3. đẶC đIỂM CÔNG TY VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.2 Phương pháp thu thập số liệu, thông tin
3.2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu, thông tin thứ cấp Thu thập từ thông tin nội bộ:
Thông tin lý luận về cấu trúc tổ chức, về tái cấu trúc cơ cấụ
Thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, về thực trạng quản lý của công ty trong thời gian qua ựể ựánh giá từng vấn ựề cụ thể.
Thu thập từ thông tin bên ngoài:
Thông tin về Tái cấu trúc quản lý của một số công ty trong và ngoài nước.
Thông tin khác có liên quan tới ựề tài nghiên cứu ựăng trên các báo cáo, ựề tài khoa học, tạp chắ, ấn phẩm...
3.2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
đối tượng khảo sát: phân theo cấp quản lý và nhân viên chịu sự quản lý: Ban giám ựốc Công ty, các cấp quản lý tại các chi nhánh và nhân viên làm việc tại Công tỵ
Thời gian ựiều tra, khảo sát: tiến hành thu thập dữ liệu từ tháng 03 ựến tháng 08 năm 2011.
Thông tin khảo sát: thông qua ban giám ựốc, các cấp quản lý các phòng ban của công ty, các chi nhánh và trạm sản xuất; Thông qua các nhân viên trong toàn công ty; Thông qua hội cấp nước Việt Nam và khách hàng.
Công cụ ựo lường khảo sát: Xây dựng bản câu hỏi trắc nghiệm ựể rà soát về cách thức lãnh ựạo của các nhà quản lý trong ựơn vị, nguyện vọng của nhân viên trong quá trình xử lý công việc và phản ánh của khách hàng
Số mẫu khảo sát: ựể chọn kắch thước mẫu nhằm ựáp ứng ựược những yêu cầu, mục tiêu của nghiên cứu ựề rạ Việc chọn mẫu nghiên cứu hoàn toàn ngẫu nghiên theo phương pháp thuận tiện căn cứ trên số lượng người có trách nhiệm (Ban lãnh ựạo: 100%), (quản lý cấp trung gian: 80%) và người chịu trách nhiệm thực hiện mệnh lệnh quản lý ( người lao ựộng 30% tổng số lao ựộng) và ựối tượng chịu sự ảnh hưởng của quản lý là khách hàng (Số lượng khách hàng của Công ty khá lớn, tuy nhiên tác giả chỉ khảo sát số khách hàng ựại diện tại khu vực Phan Thiết)
Bảng 3.6: Số lượng các mẫu ựiều tra
Stt đối tượng khảo sát Số mẫu
1 Ban lãnh ựạo, chuyên gia ( Phụ lục 1, Phỏng vấn, bản câu hỏi) 5 2 Cấp quản lý trung gian ( Phụ lục 2, Phỏngvấn, bản câu hỏi) 20
3 Nhân viên ( Phụ lục 3, Phỏngvấn, bản câu hỏi) 100
4 Khách hàng ( Phụ lục 4, Phỏngvấn, bản câu hỏi) 100
Tổng cộng 225
(Nguồn: Tổng hợp phiếu ựiều tra năm 2010)
3.2.3 Phương pháp xử lý số liệu
Các tài liệu sau khi thu thập ựược tiến hành chọn lọc, hệ thống hoá ựể tắnh toán các chỉ tiêu phù hợp cho việc phân tắch ựề tàị Sử dụng phương pháp phân tổ thống kê ựể hệ thống và tổng hợp tài liệụ Các công cụ và kỹ thuật tắnh toán ựược xử lý trên chương trình Excel.
3.2.4 Phương pháp phân tắch số liệu
3.2.4.1 Phương pháp thống kê mô tả
Nghiên cứu sử dụng các phương pháp của thống kê: Số tương ựối, số tuyệt ựối, số bình quân, mô tả nhằm thu thập các thông tin về tình hình kinh doanh và quản lý của công ty, ựánh giá các mặt mạnh yếu, các vấn ựề, cơ hội và thách thức của công tỵ Qua ựó, nhận ựịnh xem những yếu tố nào ựang chi phối các vấn ựề về quản lý làm ảnh hưởng hiệu quả của công tỵ Từ ựó ựề ra các biện pháp giải quyết thắch hợp.
3.2.4.2 Phương pháp phân tắch so sánh
Phương pháp này dùng ựể ựối chiếu các chỉ tiêu, các hiện tượng kinh tế ựã ựược lượng hóa cùng nội dung và tắnh chất tương tự như nhau thông qua tắnh toán các tỷ số, so sánh các thông tin từ các nguồn khác nhau, so sánh theo thời gian, so sánh theo không gian ựể có ựược những nhận xét xác ựáng về trình ựộ quản lý của Công ty cổ phần cấp thoát nước Bình Thuận.
Phương pháp chuyên gia ựược dùng ựể thu thập thông tin có chọn lọc từ ý kiến ựánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứụ Những người ựại diện trong lĩnh vực nghiên cứu như: những người ựứng ựầu trong các cơ quan, tổ chức, các cán bộ ở các ựơn vị, các cấp, các ngành trong lĩnh vực sản xuất sản xuất nước sạch, Hội cấp thoát nước. Từ ựó, có thể giúp cho việc nhận xét và ựánh giá chung về tồn tại trong quản lý của ngành cấp thoát nước nói chung và của công ty Cấp thoát nước Bình Thuận nói riêng, giúp cho việc nghiên cứu ựược chắnh xác và ựúng ựắn hơn.
3.2.4.4 Phương pháp nghiên cứu tình huống
Giả thuyết nghiên cứu: Tình hình quản lý trong ựiều kiện hiện nay còn nhiều bất cập. Ban lãnh ựạo công ty có ựịnh hướng mới trong cải cách quản lý và từng bước tiến hành tái cấu trúc quản lý.
3.2.5 Hệ thống các chỉ tiêu ựánh giá tình hình quản lý của Công ty Cấp thoát nước Bình Thuận nước Bình Thuận
- Nhóm chỉ tiêu ựánh giá hiệu quả
+ Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu, chỉ tiêu này phản ánh quan hệ giữa lợi nhuận và doanh thu nhằm cho biết một ựồng doanh thu tạo ra ựược bao nhiêu ựồng lợi nhuận.
+ Tỷ suất lợi nhuận/vốn chủ sở hữu, chỉ tiêu này phản ánh quan hệ giữa lợi nhuận và vốn chủ sở hữu, nhằm cho biết 100 ựồng vốn CSH của DN bỏ ra tạo ra bao nhiêu ựồng lợi nhuận.
* Hiệu suất sử dụng chi phắ, Chỉ tiêu tương ựối này thể hiện mối quan hệ giữa doanh thu và chi phắ, phản ánh hiệu quả sử dụng chi phắ ựể mang lại doanh thu,
LNR ROS = x 100% DT LNR ROE = x 100% Vcsh
chỉ tiêu này phản ánh tạo ra ựược 100 ựồng doanh thu thuần có bao thỉ phải bỏ ra bao nhiêu ựồng chắ phắ
Trong ựó: Hcp: Hiệu suất sử dụng chi phắ D: Doanh thu thuần
C: Tổng chi phắ
Hình 3.5 Một số hoạt ựộng sinh hoạt của BTWASECO
(Nguồn: Công ty Cấp thoát nước Bình Thuận)
TCP
Hcp = x 100% DT
4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1 Thực trạng về cấu trúc quản lý Công ty
4.1.1 đánh giá cấu trúc tổ chức và bộ máy quản lý công ty giai ựoạn 2008/ 2010
Sơ ựồ 4.12: Bộ máy tổ chức của Công ty CP Cấp thoát nước Bình Thuận
(Nguồn: Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh)
Căn cứ điều lệ Tổ chức và hoạt ựộng của Công ty Cổ phần Cấp thoát nước Bình Thuận ựã ựược đại hội ựồng cổ ựông thông qua ngày 30/07/2010. Cấu trúc bộ máy tổ chức quản lý của Công ty hiện nay gồm Hội ựồng quản trị, Ban giám ựốc,
Hội ựồng quản trị Ban kiểm soát Giám ựốc Phó Gđ Xây lắp Phó Gđ Kỹ Thuật Phòng Tài vụ Phòng Kế hoạch Phòng Tổ chức P. NC và Phát triển CNCN La Gi CNCN Bắc Bình CNCN Phan Thiết Trạm Suối Dứa
Trạm Phú Hội, Lầu Ông Hoàng Trạm Hòa Thắng đại Hđ cổ ựông Xắ nghiệp xây lắp Ban quản lý dự án
Ban kiểm soát và các phòng ban nghiệp vụ. Hoạt ựộng và quản lý theo cấu trúc trực tuyến chức năng. Bao gồm các chức năng sau:
* Giám đốc: Do Hội ựồng thành viên ra quyết ựịnh bổ nhiệm. Giám ựốc là
ựại diện pháp luật của Công ty thực hiện ựiều hành quản lý và chịu trách nhiệm chung trước pháp luật mọi hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của Công tỵ
* Phó Giám ựốc phụ trách kỹ thuật: Phụ trách theo dõi, chỉ ựạo hoạt ựộng
sản xuất kinh doanh các nhà máy, phòng Kỹ thuật & đầu tư phát triển.
* Phó giám ựốc phụ trách xây lắp: Phụ trách theo dõi và chịu trách nhiệm
khối xây dựng cơ bản, tổ chức triển khai thi công, giám sát hoạt ựộng thi công và chất lượng công trình.
* Phòng tổ chức hành chắnh: Dưới quyền chỉ ựạo trực tiếp của phó giám ựốc, có nhiệm vụ tuyển dụng quản lý nhân sự và tắnh lương, các chắnh sách chế ựộ lao ựộng, phân phối tiền lương, nghiệp vụ hành chánh, bảo vệ.
* Phòng Kế hoạch Ờ vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, cung cấp
vật tư, quản lý và theo dõi việc ký kết, thực hiện các hợp ựồng mua bán, hợp ựồng kinh tế. Nghiên cứu công tác sáng kiến cái tiến kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, công tác an toàn lao ựộng, công tác vật tư, giá cả, quản lý xe máy và thiết bị thi công. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng ựịnh mức kinh tế kỹ thuật, giá bán sản phẩm theo yêu cầu và ựịnh kỳ.
* Phòng Kế Toán: đặt dưới sự chỉ ựạo trực tiếp của giám ựốc, có nhiệm vụ
quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn và tài sản, hạch toán kế toán thống kê theo quy ựịnh pháp lệnh kế toán thống kê, báo cáo hoạt ựộng kinh tế, lập báo cáo quyết toán.
* Phòng Nghiên cứu và ựầu tư phát triển mạng: phụ trách về công tác kỹ
thuật, quy trình sản xuất nước sạch tại các nhà máy, theo dõi công tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị, Khảo sát lập dự toán và giám sát thi công các công trình xây dựng, phối hợp xây dựng kế hoạch phát triển mạng, thực hiện một số thủ tục về quản lý ựầu tư xây dựng. Trong ựó bộ phận quan hệ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý những khiếu nại của khách hàng về dịch vụ của Công ty, Tư vấn và giải quyết nhu cầu của khách hàng về lắp ựặt và xử dụng nước sạch, nghiên cứu, ựề
xuất các nhu cầu về phát triển mạng phân phối và phát triển khách hàng, giúp cải thiện nhận thức và sự tin tưởng của khách hàng vào các hoạt ựộng của Công tỵ
* Xắ nghiệp xây lắp: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật thi công, chất lượng công trình, nghiệm thu bàn giaọ
* Ban Quản lý Dự án: Tham mưu giúp việc cho Giám ựốc và chịu trách nhiệm trước Giám ựốc về tìm kiếm, quản lý và khai thác các dự án.
* Các chi nhánh cấp nước: Chi nhánh cấp nước Phan Thiết, Lagi, Bắc Bình
và trạm cấp nước Hòa Thắng, Phú Hội, Lầu Ông Hoàng. Các chi nhánh và trạm cấp nước này chịu trách nhiệm sản xuất cung cấp nước sạch ựảm bảo chất lượng theo các tiêu chuẩn của QCVN.đảm bảo sản lượng nước sản xuất theo kế hoạch công ty giao hàng năm. đảm bảo công tác ghi và thu tiền nước; quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa mạng cấp nước trong hệ thống cấp nước tại các ựịa phương có nhà máy hoạt ựộng; tuyệt ựối giữ an toàn cho con người, cơ sở vật chất và máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất và công tác, giữ gìn vệ sinh môi trường nơi sản xuất và chất lượng nguồn nước sản xuất.
Với sự phân công trách nhiệm và quyền hạn của cấu trúc tổ chức như trên, Công ty thực hiện công tác quản lý theo mô hình Trực tuyến - chức năng và có tầm hạn quản trị hẹp. Dưới giám ựốc có các phó giám ựốc tham mưu giúp việc nhằm năng cao hiệu quả hoạt ựộng, phó giám ựốc ựược HđQT bổ nhiệm theo sự ựề nghị của Giám ựốc và làm theo sự phân công của giám ựốc và chịu trách nhiệm của mình trước giám ựốc. Giám ựốc trực tiếp làm việc ựến phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh, phòng Tài vụ, phòng Kế hoạch, phòng Nghiên cứu và phát triển mạng.
Tuy nhiên với cấu trúc này, công việc bị chia nhỏ theo chức năng của từng phòng ban nên khả năng hợp tác và truyền thông giữa các bộ phận ắt, chưa tận dụng ựược hiệu quả nguồn lực và các kỹ năng. Kết quả công việc có tắnh bảo lưu nên giảm trách nhiệm ựối với những kết quả ựầu ra tổng thể, gây nên mâu thuẫn giữa các ựơn vị Trực tuyến và các ựơn vị Chức năng, chậm ựáp ứng các tình huống ựặc biệt, có thể gây lãng phắ chi phắ quản lý và một số tồn tại ựược xem là ựiểm chắnh trong cấu trúc tổ chức ựược thể hiện như sau:
4.1.2 Thực trạng trong công tác tổ chức quản lý của Công ty
Công ty Cấp thoát nước Bình Thuận là tổ chức kinh doanh chuyên ngành cấp nước ựô thị, có số lượng khách hàng ổn ựịnh, xu hướng phát triển bền vững với bộ máy quản lý lâu năm, dày dạn kinh nghiệm,.. Tuy nhiên, trong bộ phận quản lý vẫn còn tồn tại một số hạn chế, cụ thể:
4.1.2.1 Nhóm các yếu tố phản ánh môi trường tổ chức
*Quản lý về chiến lược
Thực hiệncông văn số 405/CTN ngày 29/10/2010 về việcmở rộng và phát triển mạng lưới cung cấp nước sạch nhằm ựáp ứng nhu cầu thiết yếu của nhân dân và ựảm bảo kinh doanh có lãị Công ty cấp thoát nước ựã tiến hành triển khai và khảo sát một số ựịa ựiểm như khu vực Hàm Thuận Nam, Hàm Tiến,..Tuy nhiên, với các nguồn lực hiện có, Công ty chưa ựủ khả năng ựể ựầu tư vào các khu vực cấp nước mớị
Theo Ông Bùi Ngọc Thu - Phó giám ựốc Công ty - Ngoài mục ựắch kinh doanh có lãi ra, Công ty còn phải ựáp ứng ựược nhu cầu phục vụ dân sinh, ựảm bảo nhu cầu thiết yếu của người dân. Do ựó, trong nhiều trường hợp hệ thống cấp nước tại khu vực không có lãi nhưng Công ty vẫn thực hiện ựầu tư.
Hộp 4.2: định hướng ựầu tư
(Nguồn: Tổng hợp phiếu ựiều tra năm 2010)
Mặc dù có ựịnh hướng rõ ràng cho vấn ựề ựầu tư tăng trưởng phát triển mạng lưới, nhưng các kế hoạch xây dựng vốn ựầu tư của cấp quản lý hiện nay chưa thuyết phục, khiến cho các nhà lãnh ựạo trong Công ty phải xem xét lại giữa hai hình thức: + Một là ựẩy mạnh liên doanh, liên kết bằng cách mua nước sạch qua ựồng hồ tổng ựể giảm chi phắ ựầu tư ban ựầu, ngăn ngừa rủi ro do ựầu tư không mang lại hiệu quả, duy trì mức lợi nhuận cho cổ ựông.
+ Hai là ựầu tư xây dựng nhà máy mới, ựường ống mới, tái ựầu tư nâng công suất sản xuất và bố trắ thêm nguồn lực quản lý, tăng chi phắ và giảm lợi nhuận nếu dự án gặp rủi rọ
Một căng thẳng cấu trúc quản lý giữa quyết ựịnh huy ựộng vốn ựầu tư tăng trưởng hay giữ ổn ựịnh ựã xuất hiện.
Sơ ựồ 4.13: Căng thẳng cấu trúc giữa ựầu tư tăng trưởng và ổn ựịnh
(Nguồn: Tổng hợp phiếu ựiều tra năm 2010)
Xuất hiện căng thẳng và giải quyết những căng thẳng về ựầu tư chiến lược, về tăng trưởng và phát triển cho thấy quản lý chiến lược của Công ty còn yếu kém. Do Công ty Cấp thoát nước chỉ tập trung xây dựng các kế hoạch trong thời gian ngắn và cứng nhắc. Chủ yếu hoạt ựộng vào lĩnh vực dịch vụ ựang có, hoặc cấp dịch vụ Sở ngành chủ quản giaọ Thiếu ựịnh hướng chiến lược vào các dịch vụ ựịnh hướng mở rộng khách hàng, vì khách hàng phục vụ. Các tiêu chắ giảm giá thành dịch vụ, các chỉ tiêu hiệu quả về chuyên môn, kỹ thuật, ựổi mới công nghệ, quy trình sản xuấtẦ.cũng bị xem nhẹ.
Vì vậy, ựòi hỏi phải có một cấu trúc quản lý mới thắch hợp với ựội ngũ quản lý có tầm nhìn chiến lược trong các quyết ựịnh huy ựộng vốn và ựầu tư của Công tỵ Tái cấu trúc lại bộ phận quản lý là cơ sở ựể tăng cường nguồn lực quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chiến lược.
* Quản lý về mục tiêu dịch vụ
Công ty ựã quản lý và thực hiện tốt mục tiêu ựáp ứng ựầy ựủ nhu cầu sử dụng nước sạch phục vụ dân sinh thông qua từng bước chủ ựộng trong lịch trình sản xuất và phân phối nước sạch như: lên kế hoạch sản xuất theo mùa nắng hoặc mưa, những ngày lễ hội hay giáp Tết âm lịch.
Nhưng với mục tiêu cải tiến: ỘNâng cao sự hài lòng của khách hàng và các bên quan tâm, ựặt chất lượng sản phẩm và dịch vụ lên trên hết, ựồng thời xây dựng mối quan hệ và hợp tác lâu dài với khách hàng trên cơ sở tin cậy và tôn trọng lẫn nhauỢ còn gặp nhiều hạn chế. Do nhiều bộ phận bị ảnh hưởng bởi trình ựộ quản lý và phong cách lãnh ựạo của vị quản lý trực tiếp, khiến một số quy trình công việc có kết quả không ựồng ựều, thậm chắ gián ựoạn và gây ảnh hưởng không tốt ựến khách hàng.
Ổn ựịnh
Tăng trưởng Căng
để cải cách, Công ty tiến hành triển khai áp dụng quy trình ISO Ờ 2008. Nhưng kết quả chỉ ựáp ứng ựược phần nào yêu cầu nội bộ như tập trung vào cải thiện các bước công việc và xử lý sự vụ cụ thể, chưa ựi sâu vào cải thiện dịch vụ