TỔ CHỨC HƯỚNG DẪN
2.4 Tổ chức hướng dẫn tham quan
Tham quan là một hoạt động quan trọng nhất và không thể thiếu được của một chương trình du lịch. Hoạt động này chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau như thời tiết, đặc điểm của điểm tham quan, tâm lý khách, phương tiện vận chuyển… vì vậy đòi hỏi HDV phải tổ chức tốt các công việc trong toàn bộ quá trình tham quan
Nguyên tắc: đúng và đủ điểm tham quan theo chương trình, đúng thời điểm, đủ thời lượng, an toàn cho khách.
Trước khi thực hiện việc hướng dẫn tham quan, HDV cần xem lại những vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức liên quan tới tuyến, điểm tham quan. Chuẩn bị trang phục, trang điểm phù hợp.
Trước khi chương trình tham quan bắt đầu, HDV cần thông báo với khách lịch trình tham quan, giờ và địa điểm khởi hành, thời tiết, phương tiện tham quan, thời gian di chuyển, đặc điểm của điểm tham quan và những yêu cầu đặc biệt mà khách phải chuẩn bị trước (trang phục, đồ đạc: nơi nào được chụp ảnh, không được chụp, chụp có phải trả tiền không, quà tặng, tiền lẻ…), sắp xếp chỗ trên phương tiện tham quan tại điểm, điện thoại của HDV, lái xe, số xe. Trước khi xuất phát HDV cần kiểm tra lại xem khách đã chuẩn bị đúng yêu cầu chưa.
HDV cần chắc chắn tất cả các khách trong đoàn đều đeo biển tên theo quy định với đầy đủ thông tin liên lạc khi cần
Đặc biệt, với khách du lịch khiếm thính, mỗi điểm tham quan cần có sơ đồ hướng dẫn và quy định tuyến tham quan cụ thể.
Trên đường tham quan, nếu sử dụng ôtô, xe máy chặng đường xa, cần chọn điểm dừng nghỉ cho khách sau khoảng 2h di chuyển liên tục, 45 phút
đến 1h nếu đi bộ. Cũng cần căn cứ vào đặc điểm của tuyến du lịch, trạng thái tâm sinh lý của khách để chọn điểm dừng nghỉ. Điểm dừng nghỉ cần sạch sẽ thoáng mát để khách có điều kiện thư giãn, có nước uống, có khu vệ sinh sạch sẽ.
Tới điểm tham quan, trước khi xe dừng, HDV cần thông báo thời gian tham quan tại điểm, cách thức tham quan (tham quan theo tuyến 1 chiều hay có thể quay lại, bắt đầu tham quan từ đâu đến đâu, đến đâu thì làm gì…), điểm đỗ xe, các khu vực dịch vụ tại điểm tham quan. HDV cần luôn nhắc khách đi theo đoàn.
Tại một số điểm phải thực hiện việc chuyển đổi phương tiện tham quan, HDV cần kết hợp với điều phối viên tại điểm sắp xếp khách chờ đợi, xuống phương tiện an toàn, nhanh chóng, không ảnh hưởng tới đoàn khác. Cần tính toán số chỗ ngồi trên phương tiện sao cho đảm bảo an toàn và kinh tế. Thông thường, việc xếp thành các hàng dọc để xuống phương tiện là cần thiết. Đảm bảo an toàn trong lúc khách bước sang phương tiện khác.
Trong khi thuyết minh, HDV cần bố trí chỗ đứng quan sát đối tượng tham quan cho đoàn một cách phù hợp tránh làm phiền và bị làm phiền. HDV cần chú ý theo dõi nắm bắt trạng thái tâm lý khách. Nếu sử dụng HDV địa phương cần giới thiệu rõ ràng với khách và trao đổi qua một số thông tin về đoàn khách.
Khách du lịch khiếm thính không thể vừa quan sát đối tượng, vừa nghe thuyết minh, vì vậy HDV cần thuyết minh cho khách về đối tượng trước rồi chỉ dẫn cho khách xem xét, quan sát đối tượng.
Sau khi kết thúc thuyết minh cần có thời gian để khách tự tìm hiểu, xem xét đối tượng tham quan và chụp ảnh. HDV có thể chỉ cho khách những vị trí có thể chụp ảnh đẹp.
Trước khi để khách tự do tham quan, HDV cần thông báo lại địa điểm, thời gian tập trung và yêu cầu khách cài đặt đồng hồ, điện thoại báo rung đúng thời điểm.
Có thể dành thêm thời gian cho khách nghỉ chân, uống nước, vệ sinh, tìm hiểu, mua sắm quà lưu niệm nhưng không để sa đà làm lỡ lịch trình.
Kết thúc tham quan, HDV là người cuối cùng lên xe, kiểm tra đủ số người mới rời khỏi điểm tham quan.
Một số ký hiệu thường được sử dụng trong công việc này
Hãy đi theo tôi
Đi cùng với nhau
Chuyến đi tới…
Mang theo máy ảnh ô
Thời tiết tốt xấu mưa
Hãy đi cùng chúng tôi tới…
Vào Ra
Đi qua cửa
Không đi lang thang
Lấy bản đồ
Chỗ đó xa lắm
Tôi biết đường
Các bạn chú ý
Xem lại lịch trình
Đã kết thúc
Chúc chuyến đi chơi vui vẻ