CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
3.2. Cải cách việc cấp mã số thuế
Theo kinh nghiệm của các nước phát triển ví dụ như Hà Lan, họ sử dụng mã số cá nhân để kiểm tra và cập nhật thông tin người nộp thuế. Mã số cá nhân là mã số duy nhất gắn liền với mỗi công dân do c ơ quan chính quyền quốc gia cấp ngay từ khi họ sinh ra. Mã số này được sử dụng trong tất cả hoạt động giao dịch với c ơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng, cơ quan thuế hay các hoạt động khác gắn liền với mỗi cá nhân như mua nhà, mua xe…M ục đích của mã số là để nhận diện từng cá nhân, vì vậy nó được gắn kết với mọi thông tin của cá nhân. Thông qua mã số này, cơ quan thuế có thể kết hợp với cơ quan ban ngành tìm kiếm tất cả các thông tin li ên quan đến người nộp thuế, kiểmtra chéo, kiểm tra tính chính xác của tờ khai thuế. Ở Việt Nam, chúng ta sử dụng chứng minh thư nhân dân do cơ quan công an c ấp, nhưng hiện nay, số chứng minh thư vẫn còn nhiều bất cập trong việc cấp và quản lý như trùng CMND nên chưa thể sử dụng ngay. Mà cơ quan thuế phải xây dựng phần mềm cấp mã số thuế riêng, thống nhất cả nước, do Tổng Cục Thuế trực tiếp thực hiện. Theo lộ trình thực hiện quản lý thuế TNCN, đến hết năm 2009 sẽ cấp tất cả mã số thuế cho đối tựơng nộp thuế thông qua đơn vị chi trả, và tiến tới năm 2010 cấp hàng loạt mã số thuế cho mọi công
dân. Đây là một định hướng đúng đắn và cần đẩy nhanh tiến độ để có thể có đ ược mã số công dân càng sớm càng tốt.
Do số lượng cá nhân nộp thuế quá lớn trong khi nhân viên ngành thuế hạn chế, giải pháp đăng ký thuế trực tiếp qua mạng đang đ ược xem xét triển khai . Trước mắt, trong năm 2009 sẽáp dụng đối với các tổ chức trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho tất cả người lao động làm việc trong đơn vị chưa có mã số thuế và có yêu cầu đăng ký thuế thông qua tổ chức chi trả thu nhập. Tr ường hợp người lao động đang thực hiện việc đăng ký thuế tại một tổ chức trả thu nhập khác thì không phải thực hiện đăng ký nữa.
Trình tự thực hiện đăng ký thuế gồm có 10 b ước.
Bước 1: Hướng dẫn người lao động lập hồ sơ Đăng ký thuế (ĐKT):
- Để đảm bảo việc lập hồ s ơ đăng ký được thuận lợi, chính xác, tổ chức chi trả thu nhập hướng dẫn người lao động lập hồ s ơ đăng ký thuế và khai các thông tin trên mẫu 01/ĐK-TNCN ban hành kốm theo Thụng tư 84/2008/TT-BTC đầy đủ, rừ ràng
- Trong quá trình khai mẫu 01/ĐK-TNCN người khai cần lưuý:
+ Người mang quốc tịch Việt Nam cần khai đầy đủ, chính xác số CMND vào mục “[05]. Số chứng minh thư nhân dân”;
+ Người không mang quốc tịch Việt Nam cần khai đầy đủ, chính xác số hộ chiếu
“[06]. Số hộ chiếu”;
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ ĐKT:
2.3. Tiếp nhận hồ sơ:
Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
- Tờ khai theo mẫu số 01/ĐK-TNCN;
- Bản sao chứng minh thư nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài).
2. Kiểm tra hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ, tổ chức chi trả tiến hành kiểm tra đảm bảo hồ s ơ đăng ký đó khai đầy đủ, rừ ràng. Cỏc trường hợp hồ sơ khụng đảm bảo yờu cầu trờn cần đề nghị người lao động bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ngay.
Bước 3: Đóng tệp hồ sơ ĐKT:
1. Đóng tệp hồ sơ ĐKT
Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận hồ s ơ đăng ký thuế của người lao động, tổ chức chi trả (TCCT) tiến hành đóng tệp hồ sơ ĐKT như sau:
- Trường hợp TCCT có số l ượng người lao động từ 100 ng ười trở xuống thì chỉ đóng 01 tệp hồ sơ.
- Trường hợp TCCT có số l ượng người lao động lớn trên 100 người, hoặc có đơn vị trực thuộc TCCT đóng trụ sở khác với trụ sở chính của TCCT th ì TCCT có thể tách thành nhiều tệp hồ sơ theo đơn vị.
Ví dụ
a) Công ty X thực hiện kê khai ĐKT cho 40 lao động thì công ty tiến hành đóng 01 tệp hồ sơ.
b) Công ty Y thực hiện kê khai ĐKT cho 150 lao đ ộng. Công ty đặt trụ sở chính tại quận Đống Đa và một chi nhánh tại quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội. Công ty thực hiện đóng thành 2 tệp hồ sơ, một tệp hồ sơ của người lao động làm việc tại trụ sở chính, một tệp hồ sơ của người lao động làm việc tại chi nhánh.
c) Công ty Z có 450 lao đ ộng đăng ký thuế. Công ty thực hiện đóng thành 5 tệp hồ sơ: 4 tệp có 100 hồ sơ và 1 tệp có 50 hồ sơ.
2. Khai thông tin trên Bìa tệp hồ sơ và đánh số thứ tự các hồ sơ trong tệp:
a. Thông tin trên Bìa tệp hồ sơ khai như sau:
[1] Mã số thuế của tổ chức chi trả.
[2] Tên tổ chức chi trả
[3] Địa chỉ tổ chức chi trả: Điền chính xác địa chỉ trụ sở của tổ chức theo đúng địa chỉ đãđăng ký với cơ quan thuế. (Lưu ý: Sau khi hoàn tất việc cấp MST, cơ quan thuế sẽ chuyển trả mã số thuế cho tổ chức chi trả theo đúng địa chỉ này);
[4] Số lượng hồ sơ trong tệp: tổng số hồ sơ ĐKT trong tệp.
[5] Mã số tệp hồ sơ của TCCT: Mã số tệp hồ sơ là duy nhất, gồm 3 ký tự bắt đầu từ 001. (Ví dụ: theo ví dụ 3 nêu trên thì công ty Z sẽ có 5 tệp hồ sơ có mã sốtệp hồ sơ từ 001 đến 005)
[6] Sử dụng Ứng dụng nhập tờ khai ĐKT: Nếu tổ chức chi trả có sử dụng Ứng dụng thìđánh dấu X; nếu không thì bỏ trống.
- Hình thức gửi file dữ liệu: Chọn một trong ba hình thức gửi Trực tiếp; Bưu điện;
Internet.
- Tên file dữ liệu: Ghi tên file dữ liệu trong Ứng dụng
[7] Địa chỉ email: điền địa chỉ email th ường xuyên được sử dụng của tổ chức.
[8] Người liên hệ khi cần thiết: Điền t ên, địa chỉ, số điện thoại của ng ườiliên hệ nếu cần phát sinh thắc mắc li ên quan đến thông tin trong tệp hồ s ơ.
b. Đánh số thứ tự các hồ sơ trong tệp: Số thứ tự hồ sơ trong tệp được đánh theo thứ tự từ 1 đến bộ hồ sơ cuối cùng trong tệp.
Bước 4: Tiếp nhận và cài đặt Ứng dụng:
(Tổ chức không sử dụng Ứng dụng không phải thực hiện b ước này)
- TCCT liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc truy cập trang điện tử:
http://www.gdt.gov.vn để được cung cấp Ứng dụng và tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng Ứng dụng.
- Trường hợp có vướng mắc trong việc cài đặt, sử dụng Ứng dụng, TCCT liên hệ với bộ phận tuyên truyền hỗ trợ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướngdẫn cụ thể.
Bước 5: Nhập thông tin hồ sơ ĐKT vào Ứng dụng.
(Tổ chức không sử dụng Ứng dụng không phải thực hiện b ước này) Việc nhập thông tin hồ s ơ ĐKT được thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Nhập toàn bộ thông tin trong 01 tệp hồ s ơ vào 01 file dữ liệu của Ứng dụng.
- Số thứ tự của tệp hồ s ơ nhập vào Ứng dụng phải trùng với Mã số tệp hồ sơ do TCCT ghi trên Bìa tệp hồ sơ.
- Thứ tự dòng dữ liệu hồ sơ ĐKT nhập vàoỨng dụng phải trùng với số thứ tự của hồ sơ trong tệp hồ sơ. Cách thức nhập thông tin hồ s ơ ĐKT vào Ứng dụng được hướng dẫn cụ thể trong tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo Ứng dụng. Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin của mỗi tệp hồ s ơ ĐKT vào Ứng dụng, TCCT thực hiện in Bảng kê hồ sơ ĐKT, ký tên và đóng dấu để gửi cho cơ quan thuế.
Bước 6: Kiểm tra và điều chỉnh nội dung thông tin trong quá trình nhập (Tổ chức khôngsử dụng Ứng dụng không phải thực hiện b ước này)
- Trong quá trình nhập liệu, trường hợp số chứng minh th ư (hoặc số hộ chiếu) của một số người lao động trùng nhau và bị Ứng dụng từ chối cho nhập, thì TCCT cần liên hệ với người lao động để kiểm tra v à điều chỉnh ngay. Trường hợp chứng minh thư chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì TCCT lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu ngày, tháng của Ứng dụng.
- Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, TCCT tiến hành in và thông báo công khai Bảng kê hồ sơ ĐKT của tất cả những người lao động đã nộp hồ sơ để người lao động tự kiểm tra và đính chính các thông tin chưa chính xác (n ếu có).
- Trường hợp có thông tin k ê khai chưa chính xác, ngư ời lao động yêu cầu TCCT chỉnh sửa thông tin.
Lưu ý: TCCT có thể linh hoạt trong việc thực hiện thứ tự các b ước hướng dẫn nêu trên phù hợp điều kiện của từng TCCT.
Bước 7: Gửi hồ sơ ĐKT đến CQT:
1. Đối với các TCCT không sử dụng Ứng dụng
Sau khi hoàn tất việc đóng tệp hồ s ơ ĐKT của người lao động, TCCT tiến hành gửi tệp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 30/5/2009.
TCCT có thể gửi hồ sơ ĐKT trực tiếp tại CQT hoặc gửi qua đ ường bưu điện.
2. Đối với các TCCT sử dụng Ứng dụng
Tệp hồ sơ tạm thời lưu tại TCCT trong thời gian chờ thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế
TCCT hoàn thành việc gửi Bảng kê hồ sơ ĐKT và File dữ liệu hồ sơ ĐKT đến CQT quản lý trực tiếp bằng các hình thức sau:
- Gửi trực tiếp tới CQT cả Bảng kê hồ sơ ĐKT và File dữ liệu (file dữ liệu được ghi vào đĩa CD hoặc USB).
- Gửi qua đường bưu điện cả Bảng kê hồ sơ ĐKT và File dữ liệu (file dữ liệu được ghi vào đĩa CD) .
- Gửi qua đường internet File dữ liệu, còn Bảng kê hồ sơ ĐKT gửi trực tiếp tới CQT hoặc gửi qua đường bưu điện.
Cách thức gửi file dữ liệu qua đ ường internet thực hiện như sau:
+ Truy cập vào trang điện tử:http://www.tncnonline.com.vn
+ Nhập các thông tin yêu cầu như: MST của TCCT, số Giấy phép đăng ký kinh doanh, ....
+ Gửi file dữ liệu lên trang điện tử.
Lưuý:Để tránh sai sót trong quá trình chuyển dữ liệu tới CQT, đĩa CD hoặc USB chỉ chứa các file dữ liệu được kết xuất từ Ứng dụng.
Bước 8: Điều chỉnh thông tin kê khai sai
- Trong quá trình CQT xử lý thông tin để cấp MST phát sinh các tr ường hợp người lao động không đủ điều kiện đ ược cấp MST thì CQT sẽ thông báo cụ thể từng trường hợp để TCCT bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ĐKT và chuyển lại cho CQT.
- Trường hợp hồ sơ ĐKT của TCCT do CQT nhập thì TCCT thông báo tới người lao động để bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ĐKT, sau đó tổng hợp và chuyểncho CQT để nhập vào hệ thống quản lý cấp MST.
- Trường hợp hồ sơ ĐKT do TCCT tự nhập vàoỨng dụng, TCCT thông báo tới người lao động để bổ sung, hoàn chỉnh lại hồ sơ ĐKT, sau đó thực hiện các bước như ĐKT mới.
Bước 9: Nhận mã số thuế:
- CQT sẽ gửi trả kết quả cấp MST cho TCC T dưới dạng Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST và thông báo trư ờng hợp không đủ điều kiện cấp MST theo thời hạn như sau:
+ Sau 30 ngày kể từ ngày CQT nhận được tệp hồ sơ ĐKT đẩy đủ và hợp lệ của TCCT không sử dụng Ứng dụng;
+ Sau 15 ngày kể từ ngày CQT nhận được tệp hồ sơ và file dữ liệu ĐKT đầy đủ và hợp lệ của TCCT sử dụng Ứng dụng;
Sau khi TCCT nhận được Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST và thông báo trường hợp không đủ điều kiện cấp MST, TCCT thông báo cụ thể tới từng ng ười lao động biết MST được cấp. Nếu TCCT có nhu cầu sử dụng File dữ liệu Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có
MST có thể đến CQT quản lý trực tiếp để lấy hoặc CQT sẽ gửi file dữ liệu này qua địa chỉ email của TCCT.
Đối với các trường hợp chưa được cấp MST, TCCT cần có thông báo cụ thể lý do CQT chưa cấp MST cho từng người lao động. Sau khi hoàn thiện lại hồ sơ ĐKT, người lao động nộp hồ s ơ ĐKT cho TCCT hoặc nộp trực tiếp cho CQT.
- CQT quản lý trực tiếp sẽ hoàn thành việc trả thẻ MST cho TCCT vào cuối năm 2009. TCCT có trách nhiệm trả đầy đủ thẻ MST cho các cá nhân đã thực hiện ĐKT qua TCCT.
Lưuý: Trường hợp người lao động có nhu cầu xác nhận MST có thể yêu cầu với CQT quản lý trực tiếp cung cấp Thông báo MST.
Bước 10: Điều chỉnh thông tin sai sót trên bảng kê và thẻ mã số thuế.
Trường hợp, người lao động phát hiện có sai sót thông tin in trong Bảng kê hồ sơ ĐKT đã có MST hoặc in trong thẻ MST thì người lao động cần có yêu cầu điều chỉnh thông tin (bằng văn bản) gửi TCCT .
TCCT tổng hợp yêu cầu đề nghị điều chỉnh của ng ười lao động và gửi CQT quản lý trực tiếp.
Sau khi điều chỉnh xong thông tin của từng ng ười lao động, CQT sẽ in thẻ MST mới và chuyển trả cho TCCT để trả cho ng ười lao động./.
Như vậy, với quy trìnhđăng ký thuế mới như trên, cơ quan thuế sẽ quản lý tốt hơn hồ sơ đăng ký thuế, tránh thất lạc hồ s ơ, giảm thiểu thời gian và công sức nhập dữ liệu vào hệ thống. Đồng thời doanh nghiệp và cá nhân có thể đăng ký mã số thuế trực tiếp trên trang web http://www.tncnonline.com.vn , giảm thiểu thời gian đi lại nộp hồ s ơ.
Đây là một giải pháp hoàn thiện và khép kín, bao gồm việc tính toán đến vấn đề c ơ sở hạ tầng, nguồn lực cán bộ trong ngành, giảm tải các thủ tục hành chính, thời gian cho người lao động và cơ quan chi trả. Để thực hiện tốt giải pháp này, ngành Thuế phải:
- Tổ chức, xây dựng trung tâm nhận, xử lý cấp mã số thuế tại Tổng Cục Thuế.
- Soạn thảo và trình Tổng Cục Thuế phê duyệt quy trình thực hiện và phương án phối hợp giữa các Ban ngành trong việc thực hiện triển khai đăng ký thuế.
- Thực hiện phân tích các quy trình nghiệp vụ: Quản lý người nộp thuế (đăng ký thuế), Xử lý tờ khai (bao gồm tất cả mẫu biểu kê khai, quyết toán liên quan đến thuế TNCN), Kế toán thuế (bao gồm cả kế toán ng ười nộp thuế, và kếtoán tổng hợp, đây là một điểm mới được thiết kế đưa vào nhằm làm minh bạch tiến trình xử lý số liệu của cơ quan thuế), Quản lý tuân thủ ( bao gồm cả phân loại ng ười nộp thuế, đôn đốc kê khai, đôn đốc thu nợ). Từ đó xây dựng môi tr ường kỹ thuật phát triển và thử nghiệm hệ thống, xây dựng công cụ chuyển đổi dữ liệu
- Thực hiện truyền thông cho dự án cấp mã số thuế mới: Tập huấn cho các Cục Thuế bao gồm ban lãnh đạo, phụ trách các phòng TNCN, Kê khai, Tin học và Tuyên truyền, hướng dẫn và phát hành rộng rãi ứng dụng nhập tờ khai đăng ký thuế cho tổ chức chi trả thu nhập.
- Chỉ đạo thực hiện việc kê khai và thu nhập thông tin đăng ký thuế, tiếp nhận thông tin đăng ký thuế,cấp mã và trả kết quả cấp mã số thuế.
- Bên cạnh việc giải quyết cấp mã số thuế đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công còn phải tính đến việc cấp MST cho những ng ười phụ thuộc. Đối với người từ 18 tuổi trở lên đã có chứng minh nhân dân thì phải tiến hành cấp mã số hàng loạt theo phương án vừa nêu trên, còn đối với số cá nhân hiện nay đang trong độ tuổi đi học dưới 18 tuổi thỡ cũng nờn đưa vào cập nhật theo dừi trờn mạng thụng tin đăng ký thuế của ngành thuế với mã số là mã số của người nộp thuế mà họ đang đăng ký phụ thuộc vào. Trong tương lai c ần phải tính đến việc xoá bỏ việc sử dụng chứng minh nhân dân, tiến đến quản lý và kiểm soát xã hội bằng chính phủ điện tử. Mỗi con người chỉ sử dụng và được theo dừi quản lý bằng 1 con số duy nhất trờn tất cả mọi lĩnh vực, mọi hoạt động. Muốn nh ư vậy thì những trẻ em sinh ra phải được cấp luôn 1 mó số theo nguyờn tắc cấp mó số thuế để theo dừi bởi vỡ hiện nay ở Việt Nam hệ thống theo dừi bao quỏt và tối ưu nhất chớnh là hệ thống thụng tin đăng ký thuế của ngành thuế.
Điều cần làm trước mắt là phải chấn chỉnh cụng tỏc theo dừi nhõn khẩu hộ tịch tại các địa phương để có cơ sở đối chiếu xác minh các thông tin k ê khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân nhằmhạn chế hiện tượng khai man trốn thuế.