Để có được nguồn thông tin có chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu của NDT thì ngoài việc bổ sung những tài liệu có giá trị, thư viện còn phải tiến hành thường xuyên việc thanh lý và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng.
Bổ sung những tài liệu mới có giá trị và thanh lý những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu trong đời sống của một thư viện. Việc thanh lý tài liệu đúng sẽ làm kho tàng gọn nhẹ, chi phí bảo quản giảm bớt.
Muốn công tác thanh lý tốt, thư viện phải căn cứ vào kết quả theo dõi quá trình sử dụng tài liệu trong một khoảng thời gian dài dựa trên việc phân tích các phiếu yêu cầu của người đọc, tần suất sử dụng mỗi bản sách.
Trên thực tế hiện nay, các thư viện ngại phải thanh lý và quá trình thanh lý cũng gặp phải nhiều khó khăn. Vấn đề thanh lọc tài liệu có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của ban lãnh đạo thư viện, bởi lẽ số lượng vốn tài liệu sau mỗi lần thanh lý giảm đi khá nhiều, trong khi để đánh giá tầm cỡ của thư viện người ta thường đánh giá qua số lượng vốn tài liệu mà thư viện có. Việc thanh lý còn gặp phải nhiều cản trở như thiếu cán bộ thanh lý, cần phải có sự phối hợp của các bộ phận phòng ban khác và đôi khi là của chính NDT.
Mặc dù công tác thanh lý tài liệu gặp phải những trở ngại như trên, nhưng để đảm bảo chất lượng kho tài liệu và việc phục vụ NDT được tốt, thư viện CĐSP HN hàng năm đều có những đợt thanh lý nhỏ chủ yếu là thanh lý báo, tạp chí và một số loại sách biếu tặng không có giá trị. Khoảng 5 năm Thư viện tiến hành những đợt thanh lý lớn các loại tài liệu cũ nát, không có giá trị sử dụng. Các tài liệu được thư viện xem xét để thanh lý là:
-Tài liệu không phù hợp với diện bổ sung của thư viện -Tài liệu rách nát, hư hỏng không sử dụng được nữa
-Tài liệu lỗi thời, tần suất sử dụng quá thấp trong nhiều năm
-Tài liệu xuất bản bằng ngôn ngữ không thông dụng và không có người sử dụng.
Hội đồng thanh lý tài liệu được thành lập với thành phần là ban lãnh đạo thư viện, cán bộ các bộ phận và các chuyên gia mời từ bên ngoài. Nhiệm vụ của Hội
đồng thanh lý là xem xét đề nghị thanh lý tài liệu do các bộ phận bổ sung, bảo quan, phục vụ chuẩn bị; đưa ra tiêu chí lựa chọn tài liệu cần phải thanh lý. Những tài liệu được duyệt cho thanh lý phải được ghi rõ ngày thanh lý, lý do thanh lý vào sổ đăng ký cá biệt và phải được làm biên bản xuất khỏi thư viện.
Công tác thanh lý tài liệu được thư viện tiến hành nghiêm ngặt, cẩn thận từng bước một, cụ thể:
- Phân tích tần suất sử dụng tài liệu - Thành lập Hội đồng thanh lý
- Lên danh sách các tài liệu dự kiến thanh lý - Đưa ra Hội đồng thanh lý để Hội đồng xét duyệt - Lập biên bản xuất khỏi kho những tài liệu cần thanh lý
Tài liệu sau khi được thanh lý vẫn có ít nhiều giá trị sử dụng đối với các thư viện hay cá nhân. Để tận dụng tối đa giá trị của một tài liệu, danh mục tài liệu đề nghị thanh lý được gửi đến các phòng ban, các cán bộ Nhà trường, Đoàn thanh niên nhà trường,… Một số lượng sách thanh lý được Đoàn thanh niên xin lại làm sách tình nguyện lên các trường học, bản, xã vùng sâu vùng xa; một số sách được các cá nhân mua lại với giá ưu đãi vì mục đích nghiên cứu, giải trí,… Những tài liệu không có thư viện hay cá nhân người đọc nào muốn nhận thì thư viện mới thanh lý.
Bảng 2.14: Thống kê số lƣợng tài liệu thanh lý từ năm 2008 đến 2012 Năm Sách giáo trình (bản) Sách T. khảo T. Việt (bản) Sách T. khảo ngoại văn (bản ) Báo, tạp chí (Kg) 2008 826 4065 531 220 2009 0 0 0 160 2010 0 0 0 165 2011 0 0 0 150 2012 700 3900 415 160
Tài liệu của thư viện trường CĐSP HN hầu hết là tài liệu giáo dục sư phạm nên chịu tác động bởi qui luật phát triển của tài liệu. Tài liệu ở các ngành khoa học khác nhau có sự ổn định hay lỗi thời khác nhau. Giá trị của tài liệu còn phụ thuộc
lỗi thời khác nhau. Thông tin ở báo lỗi thời nhanh hơn tạp chí (thường chỉ sau 5 năm đối với báo nếu thư viện không có tính chất lưu trữ thì có thể thanh lọc). Tạp chí lỗi thời nhanh hơn sách và các loại sách khác nhau thì tính ổn định hay lỗi thời cũng khác nhau. Sách tra cứu có tuổi thọ cao hơn sách tham khảo, chuyên khảo.
Trong quá trình sử dụng, thư viện đã thống kê tần suất sử dụng của mỗi loại tài liệu và tính lỗi thời của mỗi lĩnh vực khoa học để thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, giá trị sử dụng thấp. Số lượng tài liệu của thư viện đã thanh lọc từ khi thành lập đến nay là gần 7000 bản tài liệu và số lượng tạp chí không tính được bằng bản mà tính bằng kg.
Hiện nay, số lượng sách Nga (từ năm 1960 trở về trước) là 2.275 cuốn không có bạn đọc sử dụng. Một số sách được Dự án Giáo dục cho có nội dung không phù hợp với chương trình đào tạo của nhà trường như sách tiếng Pháp 6, 7 (khoảng 200 cuốn). Thư viện nên đề nghị nhà trường cho thanh lý tài liệu trên trước khi chuyển sang thư viện điện tử. Để tài liệu của thư viện đáp ứng được nhu cầu của người dùng, thư viện phải có kế hoạch bổ sung thêm tài liệu cho ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Trung Quốc.
Song song với công tác thanh lọc tài liệu là công tác bổ sung. Để lấp chỗ trống trong kho sau khi thanh lý, Thư viện lên kế hoạch bổ sung tài liệu: Bổ sung tài liệu tái bản mới với nội dung tương tự, đồng thời bổ sung những tài liệu mới có nội dung phù hợp với chương trình đào tạo của nhà trường.
Số lượng tài liệu mà thư viện đã thanh lọc tại Thư viện CĐSP HN là ít. Một phần do tài liệu vẫn có giá trị sử dụng, một phần do nguồn lực thông tin trong thư viện nhỏ. Tuy vậy, việc thanh lý đã làm cho giá trị vốn tài liệu tăng lên và góp phần tích cực vào công tác phục vụ NDT.