Sau khi nghiên cứu thị trƣờng và lựa chọn khách hàng, cơng ty sẽ tiến hành đàm phán và ký hợp đồng với đối tác. Việc đàm phán tùy thuộc vào quy mơ, mối quan hệ quen biết, tính chất phức tạp của hợp đồng… mà cơng ty sẽ áp dụng các hình thức đàm phán khác nhau sao cho cĩ lợi cho cơng ty lẫn khách hàng. Các hình thức giao dịch mà cơng ty thƣờng áp dụng là fax, điện thoại, e-mail hoặc gặp mặt trực tiếp... Dù lựa chọn hình thức đàm phán nào đi chăng nữa thì trƣớc khi tiến hành, cơng ty luơn cĩ một quá trình chuẩn bị kĩ lƣỡng về nội dung, các điều kiện cần phải trao đổi nhằm tránh những sai lầm gặp phải trong quá trình đàm phán.
Với phong cách mang đậm nét Á Đơng nên một trong những đặc trƣng của ngƣời Trung Quốc là rất cẩn thận. Các thƣơng nhân Trung Quốc rất thận trọng với những thơng tin từ bên ngồi nên trƣớc khi đƣa ra một quyết định nào đĩ, họ đều đối chiếu so sánh các thơng tin kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn và cân nhắc một cách tỉ mỉ những vấn đề liên quan. Nên thơng thƣờng các cuộc đàm phán trong kinh doanh với ngƣời Trung Quốc thƣờng kéo dài hơn so với các nƣớc Châu Âu. Mặt khác, ngƣời Trung Quốc vốn hiếu khách, các chủ doanh nghiệp thƣờng tổ chức đĩn tiếp ăn uống khá thịnh soạn và thơng thƣờng việc đầu tiên khi gặp đối tác của họ là trao đổi danh thiếp, hỏi thăm tên tuổi, sức khỏe, sau mới bàn đến cơng việc. Do đĩ, phƣơng pháp đàm phán phù hợp nhất là kiểu hợp tác để dễ dàng tìm quan điểm chung, đồng thời thể hiện vị thế ngang hàng của cả hai bên.
Bên cạnh đĩ, ngƣời Trung Quốc rất quan trọng sự đúng hẹn và giải quyết cơng việc một cách khoa học, khơng thích trì hỗn cơng việc nếu cĩ thể làm ngay. Khi bàn bạc, họ thƣờng khơng nĩi trực tiếp mà tế nhị đề cập vấn đề một cách uyển chuyển. Vì vậy, lúc đàm phán, cơng ty phải khéo léo trong thƣơng lƣợng và lƣu ý tránh đề cập thẳng vào vấn đề nhƣ đàm phán với ngƣời phƣơng Tây. Nên cơng ty cần chuẩn bị kĩ cũng nhƣ dự đốn trƣớc những yêu cầu mà đối tác sẽ đƣa ra và lên kế hoạch cho phƣơng án dự trù để tránh rơi vào tình trạng bị động khi đối tác đƣa ra những điều chỉnh trong các điều kiện, điều khoản của hợp đồng. Ngồi ra, mối quan hệ lâu dài luơn đƣợc ngƣời Trung Quốc đề cao nên cơng ty cần khiêm tốn trong giao tiếp và tạo sự tin cậy từ những điều nhỏ nhặt nhất trong quá trình đàm phán nhƣ ngơn ngữ cử chỉ, diện mạo khi giao tiếp, tƣ thế và khoảng cách tiếp xúc… Điều
này địi hỏi cơng ty cần tìm hiểu thật cẩn thận và chi tiết thơng tin về đối tác để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài. Trong điều kiện khơng thể đàm phán trực tiếp mà phải thơng qua các đại diện thƣơng mại của Trung Quốc tại Việt Nam thì cơng ty cũng phải tìm hiểu kĩ để tránh rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.