hệ thống chính trị
của xã, phường, thị trấn về tổ chức thu thì có nơi từ chối khéo và xem nhiệm vụ này là của riêng ngành BHXH.