Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài (EFE Matrix - External Factors Evaluation Matrix) cho phép các nhà chiến lược tóm tắt và đánh giá tầm ảnh hưởng của các tác lực ngoại vi đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Có 5 bước để phát triển một ma trận đánh giá các yếu tố môi trường bên ngoài của doanh nghiệp:
Bước 1: Liệt kê các yếu tố môi trường bên ngoài chủ yếu bao gồm cả những cơ hội và nguy cơ chính thường từ 10 đến 20 yếu tố.
Bước 2: Ấn định tầm quan trọng bằng cách phân loại từ 0,0 (không quan trọng) tới 1,0 (quan trọng nhất) cho mỗi yếu tố. Tầm quan trọng được ấn định cho mỗi yếu tố cho thấy tầm quan trọng tương đối của mỗi yếu tố đối với sự thành công của doanh nghiệp trong ngành.
Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố đại diện. Trong đó: cho phản ứng tốt nhất (phân loại là 4), phản ứng trên trung bình (phân loại là 3); phản ứng trung bình (phân loại là 2), điểm mạnh dưới trung bình (phân loại là 1).
Bước 4: Nhân mỗi mức độ quan trọng của mỗi yếu tố với phân loại của nó để xác định điểm quan trọng cho mỗi biến số.
Bước 5: Cộng tất cả số điểm quan trọng cho mỗi biến số để xác định tổng số điểm quan trọng cho doanh nghiệp.
Tổng điểm lớn nhất là 4 và thấp nhất là 1; trung bình là 2.5. Tổng điểm quan trọng là 4 cho thấy doanh nghiệp đang phản ứng rất tốt với các cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài. Điều đó có nghĩa là hiện tại doanh nghiệp đã tận dụng những cơ hội và né tránh, giảm thiểu một cách hiệu quả những nguy cơ từ môi trường bên ngoài. Ngược lại, tổng số điểm bằng 1 cho thấy, doanh nghiệp đã phản ứng lại tác động của môi trường bên ngoài rất kém, không tận dụng được các cơ hội cũng như không né tránh được các nguy cơ từ môi trường bên ngoài.