TỔ CHỨC HƯỚNG DẪN
2.6 Tổ chức tiễn khách
Không vội vàng, tranh thủ, tránh gây hiểu lầm
Kiểm tra tất cả các chi tiết của chương trình, những khúc mắc chưa được giải quyết, những lời hứa với khách. HDV thực hiện quy trình của đơn vị mình về trưng cầu ý kiến khách hàng.
Kiểm tra và thông báo lại cho khách giờ xuất phát, kiểm tra lại các giấy tờ cần thiết của khách và của HDV. Nhắc nhở khách kiểm tra lại hành lý. Các thùng hàng chung và riêng, đếm số hành lý ký gửi.
Đối với khách đi máy bay, HDV cần hỗ trợ khách làm thủ tục xuất cảnh: miêu tả các bước khách phải làm tại sân bay: làm thủ tục hải quan, nhận vé, vào phòng đợi. Với việc làm thủ tục hải quan tại sân bay, HDV nhất thiết phải hỗ trợ khách làm thủ tục check-in, gửi hành lý, nhận thẻ lên máy bay…cho tới khi khách vào khu vực cách ly. HDV cũng cần thông báo cho các bộ phận liên quan như nhân viên mặt đất, nhân viên hải quan về đoàn khách khiếm thính để đảm bảo khách được hỗ trợ thuận tiện nhất trong quá trình làm thủ tục. HDV phải thông báo với khách về quy định việc mang chất lỏng trong hành lý xách tay. Đối với hãng Hàng không quốc gia Việt Nam,
“Mỗi hành khách chỉ được phép mang không quá 1 lít chất lỏng theo người và hành lý xách tay lên máy bay. Ngoại trừ các chất lỏng, gel và các loại bình phun bao gồm thuốc chữa bệnh, thức ăn hay sữa cho trẻ sơ sinh, đồ ăn kiêng đặc biệt phục vụ chữa bệnh, hay các chất lỏng mua tại các cửa hàng miễn thuế trên sân bay hay mua trên máy bay.
Tất cả các chất lỏng đều phải đựng trong chai, bình thủy tinh, lọ có dung tích không quá 100ml và phải được đóng kín hoàn toàn; Tất cả chai, lọ, bình đựng chất lỏng của một hành khách phải để gọn trong một túi nhựa trong suốt. Mỗi hành khách chỉ được mang một túi nhựa đựng chất lỏng.
Thuốc chữa bệnh phải kèm theo đơn thuốc trong đó ghi rõ họ tên, địa chỉ của người kê đơn thuốc hay bác sĩ, họ tên, địa chỉ của hành khách. Sữa, thức ăn dành cho trẻ sơ sinh phải có trẻ sơ sinh đi cùng khi lên máy bay.
Các chất lỏng mua tại các cửa hàng miễn thuế trên sân bay hay mua trên máy bay được miễn giới hạn theo quy định trên, và phải dược đựng trong túi nhựa trong suốt của cửa hàng, có niêm phong theo quy định, bên trong có biên lai/hóa đơn ghi rõ nơi bán, ngày bán để ở vị trí đọc được một cách dễ dàng mà không cần mở túi.”
Đối với khách check-in theo đoàn, tất cả thẻ nhận hành lý sẽ được tập trung lại và trao cho trưởng đoàn. HDV cần đảm bảo rằng tất cả hành lý của khách đi trong đoàn đều được xếp cùng nhau và không bị thiếu, sót bất kỳ hành lý nào.
Đối với khách check-in độc lập từng người, thẻ nhận hành lý sẽ được trao cho từng khách. HDV cần chắc chắn khách đã để thẻ nhận hành lý và hộ chiếu cũng như thẻ lên máy bay ở vị trí an toàn, dễ tìm thấy.