Hệ thống sổ sách biểu mẫu quản lý thu BHXH bao gồm: Danh sách lao động, bảng đối chiếu, sổ theo dõi và hệ thống biểu mẫu.
Hàng quý, hàng năm BHXH cấp trên tổ chức kiểm tra, thẩm định số liệu thu BHXH trong kỳ của BHXH cấp dưới, việc tổ chức kiểm tra, thẩm định số liệu thu BHXH thực hiện sau kỳ báo cáo, biên bản kiểm tra số liệu thu BHXH sau khi được thẩm định là tài liệu kèm theo hồ sơ quyết toán tài chính quý, năm của BHXH các cấp.
Sau khi đối chiếu số liệu thu BHXH của từng đơn vị cơ quan BHXH tập hợp số liệu thu của toàn bộ các đơn vị đóng trên địa bàn và cập nhật sổ sách, lập báo cáo về công tác thu BHXH trên địa bàn quản lý. Như đã phân tích ở trên, danh sách lao động do doanh nghiệp lập, bảng đối chiếu với cơ quan BHXH cần phải có sự theo dõi trùng khớp với nhau, cập nhật kịp thời những thay đổi, mà ở đây rất dễ có sự khai gian, làm giả nhằm trục lợi của doanh nghiệp. Việc cập nhật những thay đổi trong quá trình công tác của người lao động tạo cơ sở để chi trả các chế độ bảo hiểm sau này đảm bảo quyền lợi cho đối tượng không phải lúc nào cũng được thực hiện thường xuyên, liên tục.
Theo quy trình quản lý như hiện nay thì việc lập báo cáo thu BHXH được tổng hợp từ cấp quản lý trực tiếp lên cấp trên. Với số lượng số liệu rất
lớn và phải qua nhiều khâu để tập hợp nên chất lượng về mặt số liệu trong báo cáo còn nhiều sai lệch, thời gian lập báo cáo không kịp thời dẫn đến việc chỉ đạo, xử lý chậm.