1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thƣ viện
Thư viện Trường CĐSP HN ra đời vào ngày 6 tháng 1 năm 1959 cùng với sự ra đời của Trường CĐSP HN. Ban đầu với tên gọi là Ban Thư viện thuộc phòng đào tạo. Từ năm 1982, Thư viện tách khỏi phòng đào tạo và trực thuộc Ban Giám Hiệu. Gắn liền với hơn 50 năm lịch sử của Trường, từ Thư viện truyền thống còn nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn tài liệu đến nay đã có một cơ ngơi khang trang. Đến tháng 8 năm 2005, Ban Thư viện sát nhập với Trung tâm Hỗ Trợ nhà KLF và được đổi tên thành Trung tâm Hỗ trợ Dạy – học. Năm học 2009 – 2010, Nhà Trường lại đổi lại tên Thư viện, với diện tích 1671m2.
* Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện
Thư viện Trường CĐSP HN có chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, cung cấp tài liệu thông tin tư liệu về các lĩnh vực khoa học, phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, kết quả nghiên cứu khoa học. Ứng dụng tiến bộ KHCN vào quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu….(tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet…)
* Thư viện có các nhiệm vụ sau:
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về công tác TT – TV nhằm tìm phương hướng tổ chức và hoạt động TT – TV, phục vụ cho công tác đào tạo, kết quả nghiên cứu khoa học trong từng giai đoạn phát triển trường.
- Thu thập, bổ sung, trao đổi và xử lý tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm tin của bạn đọc.
- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tốt nguồn tài liệu của Trường bao gồm các loại hình ấn phẩm và các vật mang tin khác.
- Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin theo phương pháp truyền thống và hiện đại, làm tốt công tác phục vụ và phổ biến thông tin.
- Thu nhận các công trình kết quả nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu. - Ứng dụng thành tựu KHCN tiến tiến và công nghệ thông tin vào công tác thư viện.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ TT – TV cho cán bộ thư viện và trang bị kỹ năng khai thác, tìm hiệu quả nguồn tài liệu của NDT.
- Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả mạng Intranet/Internet của nhà trường, cung cấp dịch vụ thông tin tư liệu điện tử nhằm phuc vụ tốt cho công tác quản lý, nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.
- Quản trị Website, hỗ trợ kỹ thuật các phần mềm quản lý khác nhằm phục vụ đắc lực cho công tác điều hành đối nội đối ngoại của trường.
- Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin trong và ngoài nước.
Để thực hiện tốt những chức năng và nhiệm vụ trên, đáp ứng được mục tiêu phát triển và nâng cấp trường lên Trường Đại học đa ngành của Thủ đô, Thư viện cần xác định những yêu cầu cụ thể trong giai đoạn mới để từng bước củng cố, xây dựng Thư viện theo một mô hình mới, tiên tiến, hiện đại đang được NDT đặc biệt quan tâm.
* Cơ cấu tổ chức của thư viện:
Thư viện được tổ chức quản lý theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Thư viện trường CĐSP HN được chia làm ba bộ phận:
- Ban giám đốc: gồm có 01 Giám đốc phụ trách chung, một phó giám đốc phụ trách trung tâm mạng và truyền thông.
- Trung tâm mạng và truyền thông: Hệ thống mạng, 03 máy chủ, 01 Website, 82 máy tính có nối mạng Internet.
- Bộ phận thư viện: Gồm bộ phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ bạn đọc
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Thƣ viện trƣờng CĐSP Hà Nội Sơ đồ tổ chức thư viện
BAN GIÁM ĐỐC Thư viện 17000 tên sách 136182 cuốn 02 Ph. Đọc 200 chỗ Phòng Nghiệp vụ P. Mượn GT1 P. Mượn GT2 p. MượnTL tham khảo P. Hội thảo Hội trường 1+2 Xưởng TH + P.TN Ph. Điều hành mạng – Máy chủ Ph. Đọc đa phương tiện Ph. Máy tính Điều hành, tiếp nhận các
yêu cầu phục vụ đào tạo
Tổng số CB: 11đ/c
CV CNTT: 02 Thư viện viên: 06
Nhân viên: 01 Giám đốc: 01 P. Giám đốc: 01 Tổng DTSD: 1671m2 P. Đọc- Mượn TL ngoại văn
* Phòng nghiệp vụ: Gồm các bộ phận bổ sung - trao đổi, biên mục xử lý tài liệu, làm hồi cố, làm thẻ mượn, quản lý bạn đọc.
+ Hệ thống phòng mƣợn có 4 phòng
- Phòng mượn sách tham khảo - Phòng mượn sách ngoại văn - Phòng giáo trình 1
- Phòng giáo trình 2
+ Hệ thống phòng đọc có 2 phòng
- Phòng đọc tổng hơ ̣p : Gồm sách tham khảo , luâ ̣n văn, báo, tạp chí, với diện tích 435m2, sức chứa 200 chỗ với đầy đủ sách báo, tài liệu.
- Phòng đọc sách tra cứu , Bách khoa thư, cẩm nang, với diện tích 200m2, sức chứa 100 chỗ ngồi.
* Phòng Tin học (Tổ mạng và truyền thông)
- Phòng máy chủ với diện tích 40m2 với 03 máy chủ hoạt động 24/24
- Phòng luyện giảng có diện tích 100m2 với 1 máy tính, 1 máy chiếu, 1 máy chiếu vật thể, và hệ thống âm thanh và 100 chỗ ngồi. Phòng này có chức năng phục vụ cho giảng viên đăng ký giờ giáo viên dạy giỏi, các hội thảo khoa học của các khoa, bảo vệ luận văn tốt nghiệp của sinh viên trong trường.
+ Hai phòng truy cập Internet với tổng diện tích 180m2 gồm 82 máy tính nối mạng Internet và mạng LAN.
* Đội ngũ cán bộ
Về cơ cấu nhân sự, hiện nay, Thư viện trường CĐSP HN có 11 cán bộ làm công tác chuyên môn gồm: 02 Thạc sỹ TT – TV; 01 Kỹ sư Công nghệ thông tin; 01 Kỹ thuật viên công nghệ thông tin; 04 Cử nhân TT – TV; 01 Cử nhân ngoại ngữ; 01 Thạc sĩ Quản lý kinh tế; 01 nhân viên vệ sinh.
1.2.2.2. Cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin
Cơ sở vật chất Thư viện trường bao gồm nhà Thư viện và nhà KLF, tổng diện tích là 1671m2. 02 Phòng đọc của Thư viện với diện tích 435m2, sức chứa 200 chỗ. Nguồn tài liệu có 136.182 bản. Trong đó, sách ngoại văn 4981 bản, giáo trình 72.052 bản, sách tham khảo 58.556 bản, băng đĩa hơn 300 chiếc, hơn 2000 khoá luận, kết quả nghiên cứu khoa học. Tổng số đầu sách hiện có hơn 17.600 đầu sách, 112 loại báo, tạp chí. Tài liệu, hệ thống tra cứu đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập và kết quả nghiên cứu khoa học của giảng viên và học sinh, sinh viên trong trường. Thư viện có hệ thống máy tính nối mạng (82 máy tính), 01 hệ thống cổng từ; 03 máy đọc mã vạch.
1.3. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Hà Nội
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động TT - TV. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân, tập thể hoặc nhóm xã hội nhằm đảm bảo duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức và thực tiễn.
Hoạt động TT – TV của từng ngành, từng cơ quan luôn phải nghiên cứu tính đặc thù NCT cụ thể của NDT để đáp ứng và kích thích NCT của họ phát triển. Nghiên cứu nhu cầu của NDT là nhiệm vụ hàng đầu nhằm thực hiện một nguyên tắc cao nhất trong phục vụ thông tin hiện nay là phục vụ đầy đủ nhất, tốt nhất, chính xác nhất những gì mà NDT yêu cầu. Với các cơ quan TT - TV, NCT của NDT là yếu tố định hướng cho việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin.
1.3.1. Đặc điểm người dùng tin trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội
NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ một hệ thống thông tin nào. NDT thể hiện cụ thể NCT của mình, những nhu cầu này chính là cơ sở để định hướng cho việc xây dựng phát triển nguồn lực thông tin và tổ chức khai thác trong hoạt động của các cơ quan TT - TV. Do vậy, có thể nói NDT là yếu tố cơ bản của các hệ thống thông tin, họ vừa là đối tượng phục vụ vừa là khách hàng của các dịch vụ TT – TV vừa là người sản sinh ra thông tin mới.
chính quy là 3.025 sinh viên, cao đẳng liên thông là 1.106 sinh viên, trung cấp chuyên nghiệp là 4.167 sinh viên.
NDT ở trường CĐSP HN hiện nay chủ yếu là sinh viên, cán bộ quản lý, giảng viên, những người có trình độ cao đẳng trở lên, do vậy NCT của họ rất đa dạng và phong phú. Cùng với chức năng, nhiệm vụ của mình, Thư viện trường CĐSP HN luôn thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí,… của bạn đọc. Qua khảo sát thực tế, NDT của Thư viện có thể chia làm 3 nhóm sau:
- Nhóm học sinh, sinh viên - Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý - Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên
Phân tích số liệu thống kê đối tượng phục vụ của thư viện trường CĐSP HN, chúng ta thấy NDT chiếm số lượng lớn nhất của thư viện là học sinh, sinh viên các hệ đào tạo của nhà trường, tiếp đó là cán bộ nghiên cứu, giảng viên, thấp nhất là số NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý có số lượng ít nhất.
Bảng 1.1: Nhóm NDT tại trƣờng CĐSP HN
Nhóm NDT Số lƣợng
(ngƣời) Tỷ lệ %
Cán bộ quản lý 34 0,39
Giảng viên, Cán bộ nghiên cứu 272 3,16
Học sinh, sinh viên 8308 96,45
Biểu đồ 1: Thành phần nhóm NDT
Mỗi nhóm NDT trong trường có đặc điểm riêng về giới tính, lứa tuổi, trình độ học vấn... Các yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến sự hình thành, phát triển của NCT của NDT. - Về giới tính Bảng 1.2: Đặc điểm giới tính NDT Giới tính Cán bộ quản lý Cán bộ Giảng viên Học sinh, sinh viên Tổng số Tỷ lệ % Nam 19 104 1455 1578 18,32% Nữ 15 168 6853 7036 81,68% Tổng số 34 272 8308 8614 100%
Xét về giới tính, tỷ lệ NDT của Thư viện trường CDSP Hà Nội là nữ chiếm 81,68%; nam 18,32%. Nguyên nhân chính là do đặc thù của ngành Sư phạm nên nữ giới có xu hướng yêu thích hơn nam giới.
- Về độ tuổi
Bảng 1.3: Đặc điểm lứa tuổi NDT
Độ tuổi
Đối tượng < 30 30-40 41-50 Trên 50 Tổng
Cán bộ lãnh đạo, quản lý 3 12 8 12 35
Cán bộ nghiên cứu, giảng viên 90 84 55 42 271
Học sinh, sinh viên 8290 18 0 0 8308
Tổng số 8383 113 63 55 8614
Tỷ lệ % 97.32% 1.32% 0.73% 0.63% 100%
Về độ tuổi, NDT đang ở độ tuổi thanh niên (<30) chiếm tới 97,32% đọc giả của thư viện. Là nhóm NDT năng động, ham thích khám phá cái mới, thích tiếp cận với các phương tiện truyền thông hiện đại. Phần lớn NDT của Trường là sinh viên, học sinh với tuổi đời còn rất trẻ, ham thích tìm tòi, khám phá. Nhiều cán bộ, giảng viên, nhân viên trong Nhà trường cũng còn khá trẻ, đa số ở độ tuổi thanh niên, trẻ trung, sôi nổi.
- Về trình độ:
Trình độ học vấn của NDT là Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ.
Bảng 1.4: Trình độ học vấn nhóm NDT Nhóm NDT
Trình độ quản lý Cán bộ giảng viên Cán bộ, Sinh viên, học sinh Tổng số Tỷ lệ %
Tiến sĩ 7 22 0 29 0.33% Thạc sĩ 17 151 0 168 1.95% Đại học 8 49 0 57 0.66% Cao đẳng 0 5 4141 4146 48.13% Trung cấp 0 0 4167 4167 48.37% Khác 0 47 0 47 0.55% Tổng 35 271 8308 8614 100%
Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý có số lượng nhỏ nhất nhưng là nhóm NDT có trình độ cao nhất, luôn có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động Thư viện; Sinh viên có trình độ trung cấp và cao đẳng chiếm tỷ lệ đông đảo nhất, có NCT nhiều nhất.
Việc tìm hiểu đặc điểm NDT của khối các trường CĐSP HN nhằm xác định NCT của họ đã được nghiên cứu thông qua kết quả của quá trình điều tra bằng phiếu điều tra NCT, nghiên cứu thông qua sổ đăng ký thẻ bạn đọc, sổ thống kê bạn đọc tài liệu hàng ngày theo phiếu yêu cầu, qua phần mềm cơ sở dữ liệu lưu thông, quản lý, báo cáo lượt bạn đọc.
Căn cứ vào các đối tượng NDT đã chia ở phần trên, có thể đánh giá khái quát đặc điểm, NCT của từng nhóm NDT ở Thư viện trường CĐSP HN:
* Nhóm học sinh, sinh viên:
Đây là đối tượng NDT chủ yếu, chiếm số đông và luôn có sự biến động của thư viện: 8.308 người (chiếm 96,45%). Đặc điểm NCT của họ trải rộng, họ cần tài liệu về các lĩnh vực khác nhau: Giáo dục, văn hóa xã hội, văn học nghệ thuật, công nghệ, các ngành khoa học cơ bản. Các dạng tài liệu mà họ thường sử dụng là tài liệu chuyên ngành, các sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo, báo tạp chí chuyên ngành, luận văn, luận án, tài liệu điện tử, internet,… nhằm phục vụ cho mục đích học tập, giải trí,… Cùng với sự thay đổi của chương trình đào tạo, NCT của sinh viên cũng luôn thay đổi, vì vậy NCT cũng ngày càng phong phú và đa dạng. Chủ trương đổi mới phương pháp giảng dạy và học tập trong nhà trường đòi hỏi sinh viên dành nhiều thời gian hơn cho việc tự học, tự nghiên cứu, tìm hiểu thông tin, tài liệu. Họ coi thư viện như là trường học thứ 2, môi trường lành mạnh để thường xuyên lui tới. NDT là sinh viên ngoài nhu cầu đến thư viện đọc tại chỗ còn có nhu cầu mượn tài liệu về nhà.
Đây là nhóm NDT trong độ tuổi trẻ nhất, luôn chiếm ưu thế tại Thư viện. Đặc biệt trong vài năm trở lại đây, nhóm NDT này đến Thư viện tăng đáng kể.
Bảng 1.5: Quy mô đào tạo của trƣờng CĐSP HN từ năm 2008-2012 TT Lớp Năm học 2008- 2009 2009- 2010 2010- 2011 2011- 2012 2012- 2013 1 CĐ chính quy 1760 1990 2212 2635 3035 2 CĐ liên thông 287 300 370 1036 1106
3 Trung cấp chuyên nghiệp 779 855 839 3215 4167
Tổng quy mô đào tạo 2826 3144 3421 6886 8308
*Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên:
Bao gồm 272 người (chiếm 3,16%). NCT của nhóm này rất phong phú và đa dạng, nhưng có tính hệ thống và chuyên sâu phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy. Phần lớn họ cần các thông tin có tính thời sự, đầy đủ, chính xác; các tài liệu chuyên ngành, các tạp chí chuyên ngành, tài liệu nghiên cứu, sách tham khảo,… Dạng tài liệu xám được nhiều người trong nhóm này rất quan tâm, tập trung vào các thể loại: Báo cáo khoa học, kết quả nghiên cứu đề tài, tài liệu thông tin về hội nghị, hội thảo khoa học.
Ngoài những tài liệu gốc như sách, báo, nhóm NDT này có nhu cầu về dạng tài liệu điện tử, CD ROM, mạng thông tin quốc gia, mạng internet,…
Bên cạnh đó, họ còn đóng góp những thành quả nghiên cứu đã được công nhận như giáo trình, bài giảng, luận văn, luận án, sáng kiến kinh nghiệm,… làm phong phú nguồn lực thông tin của thư viện. Những ý kiến đóng góp của nhóm NDT này cũng chính là cơ sở để cán bộ thư viện lựa chọn, bổ sung tài liệu đáp ứng đúng yêu cầu. Cuối mỗi năm học, thư viện thường lấy ý kiến đóng góp từ các khoa, bộ môn về nhu cầu tài liệu để làm cơ sở bổ sung tài liệu vào năm học tiếp theo. Đây là những cơ sở hữu ích cho công tác bổ sung tài liệu của thư viện.
*Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý:
Nhóm NDT này chiếm tỷ lệ nhỏ (0.39%), bao gồm Ban giám hiệu trường,