THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH HẢI HÀ KOTOBUK
2.1.3.Cơ cấu tổ chức Công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Nguồn: Văn phòng
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu của Công ty TNHH Hải Hà - Kotobuki hiện nay ta có thể nhận thấy, Công ty đang áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình hỗn hợp. Với Hải Hà - Kotobuki, mô hình này đã khá hợp lý. Tuy nhiên, việc bộ phận văn phòng phân xưởng phải quản lý tới 10 tổ sản xuất nhỏ với hơn 10 loại mặt hàng khác nhau, và khoảng hơn 100 công nhân trong khi đội ngũ giám sát viên hạn chế là vấn đề đang gặp phải trong cơ cấu tổ chức. Điều này dẫn đến sự quá tải trong giám sát và quản lý, công tác đánh giá và ra quyết định trở nên khó khăn, cần nhiều thời gian và khó thực hiện. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp điều chỉnh, đặc biệt là điều chỉnh về đội ngũ giám sát viên làm việc trong các tổ để hoạt động kinh doanh được linh hoạt và hiệu quả hơn.
•Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Hội đồng thành viên (HĐTV): đây là bộ phận đầu não của Công ty, lập ra các chiến lược hoạt động, các mục tiêu trong từng giai đoạn và giám sát việc thực hiện các mục tiêu đó thông qua Tổng giám đốc.
Tổng giám đốc là đại diện theo pháp luật của Công ty. Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày tại Công ty thông qua hai phó tổng giám đốc, quản lý trực tiếp bộ phận tài chính kế toán, bộ phận KH - VT và chịu trách nhiệm trước HĐTV, chịu trách nhiệm trước HĐTV.
Phó giám đốc Công ty: Đóng vai trò là cố vấn cho Tổng giám đốc, chịu sự giám sát của Tổng giám độc. Tại Hải Hà - Kotobuki có hai phó tổng giám đốc phụ trách hai mảng độc lập là sản xuất và kinh doanh
o Phó tổng giám đốc sản xuất: Phụ trách các hoạt động liên quan tới sản xuất sản phẩm ở Công ty như lập kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất, kiểm soát các vật tư hàng hóa tại kho, điều chỉnh hoạt động sản xuất cho phù hợp với các hợp đồng của phó tổng giám đốc kinh doanh.
o Phó tổng giám đốc kinh doanh: phụ trách các hoạt động kinh doanh, đối ngoại của Công ty như: lập các chiến lược, kế hoạch marketing, tìm kiếm và ký kết các hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực hiện hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế…; Quản lý việc tiêu thụ sản phẩm ở các cửa hàng và chi nhánh Hải Phòng.
Văn phòng: có nhiệm vụ lưu trữ và sắp xếp các văn bản, quyết đinh, công văn và giấy tờ quan trọng của Công ty; quản lý hồ sơ nhân sự; tuyển dụng nhân lực cho Công ty, bố trí nhân sự các phòng ban; xây dựng và quản lý chính sách lương thưởng của Công ty; tư vấn cho lãnh đạo Công ty trong việc ra quyết định…
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều hành, tổ chức kinh doanh, nghiên cứu thị trường, thiết lập và quản lý thống kê phân phối, mở rộng mạng lưới khách hàng, xây dựng chính sách sản phẩm, chính sách giá cả bao bì và các hoạt động xúc tiến. Quản lý các hoạt động liên quan đến việc tham gia các giải thưởng ngành, hoạt động liên quan đến bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp.
Phòng tài vụ: có chức năng hạch toán, kế toán các nghiệp vụ kinh tế tại Công ty và các chi nhánh, kiểm tra việc sử dụng vật tư, tài sản vốn, phân tích tình hình tài chính, phối hợp với các phòng khác để tính giá thành kế hoạch và sản lượng thực hiện trong thời kỳ, lập dự toán ngân sách và cơ cấu tài chính từng thời kỳ, tìm
nguồn tài trợ cho nhu cầu vốn Công ty.
Phòng vật tư: cung ứng vật tư cho sản xuất, quản lý các kho vật tư nhằm đảm bảo cung cấp liên tục giảm chi phí và phù hợp với tình hình kho bãi hiện có, lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hàng năm, tính giá thành sản phẩm…
Phòng kỹ thuật: đảm bảo các khâu, quy trình sản xuất của dây chuyền. Đồng thời, nghiên cứu, cải tiến nhằm nâng cao năng suất hiệu quả của máy móc, công nghệ. Thực hiện đăng ký chất lượng sản phẩm và quản lý các hồ sơ chất lượng sản phẩm.
Văn phòng phân xưởng: Quản lý, điều hành hoạt động của hệ thống dây chuyền sản xuất; hướng dẫn và đánh giá việc thực hiện công việc của công nhân. Văn phòng phân xưởng kết hợp với đội ngũ công nhân làm việc trong dây chuyền chịu trách nhiệm trước Công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất bao gồm về sản xuất đóng gói sản phẩm và sửa chữa thiết bị.
Cửa hàng: gồm 26 cửa hàng trên toàn thành phố, có nhiệm vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thông qua các sản phẩm, dịch cụ của Công ty, tư vấn cho ban quản lý lập kế hoạch bán hàng.
Các tổ sản xuất: Với đặc điểm Công ty là sản xuất bánh kẹo rất phong phú nên có các tổ sản xuất bao gồm một nhóm nhân viên có nhiều kinh nghiệm từ 7 tới 12 người và chịu sự giám sát của văn phòng phân xưởng về chất lượng, quy trình sản xuất. Các tổ sản xuất bao gồm:
•Tổ kẹo cứng sản xuất kẹo hoa quả như kẹo dứa, kẹo cam, kẹo mút, kẹo Chikachu...;
•Tổ sản xuất kẹo mềm: Các loại kẹo Chew, kẹo xốp
•Tổ bánh tươi: sản xuất các loại bánh gato sinh nhật, bánh bao…
•Tổ bánh mỳ: sản xuất bánh mỳ mặn ngọt…
•Tổ sản xuất bánh Cookie: sản xuất bánh nướng, bánh xốp như bánh Cookie Việt Nam, bánh Cookie dừa, bánh trứng, bánh Nidre, bánh cam, Silluet, Choc Bitscuit...;
•Tổ sản xuất cao su: sản xuất kẹo cao su Triplomint;
•Tổ sản xuất socola: Socola Glacier, Lesvour, Scarchino, Amour…;
•Tổ sản xuất snack: Sản xuất bimbim Cua,