Bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào muốn đạt hiệu quả cao trong công tác phục vụ, thỏa mãn NCT của NDT, trước hết phải xây dựng cho mình một nguồn lực thông tin đủ lớn, đảm bảo về cả số lượng và chất lượng. Để làm được điều này, mỗi cơ quan thông tin – thư viện phải xây dựng cho mình chính sách phát triển nguồn lực thông tin một cách cụ thể.
“Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan”[14, tr.12-17]. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn tin, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, đồng thời nó cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan TT - TV, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan TT - TV trở nên dễ dàng hơn.
Chính sách phát triển nguồn thông tin là một văn bản qui định những phương hướng phát triển nguồn thông tin, cùng các qui định, qui tắc giúp cán bộ bổ sung có
tục nhất quán cho việc bổ sung tài liệu theo những chuyên ngành hẹp mà trường đào tạo. Chính sách là công cụ để hợp tác trong phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thư viện trường cao đẳng, đại học khác trong cùng hệ thống, để hướng dẫn và đào tạo nội bộ về công tác bổ sung cũng như phát triển nguồn lực thông tin của thư viện và giải trình về việc phân bổ kinh phí cho mua tài liệu. Chính sách còn là cơ sở để nhà trường đánh giá công việc của thư viện và để xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách hợp lý cho thư viện, bảo đảm tính ổn định, lâu dài và phát triển bền vững.
Thư viện trường CĐSP HN đã trải qua 55 năm xây dựng và phát triển song vẫn chưa có một chính sách phát triển nguồn lực thông tin chính thức, làm cơ sở cho công tác phát triển nguồn thông tin cho thư viện. Việc bổ sung hiện nay vẫn dựa trên những qui định đơn giản, không thành văn, do vậy việc bổ sung nhiều khi còn mang tính chủ quan của cán bộ bổ sung và vốn tài liệu nhiều khi bị thiên lệch không hợp lý với một số ngành.
Để công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường CĐSP HN đạt hiệu quả cao, Thư viện cần tiến hành một số công việc sau:
3.1.1.Điều chỉnh diện bổ sung tương hợp với nhu cầu tin
Để đưa ra diện bổ sung phù hợp với NCT của NDT, Thư viện cần vạch rõ những vấn đề:
- Chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện, phạm vi của nguồn tài liệu
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ ưu tiên cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể. Đặc biệt quan tâm đến các mã ngành then chốt nhà trường đào tạo: Giáo dục tiểu học, Giáo dục mầm non, Sư phạm Toán, Hóa, Lý, Văn,… - Đưa ra các tiêu chuẩn về lựa chọn các loại hình tài liệu, thanh lý tài liệu
- Đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển nguồn tin. giảm đi tính chủ quan của các cá nhân bổ sung tài liệu
- Đảm bảo sự cân đối hài hoà giữa các loại hình tư liệu như: sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử.
3.1.1.1.Điều chỉnh và nâng cao giá trị vốn tài liệu
Thành phần kho sách của thư viện CĐSP HN hiện nay chủ yếu là tài liệu in trên giấy, các tài liệu khác có nhưng số lượng không đáng kể. Xu thế tất yếu trong tương lai khi nhà trường chuẩn bị lên đại học đa ngành của thủ đô, thư viện nhà trường sẽ phát triển thư viện điện tử. Do vậy, ngay từ bây giờ việc mua bổ sung các loại tài liệu điện tử cần phải được quan tâm, có kế hoạch cụ thể.
Đặt mua một số tài liệu điện tử phù hợp nhu cầu. Thư viện có phương án mua tài liệu giấy kèm theo tài liệu điện tử, các đĩa CD- ROM.
Với nguồn tài liệu thông tin truyền thống, thư viện cần tăng cường bổ sung các tài liệu tham khảo, sách giáo trình,... Tăng cường thêm một số đầu tạp chí chuyên ngành như tạp chí thư viện, mĩ thuật, khoa học giáo dục,...
Loại hình tài liệu
Trước đây kinh phí mua tài liệu của thư viện được phân bổ theo loại hình tài liệu như sau: Sách giáo trình: 50%; sách tham khảo: 35%; tạp chí: 10%, tất cả đều là dạng tài liệu in; các loại khác: 5%. Theo định hướng phát triển của thư viện trong thời gian tới thì cơ cấu loại hình tài liệu và kinh phí nên được phân bổ lại như sau:
- Sách giáo trình: 40% - Sách tham khảo: 30% - Tạp chí in: 10% - Tài liệu điện tử: 20%
Ngôn ngữ tài liệu
Xuất phát từ nhu cầu của NDT, thư viện trường nên bổ sung tài liệu theo thứ tự ưu tiên như sau: Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung Quốc. Ngoài tài liệu tiếng Việt, Thư viện cần tăng cường bổ sung tài liệu ngoại văn tiếng Anh và tiếng Trung Quốc. Số lượng tài liệu tiếng Anh và tiếng Trung tại thư viện còn thấp so với nhu cầu sử dụng của NDT. Ngoài nguồn tài liệu được cho, tặng từ các tổ chức quốc tế, Thư viện cần dành ra 15% - 20% kinh phí bổ sung tài liệu hàng năm cho việc bổ sung tài liệu tiếng nước ngoài.
Các lĩnh vực cần bổ sung
Ngoài việc chú trọng các tài liệu về giáo dục, đào tạo, Thư viện cần bổ sung những tài liệu về các lĩnh vực khác, nhất là những tài liệu cho những mã ngành mới trong kế hoạch mở rộng đào tạo của nhà trường như Công nghệ sinh học, Công tác đội, mạng và truyền thông,... Nhà trường đang phấn đấu xây dựng trường đại học đa ngành của thủ đô thì việc mở thêm các mã ngành mới là tất yếu. Hiện tại, nhà trường đã mở thêm mã ngành mới như Công nghệ môi trường, Công tác xã hội, Việt Nam học,... còn chưa có giáo trình và tài liệu tham khảo. Thư viện cần nắm bắt xu hướng giáo dục đào tạo của nhà trường để lên kế hoạch bổ sung phù hợp nhất.
Giá trị vốn tài liệu
Thư viện cần có kế hoạch thanh lọc những tài liệu bị hư hỏng, cũ nát, không có giá trị sử dụng, đồng thời bổ sung tài liệu mới đã được tái bản và có nội dung phù hợp. Những giáo trình do dự án giáo dục cấp nhưng có nội dung không phù hợp với chuyên ngành đào tạo có thể chia sẻ với các đơn vị khác
Số lƣợng bản:
-Đối với sách giáo trình: căn cứ vào số lượng sinh viên thực tế để mua với số lượng bản cho phù hợp, sách giáo trình chuyên ngành bổ sung tăng lên về số lượng 50 đến 100 bản mỗi loại, sách đại cương cơ bản hai năm đầu bổ sung số lượng từ 100- 150 bản cho mỗi loại.
-Sách tham khảo tiếng Việt mua mỗi loại từ 4- 6 bản. -Từ điển và sách tra cứu chuyên ngành mua từ 2-4 bản
3.1.1.2.Tăng cường nguồn kinh phí bổ sung
Để hoạt động thông tin của thư viện có hiệu quả, việc đầu tư kinh phí cho thư viện là rất quan trọng. Hàng năm, để chuẩn bị kinh phí hoạt động cho năm sau thì ngay từ cuối năm trước thư viện phải có kế hoạch dự trù mua tài liệu cho năm sau, với số lượng và số kinh phí cụ thể trình Ban Giám hiệu để nhà trường căn cứ vào kế hoạch cụ thể của thư viện mà cấp. Kinh phí này phải đảm bảo cho việc bổ sung 1000 bản tài liệu và một số tài liệu dạng điện tử chuyên ngành.
con số này quá ít so với giá cả biến động hiện nay. Trường CĐSP HN là cái nôi đào tạo giáo viên cho Thủ đô Hà Nội và một số tỉnh thành khác trong cả nước. Nguồn kinh phí được cấp như hiện nay chưa tương xứng với vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Thư viện.
Để xây dựng thư viện theo hướng thư viện điện tử của một trường đại học trong thời gian tới, Thư viện cần được sự quan tâm đầu tư kinh phí hơn nữa của Nhà trường, tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện thực hiện tốt mọi hoạt động.
Ngoài nguồn đầu tư ngân sách hàng năm của Nhà trường, Thư viện cần tiến hành tìm hiểu và xin đầu tư từ các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp, các cá nhân,… trong và ngoài nước. Đặc biệt là xin được các dự án đầu tư của các đơn vị sẽ giúp làm thay đổi diện mạo của các thư viện. Hiện nay, nhiều thư viện, trung tâm thông tin của các cơ quan, các trường học đã và đang nhận được các dự án đầu tư phát triển từ các Quỹ, các tổ chức. Trong năm học tới, Thư viện trường Cao đẳng Hà Nội cũng đã được thành phố phê duyệt đầu tư nâng cấp thư viện với kinh phí 2 tỉ đồng. Điều này rất có ý nghĩa cho thư viện trong việc phát triển nguồn lực thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động thư viện, tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ TT - TV.
3.1.2.Mở rộng quan hệ hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin
Phối hợp, chia sẻ là nguyên tắc quan trọng của công tác bổ sung trong điều kiện kinh phí hạn hẹp và hiện tượng bùng nổ thông tin đang diễn ra trên toàn thế giới.Vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện, đặc biệt các thư viện trong cùng hệ thống, có nhu cầu liên kết, chia sẻ về nguồn lực thông tin càng trở nên cần thiết. Sự liên kết này giúp mỗi thư viện đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin cho bạn đọc đồng thời giúp nguồn tài nguyên thông tin của thư viện được sử dụng hiệu quả hơn.
Nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin là nhu cầu cần thiết đặt ra với các cơ quan thông tin – thư viện. Tuy nhiên mức độ triển khai liên kết giữa các thư viện còn rất hạn chế. Thực hiện liên kết, chia sẻ thông tin là một trong những giải pháp
hiệp thư viện Đại học khu vực phía Bắc từ năm 2003. Trên thực tế, thư viện trường CDSP Hà Nội chưa có các hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện.
Tài liệu có giá trị khoa học cao thường tập trung ở một số trường đầu ngành, việc phối hợp sử dụng nguồn tin này sẽ đem lại ích lợi rất lớn cho sinh viên cũng như cán bộ, giảng viên của các trường khác trong cùng hệ thống. Thư viện trường CĐSP HN cần có sự liên kết chặt chẽ với các trung tâm TT - TV lớn trong nước như: Thư viện Quốc gia, Đại học quốc gia, Đại học sư phạm, Cao đẳng Sư phạm Trung ương... để xác định rõ nhu cầu thông tin trên cơ sở đó tiến hành xây dựng chính sách phối hợp bổ sung tài liệu. Phối hợp, chia sẻ tài liệu cũng là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT - TV. Mục đích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện là tiết kiệm nguồn nhân lực, tài lực, vật lực, đồng thời giúp NDT truy cập tới nguồn thông tin khác một cách nhanh chóng, hiệu quả, nhất là tài liệu nội sinh.
Việc chia sẻ nguồn lực thông tin theo đúng mục đích sẽ đem lại nhiều lợi ích cho NDT và cho chính cơ quan thông tin, thư viện tham gia chia sẻ, nhưng ở Việt Nam việc chia sẻ mới được thực hiện ở hệ thống thư viện công cộng, còn các thư viện khoa học và chuyên ngành còn mang tính tự phát khi có nhu cầu. Hiện nay hầu hết các thư viện đã ứng dụng CNTT trong việc xây dựng các CSDL và quảng cáo sản phẩm của thư viện mình trên các Website. Thư viện trường CĐSP HN cần phải đảm bảo các yêu cầu:
- Xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, xây dựng website thư viện riêng, chia sẻ nguồn lực với hệ thống thư viện các trường đại học, cao đẳng. Trước hết liên kết với các trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Đại học sư phạm Thái nguyên,... những trường có chuyên ngành đào tạo tương tự.
- Đưa các chuẩn chung để áp dụng trong toàn bộ chu trình thư viện, đặc biệt trong xử lý tài liệu: chuẩn biên mục AACR2, khổ mẫu mô tả MARC21, tra cứu liên thư viện Z39.50, khuôn dạng trao đổi sữ liệu dưới dạng file điện tử ISO2709. Hiện tại, thư viện đang sử dụng bảng phân loại 19 lớp nên để chia sẻ nguồn lực thông tin thông qua liên kết cơ sở dữ liệu biên mục với thư viện khác như Thư viện Quốc gia
Việt Nam chưa thực hiện được. Trong thời gian tới, cùng với tiến trình nhà trường lên đại học Thủ đô, thư viện nên chuyển đổi áp dụng bảng phân loại chung DDC (DDC 23).
Trong xu thế toàn cầu hoá như hiện nay, các thư viện trường cao đẳng, đại học cần đẩy mạnh việc xây dựng Website, kết nối Internet để xây dựng các cổng thông tin điện tử (Portal), giúp hội nhập với cộng đồng thư viện nói chung. Nên tham gia các tổ chức khu vực về thư viện các trường đại học. Sự tiếp cận trực tiếp này sẽ mở ra nhiều triển vọng tốt đẹp trong việc trao đổi thông tin và kinh nghiệm hoạt động, đồng thời nâng cao vị thế của thư viện các trường đại học, cao đẳng trên trường quốc tế.