TỔ CHỨC HƯỚNG DẪN
2.2 Tổ chức đón tiếp
Công tác tổ chức đón tiếp khách có ý nghĩa quan trọng bởi thông thường đây là lần đầu tiên HDV gặp khách, HDV cần tạo ấn tượng tốt ngay từ phút đầu tiên qua bề ngoài, thái độ, cử chỉ, chào hỏi…
Nguyên tắc: đúng địa điểm và sớm thời gian. Kiểm tra lại mọi thủ tục và dịch vụ.
Tại điểm đón, HDV cần thực hiện các bước sau: Có mặt sớm tại điểm đón trước ít nhất 15 phút.
Chọn ví trí đón thích hợp, tránh những khu vực có quá đông người vì có thể làm nhiễu thông tin khi HDV và khách giao tiếp bằng ASL. Cần tránh những khu vực có nhiều người qua lại, nhiều tranh ảnh quảng cáo tấm lớn, nhiều nguồn ánh sáng.
Đón chào khách, trưởng đoàn, tự giới thiệu. Trao đổi sơ bộ với trưởng đoàn. HDV nhất thiết phải giới thiệu tên mình bằng cách đánh vần ngón tay và chắc chắn khách nhớ được. Để tiện cho khách nhớ tên, HDV nên chọn một tên ngắn, ít ký tự cho mình. Ví dụ: HOA, MAI, NAM…
Tên Đánh vần ngón tay
HOA HOA
MAI MAI
NAM NAM
Làm quen, sơ bộ nắm tình hình sức khỏe, số lượng khách, các yêu cầu đặc biệt. Sắp xếp khách vào khu vực ít bị ảnh hưởng bởi tác động hình ảnh của các đối tượng khác.
Đề nghị khách kiểm tra hành lý cá nhân. Giúp đỡ khách nếu có hành lý nặng.
Phát cho từng khách thẻ đoàn. Thẻ đoàn ghi đầy đủ tên của khách, địa chỉ liên lạc với công ty tổ chức chương trình du lịch, với HDV.
Yêu cầu xe đón khách hoặc dẫn khách ra xe. Đếm đủ hành lý, theo dõi và giúp đỡ vận chuyển hành lý.
Mời khách lên xe. Báo cho cơ sở lưu trú hoặc dịch vụ sắp sử dụng. Việc quan trọng nhất ở thời điểm này là chọn vị trí đón đoàn phù hợp để đoàn khách có thể dễ nhận ra HDV. Biển đón đoàn nhất thiết phải có kích thước lớn và màu sắc bắt mắt. Biển cần viết bằng ASL (theo font chữ chuẩn của Đại học Gallaudet) và bằng ngôn ngữ thông thường. HDV phải nắm vững số lượng người trong đoàn, thuộc tên, mặt hoặc đặc điểm cá nhân của từng khách.
Trang phục của HDV tại thời điểm này cũng như trong suốt quá trình hướng dẫn không nên quá cầu kỳ với các hoạt tiết hoặc dây, viền trang trí. Tuy nhiên cần mặc trang phục có màu bắt mắt hoặc đồng phục của công ty để thu hút sự chú ý nhận biết của khách. Biển tên của HDV nên viết song ngữ ASL và ngôn ngữ thông thường.
Một số ký hiệu thường dùng trong công việc này
Rất vui được gặp bạn
Chúng ta cần đi ngay bây giờ