Xác định đòi hỏi đối với người mới cần tuyển. Đây là khâu đầu tiên quan trọng của quá trình tuyển dụng. Nếu không xác định đúng nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng, khó có thể có nguồn nhân lực cần thiết đáp ứng nhu cầu nhân sự của cơ quan. Xác định nhu cầu nhân sự tổ chức để thu hút và tuyển dụng đòi hỏi áp dụng nhiều phương pháp khác nhaụ
Trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chung xác định nhu cầu nhân sự là một trong những vấn đề phức tạp, nhưng trong nhiều trường hợp các bộ phận nhân sự thường ít dành thời gian và nguồn lực để tiến hành các hoạt động cần thiết cho quá trình đầu tiên này của quy trình tuyển chọn. Số lượng và loại nhân sự cần bổ sung cho tổ chức theo yêu cầu của sự phát triển phải
được coi là một công việc quan trọng của công tác nhân sự trong tổ chức. Xác định nhu cầu nhân sự cần bổ sung đòi hỏi phải đi từ các bộ phận nhỏ cấu thành cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, nghĩa là đi từ cấp cơ sở. Mỗi một đơn vị cần mô tả lại công việc của tổ chức một cách chi tiết trên cơ sở nhiệm vụ được phân công, tức chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức, đơn vị. Đồng thời xác định được những công việc sẽ phát sinh trong tương laị Trong giai đoạn này đòi hỏi phải trả lời được:
- Đòi hỏi những vị trí cần thay thế những người mới; - Những vị trí mới cần phải được tuyển thêm (bổ sung).
Nếu hai câu hỏi trên không được trả lời một cách khoa học, chỉ căn cứ vào tính “gia tăng” của tổ chức như đã làm trong nhiều năm trước đây thì biên chế tổ chức ngày một tăng thêm, trong khi đó công việc không được hoàn thiện và củng cố. Do thiếu xác định được cụ thể công việc, nhiều trường hợp một công việc chỉ cần một người đảm nhận lại chia ra nhiều ngườị Thất nghiệp không tồn tại nhưng “tiềm ẩn thất nghiệp” rất lớn và do đó khi chuyển sang cơ chế mới, thất nghiệp lập tức xuất hiện.
Đối với các công việc đang làm hiện nay, do sự thay đổi công việc (ví dụ do mức độ tin học hóa văn phòng) vị trí làm việc mới cần phải thay một số người cụ thể hơn. Ví dụ, đối với những công việc mới xuất hiện như quản lý mạng cục bộ (LAN) cần mô tả rõ điều kiện cần đối với người mới nàỵ
Khi có công việc trong đó cần thay thế người mới và những công việc mới xuất hiện cần bổ sung, các nhà quản lý có thể:
- Thay thế người đó bằng ngay người trong tổ chức. - Cần tuyển người mới bổ sung.
- Xác định những điều kiện cần cho vị trí thay thế và vị trí mới là công việc không chỉ của nhà quản lý nhân sự mà của các nhà quản lý chuyên môn. Cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa hai nhà quản lý.
Xác định các yêu cầu đối với vị trí cần thay thế và vị trí nhân sự mới cần bổ sung có thể phân chia thành một số nhóm cụ thể như:
- Về phẩm chất (tâm sinh lý, hình thức, sức khỏe, giọng nói). Đối với nhân sự của các tổ chức hành chính nhà nước cũng như các cơ quan Nhà nước, vấn đề hình thức cũng cần được chú ý. Là các tổ chức gắn liền với quyền lực Nhà nước, các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thường xuyên tiếp xúc với nhân dân nên hình thức, giọng nói, ngôn ngữ được nhiều nước đưa vào hệ thống các tiêu chuẩn.
- Nhóm thuộc về đào tạo: bằng cấp, kinh nghiệm. - Năng lực trí tuệ.
- Các hành vi đặc biệt. - Sự quan tâm.
- Khả năng thích ứng với công việc (tự điều chỉnh, phản ứng với sự thay đổi, biểu hiện đột biến về tâm lý,...).
Xác định những đòi hỏi đối với các công việc cần thay thế và bổ sung mới cần mời các nhà chuyên môn tham gia trên một số lĩnh vực. Và trong một số trường hợp cần thiết, có thể có sự tham gia của người lao động hoặc đại diện của người lao động trong các tổ chức như công đoàn. Mỗi một đơn vị nhỏ trong tổ chức cần tiến hành xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức mình như sau:
- Tên phòng, ban đơn vị cần có nhu cầu nhân sự thay đổị
- Việc làm cần có sự thay đổi về nhân sự (yêu cầu cần có sự thay thế).
- Những thông tin chi tiết về công việc cần tuyển bao gồm cả việc mô tả công việc, các điều kiện và những thông tin về lợi ích vật chất và tinh thần mà nhân sự có thể nhận được khi vào làm ở các vị trí đã nêu trên.
- Những thông tin về điều kiện hợp đồng như thời hạn hợp đồng; chế độ của việc chấm dứt hợp đồng và các vấn đề khác.
Các cơ quan nhà nước thường ít quan tâm đến việc xác định ban đầu nhu cầu nhân sự mới của mình một cách chiến lược. Số lượng nhân sự mới được tuyển vào thường được phân bổ “theo chỉ tiêu biên chế” từ các cơ quan quản lý nhân sự cấp trên – Bộ nội vụ phân bổ chỉ tiêu biên chế cho các bộ, ngành, tỉnh; Ban tổ chức chính quyền tỉnh tiếp theo phân bổ cho các địa phương. Trong khi đó các đơn vị có nhu cầu nhân sự ít chịu tác động của quá trình phân bổ nàỵ
Các tổ chức nhiều khi không áp dụng ngay từ ban đầu phương pháp phân tích công việc và mô tả vị trí và nhân sự cần đưa vào bổ sung. Chính vì vậy công tác tuyển dụng bổ sung nguồn nhân sự cho tổ chức thường mang tính gia tăng, tức năm nào cũng xin thêm biên chế. Trong khi đó, nhu cầu thực sự của công việc chưa đặt ra về bổ sung nhân sự. Điều này cũng đã làm cho bộ máy hành chính nhà nước luôn bị “phình to” rạ