2.2.1.1.Diện bổ sung
“Diện bổ sung là văn bản quan trọng của mỗi thư viện, diện bổ sung tập hợp các quy định về các chủ đề, đề tài cần bổ sung cho một thư viện. Diện bổ sung quy định nội dung của vốn tài liệu phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ của thư viện” [17, tr.135]. Diện bổ sung được thư viện xây dựng nhờ sự trợ giúp của các cán bộ chuyên môn, các ngành, các giới, bạn đọc, dựa vào bảng phân loại. Nó thường xuyên được xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sự phát triển của khoa học và công nghệ, kinh tế, xã hội.
Để nguồn lực thông tin có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và kết quả NCKH của đội ngũ NDT trong toàn trường, căn cứ vào các lĩnh vực và các chuyên ngành đào tạo của trường, hàng năm thư viện lên kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp.
cho mục đích giải trí, nâng cao tri thức cho NDT.
- Tài liệu bao gồm dạng sách, tranh ảnh, đĩa CD,…
- Các tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là: Sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu. Giáo trình được bổ sung từ 20-100 bản/tên sách; sách tham khảo, sách tra cứu bổ sung từ 1-6 bản/tên sách; tạp chí từ 1-2 bản/loại
Thư viện tuyệt đối không cho phép bổ sung những tài liệu có nội dung: Chống lại nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; phá hoại khối đại đoàn kết toàn dân; tuyên truyền bạo lực, chiến tranh xâm lược, gây hận thù giữa các dân tộc và nhân dân các nước; truyền bá tư tưởng, văn hóa phẩm phản động, lối sống dâm ô, đồi trụy, các hành vi tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc; xuyên tạc lịch sử, phủ nhận thành tựu cách mạng, xúc phạm vĩ nhân, anh hùng dân tộc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự và nhân phẩm của công dân; tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật đời tư của công dân; đánh tráo, hủy hoại tài liệu của thư viện; lợi dụng hoạt động nghiệp vụ để truyền bá trái phép những nội dung quy định (Điều 5 – pháp lệnh Thư viện) [15].
Công tác bổ sung tài liệu của Thư viện CĐSP HN từ trước tới nay vẫn thực hiện theo đúng diện đề tài cần bổ sung. Tài liệu được mua trên cơ sở nhu cầu của người sử dụng, việc đặt mua tài liệu theo đúng qui trình, kho sách thường xuyên được thanh lọc. Tuy nhiên để thư viện có một nguồn lực thông tin đủ mạnh, đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT trong trường thì cần phải xây dựng một chính sách bổ sung cụ thể và chi tiết cho thư viện.
2.2.1.2.Hình thức bổ sung
Bổ sung tài liệu cho thư viện phải tiến hành thường xuyên, được bắt đầu từ một thời điểm nào đó và không có kết thúc cho đến khi thư viện vẫn còn tồn tại. Trong quá trình hình thành và phát triển vốn tài liệu, thư viện CĐSP HN đã sử dụng hai hình thức bổ sung: Bổ sung hồi cố và bổ sung hiện tại.
Bổ sung hồi cố
Bổ sung hồi cố là quá trình nhập vào thư viện những tài liệu đã xuất bản trong khoảng thời gian trước. Mục đích của bổ sung hồi cố là để xây dựng vốn tài liệu cho những thư viện mới thành lập hoặc để lấp những khoảng trống trong thành phần vốn tài liệu của các thư viện đang hoạt động [17]. Ngay từ khi mới thành lập, Thư viện trường CĐSP HN đã tiến hành áp dụng hình thức bổ sung này. Vốn tài liệu ban đầu của thư viện được hình thành từ sự sát nhập của hai trường Trung - Sơ cấp. Vốn tài liệu có số lượng ít, chất lượng thấp. Những môn học mới, ở trình độ cao hơn còn thiếu rất nhiều.
Từ năm 1959 đến năm 1970, thư viện vẫn áp dụng song song hình thức bổ sung hiện tại và hình thức bổ sung hồi cố. Do đặc thù là ngành sư phạm tiểu học, các tài liệu được bổ sung vào thư viện trên thị trường còn ít. Các sách giáo trình, tài liệu tham khảo chủ yếu là các bài giảng, giáo trình của giáo viên trong trường, nhưng chưa được xuất bản. Do đó, thành phần vốn tài liệu của thư viện còn rất nghèo nàn.
Bổ sung hiện tại
Bổ sung hiện tại là bổ sung thường xuyên những xuất bản phẩm mới được in ra. Bổ sung hiện tại là quá trình quan trọng nhất tạo ra nguồn thông tin có giá trị nhất của thư viện, đáp ứng nhu cầu của NDT [17]. Bổ sung hiện tại thường được thực hiện thông qua các kênh mua, trao đổi, nhận lưu chiểu hoặc tặng biếu.
Từ năm 1970 đến nay, thư viện tiến hành bổ sung hiện tại là chủ yếu. Thư viện vừa thường xuyên tăng cường bổ sung tài liệu mới, vừa tiến hành thanh lý những tài liệu cũ, rách nát hoặc không còn giá trị thông tin. Ngoài việc mua tài liệu, thư viện còn được nhận tặng biếu, lưu chiểu từ các Dự án giáo dục, các cá nhân, tổ chứ; trao đổi tài liệu với các đơn vị khác,…
2.2.1.3. Phƣơng thức bổ sung
Vốn tài liệu phong phú là cơ sở cho các hoạt động trong và ngoài thư viện. Các thư viện đều cố gắng tạo nguồn và thực hiện việc thu thập tài liệu theo hai
Phương thức bổ sung phải trả tiền, thực chất là mua tài liệu (trực tiếp ở các nơi sản xuất tài liệu như tác giả, nhà xuất bản và gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành) và bổ sung không phải trả tiền là tài liệu có được từ các nguồn lưu chiểu, trao đổi, tặng biếu,...[17, tr.113]
Việc bổ sung tài liệu của thư viện CĐSP HN được thực hiện qua hai phương thức bổ sung trên.
*Phương thức bổ sung trả tiền
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của thư viện. Cuối mỗi năm thư viện lập dự toán kế hoạch bổ sung tài liệu, làm cơ sở để xin kinh phí cho năm tiếp theo và căn cứ vào số lượng kinh phí được cấp, nhu cầu tài liệu giữa các ngành đào tạo của trường để mua tài liệu cho phù hợp. Tài liệu tiếng Việt được mua qua các hệ thống nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Đại học Sư phạm, nhà xuất bản Giáo dục, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, nhà xuất bản Thanh niên, nhà xuất bản Văn hóa – thông tin, nhà xuất bản Trẻ.... Các loại báo và tạp chí tiếng Việt được mua qua Tổng công ty Phát hành báo chí Việt Nam.
Ngoài ra, thư viện còn đặt mua sách ngoại văn từ các nhà xuất bản trên thế giới. Việc đặt mua tài liệu nước ngoài (ngôn ngữ tiếng Anh) phải thông qua Công ty xuất nhập khẩu sách báo thuộc Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch.
Bảng 2.5: Số lƣợng tài liệu bổ sung hàng năm (Từ 2008 - 2012)
Năm Số tên sách Số bản sách 2008 450 14276 2009 324 2036 2010 382 1096 2011 355 750 2012 607 2088 Tổng 2118 20246
Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện số lƣợng bổ sung tài liệu từ năm 2008-2012
Thống kê từ bảng số liệu và biểu đồ trên cho thấy trong vòng 05 năm, Thư viện bổ sung 20246 bản sách với 2118 tên sách. Số lượng tên sách và bản sách có chiêu hướng giảm. Năm 2008, Thư viện có số lượng bổ sung cao do được Dự án Giáo dục cho tặng, các năm từ 2009 – 2011 giảm. Năm 2012, tên sách bổ sung tăng gấp 1,71 lần so với năm 2011, bản sách tăng gấp 2,8 lần so với năm 2011. Sở dĩ năm 2012, số lượng sách tăng là do nhà trường có sự đầu tư kinh phí để mua một số sách cho bộ môn mới như giáo dục mầm non, sách tiếng Trung Quốc,... Tuy nhiên số lượng sách bổ sung này vẫn còn ít só với nhu cầu tài liệu của mã ngành mới.
* Phƣơng thức bổ sung không trả tiền - Nguồn lƣu chiểu
Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, nguồn sách lưu chiểu mà Thư viện nhận được theo như quyết định số 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp, tại điều 7 chương I có ghi rõ: “Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các luận án tốt nghiệp, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ khi luận án được bảo vệ tại trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, học sinh của trường”. [ 33, tr. 178]
Hàng năm, Thư viện trường cũng thu nhận sách giáo trình do các tác giả trong trường viết. Đây là nguồn bổ sung chính giáo trình cho phòng đọc tại chỗ.
khảo rất có giá trị mà sinh viên CĐSP HN sử dụng rất nhiều. Ngoài ra, hàng năm thư viện còn thu nhận một số lượng lớn các sản phẩm đề tài nghiên cứu các cấp của cán bộ, giảng viên nhà trường. Trong 5 năm, từ năm 2008 – 2012, Thư viện đã nhận 2195 tên tài liệu, chiếm 1.61% tống số tài liệu trong thư viện, trong đó: Luận án: 165 bản; luận văn tốt nghiệp: 555 bản; kết quả nghiên cứu khoa học: 1198 bản.
Từ năm 2005 đến nay, sinh viên bảo vệ tốt nghiệp đều nộp lại khoá luận hoặc niên luận cho thư viện. Vì vậy số lượng nguồn tài liệu này trong thư viện còn ít. Đây là tài liệu nghiên cứu mang tính chất hệ thống và chuyên sâu được NDT sử dụng rất nhiều. Hiện nay, Thư viện trường chỉ nhận khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Thư viện chưa được lưu chiểu luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ, số lượng có tại Thư viện là do cá nhân các cán bộ tặng Thư viện. Số tài liệu này được lưu chiểu tại phòng khoa học đối ngoại nhà trường. Để chuẩn bị cho thư viện điện tử đi vào hoạt động trong thời gian tới, Thư viện đã có công văn gửi Ban giám hiệu nhà trường xin lưu chiểu số luận văn, luận án tốt nghiệp của các cán bộ giảng viên nhà trường. Điều này sẽ làm số lượng nhập tài liệu, đặc biệt là tài liệu xám vào thư viện tăng lên rất nhiều. Những tài liệu này có giá trị cao trong công tác học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên. Hiện nay, Thư viện mới chỉ nhận luận văn tốt nghiệp của sinh viên bằng bản cứng. Để phát triển nguồn tài liệu điện tử, Thư viện cũng cần đề nghị với nhà trường, yêu cầu sinh viện nộp luận văn cả bản cứng và bản mềm về thư viện. Vấn đề này cũng đòi hỏi thư viện cần phải chú trọng tới công tác bảo quản và vấn đề bản quyền.
Bảng 2.6 : Thống kê tài liệu nộp lƣu chiểu từ 2008 đến 2012 Năm Khoá luận
tốt nghiệp NCKH Luận văn thạc sỹ, luận án Giáo trình nội bộ 2008 52 207 15 129 2009 72 228 21 150 2010 86 230 25 200 2011 121 257 45 244 2012 134 276 50 260 Tổng 465 1198 156 983
- Nguồn nhận tặng, biếu
Đây là nguồn quan trọng, làm tăng số lượng tên tài liệu của thư viện lên rất nhiều. Năm 2002, Thư viện nhận được gần 2000 bản tài liệu từ nguồn biếu tặng từ dự án Giáo dục. Các năm sau, Thư viện vẫn tiếp tục nhận được tài liệu này nhưng số lượng ít hơn. Ngoài ra, trong quá trình đào tạo, Trường CĐSP HN đã có quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan trong nước và một số tổ chức quốc tế. Chính vì vậy, số tài liệu nhận được qua biếu tặng rất phong phú, đa dạng cả về nội dung và hình thức, phục vụ cho nhu cầu ngày càng lớn của bạn đọc. Tuy nhiên, chất lượng tài liệu nhận được thông qua con đường này không phải lúc nào cũng như ý muốn. Một số tài liệu được biếu, tặng không được sử dụng do nội dung không phù hợp với chương trình đào tạo của nhà trường.
Bảng 2.7: Thống kê tài liệu nhận tặng biếu từ 2008 đến 2012
Năm Sách tiếng Việt Sách ngoại văn
2008 145 320 2009 90 455 2010 132 492 2011 187 485 2012 249 490 Tổng 803 2242
Hàng năm, Thư viện nhận được sách tặng biếu qua rất nhiều các đơn vị, tổ chức quốc tế, các tổ chức trong và ngoài nước như: Hội đồng Anh, dự án Việt – Bỉ, Quĩ Châu Á,... và đặc biệt trong những năm gần đây, Quỹ Châu Á của Mỹ đã thường xuyên gửi tặng cho Thư viện nhiều sách tiếng Anh.
Ngoài ra, các tài liệu được bổ sung qua con đường này còn do các cán bộ giảng dạy, cá nhân trong trường đi tham quan, công tác và học tập ở nước ngoài mang về, hoặc tài liệu do chính các tác giả viết tặng. Những tài liệu nhận được sau mỗi chuyến cán bộ nhà trường đi học tập từ nước ngoài như Anh, Úc, Singapor,… rất có giá trị, đặc biệt khi phương pháp giảng dạy của nhà trường đang có sự thay
cho công tác bổ sung, thu thập tài liệu góp phần phát triển nguồn lực thông tin cho thư viện.
Số sách biếu tặng thư viện thực tế có năm lớn hơn nhiều so với số lượng nhập kho, bởi số sách biếu nhiều khi không đúng với lĩnh vực đào tạo của trường nên thư viện không cho nhập kho mà lên danh sách để nhượng lại cho thư viện khác có nhu cầu.
- Nguồn đền thay thế
Ngoài nguồn tài liệu thư viện được biếu, tặng, tài liệu trong kho của thư viện có nhiều sách mới do bạn đọc đền thay thế. Trước đây khi bạn đọc làm mất sách đều phải đền tiền và nộp vào phòng tài vụ hoặc trừ lương, nên số tài liệu bị mất không được bù lại cho thư viện. Từ năm 1991 thư viện đã thực hiện việc đền sách theo phương thức mới, khi bạn đọc làm mất sách phải đền sách có giá trị tương đương với bản mà bạn đọc làm mất và tên sách là do thư viện chỉ định.
Bảng 2.8: Thống kê số lƣợng sách đền thay thế từ 2008-2012
Năm Sách giáo trình Sách tham khảo
2008 350 114 2009 358 168 2010 328 179 2011 299 104 2012 375 95 Tổng 1710 660
Ngoài ra, Thư viện còn bổ sung tài liệu thông qua việc sao chụp tài liệu đối với những tài liệu quý hiếm. Tuy vậy, việc sao chụp cũng gặp khó khăn vì vi phạm bản quyền tác giả. Để tăng cường những tài liệu có giá trị, thư viện vẫn sử dụng hình thức này nhưng chỉ sao chụp số lượng nhỏ, một bản/tên tài liệu.
2.2.2. Kinh phí bổ sung
Kinh phí cho thư viện được phê duyệt vào cuối mỗi năm học. Kinh phí được xác đinh trong kinh phí của nhà trường. Trong 5 năm gần đây, kinh phí để bổ sung sách cho Thư viện trường CĐSP HN thường dao động trong khoảng 150 – 200
triệu đồng. Với số lượng kinh phí được cấp hàng năm, Thư viện trường đã giải quyết được phần lớn những hạn chế trong công tác phục vụ NDT. Kinh phí bổ sung ngày càng cao thì vốn tài liệu của thư viện càng được hoàn thiện và nâng cao hơn về số lượng cũng như chất lượng của tài liệu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT.
Bảng 2.9: Kinh phí bổ sung từ 2008 đến 2012
TT Năm Số tiền (Triệu đồng)
1 2008 125 2 2009 137 3 2010 170 4 2011 195 5 2012 200 Tổng 827
Biểu đồ 2.5: Biểu đồ thể hiện kinh phí bổ sung từ 2008 đến 2012
Bình quân từ 2008 -2012, mỗi năm Thư viện được cấp 165,5 triệu đồng để bổ sung tài liệu. Số tiền này là khá nhỏ so với số lượng giảng viên và sinh viên nhà trường. Mặc dù hàng năm, Thư viện đã được Ban giám hiệu phê duyệt dự trù kinh phí nhưng trong quá trình triển khai Thư viện gặp nhiều khó khăn. Thư viện nhiều khi không được chủ động về kinh phí ngay từ đầu năm, nên việc đặt mua tài liệu thường bị động. Thư viện không được trực tiếp mua mà phải được phòng chức năng về tài chính duyệt. Có năm Thư viện không mua được bản sách tham khảo
là vào đầu và cuối năm học. Số lượng duyệt mua cho mỗi đầu sách còn quá ít. Nhiều giáo trình chỉ được duyệt 20 bản/tên, trong khi nhu cầu sử dụng lớn. Sách