Sự phát triển các nguồn tin dạng số, khai thác trực tuyến trên mạng sẽ là sự chuẩn bị tích cực và chủ động của các cơ quan thông tin – thư viện trước nhu cầu phát triển của nhà trường. Thông tin số làm giảm việc truy cập tới tài liệu gốc, bảo vệ được tài liệu gốc không bị hư hỏng bởi tần xuất của người sử dụng. Việc số hoá tài liệu để người dùng có thể truy cập tới nguồn này thông qua hệ thống mạng, sẽ làm tăng hệ số sử dụng tài liệu và thuận lợi cho người sử dụng là không kể thời gian và không gian có thể truy cập tới nguồn tài liệu này bất cứ lúc nào.
Tài liệu được số hoá sẽ là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT - TV, tạo điều kiện cho NDT ở khắp nơi có thể truy cập được tới nguồn tài liệu số hoá của thư viện CĐSP HN. Việc số hoá tài liệu thì vấn đề bản quyền được
đưa ra hàng đầu, tài liệu cần số hoá phải được sự đồng ý của tác giả.
Số hoá nguồn tài liệu trên giấy là giải pháp chuyển dạng tài liệu trên giấy sang dạng số bằng phương pháp quét ảnh hoặc nhập lại từ bàn phím. Do vậy đây là vấn đề khá tốn kém và đòi hỏi phải có các thiết bị để thực hiện số hoá như: thiết bị nhập dữ liệu (máy tính, máy quét, các phần mềm); thiết bị xử lý; thiết bị bảo quản. Hiện nay, việc số hóa toàn văn tài liệu với số lượng nhỏ cũng đơn giản và nhanh chóng, thư viện có thể sử dụng thông qua phần mềm mở như Dspace, Green Stone... Thư viện cần tiếp tục hoàn thiện và cập nhật các CSDL hiện có.
Trong thời gian tới, khi trường lên đại học, Thư viện trường CĐSP HN chắc chắn sẽ được đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn nhân lực,... đảm bảo các điều kiện về số hoá tài liệu.
Trước mắt, Thư viện nên tiến hành xây dựng CSDL toàn văn đối với những tài liệu có giá trị tri thức cao như: Luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo và đề tài nghiên cứu, các tài liệu có tần suất sử dụng cao nhưng thư viện không có đủ số bản để phục vụ. Việc số hóa tài liệu, một mặt, tận dụng được nguồn tài liệu hiện có, mặt khác giúp tăng cường nguồn lực thông tin điện tử trong thư viện, và việc bảo quản tài liệu nhờ đó cũng lâu dài hơn. Trong việc số hoá tài liệu, Thư viện nên tiến hành ưu tiên các tài liệu như sau:
+ Đối với giáo trình: Đây là loại tài liệu có nhu cầu sử dụng cao nhất, Thư viện cũng nên được ưu tiên số hóa. Thư viện cần lọc ra những loại giáo trình có nhu cầu đọc cao nhất, phục vụ trực tiếp việc học tập, nghiên cứu của sinh viên. Để chọn được những tài liệu này có thể điều tra nhu cầu của sinh viên thông qua phiếu hỏi, hoặc là phân tích các yêu cầu mượn giáo trình hàng năm.
+ Đối với luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học: Đây là những công trình nghiên cứu có giá trị cao. Thư viện ưu tiên số hoá trước nhất nhằm phục vụ đông đảo nhu cầu của người sử dụng. Thư viện có thể hình thành một số đề án phát
bộ sưu tập các chương trình, các kết quả nghiên cứu khoa; bộ sưu tập các bài giảng, đề cương chuyên ngành; bộ sưu tập các kỷ yếu hội nghị, hội thảo,... Trong đó, Thư viện phân nhỏ theo ngành sau đó phân chia theo năm và tiến hành số hóa theo từng chuyên ngành hoặc theo từng năm.
+ Xây dựng CSDL bài trích báo, tạp chí: Xây dựng CSDL các bài trích báo, tạp chí chuyên ngành mà thư viện bổ sung, có thể liên kết mạng để khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như mạng Vista, mạng Thư viện Quốc gia...
Bên cạnh đó, Trường CĐSP HN có đội ngũ cán bộ khoa học trình độ cao, hàng năm số lượng các bài báo, tạp chí của cán bộ khoa học được công bố và đăng tải trên các tạp chí là rất lớn. Thư viện cũng cần có kế hoạch thu thập, xây dựng thành CSDL các bài báo, tạo chí theo những chuyên ngành mà trường đào tạo.
Trong thời đại hiện nay, để tăng cường nguồn tài liệu số, các thư viện cần đầu tư mua các CSDL của các nhà cung cấp, mua CSDL toàn văn trên cơ sở nắm bắt tình hình sử dụng, dowload tài liệu của NDT của công ty Igroup như: CSDL sách điện tử IG publishing (IGP), CSDL tạp chí điện tử Cambridge university press (CUP); CSDL của Cục Khoa học công nghệ,…
- Bổ sung nguồn thông tin điện tử theo phương án mua chung các cơ sở dữ liệu với các thư viện. Mục đích của việc cùng chia sẻ chi phí này là nhằm giảm thiểu chi phí khi tham gia khai thác các nguồn lực thông tin điện tử. Các thư viện cần có những thông báo về các tài liệu mà thư viện mình đặt mua, cần phân công bổ sung báo, tạp chí; thành lập các nhóm thư viện hay trung tâm thông tin có mục tiêu và đối tượng phục vụ tương tự nhau để mua chung các CSDL online hay offline [15]. Thư viện nhà trường có thể liên kết tham gia các hiệp hội (consotium); liên kết với thư viện có mã ngành đào tạo tương tự như Trường Cao đẳng Trung ương, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội,… để quản lý viện mua chung các nguồn CSDL điện tử như CSDL hay tạp chí điện tử trực tuyến, CSDL ScienceDirect của Cục Khoa học và Công nghệ Quốc gia; tham gia vào Mạng thông tin Khoa học và Công nghệ Việt Nam (VISTA), mạng nghiên cứu và đào tạo Việt Nam (VINAREN), mạng EduNet của Bộ giáo dục và đào tạo,… để chia sẻ, trao đổi, khai
thác thông tin về đào tạo, khoa học và công nghệ trong nước và trên trên thế giới [4]. Để thực hiện các hướng phối hợp trên, các thư viện cần thực hiện một số việc sau: Thành lập một ban điều hành chung với những điều lệ, quy chế hoạt động khoa học, chặt chẽ; xây dựng kế hoạch hoạt động, xây dựng danh mục các nguồn thông tin cần bổ sung; lựa chọn CSDL đặt mua; quyết toán tài chính và quyết định mức đóng góp kinh phí của các thành viên; giới thiệu, quảng bá CSDL đến NDT; tập huấn người sử dụng; thiết lập chính sách khai thác và sử dụng theo đối tượng NDT thông qua việc quản lý thông tin tài khoản người dùng; tiếp nhận yêu cầu, ý kiến đóng góp của NDT, thống kê người dử dụng để dự trù kinh phí cho năm tới.
- Tăng cường quảng bá, giới thiệu tiềm lực thông tin của mình qua các phương tiện thông tin đại chúng để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực thông tin hiện có
Việc phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin phải được xem xét và tiến hành với những văn bản, qui chế chặt chẽ và các biện pháp cụ thể để có thể mang lại lợi ích nhiều nhất cho NDT của các thư viện. Tuy nhiên, đây là vấn đề liên quan tới nhiều thư viện, mỗi thư viện còn có một chức năng, nhiệm vụ riêng nên khó có thể đi đến ký kết một thoả thuận theo qui định chung. Do vậy cách tiếp cận thích hợp nhất trong điều kiện hiện nay là phối hợp, hợp tác trên cùng một quan niệm về vốn tài liệu được phản ánh trong các CSDL của từng thư viện, nhưng có thể truy nhập rộng rãi thông qua mạng máy tính và được khai thác thông qua việc cho mượn giữa các thư viện. Thư viện có thể thực hiện dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bằng cách sao chụp thông qua sự phối hợp giữa các cơ quan thông tin – thư viện
Ngoài ra, để đẩy mạnh hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin, Thư viện các trường CĐSP HN có thể tham gia các Consortium. Các Consortium này có thể được hiểu như những liên hiệp bổ sung thông tin của các Thư viện. Việc tham gia Consortium sẽ giúp Thư viện mua được nhiều hơn các gói thông tin với chi phí ít hơn. Quá trình đàm phán và tiến hành các thủ tục bổ sung, nhất là bổ sung tài liệu tiếng nước ngoài cũng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Với những ích lợi này, Thư viện nên nhanh chóng tổ chức sáng lập hoặc tham gia các Consortium để chia