Công ty cần lựa chọn ra một số ngƣời có khả năng về việc tìm hiểu thị trƣờng, khám phá thị trƣờng, nhạy bén và thật nhanh nhẹn để đào tạo thành một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm về công tác thu mua nguyên liệu. Trong bộ phận này cần phân công một đội trƣởng để chịu trách nhiệm chính, một số nhân viên chuyên nghiên cứu và lập kế hoạch, nắm rõ thông tin về sự biến động của thị trƣờng nguyên liệu, một
88
số nhân viên còn lại thực hiện việc thu mua. Bộ phận thu mua nguyên liệu này cần thực hiện tốt công tác thu mua nguyên liệu để đảm bảo nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất và chịu trách nhiệm về quyết định công việc của mình. Bên cạnh việc phải thực hiện nghĩa vụ và chịu trách nhiệm về công tác của mình thì Công ty cũng nên đƣa ra các chế độ khen thƣởng đối với bộ phận để kích thích, động viên tinh thần làm việc.
Công việc cụ thể của bộ phận này sẽ là:
Nghiên cứu về thị trƣờng nguyên liệu để biết đƣợc sự biến động của thị trƣờng nguyên liệu, lựa chọn địa bàn có thể thu mua nguyên liệu với số lƣợng nhiều, ổn định và chất lƣợng. Nắm bắt về giá cả, đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng…
Lập kế hoạch thật cụ thể và chi tiết cho việc thu mua từng loại nguyên liệu với số lƣợng bao nhiêu, kích cỡ, mức giá nhƣ thế nào là hợp lí cho cả Công ty và nhà cung ứng, chất lƣợng nguyên liệu phải đảm bảo tạo ra sản phẩm có chất lƣợng tốt.
Xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài và bền vững với nhiều nhà cung ứng để đảm bảo giảm bớt rủi ro thiếu nguyên liệu vào lúc trái mùa.
Tìm hiểu về nguồn phân bố nguyên liệu để mở rộng địa bàn thu mua và tăng cƣờng tới các bến cảng và tận nơi thu hoạch của các ngƣ dân để đảm bảo nguyên liệu cho quá trình sản xuất đƣợc đầy đủ và liên tục.
Đánh giá và kiểm định chất lƣợng nguyên liệu trƣớc khi quyết định mua.
Chịu trách nhiệm trƣớc ban lãnh đạo Công ty về số lƣợng và chất lƣợng nguyên liệu mà bộ phận mình đã thu mua.
Đảm bảo nguyên liệu cung cấp về phân xƣởng cho Công ty đúng thời hạn, đủ số lƣợng, chủng loại, kích cỡ từng loại nguyên liệu và chất lƣợng tốt để quá trình sản xuất đƣợc liên tục và tạo ra các sản phẩm có chất lƣợng tốt.
Công ty muốn có đƣợc một bộ phận cán bộ thực hiện công tác này thì cần đầu tƣ về tài chính để trang trải các chi phí cần thiết trong quá trình thực hiện công tác thu mua và trả lƣơng cho nhân viên và cần thiết lập một hệ thống có sự phối hợp nhịp nhàn và hiệu quả giữa các phòng ban để giúp bộ phận thu mua lập ra một kế hoạch cụ thể và chính xác về số lƣợng, chủng loại và chất lƣợng nguyên liệu thu mua.