Khai thác thông tin thông qua máy tính dưới dạng các CSDL là qui trình tìm tin tự động hoá. NDT có thể sử dụng hệ thống tra cứu này thông qua các điểm truy cập là nội dung hay hình thức của tài liệu mà cán bộ biên mục đã tạo ra trong quá trình xử lý tài liệu như: tên sách, tên tác giả, môn loại tài liệu, từ khóa...Việc tra cứu trên máy tính có nhiều ưu điểm hơn tra cứu trên hệ thống mục lục truyền thống là nhanh, chính xác và tiện lợi. Việc tìm kiếm thông qua nhiều điểm truy cập, các CSDL cho phép NDT cùng một lúc truy cập tới nhiều vấn đề mà họ quan tâm.
Thông qua mạng máy tính người dùng có thể truy cập từ xa mà không phải tới Thư viện. Tiện lợi của việc tra cứu thông qua mạng máy tính là không hạn chế số người truy cập tới 1 CSDL tại một thời điểm, và có thể truy cập tới các CSDL của các thư viện khác. Đây là hình thức tra cứu được cán bộ trong và ngoài trường sử dụng rất nhiều.
* Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
Ngày nay, CNTT ứng dụng hầu hết trong hoạt động TT - TV. Những thành tựu đạt được qua việc ứng dụng CNTT đã chứng minh tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động TT – TV. Tin học hóa hoạt động TT – TV là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan TT – TV hiện nay.
Công nghệ thông tin và truyền thông phát triển mạnh mẽ đang làm biến đổi sâu sắc nhiều mặt của cuộc sống kinh tế - xã hội trong đó có lĩnh vực thư viện. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong lĩnh vực thư viện đang phát triển mạnh, nhiều thư viện đầu tư ngày càng mạnh mẽ vào hệ thống tự động hóa, xây dựng nguồn thông tin điện tử và tổ chức dịch vụ trực tuyến cho bạn đọc.
Mục tiêu hướng tới của các thư viện là định hướng NDT, thỏa mãn NCT, tạo mọi điều liệu thuận lới cho NDT có thể tiếp cận mọi nguồn tin. Mục tiêu này khó có thể đạt được nếu không có hệ thống thông tin tự động hóa. Việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống TT – TV tự động hóa là yếu cầu khách quan, tất yếu đối với tất cả các cơ quan TT – TV hiện nay.
Thư viện trường CĐSP HN cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Năm 2000, Thư viện đã ứng dụng CNTT trong công tác hoạt động nghiệp vụ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra sự thay đổi tận gốc quá trình xử lý thông tin, đảm bảo tính chính xác, mở rộng khả năng trao đổi thông tin và mang lại nhiều tiện ích.
Thư viện được trang bị 82 máy tính nối mạng Intranet, Internet phục vụ công tác tra cứu, tìm tin tại các phòng đọc, mượn, đa phương tiện. Theo thống kê, mỗi ngày trung bình Thư viện phục vụ tra cứu 70 lượt người/ngày. Hệ thống máy tính sử
phiếu yêu cầu (Tầng 2 nhà thư viện); phòng đọc tài liệu tự chọn (tầng 1 nhà KLF), và hệ thống máy tính tại phòng đa phương tiện.
Thư viện được lắp đặt 01 cáp quang kết nối với đường truyền Internet Leased line của trường đồng thời kết nối với máy chủ Thư viện. NDT có thể tiếp cận nguồn lực TT - TV qua hoạt động tra cứu mục lục trực tuyến Opac thông qua mạng LAN nội bộ, hay tìm tài liệu điện tử trên Internet.
Thư viê ̣n đã sử dụng phần mềm Ilib 3.6 để cập nhật cơ sở dữ liệu, Thư viện đã lắp đường mạng Internet, thiết lập mạng LAN, xây dựng trang Web cho trường, quản lý hệ thống Email. Thư viện đã ứng dụng tin học vào phục vụ các hoạt động nghiệp vụ, xử lý và lưu trữ thông tin của toàn bộ vốn tài liệu có trong Thư viện.
Từ năm 2002 đến nay, Thư viện triển khai ứng dụng các Modul của phần mềm Ilib vào hoạt động thư viện, đây là bước chuyển biến rất quan trọng và có ý nghĩa. Ilib là công cụ tìm kiếm, tra cứu hiệu quả. Ilib 3.6 đáp ứng các chuẩn quốc tế về thư viện như: Biên mục theo khổ mẫu Marc21, xuất dữ liệu theo chuẩn ISO2709, tra cứu liên thư viện qua cổng Z39.50; hỗ trợ đa ngôn ngữ; sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục cũng nhu các khung phân loại hiện có; quản lý các dữ liệu số; tích hợp mã vạch; chuyển đổi CSDL; lưu thông đa điểm.
Cấu trúc của Ilib là tích hợp các modul theo một thể thống nhất với khả năng liên thông cao. Phần mềm này bao gồm 12 phân hệ (module) như biên mục, bổ sung, lưu thông, quản lý bộ sưu tập số, quản lý kho, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC, quản trị thư viện,… đảm bảo các nguyên tắc nghiệp vụ về TT – TV trong nước cũng như quốc tế. Các modul chính của phần mềm Ilib gồm có:
- Bổ sung và trao đổi: Modul bổ sung quản lý công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu và trao đổi tài liệu giữa các cơ quan TT – TV. Là công cụ hữu hiệu để quản lý các nguồn thông tin tư liệu đầu vào của một cơ quan. Modul bổ sung cho phép theo dõi quá trình bổ sung tài liệu, từ khi đặt mua đến khi xếp lên giá. Nó bao gồm các nhiệm vụ: đặt và theo dõi nhận tài liệu; kiểm soát bản trùng; quản lý quĩ bổ sung và nhà cung cấp; phân bổ tài liệu; báo cáo thống kê; tích hợp mã vạch và kiểm soát số ĐKCB.
- Biên mục: có tính năng giúp biên mục tài liệu bao gồm biên mục gốc, biên mục sao chép; phân loại tài liệu; định từ khóa; kiểm soát tính thống nhất trong quá trình mô tả thư mục; tạo lập CSDL. Thư viện CĐSP HN đã tạo lập được 03 CSDL, với gần 17000 biểu ghi, đạt hơn 90% dữ liệu hiện có.
- Quản lý lưu thông tài liệu: có chức năng quản lý việc mượn/trả tài liệu của bạn đọc; quản lý bạn đọc; quản lý việc gia hạn – hàng đợi; tra cứu mượn trả; báo cáo thống kế mượn/trả tài liệu; tạo khuôn dạng thẻ thư viện; tích hợp mã vạch
- Quản lý kho: Có chức năng cơ bản là tổ chức, sắp xếp kho theo yêu cầu của từng thư viện với nhiều mô hình khác nhau; quản lý các thông tin về hệ thống kho: cấp lưu trữ, hệ thống lưu trữ; hỗ trợ tối đa công tác kiểm kê kho, thanh lý tài liệu; xử lý mất trong quá trình kiểm kê, đánh lại số ĐKCB, xếp giá tự động
- Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC: modul OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục công cộng trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng; cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh với giao diện mẫu định sẵn; cho phép NDT tìm theo nhiều tiêu chí khác nhau ở hai chế độ: cơ bản và nâng cao, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm; ngoài ra bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50 hoặc liên kết với các trang web để tìm tin trên internet.
Hình 2.1 : Giao diện chính của ILIB
phép bạn đọc truy cập tới các nguồn tin nhanh hơn, thuận tiện hơn thông qua các CSDL trực tuyến và các dịch vụ internet.
Ứng dụng CNTT góp phần nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin truyền thống, CNTT đã hỗ trợ tích cực cho việc lựa chọn, sắp xếp và in ấn các sản phẩm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các sản phẩm thông tin hiện đại được xây dựng, phát triển dần thay thế các sản phẩm thông tin truyền thống. Nhờ có ứng dụng tin học mà các sản phẩm thư mục sách mới, thư mục chuyên đề, in phích được tạo ra, làm giảm nhẹ khâu xử lý kỹ thuật, làm tăng tính chính xác, thẩm mỹ, tạo điều kiện cho Thư viện nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
Việc ứng dụng phần mềm Ilib 3.6 còn có một số hạn chế: Chưa phản ánh được đầy đủ kho tài liệu sau khi nâng cấp CSDL, một số lượng lớn tài liệu bị lỗi và Thư viện chưa thống kê được bao nhiêu biểu ghi bị mất khi chuyển đổi CSDL của phần mềm 3.0 sang CSDL của phần mềm 3.6, vẫn còn tình trạng trùng lặp biểu ghi, biểu ghi không có số ĐKCB hoặc dữ liệu không đúng với thực tế tài liệu; modul mượn trả chưa thực hiện được quản lý phạt đối với bạn đọc, phần mềm chưa đáp ứng được việc nhập danh sách bạn đọc mượn quá hạn và số tiền phạt đối với bạn đọc.
Thư viện CĐSP HN ngày càng phát triển , mở rộng quy mô , nhất là khi nhà trường đang phấn đầu trở thành trường Đại học đa ngành của Thủ đô . Viê ̣c áp du ̣ng CNTT ta ̣i Thư viện trường Cao đẳng Sư pha ̣m Hà Nô ̣i cần phải được đẩy ma ̣nh trong những năm tới. Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT, Thư viện không ngừng chuyển mình, xây dựng và phát triển theo hướng hiện đại hóa. Thư viện cần có kế hoạch chuyển đổi, cập nhật phiên bản phần mềm tích hợp thư viện mới, khai thác và ứng dụng CNTT phù hợp hơn trong công tác thư viện để mang lại hiệu quả tốt hơn nữa, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc.
* Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin hiện đại
Ngày nay, ngoài những tài liệu văn bản in trên giấy, còn có những tài liệu dạng khác như đĩa, băng từ, CD – ROM,… Sự xuất hiện của những tài liệu này, đặt
ra cho người làm công tác thông tin – tư liệu những vấn đề xử lý và phổ biến thông tin dựa trên những kĩ thuật đặc biệt, tạo điều kiện cho việc chuyển giao và phân phối thông tin. Vì thế ứng dụng máy tính vào trong hoạt động TT – TV là hợp lý.
Năm 2002, được sự hỗ trợ của Bộ Giáo dục và đào tạo, Thư viện trường CĐSP HN đã được trang bị một số máy tính và các phần mềm ứng dụng tin học vào hoạt động TT – TV, phục vụ cho việc lưu trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin. Việc nối mạng máy tính và đưa CSDL của Thư viện lên mạng đã tạo điều kiện thuận lợi cho NDT có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Đến nay, Thư viện CĐSP HN đã xây dựng được một nguồn lực thông tin điện tử khá phong phú đó là các CSDL và CD – ROM
Cơ sở dữ liệu (CSDL):
CSDL (Data base) là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng.
CSDL phục vụ tra cứu đóng vai trò là mối liên kết giữa thông tin và NDT. Sự gia tăng của nguồn lực TT - TV, đòi hỏi thư viện phải tổ chức phục vụ tra cứu hiệu quả theo hướng tiết kiệm thời gian cũng như công sức tìm thông tin của NDT. CSDL tại Thư viện trường CĐSP HN hiện nay mới ở dạng thư mục
Cơ sở dữ liệu thư mục chứa các thông tin giúp bạn đọc thông qua nó để tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong cơ sở dữ liệu thư mục giúp bạn đọc sơ bộ nhận biết và chọn lựa được tài liệu thông qua các yếu tố thư mục mà nó giới thiệu như tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, tóm tắt…
Việc xây dựng CSDL sách được tiến hành thường xuyên khi có sách mới về. Các CSDL của Thư viện CĐSP HN mới chỉ ở dạng thư mục nhưng đã giúp cho NDT có thể truy cập vào CSDL trên máy tính tại phòng đọc của Thư viện hoặc thông qua mạng Internet để truy cập vào trang web của trường để tìm kiếm thông tin. Qua các điểm truy cập mà cán bộ thư viện đã tạo ra trong quá trình xử lý tài
nhiều người dùng cùng một lúc truy cập được nhiều vấn đề mà họ quan tâm.
Chất lượng xử lý tài liệu được thể hiện ở tính chính xác của các biểu ghi. Để xử lý 1 bản sách cán bộ biên mục phải xử lý trên phiếu tiền máy (worksheep nhập tin), sau khi kiểm tra các yếu tố thư mục cũng như từ khoá và tóm tắt mới nhập vào máy tính. Dữ liệu sau khi nhập vào máy tính lại được kiểm tra lại bằng cách in phích và đối chiếu lại trên từng bản sách khi giao cho các phòng đọc. Việc mô tả tài liệu phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác theo quy tắc mô tả ISBD. Các biểu ghi thư mục tài liệu được cập nhật vào CSDL ngay sau khi giao sách.
Hiện nay, Thư viện đang chỉnh sửa và bổ sung các biểu ghi bị thiếu và còn nhiều sai sót như lỗi chính tả, sai ký hiệu xếp kho, vị trí kho và việc định sai hoặc từ khoá quá dài gây nên độ nhiễu và mất tin trong quá trình tra cứu. Việc chỉnh sửa CSDL là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng xử lý và kiểm tra thường xuyên giúp cho CSDL tránh được các sai sót
Từ năm 2005, ngoài việc tổ chức phương thức tra cứu tìm tin thông qua hệ thống mục lục truyền thống, Thư viện đã tổ chức phương thức tra cứu tìm tin trên máy tính thông qua các CSDL thư mục.
Tính đến thời điểm hiện tại, Thư viện trường CĐSP HN đã xây dựng được một số cơ sở dữ liệu thư mục tương đối lớn, bao gồm các CSDL sau:
- 01 CSDL tài liệu tiếng Việt với 14.326 biểu ghi
- 01 CSDL tài liệu kết quả nghiên cứu khoa học 2.195 biểu ghi
- CSDL sách ngoại văn, với 1.325 biểu ghi và đang tiếp tục được cập nhật. Những CSDL này là CSDL thư mục chứa các thông tin cấp 2 (dữ liệu thư mục). Nó bao gồm các dữ liệu thư mục như: tác giả, nhan đề, yếu tố xuất bản, từ khóa, chỉ số phân loại,... CSDL thư mục bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc, cùng các chỉ dẫn giúp NDT có thể tìm đến tài liệu gốc của thư viện. CSDL cũng cho phép tạo ra nhiều sản phẩm thông tin như các ấn phẩm thư mục: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề, các bộ phiếu mục lục,...
CSDL thư mục của thư viện cập nhật được 92% vốn tài liệu thư viện với tổng số 16846 biểu ghi. Theo số liệu khảo sát 71% NDT thực hiện tìm tài liệu thông qua mục lục trực tuyến (OPAC), CSDL thư viện CDSP Hà Nội là tích hợp của 03
CSDL riêng biệt: CSDL tài liệu tiếng Việt; CSDL tài liệu kết quả NCKH, CDSL tài liệu ngoại văn. Các CSDL thư mục trên đã được đưa vào tra cứu trên phân hệ OPAC của ILIB và đã góp phần đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT.
Mặc dù còn một số hạn chế trên, nhưng về cơ bản các CSDL hiện có của Thư viện cũng đã giảm bớt được rất nhiều thời gian tra tìm tài liệu của bạn đọc. Đặc biệt CSDL thư mục luận án, luận văn ngoài các yếu tố mô tả thông thường, CSDL thư mục này còn có thêm tóm tắt giúp bạn đọc lựa chọn chính xác những tài liệu có nội dung họ cần.
Hiện nay, Thư viện đang tiến hành biên mục thêm yếu tố tóm tắt chú giải vào CSDL sách, giới thiệu những nội dung cơ bản nhất của tài liệu giúp bạn đọc lựa chọn một cách chính xác những tài liệu cần. Những tóm tắt này đều do đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu của Thư viện thực hiện.
Thư viện vẫn duy trì từ việc cập nhật dữ liệu thường xuyên cho các CSDL, tuy nhiên công tác xử lý thông tin còn chậm nên chưa đảm bảo được tính đầy đủ và thời sự của tài liệu khi về đến Thư viện.
- Đĩa CD – ROM (Compact Disk Read Only Memory)
CD – ROM là một dạng bộ nhớ chỉ đọc trên đĩa nén được ứng dụng rộng rãi trong hoạt động lưu trữ và tìm tin. Nhờ khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, dễ bảo quản,