Tài liệu ngày nay rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Người ta có thể phân chia tài liệu theo nhiều cách khác nhau như: Phân chia tài liệu theo vật mang tin, theo thời gian xuất bản, theo ký hiệu thông tin (văn bản, đồ họa), theo các kênh phục hồi thông tin (tài liệu nghe nhìn, chữ nổi…) hoặc phân chia theo cấp độ xử lý thông tin (tài liệu cấp 1, cấp 2, cấp 3),…
Hiện nay, thư viện trường CĐSP HN đã xây dựng được một nguồn lực thông tin khá phong phú, có khả năng đáp ứng nhu cầu học tập giảng dạy và nghiên cứu cơ bản của NDT. Nếu phân chia tài liệu theo vật mang tin, nguồn lực thông tin của Thư viện trường CĐSP HN chia thành 02 nhóm chính sau:
- Nguồn thông tin trên giấy (Sách, báo, tạp chí, tư liệu khác) - Nguồn thông tin điện tử (Băng từ, CD-ROM, CSDL)
Nguồn thông tin trên giấy
Nguồn thông tin trên giấy được chia làm hai loại: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố
- Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản, thường do các nhà xuất bản ấn hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, được phân phối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các hiệu sách
- Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu nội sinh, tài liệu “xám” “là các nguồn tài liệu trong và ngoài nước, thu được qua các kênh đặc biệt và không thể thu được qua các kênh phát hành chính thức và kiểm soát thư mục thông thường [14, tr.27]. Tài liệu “xám” có tầm quan trọng đặc biệt vì nó có thể cung cấp cho NDT những thông tin quý giá mà bình thường không thể có được trong các tài liệu xuất bản. Hơn thế nữa, tài liệu “xám” bao giờ cũng xuất hiện trước hơn các tài liệu thông thường và trong nhiều trường hợp không xuất hiện trên các xuất bản phẩm.
Nguồn tài liệu nội sinh được hiểu là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trường đại học… Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng như hướng phát triển của những đơn vị này và thường được lưu giữ ở các thư viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó. Xét về tính chất, quá trình tạo lập, nguồn tin nội sinh của trường đại học , cao đẳng bao gồm nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động học tập, đào tạo. Đó là các luận án, luận văn; niên luận, các tư liệu điền dã, các tư liệu điều tra, hồ sơ các thí nghiệm; hệ thống chương trình, giáo trình, đề cương bài giảng,...; nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu nói chung như là các báo cáo kết quả nghiên cứu, các tư liệu trung gian được tạo nên từ việc triển khai các chương trình, đề tài nghiên cứu, các báo cáo, tham luận khoa học, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo và các loại hình sinh hoạt học thuật khác,...; nguồn tin phản ánh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó đặc biệt là cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hướng phát triển nói chung, quy mô về hợp tác trong nước và quốc tế trong các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu,....[17, tr.1-4].
Nguồn tài liệu “xám” của Thư viện trường CĐSP HN là các luận văn, luận án, tài liệu hội nghị, hội thảo, kết quả nghiên cứu khoa học, báo cáo,…
Bảng 2.2: Thống kê loại hình tài liệu tại Thƣ viện trƣờng CĐSP HN
TT Loại hình vốn tài liệu
Tên tài liệu Số lượng bản Số lượng Tỷ lệ% lượng Số Tỷ lệ%
1 Giáo trình 1279 7.27% 72052 52.91%
2 Tài liệu tham khảo 12202 69.33% 58556 42.99%
3 Báo, Tạp chí 112 0.64% 925 0.68%
4 Luận văn, luận án, kết quả
NCKH 2195 12.47% 2195 1.61%
5 Tài liệu tra cứu 1612 9.16% 2164 1.59%
Biểu đồ 2.2: Cơ cấu loại hình vốn tài liệu:
Qua bảng thống kê và biểu đồ loại hình tài liệu ta thấy: - Tài liệu dạng sách:
Hiện nay, số lượng sách của Thư viện có 135.882 bản, tương đương với gần 17.400 tên tài liệu; 112 loại báo, tạp chí; tài liệu nội sinh (Khóa luận tốt nghiệp, kết quả nghiên cứu khoa học) là 2195 tài liệu.
Sách: Số lượng sách tiếng Việt của Thư viện mới đầu còn rất nghèo nàn. Từ đó đến nay, kho sách đã được bổ sung liên tục, cập nhật mỗi năm. Hiện nay, số lượng sách tiếng Việt là 130.773 bản, đạt tỷ lệ 96.03% tổng số sách trong kho.
Sách nước ngoài là 5.409 bản, chiếm 3.97% bao gồm nhiều thứ tiếng khác nhau như Anh, Nga, Trung Quốc.
Các tài liệu dạng sách ở Thư viện trường CĐSP HN chiếm phần lớn là các loại tài liệu sau:
+ Giáo trình:
Là dạng tài liệu đặc thù, phổ biến trong các trường Đại học và Cao đẳng. Đây là loại tài liệu không thể thiếu đối với cán bộ giảng viên, sinh viên trong việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy. Thư viện có 1.279 tên sách (chiếm 7.27%) với 72.052 bản (chiếm 52.91%) tổng số nguồn vốn tài liệu. Dạng tài liệu giáo trình này
chiếm tỷ lệ cao nhất trong nguồn vốn tài liệu của Thư viện. Chiếm phần nhiều trong tổng số sách giáo trình là sách của dự án thí điểm chương trình đào tạo của Bộ giáo dục hỗ trợ cho Nhà trường. Tuy nhiên, trong đó có một số đầu sách không đúng chương trình đào tạo của Nhà trường, hiện không được sử dụng.
Tài liệu giáo trình là tài liệu sinh viên sử dụng nhiều. Do mỗi tên sách chỉ có 30-50 bản, trong khi đó yêu cầu của sinh viên thường tập trung vào cùng thời điểm (đầu các học kỳ) nên Thư viện không đủ đáp ứng.
+ Sách tham khảo:
Sách tham khảo chiếm tỷ lệ cao trong tổng số sách có trong Thư viện, bao gồm các sách viết về các lĩnh vực chuyên ngành đào tạo và các lĩnh vực đời sống xã hội, giúp NDT có cáí nhìn toàn diện về mọi mặt. Số lượng tên sách nhiều hơn sách giáo trình nhưng tổng số bản ít hơn sách giáo trình do số lượng bản trên một tên sách ít hơn (1- 6 bản/tên sách).
Tổng số sách tham khảo là 12.202 tên sách với 58.556 bản, chiếm tỷ lệ 42,99% tổng số vốn tài liệu. Trong đó:
Sách tiếng Việt là 8.727 tên sách tương đương với 53.551 bản, chiếm 91.45%
Sách tiếng Anh là 2890 tên sách tương đương với 3925 bản, chiếm 6.70% Sách tiếng Trung và tiếng Nga là 585 tên sách tương đương với 1080 bản, chiếm 1.84%
Loại hình sách tham khảo được bố trí tại các phòng phục vụ theo chức năng và đối tượng cụ thể, từ đó có số lượng tên và bản nhiều hay ít.
+ Báo tạp chí:
Báo, tạp chí là một trong những nguồn cung cấp thông tin cập nhật, có nội dung phong phú về mọi vấn đề của đời sống xã hội, kinh tế, chính trị trong nước cũng như ngoài nước. Vì vậy, phòng đọc báo, tạp chí của Thư viện luôn thu hút được đông đảo bạn đọc.
Hiện nay, Thư viện trường CĐSP HN đang lưu giữ 112 tên báo, tạp chí, với 925 bản chủ yếu là báo chí tiếng Việt. Báo, tạp chí thường chỉ được lưu và thanh lý sau một năm. Thư viện chỉ lưu lại những tạp chí chuyên ngành về các lĩnh vực giáo dục, chính trị, tâm lý,… Nguyên nhân chính là do diện tích kho lưu nhỏ, báo chí thường mang tính chất giải trí.
+ Luận văn, luận án, kết quả nghiên cứu khoa học (kết quả NCKH), báo cáo khoa học:
Luận văn, luận án, kết quả NCKH được gọi là tài liệu không công bố, hay tài liệu xám “gray literature”. Nội dung thông tin trong tài liệu xám vô cùng quý giá, vì thế loại tài liệu này thu hút đông đảo lượng NDT sử dụng.
Dạng tài liệu xám tại Thư viện trường CĐSP HN mới chính thức nhận khoảng 5 năm gần đây. Trước kia, do nhà trường không quy định bắt buộc việc thu nộp tài liệu này nên những tài liệu hiện còn lưu giữ là do tác giả tự nguyện biếu gửi. 5 năm trở lại đây, theo quy định của nhà trường, các cá nhân sau khi tốt nghiệp phải nộp công trình về phòng Khoa học đối ngoại và phòng có trách nhiệm bàn giao cho Thư viện lưu giữ. Hiện nay, luận văn, kết quả NCKH, báo cáo khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên có 2195 tên tài liệu chiếm 1,61% tống số tài liệu trong thư viện, trong đó:
Luận án: 165 bản, chiếm 7.52%
Luận văn tốt nghiệp: 555 bản, chiếm 24.83%
Kết quả nghiên cứu khoa học: 1485 bản, chiếm 67.65%
Đối với tài liệu là các kỷ yếu hội thảo, hội nghị, các công trình là đề tài nghiên cứu cấp Trường, Bộ hiện chỉ được lưu trên phòng Khoa học đối ngoại, Thư viện không lưu giữ tài liệu này. Hiện tại, số lượng tài liệu luận văn, luận án, kết quả NCKH, Thư viện lưu trữ mới chỉ có dạng truyền thống, chưa có tài liệu ở dạng điện tử. Đây cũng là kiến nghị trong việc thu thập tài liệu xám của Thư viện.
+ Tài liệu tra cứu:
Bao gồm các loại từ điển, bách khoa toàn thư, cẩm nang, niên giám… Đây là loại tài liệu đặc biệt trong hệ thống kho sách của thư viện, giúp NDT tra tìm, đối
chiếu thông tin về các lĩnh vực tri thức của đời sống xã hội. Hiện tại, các loại tài liệu này trong thư viện có 1.612 tên sách (chiếm 9,15%) với 2164 bản (chiếm 1.59%) với nội dung phong phú và đầy đủ về mọi lĩnh vực, các chuyên ngành khoa học. Đây là loại tài liệu có thông tin chính xác, cụ thể và có hệ thống, có ý nghĩa đối với việc nghiên cứu giảng dạy và học tập của cán bộ giảng viên, sinh viên trong nhà trường.
Nguồn thông tin điện tử
Ngày nay, ngoài những tài liệu văn bản in trên giấy, còn có thêm những tài liệu không ở dạng sách như đĩa CD-ROM, ảnh, CSDL,… Sự xuất hiện của những tài liệu này, đặt ra cho người làm công tác thông tin – tư liệu những vấn đề xử lý và phổ biến thông tin, giúp loại bỏ những khó khăn về quá tải của các kho chứa, tạo điều kiện trong việc chuyển giao thông tin. Việc ứng dụng máy tính vào trong hoạt động TT - TV đã tạo nên nguồn lực thông tin điện tử có giá trị.
Đến nay, Thư viện trường CĐSP HN đã xây dựng được một nguồn lực thông tin điện tử khá phong phú đó là các CSDL và các đĩa CD-ROM. Tài liệu điện tử dưới dạng CD-ROM, băng đĩa có 756 tài liệu; 120 bài giảng điện tử. Dạng tài liệu này phần lớn là do Dự án Quỹ Châu Á và Hội đồng Anh trao tặng. Người sử dụng loại tài liệu này đa phần là cán bộ giảng viên và sinh viên khoa Ngoại ngữ và các cán bộ giảng viên nghiên cứu giảng dạy.
Trong nguồn lực thông tin điện tử của Thư viện trường CĐSP HN thì cơ sở dữ liệu (CSDL - Data base) đóng vai trò chủ đạo. “CSDL là tập hợp các biểu ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính” [15, tr.82]. Các đối tượng được quản lý, lưu giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. CSDL là tổ chức cao nhất của dữ liệu bao gồm một số tệp có quan hệ với nhau tới một thực thể nào đó, thống nhất với nhau về mặt cấu trúc, được quản lý bới một hệ quản trị dữ liệu. Đó là một hệ
và khai thác dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng. Hiện Thư viện nhà trường đang sử dụng hệ phần mềm quản trị Ilib3.6 với nhiều chức năng hữu ích. Thư viện đã xây dựng CSDL thư mục bao gồm CSDL sách tiếng Việt, CSDL sách ngoại văn, CSDL Luận văn, luận án, kết quả NCKH.
Cơ sở dữ liệu thư mục chứa các thông tin giúp bạn đọc thông qua nó để tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong cơ sở dữ liệu thư mục giúp bạn đọc sơ bộ nhận biết và chọn lựa được tài liệu thông qua các yếu tố thư mục mà nó giới thiệu như tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, tóm tắt…
Năm 2000, Thư viện tiến hành xây dựng CSDL cho tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh trên phần mềm CDS/ISIS. Đến năm 2002, Thư viện được chuyển sang sử dụng phần mềm ILIB 3.0, đến năm 2004 là ILIB 3.6 với quy tắc mô tả theo ISBD. Theo số liệu khảo sát, có 75% NDT thực hiện tra cứu tài liệu thông qua tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC). Đến nay, Thư viện đã có một hệ thống CSDL thư mục với 16846 biểu ghi. Cụ thể, Thư viện đã xây dựng 03 CSDL thư mục, trong đó:
- CSDL sách là: 13426
- CSDL sách ngoại văn là 1325 biểu ghi
- CSDL luận văn, luận án, kết quả NCKH: 2195 biểu ghi
Hệ thống CSDL thư mục của Thư viện trong thực tế còn tồn tại một số hạn chế: Chưa phản ánh được đầy đủ kho tài liệu sau khi nâng cấp CSDL của phần mềm 3.0 sang CSDL của phần mềm 3.6, một số lượng lớn tài liệu bị lỗi, biểu ghi không có số ĐKCB hoặc dữ liệu không đúng với thực tế tài liệu.
Hiện nay, Thư viện đang tiến hành biên mục thêm yếu tố tóm tắt, chú giải vào CSDL sách, giới thiệu những nội dung cơ bản nhất của tài liệu giúp bạn đọc lựa chọn một cách chính xác những tài liệu cần.