Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát và phân tích hiện trạng công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Thư viện trường CĐSP HN có thể đưa ra một số đánh giá, nhận xét sau:
* Những điểm mạnh
- Về công tác bổ sung nguồn lực thông tin
Thư viện đã có quan điểm, phương hướng, kế hoạch bổ sung khoa học, hợp lý, phù hợp với nhu cầu giáo dục và đào tạo của trường Sư phạm. Tài liệu được bổ sung có nội dung khoa học theo đúng đường lối chủ trương của Đảng và nhà nước, bám sát với chương trình giáo dục đào tạo của nhà trường. Công tác bổ sung được cán bộ thư viện thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. Các kế hoạch bổ sung chi tiết, cụ thể và có tính khả thi cao. Việc bổ sung tài liệu được kiểm tra phê duyệt của lãnh đạo thư viện và Ban giám hiệu nhà trường. Các phương thức bổ sung tài liệu cũng linh hoạt phù hợp với từng giai đoạn.
Công tác bổ sung được thực hiện theo đúng yêu cầu, nhiệm vụ và mục tiêu đề ra theo sự giám sát của Nhà trường. Phần lớn những kế hoạch bổ sung này đều hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. Nguồn lực thông tin của thư viện đã đi đúng hướng trong việc thu thập, chọn lọc, bổ sung tài liệu chuyên ngành, có nội dung phong phú, phù hợp với công tác đào tạo nghiên cứu khoa học của nhà trường.
- Công tác tổ chức, quản lý và khai thác:
+ Thư viện CĐSP HN đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối phong phú về nô ̣i dung và thể loa ̣i , bao gồm tài liê ̣u về các ngành đào ta ̣o và nghiên cứu khoa ho ̣c của Nhà trường . Viê ̣c phâ n chia tài liê ̣u về các phòng : Phòng đọc , phòng mượn phù hợp với nhu cầu sử du ̣ng tài li ệu của người dùng tin . Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu thông tin cơ bản cho mọi đối tượng NDT. Các tài liệu chuyên ngành, đặc biệt là chuyên ngành khoa học giáo dục đươ ̣c chú tro ̣ng phát triển (có 45.452 bản sách trong tổng số 176.182 bản sách của Thư viện).
+ Thư viện đã tổ chức các phòng ban (Phòng đọc, phòng mượn, phòng đa chức năng, phòng nghiệp vụ,…) hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ. Thư viện phân chia tài liệu theo đúng chức năng ở mỗi phòng. Tài liệu được sắp xếp khoa học, phù hợp, thuận lợi cho công tác phục vụ bạn đọc
+ Thư viện cũng đã xây dựng được các sản phẩm và dịch vụ thông tin hữu ích giúp bạn đọc có thể tiếp cận, khai thác nguồn lực thông tin nhanh chóng, hiệu quả, phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của mình
+ Các sản phẩm thông tin như hệ thống mục lục, thư mục, CSDL,… là công cụ tiện ích cho bạn đọc trong quá trình tìm kiếm và khai thác nguồn tin. Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện trường CĐSP HN chưa phải là phong phú và đa dạng nhưng cũng đã hỗ trợ rất nhiều cho NDT trong việc tìm kiếm thông tin của thư viện cũng như hướng tới các nguồn tin từ xa ở bên ngoài thư viện. Dịch vụ thông tin của thư viện như: sao chụp tài liệu, mượn, trả tài liệu được thực hiện bởi những cán bộ có chuyên môn, có trách nhiệm, phong cách làm việc nghiêm túc và lòng yêu nghề đã giúp thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện:
Thư viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thư viện như: xử lý nghiệp vụ; phục vụ bạn đọc; tuyên truyền, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ thông tin... NDT có thể tự khai thác trên máy vi tính, tiếp cận với CDSL của thư viện. Thư viện đã xây dựng được một hệ thống CSDL thư mục với trên 16846 biểu ghi phục vụ người đọc tra cứu, khai thác thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Thư viện đã kết nối mạng đưa ra phục vụ NDT. Bạn đọc có thể tra tìm thông tin trên OPAC qua website nhà trường một cách tiện ích.
Thư viện có hệ thống wifi miễn phí, thu hút đông đảo bạn đọc tới thư viện. Sự tiện ích này đã làm tăng hiệu quả hoạt động của thư viện lên rất nhiều. Việc kết nối Internet miễn phí được bạn đọc sử dụng nhiều và NDT đánh giá là tốt, vì thông qua đây NDT có thể khai thác CSDL sách của thư viện, với tới các nguồn thông tin khác từ xa.
một số lượng tài liệu không có giá trị sử dụng theo đúng qui trình thanh lý. Việc thanh lý đã giải phóng diện tích để chứa đựng những tài liệu mới có giá trị hơn.
- Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và có trình độ cơ bản về tin học và ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu hiện tại của công việc. Phần lớn các cán bộ thư viện tuổi đời còn rất trẻ (10/11 cán bộ dưới 40 tuổi), có khả năng thích ứng công việc nhanh. Họ là những người sôi nổi, cần cù, ham học, yêu nghề và tâm huyết với nghề. Đây là thuận lợi lớn cho thư viện trong việc học hỏi, tiếp thu những cái mới và nâng cao trình độ chuyên môn.
Qua điều tra khảo sát ở Thư viện các trường CĐSP HN phần lớn NDT (có đến 78,5%) đã đáp ứng được NCT của NDT. Tỉ lệ người dùng lựa chọn phương án trả lời chưa đáp ứng là (21,5%).
* Những điểm yếu
Trong những năm qua Thư viện trường CĐSP HN đã làm tốt chức năng và nhiệm vụ của một thư viện truyền thống, đã có rất nhiều cố gắng trong việc thu thập và tạo nguồn cho thư viện, tổ chức tốt hệ thống tra cứu truyền thống cho bạn đọc. Điều đó đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của NDT trong toàn trường, Tuy vậy nguồn lực thông tin của Thư viện CĐSP HN còn một vài điểm bất cập đó là:
- Nguồn lực thông tin còn ha ̣n chế về số lượng , chưa cân đối về nô ̣i dung , chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của NDT . Mức độ cập nhật thông tin của tài liệu chưa kịp thời, nhiều tài liệu có ngoài thị trường nhưng thư viện chưa có phục vụ. Tài liệu không công bố chưa được quản lý và khai thác một cách triệt để.
Trong những năm gần đây, Thư viện đã tập trung bổ sung nhiều tài liệu phù hợp với các ngành đào tạo của trường, nhiều sách tham khảo đã được bạn đọc sử dụng có hiệu quả. Nhưng đứng trước việc gia tăng nhanh chóng số lượng người dùng cùng với việc mở rộng qui mô đào tạo của trường, nguồn lực thông tin của thư viện hiện vẫn chưa thoả mãn nhu cầu của người dùng
Nguồn lực thông tin của thư viện nhà trường chủ yếu tập trung bổ sung và khai thác tài liệu truyền thống, chưa chú trọng phát triển nguồn tài liệu điện tử, tài
được từ việc điều tra NCT của NDT về tài liệu điện tử tại thư viện đã phản ánh những hạn chế của nguồn lực thông tin của thư viện: Có tới 136/195 (69.74%) NDT cho rằng việc bổ sung thêm tài liệu điện tử là cần thiết, 49/195 (25.13%) đánh giá là rất cần thiết, chỉ có rất ít NDT (5.13%) không cần đến nguồn tài liệu này.
Nguồn tài liệu điện tử còn quá ít. Điều kiện phục vụ loại hình tài liệu này còn hạn chế. Thư viện chỉ có một đầu đọc để NDT khai thác và sử dụng. Điều này ảnh hương không nhỏ tới hiệu quả tra cứu thông tin. Thêm vào đó, công tác bảo quản tài liệu điện tử chưa được chú trọng.
- Thư viện chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin cụ thể. Công tác bổ sung còn nhiều chồng chéo, không thống nhất. Ngân sách bổ sung còn rất hạn chế. Thư viện chưa có tiêu chí cụ thể trong việc bổ sung. Thư viện chưa có cán bộ chuyên trách về bổ sung tài liệu. Công tác bổ sung còn gặp nhiều bất cập trong khâu thanh toán. Thủ tục thanh toán còn phức tạp và chậm. Công tác bổ sung không thường xuyên, không kịp thời. Việc lựa chọn tài liệu nhiều khi còn mang tính chủ quan của người cán bộ bổ sung. Nguồn tài liệu còn có sự không hợp lý, cân đối giữa các môn loại; thiếu sự phối hợp trong công tác bổ sung tài liệu, kinh phí cấp không đều và không đủ trong khi giá cả tăng hàng năm từ 5-10% cho nên số lượng sách, tạp chí và các tư liệu nước ngoài được bổ sung không nhiều.
Công tác bổ sung còn mang tính chủ quan của cán bộ thư viện do chưa có chính sách phát triển nguồn lực thông tin cụ thể. Vốn tài liệu vì thế còn chưa hợp lý giữa các môn loại.
- Công tác tổ chức tài liệu tại thư viện chưa đảm bảo tính khoa học, chưa thực sự thu hút NDT. Hình thức phục vụ bạn đọc chủ yếu theo hình thức kho đóng. Điều này chưa thực sự hấp dẫn bạn đọc trong việc tiếp cận tài liệu.
+ Việc xử lý tài liệu còn một số hạn chế, Thư viện sử dụng hình thức định từ khóa tự do nên thiếu tính thống nhất trong CSDL, gây khó khăn trong việc tìm tin của bạn đọc.
+ Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện vẫn mang tính truyền thống và chất lượng chưa cao. Các sản phẩm và dịch vụ còn đơn giản, chưa phong phú và
đa dạng, chưa có tính chuyên sâu, chưa có tính chọn lọc. Thư viện chưa tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu phong phú, đa dạng của NDT. Trong thời gian tới thư viện cần phải xem xét, đánh giá lại mức độ đầy đủ của nguồn lực, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ để từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
+ CSDL mới chỉ ở dạng thư mục
- Một số tài liệu không có giá trị sử dụng như sách tiếng Nga, tiếng Pháp chưa được thanh lý.
- Công tác phục vụ bạn đọc chưa đáp ứng đầy đủ NCT. Công tác đào tạo NDT mới chỉ chú trọng đến việc đào tạo NDT sử dụng các dịch vụ thư viện truyền thống, chưa hướng dẫn NDT khai thác và sử dụng tài liệu điện tử. Nguồn tài liệu điện tử CD – ROM chưa được bạn đọc khai thác triệt để. Bạn đọc chưa biết khai thác tính năng tra cứu tìm tin trên mạng.
- Đội ngũ cán bộ chưa có sự phân công chuyên trách, còn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ; trình độ ngoại ngữ và tin học của cán bộ nói chung mới ở mức cơ bản, các kiến thức và kỹ năng bổ trợ còn chưa cao, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu phát triển ngày càng cao của thời đại cũng như nhu cầu của NDT; các kiến thức và kỹ năng bổ trợ còn chưa cao.
- Việc ứng dụng CNTT và tự động hoá thư viện còn chậm và khai thác thông tin, tài liệu còn bị hạn chế. Phần mềm Ilib 3.6 còn một số tồn tại. Việc tra cứu còn hạn chế ở mạng LAN. Số máy tra cứu ít, chất lượng kém ảnh hướng tới công tác tra cứu.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị còn hạn chế, chưa đảm bảo điều kiện phục vụ các dạng tài liệu khác như tài liệu điện tử và đa phương tiện còn nghèo nàn, diện tích hẹp là khó khăn trong việc bố trí lại kho sách.
* Nguyên nhân dẫn đến những mặt hạn chế:
- Sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức, chưa đánh giá đầy đủ vai trò, vị trí của hoạt động thư viện trong sự nghiệp phát triển chung của toàn trường. Ngân sách đầu tư cho hoạt động của thư còn hạn chế. Kinh phí bổ sung
một gia tăng. Do đó ảnh hưởng đến hoạt động của thư viện, hiệu quả phục vụ cho NDT trong trường.
- Là thư viện trực thuộc sự quản lý của Ban giám hiệu nhà trường nên mọi hoạt động chịu sự giám sát chỉ đạo của Ban giám hiệu. Trong công tác bổ sung tài liệu, Thư viện chưa xây dựng và trình lãnh đạo trường ban hành văn bản quy định các tiêu chí cụ thể. Công tác bổ sung vì thế nhiều khi bị động. Thư viện chưa có cán bộ chuyên trách công tác bổ sung. Thủ tục bổ sung còn rườm rà, quá nhiều yêu cầu gây khó khăn cho tiến độ bổ sung.
- Phương thức phục vụ chủ yếu là theo hình thức kho đóng. Bạn đọc không được tiếp xúc với tài liệu cần. Thủ tục mượn lâu và nhiều khi tài liệu mượn không phù hợp với yêu cầu. Đây là nguyên nhân chưa thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện
- Diện tích thư viện chật hẹp gây khó khăn trong việc tổ chức lại kho. Trang thiết bị còn nghèo nàn: Máy tính cũ, hỏng; máy photo không sử dụng được, phiên bản phần mềm chưa cập nhật
- Cán bộ thư viện chưa có nhiều cơ hội tham gia học tập bổ sung kiến thức, ít tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp từ bên ngoài, sự đầu tư cho hoạt động của thư viện và bản thân người cán bộ trong việc tiệp thu kiến thức chưa có chiều sâu và chưa được đầu tư đúng mức.
- Thư viện chưa chú trọng tới hoạt động marketing thư viện, chưa tổ chức tuyên truyền quảng bá rộng rãi nên đối tượng phục vụ vẫn chỉ là NDT trong trường.
Việc nhìn nhận và đánh giá nguồn lực thông tin trên cơ sở những thực trạng hiện có của thư viện CĐSP HN là điều hết sức quan trọng. Từ những nhận xét và đánh giá trên cho thấy, mặc dù thư viện trường CĐSP HN đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng và tạo lập nguồn lực thông tin, nhưng để đáp ứng NCT của NDT trong nhà trường, thư viện cần phải có những giải pháp cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển nguồn lực thông tin theo hướng tăng cường cả chiều rộng, chiều sâu, đa dạng hóa các nguồn lực thông tin. Những vấn đề này, Luận văn sẽ tập trung giải quyết ở chương 3.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ NỘI
Mọi hoạt động của thư viện đều hướng tới mục đích cuối cùng là đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của NDT. Công tác phát triển nguồn tài liệu là nền tảng của toàn bộ hoạt động thư viện. Hiệu quả của hoạt động thư viện phụ thuộc vào chất lượng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan đó. Để phát triển nguồn lực thông tin, Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm cần phải có chiến lược và kế hoạch phát triển lâu dài. Từ những phân tích đã nêu ở trên, Luận văn xin đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện trường CĐSP HN như sau: