TỔ CHỨC HƯỚNG DẪN
2.3.1 Giúp đỡ khách làm thủ tục check-in
Nguyên tắc: chính xác, nhanh chóng, đủ.
Trước hết HDV đưa khách và hành lý vào tiền sảnh, giới thiệu cho khách chỗ ngồi chờ, khu vực vệ sinh...Việc chọn vị trí cho đoàn cũng tuân thủ những yêu cầu như khi đón tiếp.
Việc phân phòng cho khách cần có sự chuẩn bị cụ thể rõ ràng từ trước. Cả đoàn khách nên được phân phòng ở cùng tầng và ở tầng càng thấp càng tốt.
Nộp các giấy tờ cần thiết cho khách sạn: danh sách đoàn, hộ chiếu, tờ khai xuất nhập cảnh đối với khách quốc tế, danh sách đoàn.
HDV trao cho khách các thiết bị báo rung để báo thức, giới thiệu các quy định an toàn, khu vực an toàn của khách sạn. Trực tiếp cài đặt hẹn giờ cho đồng hồ báo rung của khách.
HDV giới thiệu và giao cho khách tài liệu hỗ trợ. Tài liệu này là những bộ hình ảnh về các dịch vụ trong khách sạn có chú thích bằng ASL và ngôn ngữ thông thường. Bộ tài liệu này giúp cho khách dễ dàng giao tiếp với những người phục vụ tại cơ sở lưu trú khi không có HDV hoặc người có khả năng sử dụng ASL. Bộ tài liệu này có thể được chuyển cho khách trước khi chương trình du lịch bắt đầu.
Sau khi khách nhận chìa khóa cần thông báo với khách vị trí của các dịch vụ tại điểm lưu trú (nhà hàng, quầy bar, các thông tin về vị trí của điểm lưu trú, bưu điện…), lịch trình tiếp theo của đoàn, phát phiếu ăn sáng (nếu có). Lưu ý lại với khách các dịch vụ miễn phí và có phí của khách sạn (nước uống, minibar).
Trực tiếp đưa khách lên phòng để hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị có trong phòng.
Khác với HDV cho khách du lịch bình thường, để thuận tiện cho công tác phục vụ và giải quyết những tình huống bất thường, HDV nhất thiết nên ở cùng khách sạn, cùng tầng với khách.
Một số ký hiệu thường dùng trong công việc này
Mở cửa
Bật điều hòa
Phòng của bạn số 504