2.2.3.1.Tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin truyền thống
Tổ chức nguồn lực thông tin (NLTT) có vai trò quan trọng trong hoạt động thư viện. Đây là hoạt động trung gian giữa NLTT và NDT. Tổ chức NLTT sao cho khoa học, hợp lý là một đòi hỏi khách quan đối với người làm công tác thư viện cũng như bạn đọc bởi nó quyết định đến hiệu quả hoạt động của một thư viện. Việc tổ chức NLLL góp phần tạo cảnh quan, thu hút bạn đọc đến thư viện. Thực chất
công tác tổ chức khai thác NLTT tại trường CĐSP HN là việc tiến hành hoạt động tổ chức, sắp xếp, quản lý và khai thác các sản phẩm và dịch vụ TT - TV nhằm phục vụ yêu cầu của bạn đọc. Bạn đọc có thể tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu thông qua các sản phẩm và dịch vụ TT - TV.
* Xử lý, tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin - Xử lý vốn tài liệu:
Tổ chức quản lý nguồn tài liệu hay chính là việc xử lý và tổ chức các sản phẩm thông tin sao cho khoa học. Người cán bộ thư viện có vai trò rất quan trọng. Việc thu thập, quản lý và xử lý tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới việc tra tìm tài liệu tại các cơ quan TT - TV.
Hiện nay, nguồn lực thông tin của Thư viện CĐSP HN chủ yếu là nguồn tài liệu giấy. Để quản lý tốt nguồn lực thông tin dạng này, khi tài liệu được bổ sung về thư viện tài liệu được xử lý tập trung tại phòng biên mục. Các công cụ hỗ trợ cho việc xử lý tài liệu là phần mềm Ilib, qui tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD, bộ từ điển từ khoá KHCNvà khung phân loại 19 lớp dành cho các thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Việc Thư viện CĐSP HN áp dụng các chuẩn biên mục tạo điều kiện cho việc chia sẻ và trao đổi CSDL giữa các cơ quan TT - TV. Tuy nhiên việc áp dụng qui tắc biên mục mô tả ISBD hiện nay đã bộc lộ những hạn chế như: không có hướng dẫn cho mô tả tài liệu hiện đại, khung phân loại 19 lớp dành cho thư viện khoa học tổng hợp, các ngành khoa học chưa được cập nhật thường xuyên và phân chia chi tiết dẫn tới tình trạng nhiều mục có quá nhiều sách xếp vào một vấn đề chung (mục 6 – Kỹ thuật).
Xử lý hình thức tài liệu:
Công tác xử lý nghiệp vụ sơ bộ được tiến hành ngay sau khi tài liệu được bổ sung về Thư viện. Việc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu sơ bộ là đăng ký tài liệu, sau khi vào sổ đăng ký cá biệt, cán bộ nghiệp vụ tiến hành đóng dấu thư viện, dán nhãn, định ký hiệu xếp giá cho các loại hình kho tài liệu: kho sách giáo trình, kho sách tham khảo. Mỗi tài liệu đều được đóng dấu riêng của Thư viện ở trang tên sách
Xử lý nghiệp vụ nội dung tài liệu:
Cán bộ nghiệp vụ tiến hành biên mục mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD, phân biệt 8 vùng mô tả; làm chú giải tóm tắt; định từ khóa (phân tích nội dung tài liệu, xác định các khái niệm đặc trưng bằng từ khóa, sắp xếp các từ khóa và đưa vào biểu ghi); và cuối cùng là nhập CSDL. Tài liệu xử lý xong được giao cho các bộ phận phục vụ. Công tác xử lý tài liệu tốt sẽ tạo được hiệu quả sử dụng nguồn lực thông tin được tốt hơn.
Hướng tới chuẩn nghiệp vụ chung của các Thư viện là khung phân loại DDC, hiện nay Thư viện Trường CĐSP HN cũng đang lên kế hoạch chuyển sang dùng khung phân loại DDC 23.
- Tổ chức vốn tài liệu:
Hiện tại thư viện quản lý tài liệu theo các loại kho tài liệu như sau:
Phòng mượn:
Bao gồm kho mượn sách tham khảo và kho sách giáo trình
Kho sách giáo trình: Đây là kho tài liệu duy nhất không xếp theo phân loại hay đăng ký cá biệt mà tài liệu giáo trình được chia theo các khoa trong trường và tài liệu trong mỗi khoa lại được sắp xếp theo chủ đề. Tài liệu trong kho ký hiệu là GT. Việc phân bố, sắp xếp như trên giúp cán bộ thư viện quản lý nguồn tài liệu nhận biết rõ vị trí từng bản sách do đó sẽ giúp cho việc kiểm kê tài liệu được chính xác và đầy đủ.
Bộ phận phục vụ mượn giáo trình gồm 2 phòng mượn:
-Phòng giáo trình 1 (Tầng 3 nhà thư viện): bao gồm các loại giáo trình thuộc các ngành khoa học cơ bản, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin.
-Phòng giáo trình 2 (Tầng 1 nhà thư viện): bao gồm các loại giáo trình thuộc các ngành khoa học xã hội, giáo dục học, tâm lý học.
Tổng số tài liệu hiện có của 2 phòng mượn giáo trình là 1253 tên sách, tương đương với 76.558 bản giáo trình. Phòng mượn tài liệu giáo trình phục vụ NDT theo phương thức thủ công, truyền thống.
Kho sách tham khảo: Tài liệu được tổ chức kết hợp theo chủ đề và xếp theo số đăng ký cá biệt. Việc sắp xếp như vậy giúp cho việc quản lý, kiểm soát tài liệu, tránh tình trạng thất lạc hoặc mất sách và kiểm kê dễ dàng.
Kho tài liệu tham khảo là kho tài liệu có nội dung phong phú và được tập trung bổ sung hàng năm. Số lượng tài liệu hiện có là 14116 tên tài liệu, với số lượng 31275 bản. Tài liệu kho mượn ký hiệu là Mvv, MVL
Kho mượn tham khảo được tổ chức kết hợp cả hai hình thức là kho đóng, kho mở. Tài liệu cũ nhập trước 1990 được tổ chức theo hình thức kho đóng. Tài liệu nhập từ 1990 đến nay được tổ chức theo hình thức kho mở. Hình thức tổ chức kết hợp cả kho đóng và mở trên cùng một diện tích đã gây không ít khó khăn cho công tác phục vụ. Thư viện tổ chức kho kết hợp cả đóng và mở là do hạn chế về diện tích kho tài liệu.
Kho Đọc:
Bao gồm kho đọc tổng hợp và kho đọc tự chọn và phòng đọc đa phương tiện Kho đọc tổng hợp: Kho đọc tại chỗ phục vụ theo hình thức kho đóng, bao gồm sách, luận văn, luận án, kết quả NCKH, tài liệu tra cứu, báo và tạp chí. Tài liệu trong kho được tổ chức theo số ĐKCB. Đối với báo xếp theo tên báo và số báo có trong tháng hoặc theo năm. Do diện tích thư viện ngày càng trở nên chật hẹp, thư viện không đủ chỗ để triển khai kho mở cho nên thư viện vẫn phục vụ người dùng theo hình thức kho đóng.
Các loại hình tài liệu bao gồm: Sách, các luận văn, luận án, báo cáo tốt nghiệp, các công trình kết quả nghiên cứu khoa học, giáo trình, các từ điển, báo, tạp chí lưu… Với tổng số tên là 4124 tên sách, tương đương 18.393 bản sách (ký hiệu là Dvv và DVL), 2195 luận văn, luận án, kết quả nghiên cứu khoa học (ký hiệu là LV, LA, NK); 112 tên báo, tạp chí, hơn 1600 tài liệu tra cứu (ký hiệu là TC, DTC) và các ấn phẩm thông tin thư mục. Ở đây tập trung gần đầy đủ những tên tài liệu mà Thư viện có với số lượng từ 1-3 bản.
sách và được sắp xếp theo số ĐKCB, nhưng đây là những tài liệu được bạn đọc sử dụng nhiều nên được để tại phòng đọc.
Những tài liệu là sách, báo, tạp chí và các ẩn phẩm định kỳ đã được Thư viện CĐSP HN thu thập và tổ chức rất tốt. Hiện nay, Thư viện còn có rất nhiều tài liệu không công bố khác như: Các báo cáo khoa học, các công trình nghiên cứu, các đề tài khoa học của cán bộ giảng viên trong trường chưa được thư viện thu thập đầy đủ và có hệ thống. Đây cũng là vấn đề mà thư viện cần quan tâm thu thập và tổ chức để tạo lập được nguồn lực thông tin giúp cho các nhà quản lý, các nhà khoa học và làm công tác kết quả nghiên cứu khoa học có điều kiện tiếp cận được với nguồn tài liệu rất có giá trị này.
Kho Đọc tự chọn KLF:
Ngoài hình thức đọc tại chỗ theo kho đóng, từ năm 2005 Thư viện trường CĐSP HN tổ chức phòng đọc tự chọn. Phòng đọc tự chọn thư viện CĐSP HN đặt tại tầng 1 nhà KLF, với diện tích 320 m2.. Là 1 trong 13 đơn vị hưởng thụ của Dự án đào tạo giáo viên Trung học cơ sở của ngân hàng thế giới, phòng đọc tự chọn thư viện trường CĐSP HN được tổ chức theo các tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật (tính ở thời điểm năm 2007), tổ chức kho hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống thiết bị an ninh trong quản lý kho. Phòng tự chọn có 130 chỗ ngồi đọc với điều kiện bàn ghế phục vụ theo tiêu chuẩn, môi trường yên tĩnh, đủ ánh sáng, được trang bị camera và các hệ thống bảng nội quy, hướng dẫn tra tìm tài liệu. Kho tài liệu được tổ chức đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật. Thư viện sử dụng bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia biên soạn để phân loại và xếp kho tài liệu tự chọn. Tài liệu được sắp xếp theo 2 yếu tố, trong kho tài liệu tự chọn tài liệu được sắp xếp theo thứ tự các môn loại theo xuất hiện trong bảng phân loại. Tuỳ theo lượng tên tài liệu mà các lớp con được hình thành từ lớp lớn. Yếu tố thứ hai trong cấu thành ký hiệu kho tự chọn thư viện là chỉ số tên tác giả/tên tài liệu. Sử dụng ký hiệu tên tác giả/tên sách (tiêu đề mô tả) theo cấu tạo các chữ cái đầu. Sau ký hiệu tác giả có thể thêm các yếu tố chi tiết khác như tập, phần. Đánh giá về kỹ thuật tổ chức kho tài liệu tự chọn thư viện sau 8 năm đưa vào phục vụ, và ý kiến phản hồi của NDT cho thấy
việc sử dụng bảng phân loại 19 là không còn phù hợp, các môn loại vừa được ký hiệu là số vừa có ký hiệu chữ cái gây khó khăn cho NDT trong việc tự tìm kiếm tài liệu, việc định ký hiệu xếp giá theo các chữ cái tên tác giả/tên sách có thuận lợi cho cán bộ thư viện. Tuy nhiên hệ thống chữ cái khó nhớ hơn hệ thống chữ số vì chữ cái nhiều hơn chữ số, quy luật xuất hiện của chữ cái không dễ nhận ra nên NDT tiếp cận tài liệu hạn chế hơn so với việc cấu tạo ký hiệu theo bảng Cutter.
Mô hình phòng đọc tự chọn Thư viện CĐSP HN được tổ chức theo mô hình thư viện hiện đại, không gian đọc sách được phân chia có nhiều điểm khác biệt so với các phòng đọc tự chọn tại các thư viện cùng cấp. Phòng đọc được phân chia thành các không gian đọc chuyên biệt: khu vực các giá tài liệu tự chọn, khu vực đọc tài liệu tập trung đảm bảo yếu tố của 1 phòng đọc có không gian yên tĩnh, khu vực đọc sách theo nhóm (khu vực thảo luận nhóm). Vốn tài liệu là 5235 tên sách/hơn 8172 bản và 100 tên báo, tạp chí các loại. Tài liệu phòng tự chọn có nội dung tổng hợp, bao gồm tài liệu tra cứu, từ điển, các ngành khoa học cơ bản, khoa học giáo dục. Ngôn ngữ tài liệu tập trung vào 2 ngôn ngữ là tiếng Việt và tiếng Anh, tài liệu tiếng Việt có 6721 bản chiếm 80% tổng số lượng tài liệu, số lượng tài liệu tiếng Anh là 1451 bản. Tài liệu kho đọc tự chọn ký hiệu là V, MNV, MNL
Số lượng vốn tài liệu 5235 tên tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu về nguồn tài liệu. Nhưng với đặc điểm là phòng đọc duy nhất của thư viện được tổ chức theo hình thức tự chọn, nên phòng đọc tự chọn từ khi đưa vào phục vụ đã thu hút được sự quan tâm của người dùng. Đây là phòng đọc có NDT thuộc nhóm cán bộ quản lý và giảng viên đến sử dụng nhiều nhất trong hệ thống các phòng phục vụ của thư viện.
Phòng đọc đa phương tiện
Từ năm 2009, phòng đọc triển khai việc cung cấp và phục vụ tại chỗ các tư liệu điện tử như: tin học, ngoại ngữ, phim ảnh, và tư liệu giảng dạy.
Với nguồn tài liệu Thư viện trường CĐSP HN hiện có là 756 tài liệu dưới dạng CD-ROM, băng đĩa, 120 bài giảng điện tử lưu trữ trên Website trường, thư viện chưa có cơ sở dữ liệu trực tuyến đã ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai
Việc tổ chức các kho tài liệu của Thư viện hiện nay rất khoa học nhưng chỉ phù hợp với phương thức phục vụ truyền thống đó là bạn đọc ghi phiếu yêu cầu và cán bộ thư viện dựa vào ký hiệu xếp kho để lấy sách. Hiện nay, theo xu hướng mới các thư viện tổ chức phòng đọc tự chọn và kho mở, NDT có thể tiếp cận trực tiếp với tài liệu và lựa chọn những sách mà mình cần. Tuy nhiên, hiện nay vì Thư viện quá chật không có diện tích để triển khai kho mở.
- Công tác bảo quản tài liệu
Một trong những hoạt động quan trọng trong công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu đó là vấn đề bảo quản vốn tài liệu. Bảo quản tài liệu hiểu một cách chung nhất đó là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho. Thư viện trường CĐSP HN đã được trang bị các trang thiết bị bảo quản như các thiết bị phòng cháy chữa cháy: bình CO2, hệ thống chuông báo cháy nổ, vòi phun nước dập lửa, hệ thống giá kệ chống cháy; cổng từ, camera đảm bảo an ninh; điều hoà, quạt; hệ thống rèm cửa; máy hút bụi,…
Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Vị trí các kho tài liệu chưa hợp lý, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu hết sức sơ sài. Do diện tích chật nên có nhiều loại tài liệu, đặc biệt là giáo trình cũ, ít sử dụng phải bó bớt lại để lấy chỗ cho những tài liệu khác. Hiện trạng bó sách lại xếp trên nóc giá cũng là nguyên nhân gây cho sách bị hư hỏng, nhiều cuốn bị quăn, bụi bẩn, xô lệch làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Thêm vào đó, tường tầng 2,3 nhà thư viện bị ngấm nước làm các mảng sơn tường bị bong tróc, gây ô nhiễm, có hại cho sức khoẻ. Hệ thống đèn chiếu sáng trong kho hầu hết là đèn tuýp không phải là bóng đèn tròn, không đảm bảo cho bảo quản tài liệu, một số bộ phận ở các kho đèn bị hỏng nhưng chậm được thay thế. Thư viện cần có những biện pháp thích hợp, kịp thời quản lý tốt nguồn tài nguyên thông tin của Nhà trường.
* Hình thức khai thác thông tin:
Thư viện triển khai 2 hình thức phục vụ tra cứu: tra cứu tại thư viện và tra cứu từ xa. NDT có thể khai thác thông tin bằng hai hình thức này. Với tra cứu tại thư viện thì NDT đến Thư viện để sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, mục lục đọc máy, các bảng hướng dẫn, hoặc nhận được sự hướng dẫn của cán bộ thư viện để
tìm kiếm thông tin. Với tra cứu từ xa, NDT trên website của trường thông qua mạng LAN có thể truy cập, tìm kiếm tài liệu bằng mục lục đọc máy. Bạn đọc có thể đọc tài liệu tại chỗ hoặc mượn về nhà.
NDT khai thác thông tin thông qua các dạng tài liệu như: Sách giáo trình, sách tham khảo, các luận án, luận văn, tài liệu tra cứu... Bạn đọc có thể tra cứu tài liệu theo các hình thức khác nhau như: Đọc tại chỗ, mượn về nhà.
- Đọc tại chỗ:
Hiện nay, thư viện có 02 phòng đọc tại chỗ, đó là: phòng đọc tổng hợp và phòng đọc KLF. Tại các phòng đọc, bạn đọc mượn tài liệu phải ghi phiếu yêu cầu. Việc tổ chức các kho sách ngay bên cạnh các phòng đọc cũng rất thuận tiện cho việc thủ thư lấy sách cho bạn đọc, thông thường chỉ sau 3-5 phút khi bạn đọc đưa phiếu yêu cầu là đã có sách cho bạn đọc. Để mượn tài liệu tại kho đọc tổng hợp, bạn