Dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai. Quá trình soạn thảo một dự án đầu tư đòi hỏi trải qua rất nhiều công đoạn, cấp độ và sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau. Công tác lập dự án ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đầu tư sau này. Chính vì vậy các dự án được lập của công ty Hà Nội Sông Hồng luôn tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình lập dự án tại Công ty Hà Nội Sông Hồng Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Bước 8 Bước 9
Tìm kiếm cơ hội đầu tư Ban giám đốc, trưởng các phòng chức năng
Phê duyệt, giao nhiệm vụ Tổng giám đốc
Thu thập tài liệu cần thiết Phòng đầu tư
Lập đề cương Phòng đầu tư
Phê duyệt đề cương Tổng giám đốc
Phòng đầu tư Lập dự án
Kiểm tra quá trình lập dự án Phòng đầu tư và các phòng ban có chức năng
Thẩm định và phê duyệt dự án Hội đồng quản trị
Quy trình lập dự án của Công ty bao gồm 9 bước cụ thể như sau: Bước 1: Tìm kiếm cơ hội đầu tư
Đây là giai đoạn hình thành các ý tưởng về dự án. Đối với Công ty lĩnh vực đầu tư chủ yếu là đầu tư xây dựng do đó để phát hiện các cơ hội đầu tư Công ty đã xuất phát từ các căn cứ:
Quy hoạch phát tiển kinh tế xã hội của địa phương, vùng và đất nước. Nhu cầu của thị trường nhà ở và văn phòng trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh. Những lợi thế của công ty so với các đơn vị khác trong ngành.
Những kết quả về tài chính, kinh tế xã hội sẽ đạt được nếu đầu tư.
Việc nghiên cứu và tìm kiếm cơ hội đầu tư thuộc trách nhiệm của ban giám đốc, trưởng các phòng chức năng trong Công ty thực hiện.
Bước 2: Phê duyệt, giao nhiệm vụ
Những cơ hội đầu tư sẽ được trình lên hội đồng quản trị và Tổng giám đốc xem xét. Nếu các cơ hội đầu tư có nhiều triển vọng thì Tổng giám đốc sẽ phân công công tác lập dự án tới Phòng đầu tư.
Bước 3: Thu thập tài liệu cần thiết
Sau khi nhận nhiệm vụ từ Tổng giám đốc, Trưởng phòng đầu tư sẽ tiến hành lập nhóm soạn thảo dự án. Số lượng các thành viên của nhóm phụ thuộc vào nội dung và quy mô của từng dự án. Sau khi được lập, nhóm soạn thảo sẽ tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến dự án như: khía cạnh kinh tế, xã hội, pháp lý, thị trường sản phẩm, giá cả nguyên vật liệu … để phục vụ công tác lập dự án đầu tư sau này.
Bước 4: Lập đề cương
Các thành viên trong nhóm soạn cùng góp ý kiến để xây dựng nên đề cương của dự án dựa vào các tài liệu đã thu thập được. Đề cương của dự án bao gồm các nội dung:
Giới thiệu tổng quan về dự án Các căn cứ để xác định đầu tư
Nghiên cứu khía cạnh tài chính của dự án Nghiên cứu khía cạnh kinh tế xã hội
Nghiên cứu khía cạnh tổ chức quản lý và nhân sự cho dự án
Đồng thời nhóm soạn thảo sẽ dự trù kinh phí cho công tác lập dự án. Kinh phí cho công tác này bao gồm:
Chi phí cho việc thu thập tài liệu, thông tin liên quan đến dự án
Chi phí cho các phương tiện, máy móc thiết bị phục vụ quá trình soạn thảo dự án Chi phí trả cho cán bộ làm công tác soạn thảo dự án
Bước 5: Phê duyệt đề cương
Phòng đầu tư sẽ trình đề cương của dự án lên Tổng giám đốc phê duyệt. Nếu dự án khả thi sẽ được giao lại cho Phòng đầu tư lập dự án.
Bước 6: Lập dự án
Sau khi đề cương được phê duyệt, kinh phí của dự án được phân bổ, phòng Đầu tư sẽ tiến hành lập dự án.
Bước 7: Kiểm tra quá trình lập dự án
Trong quá trình lập dự án, Phòng đầu tư sẽ trực tiếp kiểm tra quá trình lập để kịp thời điều chỉnh, bổ sung đồng thời đôn đốc các thành viên làm việc để công tác lập dự án đúng tiến độ. Ngoài ra còn có các phòng, cán bộ có liên quan, các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ tiến hành thực hiện chương trình đánh giá theo đúng kế hoạch và nhiệm vụ quy định sau khi lập dự án xong.
Bước 8: Thẩm định và phê duyệt dự án
Hồ sơ dự án sau khi được lập sẽ trình lên Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị thẩm định và ra quyết định có thực hiện dự án hay là không. Đối với các dự án quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp công ty có thuê các tổ chức tư vấn thẩm định nhằm tăng tính khả thi cho dự án.
Hồ sơ dự án sau khi được phê duyệt và cấp phép đầu tư sẽ được phòng tổ chức – hành chính của Công ty lưu lại phục vụ cho công tác thực hiện và kiểm tra sau này.